Anturadagen 27 november 2014 - Praktikfall Migrationsverket

Utveckling av projektkulturen på
Migrationsverket med stöd av Antura
Göran Dahl
Projektchef
på
Migrationsverket
”Ett Sverige som med öppenhet tar tillvara den
globala migrationens möjligheter”
Migrationsverkets vision
Migrationsverkets uppdrag
• verka för en långsiktigt hållbar
migrationspolitik som värnar asylrätten
• underlätta rörlighet över gränser inom
ramen för den reglerade invandringen
• främja en behovsstyrd arbetskraftsinvandring
• tillvarata och beakta migrationens
utvecklingseffekter
• fördjupa det europeiska och internationella samarbetet.
Uppehållstillstånd 2013
Kvottuttagna 2 %
Asyl
Totalt antal beviljade ansökningar 2013 – fördelade på beslutsgrund
Övrigt 2 %
Skyddsbehov 61 %
Konventionsflykting 32 %
Synnerligen ömmande
omständigheter 5 %
Totalt 28 998 exkl.
kvotflyktingar
Vad handlar det om?
Projekt 2.0  3.0
•
•
•
•
Mognad har ökat
Behov har lösts
Blivit spretigt
Projekt för projektens skull
 Samordning/likformighet/helhetssyn....
eliminera slöseri/dubbelarbete
 Uppdrag till STUC-Projektcenter
Projektläget våren 2012
Pågående projekt
– 38 projekt om 525 miljoner (145 miljoner avsatt i
fonder och 380 miljoner egen finansiering).
– Fördelning utifrån Verksamhetsområden:
-
Mottagning 14
Centrala utvecklingsprojekt 7 - Digitalisering,
Europeiskt Internationellt Samarbete 6
Administration 4
Asyl 3
Målbild projektkultur
• Att vi har ett gemensamt språk och tydliga roller i vårt
projektarbete.
• Att vi har en väl förankrad och lättillgänglig projektmodell.
• Att vi har professionella projektledare och
styrgrupper/projektbeställare.
• Att vi har en projektportfölj med alla projekt i verksamheten och
att portföljen är väl känd i verksamheten .
• Att vi har ett tydligt sätt att prioritera mellan projekt i
budgetarbetet och vid akuta behov.
• Att det upplevs som utvecklande både för individen och för
verksamheten att få delta i projekt.
• Att de projekt om drivs uppfyller sina verksamhetsmål inom
givna tids- och kostnadsramar.
Uthållighet
Före upplysningen
”bära ved och vatten”
Efter upplysningen
”bära ved och vatten”
Projektcenter
Stöd
Modell
Policy och
Standard
Beslutsmodell
Coachning
Projektvård
Strategiska
projekt
Statusbild
Pulsmöten
Kompetens
Kvalitetssäkring
Utbildning
Nätverk
Beslutspunkter
Riskanalys
Portfölj
Verksamhetsnytta
Prioritering
Vision – mål - strategi
Utveckling av projektkulturen
Ständiga
förbättringar
Totalkvalitet
Planera
Förbättra
Gör
Utvärdera
Portföljen
Värdering
Kvalitetssäkring
Effekter och nyttor
Utbildning
PM3
Oklar
styrning
XLPM
Prioritering
Nyttoregister
UR
PL-nätverk
Utvecklingsstrategi
Projektkalkyl
Kvalificerade PL
Checklistor
Införandemodell
Projektpolicy
Syftet med projektpolicyn är att slå fast
Migrationsverkets förhållningssätt gentemot
arbetsformen projekt.
•
•
•
•
•
•
Definition av projekt
Projektportfölj
Linje kontra projekt
Antal projekt
Finansiering
Projektmodell
Integrerad projektmodell
FISK
XLPM
LFA
Nyttorealisering
Gemensamma mallar med utvikningar vid behov.
Kopplar även på Lean-verktyg från ”Värde för alla”.
Beslutsmodell för projekt i Utvecklingsrådet
Förstudie
TG00
Analys
TG0
Planering
TG1
TG2
TG3/4
UR
Utvecklingschef
Utvecklingsrådet, UR
Utvecklingschef
Verksamhetsområdeschef
Genomförande
Projektbeställare
Projektbeställare
Avslut
TG5
MS6
Projektbeställare
Projektbeställare
Utbildning
• Projektledarutbildning 5 dagar
– XLPM bas, 3 dagar
– Portföljen, 1 dag
– Processen på MV, 1 dag
•
•
•
•
•
•
•
•
Projektekonomi
Nyttorealisering
Kommunikation
Beslutsprocess, UR
Utbildat ca 100 sedan 2012
Projektledarnätverk, 2 ggr/år
Nyttorealisering
Coachning för projektledare
Kvalificerad projektledare på
Migrationsverket
Kompetens
•
•
•
•
Migrationsverkets projektledarutbildning
Lean i projekt
Migrationsverkets coachningsutbildning
Nyttorealisering
5 dagar
1 dag
1 dag
1 dag
Erfarenhet
•
Projektledare för minst två projekt som avslutats inom utsatt tid och
budget samt med uppnådda projektmål.
