verksamhetsberättelse 2013 friskis&svettis lerum

VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2013
FRISKIS&SVETTIS LERUM
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 1
Verksamhetsberättelse för perioden 2013-01-01 till 2013-12-31
Styrelsens sammansättning
Under verksamhetsåret har styrelsen haft följande sammansättning:
Ordförande: Ralph Lindblad
Vice ordförande: Mats Andersson
Ekonomiansvarig: Mats Andersson
Sekreterare: Harald Rohlin
Ledamot: Marja Högnelid
Ledamot: Lena Westberg
Ledamot: Ewa Larsson
Ledamot: Lena Järlo
Styrelsen har haft 13 protokollförda sammanträden under året.
Föreningen
Friskis & Svettis Lerum är en ideell idrottsförening, vars stadgar säger att
ändamålet med föreningens verksamhet är att få så många som möjligt att
motionera, att öka insikten om betydelsen av motion och friskvård, och att
erbjuda friskvård och förebyggande hälsovård samt att främja medlemmarnas
trivsel. Föreningen har under 2013 erbjudit sina medlemmar 28 654 lustfyllda
träningsbesök.
Föreningen startade i Lerum i maj 1987.
Medlemsantal
Medlemsantal 2013: 1308 personer
Medlemsavgiften tas ut i samband med köp av träningskort i föreningen.
Avgiften är 100 kronor per år.
Organisation
Föreningens styrelse väljs på årsmötet där alla medlemmar – dvs. samtliga
motionärer med medlemskort – har rösträtt. Föreningen hade anställd
personal i form av en verksamhetsledare fram till mars månad och därefter en
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 2
kanslist (april-oktober)och där utöver flera olika arbetsgrupper för
att utveckla och driva den löpande verksamheten.
Anna Haglund avgick som verksamhetsledare i mars. Veronica Wallin anställdes
som kanslist på 50 procent/20 timmar per vecka med start i mars, men
lämnade posten i oktober. Arbetet i organisationen sker i samarbete mellan
styrelsen och de olika arbetsgrupperna.
Styrelseaktiviteter
Styrelsen har haft 13 protokollförda möten under året, vilket följer det
planerade schemat med ca 1 möte per månad. På mötena har frågor kring
organisation, budget, verksamhetsplan, föreningens utveckling och löpande
verksamhet diskuteras och beslutas.
Styrelsens ledamöter har löpande kontakt med arbetsgruppsledarna
beträffande föreningens dagliga verksamhet.
Styrelsen representerades på Riskstämman i Kalmar av ordföranden Ralph
Lindblad och tre ledamöter; Ewa Larsson, Lena Järlo och Lena Westberg.
Styrelsen beslutade att säga upp avtalet med städbolaget New Fast from 201311-15. Anledningen var att kvalitén på städningen inte var tillfredsställande.
Under perioden 131118 -131231 utfördes städningen av F&S lokaler enligt
schema med hjälp av funktionärerna, vilket fungerade mycket väl. Ett flertal
städbolag kontaktades under denna period, och fyra stycken valdes ut för möte
och intervju före beslut togs och ett nytt städavtal tecknades med städbolaget
Absolut Rent, Mona och Jill Karlsson, från och med januari -14.
Efter Annas avgång i mars, som följdes av Veronicas korta period som kanslist,
beslöt styrelsen att inte vidare tillsätta tjänsten. Arbetet som behöver utföras i
föreningen bör kunna hanteras av den stora grupp funktionärer som är aktiva
inom Friskis & Svettis Lerum. Det beslutades att den ekonomiska vinning som
är associerad med att inte ha en anställd också positivt bidrar till föreningens
ekonomiska välmående.
Lokaler
Våra träningslokaler består av Stora Hallen (Idrottshallen) i Vatten Palatset som
vi disponerar efter skoltid och på helger och Lilla salen, en mindre lokal där vi
bland annat har skivstångspass och yoga. Vi har också tillgång till en lokal där vi
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 3
håller våra spinpass, denna lokal disponerar vi helt själva, och vi
har dessutom ett cirkelgym.
