Open ESDH – sags- og dokumenthåndtering med

Open ESDH – sags- og
dokumenthåndtering med Alfresco
- et white paper fra
© Copyright 2014
Om Open ESDH
OM OPEN ESDH
Open ESDH er resultatet af en række kundedrevne innovationsprojekter til det grønlandske
selvstyres forsyningsvirksomheder, Nukissiorfiit, og til en række danske offentlige institutioner.
Open ESDH er en platform til sags- og dokumenthåndtering, proceskontrol og integreret styring
af arbejdsgange. Open ESDH er baseret på Alfresco Enterprise CMS og Alfresco Share
portalen.
Open ESDH giver brugeren mulighed for at sikre effektive arbejdsgange.
Alfresco er basis
Open ESDH er baseret på Enterprise Content Management Systemet Alfresco.
Alfresco har en omfattende referencelister blandt offentlige myndigheder verden over – og i
Danmark er systemet efterhånden også godt repræsenteret.
Alfresco har stor fokus på web 2.0 teknologier, og systemet er velegnet til ESDH, intranet,
projektstyring, dokumenthåndtering og workflow.
Alfresco er udviklet med hovedvægt på bruger-, versionsstyring og adgangskontrol. Alfresco har
en omfangsrig håndtering af læse- og skriverettigheder. Rettigheder kan gives på alle niveauer,
fra et helt site til dokumentniveau.
Alfrescos rettighedssystem rummer en fælles metode til autentificering, der understøtter LDAP,
AD, NTLM og Single Sign-on (SSO).
Alfresco følger Noark-standarden, som FESD også bygger på, for dokumenthåndtering.
1
De overordnede værktøjer
De overordnede værktøjer
Open ESDH giver organisationen et overblik, hvad angår projekt- og sagsstyring og
dokumenthåndtering. Illustrationen på den foregående side samler Open ESDHs funktioner.
Udover fildrev og intranet indeholder Open ESDH
•
•
•
•
•
•
•
en intuitiv webbrugergrænseflade, der samler alle trådene og giver brugeren et overblik
og en række søgemuligheder
dokumentkort, journalisering
en stifinder, der spejler drev-strukturen med sager og mapper
integration til Office-programmer (MS Office og LibreOffice)
integration til Outlook og Webmail, så det er nemt at gemme mails på sager
integration til ERP med mulighed for push-pull
ledelses- og rapporteringsværktøjer
2
Dokumenthåndtering
DOKUMENTHÅNDTERING
I sagsdelen af Open ESDH samles dokumenter og øvrige oplysninger, der knytter sig til samme
emne, opgave eller sag. Dokumenterne og informationer journaliseres på en sådan måde, at
alle informationer gøres lettere tilgængelige for kolleger – og for eftertiden.
Journaliseringen strukturerer placeringen af sagen, indholdet gøres automatisk tilgængeligt for
søgning, og maskinel registrering sikrer unik identifikation af sagen og sagens dokumenter.
Alt er søgbart i Open ESDH, der følger den internationalt anerkendte NOARK-standard, som
den danske FESD-standardisering bygger på.
Samme dokument kan nås på mange måder
Der er en bred vifte af måder at tilgå dokumenterne på i Open ESDH. Tanken bag designet er, at
dokumenterne skal være tilgængelige, der hvor de skal bruges på en måde, der giver bedst
mening i den enkelte arbejdssituation.
Alle dokumenter i Open ESDH kan åbnes og gemmes via webportalen Share, direkte fra Libre
Office eller Microsoft Office (via Sharepoint protokollen), direkte med Windows Stifinder eller
inde fra et e-mailprogram.
Medarbejderen får et preview af indholdet i dokumentet, så det er hurtigt at orientere sig om,
hvorvidt dokument er det rigtige, inden man åbner det med Microsoft Office eller Libre Office.
Samme mappestruktur går igen, uanset om dokumentet åbnes via webportalen Share, Windows
Stifinder eller e-mailprogrammet.
Alle filer i ESDH-systemet får et unikt nummer med et dokument-id. Hvis dokumentet placeres
under en sag, knyttes sagens id automatisk til dokumentet.
3
Sikkerhed mod fejlplacering og sletning
Sikkerhed mod fejlplacering og sletning
Så snart en fil er overført til Open ESDH, er den sikret mod brugerfejl og uheld. Hver gang en fil
overskrives, sørger systemet for, at der dannes en ny version af filen, så man altid kan gå tilbage
til tidligere versioner af samme dokument. Filer, der slettes fra Open ESDH, overføres til en
skjult skraldespand, som administratorer kan tilgå i tilfælde af fejlagtig sletning af filer.
Journaliseringen strukturerer placeringen af sagen, indholdet gøres automatisk tilgængeligt for
søgning, og maskinel registrering sikrer unik identifikation af sagen med alle dens dokumenter
og øvrige oplysninger.
