I(t) Kyrkan 2013 nr 2

i(t) Kyrkan
nr 2 2013
Nyhetsblad från SoftIT
BOKNING
Missa inte
nyheterna!
Det är inte det lättaste att anamma
och ta till sig nyheter. Ibland kan det
vara så att du går en kurs i hur du
hanterar systemet i samband med
införandet. Du lär dig handgreppen
och fortsätter sedan att arbeta på
samma sätt även om nyheter kommer
som borde lett till ett ändrat arbetsätt.
Vi ska berätta lite om den senaste
tidens nyheter och förändringar.
Vi har varje vecka blivit kontaktade av
företag inom branschen Styr- och reglerteknik för värme- och ventilationssystem som vill kunna koppla ihop sina system med FAS-Bokning. Därför finns nu
en sådan koppling, som enklast hanteras med en ”värmeknapp” i systemöversikten. Men det är inte bara värme och
ventilation man vill kunna styra. Idag
blev vi uppmärksammade på att det går
att använda samma koppling för att styra även belysningen i bokade lokaler. Så
självklart när man får detta påpekat!
Bokning är inte ett statiskt system,
det utvecklas hela tiden och en efterlängtad nyhet är kopplingen mot FAS
Kyrkogård. Bokning kopplas nu enkelt
ihop med kyrkogårdsdatabasen. När
du sedan registrerar en begravning
följer uppgifter om personen som ska
gravsättas samt anhöriguppgifter med
till förrättningsdelen i FAS Kyrkogård.
Mycket dubbelarbete och dubbelregistrering försvinner på detta sätt!
Nu finns också koppling mot KNavet
Nyhetsbladet I(t) Kyrkan ges ut av SoftIT SK AB • Ansvarig utgivare: Bo Myrén • Adress: Starrbäcksgatan 1, 172 74 SUNDBYBERG • Tfn: 08-705 80 34
• E-post: info@softit-sk.se • Hemsida: www.softit-sk.se • I(t) Kyrkan produceras av: Ulf Hansson Text & Bild och Text å Form AH AB
(Person och adressdatabasen
för KBOK). Genom en enkel
knapptryckning kan bokningssystemet hämta adressdata
vid dop, vigsel och begravning.
SoftIT hjälper gärna till att få
detta att fungera.
En fiktiv
person ...
På något underligt sätt så är denna
tid på året oftast fullbokad med
aktiviteter och arbete som ska utföras.
Det känns inte alltid som man hinner
med allt som man önskar och som
man förväntas delta i. Då vill man
ibland kunna klona sig (förvisso en
utopi.) Men i vårt bokningssystem har
du i vilket fall som helst möjligheten
att lägga upp fiktiva personer. Du
använder sedan dessa då du vill
planera framtiden och schemat
ännu inte är känt. Kanske inte riktigt
samma sak som kloning, för dessa
personer måste förr eller senare
tjänstesättas (bytas mot riktiga
personer). Har du missat det, ja det är
då du får meddelande om att du har
si och så många personer som ska
tjänstesättas.
I samband med vårens konferenser
medverkar SoftIT som vanligt
vid SKKF:s rikskonferens i maj
och Kyrkokamerala föreningens
årskonferens i juni. Passa då gärna på
att prata med oss. Det är viktigt både
för oss som utvecklar och för er som
arbetar med systemen.
Tillsammans blir vi ännu bättre!
Peter Johnson
peter.johnson@softit-sk.se
2
På Svenska kyrkans webbsidor, från Höllviken i söder till
Strömsund i norr, används en
kalender skapad av Bokning.
Denna kalender visar vad som
händer i församlingen – gå
gärna in och titta!
Det finns också möjlighet
för begravningsbyråer att se
tillgängliga
begravningstider. Med detta avlastas församlingens telefonväxel med
många samtal. Församlingens bokningsläge kan speglas på webben, där medarbetarna i församlingen både kan
se sina egna och andras bok-
ningar. Naturligtvis kostar dessa kopplingar inget extra! Läs gärna mer på
www.kyrkbokning.se
Efter några år finns många aktiviteter registrerade i bokningssystemet.