Under året har diskussioner pågått med hyresvärd Lerums Kommun avseende
vårt hyresavtal. Vårt kontrakt går ut 31 december 2015. De diskussioner som
förts har lett till att kommunen skall göra en utredning om Vattenpaltsets
framtid. Detta skall beslutats om i kommunstyrelsen i mars. Vi har framfört
våra önskemål om förändring/utökning av våra lokaler, i första hand gym och
spinning.
Det förslag som vi tidigare jobbat med avseende en etablering vid Skohuset har
nu formellt lagts ner av Lerums kommun avseende planärendet. Efter flera år
av planering och diskussioner med kommunen förhindrade ett servitut en
lösning på denna plats.
Vi söker dock vidare efter ytterligare lokaler i kommunen där vi kan bedriva
verksamhet.
Marknadsföring och interninformation
Kampanjer och organisation
Under 2013 hade vi vid tre tillfällen annonser i Lerums Tidning.
Under sportlovet, v 7 och novemberlovet v 44, erbjöds alla ungdomar, 13-24 år
gratis träning i syfte att attrahera även den yngre publiken med hjälp av vårt
breda utbud.
Inför sommarjympan planerades en kampanj för rekrytering av nya
medlemmar. Kampanjen tog formen av prova-på-kort som delades ut till ickemedlemmar under utomhuspassen. Kortet erbjöd fem prova-på tillfällen; stora
salen, lilla salen, spinning, utomhusträning och cirkelgym. Kortet var giltigt till
den 30 september och innehavaren fick lämna namn och e-post adress i
receptionen i samband med att kortet användes. Många utomhusentusiaster
tog tillfället att prova våra inomhusaktiviteter och detta resulterade i flera nya
medlemmar.
I september deltog Friskis & Svettis Lerum i Livsrumsdagarna i Floda med
representanter som på torget delade ut information.
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 4
I samband med att vår kanslist slutade flyttade vi över ansvaret
för interninformation till Föreningsservice (tidigare kallat
Medlemsservice). Föreningsservice har nu hand om funkisinfo såväl som
pärminfo till våra motionärer. Alla funktionärer är tillfrågade varje vecka om de
har information de vill delge våra motionärer genom pärminfon. Vi arbetar för
att bättre marknadsföra våra pass internt genom denna kanal.
I november startades kampanjen ”Förnya ditt årskort före sista december och
få en extra månad gratis”. Den resulterade i en rejäl försäljningsökning under
december månad.
Ett marknadsråd skapades i slutet av 2013 som består av två
styrelsemedlemmar och ansvariga för Föreningsservice. Marknadsrådet
kommer att träffas varje kvartal för att utarbeta strategier och kampanjer för
kommande kvartal.
Vårt schema som finns att hämta i receptionen innehåller en beskrivning av
vårt träningsutbud.
Hemsidan
Vi har under året regelbundet lagt ut ny information på startsidan. Vi har
informerat om scheman, temapass, nyheter, förändringar och events för våra
motionärer.
På vårt Funknet har vi lagt ut information så som styrelseprotokoll, infoblad,
styrdokument, policydokument, föreningens verksamhetsplan och övrig
information.
Nya funktionärer har fått inloggningsuppgifter för att kunna använda Funknet.
Facebook
F&S Lerum har en Facebook-sida som är publik och en Facebook-grupp som är
sluten till vilken endast funktionärer bjuds in.
Publik Facebook-sida, facebook.com/FriskisSvettisLerum
Syfte: Vara en proaktiv kommunikationskanal för våra medlemmar och en
marknadsföringskanal för vår målgrupp, medlemmar och potentiella
medlemmar.
Alla typer av nyheter publiceras med fördel på den publika Facebook-sidan då
de som gillat och följer sidan får notifiering på önskat sätt, mail eller Facebook,
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 5
när något händer. Här fungerar Facebook-som ett komplement till
vår hemsida som ju inte proaktivt notifierar att något skett.
För erbjudanden, kampanjer och händelser som kan intressera nya medlemmar
fungerar Facebook mycket bra. Bilder som lockar till ”taggning”, kommentarer
och gilla exponerar vårt budskap på ett mycket kostnadseffektivt och trovärdigt
sätt. Alla funktionärer, medlemmar och andra som besöker vår sida
kommunicerar på ett sätt som når många Facebook-kontakter.
