Handledning Exder Business

Transcription

Handledning Exder Business
3 April 2012
handledning_admin.doc
Sida 1
1.
1.1
REDOVISNING
6
Inställningar
6
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
1.1.7
1.1.8
1.1.9
1.1.10
1.2
1.3
Ny bokföringsårsstatus
Nytt bokföringsår
Uppdatera kontoklass
Uppdatera konton
Lista konton
Uppdatera kostnadsställen
Lista kostnadsställen
Uppdatera projekt
Lista projekt
Reserverade konton
Boka kundfakturor
Inbetalningar
16
17
1.3.1 Boka inbetalningsdifferenser som kundförluster
1.3.2 Inläsning av betalningsfil från Postgiro/Bankgiro och automatisk matchning mot fakturor
1.4
Uppdatera leverantörsfakturor
26
1.4.1 Ta emot elektroniska leverantörsfakturor
1.5
1.6
Boka leverantörsfakturor
Utbetalningar
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.6.5
1.6.6
1.7
Uppdatera utbetalningar
Varningsmeddelande vid betalning av leverantörsfaktura som har utbetalningar som inte är slutförda
Boka utbetalningsdifferenser
Skicka postgirobetalningar
Bankgiroutbetalning
Större överblick av betalningar i "Lista leverantörsfakturor"
Verifikationer
1.7.1
1.7.2
1.7.3
1.7.4
1.8
30
33
50
Uppdatera verifikationer
Möjlighet att justera kostnadsställe/projekt på slutförda verifikationer
Lista verifikationer
Ändrat beteende i Exder vad gäller bokföringsdatum
Moms
55
1.8.1 Momsdeklarationstyper
1.8.2 Momsavräkningen
1.8.3 Momskoder
1.9
Huvudbok
64
1.9.1 Huvudbok Enkel
1.9.2 Huvudbok detaljerad per verifikat
1.9.3 Valfri valuta i bokföringsrapporter
1.10 Budget
69
1.10.1 Skapa budget
3 April 2012
Sida 2
1.10.2 Uppdatera budget
1.10.3 Lista budget
1.11 Balans- och Resultaträkning
71
1.11.1 Urval kostnadsställe/projekt i balansräkning
1.11.2 Balans-/Resultaträkning som en Excelfil med jämförelsevärden
1.11.3 Senaste verifikationsnummer i Balans-/Resultaträkning
1.12 SIE-import av kontoplan och löpande redovisningsinformation
81
1.12.1 SIE Import Total
1.12.2 SIE Import
1.13 SIE-export av redovisningsinformation
94
2.
FÖRSÄLJNING
97
2.1
Redovisning
97
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.1.7
2.1.8
2.2
Order
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.3
Fritext på manuell order
Fritext på orderbekräftelse (pdf)
Förvald partner i order- och fakturarutinerna
Totalsummering i orderlistor
107
Styr typen av etikett (thermo eller PDF) per användare
Palletikett för enstaka order
Ny kontroll vid Skapa palletiketter
Palletiketter
Använd inte tecknen å, ä eller ö i batchnummer för PDF-palletiketter
Palletiketter McDonald’s
Utleverans
2.4.1
2.4.2
2.4.3
2.4.4
2.4.5
2.5
103
Etiketter
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.4
2.3.5
2.3.6
2.4
Tydligare fakturajournal och lista leverantörsfakturor
Fakturajournalen visar kunds ordernummer
Fakturajournalen kan sorteras på Kunds ordernummer
Kundreskontra
Åldersfördelad reskontra
Åldersfördelad reskontra visa rubriker över summa-raden.
Redigera fritext
Skriva ut flera fakturor som pdf-dokument på en gång
113
Slutför flera order/utleveranser samtidigt
Orderradstext av typen Fritext visas nu i detaljerad Plocklista
Jobba snabbare med Exder
Leveransplan
Godsmärkning och enheter skrivs nu ut på de generella följesedlarna
Faktura
2.5.1
2.5.2
2.5.3
2.5.4
122
Uppdatera Faktura
Påminnelser
Varning vid nollbelopp på fakturarader
Förbättring i påminnelserutinen
3 April 2012
Sida 3
2.5.5
2.5.6
2.5.7
2.5.8
2.6
Makulering av fakturor, ordrar och utleveranser
2.6.1
2.6.2
2.6.3
2.6.4
2.7
Bättre kontroll av eget fakturanummer
Skapa räntefakturor
Spärra räntefakturering för enskild faktura
Utleveransdatum på orderlösa fakturor
137
Makulering av slutförda order/uteleveranser/fakturor
Makulering av order dess utleveranser och dess fakturor
Makulering av utleverans och dess faktura
Makulering av faktura
PDF Fakturor
142
2.7.1 Nytt fält "Godsmärkning" i de generella PDF-fakturorna
2.7.2 Generell fakturablankett
2.7.3 Ny fakturablankett (pdf) med ändrad ordning på Antal och Ápris
2.8
Rapporter
2.8.1
2.8.2
2.8.3
2.8.4
2.8.5
2.8.6
3.
3.1
145
Försäljningsstatistik per Säljare
Lista fakturastatistik med automatiskt urval på användares kostnadsställe
Nya summeringar i fakturalistor
Faktureringsstatistik/ statistikgrupp
Täckningsbidragsrapporter
Urval med partners egenskaper i fakturalistor
INKÖP
166
Redovisning
166
3.1.1 Leverantörsreskontra
3.1.2 Lista Leverantärsfakturor
3.1.3 Uppdatera leverantörsfakturor
3.2
Inköp/ Lagerhantering
171
3.2.1 Aktivitetsdiagram Inköpsorder
3.2.2 Aktivitetsdiagram Inleverans
3.2.3 Aktivitetsdiagram Leverantörsfaktura
3.3
Ny förbättrad lager-/inköpshantering med jämförelser mot disponibelt saldo ........................ 190
3.3.1 Varning vid kundorderregistrering när orderantal överstiger lager-/disponibelt saldo.
3.4
Kreditfakturering och lagerhantering
199
4.
EXDER ALLMÄNT
204
4.1
4.2
4.3
4.4
Egen företagslogga
Förvald fritext
Anpassade menyer per användare
Exder idag (dashboard)
204
205
205
206
4.4.1 Försäljning
4.4.2 Leverans
4.4.3 Snabbvägar
4.5
Statuslistan
3 April 2012
207
Sida 4
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
Snabbkommandon
208
Söka Första/Föregående/Nästa/Sista post i uppdateringssidor.
208
Ny decimalhantering av antal i Exders listor/generella pdf-dokument. .................................. 213
IBAN
216
Förtydligande av felmeddelanden vid radering
217
5.
ARTIKELREGISTER
219
5.1
5.2
5.3
Statistikgrupper
Sökning efter artiklar även på Artikeltyp
Ramavtal
219
221
222
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
6.
6.1
PARTNERREGISTER
233
Kontakter
233
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.1.4
6.1.5
6.2
Ramavtal kan nu innehålla artikel med pris 0 kr
Ramavtal-/prislistehantering anpassad till senaste versionen av ESAP 20
Förbättringar vid registrering av ramavtal
Intern kommentar i ramavtalet
Sökegenskaper på kontakter
Språkkodade kontaktegenskaper
Uppdatera Kontakter
Lista kontakter
Adressetiketter
Partners
240
6.2.1 Partneregenskaper
6.2.2 Layoutförbättring Uppdatera partners
6.2.3 Registrera kommentarer på partner
6.3
Exder RM noteringar.
3 April 2012
246
Sida 5
1.
Redovisning
1.1 Inställningar
1.1.1
Ny bokföringsårsstatus
För att kunna ställa in vad du får göra och inte i ett bokföringsår finns nu en status för det. Fördelen med att
ha en sådan status är så att du t ex inte av misstag gör ändringar i ett år som redan är avslutat.
Du uppdaterar bokföringsårets status i rutinen Uppdatera företagsinställningar, fliken Bokföringsår. I
exemplet ovan kan vi se att bokföringsår 2004 har status aktivt och bokföringsår 2005 har status skapat.
Nedan beskrivs vad varje enskild status har för innebörd i Exder.
Bokföringsårsstatus
Skapat
Innebörd
Aktuellt bokföringsår har skapats men är ej valbart utan kan endast uppdateras
genom att ny information flyttas från föregående bokföringsår genom rutin
"Uppdatera nytt bokföringsår".
Uppstart
Aktuellt bokföringsår är under uppstart vilket innebär att det är valbart men endast
för korrigeringar av kontoplan, ingående balanser samt även "Uppdatera
verifikationer".
Aktuellt bokföringsår är valbart för alla typer av uppdateringar. Vilken är den
status som aktuellt år har när du kör Exder.
Aktuellt bokföringsår är valbart men endast för uppdatering av
bokslutsdispositioner dvs endast för korrigeringar av kontoplan samt rutinerna
"Uppdatera verifikationer" och rutin för att "Uppdatera nytt bokföringsår".
Aktivt
Bokslut
Slutfört
3 April 2012
Aktuellt bokföringsår är valbart men inga uppdateringar tillåts utan endast utskrift
av rapporter.
Sida 6
Inaktivt
1.1.2
Aktuellt bokföringsår är ej längre valbart.
Nytt bokföringsår
Uppdatera nytt bokföringsår är en ny rutin i Exder. Rutinen används för att lägga upp ett nytt bokföringsår
när du använder Exder Admin. Observera att Exder kontrollerar först att alla verifikat på det tidigare
bokföringsåret är slutförda så att du inte av misstag genererar balanser av felaktiga värden.
Rutinen består av tre flikar.
Under fliken Inställningar ställer du in vilket start- och slutdatum som det nya bokföringsåret ska ha samt
inom vilket intervall som fakturanummret ska ligga. Du sätter även vilken status som det nya bokföringsåret
ska ha. I exemplet ovan har vi skapat ett bokföringsår 2005 som har startdatum 20050101 – 20051231.
Fakturanummret kan ligga i intervallet 1-999999999.
Under fliken Verifikationsnummerserie ställer du in om du vill använda en eller flera
verifikationsnummerserier. För att använda en verifikationsnummerserie behöver du markera rutan Endast
en verifikationsnummerserie samt ange start och slutvärde för serie A som i exemplet ovan. Om du
använder flera verifikationsnummerserier sätter du upp dessa i intervallet A-F.
3 April 2012
Sida 7
Under fliken Ingående balanser kan du se dessa balanser för det nya året. Sidan visar innevarande års
aktuella UB-värden tillsammans med det nya årets IB-värden.
Observera att varje gång du klickar SPARA i denna rutin uppdateras ingående balanser. Det betyder att om
du exempelvis vill uppdatera fakturaintervallet utan att uppdatera ingående balanser görs det lämpligast från
rutinen Uppdatera företagsinställningar istället.
3 April 2012
Sida 8
Innan du börjar arbeta i Exder Admin finns det vissa inställningar som måste finnas som berör din kontoplan.
Dvs. kontoklasser, konton, kostnadsställen och projekt mm. Till nästa release kommer du att kunna få dessa
uppgifter automatiskt upplagda utifrån någon standardkontoplan såsom EU-BAS 2004 m. fl. Du har alltid
möjlighet att anpassa din kontoplan efter egna behov
Du hittar rutiner för detta under huvudmeny Redovisning, menyval Kontoplan.
1.1.3
Uppdatera kontoklass
Rutinen används för att gruppera konton under en kontoklass som beskriver hur de ingående kontonas
belopp ökar i debet eller kredit.
1.1.4
Uppdatera konton
Rutinen används för att registrera konton samt ange till vilken kontoklass de tillhör.
3 April 2012
Sida 9
1.1.5
Lista konton
Rutinen används för att enkelt ge en överblick av sina konton i en lista.
1.1.6
Uppdatera kostnadsställen
Rutinen används för att registrera kostnadsställen om du vill internredovisa dina intäkter/kostnader på finare
nivå än enbart kontonivå.
3 April 2012
Sida 10
1.1.7
Lista kostnadsställen
Ny rutin Lista kostnadsställen finns nu i Exder. I rutinen kan du lista företagets kostnadsställen. Urval i
rapporten kan göras på kostnadsställen. I exemplet ovan görs urval på kostnadsställe 1 t.o.m. 5. Genom att
klicka antingen på rubriken kostnadsställe eller beskrivning kan du få listan att sorteras efter dessa rubriker.
1.1.8
Uppdatera projekt
Rutinen används för att registrera projekt om du vill internredovisa dina intäkter/kostnader på en ytterligare
finare nivå än konto och kostnadsställen.
3 April 2012
Sida 11
1.1.9
Lista projekt
Ny rutin Lista projekt finns nu i Exder. I rutinen kan du lista företagets projekt. Urval kan göras på projekt,
projektets startdatum och projektets slutdatum. I exemplet ovan har urval gjorts på projekt 1 till 4. Genom att
klicka på någon av rubrikerna i listan kan du sortera dina projekt efter dessa.
1.1.10
Reserverade konton
Rutinen används för att registrera reserverade konton. Detta för att beskriva för systemet vilka konton man
önskar få som förvalda värden i de automatiskt skapade verifikat för exempelvis bokning av kund/lev.fakturor, in-/utbetalningar mm.
Ovan visas alltså de reserverade konton som minst behöver finnas för att kontera en kundfaktura.
Övriga nivåer som konto kan anges på beror på vilket kontoslag som kontot tillhör. Konteringsinformationen
för att kontera en kundfaktura kan delas upp i 4 olika kontoslag.
Intäkter
Moms
Avrundning
Kundfordringar
1. Intäkter
Vad det gäller intäkter kan du ange vilken förvald konteringssträng (konto, kostnadsställe, projekt) du önskar
så att den kan variera per artikel. Detta görs genom att du skapar en varugrupp där du kan ange
3 April 2012
Sida 12
konteringsträng för intäkter och/eller kostnader. Dessa varugrupper kan sedan anges på en eller flera artiklar.
Dessa kommer då att användas istället för reserverade konton.
Uppdatera varugrupper
Rutinen används för att registrera konteringsinformation för "Försäljning" (intäkter) och/eller "Inköp"
(kostnader) för att sedan användas vid framtagning av verifikat för bokning av kundoch leverantörsfakturor.
Möjlighet finns sedan att koppla aktuell varugrupp till en eller flera artiklar i rutin Uppdatera artiklar.
Under fliken ”Pris” lägger du upp dina artiklar, vid raden ”Varugrupp” fyller du i den varugrupp du vill koppla till
artikeln.
2. Moms
Konto för moms kan också anges på en finare nivå än endast ett konto för ingående-/utgående moms,
nämligen per momskod. Detta är för att momskonto skall kunna variera med momssats. Därför kan konto
anges i rutin "Momssatser".
3 April 2012
Sida 13
3. Avrundning och 4. Kundfordringar
Kan endast anges på ett ställe nämligen i ovannämnda rutin för Reserverade konton. Vi är nu klara för att ser
hur Exder automatiskt skapar en verifikation när vi skapar och bokför en kundfaktura.Vi skapar först en
faktura i rutin Uppdatera fakturor.
Uppdatera fakturor
3 April 2012
Sida 14
I fliken Radinformation skapas konteringsinformation för intäkterna utifrån artikelns varugrupp. Önskar du
ändra denna klickar du på länken Visa/dölj konteringsinformation.
3 April 2012
Sida 15
1.2 Boka kundfakturor
Rutinen används för att boka en eller flera fakturor så att en verifikation skapas. Startas från huvudmeny
Redovisning.
Rutinen inleds med en sida där du kan göra urval på obokade fakturor, ange om selekterade fakturor skall
markeras eller ej markeras för bokning. Enstaka fakturor kan av-/påmarkeras för bokning.
Verifikationsunderlag skapas för de fakturor som markerats när du klickar på Nästa >> och visas upp för att
bekräftas. Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras.
Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut.
3 April 2012
Sida 16
Verifikationen är skapad i pdf-format. Skriv ut och stoppa i pärm om du vill.
1.3 Inbetalningar
Rutinen används för att registrera betalning av kundfakturor så att en verifikation skapas. Rutinen finns sedan
tidigare men startas nu från huvudmeny Försäljning.
3 April 2012
Sida 17
Vi väljer nu att betala samma faktura som vi tidigare bokade genom att kryssa i Slutbetald på raden med
fakturanr 1. När vi angivit alla fakturor som betalats klickar vi på länken Nästa >>, så skapas automatiskt ett
verifikationsunderlag.
3 April 2012
Sida 18
Precis som förut kan Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter ändras och verifikationen
sparas när du klickar på SPARA eller på länken Spara och skriv ut. Om du upptäcker att du inte är nöjd
med resultatet klickar du på << Bakåt för att ångra dig, du kommer då tillbaka till föregående sida där du kan
ändra.
På samma sätt kan du nu skapa, boka och betala dina leverantörsfakturor. Vi börjar med att skapa en
leverantörsfaktura i den nya rutinen för detta.
För att ge möjlighet till en enklare och snabbare hantering av många kundfakturor har vi infört
urvalsmöjligheter i rutinen Uppdatera inbetalningar. Det är alltså möjligt att endast se vissa obetalda fakturor i
önskat urval. Det fungerar att göra urval på fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum och partner. Vi har
också lagt till möjligheten att pricka en faktura genom att direkt ange fakturans fakturanummer.
I exemplet ovan har vi gjort urval från fakturanummer 200400089 och det finns fyra fakturor som är obetalda.
Fyll i betalningsdatum, betalningssätt, buntbelopp (sammanlagda beloppet av alla fakturor som ingår i
betalningen) och beloppen på de obetalda fakturorna. Är fakturan slutbetald, kryssa i rutan slutbetald och
Exder föreslår automatiskt fakturans belopp till betalt belopp om du inte redan har fyllt i ett belopp.
3 April 2012
Sida 19
Önskar du pricka en faktura som antingen inte ingår i ditt urval eller du kanske föredrar att pricka fakturor
genom att slå in deras fakturanummer direkt, klickar du på knappen Lägg till betalningsrad. Exder lägger då
till en rad som du fyller i önskat fakturanummer i.
3 April 2012
Sida 20
Notera att när du har fyllt i fakturanummret (200400077) föreslår Exder automatiskt att fakturan är slutbetald.
Är den inte det får du kryssa ur rutan slutbetald och ändra beloppet till det verkliga inbetalda beloppet. Klicka
sedan SPARA för att pricka betalningarna.
Fakturorna prickas och betalningsverifikatet skapas. Vi kan se att betalningen med nummer 95 skapas med
ett totalbelopp av 200407.32 kr.
3 April 2012
Sida 21
I rutinen Uppdatera inbetalningar kan du efter att ha prickat en inbetalning klicka på länken för någon av de
ingående fakturorna. På så sätt kan du enkelt se vad som ingår i just den fakturan. I ovanstående exempel
klickar vi på faktura 200400158 och får sedan upp den på skärmen. Se bild nedan.
Vi kan se att fakturan har en fakturarad och ett totalbelopp på 948.75 kr.
1.3.1
Boka inbetalningsdifferenser som kundförluster
Nu kan ni i rutinen ”Uppdatera inbetalningar” boka era eventuella differenser som kundförluster, ungefär på
samma sätt som i rutinen ”Uppdatera utbetalningar”.
3 April 2012
Sida 22
Först behöver ni i rutinen ”Uppdatera reserverade konton” ställa in vilka konton som ni ska boka mot. I
exemplet ovan har vi valt att boka kundförluster på konto 7970 (observationskonto för kundförluster).
För att boka era inbetalningar gå till rutinen ”Uppdatera inbetalningar”. I exemplet ovan har vi en kundfaktura
med ”Fakturanummer” 200500197. Totalbeloppet för fakturan är 9 375 kr och vi har fått betalt med 9 300 kr.
Eftersom vi inte förväntar oss att få något mer betalt för fakturan markerar vi den som ”Slutbetald”. När rutan
”Slutbetald” är ikryssad kan vi välja hur vi vill boka differens i kolumnen ”Boka diff”. Vi väljer att boka
3 April 2012
Sida 23
differensen som ”Kundförlust” eftersom vi inte kommer att få något mera betalt. Vi klickar sedan på länken
”Nästa”.
Vi kommer då till rutinen ”Boka inbetalningar”. Fyller i ”Bokföringsdatumet” eller låter Exder automatiskt
föreslå det. Vi fyller även i beskrivningstexten. Vi ser att Exder bokar 9 000 kr mot konto 1940 (bankgiro) och
resterande belopp 375 kr mot konto 7970 (observationskonto för kundförluster) precis som vi ställde in det i
rutinen ”Uppdatera reserverade konton”. Klickar vi nu spara skapas en verifikation.
Verifikationen får verifikationsnummer A200500011 i vårt exempel.
1.3.2
Inläsning av betalningsfil från Postgiro/Bankgiro och automatisk matchning
mot fakturor
Denna funktion kan underlätta hanteringen av inbetalningar från olika kunder och minska tiden som
spenderas med att pricka av alla inbetalningar. Den har dock vissa grundkrav för att det hela ska fungera.
Först och främst måste ni som leverantör ha tecknat ett avtal med BGC/Postgirot så att ni får tillgång till
själva betalningsfilerna. Notera också att detta för närvarande är en helt manuell process. Ni måste med
andra ord själv hämta filen från PG/BG och sedan manuellt ladda upp den till Exder.
Själva hanteringen i Exder är relativt enkel. Gå till Försäljning  Fakturering  Läs in betalningsfil.
Ni kommer då till denna bild, där ni först väljer format på den fil ni vill läsa in, de format ni har att välja på är
Plusgirot totalin bas och Bankgiro Inbetalningar. Viktigt att notera är att Exder i dagsläget endast hanterar
Betalningsreferens, belopp och valuta (för att nyttja en alternativ valuta måste ni även ha Exders språk och
3 April 2012
Sida 24
valutamodul). De tjänster vi talar om är Bankgirots ”Bankgiro Inbetalningar” och för Postgirot ”Total IN”, de
enklaste varianterna av dessa tjänster räcker men skulle ni redan ha avtal gällande ett av formaten med
utökad information så bör dessa gå fint att läsa in, men den extra informationen kommer inte att hanteras. Ni
kan läsa mer om dessa tjänster på Postgirots respektive BGCs hemsida. När ni valt betalningsfiltyp, klickar ni
på knappen Bläddra för att leta fram er fil.
Markera filen ni önskar läsa in och klicka på Öppna.
Sökvägen till filen placeras då i fältet Filnamn. Klicka på knappen OK för att läsa in filen.
Här ser vi resultatet. Betalningarna i filen har via betalningsreferensen matchats mot två stycken utställda
fakturor. Observera att det ni får upp endast är ett förslag från Exder, och allt är fullt redigerbart om något
3 April 2012
Sida 25
inte skulle stämma. I det här fallet ser vi dock att beloppen matchar fint och vi kan då bocka i rutan
Slutbetald på dessa fakturor.
Skulle Exder inte lyckas matcha betalningsreferensen mot en befintlig faktura, så kommer betalningen upp
som en betalningspost i listan och ni får själva välja faktura att matcha den mot.
Här ser vi en betalning på 1000 SEK som lästs in från filen, men Exder har inte kunnat finna en utställd
faktura med den betalningsreferens som fanns i filen. Som en andra åtgärd försöker då Exder matcha
inbetalningens belopp mot en unik utställd faktura. Lyckas inte heller det, så får ni som i bilden ovan en
inbetalningsrad utan faktura ifyllt. Ni får nu manuellt välja vilken faktura eller fakturor betalningen hör till,
genom att fylla i fakturanumret i fältet till vänster på betalningsraden. Gäller inbetalningen flera fakturor måste
ni lägga till betalningsrader för att ange fler fakturor. Ni kan använda sökikonen för att söka bland era
fakturor. När ni gjort de redigeringar ni önskar, klickar ni på länken Nästa nere till höger för att gå vidare,
precis som ni vanligtvis gör med era manuellt inskrivna betalningar.
1.4 Uppdatera leverantörsfakturor
Rutinen används för att registrera leverantörsfakturor. Rutinen startas från huvudmeny Inköp.
3 April 2012
Sida 26
Vi börjar med att registrera information i fliken Huvudinformation.
Även om det är många fält, är det bara fyra som är obligatoriska och måste vara ifyllda. Att Exder har så
många fält är för att vi redan nu tagit höjd för att dessa skall kunna läsas in automatiskt, t ex elektroniska
fakturor som skickas av leveratören.
3 April 2012
Sida 27
Vi registrerar en rad med hela fakturans totalbelopp oavsett om fakturan i verkligenheten består av många
fakturarader. Vi ser nu att vi på samma sätt som på kundfakturan får upp förvalt värde på konto i
konteringsraden som vi kan ändra alternativt lägga till kostnadsställe eller projekt. Observera att du kan lägga
till flera konteringsrader genom att klicka på länken Lägg till konteringsrad. Du kan på detta sätt fördela
kostnaden på exempelvis flera kostnadsställen.
Förvalt summeras moms på fakturaraden till momssammanställningen där moms per momssats visas men
möjlighet finns också att direkt ange moms per momssats om den är annorlunda än vad systemet beräknar.
Fältet Summera fakturaraders moms automatisk kryssas då ur och beräknas ej längre från
fakturaraderna. Moms bokas på angivet konto.
Möjlighet finns också att ange avrundningsbelopp i eget fält Avrundning denna kommer vid bokning av
leverantörsfakturor bokas mot förvalt konto för Avrundningsdifferenser (se rutin Uppdatera reserverade
konton).
På samma sätt som för kundfakturor finns en rutin för att boka en eller flera leverantörsfakturor.
1.4.1
Ta emot elektroniska leverantörsfakturor
Möjlighet finns även att ta emot elektroniska leverantörsfakturor. En förutsättning för detta är dock att
fakturaavsändaren finns upplagd som en partner av typen leverantör under era partnerinställningar. När ni
sedan får en ny leverantörsfaktura får ni ett meddelande via epost. Leverantörsfakturan hanteras sedan på
samma sätt som en manuellt inlagd leverantörsfaktura.
3 April 2012
Sida 28
Ni kan då ta fram aktuell faktura i rutinen Uppdatera leverantörsfakturor via länk i mejlet, eller via löpnumret.
Om fakturan innehåller en bilaga kan ni visa den genom att klicka på länken efter fältet Bilaga.
3 April 2012
Sida 29
I fliken Radinformation kan det vara värt att nämna att klientens eget artikelnr sätts om någon av följande
villkor gäller.
 Båda klienterna har samma GTIN för sina artiklar