Lämplighet (referenser)
•
Två referenser som intygar att personen har både metodkompetens
och lämpligt beteende som projektledare. Även ledarskapsprofil.
Antura Projects  Portföljen
• Upphandling klar våren 2013
• Antal användare = ca 550
• Användningsområden
• Projekt
• Förvaltning
• Linje
Riskanalys enligt FISK
Anpassad statusrapport
-
MS Word
-
Projektmodell
Status
Projektinformation
-
Status med kommentarer
Ekonomi
Prognos
Risker
Ändringshantering
Ekonomi
• Budget i Portföljen
• Livscykeltänk
• Läses över till Agresso
• Tidrapportering omförs till Agresso med rätt timpris
• Utfall läses tillbaka från Agresso (tid + övriga
fakturor)
Uppstartsmöte, TG0
•
•
•
•
•
•
•
Projektcenter för stöd
Projektprocessen
Nyttorealisering
Portföljen
Tollgates – obligatoriska moment/underlag
Värderingsmodell
Kvalificerad PL
Utbildning
• Portföljen steg 1 – Filarkivet, Ärenden, Riskanalys,
Lägesrapport, Tidplan, Tidrapportering
• Portföljen steg 2 – Medlemmar, Behörigheter,
Resurshantering, Tidplanering fördjupning
• Portföljen steg 3 – Dokumentgranskning,
Periodplanering, Beroenden - externa och interna, Rapporter &
Diagram
• Projektekonomi
– Teori, Praktik i Portföljen
Utvecklingsrådet
Objekt Prövning, sökande, ………
Projekt
Uppdrag
Mindre utvecklingsuppdrag
Vidmakthållande
Projektcenter
projektportföljstyrning
Rena
Verksamhetsprojekt
Grundsten i pm3
Produkt
(asyl och tillståndsprövning)
Stödjer
(Operativ
Verksamhet)
Påverkar
Process
Stödjer
(Processägare)
Påverkar
IT-stöd
(IT-avdelning)
Förvaltning och utveckling
Förvaltning
Vidmakthållande
Utveckling
Vidareutveckling
Nyutveckling
Två portföljer
Värdering – Matrisen
Strategisk värdering
Fastställer i vilken grad
idéerna/projekten följer
verksamhetens beslutade
strategier. Det är
verksamhetens vision och
huvudstrategier som
ligger till grund för vilka
faktorer som projektens
mål kan kopplas till.
Bedömd
genomförbarhet
Idéernas/projektens
förväntade möjlighet att
genomföras framgångsrikt
och förmåga att
åstadkomma nyttor i
verksamheten.
Värdering av effekter
och nyttor
Fastställer vilken grad av
ekonomiska effekter och
nyttor som
idéerna/projekten skapar.
Även de kvalitativa
nyttorna som skapas vägs
in i värderingen.
Värderade projekt – TG2
Presentation på verksnätet
• Publika hemsidor via länkar
• Tillägg
• Projektinformation
• Projektstatus
• Fält i projektfakta
Nyttorealisering
Varje projekt blir en ”aktivitet” i Nyttoregistret
• Nyttorna (i effektmodulen) knyts till dessa aktiviteter för att behålla spårbarheten.
• Även hemtagningsåtgärderna och nyttouppföljningen (Ärenden) knyts till
aktiviteterna för att få överblick över progress i åtgärder och uppföljningen.
Sammanställning av nyttor
• Syftet här är att få en översikt över samtliga nyttor. Nyttorna kopplas också till en
effekttyp samt vilken organisatorisk enhet de hör till.
• Nyttor som mäts i pengar kan läggas in med budget (mål) och utfall (faktiskt
uppmätt värde).
Nyttohemtagningsåtgärder och nyttouppföljning
• I Ärende-modulen skapas hemtagningsåtgärder.
• Även nyttouppföljning hanteras här. Nyttorna läggs upp som ärenden och man
lägger in Nuläge, Nyläge och Utfall. Här kan man alltså även följa upp nyttor som
mäts i annat än pengar.
Utmaningar framåt
• Portföljen = Projektledarens dagliga verktyg
• Resurshantering
– Idag har vi uttag ur lagret utan beslutad ordersedel
– Periodplanering
• Portföljstyrning
– Balansen
– Tratten
– Planen
Uthållighet
Före upplysningen
”bära ved och vatten”
Efter upplysningen
”bära ved och vatten”
Tack!
Göran Dahl
goran.dahl@migrationsverket.se
072-530 6650