Idag har vi 11 funktionärer som hjälps åt att underhålla och skapa intressant
innehåll på vår publika Facebook-sida. Vi har 241 personer som gillat sidan. En
av våra mest spridda artiklar, välkomnade Maria som ny basledare inkl foto
efter avklarad licensiering, exponerades för 1329 Facebook-användare, fick 70
Likes och 29 kommentarer. Många kommentarer och många gilla ger stor
spridning.
Facebook-grupp för funktionärer, facebook.com/groups/FriskisFunkLerum
Syfte: Att vara en plats där funktionärer kan kommunicera med varandra samt
en kanal för att gå ut med information som enbart vänder sig till funktionärer.
En stor del av inläggen handlar om att hitta ersättare när man fått förhinder
eller vill byta pass. Fördelen är att alla ser när någon erbjudit sig att vara
ersättare. Andra inlägg handlar om interninformation, t ex kampanjer som är
på gång, möten, bilder från olika event, roliga och viktiga nyheter.
Det är 69 funktionärer som är med i Facebook-gruppen.
Reception
Försäljning av medlemskap, träningskort och övrigt så som frukt, vatten och
träningsrelaterade produkter har skötts av Föreningsservice.
Funktionärsaktiviteter
Föreningens verksamhet bedrivs ideellt av funktionärer. Som funktionär
betraktas alla aktiva inom föreningen. Varje funktionär är ansvarig för att
verksamheten bedrivs på ett för föreningen föreskrivet sätt och är därigenom
föreningens representant gentemot samtliga motionärer. Det har under året
funnits 33 ledare, 20 värdar och 10 funktionärer i medlemsservice.
Under året organiserades en funktionärsfest, ett föreningsråd och två
funktionärsträffar. Föreningsråden består av gruppansvariga och
styrelsemedlemmar.
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 6
Vid två tillfällen organiserades också ”After Svett” i form av
mingel och besök på en lokal restaurant efter träning för våra
funktionärer.
Motionärsaktiviteter
Föreningen har under året erbjudit temapass på lördagar med egna och
externa ledare. Vi har också bjudit på Nationaldagsjympa, sommarjympa juni –
augusti som förutom motion erbjöd fantastiskt svensk sommarväder.
Sommarjympa ute pågick varje måndag och torsdag i Nyebroparken i Lerum v
23 - 33. Utejympan är gratis och öppen för alla som vill delta. Vid regn har vi
flyttat in jympan till Stora hallen i Vattenpalatset. Parallellt med
sommarjympan ute pågick i Vattenpalatset jympa inomhus under tiden juni till
augusti.
Sommaraktiviteterna både utomhus och de planenliga passen inomhus har
varit välbesökta och uppskattade av motionärerna. Till utomhusjympan
kommer dessutom många motionärer som inte besöker oss annars.
I oktober hade vi igen en Rosa Bandet- vecka med insamling till Rosa bandet
kampanjen.
Berättelser från Arbetsgrupperna
För att underlätta föreningens administrativa arbete har föreningen olika
arbetsgrupper. Varje grupp beskriver nedan sitt arbete under verksamhetsåret.
LUF - Ledaruppföljning
LUF- gruppen har under året bestått av Gunilla Glännå, Gunilla Thunberg, Lotta
Johnsen, , Kristina Bohman. Under hösten har Anna Hellentin tillkommit efter
att ha utbildats under våren. Anna håller nu på att sättas in i arbetet.
Ansvaret för olika uppgifter har fördelats mellan deltagarna i gruppen. Lotta
Johnsen har fungerat som kontaktperson för gruppen gentemot styrelsen.
Gruppen har träffats vid sammanlagt 4 tillfällen. Deltagare från gruppen har
också deltagit i möten som sammankallats av styrelsen.