 Utställande klient har mottagande klients artikelnr i rutinen Uppdatera partners artiklar
 Mottagande klient har utställande klients artikelnr i rutinen Uppdatera partners artiklar
Vilken artikel som väljs kan påverka hur fakturaradens kostnadskontering blir dvs hur den kommer att
bokföras.
I samband med inläsningen av fakturan sker även en kontroll av de betalningsuppgifter som finns i fakturan.
Dessa jämförs med de betalningsuppgifter som ni har inställda på er partner. Om någon av de uppgifter som
kommer i fakturan inte stämmer överens med era eller inte finns inlagd på er partner så ges ett meddelande
om detta när ni öppnar fakturan.
Ni bör då kontrollera att uppgifterna stämmer med fakturautställaren.
1.5 Boka leverantörsfakturor
Rutinen används för att boka en eller flera leverantörsfakturor så att en verifikation skapas. Startas från
huvudmeny Redovisning.
3 April 2012
Sida 30
Rutinen inleds med en sida där du kan göra urval på obokade fakturor, ange om selekterade fakturor skall
markeras eller ej markeras för bokning. Enstaka fakturor kan av-/påmarkeras för bokning.
Verifikationsunderlag skapas för de fakturor som markerats när du klickar på Nästa >> och visas upp för att
bekräftas. Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras.
3 April 2012
Sida 31
Klicka på länken Spara och skriv ut så sparas verifikationen och skrivs därefter ut.
Ovanstående sida visas då. Om ingen utskrift dyker upp klickar ni på Klicka här.
3 April 2012
Sida 32
1.6 Utbetalningar
1.6.1
Uppdatera utbetalningar
Rutinen används för att registrera betalning av leverantörsfakturor så att en verifikation skapas. Rutinen finns
sedan tidigare men startas nu från huvudmeny Försäljning.
På samma sätt som vi registrerade en betalning av en kundfaktura registrerar vi nu betalning för en
leverantörsfaktura. Vi väljer nu att betala samma faktura som vi tidigare bokade genom att kryssa i Slutbetald
på raden med fakturanr 1. När vi angivit alla fakturor som skall betalas klickar vi på länken Nästa >>, så
skapas automatiskt ett verifikationsunderlag.
3 April 2012
Sida 33
Precis som förut kan Bokföringsdatum och verifikationens beskrivningstexter kan ändras och verifikationen
sparas när du klickar på SPARA-knappen eller på länken Spara och skriv ut. Om du upptäcker att du ej är
nöjd med resultatet klickar du på << Bakåt för att ångra sig, du kommer då tillbaka till föregående sida där
du kan ändra.
Vi har nu gått igenom hur affärsredovisning skapas för kundoch leverantörsfakturor. Alla övriga redovisning
bokförs manuellt i rutinen Uppdatera verifikationer.
1.6.2
Varningsmeddelande vid betalning av leverantörsfaktura som har
utbetalningar som inte är slutförda
För att ni enklare skall se att en leverantörsfaktura redan har utbetalningar som ligger och väntar på att
betalas, ges nu en varning i rutinerna "Skicka utbetalningar" och "Uppdatera utbetalningar".
Betalningslöpnumret visas på den utbetalning där aktuell faktura ingår sedan tidigare.
Anledningen är att ni inte skall skapa flera utbetalningar av samma faktura i onödan om ni redan har
utbetalningar som skickats till Plusgirot (fd Postgirot). Observera att fältet "Återstår" beräknas som fakturans
belopp minus alla registrerade men ej makulerade utbetalningar. D.v.s.står det 0.00 här finns redan
utbetalningar på hela fakturans belopp och någon ny behöver ej skapas.
3 April 2012
Sida 34
I rutinen Uppdatera inbetalningar kan du efter att ha prickat en inbetalning klicka på länken för någon av de
ingående fakturorna. På så sätt kan du enkelt se vad som ingår i just den fakturan. I ovanstående exempel
klickar vi på faktura 200400158 och får sedan upp den på skärmen. Se bild nedan.
3 April 2012
Sida 35
Vi kan se att fakturan har en fakturarad och ett totalbelopp på 948.75 kr.
Detta gäller även i rutinen Uppdatera utbetalningar.
1.6.3
Boka utbetalningsdifferenser
Nu kan ni i rutinen ”Uppdatera utbetalningar” boka era differenser som utbetalningsdifferenser eller som
avrundningsdifferenser beroende på vad ni anser att era differenser är av för typ. Med utbetalningsdifferenser
menas differenser som ska bevakas och följas upp av ekonomiansvarig medan avrundningsdifferenser är av
karaktären att det har gjorts en avrundning.
Först behöver ni i rutinen ”Uppdatera reserverade konton” ställa in vilka konton som ni ska boka mot.
3 April 2012
Sida 36
I exemplet ovan har vi valt att boka utbetalningsdifferenser mot konto 7980 (Obs konto för
utbetalningsdifferenser) och avrundningsdifferenser mot konto 7990 (Avrundningsdifferenser).
För att boka era utbetalningar, gå till rutinen ”Uppdatera utbetalningar”. I exemplet ovan har vi en
leverantörsfaktura med löpnummer 200410133. Totalbeloppet för leverantörsfakturan är 1 875 kr och vi har
betalat 1 799 kr. Eftersom vi inte kommer att betala något mer av leverantörsfakturan markerar vi att den är
slutbetald. När rutan ”Slutbetald” är ikryssad kan ni välja hur ni vill boka er differens i kolumnen ”Boka diff”. Vi
väljer att boka differensen som ”avrundningsdifferens”. Vi klickar sedan på knappen ”Slutför”.
3 April 2012
Sida 37
Vi kommer till rutinen ”Boka utbetalningar”. Fyll i ”Bokföringsdatumet” eller låt Exder automatiskt föreslå det.
Fyll även i beskrivningstexten. Vi ser att Exder bokar 1 799 kr mot konto 1920 (postgiro) och resterande
belopp 76 kr mot konto 7990 (avrundningsdifferenser) precis som vi valde. Klickar vi nu på spara skapas en
verifikation.
Exder talar om att en verifikation har skapats.
1.6.4
Skicka postgirobetalningar
Nu finns det möjlighet att skicka utbetalningar via tjänsten GIROLINK så att postgirot sköter om betalningar
från Ert egna postgirokonto. Det gör att du kan skicka betalningar till leverantörers postgiro, bankgiro eller
bankkonto. Även utbetalningskort kan skapas på detta sätt.
Nedanstående hantering beskriver hur detta går till i Exder:
Ny rutin Skicka utbetalningar har skapats. I rutinen väljer du vilka fakturor som skall skickas. Genom att
ange "Postgiro" under ”Betalningssätt” avser du göra utbetalningar från ditt postgirokonto samt skicka
betalningarna via GIROLINK. För tillfället kan du endast välja Postgiro.
När du sedan även kan skicka betalningar till t ex Bankgirot och/eller egen bank får detta fält meningsfull
betydelse. Per faktura kan du ange betalningsdag samt belopp att betala (delbetalning).
Här fyller du i på vilket sätt betalningsmottagaren vill ha sin betalning. GIROLINK har idag 5 olika
betalningssätt till mottagare, girering till postgirokonto, utbetalningskort, betalning till personkonto, betalning
till bankgironummer samt insättning till bankkonto. Nedan visas en rad med en delbetalning, en kreditfaktura
och en fullbetald faktura.
3 April 2012
Sida 38
Mottagarens betalningssätt beror på hur du angivit värden på leverantören i ditt partnerregistret:
Betalningssätt Hämta värde från fält Skapa betalningspost i pg- Förvalt
i partnerreg
fil
Postgiro
Postgiro
Girering till postgirokonto
Ja, om postgironr finns
Bankgiro
Bankgiro
Betalning till
Ja, om bankgironr finns men inget
bankgironummer
postgiro
Bank
Bankkonto
betalning till personkonto
Ja, om bankkonto finns men inget
om personkonto annars
postgiro, bankgiro
insättning till bankkonto
Postgiro
Adressinformation
Utbetalningskort
Ja, om inget postgironr, bankgironr,
bankkonto finns
När du klickar på Nästa >> skapas två betalningsorder, en per betalningsdatum. Detta för att
betalningsuppgifterna skall sparas och kunna få en status men också för att underlätta själva prickningen av
betalda fakturor senare. Obs! Betalningsdatum kan anges framåt i tiden för bevakning av Postgirot. Då
betalas fakturorna automatiskt i rätt tid.
3 April 2012
Sida 39
Klickar du på Nästa >> skapas själva filen och du får möjlighet att ange var den skall sparas. Vi
rekommenderar att du skapar en mapp i vilken du lägger alla dina betalningsfiler. Filnamnet anges
automatiskt enligt bilden nedan. Status på betalningsorderna sätts till "Betalningsfil skapad". Klickar du på <<
Bakåt, raderas betalningsorderna och du kommer tillbaks till föregående sida. Det är möjligt att skicka samma
betalning flera gånger ifall det uppstår problem med mottagandet.
Betalningsfilen skickas med Girolink via Internet genom att du loggar in på https://girolink.postgirot.se där du
sedan ”laddar upp" den sparade betalningsfilen. Betalningslöpnumren skickas med i betalningsfilen så att
Postgirot kan skicka med detta i sin redovisning av gjorda betalningar. Betalningsorderna kan sedan enkelt
slutföras och bokföras i rutin Uppdatera utbetalningar (punkt 6).
Nedan visas exempel på hur det ser ut när du använder Postgirots betalningstjänst Girolink.
3 April 2012
Sida 40
3 April 2012
Sida 41
Det sista steget är att bekräfta att betalningsfilen ska skickas. Betalningsorderna markeras då med statusen
”Betalningsfil skickad”.
3 April 2012
Sida 42
Postgirot redovisar så småningom gjorda betalningar genom att skicka saldobesked där du refererar till
registrerade betalningsorder i Exder. Genom att i rutinen Uppdatera utbetalningar ta fram och slutföra varje
betalorder markeras dessa med status ”Slutförd". Om du använder redovisningsmodulen skapas en
verifikation på vanligt sätt och statusen sätts istället till "Bokförd” när denna bekräftats och sparats.
3 April 2012
Sida 43
Vill du ändra och skicka betalningsfilen på nytt måste du först makulera aktuella betalningsorder för att sedan
starta om från punkt 1. Detta kan vara bra om något går fel vid betalningen, t ex om det saknas medel på
postgirokontot.
3 April 2012
Sida 44
Hur tjänsten Girolink fungerar och vad som krävs för att utnyttja denna tjänst hos Postgirot kan du läsa mer
om här. I rutinen Företagsinställningar flik Betalningar anges förutom Postgironr även Kund och
Kontonummer hos postgirot.
1.6.5
Bankgiroutbetalning
Nu finns det möjligheter att skicka utbetalningar från Exder enligt den nya bankgirostandarden BgCom.
BgCom har utvecklats för att möta krav på säkra elektroniska betalningar via Internet och ersätter den gamla
telefon modempoolen som stängs 31 Mars 2007. Exder skapar bankgirobetalningsfiler som sedan en BgCom
programvara läser in och skickar till BankGirot. Kontakta din bank som hjälper dig att komma igång.
Det gör att ni kan skicka betalningar till era leverantörers PlusGiro, BankGiro eller bankkonto.
Nedan beskrivs hur en bankgiroutbetalning går till i Exder.
1.6.5.1
Inställningar i Exder
Först behöver ni lägga upp ert bankgironummer i Exder. Det gör ni under menyn ”Uppdatera
företagsinställningar” och fliken ”Betalning”. I fältet bankgironummer fyller ni i ert nummer. I exemplet ovan
har vi fyllt i bankgironummer 777-5. Vi klickar sedan ”Spara” för att spara uppgifterna.
3 April 2012
Sida 45
Sedan behöver vi lägga upp leverantörens bankgironummer eller PlusGironummer beroende på var
betalningen ska skickas. I exemplet ovan har vi lagt upp bankgironummer 999-9 för partner 5000. Det gör ni i
rutinen ”Uppdatera partners” och fliken ”Betalning”.
3 April 2012
Sida 46
1.6.5.2
Gör utbetalningen
I rutinen ”Uppdatera leverantörsfakturor” lägger vi in leverantörens faktura och dess belopp. Vi antar att vi ska
betala för några tavelinramningar på det totala beloppet av 3750 kr inklusive moms. I fältet ”Lev.
kundreskontraref/OCR” fyller vi i OCR-numret om sådant finns. Fakturans förfallodatum är satt till 2006-0105.
3 April 2012
Sida 47
I rutinen skicka utbetalningar fyller vi i att vårt betalningssätt är bankgiro och att leverantören ska ta emot
utbetalningen på sitt bankgirokonto. Vi talar om att betalningsdatum för leverantörsfakturan är 2006-01-05. Vi
har även här möjlighet att se OCR-numret.
Vi ser att betalt belopp är 3750 kr. Vi kan dock välja att ändra önskat belopp att betala om vi skulle vilja.
Sedan klickar vi på ”Nästa” längst ner till höger i sidan.
Nu summerar Exder ihop era betalningar och anser ni att allt är korrekt klickar ni på ”Nästa”.
Naturligtvis kan ni skicka många betalningar på samma gång.
Exder skapar nu en betalningsfil som ni sparar i en speciell mapp på er dator som ni avsett för era
betalningsfiler. Filnamnet anges automatiskt för betalningsfilen. Ni klickar på att ”Spara”.
Den här filen läser ni in i BgCom programvaran och sedan för ni över den till Bankgirot.
3 April 2012
Sida 48
När överföringen till Bankgirot är klar klickar ni på ”OK” för att bekräfta att er utbetalning är klar. Exder
markerar då att ni skickat dessa leverantörsfakturor till Bankgirot.
1.6.5.3
Övrigt
Om ni vill skicka betalningar till ett bankkonto måste partnerns ID i Exder av tekniska skäl vara numeriskt och
max fem siffror långt.
Följande begränsningar finns för att skicka bankgirobetalningar till ett PlusGirokonto:
Endast svensk valuta
Inga kreditfakturor
Nollbelopp är inte tillåtet
1.6.6
Större överblick av betalningar i "Lista leverantörsfakturor"
Lista för leverantörsfakturor har ändrats så att ni skall få bättre överblick av vilka betalningar ni gjort på varje
faktura. Anledningen är att betalningar ibland skapats i onödan, oftast i samband med att betalningsfiler
skickats till PlusGirot (f d Postgirot). Genom att urval nu kan göras på "Utbetalningsstatus" samt att alla
betalningar visas i den detaljerade listan kan ni nu enkelt hitta dessa.
3 April 2012
Sida 49
I exemplet ovan har vi två fakturor (32 och 33).
Första fakturan (32) är slutförd men har ej markerats som slutbetald. Den har en makulerad betalning (75),
om den hade slutförts hade hela fakturan ändrat status till slutbetald. Men eftersom den makulerats påverkar
den inte värdet i fältet "Återstår" och ej heller summan för fältet "Betalt belopp".
Däremot har fakturan delbetalats i betalning 76, denna har bokförts. Sista betalningen 77 har skickats till
PlusGirot (status = "Betalningsfil skickad"), vilket innebär att den ligger för betalning hos PlusGirot. När
PlusGirot utfört betalningsuppdraget skall denna betalning slutföras i rutinen "Uppdatera utbetalningar" så att
den förs över till redovisningen. Observera att krysset på denna betalning i fältet "Slutbetald" innebär att det
är denna betalning som kommer ge hela fakturan statusen slutbetald när den slutförs.
Sista fakturan har inga betalningar alls.
För att se vilka fakturor som har betalningar som skickats till PlusGirot görs urval på "Utbetalningsstatus" med
fr om-/t o m värden = "Betalningsfil skickad".
I vårt fall visas då faktura 32. Observera att fakturan ännu inte är slutbetald, däremot är återstående belopp =
0 vilket indikerar att flera betalningar finns vilket gör att inga nya betalningar behöver göras för denna faktura.
1.7 Verifikationer
1.7.1
Uppdatera verifikationer
Rutinen används för att registrera alla övriga affärstransaktioner som inte skapas automatiskt i Exder.
Rutinen finns sedan tidigare men startas nu från huvudmeny Redovisning.
3 April 2012
Sida 50
Rutinen består i en sida där du manuellt skapar den verifikation du önskar genom att välja
verifikationsnummerserie, bokföringsdatum, samt beskrivning av vad verifikatet avser. Därefter konterar du
genom att ange Konto, ev. Kostnadsställe och Projekt samt belopp i Debet eller Kredit.
Oavsett om verifikaten skapats manuellt eller ej kan du skriva ut informationen genom nedanstående rutiner.
När du sparar eller slutför en verifikation visar Exder upp den senaste sparade verifikationen. Detta för att du
som användare enkelt ska kunna se vilken verifikation du senast arbetade med innan du fortsätter lägga in
ett nytt verifikat.
3 April 2012
Sida 51
1.7.2
Möjlighet att justera kostnadsställe/projekt på slutförda verifikationer
Rubrik 1
Rubrik 2
Rubrik 3
Rubrik 4
Rubrik 5
Normal
I1.rutinen
Lista,”Uppdatera
numrerad verifikationer” kan ni numera ändra projekt och kostnadsställe även efter att ni har
slutfört er verifikation. Smidigt om ni i efterhand behöver justera era projekt/kostnadsställen på en verifikation.
Ni
 ändrar
Lista, genom
punkteratt gå till den verifikationsrad ni vill justera, justerar den med korrekt kostnadsställe eller
projekt och sedan klickar ni ”Slutför”.
Observera
att det är endast projekt och kostnadsställen som ni i efterhand kan justera på en slutförd
 Lista, bockar
verifikation
– inget annat.
Pris:
995:-/månad
1.7.3
Lista verifikationer
I rutinen Lista verifikationer finns två nya listor, en enkel och en detaljerad. Du kan göra urval på
Verifikationsnrserie, Verifikationsnummer, Verifikationstyp, Bokföringsdatum, Referens och
Verifikationsstatus. Du kan givetvis fortfarande skriva ut dina verifikationer i det skrivarvänliga pdf-formatet.
I ovanstående exempel har vi gjort urval på verifikation 200400017 med listan Enkel. Vi kan se att den tillhör
verifikationsserie A, har bokföringsdatum 20040519 och ett saldo på 1 000 kr.
3 April 2012
Sida 52
I ovanstående exempel har vi i listan Detaljerad gjort ett urval på verifikationen 200400017. I den här listan
får vi mer detaljerad information om varje verifikat. Vi kan exempelvis se att verifikatet är bokfört på konto
1510 som debet 1 000 kr och 3010 kredit 1 000 kr.
1.7.3.1
Ny länk i ”Lista verifikationer – Detaljerad”
För att det ska vara lättare att navigera mellan en verifikation och ursprungsmaterialet (fakturan eller
leverantörsfakturan) finns det nu en länk i rutinen ”Lista verifikationer” och listan ”Detaljerad” som ni kan
klicka på.
3 April 2012
Sida 53
Genom att klicka på länken för verifikationens referens kommer ni direkt till kundfakturan/leverantörsfakturan,
beroende på vilken typ av verifikation det är. Är verifikationen av typen ”Bokning av leverantörsfakturor” eller
”Bokning av utbetalningar” kommer ni till leverantörsfakturan i rutinen ”Uppdatera leverantörsfakturor”. Är
verifikationen av typen ”Bokning av kundfakturor” eller ”Bokning av inbetalningar” kommer ni till fakturan i
rutinen ”Uppdatera fakturor”.
1.7.3.2
Nya urvalsmöjligheter i rutinen ”Lista verifikationer”
Nu kan ni i rutinen ”Lista verifikationer” göra urval på både projekt och kostnadsställe. På så sätt får ni som
arbetar med projekt och kostnadsställen i er bokföring en enkel möjlighet att se vilka verifikationer som tillhör
ett speciellt projekt eller kostnadsställe. Vi illustrerar med ett exempel medan.
I exemplet ovan vill vi se vilka verifikationer som tillhör kostnadsställe ett. Vi fyller i som bilden ovan visar och
klickar sedan på ”OK”. Exder letar nu fram verifikationerna.
3 April 2012
Sida 54
Exder hittar två stycken verifikationer som är lagda på kostnadsställe ett. I listan ”Detaljerad” kan ni se
verifikationernas enskilda totalbelopp och även totalbeloppet av alla verifikationer som ligger i angivet
urvalsintervall.
Observera att om ni t.ex. har en verifikation med två stycken verifikationsrader och endast en av dessa
verifikationsrader ligger på ett visst kostnadsställe kommer trots detta - hela verifikationen att visas i listorna.
Det nya urvalet fungerar naturligtvis på alla befintliga listor i rutinen ”Lista verifikationer”.
1.7.4
Ändrat beteende i Exder vad gäller bokföringsdatum
Följande gäller för Er som kör Exder Admin och samtidigt använder bokföringsrutinerna.
I rutinerna "Uppdatera inbetalningar" och "Uppdatera utbetalningar" så anger man ett betalningsdatum för när
betalningen gjordes. Använder man bokföringsrutinerna så kommer man automatiskt vidare till rutinerna
"Boka kundfakturor/leverantörsfakturor”.
Tidigare föreslog Exder att bokföringsdatumet skulle vara samma som betalningsdatumet. Detta eftersom det
normalt är så.
I rutinerna "Uppdatera verifikationer" och "Boka kundfakturor/leverantörsfakturor" så föreslår numera Exder
inget bokföringsdatum utan detta måste alltid anges manuellt första gången man går in i dessa rutiner. Detta
för att man som användare inte av misstag skall ta det datum som är förvalt. Därefter kommer Exder att förslå
senast angivna datum så långe man är inne i samma rutin. Naturligtvis kan du ändra bokföringsdatumet och
då är det detta som Exder fortsättningsvis kommer att visa som förvalt bokföringsdatum.
1.8 Moms
Varje land har egna lagar och förordningar om hur moms skall hanteras och redovisas. Exder har som
ambition att klara av detta oavsett vilket land det rör sig om. I exemplet nedan utgår vi från hur moms skall
redovisas i Sverige samt svensk skattedeklarationsblankett.
3 April 2012
Sida 55
Svensk lagstiftning kräver att vi kan redovisa hur mycket vi sålt för (intäkter) samt hur mycket moms vi tagit
ut.
Även om vi inte behöver ta ut moms på försäljning av typen EU-handel och Export, kräver ändå lagstiftningen
att vi kan redovisa hur stor försäljning vi haft för dessa båda typer av försäljning.
Tittar vi på en Svensk skattedeklaration för moms ser vi exakt vad vi behöver kunna redovisa:
1.8.1
Momsdeklarationstyper
I Exder motsvaras skattedeklarationsblankettens kolumner av sk. momsdeklarationstyper. Dessa anges i
rutin "Uppdatera momsdeklarationstyper" (menyval "Redovisning", "Kontoplan").
3 April 2012
Sida 56
I rutinen lägger ni upp en momsdeklarationstyp för varje kolumn i skattedeklarationsblanketten. Identitet på
en momsdeklaratationstyp väljs lämpligen samma siffra som i skattedeklarationsblanketten, men är valfri och
styr endast i vilken ordning som summorna kommer att presenteras i rutin "Momsavräkning".
I vårt exempel ovan skall vi lägga till en typ 11 för summering av momspliktiga intäkter inom Sverige, en
kolumn som inte skall summeras. Därför anges inget värde i detta fall i fält "Förtecken" ej heller i "Summeras
till momsdeklarationstyp".
Fältet "Avräkna ingående kontons saldo mot" har endast ett val "Avräkningskonto för moms". I vårt fall håller
vi på med intäktskonton vilka inte alls skall avräknas, utan det gäller ju endast konton för ingående-/utgående
moms.
Därefter anges alla intäktskonton vars saldon ska summeras till aktuell momsdeklarationstyp.
3 April 2012
Sida 57
Innan vi kan lägga upp typ för ingående- och utgående moms behöver vi lägga upp typen som dessa skall
summeras till. I vårt fall 39 "Moms att betala eller återfå". Denna skall inte ha några konton.
Sedan lägger vi upp typen för utgående moms som skall adderas till momsdeklarationstypen 39 och vars
ingående konton skall avräknas mot ett momsavräkningskonto. Samma gäller för ingående moms med
skillnaden att förtecknet är "-" då ingående momskontons saldo skall subtraheras till momsdeklarationstyp 39.
Koppla konton till en momsdeklarationstyp kan göras från rutin "Uppdatera konton" också.
1.8.2
Momsavräkningen
Själva momsavräkningen görs sedan i rutinen "Momsavräkning" (meny "Redovisning").
I rutinen kan ni göra urval på bokföringsdatum. Om inget anges summeras automatisk alla verifikationer från
bokföringsårets början till det sista datum som det finns verifikationer för inom aktuellt bokföringsår. Systemet
håller automatiskt reda på tidigare avräknade verifikationer, så det finns ingen risk att samma verifikation
avräknas flera gånger även om man skulle ange ett datumintervall som avräknats tidigare.
3 April 2012
Sida 58
Två typer av listor kan skrivas ut. Enkel med enbart summering av kontona per momsdeklarationstyp samt
detaljerad där varje kontos saldo också visas.
När ni är nöjda med listan skapas en momsavräkningsverifikation som bygger på aktuellt underlag i listan.
När verifikationen sedan sparas markeras alla ingående verifikat som avräknade så att de inte kommer med i
nästa avräkning.
Exempel: I vårt fall har vi en kundfaktura (200500061) som bokats på verifikation B000000003, med
momspliktiga intäkter på 1000:- i konto 3010 och utgående moms på 250:- i konto 2610.
Vi har också en lev.faktura (5) som bokats på verifikation D000000003, med ingående på 25:- på konto 2620.
Dvs utgående moms – ingående moms = 225:- (250 – 25), vilket innebär att vi skall betala denna summa.
Med de inställningar vi gjort ovan visas följande lista i rutin "Momsavräkning" nedan.
3 April 2012
Sida 59
För att skapa en verifikation trycker ni på Nästa » så att ett förslag visas.
Som vanligt trycker ni på SPARA eller Spara och skriv ut för att spara aktuell verifikation. Vilket bekräftas
