Birokrat HITRA NAVODILA

Birokrat HITRA NAVODILA - eRAČUNI 2015
1.VNOS POSLOVNIH BANK
Potrebno je prenesti Excel datoteko z imenom Banke
http://birokrat.si/nadgradnje-in-podpora/navodila-za-uporabo/datoteke
(najdi pod Splošne datoteke)
Shrani v mapo Birokrat
Šifranti – Poslovne banke
Odpre se šifrant bank, klikni na črno puščico:
Uvozi Excel datoteko z imenom Banka.
Program bo uvozil vse banke s pripadajočimi podatki BIC/SWIFT, Oznako banke z
nazivom in računi.
Najpomembnejša podatka za izdelavo eRačuna sta BIC/SWIFT koda in
Oznaka banke.
Uvožene banke iz Excel datoteke z imenom Banke.
2. Ureditev vašega lastnega Poslovnega računa
Šifranti-Poslovni računi-Promet doma
Z miško klikni Lupo in izberi svojo Banko
Najdi svojo banko in jo z miško označi. Okno zapri z zeleno kljukico.
Dva najpomembnejša podatka, BIC/SWIFT in Oznaka banke
Ponovno se odpre okno Šifrant računov doma
Šifra: vpiši trimestno številko (npr.001)
Številka računa: vpiši svoj TRR(poslovni) račun: npr: 6100 0000 6472 090
Opis: (npr.) DELAVSKA HRANILNICA, NLB, SKB,…
Otvoritveno stanje: vnesi otvoritveno stanje na dan 1.1.(tekoče leto), npr. 2015
Vse skupaj potrdi (dodaj) z gumbom Dodaj (+)
Z miško označi banko, pritisni kladivo in zapri okno z zeleno kljukico.
3. Oznaka države Slovenije, koda države (intrastat)
Šifranti-Države
4. Vnos podatkov o lastnem podjetju (s.p.)
Šifranti-Uporabniške nastavitve
Vnesti je potrebno Naziv, Naslov, Kraj, Transakcijski račun ( v obliki xxxxxxxxxxxxxxx), davčno številko brez SI, matično številko ter Predpono za IBAN –
SI56
E-Slog ovojnica:
Poleg osnovnih podatkov je potrebno označiti tip eSlog ovojnice.
OPOMBA: tip eSlog ovojnice je odvisen od tega, ali boste poslovali preko
-Halcoma (HalEBank),
-spletne banke,
-UJPnet (ICL-Bankart) ali
-ZZi (ponudnik ePoti)
(več o ZZi najdete na linku http://www.zzi.si/wps/portal/Public/home)
- Če izberete prazno vrstico, ste izbrali klasičen eSlog, ki ne vsebuje ovojnice.
V primeru, da želite dokument tudi elektronsko podpisovati, vstavite kljukico
v Omogoči podpisovanje eSlog dokumentov.
5. E-SLOG IZMENJAVA DOKUMENTOV PREKO BANČNIH PROGRAMOV
Elektronska izmenjava Računov s poslovnimi partnerji preko programov
poslovnih bank.
Obe podjetji morata biti prijavljeni v sistem elektronske izmenjave dokumentov.
To preverite, oz. urejate pri vaši banki.
OPOMBA:
Trenutno Birokrat podpira eSlog ovojnice tipa:
- Halcom
- ICL (Bankart)
- ZZi
Pri svoji banki preverite ali uporabljajo katerega izmed naštetih tipov.
V primeru, da vaša banka ne uporablja teh tipov, nam to sporočite na
info@birokrat.si
Določitev lastnosti partnerja, kateri uporablja elektronsko izmenjavo
eSlog:
Če želite z nekom elektronsko poslovati (e-Računi), mu morate v šifrantu
partnerjev nastaviti določene nastavitve.
Šifranti-poslovni partnerji-poslovni partnerji
Z miško označi Partnerja in pritisni gumb Lastnosti.
Najdi vrstico: Elektronska izmenjava dokumentov e-SLOG in pritisni rumeno
polje. Odpreta se dve verziji:
1.5
1.6
Sama verzija je odvisna od posrednika e-Računov (banke…) in prejemnika
eRačunov.
Določitev banke partnerja:
Najdi vrstico: Račun odprt pri banki
Klikni gumb ( … ) in iz seznama izberi banko stranke
POMEMBNO!
Če je kupec Proračunski uporabnik, mora v lastnostih imeti BIC
kodo UJPLSI2DICL
V primeru, da uporabljate predtiskane liste z glavo oz. logotipom vašega
podjetja, vam vizualizacija v pdf-ju NE BO prikazala glave in noge vašega
računa. V tem primeru vam lahko pripravimo ARPredlogo, katera je plačljiva
37,00 EUR + DDV. Kontaktirajte nas na podpora.birokrat@andersen.si
Za podjetja z večjim številom e-Računov mesečno (nad 30 e-Računov)
predlagamo uporabo ZZi modula za pošiljanje e-Računov. Za več informacij in
ponudbo kontaktirajte info@birokrat.si
6. KREIRANJE eRačuna v programu Birokrat
Račun izdelate po običajnem postopku. Iz šifranta vnesite partnerja (kupca,
kateremu ste predhodno vnesli podatke v Lastnostih, beri točko 5), na račun
dodate artikel ali storitev. (Nujni podatki: Datum računa, Valuta, Datum odpreme).
Ko je račun kreiran, pritisni desno od Tiskalnika črno puščico in izberi
Izvoz v eSlog
Odpre se okence, kjer vam Birokrat sporoča, kam je shranil pripravljene datoteke
za elektronsko poslovanje.
Pritisni OK, v zgornjem desnem kotu nad datumi se prikaže sporočilo, da je eSlog
v pripravi.
Vse pripravljene datoteke Birokrat avtomatsko shrani v mapo Birokrat, podmapa
eSLOG.
Te shranjene datoteke lahko kadarkoli pošljete po elektronski pošti.
Lahko pa datoteke pošljete takoj. V tem primeru, ko nam je Birokrat zgoraj
desno nad datumi prikazal rdeč napis ESLOG v pripravi, ponovno pritisnemo črno
puščico, ki se nahaja desno od tiskalnikain izberemo opcijo Na e-mail
(op: v šifrantu poslovnih partnerjev nujno pri vsaki stranki vpisati njegov e-mail)
Odpre se Outlook, v prilogi se nahajata eSlog račun.pdf, eSlog.xml
POVZETEK:
- Vnesene oznake bank in BIC kode (Šifrant poslovnih bank)
- Vnešena Koda države (Intrastat) v Šifrantu držav
- V Uporabniških nastavitvah vnešeni vsi podatki o podjetju (TRR – v
obliki xxxxx-xxxxxxxxxx, davčna številka, naslov, IBAN oznaka SI56,
tip ovojnice)
- V Šifrantu Partnerjev pri vsakem partnerju vnešene BIC kode in TRR-ji
partnerjev v obliki xxxxx-xxxxxxxxxx, izbrana opcija eSlog, elektronski
naslov
- Če je partner Proračunski uporabnik, ima BIC kodo UJPLSI2DICL
- Na izdanem računu obvezno vnešeni vsi datumi (datum računa, valuta,
datum odpreme)