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 7
Enligt rekommendationer från Riksrådet har årets
uppföljningsarbete skett i form av så kallad gruppLUF. GruppLUFar har genomförts med medeljympaledare, basjympaledare, spin-ledare
och skivstång. I dagarna sker också en grupp-LUF av cirkelgym-ledarna. Vi
tycker själva detta varit mycket positivt och har uppfattat att responsen också
varit det. Det har också erbjudits möjlighet att få individuell LUF. Vi tror att
gruppLUF framgent kommer att utgöra ett bra komplement till den mer
traditionella LUFen och att dessa former kan varvas.
Under 2013 har vi arrangerat två ledaruttagningar tillsammans med
ledargruppen, varav den andra tyvärr inte ledde till någon ny rekrytering.
Gruppen har också arrangerat licensiering. Det har varit svårt att engagera
licensierare då dessa hårt inbokade, detta gäller särskilt cross och familjejympa
men där detta nu är på gång. Vi har också försökt rekrytera ytterligare en
LUFare, vilket dock heller inte lyckats. Vi ser fortfarande ett stort behov av
förstärkning i gruppen.
I april bytte ledargruppen ansvariga. Helen Almqvist och Marja Högnelid
lämnade över ansvaret till Yvonne Jonasson och Ida Öberg.
Under våren var Veronika W och Malin R på rörisutbildning i Örebro.
Under ledaruttagningen i juni hittade vi talangerna Maria M som under hösten
gick jympautbildning samt Ulrica D som skall leda familjelek. Ledaruttagningen i
september uteblev tyvärr då ingen visat intresse för att gå.
Utejympan kickades som vanligt igång på nationaldagen med ett härligt
mixpass med flera energiska ledare på podiet! Familjelek, mingel och lotteri
bjöds det också på.
Sommaren bjöd på strålande sol under de flesta av våra jympapass i
Nyebroparken. Som vanligt var utejympan mycket uppskattad och drog mycket
motionärer.
När höstterminen drog igång välkomnade vi nyheten stationsjympa på
schemat, som leds av Ylva S och Anders T. Ett pass som snabbt blev mycket
omtyckt och välbesökt.
En annan nyhet för hösten var också att ”träna ute” drog igång. Eva S och
Helene T var på utbildning under våren och snörade sedan på sig löparskorna
på torsdagar tillsammans med våra motionärer. Gunilla G var på Yoga 2
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 8
utbildning i april och även detta pass blev en nyhet i höstens
schema. Vi välkomnar Lena Canefur tillbaka till vår förening som
leder jympa bas med start hösten.
Under hösten gick Yvonne Jonasson utbildning i spinning.
Under hösten drogs antalet ledarledda cirkelgymspass ner något eftersom vi
hade ont om ledare. Cirkelgymmet har istället varit öppet för motionärerna att
själva köra i.
Vid uppstarten av 2013 är vi 31 aktiva ledare schemalagda på 39 pass i veckan,
fördelat på alla intensiteter.
Vi har haft ledarträffar 2 gånger under året, 26 maj och 6 oktober.
Värdgruppen (Ann-Sofie Eklund / Ewa Karlsson)
Värdgruppsansvariga var, Ewa Karlsson, Ann-sofie Eklund (fram till 1 juni).
Antalet värdar under året har varit 20 stycken och 3 vilande.
Värdgruppsansvariga har haft 8 möten under året. Vi har varit på 1 möte för
alla funkisar.
Ewa och Ann-sofie har varit med på 1 Föreningsråd.
Ewa och Ann-sofie har varit på 3 möten med ledargruppen/LUF/VUF.
Ewa och Ann-sofie har haft informationsmöte för nya Värdar.
En funktionärsenkät har skickats ut under året till samtliga värdar.
Vi har haft en Funkisfest.
Medlemsservice (Jennie Andersson / Eva Lundin)
Medlemsservice har ändrat namn under året till Föreningsservice.
Hela gruppen har haft 4 möten under året där vi har ventilerat allt från problem
som uppstått i receptionen till förslag på förbättringar. Jennie och Eva har
träffats regelbundet för att räkna månadens kontanter och sätta in pengar i
slutet av månaden. Det har även varit träffar före eller efter jympapass när
olika frågor har ventilerats.