med nedanstående sida.
3 April 2012
Sida 60
I "Lista verifikationer" visas sedan vilka verifikationer som har momsavräknats genom att verifikationsnumret
på momsavräkningsverifikationen visas i fältet "Vernr. momsavr".
I vårt fall har ju verifikationer B00000000003 och D00000000003 momsavräknats i verifikation A0000000005.
1.8.3
Momskoder
Momshanteringen i Exder har förändrats till denna release av Exder. I stället för att använda momssatser per
artikel används numera momskoder. Tidigare satte du i artikelregistret att en artikel hade exempelvis
momssats 25 %, numera anger du att artikeln har momskod 25 som motsvarar en momssats på 25 %. Detta
är något som sker automatiskt av Exder. Alla artiklar med momssats 25 konverteras till momskod 25, artiklar
med momssats 12 konverteras till momskod 12 osv. Detta gäller naturligtvis också på alla orderrader,
fakturarader och överallt där tidigare momssatser användes.
Anledningen till att vi i Exder inför momskoder är för att i Exder Admin kunna redovisa moms korrekt i
momsavräkningen, då det behövs stöd för att använda flera momskoder med samma momssats. Dvs. detta
är endast aktuellt om du väljer att köra Exder Admin. Ett exempel på detta är en verksamhet som säljer saker
med 25 % moms och bedriver uthyrning av lokaler med 25 % moms. För att särredovisa dessa på två olika
momskonton lägger vi upp dem på två momskoder. 25 % momspliktig försäljning konto 2610 och moms
uthyrning av verksamhetslokal konto 2620.
3 April 2012
Sida 61
I rutinen Uppdatera artiklar används nu momskoder. Momskod 12 motsvarar reducerad moms 12 % i vårt
exempel.
3 April 2012
Sida 62
I rutinen Uppdatera partners ställer du in vilken momstyp som partnern har, momsregistreringsnummer och
momsregistreringsland. I exemplet ovan så är momstypen ”Inhemsk moms”, momsregistreringsnummret är
”SE556242946301” och momsregistreringslandet är ”Sverige”. Det är alltid obligatoriskt att ange partnerns
momsregistreringsnummer om momstypen är EU.
Informationen hämtas sedan ifrån ditt partnerregister och används när du skapar order och fakturor. Du har
dock möjlighet att ändra informationen på ordern eller fakturan efter behov.
Det finns tre olika momstyper i Exder.
Momstyp
Betydelse
Inhemsk
momsregistreringsland
Moms utgår enligt regler för säljarens
(ursprungsprincipen) om köparen ej är
momsregistreringsskyldig där eller om varan stannar inom landet.
EU
köparen är momsregistrerad i ett annat EU-land
och varorna skickas till ett annat EU-land (destinationsprincipen).
Export
varan skickas till annat land utanför EU.
3 April 2012
Ingen moms utgår om
Ingen moms utgår om
Sida 63
1.9 Huvudbok
1.9.1
Huvudbok Enkel
Rutinen består av en sida där du kan göra urval. Listan finns i en enkel- och detaljerad variant. Rutinen
startas från huvudmeny Redovisning.
Väljer du en enkel lista visas ingående och utgående saldo per konto under den perioden du har valt.
3 April 2012
Sida 64
1.9.2
Huvudbok detaljerad per verifikat
Exder summerar nu per verifikat i listan ”Huvudbok detaljerad per verifikat”. På så sätt är det enkelt att se en
enskild verifikations totalbelopp. Det är speciellt bra när ni stämmer av i bokföringen.
3 April 2012
Sida 65
I exemplet ovan har vi verifikation A200500048 som är en bokning av en inbetalning. Saldot på verifikationen
är 3200 kr. På konto 1510 är 3200 kr bokat som kredit. På konto 1920 är 1500 kr bokat som debet och på
konto 1940 1700 kr som debet.
I rutinen ”Huvudbok” skriver vi sedan ut listan ”Detaljerad per verifikat”. Vi gör urval på ovanstående
verifikation (200500048). I listan kan vi på summaraden ”Saldo per verifikation” se kontots belopp summerad
per verifikation. För konto 1510 är summan 3200 kr i kredit.
1.9.3
Valfri valuta i bokföringsrapporter
I huvudboken, resultaträkningen och balansräkningen kan du låta Exder konvertera beloppen från
primärvalutan (oftast SEK) till valfri valuta exempelvis Euro.
3 April 2012
Sida 66
Gå till rutinen Uppdatera Valutor och lägg upp aktuella valutakurser för bokföringsåret. I ovanstående
exempel har vi lagt upp några valutor och vi kan vi se att 1 euro kostade 9.40 SEK 2004-01-01.
Det aktuella bokföringsåret i exemplet är från 2004-01-01–2004-12-31.
Observera att vi har lagt upp en valutakurs för 2003-12-31, dagen före aktuellt bokföringsår. Det har vi gjort
eftersom ingående balanser räknas ut från den valutakursen. Lägger man inte upp någon valutakurs för
ingående balans kan du inte heller konvertera rapporten till den valutan.
Observera alltså att den kurs som används är den kurs som registrerats närmast före aktuell
bokföringstransaktions bokföringsdatum. Detta innebär att transaktioner med bokföringsdatum 2004-01-01
räknas om till kursen 9,4 medan transaktioner med bokföringsdatum 2004-01-02 och senare räknas om med
kursen 9,35.
3 April 2012
Sida 67
I rutinen Huvudbok skriver vi ut en huvudbok för 2004 gällande konto 1510. Vi kan se att ingående balans
för 2004 är 250 000 SEK och att verifikation A200400000 för bokföringsdatum 2004-01-01 har ett belopp 10
000 SEK i debet. Totalt har vi i exemplet 280 000 SEK i saldo för konto 1510.
Nu har vi samma exempel som ovan men genom att ändra urvalet ifrån SEK till EUR i fältet valuta och klicka
på OK konverterar Exder huvudboken ifrån vår primärvaluta SEK till EURO.
3 April 2012
Sida 68
Vi kan se att ingående balans är 27173.91 EURO (250 000/9.2) och verifikation A200400000 är på 1 063.83
EURO (10 000/9.4). Totalbeloppet för 1510 år 2004 blir 30 376.78 EURO.
1.10 Budget
Möjlighet finns nu i Exder att registrera budget för år och månadsperioder per konto, konto/kostnadsställe och
konto/projekt.
Rutiner finns för:
1. Automatisk skapa budget med basvärden från annat bokföringsår.
2. Manuell justering av budgetvärden
3. Lista för uppföljning av upparbetat saldo mot budget
4. Automatiskt skapa periodiseringar utgående från basvärden eller befintlig budget
1.10.1
Skapa budget
Skapa budget används för att ta fram budget underlag i form av basvärden från annat bokföringsår. Möjlighet
finns att direkt utifrån dessa skapa nya budgetvärden genom att ange en budgetmultipel.
Urval kan göras med intervall av kostnadsställen och/eller projekt.
Nollställ budget kan användas för att nollställa alla budgetvärden.
Använd bokföringsår gör att valt bokföringsår används som bas för skapandet tillsammans med
budgetmultipeln. Så att budgetfördelningen följer samma mönster som det tidigare budgetåret men justerat
med budgetmultipeln.
Periodisera linjärt används om man vill periodisera årsvärdet linjärt över perioderna istället för den
fördelning de har i det bokföringsår som används för att skapa budgetvärden. Om inget bokföringsår är valt
sker fördelningen linjärt över den aktuella budgeten.
I exemplet ovan hämtas basvärden från bokföringsår 2009 så att budgetvärden sätts till 104% av basvärden
fördelat på samma sätt som 2009.
3 April 2012
Sida 69
1.10.2
Uppdatera budget
När budget skapats visas budgeten upp i Uppdatera budget. Här finns möjlighet att justera budgeten manuellt
samt lägga till en kommentar. Budgetmultipeln kan anges för att öka minska budgetvärdena.
3 April 2012
Sida 70
1.10.3
Lista budget
Lista budget ger möjlighet till utskrift av budgetvärden med utfall av upparbetat saldo.
Välj Konto för att skriva ut budget per konto.
Välj Kostnadsställe för att skriva ut budget per konto och kostnadsställe.
Välj Projekt för att skriva ut budget per konto och projekt.
Flera olika Listtyper finns att välja bland bla PDF och Excel.
I exemplet ovan visas vår budget för perioden 2010-06-01 - 2010-06-30.
1.11 Balans- och Resultaträkning
Rutinen används för att skapa och skriva Balans- och Resultaträkning i PDF- eller Excelformat. Rutinen
startas från huvudmeny Redovisning.
3 April 2012
Sida 71
Rutinen består som vanligt av en sida där du kan välja vilken rapport du önskar samt göra urval. Båda
rapporterna finns i en enkel- och detaljerad variant.
Exakt hur rapporterna skall se ut definieras av varje användare genom att du klickar på länken för
Inställningar >>.
3 April 2012
Sida 72
I inställningar anger du rubriktexter samt hur du önskar gruppera dina konton så att de skrivs ut med i en viss
Sorteringsnivå, med en Kontogrupptext, vilka konton som skall summeras till aktuell kontogrupp i fältet
Kontourval. Observera att jokertecken (*, ?) kan anges så att du ej behöver ange hela kontot. Om Blankrad
och Linje samt Linjetyp skall skrivas ut före eller efter kan också anges.
Resultatet av ovanstående inställningar genererar en balansrapport enligt nedan.
3 April 2012
Sida 73
Väljs Dokumenttyp Excel skapas istället Balansräkningen direkt som en Excelfil.
3 April 2012
Sida 74
Motsvarande inställningar kan göras för resultaträkning så att även en sådan genereras antingen som PDFeller Excelfil.
1.11.1
Urval kostnadsställe/projekt i balansräkning
Vid registrering av verifikationer i rutin "Uppdatera verifikationer" tillåter Exder att kostnadsställe/projekt anges
även på balanskonton. Urval för dessa kan nu göras även i balansräkningen. Observera dock att dessa
fortfarande inte överförs som IB-värden till nytt bokföringsår.
3 April 2012
Sida 75
Vi registrerar en verifikation enligt ovan.
Vid utskrift av balansräkningen gör vi urval på kostnadsställe 2000 och projekt 1.
3 April 2012
Sida 76
Urvalet kostnadsställe 2000 och projekt 1 ger en balansräkning enligt bilden ovan.
1.11.2
Balans-/Resultaträkning som en Excelfil med jämförelsevärden
Möjlighet finns nu att få ut Balans-/Resultaträkningen som Excelfiler med jämförelsevärden.
I resultat- och balansräkningen kan jämförelse fås med annat valbart bokföringsår och i resultaträkningen
finns ytterligare möjlighet att få jämförelse med summan av alla intäkter/kostnader.
I vårt exempel nedan visas först en resultaträkning med jämförelse med summan av alla intäkter/kostnader.
3 April 2012
Sida 77
Genom att kryssa i fältet Jämför med summa intäkter/kostnader visas kolumner för Summa
intäkter/kosntader och % av intäkter/kostnaderaktuellt i Excelfilen.
Om jämförelse görs med de totala intäkterna eller kostnaderna beror på vad raden handlar om dvs om
ingående konton är intäkter eller kostnader.
I nästa exempel visas en resultaträkning med jämförelse med annat bokföringsår.
3 April 2012
Sida 78
Genom att välja ett annat bokföringsår i fältet Jämför med bokföringsår så visas kolumner för jämförelse
värden i belopp och procent i Excelfilen. Observera att datumintervall vid jämförelse mot annat
bokföringsårs period kan anges. Förvalt visas samma datumintervall som för aktuellt år ovanför men med ev
justeringar för skottår och/eller jämförelseårets start-/slutdatum om detta skiljer sig från aktuellt år, som kan
bli fallet vid brutna räkenskapsår. Fälten ger dessutom möjlighet till att jämföra helt olika perioder om så
önskas.
Jämförelser görs nu av periodvärden och procent Före perioden, för aktuell Period och Ackumulerat från
årens början.
Givetvis kan ni välja att göra båda dessa jämförelser på samtidigt i en och samma Excelfil.
3 April 2012
Sida 79
1.11.3
Senaste verifikationsnummer i Balans-/Resultaträkning
Möjlighet finns nu att skriva ut de senaste verifikationsnumren för vald period i Balans- och
Resultaträkningen.
Genom att kryssa i fältet Skriv ut senaste verifikationsnummer visas dessa i listorna. En eller flera visas
beroende på om ni använder er av verifikationsnrserier eller ej. Senaste verifikationsnummer fås genom att
det högsta numret i varje serie visas, fram tom angivet urval för bokföringsdatum tom.
3 April 2012
Sida 80
1.12 SIE-import av kontoplan och löpande redovisningsinformation
Möjlighet finns nu att importera redovisningsinformation från sk SIE-filer.
Två rutiner finns:
 SIE Import Total: Ger möjlighet vid uppstart av nya bolag att läsa in kontoplan samt
bokföringstransaktioner för ett eller flera bokföringsår
 SIE Import: Överföring av löpande bokföringsorder från annat system (endast Exder Business).
1.12.1
SIE Import Total
Exder Business installeras från början med en förvald kontoplan (BAS 2006/BAS 2008). SIE Import Total är
till för ge möjlighet att importera en annan kontoplan samt att föra över bokföringstransaktioner för ett eller
flera bokföringsår så att man enklare skall kunna börja använda Exder när som helst under bokföringsåret.
Rutinen kan bara användas under uppstarts-/testfasen då det krävs att bolaget av vår kundtjänst är satt till
status START eller TEST. Kontakta därför kundtjänst om du har behov av denna rutin.
Obs! SIE filen kan innehålla flera bokföringsår. Om bokföring redan finns sparad för samma bokföringsår
som finns i filen kommer den ersättas. Det är alltså viktigt att ta ut rätt information för rätt bokföringsår.
Innehållet i filen går enkelt att se utifrån SIE-specifikationen se www.sie.se för detaljerad information.
Följande kan importeras från SIE-filen:
 Ingående balanser ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #IB)
 Kontoplan ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #KONTO, #SRU)
 Verifikat ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #VER, #TRANS, #PSALDO, #RES)
 Partners i filen läggs till om det inte finns tidigare (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT)
 *Projekt ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT)
 *Kostnadsställen ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT)
 *Budget ersätts för aktuellt bokföringsår ni är inloggade i om det finns i SIE-filen (SIE-posttyp
#PBUDGET)
 Bokföringsår ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #RAR)
*Obs! Budget och internredovisning med kostnadsställen och/eller projekt hanteras ej i Exder Small
Business. Id på projekt och kostnadsställen läses enbart in om de är numeriska, annars ges felmeddelande.
Rekommenderad arbetsgång:
1. Ta ut SIE-fil för de bokföringsår ni önskar föra över, SIE-filstyp 4 med detaljerad information om varje
verifikation rekommenderas.
2. Importera SIE-filen i ert Exder.
3. Kontrollera
a. Bokföringsår se Företagsinställningar
b. Kontoplan se Lista konton
c. Kostnadsställen se Lista kostnadsställen (endast Exder Business)
d. Projekt se Lista projekt (endast Exder Business)
e. Partners (kunder och leverantörer) se Lista partners
4. För varje inläst bokföringsår kontrollera
a. Ingående balanser se Uppdatera ingående balanser
b. Bokföringstransaktioner se Lista verifikationer
5. För det bokföringsår ni var inloggad på vid importtillfället kontrollera
a. Budget se Lista budget (endast Exder Business)
6. För alla de aktiva bokföringsåren som ni vill fortsätta arbeta i kontrollera
a. Förvalda konton som används vid automatisk kontering se Uppdatera reserverade konton
b. Momsdeklarationstyper för momsavräkning se Uppdatera momsdeklarationstyper
3 April 2012
Sida 81
c.
Förvalt konto för momsavräkning se Momsregistreringsnummer (undermeny
Diverse/Momsinställningar)
d. Förvalda konton för in-/utgående moms se Momssatser (undermeny
Diverse/Momsinställningar)
Allt skall nu vara klart för att börja registrera kund-/leverantörsfakturor för avstämning av kund/leverantörsreskontror.
Nedan visas ett exempel på hur SIE Import Total kan se ut.
Rutinen startas från menyn Redovisning, Kontoplan, SIE Import Total.
Då denna rutin endast är avsedd att användas i uppstartsfasen för att göra grundinställningar, krävs att status
på ert bolag är START eller TEST. Syns inte menyvalet så kontakta vår kundtjänst.
3 April 2012
Sida 82
I fältet Filnamn anger ni namnet på den SIE-fil ni vill importera. Enklast görs detta genom att klicka på
och därefter leta fram filen. Klicka därefter på Nästa >>.
En sida med filinnehåll visas då med en sammanställning av vad filen innehåller.
Därefter finns möjlighet att definiera gamla verifikationsnrserier mot Exders. Exders prefix för
verifikationsnrserier används för följande bokföringstransaktioner.
Prefix Bokföringstransaktion
3 April 2012
Sida 83
A
B
C
D
E
F
Redovisning: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till
antingen A eller F.
Kundfakturor: Bokning av kundfakturor får detta prefix om flera prefix används
Inbetalningar: Bokning av inbetalningar får detta prefix om flera prefix används
Leverantörsfakturor: Bokning av leverantörsfakturor får detta prefix om flera prefix används
Utbetalningar: Bokning av utbetalningar får detta prefix om flera prefix används
Bokslut: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till
antingen A eller F.
I vårt exempel väljer vi att använda samma prefix som finns i SIE-filen då det har nästan samma betydelse
samt att vi då behåller samma verifikationsnnummer (serie + nr) som i vårt gamla system.
Obs! Väljer ni att använda annan verifikationsnrserie i Exder så kommer nya verifikationsnummer att
beräknas, det gamla verifikationsnumret kommer däremot att sparas i verifikationsbeskrivningen för
spårbarhet.
Om SIE-filen innehåller internredovisningsuppgifter av typen kostnadsställe och/eller projekt finns möjlighet
att mappa dessa mot Exders på samma sätt som verifikationsnrserier. Anledningen är att Exder enbart kan
innehålla numeriska id på kostnadsställen och projekt fn. Obs! Kan endast användas i Exder Business.
Val för vilken information som skall uppdateras kan nu göras genom att klicka i ett antal kryssrutor.
Kryssrutornas betydelse är följande.
Ledtext
Betydelse
Läs in och ersätt befintliga IB
Ersätter alla ingående balanser i alla bokföringsår
från filen (se Antal IB poster i filen)
Läs in alla verifikationer
Ersätter alla verifikationer i alla bokföringsår från filen.
Rekommenderas om filen innehåller detaljerade
bokföringstransaktioner (se Antal verifikationer i
filen)
Läs in alla projekt och kostnadsställen
Lägger till nya projekt och kostnadsställen från filen
befintliga uppdateras inte (se Antal projekt i filen
samt Antal kostnadsställen i filen).
Obs! Id-begrepp på projekt och kostnadsställen
måste vara numeriska för att läsas in.
Kan läsas in i Exder Small Business men endast
användas i Exder Business.
Läs in årssaldon för resultatkonton som verifikat
Läser in alla årssaldon för resultatkonton som
verifikationer i alla bokföringsår från filen. Obs! Om
Läs in alla verifikationer kryssats i läggs nya
verifikationer till (se Antal årssaldon för
resultatkonton i filen)
Läs in periodsaldon som verifikat
Läser in alla periodsaldon som verifikationer i alla
bokföringsår från filen. Obs! Om Läs in alla
verifikationer och/eller Läs in årssaldon för
resultatkonton som verifikat kryssats i läggs nya
verifikationer till för alla ikryssade posttyper (se Antal
periodsaldon i filen)
Läs in alla icke-existerande partners
Nya partners läggs till som kunder och/eller
leverantörer med Id och namn (se Antal kunder i
filen och Antal leverantörer i filen)
Läs in och ersätt all budget
Ersätter alla budgetvärden men endast i det
bokföringsår ni är inloggad i (se Antal budgetposter
i filen)
Byt tecken på debet/kredit
Byter tecken på alla saldon i filen så att positiva
belopp blir negativa och negativa belopp blir positiva.
3 April 2012
Sida 84
I vårt exempel vill vi ersätta ingående balanser, ersätta verifikationer med bokföringstransaktioner i filen.
Obs! Alla bokföringsår och kontoplaner ersätts alltid av de som finns i filen
För att starta inläsningen klicka på
. Systemet kommer nu att logga ut dig och förhindra inloggning
tills inläsningen är färdig för att förhindra att systemet uppdateras av någon annan så länge inläsningen
pågår. När inläsningen är klar skickas ett e-brev till de Kontaktpersoner för notifiering som angivits i
Företagsinställningar.
V.g. kontrollera inläsningen och vid behov ta ut ny eller ändra i SIE-filen och gör en ny importering. När ni är
nöjda meddela kundtjänst så att de sätter tillbaka ert bolag till OK, för att förhindra att någon kan starta SIE
Import Total av misstag med risk att information förstörs.
1.12.2
SIE Import
SIE Import används för att löpande importera bokföringstransaktioner från annat system. Ett enkelt sätt för
överföring av redovisning från annat system eller annat Exderbolag.
Importen sker med hjälp av sk SIE-filer. SIE-filen kan innehålla flera bokföringsår men det är endast de
transaktioner i filen som gäller för det bokföringsår som ni är inloggad i, som nya verifikationer kommer att
skapas. Befintliga verifikationer påverkas aldrig. Det är ändå viktigt att ta ut rätt information för rätt
bokföringsperiod så att ingen dubbelregistrering av transaktioner sker. Skydd finns mot att samma SIE-fil
importeras flera gånger. Innehållet i filen går enkelt att se utifrån SIE-specifikationen se www.sie.se för
detaljerad information.
Följande kan importeras från SIE-filen:
 Verifikat läggs till för aktuellt bokföringsår ni är inloggad i, för de verifikationer och/eller periodsaldon i
SIE-filen som gäller för aktuellt bokföringsår (SIE-posttyp #VER, #TRANS, #PSALDO)
 Budget ersätts för aktuellt bokföringsår ni är inloggade i för de budgetposter i SIE-filen som gäller för
aktuellt bokföringsår (SIE-posttyp #PBUDGET)
 *Projekt ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT)
 *Kostnadsställen ersätts för alla bokföringsår i SIE-filen (SIE-posttyp #DIM, #OBJECT)
* Id på projekt och kostnadsställen läses enbart in om de är numeriska, annars ges felmeddelande.
Nedan visas ett exempel på hur SIE Import kan se ut.
Rutinen startas från menyn Redovisning, Kontoplan, SIE Import .
3 April 2012
Sida 85
I fältet Filnamn anger ni namnet på den SIE-fil ni vill importera. Enklast görs detta genom att klicka på
och därefter leta fram filen. Klicka därefter på Nästa >>.
3 April 2012
Sida 86
En sida med filinnehåll visas då med en sammanställning av vad filen innehåller.
Därefter finns möjlighet att definiera gamla verifikationsnrserier mot Exders. Exders prefix för
verifikationsnrserier används för följande bokföringstransaktioner.
Prefix Bokföringstransaktion
Redovisning: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till
A
antingen A eller F.
B
Kundfakturor: Bokning av kundfakturor får detta prefix om flera prefix används
C
Inbetalningar: Bokning av inbetalningar får detta prefix om flera prefix används
D
Leverantörsfakturor: Bokning av leverantörsfakturor får detta prefix om flera prefix används
E
Utbetalningar: Bokning av utbetalningar får detta prefix om flera prefix används
Bokslut: Manuella verifikationer skapade från rutinen Uppdatera verifikationer sätts normalt till
F
antingen A eller F.
I vårt exempel väljer vi att använda samma prefix som finns i SIE-filen då det har samma betydelse.
Obs! Nya verifikationsnr kommer normalt att skapas här oavsett om ni väljer samma eller annan
verifikationsnrserie i Exder, iom att andra transaktioner skapats dels i Exder och i exporterande system som
gör att dessa ej längre är synkroniserade. Därför sparas det gamla verifikationsnumret i
verifikationsbeskrivningen för spårbarhet.
3 April 2012
Sida 87
Om SIE-filen innehåller internredovisningsuppgifter av typen kostnadsställe och/eller projekt kommer dessa
automatiskt läggas till om de enbart har numeriska identiteter. Anledningen är att Exder enbart kan innehålla
numeriska id på kostnadsställen och projekt.
Val för vilken information som skall uppdateras kan nu göras genom att klicka i ett antal kryssrutor.
Kryssrutornas betydelse är följande.
Ledtext
Betydelse
Läs in alla verifikationer
Lägger till nya verifikationer i aktuellt bokföringsår
från filen. Rekommenderas om filen innehåller
detaljerade bokföringstransaktioner (se Antal
verifikationer i filen)
Läs in periodsaldon som verifikat
Läser in alla periodsaldon och lägger till som nya
verifikationer. Obs! Om Läs in alla verifikationer
och kryssats i läggs nya verifikationer för båda
posttyperna (se Antal periodsaldon i filen)
Ersätter alla budgetvärden (se Antal budgetposter i
Läs in och ersätt all budget
filen)
Byt tecken på debet/kredit
Byter tecken på alla saldon i filen så att positiva
belopp blir negativa och negativa belopp blir positiva.
I vårt exempel vill vi enbart läsa in och lägga till nya verifikationer för de verifikationer som finns i filen för
