Vandbrønd - HF Fortbo

Transcription

Microsoft Dynamics C5 Version 2012
®
Applikation II
Copyright © 2011 Microsoft.
C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft.
Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere.
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form
uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Der tages
forbehold for tryk- og stavefejl.
Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Danmark
Tlf.: +45 45 67 80 00, www.microsoft.com/danmark/dynamics/losninger/c5.mspx
Indholdsfortegnelse
Indledning ................................................................................................................................................................. 9
1.
Dimensioner .................................................................................................. 10
Oprettelse og tilknytning af afdelinger, bærer og formål ....................................................................11
Opsætning vedr. dimensioner i kontoplanen ...........................................................................................11
Parametre vedr. dimensioner ...........................................................................................................................11
Dimensionsbalancer ............................................................................................................................................12
Huskeliste: Dimensioner.....................................................................................................................................13
Opgaver: Dimensioner ........................................................................................................................................14
2.
Fordelingskonti .............................................................................................15
Fordelingskonti ......................................................................................................................................................15
Parametre vedr. fordeling .................................................................................................................................17
Huskeliste: Fordelingskonti ...............................................................................................................................18
Huskeliste: Fordelingskonti med dimensioner ..........................................................................................19
Opgaver: Fordeling ..............................................................................................................................................20
3.
Valutastyring ................................................................................................22
Fordele ved valutastyring i C5 .........................................................................................................................22
Valutakartoteket ....................................................................................................................................................22
Parametre vedr. valuta ........................................................................................................................................23
Valutastyring i Finansmodulet .........................................................................................................................24
Kursregulering........................................................................................................................................................24
Præsentationsvaluta ............................................................................................................................................25
Huskeliste: Valutastyring....................................................................................................................................26
Opgaver: Valutastyring .......................................................................................................................................28
4.
Rykkerskrivelser ...........................................................................................29
Rykkerbreve ............................................................................................................................................................29
Procedure ved udskrivning af rykkerbreve .................................................................................................30
Huskeliste: Rykkerskrivelser ..............................................................................................................................32
Opgaver: Rykkerskrivelser .................................................................................................................................33
5.
Rentenotaer................................................................................................... 34
Procedure ved beregning af renter og udskrivning af rentenotaer .................................................34
Huskeliste: Rentenotaer .....................................................................................................................................36
Opgaver: Rentenotaer.........................................................................................................................................37
2
UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 VERSION 2012
Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale
6.
Standard aktionslister .................................................................................38
Standard Aktionslister .........................................................................................................................................38
Lokale aktionslister ...............................................................................................................................................39
Huskeliste: Standard aktionslister ..................................................................................................................40
Opgaver: Standard aktionslister .....................................................................................................................41
7.
Kørsler og aktionslister................................................................................42
Formålet med kørsler og aktionslister..........................................................................................................42
Kørselstyper ............................................................................................................................................................43
Opsætning og afvikling af kørsler..................................................................................................................43
Oprettelse af nye aktioner.................................................................................................................................44
Værktøj til at undersøge proces og elementnavne ................................................................................44
Huskeliste: Kørsler og aktionslister ................................................................................................................45
Opgaver: Kørsler og aktionslister ...................................................................................................................46
8.
Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger........................................47
Elektronisk udveksling af betalingsinformationer ...................................................................................47
Forudsætning for udlæsning af kreditorbetalinger ................................................................................47
Forudsætning for indlæsning af debitor indbetalinger.........................................................................51
Huskeliste: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger .................................................................53
Opgaver: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger ....................................................................55
9.
Opsætning af Ordre- og Indkøbsmodulerne .............................................56
Grupper.....................................................................................................................................................................56
Tekster .......................................................................................................................................................................56
Parametre vedrørende ordrer ..........................................................................................................................57
Parametre vedrørende Indkøb ........................................................................................................................59
Huskeliste: Tilpasning af Ordre- og Indkøbsmodulerne .......................................................................61
Opgaver: Tilpasning af Ordre- og Indkøbsmodulerne ..........................................................................62
10.
Ordrekartotek og ordrearkiv .......................................................................63
Oprettelse af ordre fra Debitormodulet ......................................................................................................63
Oprettelse af ordre fra Ordrekartoteket ......................................................................................................63
Arbejdsgangen i forbindelse med ordrer ...................................................................................................64
Ordrearkiv ................................................................................................................................................................65
Huskeliste: Ordrekartotek og ordrearkiv .....................................................................................................67
Opgaver: Ordrekartotek og ordrearkiv ........................................................................................................68
11.
Indkøbskartotek og indkøbsarkiv...............................................................69
3
Oprettelse af indkøb fra Kreditormodulet ..................................................................................................69
Oprettelse af indkøb fra Indkøbskartoteket ..............................................................................................69
Oprettelse af indkøb fra Ordrekartoteket ...................................................................................................70
Arbejdsgangen i forbindelse med Indkøb ..................................................................................................70
Indkøbsarkiv............................................................................................................................................................72
Huskeliste: Indkøbskartotek og indkøbsarkiv ...........................................................................................73
Opgaver: Indkøbskartotek og indkøbsarkiv ...............................................................................................74
12.
Mængdemæssig styring af indkøb .............................................................75
Beholdningsstatus på indkøb ..........................................................................................................................75
Ændring af beholdningsstatus på indkøb ..................................................................................................79
Skematisk oversigt over beholdningsstatus og effekten heraf ..........................................................80
Antalsstyring ved varemodtagelse ................................................................................................................80
Antalsstyring ved købsfakturering .................................................................................................................81
Huskeliste: Mængdemæssig styring af indkøb.........................................................................................82
Opgaver: Mængdemæssig styring af indkøb ............................................................................................83
13.
Mængdemæssig styring af ordrer ..............................................................86
Beholdningsstatus på ordrer ............................................................................................................................86
Ændring af beholdningsstatus på ordrer ....................................................................................................90
Skematisk oversigt over beholdningsstatus og effekten heraf ..........................................................91
Antalsstyring i forbindelse med varelevering ............................................................................................91
Antalsstyring i forbindelse med fakturering ..............................................................................................92
Huskeliste: Mængdemæssig styring af ordrer ..........................................................................................93
Opgaver: Mængdemæssig styring af ordrer .............................................................................................94
14.
Ordre- og Indkøbskladder ...........................................................................96
Tilføjelse af ordreog indkøbslinjer ..............................................................................................................96
Oprettelse af ordrer og indkøb via kladderne ..........................................................................................97
Funktioner i Ordre- og indkøbskladder .......................................................................................................97
Huskeliste: Ordre- og indkøbskladder .........................................................................................................98
Opgaver: Ordre- og indkøbskladder ............................................................................................................99
15.
Periodiske kørsler i Ordre og Indkøb ...................................................... 100
Efterberegning af totaler ................................................................................................................................ 100
Sortering af linjer ............................................................................................................................................... 100
Komprimering af linjer ..................................................................................................................................... 100
Kopiering af linjer .............................................................................................................................................. 101
4
Prisopdatering af linjer .................................................................................................................................... 101
Fjernelse af nedlagte ordrer/indkøb .......................................................................................................... 101
Huskeliste: Periodiske kørsler i Ordre og Indkøb.................................................................................. 102
Opgaver: Periodiske kørsler i Ordre og Indkøb ..................................................................................... 103
16.
Masseopdatering og masseudskrifter ..................................................... 104
Masseudskrifter .................................................................................................................................................. 104
Masseopdatering ............................................................................................................................................... 105
Fordele ved masseopdatering og masseudskrifter .............................................................................. 105
Huskeliste: Masseopdatering og masseudskrifter ................................................................................ 106
Opgaver: Masseopdatering og masseudskrifter ................................................................................... 107
17.
Rabatstyring .............................................................................................. 108
Generelt om rabatstyring ............................................................................................................................... 108
Opsætning af rabataftaler .............................................................................................................................. 108
Kæderabat ............................................................................................................................................................ 109
Prioritering af rabatter ..................................................................................................................................... 110
Rabat og valuta .................................................................................................................................................. 111
Opsætning af rabataftaler via Debitor- og Kreditorkartotekerne .................................................. 111
Kombinerede rabatter (mængderabatter) ............................................................................................... 111
Huskeliste: Rabatstyring .................................................................................................................................. 112
Opgaver: Rabatstyring ..................................................................................................................................... 113
18.
Opsætning Lagermodulet ......................................................................... 114
Varegrupper ......................................................................................................................................................... 114
Enhedsbetegnelser ............................................................................................................................................ 115
Prisgrupper ........................................................................................................................................................... 115
Parametre ............................................................................................................................................................. 116
Huskeliste: Opsætning Lagermodulet ....................................................................................................... 118
Opgaver: Opsætning Lagermodulet .......................................................................................................... 119
19.
Lagerkladder .............................................................................................. 120
Oprettelse/vedligeholdelse af lagerkladder............................................................................................ 120
Arbejdsgangen i lagerkladder ...................................................................................................................... 121
Parametre vedrørende lagerkladder .......................................................................................................... 122
Bogføring i lagerkladder ................................................................................................................................. 122
Opgaver: Lagerkladder .................................................................................................................................... 125
20.
Styklister og samlelister ........................................................................... 127
5
Styklister ................................................................................................................................................................ 127
Samlelister ............................................................................................................................................................ 129
Parametre vedrørende styk- og samlelister ............................................................................................ 130
Huskeliste: Styklister og samlelister ........................................................................................................... 134
Opgaver: Styklister og samlelister............................................................................................................... 136
21.
Varesporing ................................................................................................ 138
Køb og salg af vare med varesporing ....................................................................................................... 139
Udskrivning af varespor .................................................................................................................................. 139
Opgaver: Varesporing ...................................................................................................................................... 141
22.
Prisændrings- og efterberegningskørsler ............................................... 142
Efterberegning .................................................................................................................................................... 142
Prisændring .......................................................................................................................................................... 142
Huskeliste: Prisændrings- og efterberegningskørsler ......................................................................... 144
Opgaver: Prisændrings- og efterberegningskørsler ............................................................................ 145
23.
Fordeling af hjemtagelsesomkostninger mv. ......................................... 146
Omkostningskoder............................................................................................................................................ 146
Fordeling af hjemtagelsesomkostninger .................................................................................................. 146
Huskeliste: Fordeling af hjemtagelsesomkostninger mv. .................................................................. 149
Opgaver: Fordeling af hjemtagelsesomkostninger mv. ..................................................................... 150
24.
Lagerreguleringskørsler og lagerafmærkning ....................................... 151
Automatisk lagerregulering ........................................................................................................................... 151
Lagerafmærkning .............................................................................................................................................. 151
Åbenpostredigering.......................................................................................................................................... 153
Værdiregulering af åbne tilgange ............................................................................................................... 154
Huskeliste: Lagerreguleringskørsler og lagerafmærkning................................................................. 155
Opgaver: Lagerreguleringskørsler og lagerafmærkning .................................................................... 156
25.
Behovsberegning ....................................................................................... 157
Generelt om behovsberegning .................................................................................................................... 157
Disponeringsparametre................................................................................................................................... 157
Behovsberegning ............................................................................................................................................... 158
Overfør forslag til Indkøb ............................................................................................................................... 159
Huskeliste: Behovsberegning ........................................................................................................................ 160
Opgaver: Behovsberegning ........................................................................................................................... 161
26.
Budgetberegning ....................................................................................... 162
6
Standardfelter ..................................................................................................................................................... 162
Opsætning ............................................................................................................................................................ 163
Budgetberegningskladden ............................................................................................................................ 164
Huskeliste: Budgetberegning........................................................................................................................ 165
Opgaver: Budgetberegning ........................................................................................................................... 166
27.
Salgsbudgettering ..................................................................................... 167
Opsætning ............................................................................................................................................................ 167
Standardværdier ................................................................................................................................................ 168
Salgsbudgetteringskladden ........................................................................................................................... 168
Huskeliste: Salgsbudgettering ...................................................................................................................... 170
Opgaver ................................................................................................................................................................. 171
28.
Lånebudgettering ...................................................................................... 172
Huskeliste: Lånebudgettering ....................................................................................................................... 174
Opgaver: Lånebudgettering .......................................................................................................................... 175
29.
Rentebudgettering .................................................................................... 176
Udarbejdelse af rentebudgetter .................................................................................................................. 176
Huskeliste: Rentebudgettering..................................................................................................................... 177
Opgaver: Rentebudgettering ........................................................................................................................ 178
30.
Appendix - Provisionsberegning ............................................................. 179
Huskeliste: Provisionsberegning .................................................................................................................. 183
Opgaver: Provisionsberegning ..................................................................................................................... 184
31.
Appendix - Afgiftshåndtering .................................................................. 185
Sammenhæng mellem ordrer og afgiftslinjer ........................................................................................ 185
Hvordan bliver afgiften beregnet?.............................................................................................................. 185
Hvem skal afholde afgiften? .......................................................................................................................... 186
Afgiftsgrupper og -koder ............................................................................................................................... 186
Afgiftslinjer ........................................................................................................................................................... 187
Styk- og samlelister med afgifter ................................................................................................................ 188
Afgiftsposteringer.............................................................................................................................................. 188
Huskeliste: Afgiftshåndtering........................................................................................................................ 189
Opgaver: Afgiftshåndtering ........................................................................................................................... 191
32.
Appendix – Genvejstaster ......................................................................... 193
Værktøjslinjen ..................................................................................................................................................... 193
Generelle genvejstaster ................................................................................................................................... 193
7
Navigation i C5 ................................................................................................................................................... 194
Vedligeholdelse af stamdata ......................................................................................................................... 194
Søgning og filtrering af poster ..................................................................................................................... 195
Øvrige genvejstaster......................................................................................................................................... 195
8
Indledning
Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Applikation II. Kurset er berammet til 3 dage.
Kursusmaterialet er udarbejdet til version 2012. Kommentarer og rettelser til materialet modtages
gerne, så vi løbende kan forbedre det.
Målgruppe
Kurset henvender sig til konsulenter, der skal arbejde med rådgivning, tilpasning og/eller udvikling af
programmet.
Forudsætninger
Det forudsættes at kursisterne har deltaget på kurset Applikation I eller har tilsvarende viden.
Formål
Kurset bygger videre på kurset C5 Applikation I. Udover de mere avancerede funktioner i
grundmodulerne behandles modulerne Ordre og Indkøb.
Deltagere skal kunne:
4
Benytte de mere avancerede faciliteter i Finans-, Debitor-, og Kreditor- og Lagerkartotekerne
4
Oprette afdelingsregnskaber og fordelingskonti
4
Opsætte valutahåndtering
4
Oprette ordrer, indkøb, styk- og samlelister
4
Benytte periodiske kørsler i Lager, Ordre og Indkøb
4
Foretage Opsætning af Lager, Ordre og Indkøb
Og kende til:
4
Muligheder i Ordre- og Indkøbsarkiverne
4
Opsætning og kørsel af aktionslister
4
Provisions- og behovsberegning
4
Kreditorbetalinger
Beskrivelse af materialet
Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller funktion i C5. Det
skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens
gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus.
Til hver lektion findes en Huskeliste, der giver et hurtigt overblik over fremgangsmåden og de taster,
der bruges til at udføre funktionen.
Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden.
Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af
opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig
til den datafil, der undervises i.
9
1. Dimensioner
Formål
Formålet med lektionen er, at lære deltagerne om opsætning og brug af dimensioner.
Emner
Efter denne lektion, skal deltagerne kunne:
4
Oprette dimensioner – afdeling, bærer og formål
4
Tilknytte dimensioner til konti
Og kende til:
4
Hvordan man bogfører med dimensionsangivelse
Afdelingsregnskab
For at skabe en dimension mere i finanskontoplanen ud over kontonummer, kan der i C5 oprettes
afdelinger. Denne kode skal købes separat (Dimensioner).
Hvis man ikke ønsker at angive afdeling for alle posteringer er dette muligt.
Kontonummer
Afdeling 1
Afdeling 2
Afdeling 3
Fordelen ved at benytte afdelinger er bl.a.:
4
Der kan udskrives afdelingsopdelte balancer, således at virksomheden altid har overblik over
indtægter, udgifter og overskud pr. afdeling.
4
Der kan budgetters indtægter og udgifter pr. afdeling.
4
Man kan til enhver tid søge oplysninger om posteringer på en bestemt afdeling, dvs. de fleste
udskrifter kan afgrænses og/eller sorteres på afdeling.
Bærer og Formål
Til rapportering og styring på forskellige segmenter kan der foruden afdelinger anvendes Bærer og
Formål som dimensioner. De oprettes under Generelt/Kartotek/Dimensioner/Bærer og
Generelt/Kartotek/Dimensioner/Formål.
10
Oprettelse og tilknytning af afdelinger, bærer og formål
Oprettelse
Da dimensioner er generelle for hele virksomheden, finder man kartoteket til at vedligeholde
afdelinger, bærer og formål via Generelt/Kartotek/Dimensioner.
Dimensioner oprettes ligesom alle andre kartoteksposter ved at trykke F2 eller bruge Tilføj postknappen.
For f.eks. at oprette en afdeling kræves blot, at man angiver en kode for afdelingen, samt en
betegnelse. Denne kode kan fremover tilknyttes posteringer i C5.
Koden, forkortelsen, for dimensioner (afdelinger, bærer og formål) kan være alfanumerisk, det vil sige,
at man både kan bruge tal og bogstaver i koden. Jo mere sigende koden er, desto nemmere er det at
overskue dimensionsregnskabet i C5, da det oftere er koden, man ser på skærmen end betegnelsen
for dimensionen.
Tilknytning
På hver enkel finanskonto i C5 kan man angive en eller flere dimensioner. Denne dimensionsangivelse
vil fremover blive brugt som forslag til, hvilken dimension en postering på den givne konto skal
tilknyttes. Koden tilknyttes hver enkelt konto på Opsætning-fanen i kontoplanen.
Opsætning vedr. dimensioner i kontoplanen
C5 kan sættes op på forskellige måder, alt efter hvorledes man ønsker at benytte faciliteten
dimensioner
På hver enkelt finanskonto kan man angive, om det skal være tvunget at bruge afdeling, bærer
og/eller formål ved postering på kontoen eller ej. Dette angives i Tvungen-feltet, i
Finans/kartotek/Kontoplan på Opsætning-fanen. Hvis man siger ja/sætter kryds, vil man ikke kunne
postere på kontoen uden at angive dimensionen.
Når man foretager en postering på en konto med tvungen dimension, behøver man ikke nødvendigvis
at angive den kode, der er angivet som forslag i feltet i Finans/Kartotek/Kontoplan på Opsætningfanen. Det der angives i dette felt, er kun et forslag til hvilken dimension, der som standard skal
benyttes på kontoen.
Parametre vedr. dimensioner
Under Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring findes der parametre der vedrører dimensioner.
Tvungen afdelingsbalance
Hvis parameteren er sat til ja, vil afdelingskoden blive hentet fra Debitor/kreditorkartoteket ved
opdatering af ordrer/indkøb/projekter. På de tilhørende linjer (gælder også for kladder) vil feltet
”Afdeling” være skjult, mens dimensioner hentes fra kartotekerne Ordre/Indkøb/Projekt og derved
sikres afdelingsbalance.
Ved opdatering af dimensioner af igangværende ordre, ordrelinjer, indkøb, indkøbslinjer, projekter og
projektlinjer fra Generelt/Kartotek/Dimensioner/Opdater dimensioner, vil dimensioner fra
Debitorkartotek/Kreditorkartotek bliver overført til Ordre-/indkøbs- og Projektkartotek og videre til
linjer. Såfremt Kartotekerne ikke har angivet en afdeling kommer der ingen afdeling med over. Hvis
kartotekerne ikke har bærer og/eller formål vil disse hentes fra lagerkartotek, såfremt varerne er
oprettet med dimensioner.
11
Hvis parameteren er sat til nej, vil Ordre-/indkøbs- og Projektkartoteker bruge dimensioner fra
Debitor-/kreditorkartotek. Journal, Statusposter i Finans samt Debitor/kreditor posteringer vil hente
dimensioner fra Ordre- og Indkøbskartotekerne. Lagerposteringer og driftsposter i Finans vil hente fra
ordre-/indkøbslinjer.
Ved opdatering af dimensioner af igangværende ordre, ordrelinjer, indkøb, indkøbslinjer, projekter og
projektlinjer fra Generelt/Kartotek/Dimensioner/Opdater dimensioner, vil dimensioner fra
Debitorkartotek/Kreditorkartotek bliver overført til Ordre-/indkøbs- og Projektkartotek og videre til
linjer. Hvis kartotekerne ikke har dimensioner vil disse hentes fra lagerkartotek, såfremt varerne er
oprettet med dimensioner.
Dimensionsbalancer
Når du har bogført med dimensionsangivelse, kan du udskrive balancer fordelt pr. dimension.
Hvorvidt der er tale om én eller flere dimensioner, har ikke nogen betydning.
Du finder dimensionsopdelte balancer via Finans/Rapporter/Balancer/Dimensionsbalance. Felterne
er stort set de samme som under balancer uden afdelinger. Der er dog yderligere felter.
Felt
Beskrivelse
Afdeling
Felterne benyttes til afgrænsning af dimensioner. Vil man have balancen udskrevet
for samtlige dimensioner, er det ikke nødvendigt at udfylde felterne.
Bærer
Formål
Spec
Vil man have udskrevet alt. Både det der er bogført med og uden
dimensionsangivelse, skal man lade Fra-feltet være tomt og udfylde Til-feltet med
koden på den sidste dimension.
Her er der tre valgmuligheder:
Blank:
Her udskrives én balance med det totale beløb for de afgrænsede
afdelinger, bærere og formål.
Post:
Vælges post vil balancen blive opdelt i dimensioner pr. post, dvs. pr.
konto. For hver konto kommer en total, samt en opsplitning af
hvorledes totalen er opdelt på dimensioner.
Balance:
Her bliver balancerne udskrevet pr. dimension. Dvs. en balance for
hver dimension.
Resten af felterne er de samme, som under balancer uden dimensioner Det er også de samme
balancer, man kan hente via Hent-knappen.
Derudover kan du også afgrænse på dimensioner på de fleste rapporter i C5. Dette gøres ved at
indsætte Afdeling, Bærer og/eller formål-feltet som afgrænsningsfelt vha. F2.
NB! Hvis man ønsker at udskrive en kontospecifikation via
Finans/Rapporter/Periodisk/Kontospecifikation, skal der afgrænses ud for Afdeling, Bærer
og/eller Formål ellers vil posteringer med dimensionsangivelse ikke blive udskrevet.
12
Huskeliste: Dimensioner
Funktion
Fremgangsmåde
Opret afdeling
Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Afdeling.
Opret bærer
Tast
Opret vha. F2 eller ved at gå til en tom linje.
F2
Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Bærer.
F2
Opret formål
Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Formål.
F2
Tilknyt afdeling,
bærer eller formål
til finanskonto
Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan og fanen Opsætning.
For hver enkelt konto kan angives:
Afdeling: Hvilken afdeling skal foreslås i kassekladden ved
postering på kontoen.
Tvungen afd: Skal der angives afdeling ved postering på
kontoen.
Tilsvarende kan vælges vedr. bærer og formål.
Tilknyt afdeling,
til debitor eller
kreditor
Tilknyt afdeling,
til en vare
Udskriv
dimensionsbalance
Parametre
ALT+F8
Vælg Debitor/Kartotek/Debitor eller
Kreditor/Kartotek/Kreditor og Opsætning-fanerne.
I Afdeling-feltet, angives hvilken afdeling posteringer skal
tilknyttes. På samme måde benyttes felterne Bærer og
Formål.
ALT+H
MELLEMRUM
ALT+F8
ALT+H
Vælg Lager/Kartotek/Lager og Opsætning-fanen.
ALT+F8
Angiv i Afdeling-feltet hvilken afdeling posteringer
foretaget i lagerkladden skal tilknyttes ved postering på
varen. På samme måde benyttes felterne Bærer og
Formål.
ALT+H
Vælg Finans/Rapporter/Balancer/Dimensionsbalance.
Foretag yderligere tilpasning af balancen med hensyn til:
4
Afgrænsning af konti
4
Afgrænsning af kolonner
4
Angiv datointervaller
4
Vælg budgetlag (vælg evt. flere budgetlag)
4
Afgræns afdelinger
4
Vælg Post eller Balance i Spec-feltet.
ALT+H
Vælg Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring og vælg
ja/nej til parameteren Tvungen afdelingsbalance
SPACE
13
Opgaver: Dimensioner
Opgave 1: Opret afdeling
4
Opret nedenstående afdeling:
Kode
Afdeling
UDV
Udviklingsafdelingen
Opgave 2: Tilføj afdeling på finanskonti
4
4
Følgende konti skal i kontoplanen tilknyttes Administrationsafdelingen:
5010
Kontorartikler
5050
Telefon (F)
Følgende konti skal i kontoplanen tilknyttes Udviklingsafdelingen:
2520
Ekstern udvikling
Opgave 3: Bogføring af finansbilag med afdelingsangivelse
Der skal bogføres et bilag på køb af div. kontorartikler dags dato til en værdi af 5000,- kr.
4
Bogfør dette bilag via kassekladden og brug kontoen for kontorartikler og kassen.
4
Kan man herefter se i posteringsoversigten på konto 5010, at der er bogført med
afdelingsangivelse?
_______________________________________________________________________________________________________
Opgave 4: Bogføring af købsfaktura med afdelingsangivelse
Vi har modtaget en indkøbsfaktura for udviklingsarbejde fra vores leverandør Forum System.
4
Bogfør dette indkøb på 10.000 kr. + moms via Kreditor/Dagligt.
Brug finanskonto 2520 på linjen, der bogføres uden varenummer. Posten skal tilknyttes
udviklingsafdelingen, hvorfor denne afdeling angives på indkøbslinjen.
Fakturaen har nummer 45786 og er dateret dags dato.
Opgave 5: Udskriv dimensionsbalancer
4
Udskriv en dimensionsbalance som indeholder en samlet balance, hvor beløbene er
udspecificeret pr. post pr. afdeling for indeværende regnskabsår.
14
2. Fordelingskonti
Formål
Formålet med lektionen er, at lære deltagerne om opsætning og brug af fordelingskonti.
Emner
Efter denne lektion, skal deltagerne kunne:
4
Oprette fordelingskonti.
Og kende til:
4
Hvordan man fordeler posteringer
Fordelingskonti
Der er nogle tilfælde, hvor man gerne vil fordele posteringer til to eller flere konti, f.eks. ved bogføring
af omkostninger såsom husleje og varme, som deles blandt afdelinger. Dvs. at et kontonummer skal
sættes op på en måde, så et beløb der posteres, vil blive fordelt til andre konti, ud fra et bestemt
beløb eller en procentsats.
Fordeling af beløb eller procentdel.
Fordelingsmetode
Værdi
Posteringsbeløb
Beløb der fordeles videre
Beløb
50
1000,-
50,-
Procent
50
1000,-
500,-
Eksempel på fordeling af husleje
En virksomhed ønsker at fordele en udgift til husleje mellem henholdsvis ejeren af virksomheden og
virksomheden selv. Dette skal gøres fordi, en del af ejendommen huser virksomheden og den anden
del bruges som beboelse af ejeren personligt. Fordelingen af ejendommen er opgjort til 50/50.
Bogholderen opretter derfor 3 konti i kontoplanen:
4
Konto 100 Husleje
4
Konto 200 Virksomhedens husleje andel
4
Konto 300 Ejerens husleje andel
Derefter laves der fordeling på konto 100, således at denne sender 50 % videre til konto 200 og 50 %
videre til konto 300.
15
Konto 100 Husleje
50 %
50 %
Konto 200
Konto 300
Virksomhedens andel
Ejerens andel
Når huslejeopkrævningen skal bogføres gøres dette på konto 100 og f.eks. banken. Konto 100
fordeler så automatisk 50 % videre til konto 200 og 300, jvf. opsætningen af fordelingen, således at
saldoen på konto 100 forbliver 0.
Valgfrit antal niveauer
Fordeling kan foretages i et ubegrænset antal led nedefter. Hvis vi skal holde os til ovenstående
eksempel, så kunne man f.eks. lade virksomhedens andel blive fordelt til andre konti fra konto 200.
Fordeling og moms
Hvis der er moms med i samtlige posteringer, som er en del af fordelingen, er der ingen problemer i
C5.
Har man derimod en fordeling, hvor der skal løftes moms af nogle af beløbene, men ikke af andre,
skal man derimod passe på.
Hvis vi ser på ovenstående eksempel, vil der med en momskode på konto 100 blive løftet moms af det
fulde beløb før fordeling. Det vil sige, at det er beløbet uden moms, der fordeles videre med 50 % til
konto 200 og 50 % til konto 300.
Hvis det kun er virksomhedens andel der skal betales moms af, er det nødvendigt at gøre som
beskrevet nedenfor.
Bemærk! Er det ikke alle posteringer, der skal løftes moms af, må man ikke angive momskode på
kontoen øverst i fordelingshierarkiet.
Hvad man derimod skal gøre, er manuelt at fordele momsen videre til momskontoen.
Eksempel på manuel fordeling af momsen
Nedenfor ses et eksempel på manuel fordeling af momsen til momskontoen. Der tages udgangspunkt
i forrige eksempel:
Konto 100:
50 % viderefordeles til konto 200
Konto 200:
20 % viderefordels til momskontoen
Man kunne også angive en momskode på konto 100 og så blot gøre følgende:
Konto 100:
Konto 300:
-25 % viderefordeles fra momskontoen
16
Fordeling til afdelinger
Man kan vælge at lade en postering blive viderefordelt til en bestemt afdeling. Ydermere kan man
angive, at det udelukkende er, hvis der bliver posteret på en bestemt afdeling, at der skal fordeles.
Postering med eller uden
afdelingsangivelse?
Fordeles fra afd.
Til afd.
Sker der en
fordeling?
Nej
angivet: Afd. 1
2
Nej
Nej
ikke angivet
2
Ja
Ja: Afdeling 1
angivet: Afd. 1
2
Ja
Ja: Afdeling 1
ikke angivet
2
Nej
Ja: Afdeling 1
angivet: Afd. 2
1
Nej
Fra og til fordelingskontoen må ikke være den samme
Til tider ønsker man, at lade posteringer på en konto fordele videre til samme konto, blot med
afdelingsangivelse. Eksempelvis således:
Der posteres på konto 3010 Annoncer uden afdelingsangivelse. På konto 3010 Annoncer ønskes en
viderefordeling til konto 3010/Administrationsafdelingen og konto 3010/Produktionsafdelingen.
Dette kan ikke lade sig gøre. C5 vil ikke tillade, at der fordeles til kontoen selv – hverken med eller
uden afdelingsangivelse.