Rettigheder, tagging og metadata
Open ESDH rummer
•
•
•
•
•
•
avanceret rettighedsstyring,
brugervenligt interface til at tilknytte metadata til dokumenter (forfatter, publiceringsdato,
etc.),
tagging (emneord der beskriver, hvad dokumentet handler om) og tag clouds,
workflow (godkendelsesprocedurer, redaktør/brugerfaciliteter),
indbygget e-mail, alarmer og advis-funktioner
automatisk versionering af dokumenter, noter, mv.
4
Sagsstyring
SAGSSTYRING
Det første, brugeren ser, er sagsoverblikket til status, overblik og tværgående opgavestyring. Ud
over sagsoverblikket får brugeren adgang til en række specialiserede sagstyper med egne
arbejdsgange til blandt andet personale- og projektstyring.
Alle sager tildeles Titel og filnavn. Det er filnavnet, der blandt andet sikrer, at brugeren kan se
alle sager som mapper i Windows stifinderen eller som en mappe i mailprogrammet.
Desuden får sagen automatisk et unikt ID.
Derudover indeholder ESDH-systemet følgende moduler og funktioner:
• Sagsstatus
for løbende kontrol og fremdrift
• Stedtilknytning
for sammenknytning af flere sager til fx
afdelinger, projekter, personer, emner
• Kommentar
for intern kommentering på sagen
• Kalender
for overblik og planlægning
• Opgaver
for processer og arbejdsgange tilknyttet
sagen
• Facetter
for afdeling og øvrige lokation
• Brugere og rettigheder
rettighedsstyring for ejere og øvrige roller
tilknyttet sagen
• Historik
for logning af hændelser på sagen
• Postmappe
for modtagelse af post til sagen
• Hurtig låsning af dokumenter
til ejere og administratorer
5
Arbejdsgange
ARBEJDSGANGE
Arbejdsgange hjælper med at holde styr på den samlede sagsproces, på de enkelte opgaver og
på de involverede personer. Fra sagen har brugeren overblik over tilknyttede arbejdsgange, og
man kan se, hvem der er ansvarlig for de
enkelte sager. Brugere, der er involveret i en
arbejdsgang, bliver informeret via advis- og
arbejdsgangsfunktionerne.
Sagsopgave
Arbejdsgangen Sagsopgave bruges til
uddelegering af en opgave. Med Sagsopgave
følger en række underkategorier, blandt andet
Sagsopgave med opfølgning, der bruges til
uddelegering af en opgave med mulighed for at
revidere opgaven.
Arbejdsgangen Sagsopgave med godkendelse
bruges til at indhente godkendelse af en opgave.
Det er muligt at videreudvikle arbejdsgangene,
sådan at de rummer præcis de workflows, som
den enkelte organisation står med.
Rejsebestilling
Arbejdsgangen Rejsebestilling bruges til at håndtere processen omkring bestilling, godkendelse
og afregning af rejser.
6
Specialiserede sagstyper
SPECIALISEREDE SAGSTYPER
Nedenfor gennemgås fire foruddefinerede specialsagstyper i Open ESDH. Det er muligt at lave
tilpassede sagstyper med Alfresco og Open ESDH, og ofte kan man hente inspiration i de
eksisterende typer – såvel standardtyperne som de sagstyper, der er specialiserede og tilpasset
den enkelte organisation.
De fire sagstyper er:
•
•
•
•
Projektsag
Personalesag
Jobsag
Driftssag
Projektsag
Projektsager er målrettet til
projektstyring og indeholder derfor
specialiseringer, der hjælper brugerne
med at dokumentere og kontrollere
processen omkring et projektforløb.
Projektoverblikket viser valgfrie faser,
tilknyttede roller og status for de
aktuelle arbejdsgange placeret i
krydsfeltet for den enkelte projektfase
og rolle.
Projektlederen indberetter status på udvalgte målepunkter til porteføljeledelsen, der kan
overvåge alle projekters status og økonomi.
Porteføljeledelsens værktøj giver
overblik over status, fase og
målepunkter på tværs af projekter.
Projektledernes bemærkningerne til
de enkelte målepunkter kan aflæses
direkte i overblikket, og det er muligt
at arrangere sager og projekter alt
efter det aktuelle fokus.
7
Projektsag
På sagen samles alle dokumenter og øvrige oplysninger, der knytter sig til den samme opgave
eller den samme sag. Dokumenter og informationer i øvrigt af betydning for sagen samles og
journaliseres på en sådan måde, at alle informationer gøres lettere tilgængelige for eftertiden.
Arbejdsgange til projektsager
Arbejdsgangen Kommentering bruges til at indhente kommentarer fra en række interessenter,
der inddeles efter et rollebegreb. Brugere tilknyttes sager med en rolle. Hvis en arbejdsgang
tilknyttes til en given rolle, vil opgaven blive tilbudt eller påtvunget alle personerne i den angivne
rolle.