aktuellt bokföringsår 2011.
För att starta inläsningen klicka på
3 April 2012
.
Sida 88
När importen är klar visas ovanstående sida SIE Import Färdig.
V.g. kontrollera inläsningen. Enklast görs det genom rutinen Lista verifikationer.
3 April 2012
Sida 89
Här finns möjlighet att ange urval på Verifikationstyp SIE Import, dvs verifikationer som skapats genom
denna rutin. Olika listtyper finns, men den detaljerade ger all information om verifikaten.
Genom att klicka på Verifikationsnr för en viss verifikation, visas denna upp i rutinen Uppdatera
verifikationer.
3 April 2012
Sida 90
Här ser vi dels i Beskrivning att verifikationsnumret tidigare var 3 (samma verifiktionsnrserie B), samt att
Verifikationsstatus är Slutförd och därför inte kan ändras. Den kan däremot makuleras om den är felaktig,
genom att ni klickar på
.
3 April 2012
Sida 91
Verifikationsstatus sätts då till Makulerad.
För att belysa skyddet mot att läsa in samma fil flera gånger leker vi med tanken att vi försöker importera
samma fil igen.
3 April 2012
Sida 92
Ovanstående felmeddelande visas då. Med samma fil menas att filen har samma namn och samma innehåll.
Det är alltså möjligt att läsa in filen på nytt antingen genom att ändra innehållet eller filnamnet.
Ett annat sätt visas här. Importerade filer sparas undan och visas i rutinen Företagsinställningar fliken
Inlästa SIE Filer.
Här visas alla gjorda inläsningar och genom att radera den senaste med aktuellt Filnamn går det sedan att
läsa in samma fil på nytt.
3 April 2012
Sida 93
1.13 SIE-export av redovisningsinformation
SIE är en standard som beskriver redovisningsinformation för att underlätta att flytta information mellan
system. Särskilt bra är SIE för att flytta bokföringsinformation från t.ex. Exder Admin till separata system för
bokslut och/eller deklarationer.
Från Exder kan ni nu ta ut redovisningsinformation och spara som en fil enligt SIE filformat utgåva 4.
Aktuell fil kan sedan importeras i externa programvaror typ skatte-/deklarationsprogram som kan hantera
detta format eller skickas till myndigheter, revisorer mfl.
För mer information se SIE-Gruppens hemsida: http://www.sie.se/.
Export av redovisningsinformation görs i rutinen SIE Export under menyn Redovisning.
I filformatet SIE utgåva 4 finns det möjlighet att välja detaljeringsnivå samt en del tilläggsinformation.
Genom att kryssa i fältet Inkludera verifikationers transaktioner anger ni att ni vill ha alla transaktioner för
angivet bokföringsdatum och inte bara ingående-/utgående balanser för balanskonto och saldo för
resultatkonton.
Branschkod enligt SNI kan anges så att det skickas med i filen. Vilken kod ni har se branschkodlistan
SNI2002: http://www.foretagsregistret.scb.se/sni/050111lillagula.pdf.
Taxeringsår kan anges så att det skickas med i filen.
3 April 2012
Sida 94
Kontoplanstyp samt SRU-kodernas uppställningsform kan också anges så att det skickas med i filen. Se
nedan hur SRU-koder anges.
Till sist kan ni genom att ange ett intervall för Bokföringsdatum göra urval av vilken del av affärsredovisningen ni önskar få med i filen. Lämnas dessa datum blanka görs urval på alla transaktioner för
aktuellt bokföringsår.
Tryck därefter på knappen OK så skapas filen och webbläsarens dialogruta för filhämtning visas. På vanligt
sätt kan ni välja att Spara den i valfri mapp på er lokala dator.
För att ni skall slippa att ange tilläggsinformationen varje gång ni tar ut en SIE-fil finns möjlighet att registrera
förvalda värden i rutinen Företagsinställningar flik Diverse.
SRU-koder som används av myndigheter för att tolka er redovisningsinformation kan nu anges i Exder så att
dessa skickas med i SIE-filen. Detta görs i rutin Uppdatera konton fliken SRU-koder.
3 April 2012
Sida 95
I exemplet ovan lägger vi till SRU-kod 400 till kontot för Rörelsens huvudintäkter 3010. För SRU-koder
kopplingar till olika kontoplaners konton se Baskontogruppen http://www.bas.se
3 April 2012
Sida 96
2.
Försäljning
2.1 Redovisning
2.1.1
Tydligare fakturajournal och lista leverantörsfakturor
Vi har ändrat fältordningen i fakturajournalen och lista leverantörsfakturor så att fält för betalningsdatum nu
kommer efter förfallodatum samt att valutan skrivs ut efter betalt belopp.
Notera att datumformatet är ”avkortat” till ÅÅMMDD istället för ÅÅÅÅ-MM-DD som vi brukar använda. Detta
för att spara plats.
3 April 2012
Sida 97
Möjlighet finns nu också att sortera på betalningsdatum genom att klicka på rubriken Bet-dat.
2.1.2
Fakturajournalen visar kunds ordernummer
Fakturajournalen innehåller numera en kolumn som heter kundordernummer. I den kolumnen kan ni härröra
en faktura till en order. I exemplet ovan kan vi se att faktura ”200500208” baseras på en order som har kunds
ordernummer ”54555-ER”.
Observera att ibland baseras en faktura på flera olika order och då kommer Exder att visa den första orderns
kundordernummer som hittas.
3 April 2012
Sida 98
2.1.3
Fakturajournalen kan sorteras på Kunds ordernummer
Fakturajournalen kan numera sorteras efter kunds ordernummer. Smidigt sätt att leta fram en faktura som ni
vet baseras på ett visst kunds ordernummer.
I exemplet ovan har vi gjort urval på alla fakturor ifrån fakturadatum 2005-07-01. Sedan har vi klickat på ok.
Genom att sedan klicka på rubriken ”Kndord” (kunds ordernummer) så kommer Exder att sortera
fakturajournalen efter kunds ordernummer. I vårt exempel sorteras listan i stigande sorteringsordning.
2.1.4
Kundreskontra
Vi har tagit fram en ny kundreskontralista som underlättar avstämning mot redovisningen genom att man nu
kan ange ett reskontradatum. Datumet är till för att visa vilka kundfordringar man hade vid en viss given
tidpunkt. På så sätt kan man göra avstämning mot sina reskontrakonton även om redovisningen släpar efter.
Listan visar alltså alla fakturor och gjorda betalningar på dessa fram tom angivet reskontradatum. För att
använda listan väljer du rutinen "Kundreskontra" från menyvalet "Försäljning" och "Fakturering".
3 April 2012
Sida 99
Observera att listan endast visar obetalda fakturor och dess delbetalningar fram tom reskontradatumet. Om
fakturan har markerats som slutbetald tom angivet datum visas inga uppgifter om fakturan då ingen
kundfordran återstod det aktuella reskontradatumet.
I exemplet ovan ser vi att faktura "200400325" delbetalats två gånger. En gång 2004-10-05 med 100:-, och
en gång 2004-10-07 med 10:-.
Resterande belopp på 15:- slutbetalas 2004-10-22 i utbetalning med betalningslöpnummer "137".
När vi sedan åter tittar i listan med reskontradatum satt till samma dag som faktura slutbetalades (2004-1022) så visas ej längre varken faktura eller dess delbetalningar i listan eftersom någon kundfordran ej längre
existerar för denna faktura.
2.1.5
Åldersfördelad reskontra
Listan åldersfördelad reskontra som kan skrivas ut från rutinen "Lista fakturastatistik" under menyval
"Försäljning" och "Fakturering", har kompletterats så att man nu kan se mera specificerat vilka fakturor som
ännu inte har fallit till betalning och inom vilket tidsintervall dessa fakturor ligger. På detta sätt kan du få bättre
likviditetskontroll på kundbetalningarna.
3 April 2012
Sida 100
I exemplet ovan kan vi se att faktura 200400004 förfaller inom intervallet -10 - 0 dagar, faktura 200400005
förfaller inom intervallet -20 - -11 dagar och faktura 200400006 förfaller inom intervallet -21 dagar. Det finns
inga fakturor i detta urval som redan har förfallit. Rapporten kan med fördel användas för att beräkna vad
som kommer in för betalning inom den närmaste framtiden.
2.1.6
Åldersfördelad reskontra visa rubriker över summa-raden.
Har ni – som vi – många kunder så kan listan ”Åldersfördelad reskontra” bli lite lång. För att man enklare skall
se vad siffrorna i kolumnerna betyder har vi lagt till rubriker även ovanför summerings-raderna sist i
rapporten.
3 April 2012
Sida 101
2.1.7
Redigera fritext
Det är numera möjligt att lägga till och redigera en fritext på en faktura som baseras på en vanlig order. Detta
för att man ibland kan behöva göra tillägg av information på fakturan. Tidigare var fritexten på fakturan låst till
innehållet i underliggande order.
2.1.8
Skriva ut flera fakturor som pdf-dokument på en gång
En efterlängtad funktion av många användare i Exder är att man nu kan skriva ut alla sina fakturor som pdfdokument på en gång.
Detta görs från rutinen "Lista fakturor" (menyval "Försäljning", "Fakturering") genom att man väljer "PDF" i
fältet "Listtyp". Då kan du sedan välja i fältet "Utskrivna/ej utskrivna tidigare" om du vill att Exder ska skriva ut
fakturor som redan är utskrivna som pdf-dokument sedan tidigare eller ej. Naturligtvis kan du hoppa över det
alternativet om du vill få ut fakturorna oavsett om de är utskrivna sedan tidigare eller inte.
3 April 2012
Sida 102
I exemplet ovan har vi valt att skriva alla våra fakturor som pdf-dokument som ej skrivits ut tidigare. Detta är
ett smidigt arbetssätt om man först vill registrera alla sina fakturor och sedan skriva ut dessa på en gång.
Givetvis tar Exder hänsyn till vilken fakturablankett som ska användas för varje partner, precis som tidigare.
Observera att en faktura som har skrivits ut som pdf-dokument en gång har markerats att den har skrivits ut
oavsett från vilken rutin PDF-fakturan skrivits ut ifrån.
2.2 Order
2.2.1
Fritext på manuell order
När ni skapar en manuell order kopieras artikelns fritext från artikelregistret till orderraden. Fritexten är den
text som visas ut mot kunden. Mycket användbart när ni vill komplettera er orderrad med tilläggsinformation.
I exemplet ovan talar vi om för kunden att om hon köper flera däck ger vi rabatt på inköpet av just det däcket.
Fritexten kommer att sedan visas när ni skriver ut en orderbekräftelse som PDF.
3 April 2012
Sida 103
2.2.2
Fritext på orderbekräftelse (pdf)
Orderns fritext på huvudet visas nu i den generella pdfen.
2.2.3
Förvald partner i order- och fakturarutinerna
Vi har förenklat registreringen av en order eller en orderlös faktura genom att ni numera kan låta Exder
automatiskt föreslå en partner i dessa rutiner. Detta är användbart om ni registrerar många order/fakturor
avseende samma partner.
3 April 2012
Sida 104
I exemplet ovan ser vi att Exder föreslår partnern ICA när ni går in i ordermodulen. Ovanstående gäller också
i fakturamodulen.
3 April 2012
Sida 105
För att aktivera denna funktion i Exder gör ni så här: Gå till rutinen ”Uppdatera företagsinställningar” och
klicka på fliken ”Diverse”. I fältet ”Förvald partner” fyller ni i den partner som ska vara förvald. Ni kan ta hjälp
att hitta den partnern genom att klicka på sökfältet bredvid. I exemplet ovan kan vi se att den förvalda
partnern är ICA.
Observera att ni som redan idag använder förvald partner för representantorder inte behöver göra någonting
alls eftersom ni redan har gjort den här inställningen tidigare.
2.2.4
Totalsummering i orderlistor
Några av våra kunder har velat se totalsumman när de listar sina orders i rutinen Lista order. Vi har därför
lagt till den summeringen i både den enkla och detaljerade listan. Summeringen sker i primärvalutan. Vi
illustrerar med ett exempel nedan där företaget har primärvalutan SEK.
3 April 2012
Sida 106
Vi gör urval från order 2610 till 2611 och klickar sedan OK. I bilden ovan ser ni att totalbeloppet blir 1365
SEK. Ni ser att Exder räknar om order 2611 från EUR till SEK för att totalbeloppet ska bli rätt. Exder
använder den senaste giltiga valutakursen (9.5) som är inlagd i Exder.
2.3 Etiketter
2.3.1
Styr typen av etikett (thermo eller PDF) per användare
I Exder kan ni numera per användare tala om hur ni vill skriva ut era etiketter. D.v.s. ni kan låta en av era
användare skriva ut etiketterna till thermoskrivare medan en annan användare skriver ut etiketterna som
PDF. Detta gäller de palletiketter och kollietiketter som stödjer båda etikettformaten.
För att ställa in det gör ni enligt nedan.
3 April 2012
Sida 107
Välj etikettskrivare
Gå till rutinen ”Användarinställningar” som ni hittar under menyn ”Diverse” – ”Användarinställningar”. I fältet
etikettskrivare anger ni vilken etikettskrivare som användaren ska använda. I exemplet ovan kan vi se att
användare ”nicke” använder thermoskrivare för att skriva ut sina etiketter.
Observera att om ni inte har angett någon typ av etikettskrivare för era användare så kommer Exder att
hämta den informationen ifrån era företagsinställningar.
2.3.2
Palletikett för enstaka order
I Exder finns nu en ny rutin där ni kan skapa en eller flera palletiketter per grossistorder. Exder genererar och
kopplar palletiketterna direkt till ordern automatiskt vilket gör att det blir ett moment mindre att göra i rutinen
”Uppdatera utleverans”.
3 April 2012
Sida 108
Gå till rutinen ”Skapa palletikett för enstaka order”. Fyll i de förvalda värden som ni vill ska finnas med på alla
etiketter. I exemplet ovan har vi fyllt i att ”Bäst före datum” är 2005-06-01, ”Batchnummer” är 121212 och
”Lastbärare” är helpall. Vi vill också ha två kopior av varje etikett.
Sedan slår ni in ordernumret. I vårt exempel ovan har vi slagit in ”Ordernummer” 2333 och det är en order
från ICA. Ordern innehåller tre orderrader med artiklarna 748, 767 och 769.
3 April 2012
Sida 109
Sedan klickar vi på knappen ”Lägg till rad”, där de förvalda värdena följer med på etikettraden. Dessa värden
kan ni ändra på men i exemplet behålls dessa. Vi behöver dock fylla i ”Antal i förpackning”. I exemplet ovan
är det 120 förpackningar av artikel 767 på pallen. Notera att det finns en kryssruta på varje etikettrad som
heter ”Skriv ut”. Vill ni inte att etiketten skrivs ut så markerar ni ur den rutan. Förvalt värde för kryssrutan
”Skriv ut” är alltid ja.
Sedan gör ni på samma sätt för varje ny order/artikel ni vill skapa etiketter till. Varje orderrad kan ha
obegränsat antal kollietiketter kopplat till sig.
Sedan klickar ni på ”Ok” och etiketterna skrivs ut.
Observera att ordern måste ha status ”Slutförd” för att ni ska kunna skapa etiketter. När ordern sedan har
status ”Utlevererad” kan ni inte skapa några flera etiketter för den ordern.
Observera också att alla artiklar i ordern måste ha ett EAN-14 artikelnummer. I annat fall kommer inte Exder
tillåta att ni kan skriva ut några etiketter ifrån den här rutinen. Om ni ändå vill skriva ut etiketter gör ni som
tidigare, ni skriver ut etiketterna per artikel i rutinen ”Uppdatera palletiketter” och sedan kopplar ihop orderrad
med kollinummer i ”Uppdatera utleverans”.
2.3.3
Ny kontroll vid Skapa palletiketter
För att undvika att palletiketterna innehåller felaktig information så kontrollerar Exder att bäst före datum inte
är tidigare än förpackningsdatum.
3 April 2012
Sida 110
I exemplet ovan varnar Exder att bäst före datum 2007-01-25 är angivet före förpackningsdatum 2007-01-29
vilket inte är tillåtet.
2.3.4
Palletiketter
Exder kontrollerar numera att antalet på palletiketten stämmer överrens med antalet i ordern (orderenhet). På
så sätt minskar risken att göra fel vid utleveransen vad gäller antalet kolliidentiteter (palletiketter) per
utleveransrad.
I exemplet ovan har vi en utleverans med 10000 st av artikel 6501E. Vi har kopplat två palletiketter
(kolliidentiteter) till utleveransen. Sammanlagda antalet ”antal i förpackning” är 7000 st för palletiketterna. Vi
klickar sedan slutför.
3 April 2012
Sida 111
Eftersom att antalet på utleveransraden är 10000 st och ”antalet i paket” är 7000 st så uppstår en differens.
Exder ger ovanstående felmeddelande. Klicka ”OK” om ni vill slutföra utleveransen eller klicka ”Avbryt” om ni
behöver justera den.
2.3.5
Använd inte tecknen å, ä eller ö i batchnummer för PDF-palletiketter
Exder kontrollerar numera vid utskrift att ni som använder PDF-palletiketter inte använder tecknen å, ä eller ö
i batchnummret. Detta eftersom åäö i batchnummer kan skapa problem vid utskrift av etiketter på olika
utrustningar.
Palletiketter McDonald’s
2.3.6
En ny palletikett har skapats för att märka gods till McDonald’s. Den nya etiketten finns endast för utskrift på
laserskrivare (PDF-format). Etiketten har tagits fram på kunds beställning.
Rutinen "Skapa palletiketter" (menyval "Försäljning", "Godsetiketter") har kompletterats med ett nytt fält
"Listtyp" genom vilket ni kan välja etikettlayout. Välj "Palletikett McDonalds" för utskrift av etiketter med den
nya layouten.
Möjlighet finns också att ange vilken etikettlayout som förvalt skall visas i fältet "Listtyp".
3 April 2012
Sida 112
2.4 Utleverans
2.4.1
Slutför flera order/utleveranser samtidigt
I Exder har vi som ni alla vet Statuslistan som visar status på order, deras utleveranser och fakturor. I sidan
finns det ju också möjlighet att skapa nya utleveranser och fakturor genom att klicka på Skapa! osv.
Vi har tagit detta ett steg vidare genom att göra en lista i vilken man kan se alla slutförda order samt alla ej
slutförda utleveranser (sorterat per partner och affärsflöde) med möjlighet att skapa/slutföra flera utleveranser
på en gång. D.v.s. möjlighet att leverera allt som finns på en kund.
Mycket fiffigt för er som har många utleveranser samtidigt (Butikspackade tulpaner till ICA t.ex.). Ni kan
nu snabbt antingen utleverera allt på en kund eller välja vilka order/utleveranser som skall slutföras.
Denna möjlighet har vi lagt i rutinen Lista utleveranser som en egen listtyp Slutföra utleveranser.
I statuslistan ovan har vi 5 slutförda order varav en har en utleverans. När vi tar fram samma urval i Slutföra
utleveranser ser vi följande sida.
3 April 2012
Sida 113
Listan visar alla utleveranser som inte är slutförda men även de slutförda order som ännu inte har
utlevererats, sorterat per partner. Varje order-/utleverans visas med artikel samt levererat antal och belopp.
På order utan utleverans sätts levererat antal till bekräftat antal på ordern. Beloppen summeras och viss per
partner, affärsflöde och order/utleverans.
Sist finns en kolumn med rubriken Slutför. Denna innehåller kryssrutor per partner, affärsflöde samt
order/utleverans. Genom att klicka i kryssrutan på raden med partnern kan ni skapa/slutföra alla partners
utleveranser på en gång, men möjlighet finns också att slutföra enskilda order/utleverans genom att sätta
kryss på önskade rader med utleverans och/eller ordernr.
3 April 2012
Sida 114
När ni klickar på Nästa >>, som i exemplet ovan, kommer alla order 1,4,5 att ha slutförda utleveranser
oavsett om de hade någon utleverans innan. På partner ULLA (Ulliga Ullas Väveri AB) är bara raden med
order 2 ikryssad vilken också kommer att slutlevereras.
På kvittenssidan som visas ovan ser ni vilka som har utlevererats. För att återgå till en ny lista klickar ni på
<< Bakåt.
2.4.2
Orderradstext av typen Fritext visas nu i detaljerad Plocklista
På uppdrag av kund har vi nu ändrat så att texter på orderraderna av typen Fritext visas i detaljerad
Plocklista.
Exempel: Vi har en order med två orderrader fritexter.
3 April 2012
Sida 115
Vid utskrift av detaljerad Plocklista visas nu även fritexterna.
Urval görs på ordernummer 480. Vi klickar sedan OK.
3 April 2012
Sida 116
Ni ser att fritexten skrivs ut i den detaljerade plocklistan i exemplet ovan.
2.4.3
Jobba snabbare med Exder
Numera behöver ni inte blanka ut utleveransnummeret innan ni skapar nästa utleverans. På så sätt spar ni
ett moment och kan jobba lite effektivare med ert Exder. – Ytterliggare en förbättring som vi har gjort efter
våra kunders önskemål.
3 April 2012
Sida 117
I exemplet ovan har vi precis slutfört utleveransnummer 1430 (order 2287).
3 April 2012
Sida 118
Nu ska vi skapa en ny utleverans på nästa order (2288). Vi slår in ordernummer 2288 i fältet ”Skapa ny
utleverans från order” och trycker tabb så uppdateras utleveranssidan.
Exder skapar direkt nästa utleverans 1431 från ordern och det utan att vi tvingas blanka ut fältet
”Utleveransnr” som krävdes tidigare.
3 April 2012
Sida 119
På samma sätt som i utleveransrutinen fungerar detta också i fakturarutinen. D.v.s. vi kan skapa en faktura
utan att först behöva blanka ut fakturanumret. På så sätt sparar vi ett antal knapptryckningar.
Ett undantag finns och det gäller kunder som sätter sina fakturanummer själva i Exder. Om ni redan har
angett ett fakturanummer i rutinen ”Uppdatera fakturor” och den fakturan är en sedan tidigare befintlig faktura
kommer Exder att fråga om ni vill att Exder ska skapa en ny faktura på nytt fakturanummer. Detta eftersom
att det normala beteendet är att ni först anger fakturanummer och sedan skapar fakturan ifrån ordern eller
utleveransen.
2.4.4
Leveransplan
Ni kan nu i Exder skriva ut en leveransplan, den visar leveransbehovet av artiklar ackumulerat framåt i tiden
från angivet datum. På så sätt är det lättare att se vad ni förväntas leverera ut de närmaste dagarna och kan
planera er verksamhet därefter. Listan hittar ni i rutinen Plocklista där ni väljer listtypen Leveransplan
(ackumulerad).
Listan fungerar så att ni i urvalet talar om det leveransdatum som ni vill att listan ska göra urval från och med.
Ni kan även i listan göra andra urval också som exempelvis urval på ordernummer, partner och orderdatum
mm.
Vi illustrerar hur leveransplanen fungerar med ett exempel.
Vi antar att vi vill se hur mycket vi ska leverera från 2006-09-01. Det gör vi genom att fylla i urvalsbilden enligt
ovan. Fältet Önskat leveransdatum sätts till 2006-09-01. Vi klickar sedan på OK knappen.
Listan visar kvarvarande antal att leverera med en rad per artikel samt hur mycket som ska levereras
framöver i tiden baserat på det leveransdatum ni har angett i urvalet.
I kolumnen 2006-09-01 visas hur mycket som skall levereras 2006-09-01. I kolumnen +1 dag visas hur
mycket som ska levereras från och med 2006-09-01 till och med 2006-09-02 och i kolumnen + 2 dagar visas
det som ska levereras 2006-09-01 - 2006-09-03 osv.
I vårt exempel skall vi leverera 240 st Coca Cola 2006-09-01 för att tre dagar senare leverera ytterligare 24
st, vilket ackumulerat tom 2006-09-04 blir 264 st (240 + 24).
Ett bra sätt att se vilka order som ingår i listan är att ta ut en plocklista där fr.o.m. Bekräftat leveransdatum
anges till samma datum som angivits i Önskat leveransdatum för Leveransplan.
3 April 2012
Sida 120
Som vi kan se finns en order 111 där 240 st Coca Cola skall levereras 2006-09-01, samt en annan order 112
där 24 st Coca Cola skall levereras 2006-09-04.
2.4.5
Godsmärkning och enheter skrivs nu ut på de generella följesedlarna
Vi har nu kompletterat de två generella följesedelsdokumenten för utskrift av utleveranser som pdf-dokument
med följande ändringar:
Godsmärkning skrivs nu också ut på följesedeln och inte bara på orderbekräftelsen.
Aktuella enheter skrivs nu ut på raderna efter alla antalsfälten.
För artiklar som har samma orderenhet och basenhet visas nu endast en kolumn för levererat antal.
I nedanstående exempel visas två följesedlar, en med artikel som har samma order-/basenhet och en med
olika enheter.
3 April 2012
Sida 121
2.5 Faktura
2.5.1
Uppdatera Faktura
2.5.1.1
Ändra förfallodagar på en faktura
På en faktura kan ni ändra fakturans förfallodagar även när den är slutförd. Smidigt om ni har använt fel antal
förfallodagar, eller om er kund har bett om - och beviljats - förlängd kredit. Genom att ändra förfallodatum blir
påminnelser och eventuella räntefakturor korrekta.
I exemplet ovan har vi en slutförd kundfaktura. Vi vill ändra antalet förfallodagar på den från 10 till 20 dagar.
3 April 2012
Sida 122
I fältet ”Antal förfallodagar” ändrar vi till 20 dagar och klickar sedan på knappen ”Slutför”. Ändringen är
nu utförd
2.5.2
Påminnelser
I Exder Admin har det tillkommit en ny rutin för att hantera påminnelser av fakturor. Nu kan ni skapa och
skicka påminnelser till de kunder som inte har betalat sina fakturor i tid. På så sätt kan ni få bättre uppföljning
av era obetalda fakturor.
3 April 2012
Sida 123
Rubrik 1
2.5.2.1
Inställningar
Rubrik 2
Rubrik 3
Rubrik 4
Rubrik 5
Normal
1. Lista, numrerad