Løsningen er, at oprette en ekstra konto, f.eks. 3009 Annonceomk. til fordeling, hvorfra man så kan
fordele videre til konto 3010 med afdelingsangivelser.
På tilsvarende vis kan der oprettes fordeling til dimensionerne Bærer og Formål.
Parametre vedr. fordeling
I C5 er der en parameter der bestemmer, om programmet skal benytte fordeling eller ej.
Hvis man vil benytte fordeling, skal man sætte et kryds/sige Ja til parameteren Brug fordelingskonti
via Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring.
Når man installerer C5, står denne parameter som standard til Nej, det vil sige, at selv om man
opretter fordelingsprocedurer, vil der ikke blive foretaget fordelinger.
17
Huskeliste: Fordelingskonti
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret
fordelingskonto
Åben Finans/Kartotek/Kontoplan og vælg den konto der
skal fordeles fra.
Vælg Fordeling-knappen.
ALT+F
Udfyld Fordelingskonti-felterne i skærmbilledet:
Konto: Hvilken konto skal der fordeles videre til.
Fordeling: Procentdel eller fast beløb.
ALT+H
MELLEMRUM
Værdi: Angiv hvilken procentdel eller hvilket beløb der skal
viderefordeles.
Bemærkning: Angiv gerne en forklarende tekst til, hvorfor
der fordeles til en anden konto, så andre brugere af
systemet kan gennemskue fordelingsproceduren.
Skal der fordeles videre til flere konti, så skift til næste linje.
F8
F3
Når du er færdig med fordeling i dette niveau godkendes.
HUSK: Skal du fordele til næste niveau, skal du forlade
fordeling og finde frem til den konto i fordelingen, der skal
fordeles fra i næste niveau.
Parameter vedr.
fordeling
For at overhovedet at kunne fordele, skal
bogføringsparameteren Brug fordelingskonti være sat til
Ja.
MELLEMRUM
18
Huskeliste: Fordelingskonti med dimensioner
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret
fordelings-konto
med afdeling
Åben Finans/Kartotek/Kontoplan og vælg den konto der
skal fordeles fra.
Vælg Fordeling-funktionsknappen.
ALT+F
Udfyld Fordelingskonti-felterne i skærmbilledet:
Fra: Hvis det kun er posteringer bogført med en bestemt
afdeling, der skal viderefordeles, angiver man denne
afdeling her. Er det kun posteringer uden
afdelingsangivelse, der skal viderefordeles, skal dette felt
være tomt osv.
Konto: Hvilken konto skal der fordeles videre til.
ALT+H
ALT+H
Afdeling: Skal postering fordeles videre til en bestemt
afdeling, så angives denne afdeling her.
ALT+H
Fordeling: Procentdel eller fast beløb.
MELLEMRUM
Værdi: Angiv hvilken procentdel eller hvilket beløb der skal
viderefordeles.
Bemærkning: Angiv gerne en forklarende tekst til, hvorfor
der fordeles til en anden konto, så andre brugere af
systemet kan gennemskue fordelingsproceduren.
Skal der fordeles videre til flere konti, så skift til næste linje.
F3
Når du er færdig med fordeling i dette niveau godkendes.
HUSK: Skal du fordele til næste niveau, skal du forlade
fordeling og finde frem til den konto i fordelingen, der skal
fordeles fra i næste niveau.
19
Opgaver: Fordeling
Opgave 1: Opret konti
4
Opret følgende finanskonti. Undlad at tilknytte en momskode til kontoen:
4009: Varme til fordeling (drift)
Opgave 2: Opret fordeling
4
4
Opret følgende fordelingsprocedurer:
Fra konto
Til konto
Sats
4009 Varme til fordeling
4010 Varmeafregning
60 %
4009 Varme til fordeling
20030 Varme privat andel
40 %
Fra konto
Til konto
Sats
4010 Varmeafregning
22110 Indgående moms
20 %
Tjek desuden at bogføringsparameteren ’Brug fordelingskonti’ er markeret.
Opgave 3: Bogfør på fordelingskonto
4
Indtast følgende bilag i en kassekladde. Brug konto 4009 Varme til fordeling og banken.
NB! Bilaget skal bogføres uden at angive en momskode på posteringen, da fordelingen ellers
bliver forkert.
Midtkraft A/S.
Dags dato
Faktura: 45189
Demofirma ApS
Bregnerødvej 133
3460 Birkerød
Betegnelse
Beløb
Fjernvarmeforbrug for 1. kvartal
Varebeløb
Moms
8.000,00
10.000,00
25 %
8.000,00
Fakturabeløb
Opgave 4: Undersøg om fordeling er sket korrekt
4
Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan og kontrollér at varmeregningen er blevet posteret og
viderefordelt korrekt til de rigtige konti.
Tip: Dette gøres vha. Posteringer-knappen og derefter Transaktion-knappen.
Opgave 5: Ekstra opgave - Opret fordeling med afdeling
Virksomheden ønsker at huslejeomkostningerne automatisk skal fordeles ud på de enkelte afdelinger i
forbindelse med at huslejen bogføres.
20
4
Opret finanskonto 4029: Husleje til fordeling (drift). Moms = Køb
4
Opret følgende fordelingsprocedurer:
Fra konto
Til konto
Afdeling
Sats
4029 Husleje til fordeling
4030 Husleje
Adm
10 %
4030 Husleje
Indk
5%
4030 Husleje
Prod
50 %
4030 Husleje
Salg
15 %
4030 Husleje
Udv
20 %
4
Indtast og bogfør en huslejeregning dateret dags dato på 50.000 kr. inkl. moms i en kassekladde.
Benyt konto 4029 og banken.
4
Kontrollér om fordelingen er foretaget.
21
3. Valutastyring
Formål:
Formålet med denne lektion er, at give et overblik over, hvilke fordele der er ved brug af valutastyring
i C5, samt hvordan den mest nødvendige opsætning af valuta foretages.
Emner
Efter denne lektion skal kursisten:
4
Vide hvorledes man opretter og vedligeholder valutaer i C5
4
Vide hvorledes man vælger præsentationsvaluta
Og kende til:
4
Standard og sekundære valutaer
4
Hvordan der bogføres i fremmed valuta
4
Fordelene ved valutastyring i C5.
Fordele ved valutastyring i C5
I C5 kan man operere med flere forskellige valutaer.
NB! I versioner før C5 vers. 4.0 kræver dette tilkøb af licenskoden Valuta.
Fordelene ved at bruge valutastyring i C5 er i store træk disse:
4
Du kan foretage automatisk kursregulering af udvalgte konti.
4
Du kan rapportere i valgfri valuta ved hjælp af funktionaliteten ’Præsentations-valuta’.
4
Du kan registrere købs og salgsfakturaer i fremmed valuta. Hvis kostpriser og/eller salgspriser er
angivet i en anden valuta end valutaen på debitoren/kreditoren, sørger C5 selv for at omregne
priserne ud fra valutakurserne angivet i programmet.
4
I forbindelse med registrering af betalinger fra/til debitorer/kreditorer, kan C5 selv holde styr på
eventuelle kursdifferencer, hvis man benytter sig af åben post udligning.
4
I posteringsjournalerne i modulerne Finans, Debitor og Kreditor opdateres felter med beløb i
fremmed valuta, standardvaluta og evt. kursdifference.
4
Opdatering af kurser fra Danmarks Nationalbank
Valutakartoteket
Man opretter de valutaer man vil arbejde med i Valutakartoteket, der findes via
Generelt/Kartotek/Valuta. Det er også her, at kurserne for hver valuta vedligeholdes.
Valutakoder
I den øverste del af skærmbilledet oprettes de valutaer, virksomheden ønsker at anvende med en
kode (forkortelse) for valutaen. Det anbefales at benytte de internationale forkortelser (DKK = danske
kroner, EUR = euro, USD = amerikanske dollars osv.), idet der i givet fald er mulighed for at hente
valutakurserne elektronisk fra Nationalbankens hjemmeside.
22
For at gøre udskrifter og posteringslister mere overskuelige, er der mulighed for at angive et Prefix
eller et Postfix til de enkelte valutaer. Disse betegnelser betyder, at C5 kan angive en lede tekst lige
foran beløb (prefix) eller lige efter beløb (postfix) når der benyttes præsentationsvaluta. Læs mere
herom senere i denne lektion.
Felterne 1, 10, 100 osv. benyttes til at angive, hvorledes beløb skal afrundes på fakturaer i den enkelte
valuta. F.eks. kan du i 10-feltet ud for DKK angive 0,25. Dette vil bevirke at fakturasaldi mellem 1,00 og
9,99 DKK afrundes til hele 25-ører. I 100-feltet kan man angive 1,00, dette betyder så at alle
fakturasaldi mellem 10,00 og 99,99 DKK afrundes til hele kroner.
I Tab og Vind-felterne skal der angives finanskonti til bogføring af kurstab og kursgevinster. Disse
kontonumre benyttes automatisk, når der foretages en kursreguleringskørsel. Disse felter skal udfyldes
for hver valuta.
Valutakurser
For hver eneste valuta skal du angive og vedligeholde kurserne for denne valuta. Dette gøres i den
nederste del af skærmbilledet, der kan opfattes som den daglige valutatabel og gør at beløb der
registreres i udenlandsk valuta, omregnes til standardvaluta ud fra posteringens valutakode og
gældende kurs og omvendt.
Standardvalutaen i virksomheden registreres med kurs 100. Dette vil oftest være DKK.
Det vil sige, fører jeres virksomhed regnskab i danske kroner, så skal valutakursen for DKK altid være
100. I Kommentar-feltet kan evt. anføres, at denne kurs ikke må slettes eller ændres.
HUSK: Du må ikke slette evt. tidligere opdaterede kurser da disse stadig kan anvendes. Tilføj i stedet
nye kurser på de efterfølgende linjer.
Hent valutakurser fra Nationalbankens hjemmeside
Nye valutakurser kan hentes og indlæses elektronisk i C5 vha. oplysninger på Nationalbankens
hjemmeside. Dette kræver at feltet O er markeret ud for de valutakoder hvor der ønskes at hente
valutakurser samt at der er internet adgang.
Valutakurserne hentes via knappen Hent valuta og herefter knappen Hent kurser. Herved bliver
oversigten opdateret med kurserne fra nationalbanken. Når knappen Opdater vælges opdateres de
valutakurser der har en markering i feltet O i oversigten.
De nye kurser kan herefter ses i den nederste del af skærmbilledet i Valutakartoteket i C5.
Parametre vedr. valuta
Man skal i C5 angive, hvilke valutaer man ønsker at benytte som standardvaluta og sekundærvaluta.
Dette angives via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans.
Standardvaluta
Standardvaluta er den primære valuta, for de flestes vedkommende DKK.
Sekundær valuta
Sekundær valuta skal angives, hvis du vil have mulighed for at opdatere bogførte beløb i en anden
valuta end standardvalutaen. Det kunne eksempelvis være USD, hvis virksomheden er et datterselskab
af en amerikansk koncern. Læs mere om sekundær valuta nedenfor.
23
Valutastyring i Finansmodulet
Man kan for hver konto, angive hvilken valuta der er standard på denne konto. Det kan være
beholdningskonti i fremmed valuta, som f.eks. en bankkonto i EUR. Denne valutakode vil blive
foreslået ved posteringer på kontoen i kassekladden.
Man skal for hver enkelt finanskonto tage stilling til, om beløbene på kontoen må blive kursreguleret.
Hvis ikke der er sagt ja/sat kryds i Kursreguleres-feltet, vil kontoen ikke blive kursreguleret i
forbindelse med en kursreguleringskørsel.
NB! På de konti der forbinder de forskellige moduler, f.eks. debitorsamlekonti og kreditorsamlekonti,
bør man ikke sige ja/sætte kryds i Kursreguleres-feltet, idet saldiene på disse konti skal kursreguleres
via kursreguleringskørslerne i Debitor- og Kreditormodulerne.
Sekundær valuta
I Finanskartoteket på Opsætning-fanen er det muligt, at få opdateret en sekundær valuta, så du altid
har mulighed for at se saldoen i en anden valuta.
Via Finansparametre skal der angives en valuta i Sekundær valuta-feltet og Opdatér sekundær
valutabeløb-feltet skal markeres. Den valuta der angives, kommer til at stå i feltnavnet i
finanskartoteket; vælger du EUR, kommer feltet der vises til at hedde Saldo i EUR.
Efterberegning af sekundær valutabeløb
Når du tager funktionen med sekundære valutabeløb i brug, er du nødt til at køre en efterberegning
af tidligere bogførte beløb. Det gør du via Finans/ Periodisk/ Primo/Ultimo/ Efterberegn
sekundære beløb.
NB! Har du lige angivet en sekundær valuta under finansparametre, skal du enten lukke C5 eller skifte
regnskab, før du kan efterberegne sekundære valutabeløb.
Kursregulering
Man bør være påpasselig med at angive, at en finanskonto skal kursreguleres. Finanskonti, som indgår
i konteringsopsætningen i andre moduler, f.eks. under Debitor, Kreditor og Lager, bør ikke indgå i
kursreguleringskørsler. Hvis de gør dette, kan dette skabe uoverensstemmelser mellem Finansmodulet
og de andre moduler.
Eksempel
Debitor samlekonti kursreguleres via Finansmodulet og saldoen ændres. Men de debitorer, der har
posteringer i fremmed valuta vil ikke blive reguleret. Det vil sige, at den akkumulerede saldo for
debitorer i Debitormodulet forbliver uændret. Hermed vil finansafstemningen resultere i en difference
mellem Finans- og Debitormodulerne.
Hvis du skal kursregulere finanskonti, der indgår i finansopsætningen i de forskellige moduler, bør
dette gøres via Debitor eller Kreditor/Periodisk/Kursregulering. Herved reguleres både på kontiene
i Debitor- og Kreditormodulerne, samt f.eks. debitorsamlekontiene og kreditorsamlekontiene i
Finansmodulet.
Vil du undersøge om der er difference mellem Finansmodulet og ét af de andre moduler, kan du til
hvert modul via Rapporter/Periodisk/Finansafstemning finde en finansafstemningsrapport, f.eks.
Debitor/Rapporter/Periodisk/Finansafstemning.
24
Præsentationsvaluta
Ved udskrivning af rapporter i C5, kan du vælge, hvilken valuta udskriften skal være i. Dette er
uafhængigt af, hvilke valutaer posteringerne er opdateret i.
Inden udskrift kan man trykke CTRL+W og vælge i hvilken valuta man ønsker udskriften, samt med
hvilken kursdato.
Idéen med at anvende præsentationsvaluta kunne være, at man som datterselskab skal kunne vise et
regnskab i USD for moderselskabet i USA.
Prefix og Postfix
Som tidligere beskrevet kan Prefix- og Postfix-felterne i Valutakartoteket benyttes, når der tales om
præsentationsvaluta.
Ved valutaen USD angives f.eks. $i Postfix-feltet. Hvis der herefter vælges USD som
præsentationsvaluta og der udskrives en posteringsliste i USD, vil beløb blive udskrevet efterfulgt af
$– f.eks. 100,00$. Hvis $ angives i Prefix-feltet vil beløbene blive udskrevet som $100,00.
25
Huskeliste: Valutastyring
Funktion
Fremgangsmåde
Oprettelse af
valutaer
Vælg Generelt/Kartotek/Valuta.
Tast
Opret de valutaer, der skal anvendes i øverste
skærmbillede.
F2
Følgende felter kan angives:
Prefix: Teksten i dette felt, kommer foran beløb i denne
valuta på udskrifter (eks.: $for USD).
Postfix: Teksten i dette felt, kommer efter beløb i denne
valuta på udskrifter.
Tekst: En beskrivende betegnelse for valutaen, f.eks.
valutaens navn.
1, 10, 100…: Skal fakturaer afrundes indenfor disse
intervaller? Hvis ja, angiv hvorledes, f.eks. 0,25 eller 1,00.
Tab og Vind: Her angives de konti, hvor kurstab og
kursgevinster skal bogføres automatisk. Disse konti skal
angives!!
Valutakurser
I nederste del af skærmbilledet angives og vedligeholdes
kurserne for hver valuta. Der angives:
ALT+H
SHIFT+F8
Fra dato: Fra hvilken dato skal den pågældende kurs
gælde (gælder indtil ny kurs tilføjes i tabellen).
Kurs: Hvilken kurs skal gælde. I sidste felt på linjen ses
hvilken valuta kursen angives i. (vil som oftest være DKK).
Kommentar: Man kan evt. tilknytte kommentarer til de
enkelte kurser.
Valutakurserne kan opdateres elektronisk via
informationer fra nationalbankens hjemmeside, ved at
vælge knappen Hent valuta og herefter Hent kurser og
Opdater.
Opsætning af
Finansparametre
vedrørende valuta
Vælg Finans/Tilpasning/Parametre/Finans.
Udfyld disse felter:
Standard valuta: Angiv hvilken valuta regnskabet føres i.
ALT+H
Sekundær valuta: Angiv hvilken valuta du vil se som
sekundær valuta.
ALT+H
26
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opsætning af
finanskonti, der skal
kursreguleres.
I kontoplanen via Finans/Kartotek/ Opsætning-fanen er
der følgende felter, som har relevans i forbindelse med
valuta:
Valuta: Forslag til hvilken valuta, der normalt skal
bogføres med på denne konto.
Kursreguleres: Skal kontoen indgå i en evt.
kursreguleringskørsel afviklet via
Finans/Periodisk/Kursregulering?
ALT+H
MELLEMRUM
NB! Konti der indgår i finansopsætningen med andre
moduler, bør ikke kursreguleres.
Kursregulering
Vælg Finans/Periodisk/Kursregulering.
Afgræns hvilke konti, der skal med i reguleringen.
ALT+H
Godkend afgrænsningen.
F3
Afgræns hvilke valutaer, samt perioden for reguleringen.
ALT+H
Angiv om reguleringen skal bogføres i Finans og indtast
eventuelt det ønskede bilagsnummer.
Godkend afgrænsningen.
Efterberegn
sekundær
valutabeløb
MELLEMRUM
F3
Via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans svares
ja/sættes kryds ud for Opdatér Sekundær valutabeløb.
MELLEMRUM
Skrift regnskab eller luk C5 ned. Regnskaber skiftes via
Generelt/Dagligt/Skift regnskab.
For at danne sekundær valuta, vælges
Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Efterberegn
sekundære beløb. Afgræns på periode m.m.
Præsentationsvaluta
Vælg Værktøjer/Sæt præsentationsvaluta.
CTRL+W
Angiv den ønskede valuta + kursdato.
Dette skal gøres før udskrivning af rapporter m.m.
27
Opgaver: Valutastyring
NB! I dette opgavesæt er det meget vigtigt, at man benytter de angivne datoer.
Opgave 1: Styring af valutakurser
4
Angiv følgende kurser (DKK for 100 USD):
Fra dato
Kurs
Åbningskurs
582,00
05.mm.åå
590,00
10.mm.åå
588,00
Opgave 2: Kursregulering i Finans
4
Opret finanskonto 21030 Lån i USD. Sæt Valuta-feltet til USD og afkryds feltet Kursreguleres.
4
Firmaet har optaget et lån på 100.000,- USD pr. 01.mm.åå. Bogfør lånet via en kassekladde. Benyt
konto 21030 (kredit) og bankkontoen (debet).
4
Foretag en kursregulering. Afgræns på konto 21030, USD og 01.mm.åå-05.mm.åå.
Kursreguleringen skal bogføres i Finans med bilagsnr. 99
4
Udskriv en posteringsliste, der viser bogføringen af kursreguleringen. Dette gøres ved at indsætte
feltet Posttype som afgræsning, og afgræns på posttypen ’Difference’ samt datoerne 01.mm.åå
og 05.mm.åå.
Opgave 3: Automatisk bogføring af kurstab/-gevinst
4
Valutakoden på vor debitor RBK Møbler - konto 73822100 skal ændres til USD.
4
Lav en faktura til RBK Møbler på 10 stk. P4 stole med stålben. Fakturadatoen skal være d.
05.mm.åå.
4
D. 10.mm.åå modtager vi betaling for fakturaen fra RBK Møbler. De har overført pengene til vores
bankkonto. Bogfør betalingen via en kassekladde og udlign i den forbindelse fakturaen.
Kontrollér at der er sket en automatisk bogføring af kurstab/gevinst. Dette gøres f.eks. via
Finans/Kartotek/Kontoplan og knapperne Posteringer og Transaktion.
28
4. Rykkerskrivelser
Formål
’
At kursisterne får kendskab til C5 s funktioner omkring udskrivning af rykkerbreve og tilskrivning af
rykkergebyrer.
Emner
Efter denne lektion, skal kursisten kunne:
4
Udskrive rykkere med rykkergebyrer
4
Udskrive rykkerlister
4
Sætte notater på rykkerbreve
Rykkerbreve
Via Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev er der mulighed for at udskrive rykkere til et udvalg af
debitorer, som ikke har indbetalt forfaldne fakturaer.
Under Debitor/Kartotek/Debitorer/knappen Udskriv/Rykkerbreve kan der ligeledes udskrives
rykkerbreve, hvis man f.eks. kun ønsker at udskrive et rykkerbrev til én kunde.
Forudsætning
For at kunne udskrive rykkere til kunder, er det en forudsætning, at feltet Max. rykker på fanen
Opsætning i Debitorkartoteket er udfyldt med en rykkerkode på den/de kunder, hvortil der ønskes at
udskrive rykkerbreve.
Ved bogføring af indbetalinger fra debitorerne skal fakturaerne udlignes.
Tekster på rykkerbreve
Tekster på rykkerbreve defineres via Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor, som notat til
rykkerkoderne. Der findes følgende rykkerkoder.
4
Rykkerskrivelse (Rykkerbrev pr. debitor)
4
Rykker 1
4
Rykker 2
4
Rykker 3
4
Rykker 4
4
Incasso
Rykkertekster indtastes som et notat ved at placere bjælken på rykkerteksten og åbne Notat-feltet
(ALT+N).
Hvis der udskrives rykkere på forskellige sprog, skal der indtastes et notat pr. sprog. Øverst i højre del
af skærmbilledet står der f.eks. engelsk. I så fald kan der nedenfor angives rykkernes navne på engelsk,
samt eventuelle notater på engelsk via notaterne ud for de engelske navne.
Der skiftes sprog vha. Skift sprog-knappen. Hvilket sprog der vælges ved udskrivning af rykkerne
bestemmes af den enkelte debitors sprog i Sprog-feltet i Debitorkartoteket.
29
Procedure ved udskrivning af rykkerbreve
Når der skal udskrives rykkere til én eller flere debitorer gøres følgende:
Åbn rykkeroversigten
Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev eller Debitor/Kartotek/Debitorer/knappen
Udskriv/Rykkerbreve
Dan rykkerliste
Vælg knappen Dan rykkerliste i rykkeroversigten, for at gøre følgende:
4
Foretage en eventuel afgrænsning på f.eks. kundenumre eller kundegrupper
4
Angive kriterierne for at kunden skal have en rykker m.m.
4
Angive datoen der skal benyttes på rykkerbrevene
4
Vælge om du ønsker at danne nye rykkere eller genudskrive gamle rykkere
4
C5 gennemløber herefter debitorernes åbne posteringer og tildele rykkerkoder til de forfaldne
poster. Debitorpostens rykkerkode, angivet i Max rykker-feltet på debitoren i
Debitorkartoteket, bestemmer, hvilken rykkerskrivelser der må udskrives til debitoren.
4
C5 opdaterer rykkeroversigten med de kunder der skal rykkes og viser de forfaldne poster med
rykkerkoder på disse kunder.
Fravælg kunder og/eller forfaldne poster
Såfremt der er kunder som man af én eller anden grund ikke ønsker at rykke, så fjernes markeringen i
feltet V ud for den/de kunder.
Hvis der er forfaldne posteringer man ønsker at undlade på rykkerbrevet, så fjernes markeringen i
feltet V ud for disse forfaldne poster.
Udskriv rykkerliste
Vælg knappen Udskriv liste i rykkeroversigten for at udskrive en rykkerliste, såfremt du ønsker at
rykke kunderne pr. telefon.
Udskriv rykkerbreve
Vælg knappen Rykkerbrev pr. kode eller Rykkerbrev pr. kunde i rykkeroversigten:
Rykkerbrev pr. kode
Udskriver ét rykkerbrev pr. debitor, pr. valuta, pr. kode
Rykkerbrev pr. kunde
Udskriver ét rykkerbrev pr. debitor, pr. valuta
Rykkergebyrer
I forbindelse med udskrivningen af rykkerbrevene kan det vælges, om der skal tilskrives rykkergebyrer.
I givet fald kan det vælges hvilken kassekladde gebyrerne skal overføres til.
NB! Husk at kassekladden med rykkerne skal bogføres manuelt, før at gebyrerne tilskrives kundernes
saldi.
30
Eksempel på rykkerbrev pr. kode
En debitor har 2 forfaldne poster, og Max rykker-feltet = ’Rykker4’.
Den ene forfaldne post får tildelt rykkerkode 1 og den anden rykkerkode 4.
Ved udskrivning af et Rykkerbrev pr. kode til denne debitor, vil der blive udskrevet to rykkere; nemlig
rykker 1 og rykker 4. Havde der i Max rykker-feltet kun stået Rykker 3, var der ligeledes blevet
udskrevet to rykkere, idet rykker 4 i fald blot ville være udskriftet med en rykker 3.
31
Huskeliste: Rykkerskrivelser
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Forudsætninger
for at der kan
udskrives rykkere
Der skal angives rykkerkoder på debitorerne i
Debitor/Kartotek/Debitorer i Max. Rykker-feltet.
ALT+H
Udskrivning af
rykkere
Eventuelle tekster til rykkerskrivelserne indtastes under
Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor. Markér den
pågældende rykkerkode, åbn Notat-feltet og skriv teksten
her.
ALT+N
Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev
Dan rykkerliste
ALT+T
Fravælg eventuelt de debitorer og poster der ikke skal
rykkes ved at fjerne markeringen i feltet V
MELLEMRUM
Udskriv rykkerliste og/eller
ALT+S
Rykkerbreve pr. kunde eller pr. kode
ALT+. /ALT+O
32
Opgaver: Rykkerskrivelser
Opgave 1: Udsendelse af rykkerskrivelser
Notat på rykkerskrivelser
4
Angiv et notat på alle rykkerskrivelser (Rykkerskrivelse, Rykker1, Rykker 2 osv.) for danske kunder.
Bestem selv teksten.
Udskriv rykkere
4
Dan rykkerlisten. Vælg at alle kunder skal rykkes og angiv f.eks. 3, 13, 23 dage osv. ud for
rykkerkoderne
4
Udskriv ét rykkerbrev pr. debitor til skærmen.
33
5. Rentenotaer
Formål
’
At kursisterne får kendskab til C5 s funktioner omkring tilskrivning af renter og udskrivning af
rentenotaer.
Emner
Efter denne lektion, skal kursisten kunne:
4
Foretage rentetilskrivning
4
Udskrive rentenotaer
4
Sætte notater på rentenotaer
Forudsætninger
Rentetilskrivning funktionen bruges til, at tilskrive renter på for sent indbetalte beløb fra kunderne.
Korrekt rentetilskrivning kræver opsætning af rentesatser og betalingsbetingelser, samt angivelse af
disse på hver enkelt debitor i Debitorkartoteket. Samtidig skal der også oprettes en rentekladde til
formålet.
For at C5 kan beregne renterne korrekt skal der i forbindelse med bogføring af debitorindbetalinger
benyttes udligning, således at betalinger og fakturaer udlignes med hinanden.
NB! Renteberegningen beregner renter pr. rentedato og max. for en måned ad gangen. Skal der
beregnes renter for mere end en måned, må kørslen gentages.
Procedure ved beregning af renter og udskrivning af rentenotaer
Opsætning af rentesatser
Rentesatser oprettes og vedligeholdes under Debitor/Tilpasning/Rentesatser.
I forbindelse med oprettelsen af rentesatser kan der angives forskellige kriterier for hvornår og hvor
lidt der skal tilskrives i renter:
Forfalden
Her indtastes det beløb, der som minimum skal være forfalden på debitor før der
tilskrives renter.
Rentebeløb
Her indtastes det beløb, der som minimum skal være beregnet som rentebeløb på en
kunde før renten medtages i rentekladden. Hvis renten på en kunde f.eks. beregnes til
2,50 kr. og der i feltet her står 5,- kr. så medtages kunden ikke i rentekladden.
Minimum
Her indtastes det beløb, der som minimum skal tilskrives i rente, såfremt den forfaldne
saldo er større end beløbet i feltet Forfalden og rentebeløbet er større end beløbet i
feltet Rentebeløb. Hvis renten er beregnet til 49,- kr. og der i feltet her står 50,- kr. så
vil rentebeløbet automatisk være lig med 50,- kr.
Rente kladde
Rente kladden vælges under Debitor/Dagligt/Rente kladde, og benyttes både til beregning af
renterne, bogføring af renterne samt udskrivning af rentenotaerne.
NB! Såfremt der ikke er oprettet en rentekladde i forvejen, gøres dette under
Finans/Tilpasning/Kladdenavne ved at oprette en kladde med type = Renteberegning.
34
Renteberegning
Renteberegningen foretages i rentekladden ved at vælge knappen Beregn renter.
Der findes følgende renteberegningsmetoder:
Debitorer med forfalden saldo
Der tilskrives rente, hvis debitor har en forfalden saldo pr. den dato, renten beregnes. Der tages ikke
hensyn til, om debitor har haft en forfalden saldo i 3 eller 30 dage. Renten er den samme og vil blive
beregnet af det forfaldne beløb.
Højeste forfaldne saldo
Hele måneden scannes og det undersøges, om debitor har overskredet betalingsbetingelserne i løbet
af måneden. Der beregnes da rente på den højeste forfaldne saldo i måneden. (Debitorer med Saldi =
0,00 kan altså godt få tilskrevet renter.) Renten bliver altså beregnet af det højeste forfaldne beløb i
måneden.
Løbende forfalden saldo
For hver dag i måneden, hvor der er en forfalden saldo, vil der blive beregnet rente for disse dage.
Renterne pr. dag vil blive lagt sammen og tilskrevet. Renten vil derfor være afhængig af, om debitor
har haft en forfalden saldo i 3 eller 30 dage.
Check og udskriv kladde
Check rentekladden vha. knappen Check kladde og ret eventuelle fejl før renterne bogføres og
rentenotaerne udskrives.
En kassekladde med renterne kan udskrives vha. knappen Udskriv/Kassekladde.
Udskrivning af rentenotaer
Rentenotaerne udskrives vha. knappen Udskriv/Rentenota.
Tekster på rentenotaer
Bemærkninger på rentenotaen indtastes via Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor som et notat på
teksten Rentenota.