En efterfrågad funktion har därför varit att kunna slå ihop likartade sådana. Den funktionen finns nu i rutinen
aktivitetsmall.
Naturligtvis kan bokningar föras
över till Outlooks kalender. Varje
medarbetare får då i sin telefon enkel, snabb och alltid aktuell tillgång
till uppgifter om när och var han/hon
är uppbokad. Anteckningar i Outlook
som ska ligga kvar även efter nästa
uppdatering inleds med en #.
Vi skulle nog våga påstå att Bokning
från SoftIT är lite smartare, lite bättre. 
BOKNING fakta
Bokningskurs i Strömsunds
pastorat (Härnösands stift)
en kall vinterdag 2013.
Bokningssystemet är speciellt framtaget och anpassat för kyrkan.
Genom Bokning kan du hålla reda
på bokningar på bästa sätt, ser till att
du bokar upp dina lokaler samt ser
till att du inte är dubbelbokad. Du har
möjlighet att skicka ut bekräftelse till
alla berörda parter samt får kontroll på
ekonomin genom att enkelt fakturera
både vanliga fakturor och clearingfakturor. Antingen skapas fakturorna från
bokningssystemet eller från FAS Reskontra.
I Bokning får du också tillgång till
olika statistikuppgifter. Bland annat
förenklas hanteringen av gudstjänststatistiken men även egen statistik
över vad som händer i församlingen
kan fås. Du kan till exempel enkelt se
hur en viss lokal eller person är uppbokad. Möjlighet finns dessutom att
skicka annonsunderlag till tidningen
så de får reda på vad som ska publiceras. Bokning finns där som en hjälp för
att få verksamheten att fungera.
3
Returadress:
SoftIT SK AB
Starrbäcksgatan 1
172 74 SUNDBYBERG
Porto
betalt
Fler och fler
väljer SoftIT!
B.
Retroaktiv lön
– lätt som en plätt med FAS Lön!
Sveriges kommuner och landsting,
SKL, och arbetsgivarorganisationen Pacta kom den 10 april överens
med bland annat Vision och Akademikerförbundet SSR om ett nytt kollektivavtal.
Därför hoppas vi alla löneadministratörer på nytt avtal även för
Svenska kyrkan! Naturligtvis vill vi
gärna att de nya lönerna sedan är
förhandlade och klara för utbetalning i god tid inför Midsommar och
junilön.
tiskt fram eventuell retroaktiv lön
– lätt som en plätt med Ifyllnadshjälpen! Löneadministratören anger för vilken tidsperiod som retroaktiv lön ska beräknas samt skriver in
den nya lönen. Systemet ökar/minskar också utbetalningen med hänsyn till lönetillägg och löneavdrag
som t ex övertid, semester, tjänstledigheter mm. En detaljerad och exakt rapport skrivs ut där man ser utbetald ”gammal” lön jämförd med
”ny” lön, lönetillägg och avdrag.
I FAS Lön uppdaterar vi med ny månads-/timlön och räknar automa-
Elisabeth Ljung
Konsult och löneadministratör
Missa inte våra
midsommarträffar!
Traditionsenligt bjuder SoftIT och LJ System in till
midsommarträffar.
I år tipsar vi om hur man hanterar indelningsändringar och FAS samt
som vanligt, om semesterhanteringen i Lön. Vi tar också kort upp om
erfarenheterna kring nya verksamhetsindelningen – hur det fungerar med
genomförandet i FAS samt diskuterar hur det blev efter införandet.
Och vad vore dessa halvdagsseminarier (som är helt gratis) utan en
god midsommarlunch? Passa på i midsommarveckan att under trevliga
former träffa kollegor och personal från SoftIT och LJ System i Stockholm,
Kungsbacka (Göteborgsregionen) och Lund!
Välkomna!
4