Arbejdsgangen Kvalitetssikring og godkendelse bruges til at indhente kommentarer fra en række
interessenter (roller).
8
Personalesag
Personalesag
En personalesag er målrettet håndtering af fortrolige og delte oplysninger af de ansatte og
indeholder derfor specialiseringer, der hjælper til med at dokumentere og styre arbejdsgange
relateret til personalehåndtering. Det er naturligvis muligt at begrænse, hvem der kan tilgå
personalesager.
Arbejdsgange til personalesager
Arbejdsgangen Ansættelseskontrakt bruges til at styre processen omkring udarbejdelsen af en
kontrakt.
Arbejdsgangen
Kursusansøgning bruges til
anmodning og opfølgning på
kursus.
9
Jobsag
Jobsag
En Jobsag er målrettet håndtering af ansættelser og ansøgninger og indeholder derfor
specialiseringer, der hjælper HR-medarbejderne med at dokumentere og håndtere processen
omkring de forskellige forløb tilknyttet ansættelse, afslag mv.
Jobsager tilknyttes typisk den relevante afdeling eller HR-funktionen, som dermed har overblik
over igangværende ansættelser og uopfordrede ansøgninger.
Et scenarie er, at lederen eller HRafdelingen udvælger de ansøgninger,
ansættelsesudvalget skal tage stilling
til. Ansættelsesudvalget kommenterer
de enkelte ansøgninger og tildeler
stjerner for hurtigt overblik.
Når ansøgerne er udvalgt, indkaldes
kandidaterne, og på sagens kalender
kan man registrere aftaler og samtaler, så alle involverede kan følge processen. Ved ansættelse
af en af kandidaterne kan relevante dokumenter knyttes til den nyansattes personalesag.
Jobsager benyttes også som jobbank for uopfordrede ansøgninger. En arbejdsgang kontrollerer,
om ansøgningen forældes, og en HR medarbejder opfordres af ESDH-systemet til at tage stilling
til, om ansøgningen skal forblive aktiv i jobbanken.
Driftssag
En driftssag er målrettet rapporteringer for driftsstabilitet, -styring og kontrol og indeholder derfor
specialiseringer, der hjælper med at dokumentere og styre processen omkring rapporteringer.
Arbejdsgange til driftssager
Driftssager kan tilknyttes en række aktører, der skal rapportere eller dokumentere udvalgte
områder for eksempel i forbindelse med kvalitetssikring.
Driftssagen kan
indeholde adskillige
rapporteringer, og en
driftssag kan også
kopieres, således at
man slipper for at
starte forfra med en
ren driftssag uden at
skulle indtaste alle
aktørerne og de
øvrige sagsoplysninger igen.
10
Postfordeling
POSTFORDELING
Fra centralt hold kan man med postfunktionen sende post direkte til brugere, sager eller grupper
og sites. Dokumenter, der skal postomdeles, placeres under en række centralt placerede
mapper og fordeles derefter automatisk af systemet.
Postfordelingen sikrer, at det er muligt at overføre materiale som for eksempel mails, breve
(skannede) eller andre dokumenter, uanset ophav, direkte til personen, området eller emnet.
Posten fordeles ved hjælp af den indbyggede funktionalitet, hvilket gør det muligt at sende post
direkte ind til en sag eller et site, selvom brugeren, der postfordeler, ikke selv har adgang til
området.
11
Kontakt
KONTAKT
Har du lyst til at høre mere om Open ESDH eller om Magentas øvrige produkter og services, så
kontakt os:
Magenta ApS
Studiestræde 14, 1.
DK-1455 København K
og
Magenta ApS
Åbogade 15
8200 Aarhus N
tel +45 3336 9696
fax +45 3393 4199
http://www.magenta-aps.dk
mail@magenta-aps.dk
CVR 25052943
Om os
Magenta har arbejdet med open source teknologier siden virksomhedens stiftelse i 1999.
Virksomheden, der har 15 fastansatte medarbejdere samt en håndfuld freelancere tilknyttet,
ledes af Morten Kjærsgaard.
Magenta udvikler løsninger inden for web, ESDH, design og integration mellem fagsystemer.
Siden 1999 har vi leveret IT-systemer til primært større offentlige institutioner. I dag er Magenta
blandt de største danske kommercielle leverandører på open source-platformen.
Magenta leverer implementering, rådgivning og support på følgende systemer:
• Alfresco
• CPR Broker
• Drupal
• Obvius
• Plone
Derudover yder vi rådgivning, support og udvikling på en række Linux-distributioner, Apache,
MySQL og LibreOffice/OpenOffice.
12
adresse
Studiestræde 14, 1.
1455 København K
email
info@magenta-aps.dk
telefon
(+45) 33 36 96 96