Arkitekthjælp for en dag

Referat fra ekstraordinær generalforsamling, medlemsforeningen Egå Forsamlingshus, d. 16. sep. 2010
Medlemsforeningen EGÅ FORSAMLINGSHUS
Referat fra ekstraordinær generalforsamling, d. 16. sep. 2010
Formål
Bestyrelsen havde indkaldt til ekstraordinær generalforsamling, fordi der ved seneste general
forsamling i feb. 2010 ikke var tilstrækkelig deltagelse til, at der kunne vælges en hel bestyrelse.
Det har desuden ikke været muligt, at få nogen til at melde sig efterfølgende og den aktuelle
økonomi kræver en ekstra ordinær indsats for at få forsamlingshusets økonomi i balance.
Ca. 35 personer var mødt op til den ekstra ordinære generalforsamling.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning
3. Aktuel økonomisk redegørelse
4. Valg af bestyrelse
5. Evt.
Ad 1. Valg af dirigent
Jakob Heuch blev valgt som dirigent. Charlotte Degn blev valgt som referent.
Ad 2. Formandens beretning
Formanden Jes Kjeldsen fortalte kort om foreningens situation. Der har været manglende opbakning
til bestyrelsens arbejde og det har været svært at få økonomien til at hænge sammen. Det skyldes
bl.a., at bestyrelsen har været nødsaget til at optage dyre lån til renovering af toiletterne og mindre
forbedringer i køkkenet.
Bestyrelsen påpegede, at det var vigtigt, at der blev valgt en ny bestyrelse, der har kræfter og energi
til at iværksætte foranstaltninger til bedring af økonomien, samt finde en ny udlejer eller et nyt
koncept for udlejningen.
Bestyrelsen opfordrede medlemmer af diverse grupper, der nyder godt af forsamlingshuset, samt
andre personer, der er kede af i værste tilfælde at se forsamlingshuset lukke, om at deltage i
bestyrelsesarbejde eller i lidt mindre forpligtende arbejde i en aktivkreds omkring forsamlingshuset.
Ad 3. Aktuel økonomisk redegørelse
Den økonomiske situation er ikke god. Det er svært at betale afdragene efter lånoptagning til
renovering af toiletter m.v. Der har været et tilfælde, hvor folk der låner huset, har bestilt
Side 1 af 3
Referat fra ekstraordinær generalforsamling, medlemsforeningen Egå Forsamlingshus, d. 16. sep. 2010
håndværkere udenom bestyrelsen. Desuden koster det 2.500 kr. hvis skumslukkeren brydes. Der er
ikke plads i budgettet til uforudsete udgifter til håndværkere.
Desuden færre udlejninger af huset de 3 første måneder af året. Generelt udlejes forsamlingshuset
de fleste weekender om året, samt enkelte hverdagsaftener, hvormed der eksisterer en fast indtægt
af den vej og budgettet balancerer, hvis udlejningen fortsætter på det nuværende niveau.
Bestyrelsen har sikret besparelse på varmen og indført lavenergi i huset, hvilket har minimeret
driftsudgifterne.
Der er desuden indtægt fra medlemmerne og det er derfor vigtigt, at der bliver opkrævet
medlemskab fra husets brugere.
Der er udgift til udlejer på 10 % af indtægten. Det har tidligere været 20 %, men er midlertidigt
nedsat pga. den økonomiske situation. Rengøringen betales af lejerne. Det er vigtigt at holde fast i,
at der skal betales for rengøringen, idet der ellers kan være varierende udgaver af
rengøringsstandarden.
Forsamlingen havde svært ved at danne sig et overblik over den økonomiske situation på grundlag
af det udleverede regnskab og det var et ønske fra forsamlingen, at få et mere detaljeret regnskab,
hvor de enkelte udgifter og indtægter kan ses.
Der var forslag fra forsamlingen om at sælge anparter i huset og samtidig sikre en bedre indtjening
fra de arrangementer, der afholdes i forsamlingshuset. Der kunne også arbejdes videre med
oprettelse af en støtteforening, som kan tegne sponsorater.
Huset bruges til mange aktiviteter, herunder folkedans, fællesspisning, loppemarked, jazzklub,
fastelavnsfest, julearrangementer og mødested for diverse vejforeninger og grundejerforeninger i
lokalområdet. Foreningerne er medlem som forening og kan dermed låne huset til fordelagtig lav
pris. Vi bør overveje, om der skal sikres personligt medlemskab af dem der benytter huset, eller om
prisen for lån af huset kan forhøjes.