Bemærkningerne kan indtastes i forskellige sprog.
Genudskrivning af rentenotaer
Rentenotaerne kan genudskrives vha. menupunktet Debitor/Rapporter/Ekstern/Rentenota.
Bogføring af renterne
Renterne bogføres i rentekladden ved at vælge knappen Bogfør.
35
Huskeliste: Rentenotaer
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Forudsætninger
for at der kan
tilskrives renter
Der skal være oprettet koder for betalingsbetingelser
(Debitor/Tilpasning/Betalingsbetingelser) samt
Rentesatser (Debitor/Tilpasning/Rentesatser).
Der skal angives betalingsbetingelser og rentekoder på
debitorerne under Debitor/Kartotek/Debitor (Betaling
og Rente-felter)
Eventuel tekst på rentenota sættes op under
Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor.
Markér linjen med Rentenota, aktivér Notat-feltet og skriv
teksten her.
Beregn renter
F2
ALT+H
ALT+N
F3
Via Debitor/Dagligt/Rente kladde
Vælg knappen Beregn renter
ALT+N
Afgræns evt. på hvilke debitorer, der skal have beregnet
renter
ALT+H og F3
Udfyld Rentetilskrivning af debitorsaldi-dialogboksen.
F3
Godkend.
Udskriv
rentenotaer
Vælg knappen Udskriv/Rente notaer i rentekladden
ALT+V og ALT+E
Bogfør renter
Vælg knappen Bogfør i rentekladden
ALT+F
Genudskriv
rentenotaer
Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rentenota
36
Opgaver: Rentenotaer
Opgave 1: Renteberegning og udskrivning af rentenotaer
Beregn, udskriv og bogfør renter
4
Beregn renter for den aktuelle måned du befinder dig i. Benyt den sidste dato i denne måned og
medtag alle kunder i renteberegningen.
4
Udskriv rentenotaerne til skærmen
4
Bogfør renterne
37
6. Standard aktionslister
Formål
At kursister skal kende til begrebet standard aktionslister og lokale aktionslister, samt deres betydning
for valg af fakturalayout m.m.
Emner
Efter lektionen skal kursisterne kunne:
4
Ændre både lokale og standard aktionslister
Og kende til:
4
Forskellen på lokale og standard aktionslisterne.
Aktionslister
Aktionslister findes via Tilpasning/Aktionslister. Formålet med aktionslisterne kan opdeles i to;
Standard aktionslister og regelmæssige kørsler. I dette kapitel beskrives standard aktionslisterne,
mens at aktionslisterne til de regelmæssige kørsler er beskrevet i et andet kapitel.
Standard Aktionslister
Via Debitor/Tilpasning/Aktionslister/Standard angives hvilken funktion, der skal anvendes til f.eks.
fakturaudskrift og følgeseddelsudskrift.
I forbindelse med fakturering fra f.eks. Debitor/Dagligt/Faktura er der f.eks. en funktionsknap der
hedder Fakturering, når denne knap aktiveres udløses en aktion fra standard aktionslisten.
Funktionsknap via f.eks.
Debitor/Dagligt/Faktura
Faktura
Det betyder, at hvis ikke der via Debitor/Tilpasning/Aktionslister/Standard er en aktion der hedder
OrdFaktura, så vil der ikke blive udskrevet en faktura.
Det er derfor vigtigt, at man ikke sletter nogen aktioner på standard aktionslisten. Man kan godt tilføje
nye, men undlad at slette de funktioner, der er på listen som standard.
38
Lokale aktionslister
Ud over standard aktionslisten, findes der også lokale aktionslister i C5. Disse er placeret på
stamkortet til hver enkelt debitor. Hvis man f.eks. vælger debitoren Kombi Borde ApS i
Debitorkartoteket, har man vha. Aktionsliste-knappen mulighed for at definere en lokal aktionsliste
for Kombi Borde ApS.
Når en given funktion udføres i Debitormodulet, undersøges der først om denne findes på debitors
lokale aktionsliste. I så fald udføres aktionen angivet ud for funktionen på den lokale aktionsliste. Hvis
funktionen ikke findes på den lokale aktionsliste, vælges funktionen fra standard aktionslisten, via
Debitor/Tilpasning/ Aktionslister/ Standard. Findes funktionen ingen af ovennævnte steder,
udføres intet. Forinden vil der dog vises en fejlmeddelelse.
NB! De lokale aktionslister overstyrer standard aktionslisten.
Generelt for lokale og standard aktionslister
Ud over felterne Funktion og Aktion findes der følgende felter:
Kopier
Her angives, om man automatisk vil have udskrevet ekstra kopier af den valgte aktion.
Angives der f.eks. 2 ud for funktionen OrdFaktura vil der ud over originalen blive
udskrevet 2 ekstra fakturaer dvs. 3 stk.
NB! Kopier udskrives ikke ved print til skærm!
B
B betyder Banner og betyder at der, hvis der svares ja, udskrives en banner på
printeren før den valgte udskrift.
O
O betyder Optionsboks, og er den boks hvor man bl.a. skal bestemme om den givne
udskrift skal udskrives til printer eller til skærm.
S
S betyder spærret. Hvis man vælger at spærre en funktion og aktion, vil denne ikke
kunne bruges før denne åbnes igen.
Adviser
Hvis postsystemet i C5 bruges, kan man her angive navnet på en medarbejder og
denne vil så modtage en besked når funktionen og aktionen afvikles.
Docutype
Hvis fakturaen udskrives til MS Word, er der her muligt at tilknytte en dokumenttype.
Dokumenttyperne defineres under Generelt/Kartotek/Dokumentstyring/
Dokumenttyper og bestemmer bl.a. hvilke MS Word skabeloner der ønskes benyttet
til fakturaen.
Printsetup
Her kan der defineres udskriftsvalg i forbindelse med den aktuelle aktion. Hvis
fakturaer f.eks. altid skal udskrives til E-mail og brugerprinteren MS Word PDF, så kan
dette vælges her, hvorefter dette valg automatisk vil blive foreslået hver gang
fakturaer udskrives.
To aktioner til samme funktion
I Light-udgaven af C5 er det som standard ikke muligt, via Debitor/Dagligt/Faktura, at udskrive f.eks.
følgesedler. Det kan dog lade sig gøre, automatisk at få udskrevet en følgeseddel, samtidig med
udskrivning af f.eks. en faktura. Dette gøres ved at tilføje en ekstra linje på standard aktionslisten.
Det er funktionen OrdFaktura der ’udskriver’ fakturaer. Hvis der vha. F2 oprettes endnu en linje med
OrdFaktura i Funktion-feltet, men med f.eks. Ordre_Følgeseddel i Aktion-feltet, vil der samtidig med
at fakturaen udskrives, også blive udskrevet en følgeseddel.
39
Huskeliste: Standard aktionslister
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Standard
aktionsliste
Oprettelse og vedligeholdelse af standard aktionslisten
foregår via Debitor/Tilpasning/Aktionslister/Standard.
Der kan angives nye linjer på aktionslisten ved hjælp af
værktøjsknappen Tilføj post
F2
Lokale
aktionslister
Oprettelse og vedligeholdelse af lokale aktionslister gøres i
Debitorkartoteket via funktionsknappen
Opsætning/Aktionsliste.
ALT+Æ og herefter
A
Antal kopier
Vil man gerne have flere udskrifter af f.eks. en faktura, kan
man under kopier skrive det antal man vil have udskrevet.
NB! Ved udskrivning af flere kopier af faktura, vil alle
kopierne være magen til originalen.
40
Opgaver: Standard aktionslister
Opgave 1: Udskrivning af faktura med følgeseddel
For at undgå først, at skulle udskrive en følgeseddel og derefter en faktura, vil du gerne automatisk
have udskrevet en følgeseddel hver gang der udskrives en faktura.
4
Foretag ændringer i standard aktionslister, således at der automatisk udskrives en følgeseddel
samtidig med en faktura.
4
Bogfør en faktura
4
Blev der udskrevet både en faktura og en følgeseddel?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Fjern ændringen igen, således at der ikke automatisk udskrives en følgeseddel når der udskrives
fakturaer.
41
7. Kørsler og aktionslister
Formål
Formålet med denne lektion er, at give et overblik over, hvad de aktionslister, der findes til hvert
modul i C5, anvendes til.
Emner
Efter denne lektion skal kursisten kunne:
4
Forstå formålet med kørsler
4
Tilknytte aktioner til kørselslister
Og kende til:
4
Hvordan man opretter nye aktioner.
Formålet med kørsler og aktionslister
Formålet med kørsler og aktionslister er, til en vis grad, at kunne automatisere opgaver i C5.
En kørsel kan sammenlignes med en huskeliste for brugeren af C5. Man definerer selv denne
huskeliste.
Du har sikkert en række opgaver, du skal udføre hver måned, f.eks. efterberegne perioder, udskrive
kontospecifikationer m.m. Måske er der ligeledes opgaver, der skal udføres hvert år eller med andre
tidsintervaller.
Ved at bruge funktionaliteten omkring kørsler, kan du lade C5 holde styr på, hvad der skal gøres.
Eksempel på brugen af kørsler
Aktivering af en kørsel
C5 afvikler de aktioner,
der er defineret for
kørslen.
F.eks.
Efterberegn perioder
Kontospecifikationer
Som bruger gennemgår
man de funktioner, der
er en del af kørslen.
Når man afvikler en kørsel, gennemgår C5 de aktioner/opgaver, der er en del af kørslen. Det svarer
faktisk til, at C5 automatisk gennemløber en række menupunkter, som man selv kunne vælge én for
én. Det smarte er bare, at C5 gennemløber menupunkterne for dig.
Hvis vi tager udgangspunkt i ovennævnte figur, så vil aktivering af denne kørsel gøre, at C5 først
efterberegner perioder. Man skal stadig angive, for hvilke konti man ønsker at efterberegne saldi,
vælge OK eller F3 og derefter angive periode for efterberegningen. Når man trykker OK eller F3, for at
godkende efterberegningen af perioder, går C5 videre til næste aktion i kørslen. I dette tilfælde
42
Kontospecifikationerne. Igen skal man være klar ved tastaturet, idet afgrænsningsboksen skal udfyldes
før udskrift af kontospecifikationerne.
Man må ikke forveksle kørsler/aktioner med batch jobs, da batch jobs er fuldt automatiserede kørsler,
der aktiveres automatisk af programmet på et givent tidspunkt, f.eks. kl. 23 den sidste dag i måneden.
Kørsler skal startes af brugeren og kræver, at brugeren angiver forskellige oplysninger if. med
afviklingen af kørslen.
Kørselstyper
I C5 findes der tre kørsler, altså så at sige tre huskelister:
4
Månedskørsel
4
Årskørsel
4
Valgfri kørsel.
Månedskørslen giver mulighed for, at definere de opgaver, man typisk har hver måned.
Årskørsel giver mulighed for, at definere de opgaver, man typisk har i forbindelse med årsafslutning.
Valgfri kørsel giver mulighed for at definere opgaver, man udfører ad hoc eller efter andre intervaller.
Det skal dog bemærkes, at Måneds- og årskørslerne sagtens kan afvikles med andre intervaller, idet
disse kørsler skal startes manuelt. Dvs. at det er brugeren selv der bestemmer, hvor tit f.eks. årskørslen
bliver afviklet osv.
Opsætning og afvikling af kørsler
Opsætning af kørsler
Man definerer sine kørsler via Finans/Tilpasning/Aktionslister.
Linje for linje angives hvilke aktioner, der skal udføres når kørslen aktiveres. I Aktion-feltet vælges de
aktioner der skal udføres. Modsat under lokale og standard aktionslisterne udfyldes Funktion-feltet
automatisk.
Der ligger som standard en række aktioner i C5, som man kan vælge. Navnene på aktionerne fortæller
dig, hvad aktionen dækker over.
Måske synes du, at der mangler nogle aktioner. Det er der råd for. Man kan nemlig selv oprette en ny
aktion. Mere om dette senere i denne lektion.
Den øvrige funktionalitet i forbindelse med oprettelse og vedligeholdelse af kørslerne er mangen til
beskrivelsen i forrige lektion i afsnittet Generelt for lokale og standard aktioner.
Afvikling af kørsler
Når man ønsker at afvikle en kørsel, aktiverer man Periodisk/Kørsler, i det modul for hvilken man
ønsker at afvikle kørslen. Hvis man f.eks. ønsker at afvikle Årskørslen defineret via
Finans/Tilpasning/Aktionslister/Årskørsel, så skal man vælge Finans/Periodisk/Kørsler/Årskørsel.
Man skal, som nævnt, selv sætte kørslen i gang. Selv om kørslen hedder månedskørsel, er det ikke
ensbetydende med, at denne går i gang af sig selv en gang om måneden.
43
Oprettelse af nye aktioner
Man kan selv oprette nye aktioner via Generelt/Kartotek/Aktioner.
En aktion består af en proces, der afvikler et element. En aktion er noget C5 skal gøre – det ligger i
ordet selv. Det der skal udføres, er en proces. En proces kan være flere ting. For eksempel kan det
være en rapport eller en søgning, eks. Efterberegn perioder.
Når der oprettes en ny aktion, skal man angive et navn for aktionen. Dette gøres i Aktion-feltet.
Bestem selv, hvad aktionen skal hedde. Sørg blot for at navnet er sigende for, hvad aktionen gør.
I Proces-feltet angives hvilken type proces, der skal afvikles. Skriv her, hvad du noterede, eksempelvis
Rapport som i eksemplet ovenfor.
I Element-feltet skriver du navnet på elementet, som du noterede.
Når man har defineret, hvilken proces der skal udføres, skal man angive hvilket element, der skal
afvikles.
Problemet vil typisk være, at man ikke ved hvilken proces, man skal angive og hvad det element man
vil afvikle hedder. C5 har heldigvis værktøjer, der kan hjælpe med at finde disse oplysninger.
Værktøj til at undersøge proces og elementnavne
I dette afsnit beskrives, hvordan du bruger et værktøj til at undersøge proces og elementnavne.
Først vælger du Generelt/Tilpasning/ Brugerkonfiguration/Applikation. Vis Proceskald-feltet
markeres (ja).
Hver gang C5 skal udføre en arbejdsopgave standser programmet. Processen, der afvikles i C5, listes i
en linje øverst til venstre på skærmen.
Prøv for eksempel først at slå Vis Proceskald til, og derefter vælge
Finans/Rapporter/Posteringer/Posteringsliste. Så vil der stå Report=LedTransList (I ældre versioner
af C5 vil der stå Report=FinPostering). Det vil sige, at den proces der afvikles er en rapport, og det
element der indgår i processen hedder LedTransList. Skriv dette ned.
Husk at fjerne afmærkningen igen under Vis Proceskald, når du har noteret de forskellige navne.
Herefter kan du oprette en ny aktion i Aktionskartoteket via Generelt/Kartotek/Aktioner. Husk at
aktionen også skal knyttes til en aktionsliste f.eks. via Finans/Tilpasning/Aktioner, inden den kan
afvikles.
44
Huskeliste: Kørsler og aktionslister
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret/tilret en
kørsel i Finans
Vælg Tilpasning/Aktioner og derefter den kørselsliste du
ønsker at oprette/ændre.
I Aktion-feltet indsætter du navn på de aktioner, du ønsker
at kørslen skal afvikle.
ALT+H
Er aktionen en rapport angiv da, hvor mange kopier den
skal udskrives i, om der skal udskrives et banner (B) med
oplysninger om afgrænsninger på rapporten.
En aktion kan spærres (S), hvis man ikke ønsker at gøre
brug af den i en periode.
Opret en ny
aktion
Se beskrivelse i selve lektionen.
Afvikling af
kørsel
Afvikling af kørsler foretages via Periodisk/Kørsler.
45
Opgaver: Kørsler og aktionslister
Opgave 1: Opret aktioner
4
Aktivér funktionen Vis proceskald under
Generelt/Tilpasning/Brugerkonfiguration/Applikation.
4
Kør rapporterne Posteringsliste og Kontoplan i Finansmodulet på normal vis.
Notér i den forbindelse elementnavnene på rapporterne ned:
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
4
Opret aktionerne Finans_Posteringsliste og Finans_Kontoplan i Aktionskartoteket, og angiv
elementnavnene noteret ovenfor, ud for disse aktioner.
Opgave 2: Opret månedskørsel
4
Opret månedskørsel i Finansmodulet med aktionerne Finans_Posteringsliste og Finans_Kontoplan
fra opgave 1.
NB! Der skal udskrives med optionsboks.
Opgave 3: Afvikling af månedskørsel
4
Afvikl månedskørslen i Finansmodulet. Dette gøres via Finans/Periodisk/Kørsler/Månedskørsel.
46
8. Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger
Formål
At kursisterne får et kendskab til C5's funktioner omkring ind- og udlæsning af indbetalinger og
betalinger.
Emner
Efter denne lektion, skal kursisterne:
4
Have et kendskab til opsætningskravene mht. ind- og udlæsning af betalinger
4
Kende den daglige procedure mht. ind- og udlæsning af betalinger
Elektronisk udveksling af betalingsinformationer
De fleste banker og pengeinstitutter tilbyder i deres netbank-løsninger at der kan udlæses filer med
informationer om debitorindbetalinger samt at der kan importeres filer med informationer om
kreditorbetalinger.
Såfremt man ikke har en sådan netbank aftale, er det dog stadig muligt at benytte funktionen med
ind- og udlæsning af betalinger i C5, uden at overføre filer til sin bank. Herved bliver betalingerne blot
overført til kassekladden så man slipper for manuelt at indtaste disse.
Når denne funktion benyttes i C5 ind- eller udlæses en fil med betalingsinformationer, men samtidig
overføres datene automatisk til en kassekladde, således at denne blot skal tjekkes, udskrives og
bogføres.
Forudsætning for udlæsning af kreditorbetalinger
Opsætning af betalingsmåder
Under Kreditor/Tilpasning/Betalingsmåder skal der angives konto samt kladdenavn ud for den
betalingsmåde der skal benyttes. Hvilken betalingsmåde der skal benyttes afhænger af den bank eller
det pengeinstitut virksomheden benytter, da der er forskellige formater til de forskellige bankers
netbanksløsninger.
På Opsætning-fanen under betalingsmåderne er der angivet de forskellige XAL-kørsler der ligger til
grund for selve dannelsen af betalingerne. Denne opsætning skal/må man normalt ikke pille ved!
47
Som standard er der foruddefineret en del betalingsmåder. Ud for disse betalingsmåder udfyldes
følgende informationer:
Betal pr
Her vælges det, om der skal dannes én betalingslinje pr. Faktura, dato, uge eller pr.
kreditor.
Konto
Her oplyses den finanskonto (eksempelvis bank eller giro), som skal krediteres i
forbindelse med betalingen.
Kladdenavn Her vælges den kassekladde hvortil betalingerne skal overføres, således at disse kan
bogføres.
R
Returmelding er en facilitet, der giver mulighed for, at bogføringen af betalingerne ikke
kan foregå, før der er modtaget en returmeldingsfil fra pengeinstituttet.
48
Opsætning i Kreditorkartoteket
De enkelte kreditorer i Kreditorkartoteket skal have tilknyttet betalingsmåden m.m. førend der kan
udlæses betalingsfiler fra C5.
Det anbefales at udfylde nedenstående oplysninger på alle kreditorer i Kreditorkartoteket:
Felt
Udfyldes med
Vor konto
Virksomhedens kontonummer hos leverandøren
FIK/Giro
Udfyldes med Kreditors FIK eller gironummer såfremt leverandøren
betales med indbetalingskort.
FIK/Giro-nummeret er de sidste 8 cifre i betalingsid’et på
indbetalingskortet.
Bankkonto
Udfyldes med leverandørens bankkontonummer, såfremt leverandøren
betales via kontooverførsler.
PBS-nummer
Udfyldes med leverandørens PBS-nummer, såfremt leverandøren
betales via PBS.
NB! Foranstillede nuller fjernes automatisk idet disse sættes
automatisk ved dannelse af betalingsfilen.
Betalmåde
Her vælges den ønskede betalingsmåde opsat under
Kreditor/Tilpasning/ Betalingsmåder
Betalspec
Her vælges evt. om leverandøren betales ved hjælp af
indbetalingskort, kontooverførsler eller udenlandske overførsler.
Kortart
Her indtastes kortarten fra leverandørens indbetalingskort, såfremt
leverandøren betales ved hjælp af indbetalingskort. Kortarten er de
første cifre i indbetalingsid’et – f.eks. 04 eller 71.
Betalid
Her indtastes betalingsid’et såfremt leverandøren betales ved hjælp af
indbetalingskort.
Betalingsid’et er de midterste cifre i indbetalingsid’et, og såfremt disse
er ens på alle indbetalingskort fra leverandøren kan disse med fordel
angives her.
De midterste cifre i betalingsid’et består ofte af virksomhedens
kontonummer hos leverandøren, fakturanummeret på den enkelte
faktura samt et kontrolciffer. Derfor er disse cifre oftest ikke ens på de
forskellige fakturaer fra leverandøren.
Bemærk:
Ved kortart 01 og 73 er der ingen betalings id.
Ved kortart 71 er der 15 cifre.
Ved kortart 04, 15 og 75 er der 16 cifre.
49
Betaling af udenlandske leverandører
Under knappen Opsætning/Adresser i Kreditorkartoteket indtastes oplysninger om SWIFT og IBAN
numre m.m., såfremt leverandøren er udenlandsk, og betalinger til denne leverandør skal foretages
vha. en udenlandsk kontooverførsel.
Bogføring af købsfakturaer med indbetalingskort
Såfremt leverandører skal betales vha. et indbetalingskort, så skal man i forbindelse med bogføring af
købsfakturaen huske at udfylde betalingsid’et, der er de midterste cifre i betalingsid’et på
FIK/Girokortet.
Betalingsid’et indtastes i feltet Identifikation i kassekladderne såfremt købsfakturaen bogføres her,
eller i feltet Identifikation i forbindelse med bogføring af købsfakturaer via Kreditor- eller
Indkøbsmodulet:
Udlæsning af betalingsfil
Ved indtastning af købsfakturaer bliver disse registreret i en liste, der kan ses via
Kreditor/Periodisk/Betaling. Ved betaling af købsfakturaer, skal disse afmærkes i dette skærmbillede
med F5. Efter markering af de købsfakturaer der ønskes betalt, vælges knappen Dan betalinger.
De valgte betalinger bliver automatisk overført til kassekladden, der blev valgt i forbindelse med
opsætning af Betalingsmåden. Under Finans/Dagligt findes kassekladden som kontrolleres, udskrives
og bogføres.
Når der f.eks. dannes en betalingsfil til Danske Bank, udfyldes bl.a. følgende informationer:
Fra konto
Virksomhedens eget reg.nr. + kontonummer hos Danske Bank
Gireringsart
Vælg mellem -, Almindelig og Straks. Normalt vælges – idet de andre
kun benyttes ved overførsler fra BG Bank.
Modtager advis
Vælg mellem -, Udvidet og Brev. Ved udvidet er der mulighed for at
angive en ekstra tekst, der udskrives på betalingsmodtagerens
kontoudtog. Ved Brev sender banken et brev til betalingsmodtageren
(banken opkræver et gebyr herfor!). – benyttes hvis ikke der skal angives
nogen ekstra tekst. Denne valgmulighed skal altid benyttes ved korttype
04, 15 og 71.
Afsender advis
Vælg Ja/nej til om der skal sendes et brev fra banken til virksomheden
selv vedr. betalingen. (Banken opkræver et gebyr herfor!)
50
Eksempel – Procedure ved automatiske betalinger
1. Afmærk betalinger
2. Dan betalinger
3. Angiv betalingsmåde,
filnavn samt filplacering
Oplysninger gemmes i en fil
der kan sendes til banken
Posteringer overføres
automatisk til kladden
Filen sendes til banken
Indlæs evt.
returmeldinger
Returmeldinger fra bank
Bogfør kassekladden
Forudsætning for indlæsning af debitor indbetalinger
Ligesom det er muligt at danne betalingsfiler til banken med informationer om betalinger til
kreditorer, er det også muligt fra C5 at indlæse betalingsfiler fra banken, indeholdende informationer
om betalinger fra debitorer.
Opsætning af indbetalingsmåder
Under Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder skal der angives et kontonummer, på den konto der
skal benyttes som modkonto i kassekladden ved bogføringen af selve indbetalingen. Desuden skal
navnet på kladden, som indbetalingerne skal indlæses til også vælges.
Under Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder udfyldes følgende informationer:
Konto
Her oplyses den finanskonto (eksempelvis bank eller giro), som skal krediteres i
forbindelse med betalingen.
Kladdenavn Her vælges den kassekladde hvortil betalingerne skal overføres, således at disse kan
bogføres.
Kontonr
Her angives hvor mange cifre ud af de midterste cifre i kodelinjen, der er reserveret til
kontonummeret
Faktura
Her angives hvor mange cifre ud af de midterste cifre i kodelinjen, der er reserveret til
fakturanummeret.
51
Max
Her angives det maksimale antal cifre i den midterste del af kodelinjen på
indbetalingskort. (NB! Kontonr + Faktura skal være lig Max)
Opsætning i Debitorkartoteket
I Debitorkartoteket skal feltet Indbetalmåde udfyldes med FIK, såfremt kunden indbetaler vha. et
betalings id (FIK-/girokort). Såfremt kunden betaler vha. kontooverførsler vælges/opsættes i stedet en
indbetalingsmåde der passer til det format som banken benytter.
Opsætning i Firmakartoteket
I Firmakartoteket under Generelt/Kartotek skal det oplyses på fanen Detaljer hvilken FIK kortart og
FIK nr. virksomheden benytter i forbindelse med udsendelsen af regninger med FIK indbetalingskoder.
52
Huskeliste: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opsætning af
betalingsmåder
Vælg Kreditor/Tilpasning/Betalingsmåder
ALT+H
Opsætning på den
enkelte kreditor
Markér
kreditorbetalinger
Der skal indtastes et kontonr. i Konto-feltet for den
betalingsmåde der er tale om. Desuden skal Kladdenavn
også udfyldes, så C5 ved hvor udbetalingerne skal
registreres for siden hen at skulle bogføres (manuelt). Der
er også mulighed for at angive returmelding – i så fald skal
der afkrydses i R-feltet.
ALT+H
MELLEMRUM
I Kreditor/Kartotek skal følgende felter udfyldes:
Bankkonto og/eller FIK/Giro
Betalmåde (DDB eller PBS osv.)
Evt. Betalspec, Kortart og Betalingsid
I Kreditor/Periodisk/Betaling er en oversigt over de
fakturer vi skylder. Markér de linjer der skal betales. Vælg
nu Dan Betalinger-knappen.
ALT+H
F5
ALT+A
En afgrænsningsboks kommer frem og man kan vælge at
afgrænse f.eks. på kontonumre, men en afgrænsning er
ikke absolut nødvendig.
Dernæst får man mulighed for at udskrive en prøve på et
girokort, primært for at man kan se, om girokortene sidder
rigtigt i printeren.
Bogfør
kreditorbetalinger
Opsætning af
indbetalingsmåder
Har man valgt Returmelding, kan man ikke bogføre, før
man har modtaget melding fra pengeinstituttet om, at
betalingerne er udført.
Indlæs evt. returmeldingerne.
ALT+A
Check,
udskriv
ALT+V samt K
eller A
og bogfør kladden
ALT+Ø
Vælg Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder.
Udfyld Konto, Kladdenavn, Faktura, Kontonr og
Faktura.
Der kan oprettes egne indbetalingsmåder med F2,
hvorefter opsætningen foretages under knappen
Opsætning.
Opsætning på den
enkelte debitor
På den enkelte debitor skal feltet Indbetmåde udfyldes
Opsætning af FIK
informationer
Såfremt indbetalingsmåden FIK benyttes, skal FIK kortart
og FIK nr. oplyses i Firmakartoteket på fanen Detaljer.
F2
ALT+G
53
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Indlæs
indbetalingsfiler
Vælg Debitor/Periodisk/Indbetaling.
Vælg indbetalingsmåden og angiv oplysninger om filnavn
samt placering.
Åbn kassekladden med de indlæste betalinger og bogfør
denne.
54
Opgaver: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger
Opgave 1: Opsætning af indbetalingsmåden ’FIK’
4
Angiv bankkontoen (15020) i Konto-feltet og kladden ’Indbetal’ på indbetalingsmåden FIK.
Oplys endvidere at den midterste del af betalingsid’et skal bestå af 8 cifre til kundens
kontonummer og 6 cifre til fakturanumre.
Opgave 2: Oplys FIK kortart og FIK nummer
4
I Firmakartoteket skal du oplyse FIK kortart 71 og FIK nr. 88776655.
Opgave 3: Definér at en kunde skal betale via FIK
4
I Debitorkartoteket skal du oplyse, at vor kunde Kontor & Møbel fremover skal betale deres
regninger til os ved hjælp af et FIK indbetalings id.
Opgave 4: Bogfør en faktura
4
Under Debitor/Tilpasning/Hent Layout skal du indlæse et layout med FIK
4
Ret standard aktionslisten så funktionen OrdFaktura benytter aktionen C5Invoice, således at det
nye FIK layout benyttes næste gang der faktureres
4
Bogfør en faktura til Kontor & Møbel og udskriv denne til skærmen
4
Blev der udskrevet et FIK indbetalings id på fakturaen?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Ret standard aktionslisten tilbage igen, så funktionen OrdFaktura benytter aktionen
Ordre_Faktura.
55
9. Opsætning af Ordre- og Indkøbsmodulerne
Formål
Formålet med lektionen er at give et overblik over, hvilke opsætningsmuligheder der findes i Ordreog Indkøbsmodulerne i C5.
Emner
4
Oprette grupper
4
Tilføje faste notater på udskrifter
Og kende til:
4
Parameteropsætning.
Grupper
Der kan oprettes et valgfrit antal ordreog indkøbsgrupper.
Disse grupper styrer ikke, hvordan der skal foregå automatisk kontering ved fakturering – dette styres
af Debitor-, Kreditor og Lagergrupper.
Grupperne kan derimod bruges til at afgrænse udskrifter, statistikker mm. pr. gruppe. Ordregrupper
kan f.eks. bruges til at styre masseopdateringer og -udskrifter.
Eksempelvis kan man oprette ordregrupper, som afspejler hvilken fragtmand der skal bruges ved
levering af varer. Ved klargøring af forsendelse med fragtmand, kan man således afgrænse
følgeseddeludskrifterne til, f.eks. kun at vedrøre ordrer til kunder vest for Storebælt.
Tekster
Via Ordre- og Indkøb/Tilpasning/Tekster findes også en række tekster, som bruges ved udskrifter.