Lista, punkter
 Lista, bockar
Pris:
995:-/månad
Först behöver ni göra vissa grundinställningar. Gå till rutinen ”Uppdatera artiklar” och lägg till artiklar för
påminnelseavgift och för dröjsmålsränta. Artiklarna måste vara av artikeltypen ”Fakturaavgift”.
Gå sedan till rutinen ”Uppdatera inställningar” och klicka på fliken ”Betalning”. Tala om vilka artiklar som ska
användas för påminnelser och räntefakturor. Observera att dessa artiklar behöver vara av typen fakturaavgift.
3 April 2012
Sida 124
I exemplet ovan har vi valt att använda artikeln RANTE AVG för dröjsmålsräntan. Vi har också angett
räntesatsen till 24%. Dröjsmålsräntan används för att räkna ut den upplupna räntan på påminnelserna.
Till exemplet ovan har vi valt att använda tre olika påminnelsenivåer. Avgiften är satt till noll kr eftersom
Exder inte ännu stöder påminnelseavgifter på påminnelser utan kommer att göra det i en kommande version.
Om ni vill att Exder ska skapa påminnelser på nyupplagda partner behöver ni inte göra någonting. Genom att
markera rutan ”Skicka ej påminnelser” kommer era nyupplagda partner inte att ha funktionen ”skicka
påminnelse” som standard.
I rutinen ”Uppdatera språk” sätter ni upp de påminnelsetexter som ni ska använda. Slå in SV i fältet ”Språk”
om ni vill uppdatera era svenska påminnelsetexter och klicka sedan på fliken ”Påminnelsenivåtexter”. I
exemplet ovan har vi satt upp tre påminnelsetexter för svenska språket. Klicka sedan OK.
3 April 2012
Sida 125
I rutinen ”Uppdatera partner” under fliken ”Betalning” kan ni ställa in om ni vill skicka påminnelser eller inte till
partnern. Kryssa i rutan ”Skicka ej påminnelser” om ni inte vill att er partner ska få påminnelser.
2.5.2.2
Löpande användning av påminnelser
För att illustrera hur påminnelsehanteringen fungerar i Exder gör vi det med ett utdrag ur fakturajournalen.
Fakturanummer 200500185 har fakturadatum 2005-01-15 och förföll till betalning 2005-02-14. Eftersom
fakturan fortfarande är obetald vill vi skicka en påminnelse på den.
3 April 2012
Sida 126
Gå till rutinen ”Uppdatera påminnelser” som ligger under menyn ”Försäljning” och undermenyn ”Fakturering”.
Här kan ni göra olika urval på partner, fakturanummer, fakturadatum, påminnelsedatum och hur länge sedan
ni skapade en påminnelse.
I exemplet ovan har vi valt att göra urval på en faktura med fakturanummer 200500185. Vi ser förutom
fakturanummret vilket fakturadatum och förfallodatum som den har. Beloppet på fakturan är på 12 500 kr. I
kolumnen bredvid kan vi se att den beräknade upplupna räntan är 345,21 kr. Inga påminnelser är tidigare
skickade på den här fakturan och påminnelsedatumet är dagens datum d.v.s. 2005-03-28. Fakturan är
försenad med 42 dagar och vi har aldrig tidigare skickat en påminnelse på den.
I kolumnen ”Nivå” anger ni vilken påminnelsenivå ni vill använda för er påminnelse. Exder kommer att välja
nivå ett eftersom att ingen tidigare påminnelse finns. Exder föreslår lämplig påminnelsenivå automatiskt.
Om ni vill att Exder inte ska skicka några påminnelser kryssar ni i rutan ”Skicka ej påminnelse”. I vårt
exempel väljer vi dock att skapa en påminnelse genom att klicka ”Spara”.
3 April 2012
Sida 127
Exder genererar nu påminnelsen och efter några sekunder kommer frågan upp om ni vill öppna er skapade
påminnelse. Ni klickar på knappen ”Öppna”.
På PDF:en ovan kan ni se information samt totalbeloppet av det belopp som påminns (vilket inte syns i vårt
exempel). Påminnelsen kan antingen skrivas ut och skickas som brev eller via e-post om ni önskar. Vill ni
skicka den som e-post kan ni dels använda Acrobat Readers e-postfunktion (Arkiv, e-post) dels spara
PDF:en på din PC och bifoga den som en fil i ett e-postmeddelande.
Om ni skulle ha skickat påminnelse till en kund med flera sena och förfallna fakturor skulle alla fakturor
gällande samma kund hamnat som rader på samma påminnelse.
Om dessa fakturor har olika nivåer på påminnelser kommer Exder att skriva ut texten som hör till
påminnelsen med den högsta nivån eftersom det är den mest allvarliga och förmodligen har den mest tydliga,
eller argaste, texten.
3 April 2012
Sida 128
2.5.3
Varning vid nollbelopp på fakturarader
I rutinen ”Uppdatera fakturor” varnar Exder om ni försöker slutföra en faktura som har en fakturarad med
nollbelopp. Exder gör så att ni inte av misstag skapar en faktura med ett lägre fakturabelopp än ni tänkt.
Om ni har en fakturarad med nollbelopp kommer Exder att fråga om ni ändå vill spara/slutföra fakturan.
Klickar ni ”OK” sparas/slutförs fakturan och klickar ni ”Avbryt” kommer ni tillbaka till sidan och kan justera
fakturan.
2.5.4
Förbättring i påminnelserutinen
För att inte riskera att en kreditfaktura, eller en delvis krediterad faktura, påminns felaktigt i påminnelserutinen
har vissa förbättringar gjorts.
I listan över påminnelser visas ny kolumn där man uppmärksammar att fakturan har tillhörande kreditfakturor
genom att visa dessa fakturanummer i röd text. Också själva kreditfakturan markeras med ordet
”Kreditfaktura” i röd text.
Ej utbetalade kreditfakturor visas i lista oberoende av förfallodatum.
3 April 2012
Sida 129
2.5.5
Bättre kontroll av eget fakturanummer
För er som sätter eget fakturanummer i Exder så har vi ändrat så att det inte längre går att av misstag
automatgenerera fram ett för er felaktigt fakturanummer.
Det betyder att ni som vill sätta ert egna fakturanummer kommer att få en varning ifall att ni inte har fyllt i
något fakturanummer.
2.5.6
Skapa räntefakturor
Nu finns i Exder en helt ny rutin där ni kan skapa och skicka räntefakturor till era kunder. Genom den rutinen
får ni bättre kontroll och uppföljning av sena fakturabetalare. Ni kan i rutinen skicka räntefakturor (dock ej
elektroniskt) till kunder och därmed få tillbaka räntan på pengar som ni har legat ute med. På så sätt kommer
era kunder säkert dra sig för att betala sina fakturor för sent framöver.
Först behöver ni göra några grundinställningar i Exder. I rutinen ”Uppdatera artiklar” behöver ni lägga upp en
fakturaavgiftsartikel för dröjsmålsräntan. I exemplet ovan heter artikeln ”DROJ RANTA”. Artikeln är av
artikeltypen ”Fakturaavgift”. Momsen på artikeln sätts till 0 eftersom det inte utgår någon moms på den.
Något pris på artikeln ska inte sättas eftersom dröjsmålsräntan räknas ut av Exder.
3 April 2012
Sida 130
På artikeln behöver ni också lägga upp en lämplig fritext som kommer att synas i räntefakturan. Vi har valt att
lägga upp texten ”Dröjsmålsräntan avser faktura {1} som har förfallodatum {2} och betalades {4}”. Siffrorna
inom klamrarna har olika betydelse och vid skapande av räntefakturor byts {x} ut mot värdena från aktuell
faktura.
{1} = Fakturanummer t.ex. 200505222
{2} = Förfallodatum
{3} = Påminnelsedatum
{4} = Betalningsdatum/när fakturan betalades
{5} = Betalt belopp
{6} = Dröjsmålsränta
{7} = Beräkningsformel inom parenteser
Observera att om ni tänker använda räntefaktureringsavgift behöver ni lägga upp en artikel för den också.
Den ska vara av artikeltypen ”Fakturaavgift” och vara prissatt. Artikeln ska också ha en fritext. I vårt exempel
kommer vi dock inte använda någon räntefaktureringsavgift.
3 April 2012
Sida 131
I rutinen ”Uppdatera företagsinställningar” och fliken ”Betalning” behöver ni lägga upp avgiftsartikeln för
dröjsmålsräntan (”DROJ RANTA”). Den är satt till 24 % i vårt exempel. Om ni vill använda en
räntefaktureringsavgift behöver ni fylla i fältet ”Avgiftsartikel räntefakturering” med en fakturaavgift. Vi har i
vårt exempel valt att inte fylla i det fältet eftersom vi inte tar ut någon räntefaktureringsavgift.
På den här fliken lägger ni upp förvalda inställningar som används i partnerregistret när ni skapar nya
partners. Vill ni inte att räntefakturor ska skickas till en ny partner ska ni i partnerregistret i Exder markera
kryssrutan ”Skicka ej räntefakturor” när partnern läggs upp. Om ni markerar kryssrutan ”Debitera
räntefakturaavgift” betyder det att varje gång ni lägger upp en ny partner i partnerregistret kommer den att
föreslå ”Debitera räntefakturaavgift”.
Observera att ni måste lägga upp en ”Avgiftsartikel räntefakturering” för att Exder ska kunna lägga på en
avgift på räntefakturan.
I Exder räknas dröjsmålsräntan ut på följande sätt: Dröjsmålsräntebeloppet = fakturabeloppet x räntesatsen x
antal dagar sedan fakturan förföll / 365 dagar.
I partnerregistret styr ni räntefaktureringsinställningarna per partner.
3 April 2012
Sida 132
Vill ni inte skicka räntefakturor till en viss partner markerar ni i kryssrutan ”Skicka ej räntefakturor” i rutinen
”Uppdatera partner”. Vill ni att partnern ska debiteras räntefaktureringsavgift markerar ni i kryssrutan
”Debitera räntefakturaavgift”.
I vårt exempel markerar vi inga av dessa två kryssrutor eftersom att vi vill skicka en räntefaktura och vi vill
inte använda någon räntefakturaavgift för partner 1500.
Vi ska följa en faktura i systemet och se hur den kan räntefaktureras.
Faktura med fakturanummer 200500224 förföll till betalning 2005-05-06. Fakturan är på beloppet 20 000 kr
inkl moms.
Fakturan slutbetalas med 20 000 kr men först 10 dagar efter förfallodatum. Fakturan betalades 2005-05-16.
3 April 2012
Sida 133
För att sedan skapa en räntefaktura gå till rutinen ”Uppdatera räntefakturor”.
I exemplet ovan gör vi urval på fakturanummer 200500246 och klickar sedan på ”Spara” för att skapa
räntefakturan. Exder beräknar dröjsmålsräntan till 131.51 kr enligt ovanstående beräkningsformel.
Ni kan i rutinen göra urval på ”Partner”, ”Fakturanummer”, ”Fakturadatum”, ”Betalningsdatum” och ”Minsta
totalbelopp att fakturera”. Just fältet ”Minsta fakturabelopp att fakturera” är effektivt att använda om ni inte vill
skapa några räntefakturor som understiger ett visst belopp. T ex vill ni inte skicka några räntefakturor som
understiger beloppet av 100kr så fyller ni i 100 i fältet.
Nu kommer Exder att generera en räntefaktura. Efter en stund kommer Exder att fråga om ni vill öppna eller
spara räntefakturan. Klickar ni på ”Öppna” så visas räntefakturan i Adobe Reader och ni kan skriva ut den till
skrivare. Klickar ni på ”Spara” så sparas den på er dator.
3 April 2012
Sida 134
2.5.7
Spärra räntefakturering för enskild faktura
I Exder är det möjligt att spärra en enskild faktura som ni inte vill skicka en räntefaktura på. På så sätt slipper
ni ha en massa fakturor som ”ligger i vägen” och stör när ni jobbar med era räntefakturor. Det är även möjligt
att spärra en räntefaktura till en kund som normalt räntefaktureras. Jättesmidigt när kunden har ett giltigt skäl
att inte få en räntefaktura.
Vi illustrerar med ett exempel nedan:
I exemplet ovan kan vi se att vi har en faktura (200500256) som förföll till betalning 2005-07-12 och inte
betalades förrän 2005-07-20. Fakturan är utställd till ”Marias Konditori”. Normalt brukar vi skicka räntefakturor
till henne men den här gången väljer vi att avstå. Eftersom att vi inte vill av misstag råka räntefakturera henne
vid ett senare tillfälle och vi vill slippa se den här fakturan i räntefaktureringen så behöver vi göra enligt
följande:
3 April 2012
Sida 135
Vi går till rutinen ”Skapa räntefakturor” och gör urval på faktura ”200500256” och klickar sedan OK. Vi får upp
att vi kan skicka en räntefaktura till ”Marias Konditori” på 66 kr med avrundning.
Eftersom vi inte vill skicka en räntefaktura så kryssar vi i rutan ”Blockera” och trycker sedan på knappen
”Spara”. Vi kommer även att få en kontrollfråga och det är bara att klicka ok om du vill blockera.
3 April 2012
Sida 136
2.5.8
Utleveransdatum på orderlösa fakturor
I rutinen ”Uppdatera fakturor” är det numera p.g.a. lagkrav obligatoriskt att i fakturor ange leveransdatum. Ni
anger leveransdatum i fältet ”Utleveransdatum”. Fakturor som är baserade på en utleverans får
leveransdatumet från utleveransen. Exder kommer automatiskt att föreslå ankomstdatum till samma som
utleveransdatum.
2.6 Makulering av fakturor, ordrar och utleveranser
2.6.1
Makulering av slutförda order/uteleveranser/fakturor
Det finns nu möjlighet att makulera order, utleveranser och fakturor nästan oavsett vilken status de har.
Undantaget är att bokförda eller betalda fakturor inte får makuleras.
Obs! I de fall ni utbyter elektroniska meddelanden för order, ordererkännande/orderbekräftelse,
leveransavisering och fakturor vill vi göra er uppmärksamma på att ni som leverantör har ansvar att meddela
mottagaren att makulering utförts och att eventuellt ny ersättningsmeddelande skickats. Har ni skickat iväg ett
ordererkännande/orderbekräftelse, leveransavisering, faktura pga att ordern, utleveransen, fakturan slutförts
så gäller dessa till dess att ni meddelar mottagaren annat. Detta måste ni göra manuellt genom att ta kontakt
med EDI-ansvariga hos mottagaren.
Obs! En order kan generera flera utleveranser och fakturor. Det är därför viktigt att välja vad det är ni vill
makulera av order, utleveranser och fakturor eftersom olika händelsekedjor sätts igång beroende på detta.
I nedanstående exempel har vi en slutförd order som dellevererats i två utleveranser där varje utleverans
fakturerats i var sin faktura. Allt är slutfört så elektroniska meddelande har skickats dvs ordern har bekräftats,
utleveranserna har leveransaviserats och elektroniska fakturor har skickats.
3 April 2012
Sida 137
Order 1
Utleverans 1
Utleverans 2
Faktura 1
Faktura 2
1. Vi vill makulera allt dvs ordern, alla dess utleveranser och deras fakturor. Vi väljer då att makulera
ordern i sidan för Uppdatera order. Automatiskt kommer ordern och alla dess utleveranser och deras
fakturor att makuleras. Mottagaren, ev flera olika personer, behöver meddelas om vad som
makulerats.
2. Vi vill makulera utleverans 1 pga att den innehåller felaktigt antal på en levererad artikel. Vi väljer då
att makulera utleveransen i sidan för Uppdatera utleverans. Utleverans 1 och faktura 1 kommer nu
automatiskt att makuleras. Vi kan därefter skapa en ny utleverans samt fakturera denna. Iom detta så
har en ny elektronisk leveransavisering och faktura skickats. Här måste mottagaren givetvis
meddelas om vad som makulerats samt att nya ersättningsmeddelanden skickats.
3. Vi vill makulera faktura 2 för att någon väsentlig information är felaktig i denna. Vi väljer då att
makulera fakturan i sidan för Uppdatera fakturor. Fakturan kommer då att makuleras så att vi kan
ändra den felaktiga uppgiften och skapa en ny faktura genom att fakturera aktuell utleverans på nytt.
När den nya fakturan slutförs så kommer givetvis en ny elektronisk faktura att skickas och
mottagaren måste meddelas om att faktura 2 makulerats och att en ny skickats istället.
2.6.2
Makulering av order dess utleveranser och dess fakturor
Makulering görs i Uppdatera order.
3 April 2012
Sida 138
Knappen Makulera syns bara om ni visar en order som redan är sparad, eftersom det annars inte är möjligt
att makulera. När ni klickar på knappen måste ni alltid bekräfta makuleringen. Bekräftelsen ser olika ut
beroende på orderns status, enligt nedan.
Ifall ordern är sparad men ännu inte slutförd, får ni en enkel fråga om ordern verkligen ska makuleras.
Ifall ordern redan har slutförts men inte levererats, får ni ovanstående meddelande.
3 April 2012
Sida 139
Om ordern slutförts och ett elektroniskt ordersvar skickats, får ni ovanstående meddelande. Om ni väljer att
ändå makulera så meddelas inte kunden elektroniskt att ordern makulerats, utan detta måste ni själva
meddela kunden.
Ifall ni försöker makulera en order som redan levererats och kanske även redan fakturerats får ni ett
meddelande likt det ovan där utleveransernas och fakturornas nummer framgår. Om ni väljer att fullfölja
makuleringen så kommer förutom ordern även i meddelandet nämnda utleveranser och fakturor att
makuleras. Observera också att lagersaldot för eventuella lagerförda artiklar som ingår i utleveransen
kommer att räknas upp med motsvarande kvantitet.
Undantaget från detta är som tidigare nämnts fakturor som redan bokförts eller betalats, helt eller delvis. I de
fallen måste eventuell kreditering göras manuellt. Ett annat undantag är samlingsfakturor. Om ni makulerar
en av flera ingående order eller utleveranser, så makuleras inte samlingsfakturan med automatik.
Om en makulerad order ingår i en faktura som av ovanstående anledningar inte kan makuleras, så visas efter
makuleringen av ordern en varningssida.
Sidan ovan informerar om att order 36 har makulerats. Tillhörande utleverans nr 3 har också makulerats.
Ordern har fakturerats i faktura 200400014 som inte kunde makuleras eftersom den redan är betalad,
bokförd eller möjligen är en samlingsfaktura bestående av flera order.
Tryck här på << Uppdatera order för att återvända till order-sidan, eller klicka på ett fakturanummer för att gå
till Uppdatera fakturor och hantera krediteringen.
Om inget problem uppstår med makulering av faktura meddelas ni istället om resultatet i det så kallade
statusfältet längst ner i webbläsaren. Exempel:
3 April 2012
Sida 140
2.6.3
Makulering av utleverans och dess faktura
Makulering görs i Uppdatera Utleverans.
Vid makulering av en utleverans fungerar det i huvudsak likadant som vi makulering av order. Den stora
skillnaden är att den order som levererats får sin status backad, så att man kan göra en ny utleverans. Vad
orderns status blir beror då på om den har några andra, icke makulerade utleveranser (Dellevererad) eller
inte (Slutförd). Även i detta fall räknas eventuella lagersaldon upp.
2.6.4
Makulering av faktura
Makulering görs i Uppdatera Fakturor.
3 April 2012
Sida 141
Samma sak gäller för makulering av fakturor som för order och utleveranser. Utleveransernas status backas
till Slutförd så att ny faktura kan skapas. Observera dock att när ni fakturerar utleveransen på nytt så förloras
relationen till den makulerade fakturan, vilken då framstår som orderlös.
Om ni makulerar en faktura som inte baseras på en order – en fri faktura eller en kreditfaktura – så kommer
motsvarande utleverans att makuleras. Lagersaldot på eventuella lagerförda artiklar kommer då också att
räknas upp eller, om det är en kreditfaktura som makuleras, ner.
2.7 PDF Fakturor
2.7.1
3 April 2012
Nytt fält "Godsmärkning" i de generella PDF-fakturorna
Sida 142
I PDF-fakturorna ”Generell fakturablankett” och ”Generell fakturablankett med rabatt” ser ni numera även
underliggande orders godsmärkning. Praktiskt exempelvis om era kunder kan ange önskad godsmärkning
själva, exempelvis i er webbshop.
2.7.2
Generell fakturablankett
På den generella fakturablanketten (pdf) har vi infört en rabattkolumn. Kolumnen visas dock endast om
någon fakturarad har angiven rabatt.
2.7.3
Ny fakturablankett (pdf) med ändrad ordning på Antal och Ápris
Enligt önskemål har vi skapat en ny fakturablankett där vi ändrat ordning så att Antal nu visas före Ápris.
Den nya fakturablanketten har förutom ändring av ordningen på Antal och Ápris också fått annan ordning i
foten. Här visas nu information om Styrelsens säte, Organisationsnr, mfl före information men Plusgiro,
Bankgiro osv.
3 April 2012
Sida 143
För att använda aktuell blankett vid utskrift och när fakturor skickas som e-brev behöver ni ändra följande.
I och med denna release av Exder finns nu möjlighet att sätta förvalda värden på alla dokument-typer, så att
dessa visas automatisk när ni skapar nya partners. Önskar ni därför att alla nya partners får vår nya
Generella fakturablankett (antal, ápris) så anger ni denna i rutin Företagsinställningar fliken Diverse, för
Dokumenttypen Faktura.
3 April 2012
Sida 144
För befintliga partners behöver ni även gå in och ändra i rutin Uppdatera partners.
2.8 Rapporter
2.8.1
Försäljningsstatistik per Säljare
I Exder finns det tre nya fakturalistor som visar hur mycket en specifik säljare har sålt. På så sätt kan ni lätt
följa upp försäljningen. Listorna hittar ni under menyn ”Försäljning” – ”Fakturering” – ”Lista
faktureringsstatistik”.
2.8.1.1
Inställningar
För att använda dessa listor så behöver ni först göra enligt nedan.
3 April 2012
Sida 145
I rutinen ”Uppdatera kontakter” lägger ni upp alla era säljare som en intern kontakt. I exemplet ovan så har vi
gett säljaren Peter Jönsson ”Kontakt-id” PJ. Ni kryssar i rutan ”Intern kontakt”. Ni talar om att befattningen är
leverantörens säljare. Vi har även talat om vad säljaren heter och telefonnummer.
3 April 2012
Sida 146
I rutinen ”Uppdatera partners” behöver ni koppla säljaren till de företag som han säljer till. Det gör vi genom
att per partner (partner 2715 i exemplet ovan) lägga till kontakt-id ”PJ” som en intern kontakt.
3 April 2012
Sida 147
När sedan fakturan skapas så kommer den att kopplas till rätt säljare. Vi kan ovan se att fakturan
”200500318” är kopplat till säljaren ”PJ”.
Detta gäller även inkommande EDI- och webborder.