Der er store forventninger til idéen om at lave ”Jul i Egå”. Et arrangement der, med Lone og Lene
Aggerholm som koordinatorer, forventes at give stort overskud samtidig med at det forhåbentligt
bliver sjovt og spændende. Der var desuden flere forslag til arrangementer, som både kan højne det
aktive engagement i lokalsamfundet og give økonomisk overskud, så de fysiske rammer om vores
aktiviteter kan vedligeholdes.
Der var generelt et håb om, at flere ville bidrage til nedbringelse af foreningens gæld og den nye
bestyrelse opfordres til aktivt at arbejde videre med mulighederne.
Der var en del drøftelse af hvorvidt vi er et interessent selskab. Ifølge vedtægterne er vi en
medlemsforening, hvor hverken bestyrelsen eller andre medlemmer af foreningen hæfter personligt
for de økonomiske forpligtigelser, der påhviler foreningen. Der må ikke optages lån, der overstiger
foreningens aktiver. På OIS.dk ejendomsdata ses det, at huset er ejet af I/S Egå forsamlingshus. Det
bør undersøges nærmere, om foreningen ejer huset og om vi ved at ændre på konstellationen kan
opnå økonomiske fordele.
Side 2 af 3
Referat fra ekstraordinær generalforsamling, medlemsforeningen Egå Forsamlingshus, d. 16. sep. 2010
Der var desuden en opfordring til at undersøge muligheden for tilskud fra kommunen og tipsmidler
til aktiviteter og bygningsvedligehold. Der er store udgifter til løbende vedligehold og der bør
dannes et overblik over kommende investeringer således, at vi kan arbejde på at tilvejebringe de
nødvendige midler til vedligeholdelse af huset.
Det har tidligere været kutyme at brugerbetalingen skulle være symbolsk, men det bør overvejes at
ændre dette, fordi det er nødvendigt at få vendt foreningens underskud til overskud.
Ad 4. Valg af bestyrelse
Der var på baggrund af en meget engageret snak mellem de fremmødte en overraskende stor
interesse for at give medlemsforeningen EGÅ FORSAMLINGSHUS fornyet energi.
Der blev udarbejdet en liste over aktive medlemmer, som ønsker at bidrage med mindre opgaver i
forbindelse med arrangementer, vedligeholdelsesopgaver, IT, udlejningsopgaver, fundraising,
økonomi m.v.
Det er planen, at bestyrelsen hermed får lettere ved at inddrage medlemmerne i at få foreningen til
at blomstre igen. Der var desuden også forslag om, at der afholdes løbende medlemsmøder hvor
foreningens medlemmer får mulighed for at møde hinanden og udvikle og drøfte forskellige idéer.
Følgende personer blev valgt til bestyrelsen:
Charlotte Degn, Solkrogen 4, 8250 Egå
Lene Aggerholm, Eghøjvej 15, 8250 Egå
Lisbeth Møller Poulsen, Mejlbyvej 28, 8250 Egå
Milla Angel, Solkrogen 2, 8250 Egå
Jakob Heuch, Virup Skovvej 19, 8530 Hjortshøj
Følgende personer blev valgt som suppleanter:
Pernille Lindkvist Malloul, Solkrogen 5, 8250 Egå
Leif Lindeberg Nielsen, Eghøjvej 1B, 8250 Egå
Der aftaltes overdragelsesmøde med den afgående bestyrelse og der vil i nærmeste fremtid blive
arrangeret studietur til Jazz-klubben og Gl. Egå beboerforeningen, med det formål at få et mere
formaliseret samarbejde.
Bestyrelsen konstituerede sig selv efter valget:
Formand: Charlotte Degn, valgperiode frem til feb. 2013
Kasserer: Lene Aggerholm, valgperiode feb. 2012
Sekretær: Lisbeth Møller Poulsen, valgperiode frem til feb. 2012
Ansvarlig for udlejningsgruppen: Jakob Heuch, valgperiode frem til feb. 2013
Ansvarlig for hjemmesiden og IT gruppen: Milla Angel, valgperiode frem til feb. 2013
Pernille Lindkvist Malloul, valgperiode frem til feb. 2013
Leif Lindeberg Nielsen, valgperiode frem til feb. 2013
Generalforsamlingen vælger en revisor hvert år.
Arne Henriksen, Krogen 9, 8250 Egå, er valgt frem til feb. 2012
Tak for et godt møde.
Side 3 af 3