CoreMediation

CoreMediation
CoreMediation är ett ärendehanteringssystem. Det ger stöd i hela kedjan av
ärendet. Systemet kan vara ”portalen” för
alla medlingsärenden, såväl för kommunens
medlare/medlingssamordare till lekmannamedlare. Systemet är flexibelt, utbyggbart för
att passa din kommuns verksamhet. Systemet
kan med enkla anpassningar användas till all
stödverksamhet som t ex kvinnojour, familjeärenden o s v.
Det räcker med en webbläsare och åtkomst till
internet för att använda systemet. Systemet är
byggt på ASP .Net arkitektur med en SQL-databas i grunden. Systemet är väl anpassningsbart,
uppbyggt i trelagersstrukur och är objektorienterat. Språkstöd finns för såväl svenska som
engelska. Systemet är byggt för att integreras
mot befintlig AD-katalog (användare i kommunens användarkatalog).
Vårt mål med CoreMediation är att det skall
vara enkelt för medlarna samt medlingsamordarna att handlägga sina ärenden, följa hela
flödet samt att på ett enkelt sätt kunna göra
uppföljning med hjälp av uttag av statistik.
Systemet förenklar avsevärt kommunikationen mellan samordare och medlare samt
kvalitetssäkrar utdata/statistikhantering
Definitioner
Administratör – den
person som registrerar/
fördelar ärenden, har
överblick över alla pågående ärenden.
Handläggare(Medlare)
– den person som blivit
avsedd att hantera ett visst
ärende.
CoreMediation
- ärendeflöde
Upplägg av ärende
Ett normalärende skapas genom att Administratören via en startsida (exempel
intranät) anger Rubrik på ärendet samt en
Beskrivning. Användaren kan även välja
att bifoga filer (t ex minnesanteckningar
från annat system, polisrapport). Efter
ifyllda fält sparar användaren ärendet som
då visas under rubriken ”Mina ärenden”.
Användaren behöver inte logga in i systemet förutsatt att detta är kopplat mot t ex
Active Directory.
Kvittens till Medlaren och kontakter
När ärendet i första läget är sparat läggs
det i en kö, ej allokerat. Med detta avses
att ingen handläggare (normalt sett
ansvarig personal) plockat ärendet.
Första åtgärd brukar vara att allokera
ärendet mot specifik kö eller specifik handläggare. I detta läge väljer
handläggaren om Medlaren skall få
en mailkvittens att ärendet är ”allokerat”. Denna mailkvittens kan även sättas upp så att den går ut med automatik. Användaren kan dock alltid gå
in på CoreMediation:s startsida och se
status på sitt ärende.
”Taggning” av ärendet
På något sätt bör ärendet ”taggas” upp, d v s specificera ärendet. Taggningen avser att underlätta
kontroll på öppna ärenden samt för att få en bra historik och att leverera statistik/rapporter
Kategorier kan fördefinieras samt är det väldigt lätt att lägga till vad man vill ha uppföljning på. I
grunden har vi valt två nivåer, Miljö och Funktion (I detta system = anledning till brott samt detalj)
som därefter kopplas till varandra. Om man t ex vill ha kontroll på antalet stölder så lägger man
upp ”Stöld” som en miljö. Vill man därefter kunna separera vilken typ av Stöld det avser lägger
man upp dessa som Funktioner, t ex snatteri.
Ärende – objekt i
systemet som kan definieras med kategori
beroende på vad man
vill selektera på.
Köer – I systemet kan valfritt antal
underköer skapas för att separera
och hantera specifika verksamhetsområden, t ex skolmedling, kvinnojourverksamhet o s v.
Observera att benämningar på status,
köer, prioriteringsnivåer och övrigt
enkelt kan förändras för att passa in i
ert språkbruk. Vi ger endast exempel på
olika statuskoder etc för att exemplifiera.
Status på ärende
För att underlätta kontroll på i vilken status ett ärende har går detta att välja. Respektive status
kan markeras med specifik färg eller ikon i ärendesammanställning. Ni kan själv fritt välja olika
statuskoder, t ex Ej allokerad, Pågår, Inväntar information, Medlingsmöte bokat, väntar på OK.