En gemensam värdrekryteringskampanj med jympavärdgruppen har gjorts.
Kampanjen drogs igång i början av 2013. Det har resulterat i 1 ny medlem till
Föreningsservice.
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 9
2 medlemmar har lämnat Föreningsservice och eftersom
bankgiroinbetalningarna har stoppats så har även den funkis som
haft hand om bankgiroinbetalningarna lämnat gruppen. Vi är nu 9 personer
kvar.
Vår nya medlem har gått parallellt med olika av oss för att lära sig rutinerna och
meddelade själv när det kändes bra att stå ensam i receptionen.
Vi har vid 2 olika omgångar, 1 vecka varje gång, erbjudit våra jympavärdar att
lära sig de enklaste rutinerna i receptionen, som kassaförsäljning, bokning av
pass och kontroll över hur många motionärer som bokat sig på passen.
Uppslutningen har inte varit särskilt stor så vi får tänka nytt till nästa år.
Vår lathundspärm gör fortfarande arbetet i receptionen bättre och mer säkert.
När det har uppstått problem mailar den som haft problemet till de som är
ansvariga, som då försöker förklara vad som uppstått och hur det kan lösas.
Jennie och Eva har varit på en heldagsträff med PastellData och utöver det har
varit utbildning, i Friskislokalen, via telefon, 3 ggr 1 timme.
Pastelldata har uppdaterat Friskis 3 bärbara datorer med Profit10. Eva och
Jennie har var sin dator hemma för att snabbare och enklare kunna
administrera förändringar av passen såsom byte av ledare och inställda pass.
Vi använder oss mer av e-mailutskick till våra motionärer och även mail till
motionärer som bokat sig på pass som ställs in.
En fortsatt förändring i föreningen, när den anställda kanslisten slutade, har
inneburit att Föreningsservice har fått ansvar för nya uppgifter som kanslisten
tidigare har haft ansvar för. Namnet Föreningsservice säger nu mer vad det
handlar om. Mycket av funkisarnas frågor kanaliseras genom föreningsservice.
Några av de viktigare saker som Föreningsservice nu har hand om är taggar,
funktionärs- och Rikskort och Friskispressen.
Speciella aktiviteter för motionärerna har dragits igång under framför allt
hösten utan att Föreningsservice varit delaktiga i processen. Det har inneburit
en hel del organisatoriska problem och missar. Det har lett till att ett
Marknadsråd bildats som haft ett möte vid årets slut för att tillsammans
planera kampanjer för år 2014.
Tillsammans med inköpsansvarig har ett låsbart glasskåp införskaffats för att
exponera de nya saker som nu finns till försäljning i receptionen.
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 10
I slutet av året då ca. 1 ½ månad återstod, skapades ett
ungdomskort för 7-13 åringar. Samtidigt erbjöds den gruppen att
tillsammans med sina föräldrar jympa på tre olika pass i veckan. En uppskattad
förändring.
Det har skett en märkbar förändring av antalet motionärer under senare del av
året och det lämnar en positivistisk stämning efter sig när året går mot sitt slut.
Medlemsantalet år 2013 är 1308 personer, jämfört med 1423 personer 2012
Träningsgruppen
2013 var året då träningsgruppen såg dagens ljus, och bestod av Ida Öberg,
Cecilia Jonasson samt Veronika Wallin. Veronika lämnade dock gruppen under
hösten.
Träningsgruppen hade ett möte under 2013, den 7 oktober. Vi fick ju under
året höra att det antagligen inte skulle bli några nya lokaler, så träningsgruppen
diskuterade mycket hur man kunde använda sig av de lokaler vi har och
använda dem maximalt. Då önskemålet att få tillbaka boxen fanns, planerades
detta in på schemat inför VT 2014. Vi beslutade även att köra intervall flex i
stora salen på söndagar till vårterminen. Vi har utbildat en ledare i spin soft,
vilket också kommer in på schemat till vårterminen 2014.
Gruppens främsta uppgift är att hålla föreningen uppdaterad vad gäller
intensiteter och träningsnyheter. Under 2014 skall vi arbeta mer på att få
information direkt från riks. Träningsgruppen får 2014 tillökning i form av Malin
Olausson.
