AUTODATA ONLINE - Elektro Partner

Af Camilla Mørk Rösler
1. marts 2014
Versionsnummer 1.03
Service Level Agreement (SLA)
Anlæg
INDHOLDSFORTEGNELSE
1
Indledning ...................................................................................................... 2
1.1 Formål.............................................................................................................................. 2
1.2 Ansvarlig.......................................................................................................................... 2
1.3 Relevans for medarbejdere .......................................................................................... 2
1.4 Kontrol ............................................................................................................................. 2
1.5 Lovgivning ....................................................................................................................... 3
1.6 Kontrol og ansvar ........................................................................................................... 3
1.7 Ajourføring ...................................................................................................................... 3
1.8 Har du spørgsmål? ........................................................................................................ 3
2
Anlægsoprettelser mv. ................................................................................. 4
2.1 Formål.............................................................................................................................. 4
2.2 Tidsfrister ........................................................................................................................ 4
2.3 Handlinger ....................................................................................................................... 5
2.4 Controlling ....................................................................................................................... 6
2.5 Ansvarsfordeling ............................................................................................................ 6
3
Opskrivning, nedskrivning og nedlæggelse af anlæg ............................. 8
3.1 Formål.............................................................................................................................. 8
3.2 Tidsfrister ........................................................................................................................ 8
3.3 Handlinger ....................................................................................................................... 8
3.4 Ansvarsfordeling ............................................................................................................ 9
4
Salg af anlæg .............................................................................................. 10
4.1 Formål............................................................................................................................ 10
4.2 Tidsfrister ...................................................................................................................... 10
4.3 Fakturagrundlagskrav .................................................................................................. 10
4.4 Handlinger ..................................................................................................................... 11
4.5 Ansvarsfordeling .......................................................................................................... 13
Bilag A
Dokumenthistorik .............................................................................. 14
Anlæg
1
1 INDLEDNING
1.1 Formål
Denne SLA har til formål, at beskrive de overordnede principper for, hvorledes Eniga og
deres Partner håndterer opgaven omkring anlæg og anlægsaktivering. Yderligere vil
SLA’en fungere som uddybende dokumentation, til det overordnede bilag på regnskabsområdet, til samarbejdsaftalen. SLA’en uddyber de overordnede processer i forhold til
de ydelser, ansvarsroller, grænseflader og deadlines, der er i forbindelse med
behandling af opgaven omkring anlæg og anlægsaktivering.
SLA’en indeholder følgende aktiviteter:
-
Oprettelse, aktivering og afskrivning af anlæg
Opskrivning, nedskrivning og nedlæggelse af anlæg
Salg af anlæg
De ovenstående aktiviteter indeholder en række handlinger, som vil blive beskrevet i
denne SLA.
1.2 Ansvarlig
Ansvarlig for Service Level Agreement er Chef for Eniga Løn- og Økonomiservice, Camilla
Mørk Rösler.
1.3 Relevans for medarbejdere
SLA’en forventes kendt og anvendt af de medarbejdere i Eniga, der håndterer anlæg
samt de medarbejdere hos Partner som indkøber til anlæg.
1.4 Kontrol
Løbende kontrol
Den ansvarlige for SLA’en har ansvaret for løbende at påse, at
følgende punkter følges gennem hele processen:
-
kontroller og funktionsadskillelse, lagt ind i SLA’en og
workflows
-
arbejdsprocesbeskrivelser samt tilhørende værktøjer
-
Workflow til illustration af kontroller samt funktionsadskillelse er vedlagt som bilag.
Rapportering af kontrol
I tilfælde af, at retningslinjer som foreskrevet ikke bliver fulgt,
skal Eniga underrette den ledende chef for afdelingen hos
Partner og sammen udarbejde en løsning for problemet.
Anlæg
2
1.5 Lovgivning
-
De statslige regnskabsregler – herunder regnskabsparadigmet
Ministeriets momskompensationsordning
Momsloven ift. investeringsgoder
1.6 Kontrol og ansvar
Partner har beslutningsretten for, hvorvidt der er tale om et anlæg og for hvornår disse
skal aktiveres, samt eventuel opskrivning, nedskrivning, nedlæggelse eller salg heraf.
Desuden har Partner også ansvaret for godkendelse samt kontering af anlægget.
Eniga har ansvaret for, at kontrollere Partners kontering og foretage bogføringen. Det er
ligeledes Eniga’s ansvar, at afskrivningerne finder sted og bogføres korrekt.