De tekster der er listet her, er de tekster der kommer med på udskrifter, f.eks. Fakturaer og Proforma
fakturaer.
56
Oversættelser til andre sprog
Der kan oversættes til andre sprog. Ovenfor kan du se, at der allerede er lavet oversættelser til
engelsk. Teksterne er som oftest oversat til engelsk og tysk.
Ved hjælp af Skift sprog-knappen kan du skifte sprog og selv angive oversættelserne for de
forskellige sprog.
Skal du oversætte til et sprog som ikke findes på listen, kan du selv oprette dette sprog vha. Opret
sprog-knappen.
Faste notattekster på udskrifter
Ønskes en fast tekst tilknyttet en udskrift, kan dette gøres vha. af Notat-feltet (
).
Ønsker man f.eks. på alle fakturaer at gøre opmærksom på et specielt kampagnetilbud, ferieperiode
eller andre meddelelser, kan disse meddelelser skrives i
-feltet ud for teksten Faktura. Notat-feltet
åbnes f.eks. vha. ALT+N.
Oprettelse af egne tekster
Man kan også selv oprette sine egne tekster. Hvis man f.eks. ofte anvender den samme tekstlinje
under fakturering, det kunne være ”Pris ifølge aftale”. Oprettes denne tekst kan den hentes ind i
tekstfeltet under ordrelinjer i Ordrekartoteket ved at indtaste det nummer, man har angivet for denne
tekst.
NB! Hvis man selv opretter tekster, skal disse have et nummer, der er større end 100.
Parametre vedrørende ordrer
Der er nogle parametre, der skal tages stilling til førend Ordre- og Indkøbsmodulerne tages i brug.
Debitorparametre
Under Debitor/Tilpasning/Parametre/Debitor:
Parameter
Valg
Betydning
Log opdatering og
udskrift
Ja/nej
Alle udskrifter og opdateringer knyttet til en debitor kan opdateres
under knappen Information/Log i Debitorkartoteket hvis der vælges
ja.
Dækningsbidrag
inkl. slutrabat
Ja/nej
Skal dækningsbidrag på en ordre reguleres for evt. slutrabat på
ordren?
Statistik på
leveringskonto
Ja/nej
Ved salg, skal denne statistik så tilknyttes leveringskonto eller
fakturakonto? Denne problematik er kun interessant, hvis man har
tilkøbt koden Statistik. Journal og posteringer vil altid opdateres ved
fakturakontoen.
57
Ordreparametre
Disse parametre kan findes 2 steder i C5. Under Debitor/Tilpasning/Parametre/Ordre og
Ordre/Tilpasning/Parametre/Ordre.
Parameter
Valg
Betydning
Startfase
Oprettet,
Tilbud,
Aktiv,
Afsluttet
Når nye ordrer oprettes, vil disse automatisk være i den fase, der
vælges her som standard startfase på nye ordrer.
Nedlæg komplet
leveret linje
Ja/nej
Nedlæg ordre ved nul
linjer
Ja/nej
Når man udskriver følgeseddel ved levering af varer eller
registrerer faktura, bliver disse oplysninger gemt i Ordrearkivet
via Ordre/Kartotek. Dette betyder, at man altid kan hente en
gammel faktura frem og evt. genudskrive denne. For at undgå at
fuldt leverede og fuldt fakturerede købsfakturaer skal blive i
Ordrekartoteket sammen med de aktive ordrer, skal man sørge
for at have valgt Ja.
Fasen kan dog sagtens ændres manuelt, når ordren oprettes.
Hvis der svares Ja, så vil der kun være aktive ordrer i
Ordrekartoteket, og de arkiverede ordrer vil være i Ordrearkivet.
Er der valgt Nej, vil de arkiverede ordrer, være både i
Ordrekartoteket og i Ordrearkivet.
Bogfør
følgeseddelleveringer
Ja/nej
Hvis man ønsker bogføring af følgeseddelleveringer i
Finansmodulet svares ja hertil. Automatisk bogføring foregår ud
fra opsætning via Lager/Tilpasning/Grupper i Tilgang flg-,
Afgang flg-, Modtaget- og Leveret-felterne.
Stamdata fra
leveringsadresse
Ja/nej
Hvis fakturakonto og leveringskonto har forskellige
samhandelsbetingelser (stamdata), måske vedrørende
betalingsbetingelser og leveringsmåde. Hvilke stamdata skal så
benyttes?
Gem Tilbud
Ja/nej
Vælges der ja til at gemme ovenstående formularer, vil disse
være gemt i Debitorkartoteket under Journal, samt i
Ordrearkivet, og det vil være muligt at genudskrive disse
formularer. Følgesedler og fakturaer vil altid blive gemt.
Gem
Ordrebekræftelse
Gem proformafaktura
58
Fakturaparametre
Disse parametre findes under Debitor/Tilpasning/Parametre/Ordre og
Ordre/Tilpasning/Parametre/Ordre.
Parameter
Valg
Betydning
Faktura bogføres i
Finans
Ja/nej
Skal der foregå automatisk bogføring af faktura i Finansmodulet ud
fra konteringsopsætningen?
Automatisk
fakturanummer
Ja/nej
Der er en række parametre vedrørende fakturanumre. For det første
skal der tages stilling til, om man ønsker automatisk fakturanummer
ud fra bilagsserien Faktura defineret via Finans/Tilpasning/
Bilagsserier. Det anbefales at svare ja hertil.
Samme bilag
faktura/kreditnota
Herefter skal man vælge, om man ønsker samme bilagsnummerserie
for fakturaer og kreditnotaer.
Sæt bilagsnummer =
fakturanummer
Negativ
lagerbeholdning
Endeligt skal det vælges, om fakturaer skal bogføres i Finansmodulet
med samme bilagsnummer som fakturanummer. Hvis man svarer nej
til denne parameter, bruges bilagsserien FakturaFinans, som
defineres via Finans/Tilpasning/Bilagsserier.
Ja/nej
Skal det være muligt, at fakturere et større antal end der er
disponibelt på lager. Prøver man at fakturere et højere antal end der
er på lager, vil dette antal automatisk blive reduceret til det
disponible antal ved fakturering, hvis der er svaret nej hertil.
Parametre vedrørende Indkøb
Parametrene vedrørende indkøb og kreditorer er stort set som de parametre, der vedrører ordrer. Der
er dog enkelte undtagelser, som vil blive behandlet i det følgende.
Købsfakturaparametre
Købsfakturaparametrene findes under Kreditor/Tilpasning/Parametre/Købsfaktura og
Indkøb/Tilpasning/Parametre/Købsfaktura.
Parameter
Valg
Betydning
Automatisk
fakturanummer
Ja/nej
Dette parameter er egentlig af samme type som under salgsfaktura, men
det anbefales at svare nej, da man jo typisk ikke kan styre bilagsnumre
på købsfakturaer.
Træk slutrabat
på varelinjen
Ja/nej
Skal eventuel slutrabat på et indkøb fratrækkes som linjerabat på
indkøbslinjerne. Dette vil få indflydelse på den kostværdi, varekøbet
bliver registreret med, hvis der svares ja. Rabatten vil blive krediteret
konto for Tilgang på lager, som angivet via Lager/Tilpasning/Grupper
eller Kreditor/Tilpasning/Grupper. Svares nej bogføres slutrabatten
samlet på kontoen for Slutrabat, angivet via
Kreditor/Tilpasning/Grupper.
59
Indkøbsparametre
Købsfakturaparametrene findes under Kreditor/Tilpasning/Parametre/Indkøb og
Indkøb/Tilpasning/Parametre/Indkøb.
Parameter
Valg
Betydning
Startfase
Oprettet,
Forespørgsel,
Aktiv,
Afsluttet
Når nye indkøb oprettes, vil disse automatisk være i den fase,
der vælges her som standard startfase på nye indkøb.
Sidste
indkøb
Varens kostpris jævnfør det sidste indkøb foreslås som pris på
nye indkøbslinjer.
Lager
Varens kostpris jævnfør feltet Kostpris i Lagerkartotekets
foreslås som pris på nye indkøbslinjer.
Benyt kostpris ved
indkøb
Sidste
indkøb pr.
Kreditor
Gem Forespørgsler
Gem Rekvisitioner
Gem
Proformafakturaer
Ja/nej
Fasen kan dog sagtens ændres manuelt, når indkøbet oprettes.
Varens kostpris jævnfør det sidste indkøb fra samme
leverandør som på det aktuelle indkøb, foreslås som pris på
nye indkøbslinjer.
Vælges der ja til at gemme ovenstående formularer, vil disse
være gemt i Kreditorkartoteket under Journal, samt i
Indkøbsarkivet, og det vil være muligt at genudskrive disse
formularer. Modtagesedler og købsfakturaer vil altid blive
gemt.
60
Huskeliste: Tilpasning af Ordre- og Indkøbsmodulerne
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Grupper
I Ordre/Tilpasning/Grupper eller
Indkøb/Tilpasning/Grupper kan grupper oprettes.
F2
Disse grupper kan bl.a. bruges til at afgrænse statistikker
m.m.
Tekster
Tekster findes via Ordre/Tilpasning/Tekster eller
Indkøb/Tilpasning/Tekster.
Vil man gerne have en ekstra tekst med på f.eks. ordren,
kan man i Notat-feltet for faktura skrive teksten og denne
tekst vil komme med på samtlige fakturaer.
Der er mulighed for oversættelser til andre sprog.
Parametre
ALT+N
F3
ALT+F
Ordre/Tilpasning/Parametre er det sted, hvor
opsætninger vedrørende ordre og faktura vælges.
Via Indkøb/Tilpasning/Parametre gælder det opsætning
vedrørende indkøb og købsfakturaer.
Sættes der kryds betyder det Ja – hvis ikke er det et Nej.
MELLEMRUM
61
Opgaver: Tilpasning af Ordre- og Indkøbsmodulerne
Opgave 1: Tekster
4
Tilføj et notat til ordreteksten Faktura. Følgende tekst skal skrives i notatet:
Vi holder ferie i uge 30+31+32. Vi ønsker Dem en god sommerferie.
Opgave 2: Faktura- og Ordreparametre
4
Vælg af Tilbud og Ordrebekræftelser ikke skal gemmes
Opgave 3: Ændr startfase
4
Ændr startfasen på både ordrer- og Indkøb til ’Aktiv’.
62
10. Ordrekartotek og ordrearkiv
Formål
Formålet med denne lektion er, at give kursisten et indblik i, hvordan ordre oprettes og vedligeholdes
i Ordrekartoteket i C5.
Emner
4
Oprette ordre og tilføje ordrelinjer
4
Udskrive Tilbud, Bekræftelser, Følgesedler og Salgsfakturaer
4
Danne kreditnotaer på baggrund af opdaterede fakturaer
Oprettelse af ordre fra Debitormodulet
Hvis Ordremodulet ikke er tilkøbt, anvendes i stedet Debitor/Dagligt/Faktura til at lave
salgsfakturaer. Her er der næsten samme funktionalitet som i Ordremodulet, dog med den væsentlige
forskel, at det ikke er muligt at opdele ordren i forskellige faser, såsom at sende tilbud ud, gemme
ordren og efter nogle dage registrere afsendelse af varerne og efterfølgende registrere selve
salgsfakturaen.
I denne lektion er det fakturering m.m. fra Ordremodulet der beskrives.
NB! Under Debitor/Dagligt/Faktura kan al indtastning til ’straks-fakturering’ foretages. Det er IKKE
muligt at gemme ordre i dette modul til senere behandling.
Oprettelse af ordre fra Ordrekartoteket
Nye indkøb oprettes under Ordre/Kartotek/Ordre med F2.
I ordremodulet er der mulighed for, at arbejde med flere ordre ad gangen, samt at tilføje varelinjer til
eksisterende ordre. Ordremodulet giver således også mulighed for at opdele ordrebehandlingen i en
række faser og dermed f.eks. registrere delforsendelse af varer, udskrive følgesedler og lign..
Ved brug af Ordremodulet vil man kunne få en bedre styring af lageret, da C5 kan registrere varer der
er reserveret m.m.
Ordrefaser
Når nye ordrer oprettes, vil disse automatisk være i fasen, der er defineres som startfase på nye ordre
under Ordreparametrene.
Men ordrefasen kan sagtens ændres manuelt. Der kan arbejdes med følgende faser:
4
Oprettet
4
Tilbud
4
Aktiv
4
Afsluttet
Brugeren skal manuelt ændre fasen, når ordrer skifter fase. Men bemærk, at det ikke er muligt at
udskrive et tilbud, såfremt fasen er Oprettet, og det er ikke muligt at fakturere en ordre, såfremt fasen
ikke er Aktiv.
63
Arbejdsgangen i forbindelse med ordrer
I C5 kan man opdele arbejdsgangen i forbindelse med ordrer således:
4
Oprettelse af ordre og indtastning af ordrelinjer
4
Udskrivning af tilbud og/eller bekræftelser
4
Bogføring og udskrivning af følgesedler
4
Bogføring og udskrivning af fakturaer.
Nedenstående tegning illustrerer sammenhængen ved oprettelse af en salgsordre, hvor der hentes
oplysninger fra henholdsvis Debitor- og Lagerkartoteket. På basis af denne ordre er det muligt, at
udskrive tilbud, bekræftelser, følgesedler og salgsfakturaer.
En ordre bruges til at registrere afgang fra varelageret og giver endvidere mulighed for at opdele
ordreprocessen i en række faser. Disse faser gør det muligt, hele tiden at styre hvor langt en konkret
ordre er.
Lagerkartoteket samler oplysninger om hvilke varer der er reserveret og hvilke varer der allerede er
afsendt, men endnu ikke salgsfaktureret. Beholdningsfelterne i Lagerkartoteket opdateres automatisk i
forbindelse med ordreregistreringen.
Arbejdsgangen i forbindelse med ordrer
Tilbud
Ordrekartotek
Bekræftelse
Følgeseddel
Faktura
Ordrelinjer
Oprettelse af ordre og indtastning af ordrelinjer
4
Når der trykkes F2 i Ordrekartoteket skal der først og fremmest vælges en debitor. Det er muligt
at søge i listen af debitorer med F4.
4
Derefter defineres varer og/eller ydelser under knappen Linjer.
4
Når linjerne er indtastet afsluttes med F3
4
Herefter udskrives tilbud, bekræftelser eller andre, som beskrevet nedenfor.
NB! Integration til lageret kan undgås, f.eks. hvis man ikke ønsker at vedligeholde et lagerkartotek. I så
fald lades Varenummer-feltet tomt på linjerne, og Antal- og Tekst-felterne m.m. udfyldes manuelt.
64
Udskriv Tilbud og Bekræftelse
Når ordrelinjerne er indtastet kan der udskrives et tilbud og/eller en bekræftelse på baggrund af de
priser og rabatbetingelser der er tilknyttet ordren. Dette gøres vha. Tilbud- og Bekræftelseknapperne.
Udskriv Følgeseddel
Når varerne afsendes til kunden, registreres dette vha. Følgeseddel-knappen. Afsendes varerne
samtidig med købsfakturaen er det ikke nødvendigt at registrere vareafsendelsen, hvis blot man
registrerer fakturaen.
Udskriv Faktura
Endelig kan registreres en faktura. Denne kan bogføres automatisk i Finansmodulet jævnfør
opsætningen af konteringsregler i C5.
Efter fakturering kan der IKKE ændres i fakturaen. Det er heller ikke muligt at annullere en købsfaktura.
Det anbefales derfor, at udskrive en proformafaktura for at sikre at varelinjer, priser m.m. er indtastet
rigtigt.
NB! Fakturaerne bogføres kun automatisk i Finansmodulet, såfremt der er svaret ja til Parameteren
Faktura bogføres i Finans via Debitor eller Ordre/Tilpasning/Parametre/Faktura.
Genudskrivning af fakturaer
Fakturaer kan genudskrives via Journal-knappen i Debitorkartoteket og derefter Udskriv-knappen. C5
registrerer om en faktura er blevet udskrevet til printer eller spoolfil. Hvis fakturaen er udskrevet til
printer eller spoolfil, vil det være en fakturakopi, der bliver udskrevet via Journalen.
Kreditnotaer
Man har naturligvis også mulighed for, at lave kreditnotaer i Ordrekartoteket. Dette gøres ved, at
sætte minus foran antal, så varerne bliver lagt på lageret igen.
Kreditnotaer som kopi af faktura
Det er ligeledes muligt at danne en kreditnota som en kopi af en allerede bogført salgsfaktura. Dette
gøres via Ordrearkivet og knappen Kopier ordre. Alternativt kan fakturaen udpeges i Journalen i
Debitorkartoteket, hvorefter man vælger knappen Arkiv og igen Kopier ordre.
NB! Såfremt man benytter ovennævnte muligheder for at lave kreditnotaen som en kopi af fakturaen,
udlignes kreditnotaen automatisk med fakturaen.
Ordrearkiv
Ordrearkivet findes under Ordre/Kartotek. I arkivet findes oplysninger om opdaterede følgesedler og
fakturaer med flere, afhængig af parameteropsætningen.
I arkivet kan man derfor se, hvordan ordren så ud, da der blev faktureret m.m.
Der kan godt ligge flere arkiverede ordrer med samme ordrenummer, idet der f.eks. kan være tale om
en følgeseddel og en faktura vedrørende samme ordre.
I kolonnen Lagerstatus kan det ses om der er tale om f.eks. en følgeseddel eller en faktura.
Økonomisk = Faktura, Fysisk = Følgeseddel.
65
Funktioner i Ordrearkiv
I ordrearkivet findes en række knapper på knappanelet der kan benyttes til at udføre forskellige
funktioner i ordrearkivet. Nedenfor er et udpluk af disse nævnt:
Linjer
Gense ordrens linjer
Udskriv
Udskriv følgesedlen eller fakturaen (afhænger af hvilken der er valgt – se ovenfor)
Samlefaktura Er der tale om en samlefaktura, kan man ved at vælge denne knap, se hvilke fakturaer
der indgår i samlefakturaen. Samlefakturaer kendetegnes ved at have et S efter selve
ordrenummeret.
Kopier ordre Ved hjælp af denne knap er det muligt at kopiere en ordre, således at der dannes en
ordre magen til den arkiverede. Det er if. kopieringen muligt at vælge om fortegn skal
vendes – dvs. om det skal være en kreditnota eller ej.
66
Huskeliste: Ordrekartotek og ordrearkiv
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret Ordre
Vælg Ordre/Kartotek/Ordre.
Opret en ny ordre med F2 eller Tilføj post-værktøjsknappen.
F2
Vælg en debitor fra listen der vises.
Tilføj varelinjer
Linjer-knappen vælges.
ALT+J
Angiv f.eks. varenummer, antal, pris og tekst.
ALT+H
Hvis du ikke vil bruge hjælpelisten (ALT+H) i Varenummerfeltet, kan du indtaste varenavnet direkte og C5 vil komme
med forslag til de varer, der ligger tættest på det indtastede
navn.
Godkend varelinjerne.
Udskriv Tilbud,
Bekræftelse,
Følgesedler
m.m.
Kopier ordre
(faktura)
F3
Via funktionsknapperne vælges de relevante punkter som
f.eks.
Tilbud,
ALT+B
Bekræftelse,
ALT+Æ
Følgeseddel eller
ALT+Ø
Faktura
ALT+K
Vælg kunden i Debitorkartoteket under
Debitor/Kartotek/Debitorer.
Vælg fakturaen der skal kopieres under knappen Journal
ALT+J
Vælg knappen Arkiv
ALT+V
Vælg knappen Kopier ordre og vælg om fortegn skal
vendes eller ej
ALT+K
MELLEMRUM
67
Opgaver: Ordrekartotek og ordrearkiv
Opgave 1: Oprettelse af ordre
Fyns Bolighus har bedt om et tilbud på 2 skriveborde.
4
Opret en ordre på 2 skriveborde til Fyns Bolighus
Opgave 2: Udskrivning af tilbud
4
Udskriv tilbuddet fra opgave 1 til skærmen
Opgave 3: Udskrivning af bekræftelse
Fyns Bolighus har bekræftet bestillingen på de 2 skriveborde, hvorfor vi skal have udskrevet en
bekræftelse:
4
Udskriv en bekræftelse på ordren fra opgave 1 til skærmen
Opgave 4: Udskriv følgeseddel
Vi har det ene skrivebord færdigt, og har aftalt med Fyns Bolighus, at vi leverer i takt med at vi
producerer.
4
Registrér derfor afsendelsen af 1 skrivebord – dvs. udskriv en følgeseddel på 1 skrivebord til
skærmen
4
Kan det ses på orden at det ene skrivebord er leveret? _____________________________________________
Opgave 5: Bogfør og udskriv faktura
Vi har nu afsendt det sidste skrivebord til kunden og der skal laves en faktura på begge borde.
4
Bogfør og udskriv en faktura til Fyns Bolighus på begge skriveborde.
Opgave 6: Lav en kreditnota
Fyns bolighus har returneret det ene skrivebord, idet der var en fejl på bordet.
4
Lav en kreditnota som en kopi af fakturaen fra opgave 4 via Journalen og ordrearkivet.
4
Tilret linjen, så det kun er et skrivebord der krediteres
4
Bogfør og udskriv kreditnotaen.
68
11. Indkøbskartotek og indkøbsarkiv
Formål
Formålet med denne lektion er, at give kursisten et indblik i, hvordan indkøb oprettes og
vedligeholdes i Indkøbskartoteket.
Emner
4
Oprette indkøb og tilføje indkøbslinjer
4
Udskrive Forespørgsler, Rekvisitioner, Modtagesedler og Købsfakturaer
4
Danne indkøbskreditnotaer på baggrund af opdaterede købsfakturaer.
Oprettelse af indkøb fra Kreditormodulet
Hvis Indkøbsmodulet ikke er tilkøbt, anvendes i stedet Kreditor/Dagligt/Købsfaktura til at lave
købsfakturaer. Via Kreditor/Dagligt/Købsfaktura er der næsten samme funktionalitet som i
Indkøbsmodulet, dog med den væsentlige forskel, at det ikke er muligt at opdele indkøbet i
forskellige faser, såsom at sende forespørgsler ud, gemme indkøbet og efter nogle dage registrere
modtagelsen af varerne og efterfølgende registrere selve købsfakturaen.
I denne lektion er det købsfakturering m.m. fra Indkøbsmodulet der beskrives.
NB! I Kreditor/Dagligt/Købsfaktura kan al indtastning til ’straks-fakturering’ foretages. Det er IKKE
muligt at gemme indkøb i dette modul til senere behandling.
Oprettelse af indkøb fra Indkøbskartoteket
Nye indkøb oprettes under Indkøb/Kartotek/Indkøb med F2.
I Indkøbsmodulet er der mulighed for, at arbejde med flere indkøb ad gangen, samt at tilføje
varelinjer til eksisterende indkøb. Indkøbsmodulet giver således også mulighed for at opdele
indkøbsbehandlingen i en række faser og dermed f.eks. registrere del-modtagelser af varer, udskrive
modtagesedler og lign..
Ved brug af Indkøbsmodulet vil man kunne få en bedre styring af lageret, da C5 kan registrere varer
der er bestilt m.m.
Indkøbsfaser
Når nye indkøb oprettes, vil disse automatisk være i fasen, der er defineres som startfase på nye
indkøb under Indkøbsparametrene.
Indkøbsfasen ændres manuelt i takt med at indkøbet ændrer fase. Der kan arbejdes med følgende
faser:
4
Oprettet
4
Rekvisition
4
Aktiv
4
Afsluttet
69
Bemærk! Det er ikke er muligt at udskrive en rekvisition, såfremt fasen er Oprettet, og det er ikke
muligt at fakturere et indkøb, såfremt fasen ikke er Aktiv.
Oprettelse af indkøb fra Ordrekartoteket
Uanset om man anvender Debitor/Dagligt eller Ordre/Kartotek til at lave fakturaer, kan der via
funktionsknappen Opret Indkøb, oprettes et indkøb ud fra de indtastede ordrelinjer.
Når knappen Opret indkøb vælges vises dette skærmbillede:
Feltet Leverandør udfyldes automatisk, såfremt der på varen i Lagerkartoteket er oplyst en leverandør
i feltet Leverandør på fanen Opsætning. Hvis ikke dette felt er udfyldt i Lagerkartoteket kan man
manuelt vælge en leverandør her. De linjer der ønskes overført til indkøb markeres i kolonnen V,
hvorefter man vælger knappen Overfør.
NB! Der dannes ét indkøb pr. leverandør. Hvis man, som vist ovenfor, har angivet samme leverandør
på flere linjer, vil disse linjer blive overført til samme indkøb.
Arbejdsgangen i forbindelse med Indkøb
I C5 kan man opdele indkøbet i 4 faser:
4
Oprettelse af indkøb og indtastning af indkøbslinjer
4
Udskrivning af forespørgsler og/eller rekvisitioner
4
Registrering af varemodtagelse.
4
Registrering af købsfakturaer.
Nedenstående tegning illustrerer sammenhængen ved oprettelse af en indkøbsordre, hvor der hentes
oplysninger fra henholdsvis Kreditor- og Lagerkartoteket. På basis af dette indkøb er det muligt, at
udskrive forespørgsler, rekvisitioner, modtagesedler og købsfakturaer.
Et indkøb bruges til at registrere tilgang til varelageret og giver endvidere mulighed for at opdele
indkøbsprocessen i en række faser. Disse faser gør det muligt, hele tiden at styre hvor langt et konkret
indkøb er.
Lagerkartoteket samler oplysninger om hvilke varer der er bestilt og hvilke varer der allerede er
modtaget, men endnu ikke købsfaktureret. Beholdningsfelterne i Lagerkartoteket opdateres
automatisk i forbindelse med indkøbsregistreringen.
70
Arbejdsgangen i forbindelse med Indkøb
Forespørgsel
Kreditorkartotek
Indkøbskartotek
Modtageseddel
(følgeseddel)
Faktura
Lagerkartotek
Indkøbslinjer
Oprettelse af indkøb og indtastning af indkøbslinjer
Når der trykkes F2 i Indkøbskartoteket skal der først og fremmest vælges en kreditor. Det er muligt at
søge i listen af kreditorer med F4.
Derefter defineres varer og/eller ydelser vha. Linjer-knappen.
Når linjerne er indtastet afsluttes med F3.
Integration til lageret kan undgås, f.eks. hvis man ikke ønsker at vedligeholde et lagerkartotek. I så fald
lades Varenummer-feltet tomt, og Antal- og Tekst-felterne m.m. udfyldes manuelt. Hvis man på
denne måde undgår integration til lageret, skal man være opmærksom på den finansielle bogføring af
købsfakturaen.
Udskriv Forespørgsler og Rekvisitioner
Når indkøbslinjerne er indtastet kan der udskrives en forespørgsel og/eller en rekvisition på baggrund
af de priser og rabatbetingelser der er tilknyttet indkøbet. Dette gøres vha. Forespørgsel og
Rekvisition-knapperne.
Bogfør og udskriv følgeseddel
Når varerne modtages fra leverandøren, registreres dette vha. Følgeseddel-knappen. Modtages
varerne samtidig med købsfakturaen er det ikke nødvendigt at registrere varemodtagelsen, hvis blot
man bogfører købsfakturaen, idet varerne hermed opfattes som værende modtaget.
Bogfør og udskriv købsfaktura
Endelig kan registreres en købsfaktura. Denne kan bogføres automatisk i Finansmodulet jævnfør
opsætningen af konteringsregler i C5. Købsfakturaen bogføres ved at vælge knappen Købsfaktura.
NB! Efter købsfakturering kan der IKKE ændres i købsfakturaen. Det er heller ikke muligt at annullere
en købsfaktura. I givet fald er det nødvendigt at bogføre en købskreditnota og så bogføre en ny
købsfaktura efterfølgende.
71
Indkøbskreditnotaer
Man har naturligvis også mulighed for, at lave kreditnotaer i Indkøbskartoteket. Dette gøres ved, at
sætte minus foran antal, så varerne bliver trukket ud af lageret igen.
NB! Indkøbskreditnotaer kan ligeledes dannes som en kopi af en allerede bogført købsfaktura. Dette
gøres via Indkøbsarkivet og knappen Kopier indkøb.
Indkøbsarkiv
Indkøbsarkivet findes under Indkøb/Kartotek. I arkivet findes oplysninger om opdaterede følgesedler
og købsfakturaer med flere afhængig af parameteropsætningen.
I arkivet kan man derfor se, hvordan indkøbet så ud, da købsfakturaen m.m. blev bogført.
Der kan godt ligge flere arkiverede indkøb med samme indkøbsnummer, idet der f.eks. kan være tale
om en følgeseddel og en købsfaktura vedrørende samme indkøb.
I kolonnen Lagerstatus kan det ses, om der er tale om en faktura eller en følgeseddel m.m.
Økonomisk = Faktura og Fysisk = Følgeseddel.
Funktioner i Indkøbsarkivet
I ordrearkivet findes en række knapper på knappanelet der kan benyttes til at udføre forskellige
funktioner i ordrearkivet. Nedenfor er et udpluk af disse nævnt:
Linjer
Gense indkøbets linjer
Udskriv
Udskriv følgesedlen eller fakturaen (afhænger af hvilken der er valgt – se
ovenfor)
Samlefaktura
Er der tale om en samlefaktura, kan man ved at vælge denne knap, se
hvilke fakturaer der indgår i samlefakturaen. Samlefakturaer
kendetegnes ved at have et S efter selve indkøbsnummeret.
Kopier indkøb
Ved hjælp af denne knap er det muligt at kopiere en ordre, således at
der dannes en ordre magen til den arkiverede. Det er if. kopieringen
muligt at vælge om fortegn skal vendes – dvs. om det skal være en
kreditnota eller ej.
72
Huskeliste: Indkøbskartotek og indkøbsarkiv
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret Indkøb
Vælg Indkøb/Kartotek/Indkøb.
Opret et nyt indkøb med F2 eller Tilføj postværktøjsknappen.
F2
Vælg en kreditor/leverandør fra listen der vises.
Tilføj varelinjer
Linjer-knappen vælges.
ALT+J
Angiv f.eks. varenummer, antal, pris og tekst.
ALT+H
Hvis du ikke vil bruge hjælpelisten (ALT+H) i Varenummerfeltet, kan du indtaste varenavnet direkte og C5 vil komme
med forslag til de varer, der ligger tættest på det indtastede
navn.
Godkend varelinjerne.
Udskriv
Rekvisitioner,
modtagesedler
m.m.
Kopier indkøb
F3
Via funktionsknapperne vælges de relevante punkter som
f.eks.