Även om PJ är standardsäljaren på partner 2715 ovan så kan ni ange en annan säljare vid registreringen.
Exempelvis om PJ är sjuk en dag eller om någon annan säljare av någon anledning gjorde försäljningen
denna gång.
2.8.1.2
Lista ”Försäljningsstatistik per säljare”
Listan ”Försäljningsstatistik per säljare” visar hur mycket som en viss säljare har sålt under perioden.
3 April 2012
Sida 148
I exemplet ovan kan vi se att vår säljare ”PJ” har sålt för 80 836,40 kr från och med den första oktober. Vi ser
även att fakturerat antal är 1155 st.
2.8.1.3
Lista ”Försäljningsstatistik per säljare och kund”
Listan ”Försäljningsstatistik per säljare och kund” visar hur mycket era säljare har sålt till varje enskild kund.
3 April 2012
Sida 149
I exemplet ovan kan vi se att säljaren ”PJ” har sålt för 78 788,90 kr till partner 2715 och 2 047.50 kr till partner
2716.
2.8.1.4
Lista ”Försäljningsstatistik per säljare, kund och artikel”
Listan ”Försäljningsstatistik per säljare, kund och artikel” visar hur mycket en säljare har sålt av varje artikel
till varje kund.
I exemplet ovan kan vi se bland annat att”PJ” har sålt för 78 000 kr av artikel 01030133 till partner 2715.
2.8.2
Lista fakturastatistik med automatiskt urval på användares kostnadsställe
I de listor där urval kan göras på kostnadsställe läggs nu inloggad användarens kostnadsställe som förvalt
värde i urvalsfälten för kostnadsställe. Fälten går ej heller att redigera. Anledningen är att användare med
kostnadsställe enbart skall kunna se de uppgifter som hör till hans/hennes kostnadsställe.
3 April 2012
Sida 150
2.8.3
Nya summeringar i fakturalistor
I rutinen ”Lista försäljningsstatistik” och listorna ”Försäljningsstatistik per kund”, ”Försäljningsstatistik per
säljare och kund” och ”Försäljningsstatistik per säljare, kund och artikel” har vi infört summeringar. På så sätt
är det lätt att ta fram summerad statistik över en försäljningsperiod eller per säljare.
3 April 2012
Sida 151
I exemplet ovan kan vi se att säljare PJ har sålt för 12000 kr och att totalt har säljarna sålt för 24000 kr.
2.8.4
Faktureringsstatistik/ statistikgrupp
I Exder har vi tagit fram ett antal nya fakturastatistiklistor. Dessa hittar ni under menyn ”Försäljning” –
”Fakturering” – ”Faktureringsstatistik/ statistikgrupp”. Listorna kräver att ni har kopplat statistikgrupper till era
artiklar.
I fältet ”Listtyp” väljer ni vilken lista som ni önskar använda. I rutinen kan ni göra urval på fakturanummer,
period, ackumulerat, partner, statistikgrupp artikelnummer och kostnadsställe.
Med period menas t.ex. en månad 060101-060131 medan ackumulerat oftast avser ett större tidsspann som
ett helt kalenderår exempelvis 060101 – 061231.
3 April 2012
Sida 152
2.8.4.1
Grundförutsättningar
Tre av listorna räknar ut den nettovikt som har fakturerats medan de övriga tre listorna visar antalet som har
fakturerats. För att listorna ska fungera behöver vi lägga upp dessa värden på respektive artikel. Vi illustrerar
detta med exempel.
Artikel 12-AGG-A är en sekundärförpackning som innehåller 2520 st ägg och har en nettovikt på 150 kg. Vi
antar också att artikeln tillhör statistikgruppen 00001.
Vi ser i rapporten ”Faktureringsstatistik per artikel” att fakturerat antal är 8 st av artikel 12-AGG-A under
perioden. Observera att fakturerat antal inte är detsamma som antalet i paket.
Vi vill nu få reda på hur mycket som har fakturerats i nettovikt och antal (i paket) till partner ICA. Vi gör det
genom att gå till rutinen ”Faktureringsstatistik/ statistikgrupp”. Sex olika listor finns att välja på.
2.8.4.2
Nettovikt per partner och leveransadress
Listan visar hur mycket som har fakturerats i kg sorterat per partner och leveransadress. Om leveransadress
saknas sorterar listan på fakturans köparadress.
3 April 2012
Sida 153
I exemplet ovan ser vi att under perioden har vi fakturerat en nettovikt av 1200 kg (8 x 150kg) för
statistikgrupp 00001. Även den ackumulerade vikten är 1200 kg. Den totala nettovikten är 1234.930 kg.
2.8.4.3
Nettovikt per kostnadsställe och partner
Listan visar hur mycket som har fakturerats i kg sorterat per kostnadsställe och partner.
2.8.4.4
Nettovikt per partner
Listan visas hur mycket som har fakturerats i kg sorterat per partner.
3 April 2012
Sida 154
2.8.4.5
Antal per partner och leveransadress
Listan visar hur mycket som har fakturerats i antal sorterat per partner och leveransadress.
I exemplet ovan ser vi att under perioden har vi fakturerat 20160 st ägg (8 x 2520 st) för statistikgrupp 00001
- även den ackumulerade antalet är 20160 st. Det totala antalet är 21168 st ägg.
2.8.4.6
Antal per kostnadsställe och partner
Listan visas hur mycket som har fakturerats i antal sorterat per kostnadsställe och partner.
3 April 2012
Sida 155
I exemplet ovan ser vi att under perioden så har vi fakturerat 20160 st ägg (8 x 2520 st) för statistikgrupp
00001 - även den ackumulerade antalet är 20160 st ägg. Kostnadsställe 3 har fakturerats 20160 st ägg. Det
totala antalet i rapporten är 21168 st ägg.
2.8.4.7
Antal per partner
Listan visar hur mycket som har fakturerats sorterat per partner.
I exemplet ovan ser vi att under perioden har vi fakturerat 20160 st ägg (8 x 2520 st) för statistikgrupp 00001
- även den ackumulerade antalet är 20160 st ägg. Det totala antalet i rapporten är 21168 st ägg.
2.8.5
Täckningsbidragsrapporter
På uppdrag av kund har vi vidareutvecklat två täckningsbidragsrapporter samt skapat en ny. Dessa finns i
rutinen Lista faktureringsstatistik som listtyperna Faktureringsstatistik per artikel (TB), Försäljning per
partner (TB / kund och artikel) och Täckningsbidrag per leverantör (baserat på lev.fakturor).
3 April 2012
Sida 156
2.8.5.1
Faktureringsstatistik per artikel (TB) och Försäljning per partner (TB / kund
och artikel)
Nytt i dessa listor är
Urval på Leverantörens säljare, genom att ange kod för den kontaktperson som angivits på fakturornas
kontakt med befattningen ”Leverantörens säljare”
Ny kolumn för Täckningsgrad som visar Täckningsbidrag i procent
Vid beräkning av täckningsbidrag används nu ett nytt fält Kalkylpris istället för Inköpspris. Tanken med
Kalkylpriset är att det till skillnad från Inköpspriset även skall inkludera indirekta kostnader såsom
lagerhållningskostnader, frakt-/emballagekostnader osv. och genom detta ge ett mer korrekt TB/TG.
I exemplet ovan tar vi fram listan Faktureringsstatistik per artikel (TB), med urval på Leverantörens säljare =
MP.
Sorterat i artikelordning visas då rader med artikel, artikels beskrivning, fakturerat antal, totalt
försäljningsbelopp, totalt kalkylpris, täckningsbidrag (i primärvalutan) samt täckningsgrad i procent.
3 April 2012
Sida 157
I ovanstående lista gör vi samma urval i listan Försäljning per partner (TB / kund och artikel).
Samma information visas fast nu sorterat per kund och artikel, med delsumma per kund.
Som underlag till listorna finns i vårt exempel den slutförda fakturan 200600082.
3 April 2012
Sida 158
Fakturan har leverantörens säljare = Michael Pellsäter som har Kontakt-ID = MP vilket vi kan se på partner
MP1 där kontakten är upplagd som intern kontakt.
3 April 2012
Sida 159
Obs! Genom att registrera en intern kontakt med befattning = Leverantörens Säljare på era partners får ni
automatisk denna som förvald kontakt på era fakturor vilket alltså möjliggör urval per säljare i dessa listor.
3 April 2012
Sida 160
Fälten Fakturerat antal och Tot försäljningsbelopp hämtas från fakturan med ev. omräkning till
standardvalutan om fakturan är i annan extern valuta.
3 April 2012
Sida 161
Som vi nämnt tidigare beräknas Täckningsbidrag och Täckningsgrad inte längre på Inköpspris utan på det
nya fältet Kalkylpris. Fältet anges per artikel i rutin Uppdatera artiklar i samma enhet som inköpspris d.v.s. i
inköpsenheten.
2.8.5.2
Täckningsbidrag per leverantör (baserat på lev.fakturor)
I samma rutin har vi skapat en ny lista som visar inköpta artiklar per leverantör med beräknat värde på det
täckningsbidrag varje Leverantör lämnar per artikel. Listan baseras på slutförda leverantörsfakturor.
3 April 2012
Sida 162
I exemplet ovan ser vi att listan visar en rad per artikel och leverantör där total inköpskvantitet, totalt
inköpsbelopp, genomsnittligt inköpspris (Tot inköpsbelopp / Inköpskvantitet), artikelns försäljningspris samt
beräknat täckningsbidrag visas.
Urval görs utifrån slutförda leverantörsfakturor varifrån värden på inköpskvantitet och inköpsbelopp också
hämtas.
2.8.6
Urval med partners egenskaper i fakturalistor
Vi berättade i föregående nyhetsbrev att möjlighet nu finns definiera egna egenskaper och koppla dessa till
partners för urval i listor osv. Vi har nu lagt till dessa urval även i rutinen Lista fakturor.
3 April 2012
Sida 163
I exemplet ovan är egenskapen för Exder EDI ikryssad vi får då fram alla fakturor för partners som vi
markerat ha egenskapen ”Exder EDI”, dvs Axfood och ICA.
Tittar vi på dessa partners egenskaper i rutin Uppdatera partners ser vi att förutom denna egenskap så har
de också Exder EPC.
3 April 2012
Sida 164
3 April 2012
Sida 165
3.
Inköp
3.1 Redovisning
3.1.1
Leverantörsreskontra
Vi har även tagit fram en ny leverantörsreskontralista som på samma sätt som kundreskontralista underlättar
avstämning mot redovisningen genom att man även här kan ange ett reskontradatum. Datumet är till för att
visa vilka leverantörsskulder man hade vid en viss given tidpunkt. På så sätt kan man göra avstämning mot
sina reskontrakonton även om redovisningen släpar efter.
Genom att man kan göra urval på utbetalningsstatus kan listan också användas för att se vilka betalningar
som skickats till postgirot.
Listan visar alltså alla leverantörsfakturor och gjorda utbetalningar på dessa fram t.o.m. angivet
reskontradatum. För att använda listan väljer du rutinen "Leverantörsreskontra" från menyvalet "Inköp".
I exemplet ovan har vi valt att göra ett urval per 2004-09-15 samt utbetalningsstatus "Bokförd" till "Bokförd".
Anledningen till detta är att vi då vet att vi endast får med transaktioner som bokförts till Exders
affärsredovisning och därför lämpar sig bra för att stämma av sin redovisning emot.
Använder man inte Exders bokföringsrutiner skall man istället välja utbetalningsstatus "Slutförd" till "Slutförd"
för att se enbart slutförda transaktioner, dvs hur mycket var vi skyldiga våra leverantörer fram tom angivet
reskontradatum.
Eftersom utbetalningar skapas med egna betalningslöpnummer redan vid det tillfälle som man skickar
utbetalningar till postgirot (rutin "Skicka utbetalningar") finns även här möjlighet att inkludera/exkludera dessa
betalningar i denna lista genom att välja olika utbetalningsstatus from/tom.
Observera att listan endast visar obetalda fakturor och dess delbetalningar fram tom reskontradatumet. Om
fakturan har markerats som slutbetald senast angivet datum visas inga uppgifter om fakturan då ingen
leverantörsskuld återstod.
I exemplet ovan ser vi att faktura "200410108" delbetalats två gånger. En gång 2004-09-05 med 500:-, och
en gång 2004-09-07 med 300:-.
3 April 2012
Sida 166
Resterande belopp på 450:- slutbetalas 2004-09-22 i utbetalning med betalningslöpnummer "52".
När vi sedan åter tittar i listan med reskontradatum satt till samma dag som faktura slutbetalades så visas ej
längre varken faktura eller dess delbetalningar i listan eftersom någon leverantörsskuld ej längre existerar för
denna faktura.
Nedan visas en tabell med de olika utbetalningsstatusarnas betydelse.
Utbetalningsstatus
Betydelse
Skapad
Ej relevant. Status för framtida bruk när Exder kan ta emot elektroniska
utbetalningar.
Granskad
Utbetalningen har uppdaterats men endast sparats av en användare.
Betalningsfil skapad
Utbetalningsfil har skapats men har av användaren ej markerats som skickad.
Betalningsfil skickad
Utbetalningsfil har skapats och markerats av användaren att den även skickats.
Betalningsfil mottagen
bekräftelser på att skickade betalningar utförts.
Bealningsfil inläst
bekräftelser på att skickade betalningar utförts.
Slutförd
Utbetalningen har slutförts. Relevant om man inte använder Exders
bokföringsrutiner.
Bokförd
Utbetalnings har slutförts och bokförts dvs en bokföringsverifikation har skapats
vid samma tillfälle. Relevant om man använder Exders bokföringsrutiner.
3 April 2012
Sida 167
Makulerad
3.1.2
Utbetalningen har makulerats.
Lista Leverantärsfakturor
Partners namn har lagts till i två listor så att man tydligare skall se vem man handlar med. För att få plats med
detta har datumen kortats av och fått formatet ÅÅMMDD istället för det som är vanligast i Exder: ÅÅÅÅ-MMDD.
3.1.3
Vid inmatning av leverantörsfakturor kan ni numera ange leverantörsfakturans radbelopp inkl moms och
slipper därmed ange det exklusive moms. Det underlättar inmatningen av leverantörsfakturor som redan har
momsen inkluderad i beloppet. Ni slipper då manuellt räkna om beloppet till ett belopp exklusive moms.
3 April 2012
Sida 168
För att aktivera denna funktion gå till rutinen ”Uppdatera företagsinställningar” och klicka på fliken ”Betalning”.
Kryssa i rutan Lev.fakturabelopp anges inkl. moms.
Vid registreringen av leverantörsfakturor i ovanstående exempel anger vi att artikel 059 har ett belopp av
5000 kr ink moms och att momssatsen är 25 %.
3 April 2012
Sida 169
Eftersom att vi har ställt in under ”Företagsinställningar” att alla belopp är inklusive moms räknar nu Exder om
beloppet till 4000 kr exklusive moms och momsen 1000 kr.
3 April 2012
Sida 170
3.2 Inköp/ Lagerhantering
3.2.1
Aktivitetsdiagram Inköpsorder
Exder användare
Inköpsbehov
Exder
Leverantörer externa
Rutin "Lista Artiklar"
Lista artiklar
[Beställa artikel?]
[Nej]
[ Ja]
Beställa från leverantör
Rutin "Uppdatera inköpsorder"
Inköpsorder
Ordererkännande
Leverantören ordererkänner
Markera order som erkänd
Orderbekräftelse
Leverantören orderbekräftar
Markera order som bekräftad
3.2.1.1
Inköpsorder
Vi satsar på att göra Exder till ett ännu mer komplett affärssystem. Därför har vi nu påbörjat lägga till rutiner
för inköp- och lagerhantering.
3 April 2012
Sida 171
Kommande versioner kommer därför att innehålla stora förändringar för att systemet skall kunna stödja
inköpsfunktionen med vilka artiklar som behöver beställas/produceras, när och av vem, så att inga brister
uppstår vid leverans av egna order mot kund.
Som ett första steg i denna process har vi nu lagt till möjlighet att registrera beställningar till leverantörer i
form av sk. inköpsorder.
3.2.1.2
Uppdatera inköpsorder
Detta görs i menyn Inköp  Uppdatera inköpsorder.
Genom att först ange vilken leverantör man önskar beställa av kan ovanstående information anges i fliken
Huvudinformation.
3 April 2012
Sida 172
I fliken Adresser kan adresser och kontaktpersoner anges för era egna köpar-/leveransadresser...
3 April 2012
Sida 173
... samt för leverantören.
3 April 2012
Sida 174
I fliken Textinformation kan valfri text anges för hela ordern, har man ett avtal, kontrakt, prislista med
leverantören kan detta anges för texttypen Avtal/kontrakt.
De artiklar ni önskar beställa kan tillsammans med önskat leveransdatum anges i fliken Radinformation.
Fritext samt avtal/kontrakt kan anges även per orderrad.
3 April 2012
Sida 175
Som vanligt kan inköpsordern antingen sparas eller slutföras, möjlighet finns då att skriva ut den som ett pdfdokument.
3 April 2012
Sida 176
3 April 2012
Sida 177
F.n. kan endast inköpsorder skrivas ut på skrivare och skickas till leverantören. Men längre fram kommer
möjlighet att finnas att skicka den elektroniskt beroende på leverantörens möjlighet att ta emot dessa.
Obs! Varje rad kan markeras med bekräftat antal och bekräftat leveransdatum/-tid. Möjlighet finns också att
ange om hela inköpsorder refuserats, erkänts och/eller bekräftats. Dessa fält kan tillsvidare uppdateras
manuellt men även dessa kommer sedan automatiskt att underhållas för de leverantörer som kan ta emot
elektroniska inköpsorder och skicka tillbaka elektroniska ordersvar.
Observera alltså att man kan markera en inköpsorder som erkänd/bekräftad efter att den har slutförts genom
att ange datum/tid för när den erkänns och/eller bekräftas. Bekräftas den med annat antal och/eller annan
leveranstid kan även dessa fält ändras.
Genom att ange datum för när ordern bekräftats samt på raden ange bekräftat antal och bekräftat
leveransdatum har vi bekräftat vår inköpsorder.
3 April 2012
Sida 178
3.2.1.3
Lista inköpsorder
Ny rutin för att lista inköpsorder har skapats. Välj menyn Inköp  Lista inköpsorder. Enkel och detaljerad lista
kan tas ut.
När sedan inköpsordern levereras kan nu enkelt inleverans registreras genom att aktuell inköpsorder anges.
I vårt fall anger vi inköpsorder 7 i fältet Skapa ny inleverans från inköpsorder.
3 April 2012
Sida 179
En inleverans skapas då med förvalda värden på Levererat antal. Som vanligt uppdateras lagerförda
artiklars saldon när inleveransen slutförs. Obs! Inleveranser har kompletterats med fält för tidpunkt för
avisering. Vid handel med leverantörer som kan skicka elektroniska leveransaviseringar kommer fälten
Aviserad datum/tid automatisk innehålla tidpunkten när avisering inkommit.
3.2.1.4
Söka på GTIN/Partners artikel för eget artikelnummer i Uppdatera
inleverans
Möjlighet finns nu i sidan för Uppdatera inleverans att lämna fältet för eget artikelnummer blankt och istället
söka fram detta genom att ange Kodlistas artikel (GTIN) eller Partners artikel.
3 April 2012
Sida 180
Exempel ovan visar att man genom att mata in Kodlistas artikel i vårt fall GTIN får nedanstående resultat.
Dvs automatiskt sökes det egna artikelnumret fram och visas i fält Artikel.
Ett ytterligare exempel där fältet Partners artikel används för att söka fram värden på fälten Artikel och
Kodlistas artikel. Vilken partner dvs leverantör som det handlar om tas från fältet Partner.
Oavsett vilket fält av Artikel, Kodlistas artikel eller Partners artikel som anges så kommer värden på alla
tre att fyllas i om uppgifterna finns.
3 April 2012
Sida 181
3.2.2
Aktivitetsdiagram Inleverans
Exder användare
Exder
Leveransavisering
Leverantören leveransaviserar
Reg. inleverans som aviserad
Rutin "Uppdatera inleverans"
Följesedel
Leverantören levererar
Sök inleverans
[Inlev finns ej]
Sök inköpsorder
Reg inlev manuellt
[ Inköpsorder finns ej]
[ Inköpsorder finns]
Skapa inlev från order
[ Inleverans finns]
Slutför inleverans
Lagersaldon uppdateras
3 April 2012
Sida 182
3.2.2.1
Lista inleveranser
Det finns även en rutin för att Lista inleveranser. Med inköpsbelopp från aktuell inköpsorder Inköpspris samt
även ett beräknat och kalkylbelopp utifrån artikelns Kalkylpris.
Enkel lista enligt nedan.
Detaljerad lista enligt nedan.
3 April 2012
Sida 183
3.2.2.2
Uppdatera inleveranser
I Exder familjen har det tillkommit helt nya funktioner för att hantera era inleveranser av varor och produkter.
På så sätt kan ni använda Exder för att på ett enkelt sätt hantera ert lager med både inleveranser och
utleveranser. Vi beskriver hur detta fungerar med ett enkelt exempel.
I vårt exempel är lagersaldot 0 st för artikel ”6501E”. D.v.s. hittills så har vi inga miniräknare i vårt lager.
Vi antar nu att vi har fått en inleverans på 500 st miniräknare. Gå till menyn ”Inköp” och menyvalet
”Uppdatera inleverans” för att börja att registrera inleveransen.
3 April 2012
Sida 184
Vi börjar med att registrera ankomstdatum av inleveransen (2005-08-10). Sedan fyller vi i vilken partner
(leverantör) som inleveransen kom ifrån. I vårt exempel kom inleveransen av miniräknare ifrån ”PREV AB”. Vi
väljer även att fylla i leverantörens följesedelsreferens.
Observera att det är endast ankomstdatum och partner som är obligatoriska uppgifter på fliken
”huvudinformation”. Övriga uppgifter är frivilliga.
3 April 2012
Sida 185
Sedan klickar vi på fliken ”Textinformation” och knappen ”Lägg till ny rad”. Här kan vi lägga till en fritext som
handlar om inleveransen. Vi tycker att ”PREV AB” gjorde en väldigt snabb leverans och skriver det i
fritextfältet. Det här är dock frivilliga uppgifter och inte alls obligatoriska.
3 April 2012
Sida 186
Till sist klickar vi på fliken ”Radinformation”. Här fyller vi i vad som är inlevererat. Vi fyller i artikelnummer
”6501E” och 500 st. Övrig information under den här fliken är frivillig. Om vi vill så kan vi per inleveransrad
lägga till en textrad men vi väljer att inte gör det här. Textraden kan dock vara smidig att använda om man vill
göra någon form av påpekande för just det artikeln.
Sedan slutför vi inleveransen genom att klicka på knappen ”Slutför”.
Inleveransen får nu statusen slutförd och lagret kommer att räknas upp med de artiklar som ni gjorde
inleverans på. Exder ger också inleveransen ett inleveransnummer som i vårt exempel är ”5”.
I listan ”Lagersaldo” kan ni se att lagersaldot har räknats upp med 500 st miniräknare.
3.2.2.3
Markuler slutförd inleverans