Vi arbetar vidare på att använda våra lokaler till fullo! Under 2014 kommer vi
att ta in jympa soft i schemat, en ledare kommer att gå denna utbildning.
Step kommer tillbaka till schemat under hösten 2014.
Träningsgruppen kommer under året åka till andra föreningar och testa pass
som vi inte har på schemat i Lerumsföreningen. Ett sådant pass är cirkelfys,
som skulle kunna vara aktuellt hos oss.
Då danspass har varit mycket populärt bland våra motionärer kommer vi att
försöka bredda vårt utbud av dans i form av dans fusion samt en ny ledare till
detta.
Klädgruppen
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 11
Ansvariga för klädgruppen är Yvonne Jonasson och Ewa Larsson.
Tog över i våras 2013 Vi har gjort en beställning som kom nu i
januari.
Motionärerna fick köpa kläder som inte användes av funktionärerna för en
billig penning. Med andra ord återvinning.
Teknikgruppen
Ansvariga är Anders törnblom och Thorbjörn Grindhage.
Löpande underhåll på våra datorer m.m. är utfört.
Löpande service på ljudanläggningarna är utfört.
Löpande service på cyklarna i spinnsalen och i cirkelgymmet.
Batterierna på pulsbanden i spinnsalen är bytta.
En extra monitor för ledaren vid spinnpulspass är väggmonterad.
En ny mick för spinnlokalen med inbyggd sändare är driftsatt.
Musikanläggningar:
En fast monterad i Stora salen med en trådlös mick med inbyggd sändare.
”Öra” för att övervaka ljudvolymen i lokalen.
En fast monterad i nya spinnlokalen där en trådlös mick med inbyggd sändare
införskaffats. ”Öra” för att övervaka ljudvolymen i lokalen.
En fast monterad i lilla salen med trådlös mick med inbyggd sändare. ”Öra” för
att övervaka ljudvolymen i lokalen.
En fast monterad i cirkelgymlokalen med ”öra” för att övervaka ljudvolymen.
Utejympa-anläggning som även kan användas som en extra reservanläggning.
Sladdlöst headset och 4 ”större” högtalare med stativ ingår.
En fri musikanläggning som används till extrapass utanför våra ordinarie
lokaler. Denna anläggning har ett mindre slutsteg, för att göra den lättare,
“små” högtalare med stativ ingår också.
Doping
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 12
F&S Lerum ingår i ett samarbete för att minska på användningen
och tillgången till dopingpreparat. I gruppen finns representanter
från träningsanläggningar, kommunen och polisen. Kontaktperson för detta
arbete är Gunilla Henningsson, Utvecklingsledare brotts- och drogförebyggande
arbete i Lerums kommun. Styrelsen har beslutat det inte är motiverat att
drogtesta motionärer i föreningen i nuläget då föreningen inte har något gym.
Veronika W, Lena W och Ewa B L har deltagit på en heldagskurs med temat,
doping och kosttillskott i Kungsbacka.
FaR
Motionärer som kommer till föreningen med ett FaR (Fysisk aktivitet på recept)
får köpa ett 10-kort för 650 kronor vid två tillfällen. Därefter erbjuds 10 procent
rabatt på valfritt årskort vid ett tillfälle. Avtalstiden för rabatterna är löpande,
med reservation för prisjustering. Ett giltigt recept får vara högst 6 månader
gammalt. Lena har deltagit på en informationsförmiddag med styrgruppen för
FaR i VG-region om FaR
BASK
Handlingsplan och rutiner vid Brand, Akut Sjukdom och Kris kommer att
granskas på nytt under 2014 efter uppehåll under 2013.
HLR utbildning
Ansvariga för Hjärt- och Lungräddning är nu Anne Sjöberg och Marina Liljeros.
Denna utbildning var vilande under 2013 men kommer att återupptas under
2014.
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 13
Underskrifter:
Ralph Lindblad
Mats Andersson
Marja Högnelid
Lena Järlo
Ewa Larsson
Harald Rohlin
Lena Westberg
Verksamhetsberättelse 2013
Sida 14