Kravställningsmetodik

Kravställningsmetodik
Upphandlingsstödet, den 21 maj 2013
2013-05-22
Innehåll
1. Kravställningsmetodik (Fas 2)
o
Kravinsamling
o
Kravsortering
o
Kravarbete
2. Utvärderingsmetodik (Fas 3)
2
o
Säkerställ
o
Bearbeta
o
Utforma
Metodbeskrivning
Fas 2 Kravställningsmetodik
Syfte
Att ta fram en komplett kravmassa för det som ska upphandlas.
Målsättning
Att säkerställa ett konkret behov utifrån egna och marknadens
förutsättningar.
Resultat
Ändamålsenliga krav.
3
Kravställningsmetodik
Moment A-C
4
A. Kravinsamling
• Ta fram en bruttolista av krav (steg 1-6)
B. Kravsortering
• Steg 1: Gruppera kraven inom kravområden
• Steg 2: Disponera kraven inom resp. kravområde
C. Kravarbete
• Steg 1: Bearbeta
• Steg 2: Dokumentera
• Steg 3: Kontrollera
Moment A - Kravinsamling
”Brainstorming”
5
1. Ta fram
• Brainstorming - arbeta med post-it lappar
2. Läs upp
• Skapa delaktighet - arbeta med ett krav i taget
3. Förtydliga
• Säkerställ samsyn kring respektive kravs
innebörd
4. Sätt upp
• Sätt upp på väggen
5. Komplettera
• Finns det relaterande krav? Diskutera!
6. Gruppera
• Gruppera krav som "hör ihop" med varandra.
Överlappa likadana krav
Dynamik, delaktighet och samsyn!
Moment A - Kravinsamling
Brainstorming - Vy
6
Moment B - Kravsortering
7
1. Gruppera
• Formalia
• Krav på leverantörer
• Kravspecifikation
• Kommersiella villkor
2. Disponera
• Disponera kraven inom respektive kravområde
Moment B - Kravsortering
Steg 1 – Gruppera: Vy
Formalia
8
Krav på lev.
Kravspecifikation
Kommersiella villkor
Moment B - Kravsortering
Steg 2 – Disponera: Exempel 1
Kravområde
Kompetens
Varför?
Kravnivå 1
Erfarenhet
Utbildning
Hur?
Kravnivå 2
9
Uppdrag
Anställning
Högskola
Moment B - Kravsortering
Steg 2 – Disponera: Exempel 2
Kravområde
Funktion
Varför?
Kravnivå 1
Kravnivå 2
Flexibel
Påbyggbar
Utvecklingsbar
Säker
Övervakning
Snabb
Back up
Hur?
Kravnivå 3
10
Moduler
Rapporter
Larmfunktion
Moment B - Kravsortering
Steg 2 – Disponera: Vy
Formalia
11
Krav på lev.
Kravspecifikation
Kommersiella villkor
Moment B - Kravsortering
En bra
leverantör
Användarvänligt
Rätt kompetens
12
Moment C - Kravarbete
13
1. Bearbeta
• Definiera och validera
2. Dokumentera
• Formulera och fastställ
3. Kontrollera
• Är respektive kravområde komplett?
Moment C - Kravarbete
Steg 1 - Bearbeta
14
1. Definiera
• Nytta
• Vad
• Vem
• När
• Bevis
• Verifikat
2. Validera
• Proportionalitetsprincipen
• Icke-diskrimineringsprincipen
• Likabehandlingsprincipen
• Transparensprincipen
• Principen om ömsesidigt erkännande
Moment C - Kravarbete
Steg 1 och 2: Exempel 1 (Administrativt krav)
Anbudet skall vara bindande t o m den 31 augusti 2012.
Kravet accepteras i sin helhet: Ja
Definiera
Nytta
Vad
Vem
När
Bevis
Verifikat
Validera
15
Nej
Säkerställa ett giltigt anbud vid tidpunkten för TB
X antal månader
Anbudsgivaren
Vid tidpunkten för anbudets lämnande
Kryss i ”Ja”-rutan
Okulär besiktning av anbud
LOU 1 kap. 9 §
Check (Ja/Nej)
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Steg 1
Steg 2
Moment C - Kravarbete
Steg 1 och 2: Exempel 2 (Krav på leverantörer)
Anbudsgivaren skall ha genomfört minst två (2) uppdrag av motsvarande
karaktär under perioden 2010-2012.
Med motsvarande karaktär avses uppdrag inom systemutveckling som
omfattat minst två (2) olika roller, tagit minst tre (3) månader att genomföra och
med en tidsåtgång på minst 200 timmar.
Till styrkande av ovanstående skall anbudsgivaren ange två (2)
referensuppdrag, inklusive referensperson med kontaktuppgifter.
16
Definiera
Nytta
Säkerställa tidigare erfarenhet
Vad
Två uppdrag av ovan angiven omfattning under
perioden 2010-2012
Vem
Anbudsgivaren
När
Vid tidpunkten för anbudets lämnande
Bevis
Referensuppdrag
Verifikat Referensperson
Validera LOU 1 kap. 9 §
Check (Ja/Nej)
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Steg 1
Steg 2
Moment C - Kravarbete
Steg 1 och 2: Exempel 3 (Kravspecifikation)
Systemet skall kunna presentera status för felanmälningar via ett webbgränssnitt
enligt nedan:
a) Mottagning av felanmälan
b) Påbörjad felavhjälpning
c) Avhjälpt fel
Till styrkande av ovanstående skall anbudsgivaren ange hänvisning till
specifikation eller ref installation, inklusive referensperson med kontaktuppgifter.”