Ni kan också i modulen makulera en slutförd inleverans. Det gör ni genom att plocka upp inleveransen i
rutinen ”Uppdatera inleverans” och sedan klicka på knappen ”Makulera”. Observera att Exder kommer också
att räkna ner ert lagersaldo med det antal som inleveransen innehåller. Om vi som exempel hade valt att
makulera inleverans ”5” så hade lagersaldot minskat ifrån 500 st till 0 st igen.
En makulerad inleverans kan aktiveras igen och den kan även ändras innan den slutförs igen. På så sätt är
det lätt att justera en inleverans igen ifall att den har registrerats in felaktigt.
3 April 2012
Sida 187
Det är också möjligt att registrera negativa inleveranser. Fyll i antalet med ett minustecken framför så
kommer Exder att räkna ner lagersaldot.
Observera att artikeln behöver vara av typen lagerförd för att lagret ska räknas upp eller ner. Anledningen till
det är att exempelvis fakturaavgift inte kan lagerföras.
3 April 2012
Sida 188
3.2.3
Aktivitetsdiagram Leverantörsfaktura
Exder användare
Exder
Leverantörsfaktura
Leverantören fakturerar
Sök inköpsorder
Rutin "Uppdatera leverantörsfakturor"
[ Inköpsorder finns ej]
Reg lev.faktura manuellt
[ Inköpsorder finns]
Skapa lev.faktura från inköpsorder
[Levererat antal EJ OK]
[Levererat antal OK]
Spara lev.faktura
Slutför lev.faktura
Rutin "Uppdatera leverantörsfakturor"
Välj faktura
Lista ej slutförda lev.fakturor
Kontrollera sparade lev.fakturors leveranser
3 April 2012
Rutin "Lista leverantörsfakturor"
Sida 189
3.2.3.1
När leverantörsfakturan så småningom anländer kan nu denna enkelt registreras i rutin Uppdatera
leverantörsfakturor genom att aktuell inköpsorder kan anges i fältet Skapa ny faktura från inköpsorder.
En faktura skapas med förvalda värden på fakturerat antal. Obs! Under fält för fakturerat antal visas även
summa inlevererat antal för aktuell inköpsorderrad. Genom detta ges en enkel möjlighet att stämma av
fakturerat antal mot levererat antal. Om allt stämmer kan faktura slutföras så den kan betalas eller bara
sparas i avvaktan på kommande leveranser.
3.3 Ny förbättrad lager-/inköpshantering med jämförelser mot disponibelt
saldo
För att förbättra Exders lager-/inköpshantering har vi infört ett nytt begrepp disponibelt saldo som till skillnad
från lagersaldo tar hänsyn till liggande inköpsorder, produktionsorder och kundorder.
Disponibelt saldo beräknas som artikelns lagersaldo + antal på ej inlevererade inköpsorder + antal beordrat
men ej producerat på produktionsorder – antal på ej utlevererade kundorder - beräknat men ej avropat antal
på produktionsorderrader. Det är alltså ett prognostiserat värde på lagersaldots förändring över tiden.
Hittills i Exder har man enbart kunnat göra jämförelser av artikelns lagersaldo mot beställningspunkt för att få
fram artiklar som behöver beställas men nu har vi skapat en ny rutin Lista lagernivå där även jämförelser kan
göras mot disponibelt saldo. Anledningen är att man i sin materialbehovsplanering inte bara skall kunna ta
hänsyn till vad man idag har i sitt lager utan inkludera förväntade in-/utleveranser för bättre framförhållning.
För att ytterligare exemplifiera Exders tankesätt visas nedanstående graf över en artikels disponibla saldo.
3 April 2012
Sida 190
Grafen visar antal i lager samt hur liggande kundorder framåt i tiden gör att lagret först förväntas minska fram
till en liggande inköpsorder gör att det återigen förväntas öka. Beställningspunkten finns här inritad som linje
eftersom det är mot denna punkt Exder gör sina jämförelser vid uttag av artiklar som kan behöva köpas in
eller tillverkas.
Vi fortsätter för att se hur detta är implementerat i Exder. Som exempel har vi en lagerförd artikel MP001,
som har ett lagersaldo på 30 st, beställningspunkt på 10 st. samt registrerade kundorder på 22 st.
I den nya rutinen Lista lagernivå (meny Artiklar) finns möjlighet att göra urval på artiklar som behöver
beställas genom jämförelse av disponibel kvantitet mot beställningspunkt. Fortfarande kan man också göra
jämförelse av lagersaldo mot beställningspunkt även här.
Genom att kryssa i fältet Artiklar som behöver beställas samt Jämför beställningspunkt mot Disponibelt
saldo ser vi att artikel MP001 visas. Disponibelt saldo är 8 st som ju är mindre än Beställningspunkten 10.
Obs! Hade vi gjort jämförelse mot lagersaldo så hade vi inte fått med artikeln då 30 st i lager inte är mindre
än 10 st.
Väljer vi listtyp Disponibelt saldo visas en detaljerad lista hur disponibelt saldo ser ut på artikeln över tiden.
3 April 2012
Sida 191
Här visas alla de förväntade in-/utleveranser i tidsordning som påverkar disponibelt saldo. I vårt fall två order
på totalt 22 st som ger ett disponibelt saldo 2007-01-23 på 8 st (30 – 10 – 12 = 8).
Ytterligare en listtyp finns, Inköpslista. Avsikten med denna är att utgöra ett direkt underlag för registrering
av beställningar i rutinen Uppdatera inköpsorder. Artiklarna sorteras under den leverantör från vilken inköp
gjorts senast av artikeln d.v.s. utifrån den senast registrerade inköpsordern. Artiklar som saknar inköpsorder
visas först i listan då dessa ju saknar leverantör.
I exemplet ovan ser vi att artikel MP001 senast köpts in från Leverantören Sören AB.
Observera också att listan innehåller en rekommenderad Inköpskvantitet i inköpsenheten. Värdet beräknas
som Minsta inköpskvantitet + Beställningspunkten - Disponibelt saldo.
3 April 2012
Sida 192
I vårt fall kan detta beskrivas genom nedanstående graf som visar lagerrörelser över tiden och hur
rekommenderad inköpskvantitet beräknas.
Minsta inköpskvantitet = 30, Beställningspunkten = 10, Disponibelt saldo när den når under
beställningspunkten = 8.
Rekommenderad Inköpskvantitet = 32, (30 + 10 – 8)
Är basenhet och inköpsenhet olika på artikeln görs automatiskt omvandlig med avseende på
Inköpsenhetsmultipel och Inköpsmultipel så att Inköpskvantiteten visas i inköpsenhet som jämn multipel av
Inköpsmultipel.
Minsta inköpskvantitet, Inköpsmultipel är nya fält som kan anges per artikel i rutin Uppdatera artiklar.
3 April 2012
Sida 193
Följer vi rekommendationerna i Inköpslistan så skapar vi en inköpsorder där vi beställer 32 st MP001 av
Leverantören Sören AB med önskat leveransdatum satt till 2007-01-22. Anledningen är att vi vill att artikeln
åter skall finnas i lager dagen före tidpunkten då beställningspunkten underskrids.
3 April 2012
Sida 194
I och med att vi nu påverkat disponibelt saldo så att beställningspunkten ej längre underskrids, visas artikeln
inte i Inköpslistan. Detta syns tydligast i lagernivålistan Disponibelt saldo.
Inköpsorder 14 som förväntas inlevereras 2007-01-22 gör att disponibelt saldo ej längre underskrider
beställningspunkten.
Genom sätta relevanta beställningspunkter på sina artiklar samt regelbunden användning av Inköpslistan ges
bra möjlighet att upprätthålla optimal lagernivå som också ger god leveranssäkerhet.
Tips! Beställningspunkten på en artikel sätts lämpligen till den genomsnittliga förbrukningen under artikelns
ledtid. I vårt exempel från artikel MP001 har vi beställningspunkt = 10 st, ledtiden (tid från det att beställning
3 April 2012
Sida 195
görs till dess att artikeln levererats) = 5 dagar, vilket ger en genomsnittlig förbrukning per dag av 2 st. I teorin
innebär det att om man beställer alla artiklar vars beställningspunkt underskrids kommer man aldrig få
lagerbrist, utan saldot kommer räcka till fram till dess varan på nytt inlevereras.
3.3.1
Varning vid kundorderregistrering när orderantal överstiger lager-/disponibelt
saldo.
Vid registrering av order har det hittills funnits möjlighet att få en varning om angivet beställt antal överstiger
aktuell artikels lagersaldo. Nu har vi infört möjlighet att istället få varning om beställt antal överstiger
disponibel kvantitet för angivet leveransdatum, dvs inte kommer att kunna levereras vid önskad tidpunkt. Iom
att disponibelt saldo tar hänsyn till förväntade in-/utleveranser och inte bara aktuellt saldo ger detta en mer
sann bild över leveranssituationen vid orderregistreringstillfället.
Vid varningstillfället får man möjlighet att ändå behålla aktuellt antal/leveransdatum men man kan också välja
att ta det leveransdatum som systemet föreslår. Detta leveransdatum söker systemet fram genom att se när
disponibel kvantitet är tillräckligt för leverans. Är detta senare än dagens datum + angiven ledtid på artikeln
sätts detta datum.
Vill ni ha denna hjälp vid registrering av order till kund ställs detta in i rutinen Uppdatera företagsinställningar
flik Diverse.
3 April 2012
Sida 196
Kryssa i rutan Varna om bekräftad kvantitet överskrider disponibelt saldo.
När vi sedan registrerar en order där disponibel kvantitet ej räcker till ges följande varning.
3 April 2012
Sida 197
I vårt exempel försöker vi lägga en order på 2000 st med leveransdatum 2007-01-17. Varningsmeddelandet
säger då
Artikel 'MP001': Disponibel saldo 2007-01-19 är 20,0 st. Leverans kan utföras 2007-01-22. Tryck OK för nytt
datum.
Här kan man nu välja att acceptera det av systemet föreslagna datumet genom att klicka på OK, vill man
behålla angivet datum trycker man Avbryt.
Obs! Eftersom felmeddelandet är ett tecken på att risk finns för att en bristsituation kommer att uppstå är det
lämpligt att beställa varan direkt genom att skapa en inköpsorder.
Det av systemet föreslagna nya datumet har här beräknats utifrån att dagens datum + artikelns 5 dagars
ledtid ger 2007-01-22. Hade systemet tidigare hittat tillräckligt högt disponibelt saldo (2000 st) hade detta
datum föreslagits. Ett användbart sätt att använda artiklars ledtid som kan anges per artikel i rutin Uppdatera
artiklar.
3 April 2012
Sida 198
I Fältet Ledtid i dagar har vår exempelartikel 5 dagar.
3.4 Kreditfakturering och lagerhantering
Nu kan ni i Exder göra kreditfakturor och hantera returer i följande flöden:
Orderlösa fakturor
Fakturor som baseras på manuellt registrerad order (ej EDI)
Fakturor som baseras på webborder
Lagersaldot i Exder kommer också att räknas upp beroende vad det är för typ av kreditfaktura. Om
kreditfakturan är en retur eller felleverans så kommer lagret att räknas upp med motsvarande antal enheter
eftersom att ni har fått tillbaka era varor i oskadat skick. Om kreditfakturan enbart är en finansiell transaktion,
volymrabatt eller skadat gods så räknas lagret inte upp. Men det kan ni styra själva.
Vi illustrerar med ett exempel nedan.
3 April 2012
Sida 199
I exemplet ovan så har vi en faktura med fakturanummer 200500295. Fakturan vill vi kreditera p.g.a. att
kunden gjorde en retur av alla varor i fakturan.
Vi går till rutinen ”Uppdatera fakturor”. I fältet ”Fakturatyp” väljer vi ”Kreditfaktura”. Till höger om det fältet
öppnas då upp ett fält som heter ”Anledning till kreditering”. Där väljer vi ”Retur” eftersom kreditfakturan beror
3 April 2012
Sida 200
på en retur av artiklarna. Observera att Exder behandlar lagersaldot lite olika beroende på vilket val du gör
här men mer om det nedan.
I fältet ”Kreditera fakturanummer” slår vi in 200500295 vilken är den faktura som vi ska kreditera. Trycker
sedan på tabb-tangenten. Om ni inte vet fakturanumret på den faktura som ni vill kreditera kan ni söka efter
dessa genom att trycka på sökknappen bredvid. Exder hämtar då alla fakturor som kan krediteras. Observera
dock att ifall att ni har angett en partner i partnerfältet så kommer Exder endast att söka fram fakturor som
har den partnern.
Det fungerar inte att kreditera en kreditfaktura.
3 April 2012
Sida 201
Exder hämtar upp fakturan efter att vi har tryckt på tabb-tangenten. Observera att Exder vänder på
fakturabeloppet dvs gör det negativt. I vårt exempel är beloppet på kreditfakturan -625 kr.
3 April 2012
Sida 202
Om vi klickar på fliken radinformation kan vi se att fakturerat antal sätts till -5 st. Vi ser även att levererat antal
sätts till -5 st. Vi kan justera antalet och vi kan även radera hela raden om vi önskar genom att markera
kryssrutan ”Radera” för den artikelraden.
Genom att levererat antal är satt till -5 kommer Exder att räkna upp lagersaldot för artikeln (6501E) med 5 st.
Om anledningen till kreditfakturan är retur eller felleverans kommer Exder automatiskt föreslå levererat antal
till samma som fakturerat antal. I vårt exempel -5 st i levererat antal. Om anledningen är finansiell
kompensation, volymrabatt eller skadat gods så kommer Exder att föreslå levererat antal till 0 st. Detta pga
att lagersaldot då normalt inte skall räknas upp. Det är dock möjligt att ändra levererat antal manuellt.
Eventuell konteringsinformation kopieras också över ifrån varje fakturarad till kreditfakturan.
I vårt exempel väljer vi att bekräfta -5 st i fakturerat antal och -5 st i levererat antal. Klicka på knappen
”Slutför”.
En kreditfaktura med nummer 200500296 har skapats på -625 kr. Genom att klicka på ”Skriv ut” så kan ni
skriva ut kreditfakturan.
Lagersaldot för artikel ”6501E” har räknats upp med 5 st.
3 April 2012
Sida 203
4.
Exder Allmänt
4.1 Egen företagslogga
Det finns nu möjlighet att i Exder använda sin egen företagslogga i generella orderbekräftelser, följesedlar
och fakturor när du skriver ut/skickar dessa i PDF-format. Genom att använda din egen företagslogga kan du
tydliggöra från vem fakturan kommer.
För att använda denna funktion behöver du först läsa in din logga i Exder. Det gör du i rutinen Uppdatera
företagsinställningar och fliken Firmanamn. Klicka på knappen Bläddra och en Windows filhanterare dyker
upp där du väljer din fil. Välj din fil och klicka sedan Öppna. Exder läser nu in din logga och du kan se den
under kolumnen logotyp. Du kan ha en företagslogga per firmanamn i Exder.
Bildformat som stöds är bl a GIF och JPEG. I exemplet ovan har vi använt en logga som är 125x50 pixel i
storlek. Företagsloggan blir vid utskrift på A4 ark 8 mm hög.
Ett exempel på hur det kan se ut i en faktura i PDF-format. Företagsloggan hamnar alltid längst upp till
vänster i PDF-dokumentet.
3 April 2012
Sida 204
4.2 Förvald fritext
Nu finns det möjlighet att använda förvald fritext, även kända som ”God Jul”-texter, på manuella order och
fakturor i Exder. Detta är användbart när du på dina order eller fakturor vill tala om något för kunden utan att
varje gång behöva lägga in det på varje enskild order eller faktura.
För att använda denna funktion behöver du först lägga upp den förvalda texten som ska användas. Gå till
rutinen "Uppdatera språk" under menyvalen "Diverse", "Språkinställningar". Ange det språk som texten skall
vara på och gå till fliken "Fritexter". Skriv in din text i fältet ”Förvald text”.
När du sedan skapar din order eller faktura kommer fritexten att automatiskt läggas upp som förvald fritext på
order-/fakturahuvudet. Fritexten kan du givetvis sedan ändra under fliken ”Textinformation” på
ordern/fakturan.
Observera att när det gäller webborders och edi-orders så fungerar det som tidigare att eventuell fritext
hämtas ifrån ordern.
4.3 Anpassade menyer per användare
Nu kan ni som användare själv bestämma om ni vill se alla menyer eller endast de menyer som ni använder i
ert dagliga jobb. På så sätt får ni bättre överblick över de menyer och menyval ni har åtkomst till och Exder
blir mera lättmanövrerat.
3 April 2012
Sida 205
Gå till rutinen ”Användarinställningar”. Kryssa ur rutan ”Visa alla menyer” ifall att ni bara vill se de rutiner som
ni har behörigheter till. I annat fall ser ni som vanligt Exders alla menyer.
4.4 Exder idag (dashboard)
När ni loggar in i Exder kommer ni att mötas av en ny startsida i Exder. Vi kallar den Exder idag och där
kommer ni bl.a. att se olika nyckelvärden i ert Exder. På så sätt får ni en snabbare och bättre överblick över
ert bolag och verksamheten.
Varje gång ni kommer till förstasidan i Exder kommer dessa uppgifter att vara uppdaterade, så ni kan alltid se
det aktuella läget i ert företag. Om ni vill komma tillbaka till förstasidan inifrån en funktion i Exder kan ni klicka
på det lilla ”huset” i vänsterkanten,
Exder idag är uppdelat i två kolumner, en med information om försäljning och en med information om
leveransläget. I kommande uppdateringar av Exder kommer detta att kompletteras med information om kundoch leverantörsreskontra med mera.
4.4.1
Försäljning
Ni kan se hur mycket ni har sålt för och hur mycket ni har fakturerat. Ni kan även se hur många order som är
nya, klara att leverera och klara att fakturera. Ni kan även se beloppen för dessa per aktuell månad och valt
bokföringsår.
3 April 2012
Sida 206
I exemplet ovan kan vi se olika nyckelvärden i vårt demobolag. Exempelvis ser vi att det finns kundorder i
januari för 24300 kr, att vi har levererat för 8300 kr och fakturerat för 8300 kr. I kolumnen bredvid ser vi att vi
har tagit emot order för 24300 kr under bokföringsåret 2006.
4.4.2
Leverans
I kolumnen ”Leverans” ser vi vad som ännu inte är levererat. T.ex. har vi 2 st order som är nya och ännu inte
bekräftade, 48 order att leverera dvs. är bekräftade men inte levererade och 5 leveranser att fakturera.
4.4.3
Snabbvägar
Genom att klicka på länkarna så kommer ni automatiskt till den funktion i Exder där ni kan se mer information
eller vidta åtgärder. Om ni till exempel klickar på ”Att fakturera:” ovan kommer ni att få upp den ännu ej
fakturerade utleveransen i rutinen ”Uppdatera fakturor” så att ni snabbt och enkelt kan fakturera den.
4.5 Statuslistan
Statuslistan ger er en snabb överblick på order och faktureringsflödet i ert bolag, genom att visa statusen på
order, utleveranser och fakturor. Listan hittar ni längst ut till vänster i verktygsmenyn i Exder.
I statuslistan har vi lagt till en kolumn som visar namnet på leveransadressen och en kolumn som visar
kostnadsställe. Kolumnen för kostnadsställe visas endast om ert bolag använder automatisk
kostnadsställefördelning av order.
3 April 2012
Sida 207
I exemplet ovan ser ni både kolumnen för Namn och Kostnadsställe. Det betyder att order 742 ska
levereras till ICA Kvantum Sandviken och ordern har fördelats på kostnadsställe 1018.
När en order beställs i ICA butikspackscentralflödet (BPC) visar Exder namnet
I första hand från butiksadress på ordern
I andra hand från leveransadressen
När en order beställs i ICA butikspacksspeditionsflödet (BPS) visar Exder namnet
I första hand från butiksadressen på ordern
I andra hand från godsmottagningsadressen
I alla övriga fall kommer ni att se namnet från leveransadressen.
Observera att informationen hämtas ifrån ordern.
4.6 Snabbkommandon
I Exder kan ni använda olika snabbkommandon på tangentbordet för att manövrera runt. Ni slipper därmed
att använda musen så mycket.
Följande snabbkommandon finns att tillgå:
Alt + S = Spara/OK-knappen
Alt + F = Slutför-knappen
Alt + flikordningsnummer; ex Alt + 2 = Flik 2
Tryck sedan direkt på Enter för att köra kommandot.
4.7 Söka Första/Föregående/Nästa/Sista post i uppdateringssidor.
I de uppdateringssidor som används mycket och ofta har vi nu lagt till möjlighet att söka fram första,
föregående nästa, och sista posten. Det kan röra sig om artiklar, partners, adresser men också order,
utleveranser och fakturor. Ett smidigt sätt att söka sig framåt och bakåt i dessa sidor.
3 April 2012
Sida 208
Längst ner i dessa sidor bredvid SPARA-/RADERA-knapparna har vi lagt klickbara länkar med texten <<
Första | < Föregående | Nästa > | Sista >>. I vårt exempel klickar vi på Nästa > i rutin Uppdatera artiklar för
varucertifikat vilket innebär att ny sida visas med nästa artikel i artikelnummerordning.
3 April 2012
Sida 209
På samma sätt kan vi söka fram order, utleveranser, fakturor mm.
3 April 2012
Sida 210
I exemplet ovan söker vi fram sista ordern (högst ordernummer) i rutinen Uppdatera order…
3 April 2012
Sida 211
... och fortsätter söka fram föregående order genom att klicka på < Föregående.
3 April 2012
Sida 212
Ett smidigt och tidseffektivt sätt att snabbt få fram senast inkomna/registrerade order.
4.8 Ny decimalhantering av antal i Exders listor/generella pdf-dokument.
Tidigare har Exder alltid presenterat alla antal med 3 decimaler i listor och pdf-dokument. D.v.s. har en kund
beställt 1 st så har detta visats som 1.000 st. Vi har nu förbättrat detta så att Exder enbart visar signifikanta
decimaler upp till maximalt 3 decimaler. Med ”signifikanta decimaler” menas antalet decimaler som faktiskt
används, dvs ej avslutande 0:or.
Detta innebär att det beror på hur antalet registreras om decimaler visas eller ej.
Exempel: Vi skapar en faktura på fisk som beställts i följande mängder.
10 kg Abborre
10,1 kg Gädda
10,123 kg Gös
3 April 2012
Sida 213
I rutin Uppdatera fakturor registreras detta på vanligt sätt genom att ni anger beställt antal med så många
decimaler som behövs.
En faktura skrivs ut för att skickas till kunden.
3 April 2012
Sida 214
Beroende på hur många decimaler som registrerades i ordern visas nu antal olika. Dvs. det är enbart när