Partner har det overordnede ansvar for, at kontrollere den fysiske tilstedeværelse af
anlægsaktiverne. Eniga sender årligt en oversigt over alle anlæg i anlægskartoteket til
den pågældende Partner. Partner kvitterer for anlæggenes eksistens, kontering og
tilføjer eventuelt kommentarer til det enkelte anlæg.
1.7 Ajourføring
Denne SLA ajourføres årligt, næste gang 1/10 2014.
1.8 Har du spørgsmål?
Kontakt finansteamet hos Eniga på Eniga-finans@eniga.dk
Anlæg
3
2 ANLÆGSOPRETTELSER MV.
2.1 Formål
Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos
Eniga og deres Partner, som er relevante ved oprettelse og aktivering samt afskrivning af
anlæg.
2.2 Tidsfrister
5 arbejdsdage fra modtagelse af kreditorfaktura til bogføring.
Faktura modtages i Batchflow og sendes til Partner. Partner godkender fakturaen og
tager stilling til aktivering af anlægget, samt kontering heraf.
Anlægget bogføres på en mellemregningskonto, med fuld konteringsstreng (formål,
ansvar og evt. projektnummer) indtil anlægget aktiveres.
Under forudsætning af, at Eniga har modtaget de nødvendige informationer om
anlægget, oprettes anlægget i anlægskartoteket, inden for 3 arbejdsdage i den
efterfølgende måned.
Eniga fastlægger afskrivningshorisont, efter gældende regnskabsinstrukser.
Anlæg
4
2.3 Handlinger
Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages i forbindelse med anlægsoprettelse,
aktivering og afskrivning, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret.
Handling
Kreditorfaktura modtages i Batchflow og
sendes til Partner
Eniga
Partner
X
Beslutning om aktivering af anlæg
X
Godkendelse samt kontering af anlæg
X
Kontrol af anlæg og kontering
X
Bogføring af faktura på mellemregningskonto
X
Oprettelse og aktivering af anlæg
X
Bogføring af afskrivninger
X
Anlægskartotek gennemgås årligt
X
X
2.3.1 Kreditorfaktura modtages i Batchflow og sendes til Partner
Eniga modtager faktura i Batchflow og sender til relevant godkender hos Partner. For en
detaljeret gennemgang af Batchflow, se da processen ”Kreditorfakturahåndtering i
Batchflow”.
2.3.2 Beslutning om aktivering af anlæg
Partner skal på baggrund af den tilsendte kreditorfaktura tage stilling til, hvorvidt denne
skal aktiveres og oprettes som anlæg – jf. Partners regnskabsinstruks og evt.
investeringsbudget.
2.3.3 Godkendelse samt kontering af anlæg
Skal kreditorfakturaen oprettes som anlæg, godkender Partner fakturaen samt konterer
anlægget på en mellemregningskonto hertil.
2.3.4 Kontrol af anlæg og kontering
Eniga kontrollerer Partners kontering ift. anlægs type
Anlæg
5
2.3.5 Bogføring af faktura på mellemregningskonto
Eniga har ansvaret for bogføring af anlæg, baseret på de informationer Partner har anvist
i Batchflow, eller på anden skriftlig bindende vis. Anlægget bogføres på en
mellemregningskonto, indtil anlægget aktiveres.
2.3.6 Oprettelse og aktivering af anlæg
Partner har ansvaret for at indsende værdiansættelsesnotat, når et anlæg skal aktiveres.
Eniga opretter anlægget ud fra de informationer, Partner har angivet på værdiansættelsesnotatet. Når anlægget tages i brug, oprettes det og aktiveres i
anlægskartoteket.
2.3.7 Bogføring af afskrivninger
Eniga har ansvaret for udarbejdelse af afskrivningsforslag, samt bogføring af
afskrivningerne. Afskrivninger foretages månedsvis. Afskrivningerne skal senest være
bogført den 8. arbejdsdag efter månedens udgang.
Rapportering af forventede afskrivninger, udarbejdes efter behov fra Partner.
2.3.8 Anlægskartoteket gennemgås årligt
Eniga er forpligtet til en gang hvert år (senest 1/12) at udarbejde og sende en liste over
hele anlægskartoteket til Partner. Herefter er det Partners ansvar, at gennemgå listen og
kvittere for anlæggenes eksistens, samt tilføje eventuelle kommentarer til det enkelte
anlæg.