Forespørgsel,
ALT+L
Rekvisition,
ALT+V
Følgeseddel eller
ALT+Ø
Købsfaktura
ALT+K
Vælg leverandøren i Kreditorkartoteket
Vælg knappen Journal og markér købsfakturaen der skal
kopieres,
ALT+J
Vælg knappen Arkiv,
ALT+A
Vælg knappen Kopier indkøb og
ALT+Ø
vælg om fortegn skal vendes
MELLEMRUM
73
Opgaver: Indkøbskartotek og indkøbsarkiv
Opgave 1: Oprettelse af Indkøb
Vi har brug for flere glasborde, hvorfor vi skal have bestilt nogle hos vores leverandør System One
Handel.
4
Opret et indkøb på 100 glasborde hos System One Handel.
4
Udskriv en rekvisition der kan sendes til System One Handel.
Opgave 2: Registrering af følgeseddel og købsfaktura
System One Handel ringer efterfølgende og siger, at vi er heldige. De har 100 stk. glasborde på lager,
og kan sende dem med det samme. Prisen på glasbordene er godt nok steget, siden sidst vi bestilte,
men på grund af antallet, får vi dem til gammel pris.
4
Efter et par dage modtager vi bordene sammen med en følgeseddel. Bogfør denne følgeseddel
med nr. 23525 pr. dags dato.
4
Kan man se på indkøbet at de 100 glasborde er registreret som modtaget?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Efter yderligere et par dage, modtager vi købsfakturaen. Bogfør denne købsfaktura dateret dags
dato og med fakturanr. 111-3456.
Opgave 3: Købskreditnota
Vi har desværre konstateret at 3 af de modtagne glasborde er defekte, hvorfor vi har sendt disse retur.
Vi har nu modtaget en kreditnota fra System One Handel.
4
Bogfør denne kreditnota ved at kopiere købsfakturaen fra opgave 2 via Indkøbsarkivet. Husk at
ændre antallet. Kreditnotaen har nummer 111-5487 og skal bogføres med dags dato.
74
12.
Mængdemæssig styring af indkøb
Formål
Målet med denne lektion er, at give et overblik over integrationen mellem Indkøbsmodulet og
Lagermodulet, samt den mængdemæssige styring der kommer heraf.
Emner
4
Kunne ændre beholdningsstatus på indkøb
4
Vide hvordan Indkøbsmodulet integreres med Lagermodulet.
4
Kende til mængdemæssig styring af lageret via Indkøbsmodulet.
Mængdemæssig styring af indkøb
Nedenstående diagrammer afspejler opbygningen og strukturen i forbindelse med registrering af
varekøb. Hermed vises også den mængdemæssige integrationen imellem de forskellige moduler i C5.
Som det kan ses i nedenstående figurer, kan forskellige faser i et Indkøb registreres i lagerkartoteket. I
forbindelse med nedenstående, vil beholdningsfelterne på lagerkortene til de berørte varer blive
opdateret jvf. indkøbslinjerne.
Hvornår registrering i Lagerkartoteket finder sted, afgøres af den beholdningsstatus indkøbet er
oprettet med.
Beholdningsstatus på indkøb
Alt efter hvilken beholdningsstatus et indkøb har, vil der være forskel på, hvorledes indkøbet afspejles
i Lagermodulet.
Når man opretter et indkøb, kan der vælges mellem følgende fire beholdningsstatus:
4
Uændret
4
Bestilt
4
Modtaget
4
Fast Indkøb.
Man kan for hver enkelt kreditor angive et standardforslag, til hvilken beholdningsstatus indkøb hos
denne skal oprettes med. Denne oplysning angives i Beholdning-feltet på kreditoren i
Kreditorkartoteket og hentes med over til Indkøbskartoteket ved oprettelse af nye indkøb.
75
Beholdning = Uændret
Indkøb
Indkøbslinjer
Kreditorkartotek
Udskrivning af
Forespørgsel /
Rekvisition
Lagerkartotek
Registrering af
modtageseddel
(Følgeseddel)
Registrering af
købsfaktura
Som det ses af ovenstående figur, vil oprettelse af et Indkøb, med beholdningsstatus uændret, ikke få
nogen effekt på beholdningsfelterne i Lagerkartoteket.
I det øjeblik, hvor en modtageseddel registreres i C5, vil det afspejles i lagermodulet, at nu er varerne
modtaget, selvom vi endnu ikke har modtaget fakturaen.
Når fakturaen modtages, vil vi kunne aflæse i Lagerkartoteket, at fakturaen er bogført.
76
Beholdning = Bestilt
Indkøb
Indkøbslinjer
Kreditorkartotek
Udskrivning af
Forespørgsel /
Rekvisition
Lagerkartotek
Registrering af
modtageseddel
(Følgeseddel)
Registrering af
købsfaktura
Som det ses af ovenstående figur, vil oprettelse af et Indkøb, med beholdningsstatus bestilt, få effekt
på beholdningsfelterne i Lagerkartoteket i samme øjeblik indkøbslinjer indtastes.
De varer der indtastes på indkøbslinjerne, vil med det samme, figurere i Lagerkartoteket som bestilte.
I det øjeblik hvor en modtageseddel (følgeseddel) registreres i C5, vil det afspejles i Lagermodulet, at
nu er varerne modtaget – de er ikke længere i bestilling. Men vi har ikke modtaget fakturaen endnu,
hvilket stadig vil afspejles i Lagerkartoteket.
Når fakturaen modtages, vil vi kunne aflæse i Lagerkartoteket, at fakturaen er bogført.
77
Beholdning = Modtaget
Indkøb
Indkøbslinjer
Kreditorkartotek
Udskrivning af
Forespørgsel /
Rekvisition
Lagerkartotek
Registrering af
modtageseddel
(Følgeseddel)
Registrering af
købsfaktura
Ved oprettelse af et Indkøb, med beholdningsstatus modtaget, vil det få effekt på
beholdningsfelterne i Lagerkartoteket, i samme øjeblik indkøbslinjer indtastes. Altså ligesom med
Bestilt.
Dog vil de varer, der indtastes på indkøbslinjerne, med det samme figurere i Lagerkartoteket som
modtaget – reelt svarende til, at vi registrerer varemodtagelsen.
I det øjeblik hvor en modtageseddel (følgeseddel) registreres i C5, vil det ikke afspejles yderligere i
Lagermodulet. Varerne på indkøbslinjerne var jo allerede registreret som modtaget ved oprettelse af
indkøbslinjerne. Vi har ikke modtaget fakturaen på indkøbslinjerne endnu, hvilket også afspejles i
Lagerkartoteket med denne beholdningsstatus.
Når fakturaen modtages vil vi kunne aflæse i Lagerkartoteket, at fakturaen er bogført.
78
Beholdning = Fast Indkøb
Indkøb
Indkøbslinjer
Kreditorkartotek
Udskrivning af
Forespørgsel /
Rekvisition
Lagerkartotek
Registrering af
modtageseddel
(Følgeseddel)
Registrering af
købsfaktura
Som det ses af ovenstående figur, vil oprettelse af et Indkøb, med beholdningsstatus Fast indkøb, ikke
få nogen effekt på beholdningsfelterne i Lagerkartoteket. I praksis vil der altså være den samme
mængdemæssige styring af Lagerkartoteket, som ved beholdningsstatus Uændret.
I det øjeblik hvor en modtageseddel registreres i C5, vil det afspejles i Lager-modulet, at nu er varerne
modtaget, men vi har ikke modtaget fakturaen endnu.
Når fakturaen modtages vil vi kunne aflæse i Lagerkartoteket, at fakturaen er bogført.
Hvad der adskiller Uændret fra Fast indkøb er, at det indkøb der er oprettet med beholdningsstatus
Fast indkøb, kan genbruges dvs. faktureres igen og igen. Sammenholdt med de
masseudskriftsfunktioner der ligger under Indkøb/Periodisk og Indkøb/Rapporter, er dette en
stærk funktion.
Ændring af beholdningsstatus på indkøb
Når man har oprettet et indkøb, skal man som det første tage stilling til, hvilken beholdningsstatus
indkøbet skal have. Dette gøres i Beholdning-feltet. Hvis man opretter et nyt indkøb og glemmer at
tage stilling til beholdningsstatus, inden man indtaster varelinjer på indkøbet eller hopper til de øvrige
faneblade, så ’spærres’ Beholding-feltet.
Beholdningsfeltet kan i så fald kun ændres vha. genvejen ALT+S på det enkelte indkøb eller via
Indkøb/Periodisk/Ændre status såfremt der skal ændres beholdning på flere indkøb på én gang.
Uanset om beholdning ændres via ALT+S eller under Indkøb/Periodisk/Ændre status så sørger C5
for, at beholdningsstatus ændres til det valgte og samtidig opdateres varelageret jvf. beholdningen.
79
Skematisk oversigt over beholdningsstatus og effekten heraf
Nedenstående skema opsummerer, hvorledes beholdningsfelter i Lagerkartoteket, samt lagerværdien,
ændres alt efter hvilken beholdningsstatus et indkøb oprettes med.
Oversigt over mængdemæssig styring i Indkøb
Beholdningsstatus Handling
Antal
Værdi
Beholdning Modtaget
Uændret/
Opret
Fast Indkøb
Flg. seddel
+
Faktura
Bestilt
Opret
Modtaget
+
-
+
-
+
+
Faktura
Modtaget
Beholdning
+
Opret
Flg. seddel
Bestilt
+
-
+
+
+
+
Flg. seddel
Faktura
-
+
-
+
-
Antalsstyring ved varemodtagelse
I forbindelse med varemodtagelse er der tre felter på indkøbslinjerne, der har indflydelse på, hvor
mange varer der bliver registreret som tilgået på lageret:
4
Antal (antal i alt for indkøbslinjen)
4
Modtag nu (hvor mange af det totale antal for indkøbslinjen modtages med det samme –
underforstået en del af indkøbet ligger i restordre hos leverandøren)
4
Modtaget (hvor mange af det totale antal er modtaget).
Metoder
Der er tre forskellige måder, hvorpå man kan registrere varemodtagelse. De tre metoder er disse:
Alt
Hvis man har modtaget hele indkøbet, registrerer man varemodtagelse med metoden Alt. Herved vil
der registreres tilgang til lager jvf. antallet i Antal-feltet minus det antal der evt. er modtaget tidligere
jævnfør Modtaget-feltet. Det vil sige, hele indkøbet bliver registreret som modtaget, medens der
tages højde for en evt. tidligere delmodtagelse.
Modtag nu
Hvis der inden varemodtagelse har været oplysning om, at kun en del af indkøbet skulle modtages nu
og resten skulle modtages senere, så kan antal der modtages nu inddateres i Modtag nu-feltet.
Hvis varemodtagelse herefter registreres med metoden Modtag nu, vil dette antal blive registreret
som tilgang på lageret.
Man kan ikke registrere større tilgang end differencen mellem det totale antal for indkøbslinjen og det
allerede modtagne antal.
80
Angiver man et negativt antal i Modtag nu-feltet nu, er det muligt at tilbageføre registrering, dvs.
sendes efterfølgende et vist antal varer retur, kan dette registreres med negativt fortegn. Det er derfor
også muligt at tilbageføre en modtagelse, hvis man fik indtastet forkert værdi i Modtag nu-feltet i
første omgang.
Bekræft
Hvis metoden Bekræft bruges, kan man for hver eneste indkøbslinje bekræfte det antal der
modtages.
Antalsstyring ved købsfakturering
I forbindelse med købsfaktura er der fire felter på indkøbslinjerne, der har indflydelse på, hvor mange
varer der bliver registreret på lageret:
4
Antal (antal i alt for indkøbslinjen)
4
Modtag nu (hvor mange af det totale antal på indkøbslinjerne modtages med det samme –
underforstået en del af indkøbet ligger i restordre ved leverandøren)
4
Modtaget (hvor mange af det totale antal er modtaget allerede)
4
Faktureret (hvor mange af det totale antal er faktureret allerede)
Hvis der registreres købsfaktura for et antal, som ikke er registreret som modtaget, vil købsfakturaregistreringen automatisk medføre, at disse varer samtidigt bliver registreret som tilgået lageret.
Metoder
Der er fire forskellige måder, hvorpå man kan registrere købsfaktura. De fire metoder er disse:
Alt
Hvis man har modtaget købsfaktura for hele indkøbet, registrerer man købsfakturaen med metoden
Alt, underforstået det totale antal for samtlige indkøbslinjer, som angivet i feltet Antal.
Herved vil der også registreres tilgang til lageret jvf. antallet i Antal-feltet minus antallet i Faktureretfeltet. Det vil sige, at der også ved fakturering tages højde for tidligere delfaktureringer. Hele indkøbet
opfattes som modtaget, når først der er købsfaktureret.
Følgeseddel
Har man registreret varemodtagelse (følgeseddelmodtagelse) og modtager man dernæst
købsfakturaen på dette parti, kan man med fordel registrere købsfakturaen med metoden
Følgeseddel. Herved registreres der kun købsfaktura, for det antal der er modtaget og ikke faktureret
endnu (antal i Modtaget-feltet minus antal i Faktureret-feltet).
Modtag nu
Antal der er angivet i Modtag nu-feltet, bliver registreret som faktureret.
Bekræft
Hvis metoden Bekræft bruges, kan man for hver eneste indkøbslinje bekræfte det antal der skal
faktureres.
81
Huskeliste: Mængdemæssig styring af indkøb
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Ændring af
beholdningsstatus
Vælg indkøbet i Indkøbskartoteket og tast ALT+S eller
vælg Indkøb/Periodisk/Ændre status.
Afgræns på det eller de indkøb, hvor beholdningen ønskes
ændret.
Vælg ny beholdningskode og skriv start.
ALT+S
Varemodtagelse
og
købsfakturering
ALT+H
MELLEMRUM
F3
Ved at vælge de rette funktionsknapper kan der udskrives:
Forespørgsler
Rekvisitioner
Følgesedler (varemodtagelser)
Proforma købsfakturaer
Købsfakturaer
Husk at svare ja (sætte kryds) til at udskrive nu, hvis denne
parameter vises og du vil udskrive faktura el.
modtageseddel med det samme.
Varemodtagelse
Når du registrerer varemodtagelse, kan du vælge mellem
forskellige metoder:
4 Alt (Alt modtages)
4
Modtag nu (Antal i Modtag nu-feltet modtages)
4
Bekræft (Antal pr. varelinje skal bekræftes)
Købsfaktura
Når du registrerer købsfaktura, kan du vælge mellem
4 Alt (Alt faktureres)
4
Følgeseddel (Det der er modtaget jævnfør Modtagetfeltet faktureres)
4
Modtag nu (Antal i Modtag nu-feltet faktureres)
4
Bekræft (Antal pr. varelinje skal bekræftes før det
faktureres)
ALT+L
ALT+V
ALT+Ø
ALT+A
ALT+K
ALT+Ø
MELLEMRUM
ALT+K
MELLEMRUM
82
Opgaver: Mængdemæssig styring af indkøb
Opgave 1: Opret varer
4
Opret følgende varer i Lagerkartoteket:
Varenummer
33-42
33-50
Varenavn
Fyrretræsbord
Lænestol
Varetype
Vare
Vare
Borde
Stole
499,-
750,-
Salg og øvrige prisgrupper ekskl. moms
1099,-
1.795,-
Detail og øvrige prisgrupper inkl. moms
1799,-
2589,-
Sidste Køb
Sidste Køb
Salgsmodel
Uændret
Uændret
Lagermodel
FIFO
FIFO
Ja
Ja
Varegruppe
Kostpris
Salgspriser
Kostmodel
Negativ
Opgave 2: Opret indkøb
4
Opret et indkøb til Christians Træimport med beholdningstypen Bestilt
4
Tilføj en varelinje på 10 fyrretræsborde
4
Hvilken effekt har oprettelsen af dette indkøb haft i Lagerkartoteket? Udfyld skemaet nedenfor:
Varenr. 33-42 Fyrretræsbord
83
Opgave 3: Opret indkøb
4
Opret et indkøb til Hvid Tekstil Fabrik med beholdningstypen Fast indkøb
4
Tilføj en varelinje på 20 stk. lænestole
4
Hvilken effekt har oprettelsen af dette indkøb haft i Lagerkartoteket? Udfyld skemaet nedenfor:
Varenr. 33-50 Lænestol
Opgave 4: Rekvisitioner
4
Udskriv rekvisitioner til de to leverandører fra opgave 2 og 3.
4
Hvilken effekt havde dette i Lagerkartoteket?
_______________________________________________________________________________________________________
Opgave 5: Følgesedler
4
Bogfør modtagelsen af 7 borde fra Christians Træimport. Følgesedlen har nummer 458963254 og
er dateret dags dato
4
Bogfør modtagelsen af 20 lænestole fra Hvid Tekstil Fabrik. Følgesedlen har nummer 6589 og er
dateret dags dato
4
Hvilken effekt havde dette i Lagerkartoteket? Udfyld skemaerne nedenfor:
84
Opgave 6: Købsfakturaer
Vi har modtaget fakturaer på fyrretræsbordene og lænestolene.
4
Bogfør og udskriv fakturaen på de 7 fyrretræsborde fra Christians Træimport. Prisen pr. stk. er
steget til 505,- kr., hvilket skal rettes inden fakturering.
4
Bogfør og udskriv fakturaen på de 20 lænestole fra Hvid Tekstil Fabrik.
4
Er det muligt at se på indkøbet fra Christians Træimport, at vi kun har modtaget 7 ud af 10
fyrretræsborde?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Hvilken effekt havde faktureringen i Lagerkartoteket? Udfyld skemaerne nedenfor:
Opgave 7: Oplysninger i Lagerkartoteket
4
Vælg lagerkortet for varenr. 33-42 Fyrretræsborde.
Ved hjælp af Linjer-knappen, skal du finde ud af hvilken leverandør vi har bestilt de resterende 3
borde ved?
_______________________________________________________________________________________________________
85
13. Mængdemæssig styring af ordrer
Formål
Målet med denne lektion er, at give et overblik over integrationen mellem Ordremodulet og
Lagermodulet, samt den mængdemæssige styring der kommer heraf.
Emner
4
Kunne ændre beholdningsstatus på Ordrer
4
Vide hvordan Ordremodulet integreres med Lagermodulet
4
Kende til mængdemæssig styring af lageret via Ordremodulet.
Mængdemæssig styring af ordrer
Nedenstående figurer afspejler opbygningen og strukturen i forbindelse med registrering af varesalg.
Hermed vises også den mængdemæssige integrationen imellem de forskellige moduler i C5.
Som det ses ud fra ovenstående figur, kan en ordres forskellige faser også registreres i
Lagerkartoteket. Det vil sige, at beholdningsfelterne på de berørte varers lagerkort, vil blive opdateret
jvf. ordrelinjerne.
Hvornår beholdningsfelterne i Lagerkartoteket opdateres, afgøres af den beholdningsstatus ordren
oprettes med.
Beholdningsstatus på ordrer
Alt efter hvilken beholdningsstatus en ordre har, vil der være forskel på, hvorledes ordren afspejles i
Lagermodulet.
Når man opretter en ordre, kan man vælge mellem følgende fire beholdningsstatus:
4
Uændret
4
Reserver
4
Træk varer
4
Fast ordre.
Disse fire typer behandles på de næste sider.
Som du allerede nu kan se, så svarer funktionaliteten, til den man finder i Indkøbsmodulet.
Man kan for hver enkelt debitor angive et standardforslag til, hvilken beholdningsstatus nye ordrer til
denne debitor skal oprettes med. Denne oplysning angives i Beholdning-feltet i Debitorkartoteket
og overføres til Ordrekartoteket ved oprettelse af nye ordrer.
86
Beholdning = Uændret
Ordre
Ordrelinjer
Debitorkartotek
Udskrivning af
Tilbud /
Ordrebekræftelse
Lagerkartotek
Udskrivning af
Følgeseddel
Udskrivning af
Faktura
Ved oprettelse af en ordre med beholdningsstatus Uændret vil der ikke være nogen effekt på
beholdningsfelterne i Lagerkartoteket ved oprettelse af ordrelinjerne.
I det øjeblik hvor vareleveringen registreres i C5, vil det afspejles i Lagerkartoteket, at varerne på
ordrelinjerne nu er følgeseddelleveret, men at der endnu ikke er faktureret.
Når fakturaen bogføres, vil dette også kunne aflæses af beholdningsfelterne i Lagerkartoteket.
87
Beholdning = Reserver
Ordre
Ordrelinjer
Debitorkartotek
Udskrivning af
Tilbud /
Ordrebekræftelse
Lagerkartotek
Udskrivning af
Følgeseddel
Udskrivning af
Faktura
Som det ses af ovenstående figur, vil en ordre med beholdningsstatus Reserver, få effekt på
beholdningsfelterne i Lagerkartoteket i samme øjeblik ordrelinjerne indtastes.
De varer der indtastes på ordrelinjerne, vil med det samme figurere som reserverede og den
disponible beholdning på lageret vil blive nedskrevet.
I det øjeblik der foretages varelevering vil varerne ændre status fra reserverede til leverede.
Endelig vil det afspejles i Lagerkartoteket, når der faktureres for varerne.
88
Beholdning = Træk varer
Ordre
Ordrelinjer
Debitorkartotek
Udskrivning af
Tilbud /
Ordrebekræftelse
Lagerkartotek
Udskrivning af
Følgeseddel
Udskrivning af
Faktura
I lighed med Reserver afspejles det også i Lagerkartoteket, når en ordre oprettes med
beholdningsstatus Træk varer.
I det øjeblik varelinjerne indtastes, vil Trukket-feltet i Lagerkartoteket blive opdateret for den givne
vare.
Forskellen på Reserver og Træk varer er, at varerne reelt anses som værende leveret ved Træk varer.
Det er dog først ved følgeseddellevering, at ordrelinjen ændrer status fra Trukket til Leveret, som det
vil kunne ses på varernes lagerkort.
89
Beholdning = Fast ordre
Ordre
Ordrelinjer
Debitorkartotek
Udskrivning af
Tilbud /
Ordrebekræftelse
Lagerkartotek
Udskrivning af
Følgeseddel
Udskrivning af
Faktura
Ligesom Fast indkøb minder om Uændret i Indkøbsmodulet, så minder Fast ordre selvfølgelig også
om Uændret i Ordremodulet.
Oprettelse af en Fast ordre vil ikke få nogen mængdemæssig effekt i Lagerkartoteket.
Igen er det først i det øjeblik, at der registreres en varelevering, at det afspejles i Lagerkartoteket.
Endelig vil ordrelinjerne stadig ændre status fra Leveret til Faktureret, når der registreres en faktura.
Ændring af beholdningsstatus på ordrer
Når man har oprettet et indkøb, skal man som det første tage stilling til, hvilken beholdningsstatus
ordren skal have. Dette gøres i Beholdning-feltet. Hvis man opretter en ny ordre og glemmer at tage
stilling til beholdningsstatus, inden man indtaster varelinjer på ordren eller hopper til de øvrige
faneblade, så ’spærres’ Beholding-feltet.
Herefter kan beholdningsstatus ændres ved at taste ALT+S på den enkelte ordre eller via
Ordre/Periodisk/Ændre status såfremt det skal ændres for flere ordrer på én gang. Disse kørsler
sørger for, at beholdningsstatus ændres til det valgte og samtidig opdateres varelageret jvf.
beholdningen. Se ovennævnte skema.
90
Skematisk oversigt over beholdningsstatus og effekten heraf
Nedenstående skema opsummerer, hvorledes beholdningsfelter i Lagerkartoteket, samt lagerværdien
ændres alt efter hvilken beholdningsstatus en ordre oprettes med.
Beholdningsstatus Handling
Antal
Beholdning Leveret
Uændret/
Fast ordre
Reserver
Træk Varer
Værdi
Reserveret
Beholdning
Leveret
Opret
Flg. seddel -
+
Faktura
-
Opret
-
-
+
Flg. seddel -
+
Faktura
-
Opret
+
-
-
+
-
+
Flg. seddel
Faktura
-
+
-
-
-
Antalsstyring i forbindelse med varelevering
I forbindelse med varelevering er der tre felter på ordrelinjerne, der har indflydelse på, hvor mange
varer, der bliver registreret som trukket fra lageret:
4
Antal (antal i alt for ordrelinjen)
4
Lever nu (hvor mange af det totale antal leveres med det samme – underforstået en del af ordren
ligger i restordre)
4
Leveret (hvor mange af det totale antal er leveret).
Metoder
Der er tre forskellige måder, hvorpå man kan registrere varelevering. De tre metoder er disse:
Alt
Hvis man har leveret hele ordren, registrerer man varelevering med metoden Alt. Herved vil der
registreres afgang fra lageret jvf. antallet i Antal-feltet minus antallet i Leveret-feltet. Det vil sige, hele
ordren bliver registreret som leveret medens der tages højde for en evt. tidligere dellevering.
Lever nu
Hvis der inden varelevering har været oplysning om, at kun en del af ordren skulle leveres og resten
skulle leveres senere, så kan antal der leveres nu inddateres i Lever nu-feltet.
Hvis varelevering herefter registreres med metoden Lever nu, vil dette antal blive registreret som
afgået lageret.
Man kan ikke registrere større afgang end differencen mellem det totale antal for ordrelinjen og det
allerede leverede antal.
Angiver man et negativt antal i Lever nu-feltet, er det muligt at tilbageføre leverede varer, dvs. sender
kunden efterfølgende et vist antal varer retur, kan dette registreres med negativt fortegn.
91
Bekræft
Hvis metoden Bekræft bruges, kan man for hver eneste ordrelinje bekræfte, det antal der leveres.
Antalsstyring i forbindelse med fakturering
I forbindelse med salgsfakturering er der fire felter på ordrelinjerne, der har indflydelse på, hvor
mange varer der bliver registreret på lageret:
4
Antal (antal i alt for ordrelinjen)
4
Lever nu (hvor mange af det totale antal for ordrelinjen leveres/faktureres med det samme –
underforstået en del af ordren ligger i restordre)
4
Leveret (hvor mange af det totale antal er leveret)
4
Faktureret (hvor mange af det totale antal for ordrelinjen er faktureret allerede).
Metoder
Der er fire forskellige måder, hvorpå man kan registrere fakturaer. De fire metoder er disse:
Alt
Hvis man skal fakturere hele ordren, registrerer man fakturaen med metoden Alt - altså underforstået
det totale antal for samtlige ordrelinjer, som angivet i Antal-feltet.
Herved vil der også registreres afgang fra lageret. Det vil sige, at hele ordren opfattes som værende
leveret ved fakturering med metoden Alt.
Følgeseddel
Har man registreret varelevering (følgeseddellevering) og fakturerer man dernæst dette parti, så kan
man med fordel registrere fakturaen med metoden Følgeseddel. Herved faktureres der kun for det
antal der er leveret og ikke faktureret endnu (antal i Leveret-feltet minus antal i Faktureret-feltet).
Lever nu
Antal der er angivet i Lever nu-feltet faktureres.
Bekræft
Hvis metoden Bekræft bruges, kan man for hver eneste ordrelinje bekræfte antallet der skal
faktureres.
92
Huskeliste: Mængdemæssig styring af ordrer
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Ændring af
beholdningsstatus
Vælg ordren i Ordrekartoteket og tast ALT+S eller
vælg Ordre/Periodisk/Ændre status.
Afgræns på den eller de ordrer, hvor beholdningen ønskes
ændret.
Vælg ny beholdningskode og skriv start.
ALT+S
Varelevering og
købsfakturering
ALT+H
MELLEMRUM
F3
Ved at vælge de rette funktionsknapper kan der udskrives:
ALT+B
ALT+Æ
ALT+Ø
ALT+P
ALT+K
Tilbud
Bekræftelser
Følgesedler (Varelevering)
Proforma fakturaer
Fakturaer
Husk at svare ja (sætte kryds) til at udskrive nu, hvis denne
parameter vises og du vil udskrive faktura eller følgeseddel
med det samme.
Følgeseddel
Når du registrerer varelevering, kan du vælge mellem
4 Alt (Alt leveres)
4
Lever nu (Antal i Lever nu-feltet leveres)
4
Faktura
Når du fakturerer, kan du vælge mellem forskellige
metoder:
4 Alt (Alt faktureres)
4
Følgeseddel (Det der er leveret jvf. Leveret-feltet
faktureres)
4
Lever nu (Antal i Lever nu-feltet faktureres)
4
ALT+Ø
MELLEMRUM
ALT+K
MELLEMRUM
93
Opgaver: Mængdemæssig styring af ordrer
Opgave 1: Opret ordre
4
Opret en ordre til Gelsted Boligcenter med beholdningstypen Reserver
4
Tilføj en varelinje på 4 stk. fyrretræsborde
4
Hvilken effekt har oprettelsen af denne ordre haft i Lagerkartoteket? Udfyld skemaet nedenfor:
Opgave 2: Opret ordre
4
Opret en ordre til Interiør bolig med beholdningstypen Træk varer
4
Tilføj varelinjer med henholdsvis 2 stk. fyrretræsborde, 10 stk. lænestole samt 2 timer montering
(varenr. 50-01).
4
Hvilken effekt har oprettelsen af denne ordre haft i Lagerkartoteket? Udfyld skemaerne nedenfor:
33-42 Fyrretræsbord
33-50 Lænestol
50-01 Montage
Opgave 3: Tilbud
4
Udskriv tilbud til de to kunder fra opgave 1 og 2.
4
Hvilken effekt havde dette i Lagerkartoteket?
_______________________________________________________________________________________________________
Opgave 4: Oplysninger i Lagerkartoteket
4
Vælg lagerkortet for varenr. 33-42 Fyrretræsborde.
4
Ved hjælp af Linjer-knappen, skal du finde ud af hvilken kunde der har reserveret bordene?
_______________________________________________________________________________________________________
94
4
Bogfør leveringen af alle fyrretræsbordene til Gelsted Boligcenter og udskriv følgesedlen til
skærmen.
4
Bogfør leveringen af alle fyrretræsbordene og lænestolene til Interiør Bolig og udskriv
følgesedlen til skærmen.
4
Kan man se på ordrerne hvilke varer der er leveret?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Hvilken effekt havde dette i Lagerkartoteket? Udfyld skemaerne nedenfor:
Opgave 6: Fakturering
Vi skal nu fakturere de to ordrer.
4
Bogfør og udskriv fakturaen til Gelsted Boligcenter.
4
Bogfør og udskriv herefter fakturaen til Interiør Bolig.
4
Hvilken effekt havde faktureringen i lagerkartoteket? Udfyld skemaerne nedenfor:
33-42 Fyrretræsbord
33-50 Lænestol
50-01 Montage
95
14. Ordre- og Indkøbskladder
Formål
Formålet med denne lektion er, at give kursisten et overblik over hvad ordreog indkøbskladder
bruges til.