Användaren kan när som helst se status på sitt ärende genom att gå in på CoreMediation:s startsida.
Aktiviteter i ett ärende
För att följa upp vad som skett i ett ärende finns ett fält för att skriva in aktiviteter. När text skrivs
in där registreras datum, klockslag och vem som registrerat aktiviteten. Systemet ger därmed med
automatik en händelselogg på ärendet.
Information - kommunikation
Under arbetets gång kan det vara aktuellt att informera en samordare eller kontakter om statusförändring eller skicka information till annan person gällande ärendet. I grunden går inga
mail ut med automatik. Dels i syfte att vänja användarna att alltid använda
CoreMediation:s startsida för kontroll av egna ärenden
men även för att hålla nere ”spamfaktorn”.
Handläggaren gör istället
ett aktivt val för när mail
skall gå ut samt till vem. För
mail till användaren eller
handläggaren på ett ärende
räcker det med att bocka för
en ruta. Då går ett för-i-fyllt
mail ut med relevant information om vad som skett med
ärendet. Vill man maila till annan part (t ex annan person än
handläggaren för stöd, bockar
man för ”maila externt”. Då skapas ett mail utan ifylld till-adress.
I mailet ingår viss information om
ärendet samt finns möjlighet att
editera mailet beroende
på syfte med det.
egen
S y s t e mk r a v
e d i at i o n
d r i f t C o r e M er
ner Serv
Rekommendatio
rver eller
Windows 2003 Se
Operativsystem
rver
Windows 2008 Se
er
rv
Se
Microsoft SQL
Databas
2005/2008
Microsoft Internet
Webbserver
6.x
Information Server
5
3.
et
.n
)
IIS
(
x
eller 7.
ration
Lämplig konfigu
inst
ID-system med m
RA
Disksystem
5GB utrymme
> 3GB
Internminne
> 2,5GHz
Processor
Avslut av ärende
När ett ärende anses vara avslutat läggs det i normalfallet i status Löst, väntar på OK.
Handläggaren(Medlaren) kan direkt lägga ett
ärende i Avslutat, d v s utan att först passera statusen Löst, väntar på OK. Ett förslag på arbetssätt är
att samordnaren eller annan avslutar ärendet.
Co r e i t d r i f t
CoreMediation - rollhantering
ner Klient
Rekommendatio
x768,
ng på minst 1024
• Skärmupplösni
eller bättre.
osoft
r PC bör vara Micr
• Webbläsare fö
er 7 eller 8
Internet Explor
HelpIT har i grunden fyra roller, Kontakt 1( Gärningsperson) Kontakt 2 (Brottutsatt), handläggare
och administratör. Möjlighet finns även att registrera t ex målsman för kontakt 1 och kontakt 2.
Nedan följer en beskrivning av dessa:
Handläggare (Medlare)
Roll som läggs upp i systemet, har endast rätt att se
ärenden lagt på sig.
Administratör (Medlingssamordnare)
Roll som man i systemet knyter till utvalda personer.
Rollen har i grunden rätt att se ärenden i alla köer
samt ändra/editera alla ändringsbara fält. Administratörsrättighet ger även möjlighet att komma
åt systemets administratörssida där man hanterar
nyheter, lägger till och kopplar Miljö/Funktion samt
hanterar de användare/roller som finns i systemet.
Kontakt 1
I detta system uppsatt som Gärningsperson. Vilka
kontaktuppgifter som skall finnas med kan definieras vid uppsättning av systemet. Personen kan
väljas att avidentifieras efter avslutat ärenden för t ex
fortsatt statistik uttag.
Kontakt 2
I detta system uppsatt som Brottutsatt. Vilka kontaktuppgifter som skall finnas med kan definieras
vid uppsättning av systemet.
l
l
l
Hörneborgsvägen 11 892 50 Domsjö Telefon 0660-729 00 E-post info@coreit.se