Hvis et anlæg skal nedlægges eller nedskrives, se da processen for ”Opskrivning,
nedskrivning og nedlæggelse af anlæg”. Hvis et anlæg skal sælges, se da processen for
”Salg af anlæg”.
2.4 Controlling
Eniga er forpligtet til, at gennemgå resultatopgørelsen for mulige anlæg. Gennemgangen
skal senest være udført den 8. arbejdsdag efter månedens udgang. Partner orienteres,
såfremt Eniga finder anlæg, som burde være aktiveret. Se herefter processen vedr.
”oprettelse og aktivering” af anlæg.
2.5 Ansvarsfordeling
Partnerens ansvarsområde:
At godkende kreditorfakturaer i Batchflow
At kontere anlæg
At foretage kontrol af anlæggene og deres tilstedeværelse
Anlæg
6
Eniga’s
-
ansvarsområde:
At videresende kreditorfakturaer i Batchflow
At kontrollere konteringsoplysninger
At bogføre anlægget
At oprette anlægget
At udarbejde samt bogføre afskrivninger
At stikprøvekontrollere for tilstedeværelse
Se separat fil for visuelt workflow over denne arbejdsproces.
Anlæg
7
3 OPSKRIVNING, NEDSKRIVNING
OG NEDLÆGGELSE AF ANLÆG
3.1 Formål
Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos
Eniga og deres Partner, som er relevante ved op-, nedskrivning eller nedlæggelse af
anlæg.
3.2 Tidsfrister
Årligt.
Eniga er forpligtet til at have bogført alle op- og nedskrivninger og nedlæggelser af anlæg
i anvist periode, såfremt input fra Partner er modtaget senest den 5. kalenderdag i
måneden efter.
Op- og nedskrivninger foretages før periodens afskrivninger.
3.3 Handlinger
Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages i forbindelse med op-, nedskrivning og
nedlæggelse af anlæg, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret.
Handling
Udsendelse af oversigt
Eniga
X
Beslutning om op-, nedskrivning eller
nedlæggelse af anlæg
Bogføring
Partner
X
X
3.3.1 Udsendelse af oversigt
Årligt, senest 1/12, sender Eniga en oversigt over eksisterende anlæg i anlægskartoteket
til Partner.
3.3.2 Beslutning om op-, nedskrivning eller nedlæggelse af anlæg
Partner tager stilling til, hvorvidt et eller flere anlæg skal opskrives, nedskrives eller
nedlægges og giver Eniga skriftlig besked senest 10. januar. Beslutning foretages på
baggrund af – men ikke afgrænset til – anlægsliste fra Eniga.
3.3.3 Bogføring
Eniga er ansvarlig for, at foretage bogføringen på baggrund af informationer modtaget
fra Partneren før årsafslutningen.
Anlæg
8
3.4 Ansvarsfordeling
Partners ansvarsområde:
-
At beslutte, hvorvidt et anlæg skal opskrives, nedskrives eller nedlægges
Eniga’s ansvarsområde:
-
At udsende oversigt over anlæg i anlægskartoteket
-
At bogføre, nedskrive eller nedlæggelse – kontering følger anlæggets kontering.
Se bilag for et visuelt workflow over denne arbejdsproces
Anlæg
9
4 SALG AF ANLÆG
4.1 Formål
Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos
Eniga og deres Partner, som er relevante ved salg af et anlæg.
4.2 Tidsfrister
Partner har ansvaret for beslutningen om salg af anlæg samt for udarbejdelse af
faktureringsgrundlaget. Partner sørger for, at faktureringsgrundlaget er udfyldt korrekt.
Hvis grundlaget ikke er udfyldt korrekt, returneres grundlaget til Partner for korrekte
anvisninger.
Eniga modtager faktureringsgrundlag, der består af fakturablanket og tilhørende bilag fra
Partner. Senest 5 arbejdsdage efter modtagelse har Eniga udarbejdet og bogført
fakturaen. Dette sker under forudsætning af, at faktureringsgrundlaget opfylder
fakturagrundlagskravene. Eniga har ansvaret for, at anlægskartoteket er opdateret og
ajourført.
4.3 Fakturagrundlagskrav
Faktureringsgrundlaget udarbejdes efter fakturablanketten og skal opfylde følgende
krav:
-
CVR nr. på debitor
Faktureringsadresse, reference, telefonnr.