Emner
4
Oprette egne kladder
4
Tilføje ordreog indkøbslinjer via kladderne
4
Oprette ordrer og indkøb via kladderne.
Ordre- og Indkøbskladder
Du kan selv vedligeholde, hvilke ordreog indkøbskladder du vil arbejde med under Tilpasning i
Ordre- og Indkøbsmodulerne.
En ny kladde oprettes ved hjælp af kommandoen Opret post (F2).
Det eneste der kræves er, at angive en kode, samt navn for kladden. Der skal ikke defineres
bilagsserier til ordreog indkøbskladder.
Tilføjelse af ordreog indkøbslinjer
I stedet for at åbne en ordre og tilføje ekstra varelinjer til denne, kan der indtastes varelinjer i en
ordrekladde, hvorefter denne bogføres. Når en ordrekladde bogføres flyttes alle de indtastede
varelinjer fra ordrekladden og ind på de respektive ordrer.
Det samme gælder for de forskellige indkøb og indkøbskladderne.
Bogføring
Kladdelinjer
Ordrenr.
10021
Ordrenr.
10022
Ordrenr.
10023
Ordrenr.
10024
96
Oprettelse af ordrer og indkøb via kladderne
I Ordre- og Indkøbskladderne er der ligeledes mulighed for at oprette nye ordrer og indkøb. Dette
gøres ved i ordrekladden at vælge en debitor i Debitor-feltet og i indkøbskladden at vælge en
kreditor i Kreditor-feltet. Når der manuelt vælges en debitor/kreditor indsættes der automatisk et nyt
ordrenummer/indkøbsnummer i Nummer-feltet. Allerede når debitoren/kreditoren vælges oprettes
der en ordre/et indkøb, så uanset om kladderne bogføres med det samme eller ej, eksisterer der på
daværende tidspunkt allerede en ny ordre/et nyt indkøb.
Funktioner i Ordre- og indkøbskladder
Check / Næste fejl
Når man har indtastet varelinjer i kladderne, kan man vha. Check kladde-knappen få vist en liste over
evt. fejl i kladden. Hvis der er fejl i kladden, kan man med fordel skifte mellem fejlene med Næste fejlknappen.
Udskriv
Når alle fejl er rettet, er der mulighed for at udskrive en ordrekladde/indkøbskladde. Dette gøres vha.
Udskriv-knappen. Hvis man ønsker at udskrive kladderne, skal dette gøres før man bogfører
kladderne.
Import / Eksport
I Ordre- og Indkøbskladderne er det ligesom i Finans kassekladderne muligt at importere og
eksportere oplysninger.
For at kunne benytte disse funktioner skal der under Generelt/Tilpasning/Kladde imp./eksp. def.
opsættes en definition til brug i Ordre- og/eller Indkøbskladderne.
Denne funktion er yderligere beskrevet i en separat lektion.
97
Huskeliste: Ordre- og indkøbskladder
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret kladder
Der kan oprettes kladder via
Ordre/Tilpasning/Kladdenavne.
F2
Hvis der er tale om Indkøb, er det naturligvis via
Indkøb/Tilpasning/Kladdenavne
F2
Vælg Ordre/Dagligt/Indtast eller
Indkøb/Dagligt/Indtast. Vælg en kladde.
F3
I Nummer-feltet angives nummeret på den ordre/det
indkøb hvorpå der skal registreres ekstra varelinjer.
ALT+H
Tilføjelse af nye
varelinjer
Øvrige felter udfyldes på samme vis som på varelinjerne i
Ordre- og Indkøbskartotekerne.
Oprettelse af
nye ordrer
Vælg Ordre/Dagligt/Indtast kladde. I Debitor-feltet
vælges en debitor. Herefter fremkommer automatisk et nyt
ordrenummer i Nummer-feltet.
ALT+H
Oprettelse af
nye indkøb
Vælg Indkøb/Dagligt/Indtast kladde. I Kreditor-feltet
vælges en kreditor. Herefter fremkommer automatisk et nyt
indkøbsnummer i Nummer-feltet.
ALT+H
Bogføring af
Ordre- og
Indkøbskladder
I Ordre- og Indkøbskladderne vælges Bogfør-knappen.
ALT+B
98
Opgaver: Ordre- og indkøbskladder
Opgave 1: Oprettelse af kladder
4
Opret en ordrekladde og en indkøbskladde. Giv kladderne dit eget navn.
Opgave 2: Tilføjelse af ordrelinjer via Ordrekladde
Kontor & Møbel har bedt om at få tilføjet nogle varer på deres ordre nr. 10027 hos os.
4
Tilføj 5 stk. glasborde samt 4 stk. P6 stole på ordren via din egen ordrekladde
4
Check, udskriv og bogfør ordrekladden
4
Er linjerne blevet opdateret på ordren?
_______________________________________________________________________________________________________
99
15. Periodiske kørsler i Ordre og Indkøb
Formål
Formålet med denne lektion er at lære kursisten hvilke muligheder der er i forbindelse med periodiske
arbejdsrutiner i Ordre- og Indkøbsmodulerne.
Emner
4
Efterberegne totaler i Ordre- og Indkøbsmodulerne
Og kende til:
4
Sortering og komprimering af linjer
4
Kopiering af linjer
4
Prisopdatering af ordrelinjer.
Efterberegning af totaler
Hvis der af en eller anden grund ikke er overensstemmelse mellem data i ordrelinjerne/indkøbslinjerne
og totalerne for en ordre, igangsættes kørslen Efterberegn totaler.
Uoverensstemmelse mellem totaler og varelinjer kan bl.a. fremkomme, hvis der ændres i priser på
varelinjerne, f.eks. som følge af en prisopdatering (se nedenfor for at læse mere om prisopdatering).
Man kan afgrænse hvilke ordrer eller indkøb man vil efterberegne på efter de gængse
afgrænsningsfunktioner.
Sortering af linjer
Såfremt man løbende har tilføjet linjer til ordrer eller indkøb vil linjerne ofte være mere eller mindre
uoverskuelige og ligge i vilkårlig rækkefølge.
,
Ved at vælge Ordre eller Indkøb/Periodisk/Sortering af linjer, er der, i C5 mulighed for at sortere
linjer på et udvalg af ordrer/indkøb eller samtlige. Der kan samtidig afgrænses på bl.a. ordre/indkøbsnummer og varenumre.
Komprimering af linjer
En anden mulighed for at rydde op i linjer er, at komprimere disse – det vil sige at sammenlægge
linjer. For eksempel, vil et indkøb, som indeholder flere identiske indkøbslinjer, kunne komprimeres,
således at indkøbet bliver langt mere overskueligt. Følgende felter skal være identiske, før linjerne
sammenlægges på én og samme linje:
4
Lokation
4
Pris
4
Moms
4
Rabat
4
Levering
(dato)
4
Serienummer
NB! Komprimerede linjer kan ikke dekomprimeres!
100
Kopiering af linjer
Der foreligger mulighed for at kopiere linjer fra en eller flere ordrer/indkøb til en ny ordre/et nyt
indkøb.
For eksempel kunne man kopiere linjer fra en ordre til en anden, og dermed skabe en nøjagtig kopi af
denne ordre.
Denne facilitet er nyttig, hvis man typisk sælger de samme varer/ydelser.
Kopieringsmuligheden må ikke forveksles med muligheden for at samle flere ordrer pr.
følgeseddel/faktura. Ved kopiering slettes de oprindelige ordrer/indkøb ikke – de kopieres kun.
Prisopdatering af linjer
Ændres salgspriser i Lagerkartoteket vil salgspriserne på de endnu ikke fakturerede ordrelinjer ikke
automatisk blive opdateret.
Ved at køre kørslen Prisopdatering, er der mulighed for, at opdatere salgspriser på ordrelinjerne –
også med hensyntagen til rabatsystemer, hvis der krydses af i denne parameter.
Faciliteten er nyttig, hvis man benytter faste ordrer og skal lade prisændringer slå igennem på disse.
Desuden er faciliteten nyttig, hvis man benytter faste ordrer og en kunde migrerer fra en prisgruppe til
en anden og dette skal afspejles på ordren. Husk, at prisgruppen på ordren skal ændres, for at dette
kan gøres.
Fjernelse af nedlagte ordrer/indkøb
Hvis der er svaret nej til Ordre/Indkøbs-parametrene Nedlæg komplet leveret/modtaget linje og
Nedlæg ordre/indkøb ved nul linjer, vil ordrer og indkøb, som er fuld faktureret stadig være i
Ordre/Indkøbskartotekerne.
Hvis man ønsker at rydde op i disse ordrer og indkøb kan man køre en oprydningskørsel via Ordre og
Indkøb/Periodisk/Oprydning/Nedlæg ordre/indkøb.
Husk, at fakturaer altid bliver gemt i Debitor- og Kreditorkartoteket.
101
Huskeliste: Periodiske kørsler i Ordre og Indkøb
Funktion
Fremgangsmåde
Efterberegning
af totaler
Hvis der evt. er kørt kørslen, Prisopdatering, kan det være
nødvendigt at efterberegne totaler. Dette gøres via
Ordre/Periodisk/Efterberegn totaler.
I Indkøbsmodulet findes kørslen via
Indkøb/Periodisk/Efterberegn totaler.
Man kan sortere ordrelinjer eller indkøbslinjer. Hvis man via kladde
har tilføjet linjer og nu f.eks. gerne vil have at linjerne står i
varenummerorden, kan dette ske via Ordre/Periodisk/Sorter
linjer eller via Indkøb/Periodisk/Sorter linjer, hvis det drejer sig
om indkøbsordre.
Vil man lægge linjer sammen - eksempelvis hvis der er flere linjer
med de samme varer på én ordre - gøres dette via Ordre og
Indkøb/ Periodisk/Oprydning/Komprimer linjer.
NB! Komprimerede linjer kan ikke dekomprimeres!
Vil man kopiere linjer fra en ordre/indkøb til en anden, gøres dette
fra Ordre og Indkøb/ Periodisk/Kopier linjer.
Har man ændret priserne i Lagerkartoteket og gerne vil have at
disse prisændringer kommer med på de ordrelinjer man har
liggende, gøres det ved at vælge Prisopdatering under
Ordre/Periodisk/Prisopdatering.
Vil man nedlægge fuldt fakturerede ordrer og indkøb gøres dette
via Ordre og Indkøb/Periodisk /Oprydning/Nedlæg ordre eller
indkøb.
Sortering af
linjer
Komprimering
af linjer
Kopiering af
linjer
Prisopdatering
Nedlæg
ordre/indkøb
Tast
102
Opgaver: Periodiske kørsler i Ordre og Indkøb
Opgave 1: Prisopdatering af linjer
4
Opret en ny ordre på 1 stk. glasbord til Fyns Bolighus. Hvilken pris vises automatisk på linjen?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Åben Lagerkartoteket og ændr prisen på glasborde til kr. 1.600,- for prisgruppen Grossist
4
Åben Ordren til Fyns Bolighus igen. Har prisen ændret sig?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Vælg nu prisopdatering under Ordre/Periodisk/Prisopdatering. Afgræns på debitornummeret
på Fyns Bolighus
4
Har prisen ændret sig nu?
_______________________________________________________________________________________________________
Opgave 2: Komprimering af linjer
4
Åbn ordren fra opgave 1 igen, og tilføj en ekstra varelinje med 5 stk. glasborde. Check at priserne
er ens på de to varelinjer med glasborde
4
Tilføj en varelinje med 2 stk. P4 stole med stålben
4
Foretag en komprimering af ordrelinjer. Dette gøres under
Ordre/Periodisk/Oprydning/Komprimer linjer. Afgræns på ovenstående ordre
4
Er de to varelinjer med glasborde blevet til én linje med 6 stk. glasborde?
_______________________________________________________________________________________________________
103
16. Masseopdatering og masseudskrifter
Formål
Formålet med denne lektion er at lære kursisten fordelene omkring masseopdatering og
masseudskrivning af f.eks. fakturaer.
Emner
4
Foretage masseopdateringer
4
Udskrive masseudskrifter.
Masseudskrifter
I Ordre- og Indkøbsmodulerne findes der mulighed for en række masseudskrifter, som knytter sig til
de ordrer og indkøb der er oprettet. Masseudskrifter vælges via
Ordre/Rapporter/Arkiver/Masseudskrifter og Indkøb/Rapporter/Masseudskrifter.
Disse masseudskrifter dækker over følgende muligheder:
Ordre:
Tilbud
Ordrebekræftelser
Følgesedler
Fakturaer
Fakturakopier
Indkøb:
Forespørgsler
Rekvisitioner
Modtagesedler
Købsfakturaer
Købsfakturakopier
Afgrænsning på hvilke ordrer eller indkøb masseudskriften skal omfatte, følger samme regler som
afgrænsning på andre udskrifter. Der kan tilføjes og fjernes afgrænsningsfelter på samme måde som
ved de øvrige udskrifter.
Desuden skal man vælge, om man vil udskrive med optionsboks, direkte til printer eller til spoolfil.
Vælger man at udskrive med optionsboks, vil man for hver eneste udskrift være nødt til, at vælge et
udskriftssted (f.eks. skærm eller printer).
Det er kun de ordrer der er følgeseddelsopdaterede, man kan masseudskrive følgesedler for. Ordrerne
skal ligeledes være fakturerede, førend det er muligt at masseudskrive fakturaer.
Det samme gælder for masseudskrifter i Indkøbsmodulet.
Funktionen masseudskrifter benyttes f.eks. til at masseudskrive de følgesedler, fakturaer m.m., der er
opdateret i dagens løb via Ordre- og Indkøbskartotekerne, hvor der er svaret nej i Udskriv nu-feltet.
104
Masseopdatering
I forbindelse med masseopdatering er der de samme muligheder, som hvis der blev opdateret direkte
fra Ordre- og Indkøbskartotekerne. I forbindelse med masseopdatering er det ligeledes muligt at
masseudskrive.
Tilbud/Ordrebekræftelse og Forespørgsel/Rekvisition
Man kan via masseopdatering vælge Tilbud, Ordrebekræftelse, Forespørgsel og Rekvisition, hvis ikke
man vil opdatere og udskrive disse enkeltvis via Ordre- og Indkøbskartotekerne. Da der ikke sker
nogen som helst form for bogføring (opdatering) i forbindelse med udskrivning af Tilbud,
Ordrebekræftelser, Forespørgsler og Rekvisitioner kan man nøjes med at masseudskrive disse via
Ordre og Indkøb/Rapporter/Masseudskrifter.
Varelevering (Følgesedler)
Ved masseopdatering af følgesedler kan man vælge, om der skal udskrives en følgeseddel pr. ordre
eller om flere ordrer til den samme debitor, skal samles på samme følgeseddel.
Efter de normale afgrænsninger til udskriften, vises et nyt skærmbillede, hvor der angives
leveringsenhed:
Debitor:
Én følgeseddel pr. kunde
Ordre:
Én følgeseddel pr. ordre
Vælges der at flere ordrer til den samme kunde, skal samles på én følgeseddel, vil der automatisk blive
oprettet en samleordre i Ordrearkivet. Læs mere om dette i lektionen Ordre- og Indkøbsarkiv.
Varemodtagelse (Følgesedler)
Masseopdatering af modtagesedler foregår på samme vis som ved opdatering direkte i
Indkøbskartoteket. Her er der blot mulighed for at opdatere for flere indkøb ad gangen.
Massefakturering
Når det drejer sig om massefakturering, gælder de samme regler som beskrevet i afsnittet
Varelevering (Følgesedler) ovenfor.
Fordele ved masseopdatering og masseudskrifter
Det er givet, at masseudskrifter kan lette arbejdet med ordrer og indkøb i høj grad. I det følgende kan
du se et par eksempler på, hvordan masseudskrifter kan bruges.
Hvis man f.eks. sælger abonnementer, kan disse oprettes som faste ordrer og dermed faktureres igen
og igen. Ved massefakturering kan man evt. afgrænse til, at det kun gælder faste ordrer eller evt. en
ordregruppe, der samler disse abonnementer.
Ved faste indkøb hos sine leverandører vil massekøbsfakturering selvfølgelig også være oplagt.
105
Huskeliste: Masseopdatering og masseudskrifter
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Massefakturering
Via Ordre/Periodisk/Masseopdatering
/Massefakturering kan man fakturere flere ordrer ad
gangen. Det kræver naturligvis, at der er ordrer i
Ordrekartoteket, som endnu ikke er faktureret.
Afgræns evt. på ordrenr., debitor og/eller debitorgruppe.
ALT+H
I Fakturaenhed-feltet vælges hvorvidt der skal udskrives
faktura pr. Ordre eller pr. Debitor. Vælges sidstnævnte vil
alle ordrer, oprettet til samme debitor, komme ud på
samme udskrift.
MELLEMRUM
Vælg metode og om der skal udskrives med det samme.
Massevarelevering
Vælg Ordre/Periodisk/Masseopdatering/
Massevarelevering
Samme princip som ovenstående.
ALT+H
Afgræns efter behov
Masseudskrifter
MELLEMRUM eller
ALT+H
Via Ordre/Rapporter/Arkiver/Masseudskrifter og
Indkøb/Rapporter/ Masseudskrift er der mulighed for på
én gang at udskrive f.eks. fakturaer for flere ordrer/indkøb
ad gangen.
Masseudskrivning benyttes hvis man i forbindelse med
f.eks. fakturering/varelevering ikke vælger at udskrive med
det samme.
I forbindelse med masseudskrivning gælder de samme
principper som ovenstående, her er der imidlertid kun tale
om udskrifter dvs. ingen bogføring.
106
Opgaver: Masseopdatering og masseudskrifter
4
Foretag masseopdatering af følgesedler på alle igangværende ordrer. Lad leveringsenheden være
Debitor og metoden være Alt, så ordrerne samles på mindst mulige følgesedler. Vælg at
udskrive følgesedlerne ’Efter’.
NB! Såfremt følgesedlerne udskrives via Ordre/Rapporter/Arkiv/Masseudskrift kan der vælges
brugerprinter i forbindelse med udskrivningen, således at rapporterne udskrives f.eks. direkte til
en bestemt printer.
Opgave 2: Fakturaer
4
Foretag masseopdatering af fakturaer. Lad fakturaenheden være Ordre og metoden Alt, så der
udskrives en faktura pr. ordre. Vælg at udskrive ’Efter’.
NB! Såfremt fakturaerne udskrives via Ordre/Rapporter/Arkiv/Masseudskrift kan der vælges
brugerprinter i forbindelse med udskrivningen, således at rapporterne udskrives f.eks. direkte til
en bestemt printer.
107
17. Rabatstyring
Formål
Formålet med denne lektion er at lære kursisten hvilke muligheder der findes i C5 for håndtering af
varekøbs- og varesalgsrabatter.
Emner
4
Oprette rabatgrupper
4
Opsætte rabataftaler.
Og kende til:
4
Hvorledes valuta indvirker på rabatsystemer
4
Kombinerede linjerabatter.
Generelt om rabatstyring
I C5 er der mulighed for at styre rabatter ved:
4
Salgsfakturaer
4
Købsfakturaer
Fordelen ved at bruge C5s rabatmodul er, at programmet holder styr på om der skal gives/modtages
rabat ud fra opsætningen af rabatsystemer.
Ved salg af varer kan der styres på, hvem der sælges til og hvad man sælger. Ved køb af varer kan der
styres på, hvilken leverandør man køber fra samt hvad man køber.
Rabat kan gøres afhængig af kvantum og dato for køb/salg.
Ved indtastning af varelinjer på faktura og købsfaktura vil rabat automatisk indsættes på varelinjen,
hvis en rabatkombination gør sig gældende. Denne rabat kan undertrykkes ved blot at slette
indholdet af Rabat-feltet.
Rabatgrupper
C5 opererer med rabatgrupper. En kunde kan tilhøre en rabatgruppe, en vare kan tilhøre en
rabatgruppe og en kreditor kan tilhøre en rabatgruppe.
Debitorer, kreditorer og varer tilknyttes rabatgrupperne på deres stamkort.
Rabatgrupper for debitorer, kreditorer og varer oprettes i deres respektive moduler under
Tilpasning/Rabatgruppe.
Opsætning af rabataftaler
Man bestemmer hvilke rabatter der skal gives/modtages under Lager/Tilpasning/Varesalgsrabat
eller Lager/Tilpasning/Varekøbsrabat.
Her angives hvilke relationer, der skal gøre sig gældende for, at der udløses rabat.
108
Rabattyper
Der er tre typer rabatter man kan oprette:
4
Man kan give en vis procentdel i rabat.
4
Man kan give et vist beløb i rabat.
4
Man kan vælge at lade en bestemt pris gælde
Rabatterne udløses selvfølgelig kun, hvis vare/kunde- el. vare/kreditor- kombinationen gør sig
gældende.
Eksempler på valg af rabattype
Type
Sats
Oprindelig pris
Reel rabat
Pris inkl. rabat
1 Procent
10 (%)
1000,-
100,-
900,-
2 Beløb
10,-
1000,-
10,-
990,-
3 Pris
10,-
1000,-
990,-
10,-
Hvis vi tager udgangspunkt i et varesalg, kan man vælge, at der skal sælges et vist antal af den givne
vare for at rabatten skal udløses.
Herudover kan man angive for hvilket datointerval rabatten skal gælde. Det kunne f.eks. være at rabat
kun skal gælde, hvis man køber over 100 stk. i december måned.
Kæderabat
Hvis der under rabatopsætningen er flere linjer, hvor vare/kunde- el. vare/kreditor- kombinationen
gør sig gældende kan man vælge at lade alle linjer gøre sig gældende. Så vil C5 simpelthen addere
rabatterne.
Eksempel på kæderabat
Rabatkombination gælder/kombination
Type
Sats
Akk. sats
Ja/Specifik vare til specifik kunde
%
2
2
Ja/Varerabatgruppe til specifik kunde
%
1
3
Ja/Alle varer til alle kunder
%
3
6
Som det ses af ovenstående tabel, kan man hurtigt komme til at ’forære’ sine varer/ydelser væk.
NB! Hvis rabatterne er oprettet med pris i stedet for % og eller beløb akkumuleres de dog ikke.
S-felterne
Der er 2 felter med overskriften ’S’, hvor man kan definere om C5 skal søge videre efter andre
kombinationer, der kan udløses. C5 starter fra toppen i linjerne og gennemløber herefter linje for linje,
for at finde rabatkombinationer der udløses.
Søg videre i samme rabatkombination
I det andet S-felt kan man bestemme om C5 må søge videre i samme rabatkombination, f.eks. en
specifik vare til specifik kunde. Dette kræver dog, at der samtidig er et kryds i det første S-felt (Se
beskrivelse ovenfor).
Hvis man ikke sætter et kryds i dette felt, undgår man, at rabatten akkumuleres med andre linjer hvori
der indgår den samme rabatkombination.
109
Prioritering af rabatter
C5 sorterer linjerne efter specifikationsgrad – hvor den mest specifikke rabatkombination (en specifik
vare til en specifik kunde) vil være øverst og den mindst specifikke (alle varer til alle kunder) vil blive
placeret nederst. i tabellen nedenfor er vist, hvordan C5 sorterer linjerne.
Varerelation
Kunderelation
Specifik
Specifik
Specifik
Gruppe
Specifik
Alle
Gruppe
Specifik
Gruppe
Gruppe
Gruppe
Alle
Alle
Specifik
Alle
Gruppe
Alle
Alle
NB! Der kan ikke opsættes rabataftaler for varer af typen samleliste, idet disse styres af undervarerne,
der indgår i samlelisten.
Anden prioritering
Det er muligt, at prioritere sorteringen anderledes ved hjælp af Debitor- og kreditorparameteren
Primær rabatgruppe er kontokode. Bemærk, at Kunderelation står i første kolonne.
Kunderelation
Varerelation
Specifik
Specifik
Specifik
Gruppe
Specifik
Alle
Gruppe
Specifik
Gruppe
Gruppe
Gruppe
Alle
Alle
Specifik
Alle
Gruppe
Alle
Alle
110
Rabat og valuta
Hvis man benytter fremmed valuta bør man være opmærksom på, hvorledes valutakoder arbejder
sammen med rabatsystemet.
Angiver man, at der skal gælde en bestemt pris ved en rabatkombination, vil den pris man oplyser,
være i den valuta, som er bestemt på debitorens eller kreditorens stamkort.
Alternativt kan man oplyse hvilken valuta der er tale om i feltet Val.
Eksempel på brug af valuta if. rabataftaler
Rabattype
Sats
Debitors valutakode
Pris
Pris
100
DKK
100,- DKK
Pris
100
EUR
100,- EUR
Hvis der f.eks. angives en pris på 15 USD for en bestemt vare til alle debitorer, så vil denne pris kun
være gældende, hvis ordren/debitoren oprettes med USD.
Hvis ordren/debitoren f.eks. er oprettet i DKK, så vil salgsprisen blive hentet fra lagerkartoteket
jævnfør prisgruppen medmindre der under rabatstyring er opsat en speciel pris m.m. for denne vare i
DKK.
Opsætning af rabataftaler via Debitor- og Kreditorkartotekerne
I Debitor-, Kreditor og Lagerkartotekerne kan man ved hjælp af Varerabat-knappen hurtigt oprette
rabatkombinationer for en specifik debitor, kreditor eller vare.
Det kan være nemmere, kun at se rabatterne for den pågældende kunde, hvis man skal oprette meget
specifikke rabatsatser for kunden.
Kombinerede rabatter (mængderabatter)
Hvis man i Rabatkartoteket har oprettet mængderabatter – dvs. rabatter der kun udløses såfremt der
købes/sælges en bestemt mængde, så skal man være opmærksom på at disse rabatter ikke udløses
automatisk såfremt mængden er fordelt på flere linjer på samme ordre/indkøb.
For at få rabatten udløst skal man på ordre- eller indkøbslinjerne vælge knappen Kombiner
linjerabat.
Eksempel
Hvis man f.eks. angiver en varesalgsrabat på 10 %, såfremt der sælges mindst 10 skriveborde ad
gangen, og man herefter opretter en ny ordre med to ordrelinjer med hver 5 skriveborde til levering
på to forskellige leveringsdatoer, så vil rabatten på de 10 % ikke blive udløst før knappen Kombiner
linjerabat vælges under ordre-/indkøbslinjerne.
111
Huskeliste: Rabatstyring
Opret rabatgruppe
Rabatgrupper oprettes under Tilpasning/Rabatgruppe i
modulerne Debitor, Kreditor og Lager.
Der angives kode og forklarende tekst for rabatgrupperne.
Opret varesalgsrabat
Vælg menupunktet Lager/Tilpasning/Varesalgsrabat.
Angiv de rabatkombinationer der skal gøre sig gældende.
udfyld felterne således:
Varekode: Hvad skal sælges for at rabat skal gælde (HUSK:
Debitorrelation skal også være gældende).
4
Specifik: Én bestemt vare.
4
Gruppe: En vare der tilhører en bestemt
varerabatgruppe.
4
Alle: Alle varer.
Varerelation: Ved varekode Specifik angives varenummer
og ved varekode Gruppe angives rabatgruppe.
Kontokode: Hvem skal der sælges til for at rabat skal
gælde.
4
Specifik: Én bestemt kunde.
4
Gruppe: En kunde der tilhører en bestemt
debitorrabatgruppe.
4
Alle: Alle kunder.
Type: Hvilken type rabat skal gives:
4
Procent. Der gives en procentdel i rabat.
4
Beløb. Der skal gives et fast beløb i rabat.
4
Pris. Der skal gælde en fast pris ved denne
kombination. HUSK: Pris følger debitors valutakode (se
lektionen ovenfor)
Sats: Hvor meget skal gives i rabat.
S: Samme. Skal der søges videre efter samme
rabatkombination (vare/kunde). Der søges kun videre, hvis
der samtidigt er sat kryds i næste S-felt, for at der skal
søges videre.
S: Søg. Skal der søges videre overhovedet.
Antal: Skal der sælges et vist antal for at
rabatkombinationen skal gælde.
Fra Dato og Til Dato: I hvilken datoperiode skal
rabatkombinationen gælde.
Skal der oprettes flere rabatkombinationer skiftes til en tom
linje. Brug kommandoen næste post.
F8
112
Opgaver: Rabatstyring
Opgave 1: Varerabatgruppe
Hvis en kunde køber 3 borde, skal der udløses en rabat på 8 %. Rabatten gives uanset hvilken type
borde der er tale om.
4
Opret rabatgruppen ’Borde’
4
Angiv denne rabatgruppe på alle borde i lagerkartoteket. (Skriv evt. bord i feltet Søg efter i
lagerkartoteket uden at afmærke feltet Hurtig søgning)
4
Opret rabatkombinationen under varesalgsrabatter.
4
Lav en ordre og/eller en faktura med 3 glasbord og check at rabatten udløses.
Opgave 2: Specifik kunderabat
4
Kunden, Kontor & Møbel, skal have en rabat på 10 % ved køb af Fyrretræsborde.
Opret rabatkombinationen men sørg for, at der kun udløses én rabat til kunden. Rabatten fra
opgave 1 må ikke udløses, men må heller ikke slettes.
4
Lav en ordre og/eller en faktura til Kontor & Møbel på 3 stk. Fyrretræsborde og kontrollér, at kun
den ene rabat på 10 % udløses.
4
Lav en ordre til en anden kunde på 3 stk. Fyrretræsborde og kontrollér, at kun den ene rabat på 8
% udløses.
Opgave 3: Fast pris
4
Opret en varesalgsrabat så varenr. 34-23 sovesofa sælges til kr. 1.995,- fra i dag og 30 dage frem.
Prisen skal gælde for alle kunder.
4
Lav en ordre med en sovesofa og check at prisen er 1.995,- kr.
4
Angiv endnu en varelinje på ordren, men med en dato 60 dage fremme i tiden. Check at prisen så
ikke længere er 1.995,- kr.
113
18. Opsætning Lagermodulet
Formål
Formålet med denne lektion er, at give et overblik over, hvilke opsætninger der skal foretages i C5’s
lagermodul, inden dette tages i brug.
Emner
4
Oprette og vedligeholde varegrupper
4
Oprette og vedligeholde enhedsbetegnelser
4
Oprette og vedligeholde prisgrupper.
Og kende til:
4
Hvilke opsætninger der har indflydelse på finanskonteringen
4
Parametrene under Lager/Tilpasning/Parametre.
Opsætning af lagermodulet
Via Lager/Tilpasning kan du tilpasse C5, så lagermodulet fungerer i henhold til virksomhedens
behov.
Der er en række parametre, der har indflydelse på, hvordan C5 opfører sig. Disse parametre bør du
tage stilling til.
Varegrupper
Varegrupperne findes under Lager/Tilpasning/Grupper. Gruppebegrebet er meget væsentligt i C5
og går igen i alle modulerne. Formålet med at definere Grupper og Prisgrupper i lagermodulet
illustreres på næste side.