17
Definiera
Nytta
Vad
Vem
När
Bevis
Verifikat
Validera
Check (Ja/Nej)
Säkerställa webbgränssnitt för felanmälningar
Ja
Status för a-c
Ja
Anbudsgivaren - systemet
Ja
Vid tidpunkten för anbudets lämnande
Ja
Specifikation eller referensinstallation
Ja
Specifikation samt ev. kontroll med referensperson
Ja
LOU 1 kap. 9 §
Ja
Steg 1
Steg 2
Moment C - Kravarbete
Steg 2 - Dokumentera
Formulera kraven.
Steg 3 – Kontrollera
Är varje kravområde komplett och heltäckande?
–
–
–
–
18
Formalia
Krav på leverantörer
Kravspecifikation
Kommersiella villkor
Metodbeskrivning
Fas 3 Utvärderingsmetodik
Syfte
Att identifiera och definiera krav som skapar ett mervärde.
Målsättning
Att definiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån egna
och marknadens förutsättningar.
Resultat
Ändamålsenliga kriterier
19
Utvärderingskriterier
Steg 1-3
20
1. Säkerställ
• Relevant
• Konkret
• Differentierande
2. Bearbeta
• Värdera
• Motivera
• Bedöma
• Vikta 1
3. Utforma
• Gruppera
• Vikta 2
• Simulera
Poängkriterier
Exempel 1-2:
Binär poängsättning
Poäng efter en på förhand angiven skala
eller egenskap.
Exempel: 1-5p och 1/3/5p
Exempel 3-5:
Binär bedömning
21
Poäng efter en bedömning utifrån en på
förhand angiven skala eller egenskap
Exempel: 1-5p och 0/5p
Viktning
Poängkriteriers disposition, poängsättning och vikt:
Utv. kriterium 1
Utv. kriterium 2
22
Utv. kriterium 1+2
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
0-5p
0-3p
0-2p
0/5p
0/3p
0/2p
25%
15%
10%
25%
15%
10%
Summa: 0-20p
100%
3.5.1
3.5.2
50%
50%
0/3p
0-3p
Summa: 0-6p
100%
Totalt:
100%
0-26p
77%
23%
Exempel 1
Binär poängsättning - poäng efter en på förhand angiven skala
”Robotarmen skall ha en räckvidd på minst 20cm, och bör ha en så
lång räckvidd som möjligt, dock max 50cm (1-5p)”
1p
2p
3p
4p
5p
23
21-24cm
25-29cm
30-34cm
35-39cm
>40cm
Exempel 2
Binär poängsättning - poäng efter en på förhand angiven egenskap
”Robotarmen skall kunna utföra minst ett (1) av nedanstående
arbetsmoment, och bör kunna utföra arbetsmoment i 360 grader, gripa
och/eller lyfta provrör.” (1/3/5p)
1p 360graders arbetsmoment
2p Gripförmåga
2p Lyftförmåga
24
Exempel 3
Binär bedömning – poäng utifrån en på förhand angiven skala
”Utbildningen bör vara väl sammansatt utifrån utbildningens syfte och
mål.” (0/1/3/5p)
5p - Mycket väl sammansatt utbildning
3p - Sammansatt utbildning
1p – Mindre väl sammansatt utbildning
0p – Dåligt sammansatt utbildning, alternativt beskrivning saknas
25
Exempel 4
Binär bedömning – poäng utifrån en på förhand angiven skala
”Utbildningen bör vara ändamålsenlig och anpassad utifrån vår
verksamhet. Beskriv utbildningens upplägg och innehåll (0-10p).”
Upplägg:
• Pedagogiskt upplägg, som är väl anpassat till, och utifrån vår
verksamhet (0/2 poäng)
• Sammansättning och disposition är väl anpassat utifrån utbildningens
syfte och mål (0/3 poäng)
Innehåll:
• Metoderna är väl beprövade och validerade (0/2 poäng)
26
• Arbetsmomenten är relevanta för utbildningens syfte och mål (0/2
poäng)
• Arbetsmomenten är varierade (0/1 poäng)
Exempel 5
Binär bedömning – poäng efter en bedömning utifrån en på förhand
angiven egenskap
a) ”Utbildningen bör vara väl sammansatt utifrån utbildningens syfte och
mål.” (0/5)
• Upplägget är väl sammansatt utifrån utbildningens syfte och mål.
(0/5p)
b) ”Utbildningen bör ha ett pedagogiskt upplägg som är väl anpassat
utifrån vår verksamhet.” (0/5p)
27
• Upplägget är pedagogiskt och väl anpassat utifrån vår verksamhet.
(0/5p)
Kontaktuppgifter
Johan Stern
08-546 546 05
johan.stern@ramberglaw.se
Ramberg Advokater AB
Jakobsbergsgatan 13
Box 7531
103 93 Stockholm
28
Tfn 08-546 546 00
Fax 08-546 546 99
www.ramberglaw.se