decimaldelen innehåller signifikant tal <> 0 som den visas. För er som vanligtvis alltid använder enhet styck
där det normalt handlar om heltal kommer inga decimaler att visas.
Detta gäller i alla Exders generella pdf-dokument för orderbekräftelser, följesedlar, fakturor, inköpsorder,
leverantörsfakturor men också i alla listor.
3 April 2012
Sida 215
Som vi kan se exempel på i denna fakturastatistiklista.
4.9 IBAN
Ni kan nu visa ert IBAN (International Bank Account Number) i PDF-standardfakturorna. För att ställa in det
gör ni enligt exemplet nedan. Gå till rutinen Uppdatera företagsinställningar och klicka på fliken Betalning.
3 April 2012
Sida 216
Fyll i ert IBAN i fältet IBAN som bilden ovan visar.
Längst ner på fakturan ser ni IBAN-numret.
4.10 Förtydligande av felmeddelanden vid radering
Vi har förtydligat alla Exders felmeddelanden av typen Kan inte radera X används på Y, genom att lägga till
ID-begreppet på Y. Anledningen är givetvis att ni enklare skall kunna förstå vad ni måste ändra i systemet för
att få önskad radering utförd eftersom ni inte kan ta bort en partner, artikel e.dyl som redan använts i en
order, faktura eller liknande.
Enklast beskrivs detta genom ett exempel.
3 April 2012
Sida 217
Ovan försöker vi radera artikel 06782900.
Vi får ett felmeddelande att artikeln inte kan raderas då den finns i order med ordernr 86 på rad 1. I tidigare
version visade vi inte vilken order:rad artikeln fanns på.
3 April 2012
Sida 218
5.
Artikelregister
5.1 Statistikgrupper
I Exder har vi infört ett nytt begrepp som heter statistikgrupper. Statistikgrupperna underlättar för er genom att
gruppera och sortera era artiklar i t.ex. listorna. Vi illustrerar med ett exempel.
Vi antar att ni är ett företag som säljer ägg och att ni har mängder av olika artiklar. På något sätt vill ni skilja
mellan vita, bruna och gula ägg. Då kan ni använda dessa statistikgrupper. Gå först till rutinen ”Uppdatera
statistikgrupper” som ni hittar under menyn ”Artiklar”.
I exemplet ovan fyller vi först i fältet ”Statistikgrupp” värdet 00001 och i beskrivningsfältet beskrivningen på
statistikgruppen (Vita ägg). Tryck sedan ”Spara” för att spara statistikgruppen. Sedan gör vi motsvarande för
våra bruna ägg som tilldelas statistikgrupp 00002 och de gula äggen som tilldelas statistikgrupp 00003.
Ni kan tilldela statistikgrupperna en beskrivning både på svenska och alla de övriga språk som ni använder
internt i Exder.
Om vi nu söker efter våra statistikgrupper ser det ut enligt ovan i söklistan.
3 April 2012
Sida 219
Efter att vi har lagt upp dessa statistikgrupper behöver vi koppla dessa till respektive artikel. Det gör vi i
rutinen ”Uppdatera artiklar” och under fliken ”Pris”.
I exemplet ovan matar vi in i fältet ”Statistikgrupp” att artikeln 12-AGG-A tillhör statistikgrupp 00001. Genom
att klicka på sökknappen bredvid fältet kan ni även söka fram alla tillgängliga statistikgrupper. Tryck sedan
”Spara” för att spara artikeln.
I rutinen ”Lista artiklar” kan ni sedan göra urval på utifrån era statistikgrupper. I exemplet ovan har vi valt att
göra ett urval på artiklar som tillhör statistikgrupp 00001 genom att fylla i både fr.o.m. och t.o.m. fälten för
3 April 2012
Sida 220
statistikgrupp. Sedan klickar vi ”OK” och Exder listar nu fram artiklarna. Exder hittar tre artiklar bl.a. artikel 12AGG-A.
Urvalet på statistikgrupper fungerar för listorna enkel, detaljerad och lagersaldo.
5.2 Sökning efter artiklar även på Artikeltyp
Vi har förbättrat artikelsökningarna i Exder så att ni kan söka även på artikeltyp. Därmed är det enkelt att
exempelvis söka fram alla era artiklar av typen fakturaavgift. Ni gör enligt nedan exempel. Gå till rutinen
Uppdatera order.
På orderraden klickar vi på sökknappen för att söka fram önskad artikel.
I sökfältet skriver ni ”fakturaavgift” och klickar sedan OK. Nu söker Exder fram alla artiklar som matchar
sökbegreppet. I bilden ovan ser vi att Exder har hittat sex olika artiklar som är av artikeltypen fakturaavgift. Ni
kan nu välja önskad artikel och sedan fortsätta att registrera ordern.
Den här ändringen gäller i hela Exder när ni söker efter artiklar.
3 April 2012
Sida 221
5.3 Ramavtal
5.3.1
Ramavtal kan nu innehålla artikel med pris 0 kr
I rutinen Uppdatera ramavtal kan ni numera sätta en ramavtalsrad till priset 0. D.v.s. fältet är inte längre
obligatoriskt att ange. När man sedan skapar en prislista så får också den artikelraden 0 i belopp.
Det betyder att Exder också kan hämta ett 0 belopp ifrån ramavtalet eller prislistan under förutsättning att det
är giltigt och lägga det på order/fakturaraden för den artikeln.
Bilden ovan visar ett ramavtal där artikel 300101 har A-priset satt till 0 kr.
5.3.2
Ramavtal-/prislistehantering anpassad till senaste versionen av ESAP 20
Dagligvaruhandelns stora köpare (ICA, Coop, Axfood, mfl) håller på att gå över till handelsflödet ESAP 20.
Detta är en relativt ny affärsprocess framtagen av GS1. För mer information och detaljer se GS1 Swedens
hemsida: http://www.gs1.se/sv/Tjanster--tillampningar/Elektronisk-handel/Affarsprocesser/Handelsflodet--ESAP-20/.
Exder har sedan länge haft stöd för ESAP 20. I ESAP 20 är prislista en grundförutsättning eftersom man
inom ESAP 20-projektet strävar efter att förenkla fakturornas innehåll och hantering.
3 April 2012
Sida 222
Arbetet inom ESAP 20 kring prislistan är inte avslutat men för att ligga steget före och erbjuda våra klienter
bra lösningar tidigt har vi på Expert System nu anpassat Exder genom att utöka vår hantering av
ramavtal/prislistor.
Observera att denna förändring påverkar alla ramavtal och prislistor, även er som t.ex. handlar med offentlig
sektor enligt SFTI.
Nytt i Exder är:
Nytt Ramavtalsnummer skapas nu automatiskt av Exder genom att fältet först blankas ut
Flera priser med olika pristyper kan anges per artikel. Följande pristyper kan nu anges:
Pristyp
Listpris
Kontraktspris
Tillfälligt rabattpris
Aktuellt pris, avtalat
Aktuellt pris,
rabatterat
Beskrivning
Normalt listpris som om det anges kommer att gälla även om á-priser
ändras i Exders artikelregister/prisprofiler
Avtalat pris enligt gällande ramavtal/prislista
Tillfälligt rabatterat avtalat pris enligt gällande ramavtal/prislista. Kan
förekomma för varje prislisterad där artikeln har kontraktspris. Används
t.ex. för kampanjer.
Aktuellt pris vid ordertillfället avtalat enligt gällande ramavtal. Aktuellt pris
kan förekomma för varje prislisterad för artiklar med 'dagspris' tex
grönsaker och färsk fisk.
Rabatterat aktuellt pris vid ordertillfället. Kan förekomma för varje
prislisterad om artikeln har Aktuellt pris (dagspris på tex färskvaror)
Intervall för giltighetsdatum kan anges per pris. Finns flera som är giltiga samtidigt tas lägsta pris. Ni kan
alltså sätta flera giltighetsperioder på en artikel, men olika pris i olika perioder.
Stafflade priser. Pris kan anges med kvantitetströskel så att pris väljs utifrån beställd kvantitet på ordern.
En artikel har antingen dagspris eller inte så på samma artiklar kan inte aktuella priser anges tillsammans
med kontraktspris/tillfälligt rabatterat pris.
Ovanstående ändringar har föranlett att rutinen Uppdatera ramavtal nu fått nytt utseende. Rutinen har fått
flikar för registrering av ramavtalets huvudinformation samt en radinformation med alla prislisteraderna.
Numer visas en listas med en rad för varje artikel längst ner i sidan. Genom att klicka på en artikel i listan
visas alla dess priser i mitten på sidan i en uppdateringsdel. Här kan ni sedan lägga till/radera priser och
spara genom att trycka på knappen SPARA.
Obs! Trycker ni på knappen RADERA, raderas HELA ramavtalet.
3 April 2012
Sida 223
Ny
Ny
Ny
Ny
I exemplet ovan visas ett ramavtal med två ingående artiklar. I uppdateringsdelen av sidan visas artikel 1000
med alla dess priser. I vårt fall har artikeln ett
listpris som gäller 2007-01-01 - 2008-03-01 på 1000 SEK oavsett hur mycket som beställs,
avtalat kontraktspris som gäller 2007-01-01 – 2007-12-31 på 900 SEK beroende på om mindre än 1000 kg
beställs,
3 April 2012
Sida 224
avtalat kontraktspris som gäller 2007-01-01 – 2007-12-31 på 800 SEK beroende på om minst 1000 kg
beställs,
avtalat tillfälligt rabattpris som gäller 2007-06-01 – 2007-07-01 på 750 SEK oavsett hur mycket som beställs.
Obs! Flera priser med samma pristyp kan anges som kan överlappa varandra tidsmässigt. Vid ordertillfället
kommer då det LÄGSTA giltiga priset sättas på ordern.
Om det finns flera olika pristyper kommer priset sättas enligt följande prioritering.
Om det gäller priser som inte fluktuerar, dvs. inte ”dagspriser”:
i första hand tillfälligt rabattpris;
i andra hand kontraktspris;
i tredje hand listpris.
Om det gäller aktuella priser (”dagspriser”):
i första hand Aktuell pris, avtalat;
i andra hand Aktuellt pris, rabatterat;
i tredje hand Listpris.
I fliken Huvudinformation registreras som tidigare fälten för ramavtalets referens, giltighetsdatum och
kontaktpersoner.
Inom dagligvarubranschen är det fär närvarande endast Konsum Nord som tar emot elektronisk prislista
enligt ESAP 20. Övriga (Axfood, COOP, ICA, mfl) håller på införa detta.
Exemplet nedan gäller alltså hur ni idag skickar till Konsum Nord och hur ni senare kommer kunna skicka
elektronisk prislista till Axfood.
3 April 2012
Sida 225
Under Kopiera ramavtal >> visas testen Skicka PRICAT >> och genom att klicka på denna visas ny sida.
3 April 2012
Sida 226
I denna sida kan ni på vanligt sätt ange fält som gäller för aktuell prislista. När ni trycker på knappen OK
skickas aktuell prislista iväg.
5.3.3
Förbättringar vid registrering av ramavtal
I maj-releasen ändrade vi rutinen Uppdatera ramavtal för att anpassa denna till affärsflöde ESAP 20, som
dagligvaruhandeln håller på att införa som standard. Dessa ändringar innebär att man skall kunna ange flera
olika pristyper per artikel samt även stafflade priser.
Vi har nu fått önskemål om att införa förbättringar i denna rutin, så att det går enklare att söka fram och ändra
artiklar i listan från första artikeln till sista.
Två ändringar har gjorts:
Nya knappar för att söka fram Första/Föregående/Nästa/Sista artikel i ett ramavtal
Artikellistan behåller nu vald sida över artiklar när man sparar eller byter artikel
Exempel ändring 1.
3 April 2012
Sida 227
Knappar för att söka fram första, föregående, nästa och sista artikel i ett ramavtal har nu lagts till. Detta gör
det enkelt för er att gå igenom era artiklar sekventiellt,
I exemplet ovan har vi artikel 3 framläst, genom att trycka på Nästa > hämtas nästa artikel 4 fram.
3 April 2012
Sida 228
3 April 2012
Sida 229
Exempel ändring 2.
Tidigare listades alltid artiklarna fram från början på sidan 1 efter att man sparat eller valt annan artikel. Nu
behålls senast vald sida när ni sparar eller byter artikel. Anledningen är att man skall kunna klicka på nästa
artikel i listan efter att man uppdaterat vald artikel.
I exemplet ovan visas sidan 2 i artikellistan, vi väljer att spara artikel 20.
3 April 2012
Sida 230
Efter att artikelns pris sparats visas fortfarande samma sida i artikellistan. Genom att klicka på artikel 21 kan
man enkelt ta fram nästa artikel.
5.3.4
Intern kommentar i ramavtalet
I ramavtalet finns nu också möjlighet att ange egna kommentarer. Se fältet Kommentar i fliken
Huvudinformation. Obs! Fältet är avsett för internt bruk och skickas inte med i ev. elektronisk prislista. Trots
fältets längd i sidan kan ni ange upp till drygt 65000 tecken. Här kan ni till exempel beskriva annat kring
avtalet såsom uppsägningsvillkor, leveransvillkor osv.
3 April 2012
Sida 231
3 April 2012
Sida 232
6.
Partnerregister
6.1 Kontakter
6.1.1
Sökegenskaper på kontakter
En kontakt kan numera ha ett obegränsat antal attribut i Exder. Det gör det möjligt att fritt bestämma hur varje
kontakt ska kategoriseras. Om du exempelvis vill att en kontakt ska få nyhetsbrev medan en annan kontakt
både ska få nyhetsbrev och julkort kan du låta Exder hantera det. För att använda denna möjlighet gör enligt
följande:
Gå till rutinen Kontaktegenskaper för att lägga till vilka kontaktattribut som dina kontakter ska ha. Här kan
du se att tre olika attribut lagts upp såsom julkort, nyhetsbrev och födelsedagskort.
3 April 2012
Sida 233
I rutinen Uppdatera kontakter lägger du till vilka sökegenskaper kontakten ska ha. I ovanstående exempel
längst ner till vänster under rubriken Sökegenskap kan vi se att kontakten NICKE har sökegenskapen julkort.
På sätt kan du makera vilka kontakter som ska få julkort. Du kan ange obegränsat antal sökegenskaper per
kontakt.
3 April 2012
Sida 234
När du sedan vill lista och skriva ut dina kontakter går du till rutinen Lista kontakter. I exemplet nedan har vi
valt att visa alla kontakter som har sökegenskapen julkort.
6.1.2
Språkkodade kontaktegenskaper
I Exder kan ni tilldela era kontakter olika egenskaper. Vissa kontakter ska ha nyhetsbrev och andra ska ha
julkort. Allt detta sköts och uppdateras i rutinen ”Uppdatera kontaktegenskaper”. Dessa egenskaper är
numera språkkodade, dvs. ni kan ange dessa på det språk som ni önskar.
I exemplet ovan har vi lagt upp två kontaktegenskaper för nyhetsbrev och julkort.
3 April 2012
Sida 235
Genom att i rutin Uppdatera kontakter ange vilka egenskaper en kontakt har, kan ni senare få en lista på bara
dem som har en viss egenskap. I vårt fall har kontakten NW tilldelats egenskapen för nyhetsbrev.
6.1.3
Uppdatera Kontakter
Nu kan ni lägga upp och redigera era kontakter när ni arbetar i rutinen ”Uppdatera partners”. Ni kan även på
en partner se vilka kontakter som just den partnern har. På så sätt slipper ni att hoppa mellan olika rutiner
och Exder har därmed blivit ännu lättare att jobba med.
3 April 2012
Sida 236
Fliken kontakter
Gå till rutinen ”Uppdatera partners”. Slå in det partnernummer ni vill arbeta med. I exemplet ovan använder vi
partner 1257. Eftersom vår kontakt heter Per så ger vi honom kontakt-ID ”PER”. Vi fyller sedan på med
förnamn, efternamn, telefonnummer och även personens befattning. Tryck sedan på knappen ”Spara”. Exder
sparar nu både partnern och kontakten.
3 April 2012
Sida 237
Lista med partnerns alla kontakter
Efter att ni har sparat så läggs kontakten upp på partnern och ni kan se informationen om kontakten längst
ner enligt bilden ovan.
Kontakt ID
Radera
Genom att klicka på ”Kontakt-ID” i fliken ovan så får ni upp kontakten och partnern direkt och kan redigera
dessa.
Vill ni sedan ta bort kontakten så kryssar ni i rutan radera och klickar sedan på knappen ”Spara” så tas
kontakten bort ur Exder.
OBS! Klicka inte på knappen ”Radera” om ni inte vill ta bort hela partnern.
3 April 2012
Sida 238
6.1.4
Lista kontakter
I listan ”Lista kontakter” har några förbättringar gjorts.
Söka fram kontakter som har vissa egenskaper.
Ni kan numera se kontaktens telefonnummer och sortera listan efter numret.
Genom att klicka på e-postadressen öppnas ert mailprogram med adressen inkluderad och ni kan skriva ert
meddelande direkt till mottagaren. Klickar ni på telefonnumret får ni upp det i Skype och kan ringa direkt.
Observera att för att det ska fungera behöver ni lagra telefonnumret i formatet + 46 8 446 34 00 och
naturligtvis ha Skype installerat. Se www.skype.com för mer information om gratis Internet-telefoni och
Skype.
6.1.5
Adressetiketter
Nu kan ni i Exder skriva ut adressetiketter för alla era kontakter. Lätt och smidigt om ni vill göra ett utskick till
era kunder. Klistra etiketten direkt på kuvertet. Ni sparar tid och det är enkelt.
3 April 2012
Sida 239
Listtyp PDF
Gå till rutinen ”Lista kontakter”. Välj listtyp ”PDF” som i exemplet ovan. Gör sedan önskat urval på vilka
adressetiketter som ni önskar få utskrivna. Vi har valt att ta fram etiketter till alla kunder som ska ha
nyhetsbrev. Klicka sedan på ”OK”.
Exder skapar nu en PDF-utskrift som sedan skriver ut etiketterna ifrån. På ett etikettark kan ni ha 16 olika
adresser. Kontakta oss för mera information om vilket ark som vi rekommenderar att skriva ut adresserna på.
Lättast gör ni det genom att skicka ett email till info@expertsystem.se eller att ringa oss på 08-446 34 00. Du
kan självklart köpa dessa etiketter hos oss om du vill.
6.2 Partners
6.2.1
Partneregenskaper
Möjlighet finns nu att koppla egenskaper till sina partners som gör det enklare att göra urval av partners,
adresser samt kontakter. Ni definierar själva vilka egenskaper ni är intresserade av.
I de olika listrutinerna kan ni sedan kryssa vilka egenskaper
en partner minst måste ha för att visas i Lista partners
en partners adress minst måste ha för att visas i Lista adresser
en partners kontakt minst måste ha för att visas i Lista kontakter
3 April 2012
Sida 240
Exempel. I vårt fall har vi lagt upp följande egenskaper i rutin Partneregenskaper menyval Partners.
Egenskaper läggs till med en egenskapskod samt en beskrivande Egenskapstext. Koden för Egenskap
anger i vilken ordning egenskaperna skall visas. Egenskapstexten är i vårt fall språkkodade då vi i vårt
exempel angivit att alla texter skall anges engelska och svenska.
I rutinen Uppdatera partners fliken Partneregenskaper kan man sedan ange vilka av alla egenskaper en
partner skall ha.
3 April 2012
Sida 241
I vårt fall har vi sagt att partner ICA skall ha egenskaperna Exder EDI, Exder EPR och Exder EPC.
För AXFOOD lägger vi till egenskaperna Exder EDI och Exder EPC.
3 April 2012
Sida 242
För BERGENDAHLS lägger vi enbart till egenskapen Exder EDI.
I rutinen Lista partners kan vi sedan göra urval på en eller flera egenskaper.
I vårt exempel vill vi göra urval på alla partners som minst har egenskaperna Exder EDI och Exder EPC,
genom att kryssa i deras kryssrutor. Resultatet blir då att vi får fram AXFOOD och ICA.
Obs! Partnern måste MINST ha alla ikryssade egenskaper men kan ha fler, för att visas i listan. Exempelvis
så har ju ICA ytterligare en egenskap Exder EPR men kommer med ändå. BERGENDAHLS som ju endast
har en av ikryssade egenskaper visas ej i listan.
I rutinen Lista adresser gör vi samma urval.
3 April 2012
Sida 243
Vi får då fram adresserna för ICA och Axfood.
På samma sätt kan vi göra urval på kontaktpersoner som tillhör en partner som har angivna egenskaper i
rutinen Lista kontakter.
Vi får då fram alla kontaktpersoner som tillhör ICA och Axfood. Obs! Skillnaden mellan partneregenskaper
och kontaktegenskaper. Givetvis går det att kombinera urval så att man enbart får önskade kontakter med
både partners och kontakters egenskaper.
Väljer ni Listtyp PDF skapas en pdf-fil med kontakternas namn och adressinformation lämplig för utskrift av
etiketter på skrivare.
3 April 2012
Sida 244
Samma kontakter visas, men nu med möjlighet att skriva ut som adressetiketter på skrivare.
6.2.2
Layoutförbättring Uppdatera partners
I rutinen Uppdatera partner har vi flyttat fälten partnertyp och partnernamn så att dessa syns oavsett under
vilken flik ni redigerar. På så sätt är det nu lättare att redigera era partners i Exder.
3 April 2012
Sida 245
I exemplet ovan ser vi både partnertyp och partnernamn när vi är inne på fliken Adresser.
6.2.3
Registrera kommentarer på partner
Möjlighet finns nu att registrera kommentarer på varje partner dels från rutinen Uppdatera partners men
också från rutinen Uppdatera avrop. Vi har lagt till ett textfält där ni fritt kan ange exempelvis
försäljningskommentarer mm.
I rutinen Uppdatera partners finns ny flik för registrering av kommentarer (max 65535 tecken).
6.3 Exder RM noteringar.
Om man vill kunna fakturera löpande trots att man brukar göra månadsfakturering går det bra.
3 April 2012
Sida 246
I exemplet har vi gjort dels en order för abonnemang
dels en en order för uppstart.
3 April 2012
Sida 247
Ordern för uppstart har i sin tur genererat po 12437 för löpande debitering.
3 April 2012
Sida 248
Både ordern för abonnemang och och ordern för uppstart är slutförda, även PO för uppstart är slutförd, se
lista slutföra utleveranser
3 April 2012
Sida 249
Här ser vi båda ordrarna. PO 12437 som hör till order 4728 är inte poddad därför ser vi inget belopp för
order4728 eftersom den hade orderadstotal 0.
Vi markerar ändå båda orders för slutförande av utleverans, går därefter till fakturering.
3 April 2012
Sida 250
Då får vi följande faktura
3 April 2012
Sida 251
Här har alltså tiden från den opoddade PO:n dykt upp (3200.80)
3 April 2012
Sida 252

Handledning Exder Business

Transcription

Similar documents

Information om Exder EPC

Rutinbeskrivning Fakturering Vattenfall

Rekommendationer för vård av patienter med långvarig svår

Beställ fast telefoni

Klicka här för att läsa och ladda ner

installationguide yomani.pdf

Elektronisk fakturahantering på ett enkelt sätt Att sälja

Handledning för ICA AOB

Lathund för prislista

LATHUND FÖR GODKÄNNARE/ATTESTANTER I CONTEMPUS

UPPDRAGSBREV

VVS kalkyl - Hantverksdata