Som nævnt tidligere, er det ikke muligt at oprette nye varer i lagerkartoteket uden at definere, hvilken
gruppe denne vare skal tilhøre. Grupperne har betydning for følgende:
4
Afgrænsning af statistikker og rapporter
4
Automatisk kontering ved fakturering.
Nedenstående tegning anskueliggør betydningen af de forskellige grupper i tilknytning til
lagerkartoteket.
Eksempel
En Edb-virksomhed ønsker at dele deres varenumre op i nedenstående fire grupper. Opdelingen kan
foretages både ud fra bogføringsmæssige og/eller statistikmæssige hensyn. Nedenstående opdeling
vil f.eks. gøre det muligt at måle, hvor stor en del af firmaets omsætning der befinder sig indenfor de
enkelte varegrupper.
114
Software
Konsulenttimer
Hardware
Teknikertimer
Bogføring
Statistik
Gruppeopdelingen bruges rent
bogføringsmæssigt til at styre, hvordan
den automatiske kontering if. med.
fakturering skal bogføre de enkelte
ordrelinjer – f.eks. på hvilke konti
omsætning, lager-aftræk og
vareforbrug skal konteres.
Det er muligt at trække forskellige
rapporter fra C5, hvor der afgrænses
på de varegrupper der ønskes
oplysninger om – f.eks.
varesalgsrapport udelukkende vedrører
varegruppen Hardware.
Hvis du vil have mulighed for at afgrænse rapporter til kun at vedrøre en del af dine varer, kan du
afgrænse på grupper.
Enhedsbetegnelser
Der er mulighed for at definere de enhedsbetegnelser, der skal arbejdes med via
Lager/Tilpasning/Enheder.
For hver enkelt vare kan der defineres, hvilken enhed der skal benyttes for denne vare. Dette gøres på
Opsætning-fanen i lagerkartoteket.
Prisgrupper
Formålet med prisgrupper er, at muliggøre forskellige salgspriser til den samme vare, alt afhængig af
hvilken prisgruppe kunden tilhører. Det kan f.eks. være opdeling på priser til grossister, detailhandel
og lignende.
I Lagerkartoteket kan der anføres Valuta på hver prisgruppe. Det giver mulighed for at oprette
salgspriser til kunder i forskellige lande. Dette kræver dog licenskode til Valutakartoteket.
Via Lager/Tilpasning/Prisgrupper definerer du, hvilke prisgrupper du vil arbejde med i C5.
En salgspris kan angives inkl. eller ekskl. moms. Hvis M-feltet krydses af, indikeres at priserne i denne
prisgruppe, skal angives inkl. moms.
Debitorer kan oprettes med fast prisgruppe. Se Debitor/Kartotek/Debitor via Generelt-fanen.
Prisgruppen overføres som forslag til ordrehovedet, når der oprettes en ordre fra Ordrekartoteket eller
fra Debitor/Dagligt/Faktura og til Projektkartoteket, hvis dette modul anvendes. Prisen for den
gældende prisgruppe hentes derefter automatisk som forslag ved indtastning af ordrelinjer, hvortil
der knyttes et varenummer
Via kommandoen Notat, ALT+N, noteres evt. notat på prisgruppen, hvilket i denne forbindelse kan
være nyttigt til nærmere dokumentation af prisgruppens anvendelse.
115
Betegnelsen på en prisgruppe kan ændres via de tilknyttede funktionsknapper og ændringen har
umiddelbar effekt i hele systemet. Bemærk, ændring af prisgruppe-betegnelse kan tage lidt tid. Det
anbefales derfor, at igangsætte denne kørsel sidst på dagen.
Parametre
Der er en række parametre i lagermodulet, som du skal overveje inden ibrugtagning. I det følgende er
de væsentligste gennemgået.
Lagerparametre
Parameter
Valg
Betydning
Varestyret
decimaler på
antal
Ja/nej
Skal der arbejdes med det samme antal decimaler på samtlige varer eller
om antallet skal variere, alt efter hvilken vare det drejer sig om.
Ønsker du det samme antal decimaler på alle varer, svares Nej til
Varestyret decimaler på antal. Herefter angiver du i parameteren Antal
decimaler på stykantal, hvor mange decimaler du ønsker.
Antal decimaler
på stykantal
Ønskes ikke det samme antal decimaler på antal for alle varer, svares Ja til
Varestyret decimaler på antal. Herefter skal der angives antal decimaler i
Decimaler-feltet på hver enkelt vare i lagerkartoteket via Opsætningfanen.
En vare oprettes som standard med 0 som decimalantallet. Har du allerede
oprettet en lang række varer uden at tage stilling til decimalantal pr. vare,
kan du vha. datamanipulation automatisk opdatere Decimaler-feltet med
en værdi, f.eks. 2 hvis der skal være 2 decimaler på de fleste varer. Herefter
kan du så manuelt angive andre værdier for decimalantal på de varer, som
adskiller sig fra mængden.
Bogfør i Finans
Ja/nej
Svares der Ja til Bogfør i Finans vil bogførte lagerreguleringer fra
Lager/Dagligt og Lager/Periodisk bogføres automatisk i Finansmodulet,
jævnfør de konti angivet via Lager/Tilpasning/Grupper.
Svares der Nej til Bogfør i Finans vil lagerreguleringer fra Lager/Dagligt
og Lager/Periodisk kun blive bogført i Lagermodulet. Hvis lagerstatus i
Finanskontoplanen og Lagermodulet skal stemme overens, skal
lagerreguleringer derefter bogføres manuelt i Finanskassekladden.
Periodisk optalt
statistik
Ja/nej
Hvis der svares Ja vil lagerstatistikken, som findes på Statistik-fanen via
Lager/Kartotek, udelukkende blive opdateret via kørslen Efterberegn
statistik, som findes via Lager/Periodisk. At svare Ja, kan være
tidsbesparende ved opdatering af transaktioner, hvori der indgår
lagerbevægelser.
Hvis der svares Nej, vil lagerstatistikken opdateres løbende, dvs. hver gang
der opdateres transaktioner med lagerbevægelser. Dette sikrer, at
lagerstatistikken altid er ajourført, men kan bevirke, at opdateringer tager
længere tid.
Log ændringer
og
opdateringer
Ja/nej
Hvis der svares Ja, logges ændringer i kost-/salgspriser, samt
lagermodellen under knappen Log under Lager/Kartotek.
116
Intrastat parametre
Intrastat er en rapportering, der blev indført med ikrafttræden af Det Indre Marked 1. januar 1993.
Intrastat erstatter tolddokumenter ved handel med andre EU-lande. Der henvises til Skat for yderligere
information omkring rapporteringsperioder og rapporteringspligt. Skattecentrene kan oplyse om disse
regler.
Intrastat skal indeholde informationer om mængde og værdi af vare- og ydelsesbevægelser,
varekategori, transportform og type af bevægelse.
Intrastat parametrene er selvfølgelig kun interessante, hvis der er købt licenskode til dette.
Parameter
Valg
Betydning
Opdater
intrastat
Ja/nej
Ved Ja, dannes posteringerne i intrastat oversigten automatisk ved vare- og
ydelsesbevægelser på udenlandske debitorer og kreditorer med landetype
EU-land i købs- og salgsmodulerne. Der dannes ikke posteringer til
Intrastat ved bogføring via kassekladden.
Ved Landekode Indland, EFTA-land og 3. land sker ingen opdatering af
Intrastat. Ved Landekode EU-Land vil der altid blive opdateret, hvis der er
svaret Ja til Opdater intrastat.
Vis intrastat
ved indførsel
Vis intrastat
ved udførsel
Ja/nej
Der er mulighed for, at få vist intrastatposteringerne ved opdatering af ind
og udførsel dvs. ved opdatering af følgeseddel eller faktura i salgs- eller
indkøbsmodulerne, såfremt der i samme menupunkt svares Ja til Vis
intrastat ved ind og udførsel.
117
Huskeliste: Opsætning Lagermodulet
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret ny
varegruppe
Vælg Lager/Tilpasning/Grupper og opret nye
varegrupper. Tag stilling til, om finanskontering skal følge
varegruppen eller debitorgruppen og udfyld de relevante
kontofelter. Husk at udfylde Tab/Vind-kontofelterne.
F2
Opret ny
prisgruppe
Vælg Lager/Tilpasning/Prisgrupper og opret nye
prisgrupper. Sættes der kryds i M-feltet, vil prisen være
inkl. moms.
F2
Du kan også vælge, hvorvidt salgspriserne skal afrundes.
Opret ny enhed
Via Lager/Tilpasning/Enheder oprettes enheder. F.eks.
Stk., Timer, Kasser m.fl.
Ændre i
lagerparametre
Ønsker du at ændre indstillinger i Lager-modulet, er
dette muligt via Lager/Tilpasning/Parametre.
F2
MELLEMRUM
118
Opgaver: Opsætning Lagermodulet
Opgave 1: Opret nye varegrupper
Da virksomheden ønsker at sælge dekorationslys, skal der oprettes 2 nye varegrupper til dette formål.
4
Opret varegrupperne Lysestager og Stearinlys. Opsæt finanskontering som for varegruppen
Diverse.
Opgave 2: Opret ny prisgruppe
Prisgruppe
4
Der skal oprettes en ny prisgruppe, der hedder Grossist2, da vi ønsker at differentiere salgspriser
til vore grossister. Prisgruppen skal oprettes, som salgspris ekskl. moms, dvs. M-feltet skal ikke
afmærkes.
Prisafrunding
4
Priser over kr. 100,-, i denne nye prisgruppe, skal afrundes til hele kroner. Kontrollere at
afrundingen fungerer, ved på en tilfældig valgt vare, at oprette en salgspris til prisgruppen
Grossist2 på kr. 100,05.
119
19. Lagerkladder
Formål
Formålet med denne lektion er at give et overblik over, hvorledes reguleringer af lageret kan foretages
i en lagerkladde i C5.
Emner
Efter denne lektion skal kursisterne kunne:
4
Foretage køb og salg af lagervarer
4
Regulere lageret vha. en lagerkladde
4
Oprette og vedligeholde lagerkladder
Og kende til:
4
Forskellige metoder til regulering af lageret.
4
Optællingskladder
Hvad bruges lagerkladder til
Lagerkladder anvendes til reguleringer af lagerbeholdningen, herunder indlæggelse af primo lager,
flytninger samt registrering af tab/vind.
Hvis salgs- og købsmodulerne, dvs. Debitor-, Kreditor-, Ordre- og/eller Indkøbsmodulerne ikke
bruges, kan til og afgange registreres i lagerkladden.
Indtastningen foretages i en kladde, der efter kontrol og udskrift kan bogføres. Disse posteringer
registreres herefter i lagerkartoteket.
Oprettelse/vedligeholdelse af lagerkladder
Lagerkladder oprettes og vedligeholdes via Lager/Tilpasning/Kladdenavne. Nye kladder oprettes
med F2 og slettes med ALT+F9.
Gem
Hvis lagerkladden skal benyttes mere end én gang, skal der svares ja til Gem-feltet. Dette felt har altså
ikke samme funktion som i Finans kassekladderne, hvor det er linjerne og kassekladden der bliver
gemt og ikke kun selve kladden.
Bemærk: Oprettelse af lagerkladder adskiller sig fra oprettelsen af kassekladder mht. Gem-feltet.
Når du opretter en lagerkladde, vil et kryds i Gem-feltet betyde, at kladden bibeholdes efter
bogføring, ikke at posteringslinjer bibeholdes efter bogføring.
Posteringslinjer slettes altid efter bogføring i lagerkladden.
Kladdetype
Under kladdenavne findes et felt ved navn Kladdetype. Dette felt kan antage værdierne ’Kladde’ og
’Optælling’. Som udgangspunkt oprettes alle kladder med kladdetypen ’Kladden’. Men man kan vælge
at oprette kladden med kladdetypen ’Optælling’. Derved figurerer denne kladde ikke i oversigten af
indtastningskladder via Lager/Dagligt/Indtast kladde, men i stedet under
Lager/Periodisk/Lageroptælling.
120
Lageroptællingskladderne er udelukkende til brug for regulering af varelageret for tab eller vind.
Kladden kan udskrives og bogføres som via Lager/Dagligt/Indtast kladde. Idéen med at oprette
flere lagerkladder kan være, at gøre bogføringen mere overskuelig, eller at hver bruger kan arbejde
med sin egen kladde. En kladde kan kun åbnes af én bruger ad gangen.
Kladdenavne
Oversigten over kladder kan indeholde systemkladder benævnt Styk-1, Styk-2 etc. Disse kladder
stammer fra kørsler vedrørende opdatering af styklister og oprettes automatisk af C5, hvis der ikke
angives kladdenavn før opdatering. Disse kladder bør ikke benyttes til andet end posteringer vedr.
den aktuelle færdigmelding af en stykliste. Læs mere om dette i lektionen Styklister og Samlelister.
Arbejdsgangen i lagerkladder
Den normale procedure ved benyttelse af lagerkladden er at benytte funktionsknapperne i denne
rækkefølge:
4
Indtast
4
Check
4
Udskriv
4
Bogfør.
Alt efter hvilken bevægelse/regulering, der skal registreres, skal du bruge forskellige
lagerposteringstyper/lagertyper. Det er vigtigt at angive den korrekte lagertype for den enkelte linje i
lagerkladden, af hensyn til ajourføring af såvel lagerstatistikker som lagerjournalen. Lagertypen følger
posteringen hele vejen gennem systemet og kan ikke ændres efter bogføring.
Lagertyper
Mulige lagertyper ved manuel indtastning i lagerkladden er:
4
Regulering
4
Flytning
4
Varekøb
4
Varesalg.
Disse lagertyper forklares senere i denne lektion. Du vil se, at der findes andre lagertyper end disse.
Disse andre lagertyper bruges udelukkende af C5 og du har ikke selv mulighed for manuelt at angive
disse lagertyper.
Fortegnet, på antallet der posteres, afgør om der registreres til- eller afgange på lageret. Tilgang
registreres med positivt fortegn og afgang registreres med negativt fortegn.
Tilgang debiteres på kontoen for tilgang og krediteres kontoen for Vind, som er angivet via
Lager/Tilpasning/Grupper.
Afgang krediteres kontoen for lagerafgang og debiteres kontoen for tab, angivet via
Vær opmærksom på, at alt efter hvilken lagermodel der bruges, kan der være forskel på, hvilken
lagertype du skal bogføre med.
121
Parametre vedrørende lagerkladder
Såfremt der er svaret Ja til parameteren Bogfør i Finans, via Lager/Tilpasning/Parametre/Lager,
bogføres posteringerne fra lagerkladden også i Finansmodulet ud fra opsætningerne foretaget via
Lager/Tilpasning/Grupper, i felterne:
4
Tilgang
4
Afgang
4
Vind
4
Tab.
Bogføring i lagerkladder
Menupunktet Lagerkladde findes under Lager/Dagligt/Indtast kladde. Når Indtast kladde vælges
vises en oversigt, hvor du kan vælge den ønskede kladde.
Der kan oprettes et ubegrænset antal lagerkladder. Dette gøres via Lager/Tilpasning/Kladdenavne.
Reguleringer
Tab og vind
Her benyttes lagertypen Regulering. Du kan også med fordel benytte lageroptællingskladde via
Lager/Periodisk/Lageroptælling. Der angives kun antal. Lagerværdi reguleres ud fra kostprisen.
Kostprisen vil variere alt efter hvilken lagermodel der bruges. Kørslen
Lager/Periodisk/Lagerregulering/Lagerregulering danner en eventuel regulering af kostværdien.
Regulering af lagerværdi
Her benyttes lagertypen Varekøb. Antal liggende på lager, trækkes ud fra lageret, til gammel kostpris,
ved at bogføre varekøb med negativt fortegn på antal. Den aktuelle værdi på lageret kan ses via
Lager/Kartotek/Lager ved at vælge Beholdning-knappen. Den gamle kostpris findes ved at tage
værdien i Værdi beholdning i DKK-/Antal-feltet i Beholdning-feltet. Efterfølgende lægges
lagerbeholdningen ind som varekøb med positivt antal til den nye kostpris.
Primo lager
Ved inddatering af primo lager bruges lagertypen Varekøb. Husk at slå integrationen til finansmodulet
fra, via Lager/Tilpasning/Parametre/Lager i Lager bogføres i finans-feltet. Saldoen på
Lagerkontoen i Finansmodulet bogføres if. med registreringen af åbningsbalancen, hvorfor denne
saldo ikke også skal opdateres via lagermodulet.
Det er også muligt at benytte en optællingskladde til indtastning af primo lageret.
122
Registrering af salg i lagerkladder
Hvis du vil registrere salg af varer, i C5, uden om salgsmodulerne, benyttes lagertypen Varesalg.
Denne lagertype kan også bruges, hvis en vare er solgt og bogført til en forkert pris og ikke ønskes
reguleret i et af salgsmodulerne. Antal solgte enheder, til forkert pris, bogføres med lagertypen
Varesalg og negativt fortegn på antal og samme antal bogføres med positivt antal, til korrekt
salgspris, med lagertypen Varesalg.
Registrering af varekøb i lagerkladder
Hvis du vil registrere køb af varer i C5 uden at anvende købsfakturering, Kreditor/Dagligt eller
Indkøb/Kartotek, benyttes lagertypen Varekøb.
Flytning af varer mellem lokationer
Man kan registrere flytning af varer mellem flere lokationer i Lagerkladden. Lagertypen Flytning
benyttes til flytning af varer mellem to lokationer. Posteringen kan klares i én kladdelinje. I Antal-feltet
indtastes antal, som skal flyttes, med negativt fortegn og i Lokation-feltet angives den lokation,
hvorfra varen skal flyttes og i Til lok-feltet angives den lokation, hvortil varen skal flyttes.
Kostprisen skal ikke angives, men beregnes automatisk ud fra lagermodellen.
Flytning danner to lagerposteringer i lagerjournalen, en afgang og en tilgang, men der dannes ingen
finanspostering. Metoden kan kun bruges på varer med en beholdning, der er oprettet med
lagermodellen FIFO eller LIFO og samtidig har mindst én åben postering.
Flytning af varer med lagermodel Gennemsnit og Kostpris foregår ved at bogføre såvel af og tilgang
med lagertypen Regulering.
Optællingskladder
Optællingskladderne kan vælges under Lager/Periodisk/Lageroptælling, såfremt der er oprettet
optællingskladder under Lager/Tilpasning/Kladdenavne.
I optællingskladden kan der automatisk dannes en linje pr. varenummer vha. knappen Dan kladde.
Herefter udskrives oftest en lagerliste vha. knappen Udskriv liste. På denne liste er der plads til at
notere den fysiske optalte lagerbeholdning pr. varenummer, således at dette tal efterfølgende kan
indtastes i optællingskladden i feltet Optalt. Herved udregner C5 automatisk forskellen mellem den
aktuelle lagerbeholdning i systemet og den fysisk optalte lagerbeholdning i feltet Tab/vind og når
optællingskladden bogføres er det antallet i feltet Tab/Vind der bliver reguleret.
123
Huskeliste: Lagerkladder
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Oprettelse af ny
lagerkladde
Der kan oprettes et valgfrit antal lagerkladder. Disse
oprettes via Lager/Tilpasning/Kladde-navne.
Placér markøren i den første tomme linje eller udfør
kommandoen Tilføj post.
F2
Angiv et navn for den nye lagerkladde. Lad dette navn
være sigende for de arbejdsopgaver du ønsker at bruge
kladden til.
Angiv desuden en sigende betegnelse for kladden.
Dernæst skal bilagsserie for lagerkladden defineres. Angiv
minimum og maksimums bilagsnummer, der må bruges i
lagerkladden. I Bilag-feltet angives, hvilket bilagsnummer
der skal anvendes næste gang i kladden. C5 vil herefter
automatisk tælle bilagsnumre op for hvert nyt bilag.
Angiv Kladdetype Kladde eller Optælling
Hvis du ønsker, at kladden skal bruges flere gange, sættes
kryds i Gem-feltet.
MELLEMRUM
Bemærk: C5 gemmer ikke posteringslinjerne, som det er
tilfældet i finansmodulet, men kun kladden.
MELLEMRUM
Når du er færdig med at oprette lagerkladder, godkendes
ændringerne.
Indtastning i
Lagerkladde
F3
Vælg Lager/Dagligt/Indtast og den kladde du vil arbejde
med.
Indtast posteringslinjer. Angiv dato, varenummer, antal og
pris for posteringslinjen.
Posteringer med positivt antal bogføres generelt som
tilgang til lager, posteringer med negativt antal bogføres
generelt som afgang på lager.
Vælg også den Lagertype der skal tilknyttes posteringen:
Regulering: Bruges til registrering af tab og vind.
Varekøb: Bruges til registrering af varekøb, indtastning af
primo lager eller værdiregulering (dvs. hvis varerne er
blevet mere eller mindre værd).
Varesalg: Bruges til registrering af varesalg.
Optællingskladder
Når posteringslinjer er lagt ind i lagerkladden, kontrolleres
kladden for fejl.
ALT+A
Når kladden er fejlfri, udskrives den, evt. som
dokumentation for det som skal bogføres.
ALT+V
Endeligt bogføres lagerkladden.
ALT+Ø
Vælg Lager/Periodisk/Lageroptælling og vælg en
optællingskladde.
124
Opgaver: Lagerkladder
Opgave 1: Opret ny lagerkladde
4
Opret en ny lagerkladde til at bogføre reguleringer på lageret vedrørende tab og vind.
Giv kladden dit eget navn.
Kladden skal bruge bilagsserien 1-999999 med bilag 1, som det første nummer (skriv 1 i feltet
Bilag).
Kladden skal ikke slettes efter brug (afmærk feltet Gem).
Opgave 2: Reguleringer og flytninger
2.1 Svind
4
I lagerkartoteket under knappen Beholdning skal du undersøge, hvor mange vi har på lager af
varerne 33-11 og 33-12.
_______________________________________________________________________________________________________
4
Efter optælling er det konstateret, at der har været følgende svind på lageret. Bogfør dette svind i
din nye lagerkladde:
Varenummer
4
Svind
33-11
5 stk.
33-12
7 stk.
I lagerkartoteket under knappen Beholdning skal du herefter undersøge, hvor mange vi har på
lager af varerne 33-11 og 33-12 efter reguleringen.
_______________________________________________________________________________________________________
2.2 Regulering af lagerværdien for en vare
4
I lagerkartoteket under knappen Beholdning skal du undersøge, hvilken værdi vores beholdning
af sovesofaer har (varenr. 34-23). ________________________________________________
4
Vi har besluttet at nedskrive vores lagerværdi på sovesofaer, Varenummer 34-23. Den nye værdi
er 1000,- kr. pr. stk. Registrér dette via en lagerkladde.
4
Hvilken værdi har sovesofaerne nu i lagerkartoteket? ______________________________________
2.3 Lokationsangivelse af varer
Vi har besluttet at anvende lokationsangivelse for vores lagerbeholdning af stoleben, Varenummer 2004.
4
Opret lokationen ’Prod’ (Produktionslager)
4
Flyt via en lagerkladde hele lagerbeholdningen af stoleben til denne lokation.
4
Kan du se at beholdningen er flyttet i Lagerkartoteket? ______________________________
125
Opgave 3: Varer der ikke er registreret i Lagerkartoteket
3.1 Opret følgende varer
I forbindelse med en lageroptælling har man fundet nedenstående varer på lageret, men disse er ved
en fejl ikke blevet oprettet og noteret i Lagerkartoteket i C5.
4
Opret varerne i Lagerkartoteket:
Varenummer:
37-10
37-11
Lysestage
Stearinlys
Pris pr. stk.
55,25
2,35
Salgspriser
Vælg selv
Vælg selv
Varenavn/gruppe
4
Indtast følgende lagerbeholdning på de to varenumre via en lagerkladde:
Varenummer:
Varenavn
Antal
Pris pr. stk.
37-10
37-11
Lysestage
Stearinlys
500
6.000
55,25
2,35
126
20. Styklister og samlelister
Formål
Formålet med denne lektion er, at give en forståelse for hvad styk- og samlelister er.
NB! Faciliteten styk- og samlelister kan kun benyttes i C5, hvis licenskoden til Styk- og samlelister er
anskaffet.
Emner
Efter lektionen skal kursisterne kunne:
4
Oprette styk- og samleliste
4
Færdigmelde styklister.
Og kende til:
4
Hvorledes styk- og samlelister ser ud på fakturaer m.m.
Styklister
En stykliste er en vare, der består af en række varer, ydelser eller andre styklister, også kaldt
understyklister. En stykliste figurerer som en fysisk vare, der lagerføres og dermed har en lagerværdi.
For at kunne arbejde med styklister og samlelister, skal disse defineres i C5.
Du opretter en vare med en af disse varetyper og definerer herefter, hvilke varer, der indgår i stykeller samlelisten. Proceduren for dette er den samme for styklister og samlelister, via Styklisteknappen når du har oprettet varenummeret i lagerkartoteket.
Eksempler på styklister
Et eksempel på en stykliste kan være en lampe, som består af en fod, en pære, en ledning og en
skærm og en ydelse, samling som tager ca. 10 minutter. Skematisk ser denne stykliste således ud:
Lampe
Fod
Skærm
Pære
Ledning
Samling
(Ydelse)
Ved at definere en stykliste bliver udregningen af totalprisen nemmere, C5 kan håndtere
prisudregninger, ligesom træk fra lager nemmere registreres.
En stykliste kan godt have flere niveauer, dvs. en stykliste indgår i en stykliste. F.eks. består ledningen
af flere komponenter, som også skal samles og hver komponent lagerføres for sig som råvarelager.
127
Lampe
Fod
Skærm
Pære
Ledning
Samling
(Ydelse)
Komponent 1
Komponent 2
Komponent 3
Bemærk! Der dannes posteringer og statistik på en stykliste, da denne er en vare i sig selv.
Prisberegning på styklister
Når styklisten er defineret, foregår prisberegning automatisk. Priser kan også vedligeholdes manuelt i
Lagerkartoteket.
Princippet i den automatiske prisberegning i C5, er således:
Kostpriser på alle varer, i en stykliste, summeres for at finde den samlede kostpris og salgspriser på
samtlige varer, i en stykliste, summeres for at finde den samlede salgspris.
Hvis du benytter prisdifferentiering, dvs. flere prisgrupper, vil C5 beregne salgspriser for hver
prisgruppe. Det vil sige salgspriserne for den første prisgruppe summeres for at finde salgsprisen for
prisgruppe 1 for styklisten. Dernæst summeres salgspriserne for den næste prisgruppe, prisgruppe 2,
osv.
Hvis du ønsker, at salgsprisberegningen på en stykliste skal baseres på prisen fra én enkelt prisgruppe
eller for en eller flere af varerne i listen, kan dette lade sig gøre. Dette kan bl.a. være tilfældet, hvor
nogle varer har priser angivet for 6 prisgrupper, medens andre varer kun har 4 prisgrupper, hvis man
ikke har været konsistent med oprettelse af salgspriser for sine varer. Her kan man lade
prisberegningen tage udgangspunkt i prisgruppe 4 for varerne, der kun har disse fire prisgrupper.
Når du laver automatiske prisberegninger, er det selvfølgelig væsentligt, at du har angivet kost- og
salgspriser på de varer, der indgår i styklisten.
Prisberegning på samlelister kan godt lade sig gøre, men priserne bliver ikke anvendt – med mindre
du vil have dem med på prislister etc. Da samlelisten ikke er en egentlig vare, kun en ’fantomvare’, der
letter indtastningsarbejdet, vil C5 altid benytte priserne på de varerne der indgår i listen.
Færdigmelding af styklister
Styklister kan figurere med en fysisk beholdning og varerne til en stykliste figurerer også med en fysisk
beholdning.
Ved produktion af en stykliste, f.eks. lampen, skal det opdateres, at x antal lamper er samlet, samt at
der er foretaget træk på råvarer eller halvfabrikata. Eller også ønskes der et vist antal komponenter
reserveret til produktion af styklisten. Denne færdigmelding foregår ved at opdatere en stykliste.
Styklister kan reserveres/færdigmeldes følgende steder i Lagermodulet:
4
Lager/Periodisk/Styklister/Opdater stykliste.
4
Via Stykliste-knappen og derefter Opdater-knappen.
Når man færdigmelder/reserverer en stykliste, er der tre metoder, hvorved man kan gøre dette. Derfor
skal man gøre sig følgende klart, vil man:
128
Overføre
Det vil sige, gøre klar til at færdigmelde en stykliste. Her dannes der lagerposteringslinjer for tilgang af
styklisten og afgang fra varerne. Disse lagerposteringslinjer overføres til en lagerkladde og ligger klar
til bogføring. Denne klargøring vil ikke afspejles i lagerkartoteket. Varerne, der skal bruges til
produktionen af styklisten, vil ikke blive reserveret. Først i det øjeblik man bogfører lagerkladden, vil
beholdningerne for de berørte varer ændre sig.
Reservere
Reservere varer til at færdigmelde en stykliste. Her dannes ligeledes en række lagerposteringslinjer for
tilgang af styklisten og afgang fra varerne. Disse lagerposteringslinjer overføres også til en lagerkladde
og ligger klar til bogføring. I dette tilfælde reserveres varerne til styklisten dog i lagerkartoteket, lige
såvel som den stykliste, der reserveres varer til, vil Bestilt-feltet på lagerkortet opdateres med antallet.
Dette sker, idet Opd-feltet (opdatér) automatisk afkrydses i lagerkladden. Hermed vil en
lagerposteringslinje med positivt fortegn for en given vare resultere i, at Bestilt-feltet på varens
lagerkort opdateres med antal for lagerposteringslinjen.
Omvendt vil negativt fortegn på lagerposteringslinjen i lagerkladden, resultere i at Reserveret-feltet
opdateres med antal. Først i det øjeblik du bogfører lagerkladden, vil beholdningerne for de berørte
varer ændre sig.
Færdigmelde
Færdigmelder styklisten med det samme. I så fald dannes der ingen linjer i en lagerkladde, men
opdateringen bogføres med det samme. Du bliver spurgt, om du vil udskrive den midlertidige
lagerkladde, der dannes.
Ligegyldigt hvilken metode du bruger, vil posteringsoversigten og statistikken i lager-kartoteket for de
berørte varer opdateres.
Hvis du har svaret Ja til parameteren Bogfør færdigmelding i Finans, vil færdigmeldinger af
styklister blive bogført i finansmodulet.
Samlelister
En samleliste er en ’fantomvare’, altså ikke en egentlig vare. En samleliste figurerer ikke med en fysisk
beholdning eller lagerværdi. En samleliste kan bestå af varer, ydelser og styklister. Samlelistens formål
er, at samle en række varer i ét varenummer, f.eks. for at lette fakturaopdatering.