EAN-nummer (ved offentlige kunde eller privat kunde med e-fakturering)
Kryds ved enten faktura eller kreditnota
Betalingsbetingelser
Anlæg
10
-
Fakturatekst samt antal, stk. pris og samlet pris
Total faktureringspris
Kontering
Godkendelse ved underskrift eller via mail
Eniga kan afvise faktureringsgrundlag, der ikke opfylder disse krav og give Partner
besked herom.
Fakturablanketten til brug for udarbejdelse af faktureringsgrundlag forefindes på Eniga’s
hjemmeside. Bilag vedlægges fakturablanketten.
4.4 Handlinger
Dette afsnittet beskriver de handlinger, der foretages i forbindelse med salg af anlæg og
fakturering heraf, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret.
Handling
Eniga
Partner
Salg af anlæg
X
Udfyldelse af faktureringsgrundlag
X
Modtagelse af faktureringsgrundlag
X
Kontrol af faktureringsgrundlag
X
Udarbejdelse af faktura
X
Bogføring og udsendelse af faktura
X
Arkivering
X
Ajourføring af anlægskartotek
X
4.4.1 Salg af anlæg
Det er Partner, som har beslutningsretten for, hvorvidt et anlæg skal sælges.
4.4.2 Udarbejdelse af faktureringsgrundlag
Når et anlæg sælges, skal der udarbejdes en faktura til køberen. Det er Partners ansvar,
at udarbejde faktureringsgrundlaget i forbindelse med salg af anlæg og sende dette til
Eniga. Partner er ansvarlig for at udfylde fakturablanketten, samt at vedhæfte relevante
bilag.
Det er Partners ansvar at kontrollere rigtigheden af fakturagrundlaget samt godkendelse
heraf.
Anlæg
11
4.4.3 Modtagelse af faktureringsgrundlag
Eniga modtager faktureringsgrundlaget fra Partner, der indeholder fakturablanket og
bilag. Ønsker Partner fakturaen bogført i specifik periode, skal fakturagrundlaget
modtages i Eniga senest 3 dage inde i den næstkommende periode.
4.4.4 Kontrol af faktureringsgrundlag
Eniga kontrollerer, at felterne på blanketten er udfyldt. Der kontrolleres for:
Modtager
Beløb
Kontering
Tekst
Momsbehandling
Underskrift for godkendelse
Grundlaget anses som værende godkendt, hvis det kommer via mail eller underskrevet
blanket.
4.4.5 Oprettelse af debitor (kun ved nye debitorer)
Ved nye debitorer, opretter Eniga den nye debitor i debitormodulet. Det er Partners
ansvar, at de givne informationer er korrekte.
4.4.6 Udarbejdelse af faktura
Eniga opretter faktura på baggrund af faktureringsgrundlaget fra Partner.
4.4.7 Bogføring og udsendelse af faktura
Eniga har ansvaret for bogføring og udsendelsen af faktura. Eniga bogfører fakturaen
efter Partners konteringsanvisninger på fakturablanketten.
Eniga har forpligtet sig til at have alle fakturaer udsendt, senest 5 arbejdsdage efter
modtagelse af fakturerings-grundlaget. Dette er under forudsætning af, at der ingen fejl
er på fakturablanketten. I forbindelse med bogføringen af fakturaen bliver anlægget
registreret som solgt i anlægskartoteket.
4.4.8 Arkivering
Eniga har ansvaret for arkivering af faktureringsgrundlag.
4.4.9 Ajourføring af anlægskartotek
Eniga har ansvaret for at sikre, at anlægskartoteket er retvisende og opdateret. En kopi
af den pågældende faktura sendes til Partner.
Anlæg
12
4.5 Ansvarsfordeling
Partnerens ansvarsområde:
At tage beslutning om salg
At udfylde fakturablanketten
At angive korrekte debitoroplysninger
At kontrollere faktureringsgrundlagets rigtighed
At godkende faktureringsgrundlag
Eniga’s
-
ansvarsområde:
At kontrollere faktureringsgrundlag og dets oplysninger
At udarbejde faktura
At bogføre faktura
At udsende faktura
At ajourføre anlægskartoteket
Se bilag for visuelt workflow over denne arbejdsproces
Anlæg
13
BILAG A DOKUMENTHISTORIK
Dato
Forfatter
Beskrivelse
05.10.2012
Deloitte, Ulrik Jensen
Korrekturlæsning mv.
30.11.2012
SLA-udvalg
Gennemgang af SLA-sign-off udvalg
13.09.2013
SLA-udvalg
Årlig gennemgang af SLA. Diverse korrektur, samt nyt layout.
Godk. af styregruppen 10/2 2014
Anlæg
14