Eksempel på samleliste
Et eksempel kan være et kontormiljø bestående af en skrivebordsstol, et skrivebord, en lampe og et
skriveunderlag. Disse varer kan sælges hver for sig, men som oftest sælges det hele samlet. For at
undgå, at skulle taste varenumrene, på alle varerne, ind ved salg af kontormiljøet, oprettes samlelisten
Kontormiljø og man nøjes med at taste dette ene varenummer ind ved salg. Varerne i samlelisten
’foldes ud’ på fakturalinjerne, så kunden kan se, hvad kontormiljøet består af.
Kontormiljø
Skrivebord
Skrivebordsstol
Lampe
Skriveunderlag
129
Bemærk! En samleliste kan aldrig indgå i andre samlelister eller i styklister. Det er kun styklister, der
kan indgå i samlelister og styklister.
Da en samleliste ikke er en egentlig vare, idet den hverken har en lagerværdi og/eller
lagerbeholdning, er det altid varerne, C5 bruger når der opereres med samlelister. F.eks. ved salg
foretages træk direkte på varerne.
Derfor er det heller ikke relevant at have en kostpris og/eller salgspriser på en samle-liste. Det vil i så
fald, blot være til egen information. Prisen på en samleliste vil altid være den samlede pris af de
enkelte varer.
Tip! Hvis du vil have en speciel pris, f.eks. en tilbudspris, på hvad der reelt er en samleliste, kan du
oprette den som en stykliste og via parameteropsætning, Negativ beholdning på styklister = Nej,
kan du lave automatisk færdigmelding. Så vil styklisten, i salgssammenhæng, fungerer nøjagtig som
en samleliste og de enkelte varer bliver trukket på lager i salgsøjeblikket.
Du skal dog være opmærksom på, at dette vil være gældende for alle styklister.
Samlelister på ordrer/fakturaer
Når du bruger en samleliste på en ordre/faktura, skal du huske at folde den ud. Hvis du kun har den
ene varelinje, skal du således huske at skift til ny linje, F8, for at får samlelisten foldet ud.
Det er de varer, ydelser og styklister, der indgår i samlelisten, som reelt bliver faktureret. En eventuel
pris på en samleliste vil aldrig komme til at indgå i fakturatotalen.
Parametre vedrørende styk- og samlelister
Styklisteparametrene findes under Lager/Tilpasning/Parametre/Styklister.
Automatisk opdatering af stykliste
Parameter
Valg
Betydning
Negativ beholdning
på styklister
Ja/nej
Det er muligt, at få en stykliste opdateret automatisk ved fakturering.
Det kan du eksempelvis bruge, hvis dine styklister ikke har en reel
produktionstid.
Sætter du parameteren til Nej, vil systemet automatisk færdigmelde
styklisten, hvis beholdningen bliver mindre end nul.
Udskrift af følgeseddel eller faktura vil eventuelt kunne bruges som
dokumentation for produktionen.
Negativ beholdning på råvarer/halvfabrikata
Ved opdatering af styklister er der mange parametre, der kan have indflydelse på, hvorledes styklisten
opdateres.
Parameter
Valg
Betydning
Negativ disponibel
på undervare
Ja/nej
Bestemmer om beholdningen på undervarerne må blive
negativ eller ej.
Test felt ved
opdatering
Disponibel/Beholdn
ing
Bestemmer, om der skal testes på, om den disponible
beholdning (dvs. faktiske beholdning korrigeret for
reservationer) er negativ eller den faktiske beholdning
er negativ.
130
Vælger du eksempelvis kombinationen Ja/Disponibel, siger du dermed, at du ved færdigmelding af
styklister kan overtage varer, der ellers allerede er disponeret til anden side.
Hvordan skal styklister vises på ordrelinjer?
Med hensyn til styklister kan du definere hvilke informationer, angående styklisten, der skal med på
fakturaen.
Styklister er typisk en fysisk vare med en lagerbeholdning og mulighed for specifikke priser, til forskel
fra samlelister. Derfor har man her mulighed for, at ændre prisen på en stykliste manuelt på
ordrelinjen, som man har med almindelige varer og ydelser.
En stykliste vil ikke automatisk udfoldes på ordrelinjer. For at styklistens indhold udfoldes på
fakturaen, skal dette defineres under styklisteparametrene
Parameter
Valg
Betydning
Nedbryd stykliste ved
udskrift
Ja/nej
Skal styklister udfoldes på ordrelinjer eller ej?
Nedbryd varenummer
Nedbryd antal
Nedbryd pris
Nedbryd betegnelse
Hvis du har svaret ja til den første af disse parametre, skal du
definere hvilke informationer der skal vises if. med styklister på
ordrelinjer.
Du har således mulighed for at give kunden informationer om de
enkelte varer, der indgår i styklisten. Det har kunden måske brug
for, hvis han/hun skal bestille reservedele. Eller hvis der reelt er
tale om en samleliste med en speciel pris, kan kunden se, hvilke
varer der er leveret.
Parametre vedr. bogføring af styklister
Når du færdigmelder en stykliste, hvori der indgår ydelser, skal du være opmærksom på, hvordan
finansbogføringen finder sted.
Hvis du har valgt at bogføre lagertransaktioner i Finans, bogfører du reelt nogle fiktive omkostninger
vedrørende ydelser, når du færdigmelder styklister. Ydelsens kostpris afhænger typisk af en form for
timeløn. Og det vil som regel være en gennemsnits-betragtning i forhold til, at der måske er flere
medarbejdere ansat til jobbet.
Derfor er det væsentligt, at du har nøje styr på, hvor disse delvist fiktive beløb bogføres. Hvis du
generelt har valgt at bogføre lagertransaktioner i Finans, bør du også bogføre færdigmeldinger i
Finans. Ellers kan du få problemer med din økonomiske lagerbeholdning.
NB! Bogføring af lagerposteringer i Finansmodulet via lagerkladden er opdelt i to:
4
Hvorvidt posteringer, vedr. færdigmeldinger af styklister, skal bogføres i Finans.
4
Hvorvidt øvrige posteringer, via lagerkladden, skal bogføres i Finans.
Sidstnævnte vælges via lagerparametre (Lager/Tilpasning/Parametre/Lager).
131
Parameter
Valg
Betydning
Ydelse
tilgangskonti fra
styklistegrupper
Ja/nej
Når der færdigmeldes styklister med ydelser, vil disse ydelser opskrive
lagerets værdi. Denne værdiforøgelse posteres i Finans. Denne
parameter angiver, hvorledes denne værdiforøgelse skal bogføres.
Svares der Ja vil tilgangen debiteres på tilgangskontoen jfr. styklistens
varegruppe via Lager/Tilpasning/Grupper
Værdien af ydelsen kostpris x antal, bliver finansbogført på
lagertilgangskontoen, for den gruppe som styklisten tilhører.
Ved salg af varen vil det bogførte vareforbrug indeholde værdien af
ydelsen.
Ved beregning af kostprisen på styklisten medregnes ydelsernes værdi.
Svares der Nej, vil tilgangen debiteres på tilgangskontoen jævnfør
ydelsens varegruppe. Konto for Afgang jævnfør ydelsens varegruppe
benyttes som modkonto.
Under alle omstændigheder, anbefales det at holde varer af typen
Ydelse i en separat vare gruppe. Derved er det altid muligt at se, via
ydelsens separate afgangskonto, hvor stor en del af den samlede
lagertilgang til styklister, som består af ydelser.
Bogfør
færdigmelding i
Finans
Ja/nej
Svares der Ja til Bogfør færdigmelding i Finans, bogføres træk på
undervarer og tilgang af styklister i finansmodulet.
Svares der Nej, vil posteringer vedr. færdigmeldinger ikke blive
bogført i Finansmodulet. Der kan svares Nej, hvis det via
lagerparametre er valgt ikke at bogføre andre lagerposteringer i Finans
via lagerkladden. Hvis du undlader at bogføre færdigmeldingerne i
finansmodulet, omposteres lagerværdierne ikke mellem
beholdningskontiene i Finans. Dvs. hvis til og afgangskonti er
varegruppebestemt, kan det medføre afstemningsvanskeligheder
mellem lagerværdi pr. gruppe i Lager og Finans.
Ved færdigmelding af styklister dannes afgangsposteringer på
undervarerne og tilgangspostering på styklisten. Posterne bogføres på
de finanskonti for til og afgang, angivet via
I lagerkladden er der to felter, Bogfør nu og Bogført. Disse felter kan
f.eks. bruges i forbindelse med bogføring af stykliste-kladderne, hvis
man kun ønsker et vist antal færdigmeldt. I Bogfør nu-feltet angiver
man det antal der ønskes bogført.
132
Bogføring af ydelser i forbindelse med færdigmelding og salg
Ja til parameteren Ydelse tilgang fra styklistegrp
Ved færdigmelding og salg bogføres ydelser sådan her:
Konto for:
Kontoen bestemmes af:
Værdi
Lagerafgang ved færdigmelding
Ydelse-varegruppen
Ydelsen
Lagertilgang ved færdigmelding
Stykliste-varegruppen
inkl. ydelsen
Vareforbrug ved salg
inkl. ydelsen
Lagerafgang ved salg
inkl. ydelsen
Dine lønomkostninger, til produktion af styklister, bliver bogført som lagerværdi for styklisten. Det
betyder, at dit vareforbrug efterfølgende bliver beregnet inklusive lønomkostninger. Til gengæld kan
du ikke se, hvor mange lønkroner der er bundet på dit varelager.
Kontoen der anvendes til Lagerafgang, for ydelsesgruppen, bør være en driftskonto blandt kontiene
for løn, da saldoen viser hvor mange lønkroner, der er brugt til produktion.
Nej til parameteren Ydelse tilgang fra styklistegrp
Værdien af ydelsen bliver lagerført på den konto, der angives som tilgangskonto for den gruppe, som
ydelsen tilhører.
Ved beregning af kostpris for styklisten medregnes ydelserne ikke.
Ved færdigmelding og salg bogføres ydelser sådan her:
Konto for:
Kontoen bestemmes af:
Værdi
Lagerafgang ved færdigmelding
Ydelse-varegruppen
ydelsen
Lagertilgang ved færdigmelding
Ydelse-varegruppen
ydelsen
Vareforbrug ved salg
ekskl. ydelsen
Lagerafgang ved salg
ekskl. ydelsen
På denne måde holder du dine lønomkostninger ude af lagerbeholdningen for dine styklister. Til
gengæld bliver dit vareforbrug beregnet eksklusive de lønomkostninger, der har været ved
produktionen.
Konto for lager af og tilgang udligner selvfølgelig hinanden. Men du bør oprette konti specifikt til
dette formål, så du ikke blander beløbene sammen med andre typer af omkostninger.
Lagerafgang kan være en konto i kontoplanens lønkonti og lagertilgang kan være en konto i
kontoplanens variable omkostninger. Så giver det et mere retvisende billede af dækningsbidraget i
virksomheden.
133
Huskeliste: Styklister og samlelister
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Oprettelse af
stykliste eller
samleliste
Proceduren for at oprette en stykliste og en samleliste er
den samme. I det følgende bruges begrebet stykliste om
både styklister og samlelister.
Vælg Lager/Kartotek og opret en ny post. Dette er samme
procedure, som oprettelse af en almindelig vare.
F2
Angiv varenummer og varenavn for styklisten.
Angiv varetype; stykliste el. samleliste.
MELLEMRUM
Angiv varegruppe.
ALT+H
Angiv lagermodel, kostmodel, salgsmodel og evt. andre
oplysninger.
ALT+H
Vha. Stykliste-knappen angives de varer der skal indgå i
styklisten.
Beregn pris på
stykliste
ALT+Y
For styklister gælder, at man kan lade C5 beregne kost- og
salgspriser.
Der kan beregnes styklistepriser flere steder i C5:
Lager/Kartotek/knappen Stykliste og herefter
ALT+Y
ALT+B
Knappen Beregn pris.
Eller Lager/Periodisk/Styklister/Beregn stykliste priser
Afgræns på hvilke styklister du vil beregne priser på, evt. for
hvilke prisgrupper du vil beregne priser.
Du kan nu beregne kost- og salgspriser. Vælg mellem disse
muligheder.
Ved beregning summeres priserne på varerne, som indgår i
styklisten.
Hvis der mangler salgspriser for nogle prisgrupper, vil C5
ikke beregne salgspriser.
I så fald kan du afgrænse fra de prisgrupper, der mangler
salgspriser eller rette op ved at angive priser for disse varer.
134
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opdatér
stykliste
(produktion)
Færdigmelding af styklister kan ske via Lager/Periodisk
eller fra den pågældende stykliste i Lagerkartoteket:
Find styklisten i kartoteket, vælg Stykliste-knappen, og
derefter Opdatér-knappen.
ALT+Y og ALT+A
Vælg parametre i forbindelse med færdigmelding.
Mht. Opdatering kan du vælge følgende:
Overført - oplysninger om komponenter og stykliste bliver
overført til en lagerkladde, som ved produktionens
afslutning kan bogføres.
Reservér - som Overført, men komponenterne bliver
reserveret på lager og styklisten bliver angivet som bestilt.
Færdigmeld - der overføres til en lagerkladde, men
kladden bogføres med det samme, produktionen er færdig.
Godkend, når du har angivet parametre!
F3
Angiv antallet af den pågældende stykliste, der skal
færdigmeldes (produceres) og godkend.
F3
135
Opgaver: Styklister og samlelister
Opgaverne til pkt. 2 kan kun løses, hvis du har lavet opgaverne til lektionerne Lagerkartotek og
Lagerkladden.
Opgave 1.1: Opret styk- og samleliste
4
Opret en stykliste med varenummer 40-32 og varenavnet C5 Fodskammel. Styklisten skal tilhøre
varegruppen Diverse.
Styklisten 40-32 C5 Fodskammel består af disse komponenter:
4
Varenr.
Varenavn
Antal
20-04
Stoleben
4
20-07
Taburetsæde
1
50-01
Montage
0,1
Beregn kostpris og salgspriser for styklisten.
Opgave 1.2: Færdigmelde stykliste
4
Sæt styklisteparameteren ’Negativ disponibel på undervarer’ til Ja.
4
Hvad er lagerbeholdningen på varenumrene 20-04 og 20-07? ___________________________
4
Du skal nu færdigmelde 10 stk. C5 Fodskamler. Du må selv bestemme, om du vil udskrive
lagerkladden, når du færdigmelder.
4
Hvad er lagerbeholdningen på varenumrene 20-04 og 20-07? ___________________________
Opgave 1.3: Opret samleliste
4
Der skal endvidere oprettes en samleliste i Lagerkartoteket. Denne samleliste skal have
varenummeret 60-04 med navnet Sofaarrangement. Den skal tilhøre varegruppen Diverse.
Samlelisten 60-04 Sofaarrangement består af disse varer:
4
Varenr.
Varenavn
Antal
34-23
Sovesofa
1
35-41
Glasbord
1
37-10
Lysestage
2
37-11
Stearinlys
2
Lav en faktura med samlelisten. Bestem selv til hvilken kunde.
NB! Såfremt der ikke automatisk vises en pris på alle linjer, skyldes dette at der ikke er defineret
en udsalgspris i Lagerkartoteket på den prisgruppe den aktuelle kunde er tilknyttet. Tilføj evt. en
salgspris på varen og indtast linjerne igen, eller indtast manuel en pris på ordrelinjerne i
forbindelse med denne opgave.
136
Opgave 2.1: Opret stykliste
4
Der skal oprettes en stykliste i Lagerkartoteket. Denne stykliste hedder lysestage-sæt og skal
have varenummeret 37-12, samt tilhøre gruppen Diverse.
Styklisten 37-12 lysestage-sæt består af disse varer:
4
Varenr.
Varenavn
Antal
37-10
Lysestage
2
37-11
Stearinlys
2
Brug C5 til at beregne kost- og salgspriser.
Opgave 2.2: Reserver varer til stykliste
4
Der skal reserveres varer til styklisten Lysestage-sæt. Dvs. der skal opdateres 50 Lysestage-sæt,
varenummer 37-12 med metoden Reserver.
4
Lad C5 automatisk danne en lagerkladde til opdateringen ved at undlade at angive kladde, der
skal overføres til.
4
Åben Lagerkartoteket og kontrollér, at der er reserveret 100 stk. af hver vare til styklisten,
Lysestage-sæt.
Opgave 2.3: Færdigmelding af stykliste
4
Find den lagerkladde, som C5 har dannet automatisk til bogføring af stykliste-opdateringen og
bogfør denne. Kladden hedder noget med Styk-X, hvor X er et automatisk genereret nummer.
137
21. Varesporing
Formål
Formålet med lektionen er, at give deltagerne et indblik i mulighederne for varesporing med C5.
Emner
Efter denne lektion skal deltagerne kunne:
4
Oprette sporingsgrupper
4
Opsætte batch- og serienummerstyring
4 Købe og sælge varer med batch- og serienummerstyring
Varesporing
Pr. 1/1 2005 blev det lovpligtigt ifølge Europa parlamentets forordning nr. 178/2002, at kunne spore
oprindelsen på varetyper der indgår eller kan indgå i fødevarer. Kravet består i, at man skal kunne
opgøre og spore sine varer et led tilbage og et led frem.
I forbindelse med C5 3.0 sp.3 blev der implementeret varesporing i C5, for at imødekomme dette krav.
Der kan i C5 arbejdes med batchnummerstyring og serienummerstyring.
Batchnumre
Batchnumre benyttes såfremt flere varer med samme varenummer kan have samme batchnummer.
Hvis man f.eks. sælger stof i metermål, og hver rulle stof har et unikt batchnummer. Så vil hvert stykke
stof der sælges fra den enkelte rulle, sælges med samme batchnummer som rullen.
Serienummer
Serienummer benyttes såfremt hver vare har et unikt serienummer. Dvs. antal på den enkelte varelinje
kan kun være 1 eller -1.
Dette benyttes ofte i forbindelse med salg af f.eks. cykler, fjernsyn og lignende.
Sporingsgrupper
Sporingsgrupperne i C5 benyttes til at angive en form for nummerserie, der benyttes ved tildeling af
serienumre if. virksomhedens egenproduktion.
Under Lager/Tilpasning/Sporingsgrupper er det således muligt at angive et prefix, postfix samt en
bilagsserie til forskellige sporingsgrupper.
Felter vedr. varesporing
For at kunne benytte varesporing i C5, er det nødvendigt at udfylde følgende informationer i
lagerkartoteket på fanen Opsætning:
Varesporing
I dette felt vælges mellem batch og serienummer.
Sporingsgruppe
Her vælges en sporingsgruppe såfremt C5 automatisk skal tildele
varerne med et batch-/serienummer if. egenproduktion. (f.eks. ved
opdatering af styklister).
Lagermodel
Lagermodellen skal angives til Serienummer såfremt der benyttes
varesporing på den enkelte vare.
138
Split linjer
Hvis der på en vare er angivet batcheller serienummerstyring, er dette ensbetydende med, at der på
ordre-, projekt-, lagerkladde- og indkøbslinjer skal angives et batcheller serienummer, når dette
varenummer benyttes.
For at gøre indtastningen af varelinjer med specielt serienumre nemmere, kan man benytte knappen
Split linjer til at splitte f.eks. et indkøb på 10 stk. af en bestemt vare til 10 linjer, således at der kan
angives et unikt serienummer på hver enkelt linje.
Styklister og varesporing
Ved opdatering af styklister vil batcheller serienummeret blive tildelt automatisk ud fra den på
styklisten angivne sporingsgruppe.
Køb og salg af vare med varesporing
Når der registreres køb og salg af varer med varesporing i C5, skal der på den enkelte ordre/indkøbslinje indtastes et batcheller serienummer i feltet Serienummer.
Hvis der i feltet Serienummer tastes ALT+H, vises en oversigt over hvilke batcheller serienumre der
er på lager på den enkelte vare.
Ved at markere et serienummer på oversigten og taste Enter overføres det valgte serienummer til den
aktuelle varelinje – f.eks. ordrelinjen.
Ændring af varesporing
I lagerkartoteket og på alle varelinjer kan der ligeledes vælges en knap ved navn Varesporing som
viser den samme oversigt:
Ved hjælp af knappen Ret spor er det muligt at ændre det markerede batcheller serienummer,
såfremt man har fået registreret et forkert nummer if. købet.
På tilsvarende vis kan man rette lokation vha. knappen Ret lokation.
Udskrivning af varespor
Under Lager/Rapporter/Periodisk/Varesporing kan der udskrives en varesporingsrapport.
I forbindelse med udskrivning af rapporten afgrænses på et bestemt batcheller serienummer, og
udskriften viser, hvilken leverandør varen er blevet modtaget fra, samt til hvilken kunde/kunder varen
er blevet solgt.
Arbejdes der med styk- og samlelister anbefales det i stedet at benytte rapporten Udvidet
varesporing samme sted.
139
Huskeliste: Varesporing
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret
sporingsgruppe
Vælg Lager/Tilpasning/Sporingsgrupper og opret nye
sporingsgrupper med F2.
F2
Opret vare med
varesporing
Opret varen under Lager/Kartotek/Lager.
F2
Skift til fanen Opsætning og udfyld følgende felter:
ALT+F8
4
Varesporing
4
Lagermodel
4
Evt. Sporingsgruppe
F3
Afslut oprettelsen ved at godkende
Køb af vare med
varesporing
Indtast indkøbet som altid, men udfyld feltet
Serienummer på den enkelte varelinje.
NB! Benyt evt. knappen Split linjer til at få linjerne
opsplittet på flere linjer, således at der kan indtastes ét
serienummer pr. vare.
Salg af vare med
varesporing
Ændring af batcheller serienummer
på en vare
ALT+P
Opret ordren på normal vis.
Tast ALT+H i feltet Serienummer, markér batcheller
serienummeret der ønskes solgt på den aktuelle linje og
tast Enter, således at nummeret overføres til varelinjen.
ALT+H
ENTER
Vælg varen i lagerkartoteket under
Lager/Kartotek/Lager.
Vælg knappen Varesporing.
ALT+S
Vælg knappen Ret spor
ALT+P
Oplys det nye nummer og skriv ’Ændre’
Udskriv varespor
på varer
Vælg Lager/Rapporter/Periodisk/Varesporing
Udskriv varespor
på styk- og
samlelister
Vælg Lager/Rapporter/Periodisk/Udvidet varesporing
ENTER
140
Opgaver: Varesporing
Opgave 1: Opret sporingsgruppe
Opret en sporingsgruppe med navnet QPZ og angiv 999 som prefix og QPZ som postfix. Benyt
bilagsserien ’Serienummer’.
Opgave 2: Opret varer med varesporing
Opret følgende varer i lagerkartoteket:
Varenummer:
45-01
80-01
Møbelstof
Fjernsyn
1000,-kr. for 100 meter
3000,- kr.
Batchnummer
Serienummer
Varenavn
Kostpris
Varesporing
Opgave 3: Indkøb varer med serienumre og batchnumre
4
Opret et indkøb fra Forum System på 3 stk. fjernsyn og 100 meter stof
NB! Bemærk at prisen på linjen foreslås til prisen for 100 meter = 1000,- kr. Men hvis der
indtaster 1 i antal på indkøbslinjen opfattes dette af C5 som 1 meter, og selvom prisen vises til
1000, så vil beløbet være udregnes som antal * prisen pr. meter. Købes der 100 meter, skal der
derfor indtastes 100 i feltet antal på linje.
4
Benyt funktionen Split linjer i forbindelse med varerne med serienummerstyring, således at der
kan angives ét serienummer på hver linje
4
Fjernsynene skal registreres med serienumrene 1111, 2222 og 3333
4
Stoffet skal registreres med batchnummer 78910XD
4
Bogfør indkøbsfakturaen.
Opgave 4: Ret serienummeret
Serienummeret på det ene fjernsyn fra opgave 4 skal ændres fra 2222 til 6666.
Opgave 5: Salg af varer med serienumre og batchnumre
4
Opret en ordre til Restaurant Sildehytten på 1 stk. fjernsyn og 10 meter stof
4
Fjernsynet der sælges har serienummer 3333 og stoffet har batchnummer 78910XD
4
Bogfør fakturaen.
Opgave 6: Udskriv varesporingsrapport
Vi er blevet kontaktet af vores leverandør af fjernsyne. De tilbagekalder alle apparater med serienumre
i intervallet 3300-3400 da der er konstateret en alvorlig fejl der kan forårsage brandskader.
4
Udskriv en varesporingsrapport der viser hvem vi har solgt eventuelle fjernsyne til med
serienumre i dette interval, således at vi kan kontakte disse kunder og bede dem komme og få
byttet deres fjernsyn til et nyt. Hvilken/hvilke kunder skal vi kontakte?
____________________________________________________________________________________________________
141
22. Prisændrings- og efterberegningskørsler
Formål
Formålet med denne lektion er, at give et overblik over, hvilke periodiske kørsler der findes i
Lagermodulet mht. pris og efterberegningskørsler.
Emner
Efter lektionen skal kursisten kende til:
4
Efterberegning af beholdning og statistikker
4
Prisændringskørslen
Efterberegning
Der kan efterberegnes på varers beholdningsprofiler såvel som deres statistikker.
Kørslerne gennemløber alle posteringer og anvendes bl.a., hvis der er opstået uoverensstemmelse
mellem posteringer og beholdning eller posteringer og statistik.
Hvis du har foretaget en lagerreguleringskørsel, er det en god idé at efterberegne statistik.
Prisændring
Menupunktet findes under Lager/Periodisk, og benyttes til automatisk ændring, kopiering og
sletning af kost- og salgspriser i Lagerkartoteket.
Ændring sker ved at angive beløb eller procent. Kopiering sker ved, at angive hvilken pris, prisgruppe
eller kostpris, der benyttes som udgangspunkt. Sletning sker ved at angive kost- eller salgspris.
NB! Det er vigtigt, at være omhyggelig med angivelse af parametrene, idet ændringen ikke kan
fortrydes efter opdatering. Evt. fejl skal rettes manuelt, hvorefter kørslen kan gentages med de
korrekte parametre. Det er derfor en god ide, at tage en sikkerhedskopi inden kørslen igangsættes.
Beregn
Her vælges kost- eller salgspris.
Vælges Kostpris har følgende felter betydning: Metode, Procent og/eller Beløb.
Vælges salgspris har følgende felter betydning: Metode, Opret, evt. Fra
prisgruppe, Procent og/eller Beløb.
142
Metode
Her vælges Brutto, Netto, Ifølge DG, Sletning eller Sæt. Brutto og Netto gælder
kun, når ændring er i procent.
Netto, lægger x % til nuværende pris. Eksempel: Pris er kr. 100,00, Procent er
10 %, ny pris bliver kr. 110,00, da 10 % af kr. 100,00 er kr. 10,00.
Brutto, hæver pris med x % af ’ny pris’. Eksempel: Pris er kr. 100,00, Procent er
10 %, ny pris bliver kr. 111,11, da 10 % af kr. 111,11 er kr. 11,11.
Iflg. DG, sætter prisen i henhold til den angivne dækningsgrad i feltet Procent,
se nedenfor.
Sletning, sletter kost- eller salgspris. Hvilken af delene afhænger af Beregnfeltet se ovenfor.
Sæt sætter prisen til det beløb, der angives i Beløb-feltet, se nedenfor.
Opret
Ja, opretter prisgrupper på varen i Lagerkartoteket, hvis disse ikke eksisterer i
forvejen.
Nej, beregner kun de prisgrupper, der i forvejen findes på varen i
Lagerkartoteket uden at oprette og beregne evt. manglende prisgrupper.
Fra prisgruppe
Hvilken prisgruppe skal eventuelt benyttes som udgangspunkt for beregning
eller kopiering af salgspriser. Du kan således bruge en eksisterende prisgruppe
som udgangspunkt for beregningen af de nye priser.
Procent
Angiv den procent, hvormed priser skal ændres. Det er muligt at angive negativ
procent (prisnedsættelse). Hvis der angives procent, er det vigtigt at udfylde
Metode-feltet korrekt, se ovenfor.
Beløb
Angiv det beløb, hvormed priser skal ændres. Det er muligt at angive negative
beløb, prisnedsættelse. Det er også muligt at angive prisen i dette felt, når
metoden Sæt anvendes.
Herefter skrives START og beregningen igangsættes.
143
Huskeliste: Prisændrings- og efterberegningskørsler
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Efterberegn
I Lagermodulet kan du efterberegne på varers
beholdningsprofiler og på statistikker.
Begge kørsler findes under Lager/Periodisk.
Ændring af
priser for flere
varer
Vælg Lager/Periodisk/Prisændring.
Afgræns evt. på varenummer eller på den prisgruppe, der
skal ændres priser for og godkend.
F3
Udfyld kriterierne for prisændringen og godkend.
F3
144
Opgaver: Prisændrings- og efterberegningskørsler
Opgave 1: Salgspriser
Vi skal have oprettet salgspriser for prisgruppen Grossist2. Disse salgspriser skal være 10 % højere,
netto, end salgspriserne i prisgruppen Grossist.
4
Beregn salgspriser for samtlige varer for prisgruppen Grossist2 ved hjælp af den periodiske
kørsel Prisændring.
4
Vær opmærksom på, hvordan der er afgrænset på varetype. Hvis der ikke er afgrænset fra Vare
til Samleliste, så vil du ikke beregne salgspriser for samtlige varenumre i lagerkartoteket.
145
23. Fordeling af hjemtagelsesomkostninger mv.
Formål
Formålet med denne lektion er at give deltagerne et indblik i hvordan hjemtagelsesomkostninger mv.
kan fordeles, således at disse bliver pålagt varernes værdi i lagermodulet.
Emner
4
Fordele hjemtagelsesomkostninger.
Og kende til:
4
Muligheden for at bruge et fast omkostningstillæg.
Omkostningsfordeling
Fra og med C5 vers. 2012 er det muligt at fordele f.eks. hjemtagelsesomkostninger ud på forskellige
varers kostpriser. Det vil sige at varernes kostpriser kan tillægges de præcise
hjemtagelsesomkostninger. Dette uanset om disse omkostninger kendes i forbindelse med
bogføringen af købsfakturaen eller først kendes når der modtages købsfakturaer fra f.eks.
fragtleverandører og lignende.
Omkostningskoder
Under Lager/Tilpasning/Diverse vareomkostninger oprettes og vedligeholdes omkostningskoderne
der benyttes til fordelingen af omkostningerne, og herunder defineres hvilke finanskonti
omkostningerne skal bogføres på.
Før hjemtagelsesomkostningerne m.m. kan fordeles, skal der oprettes en eller flere
vareomkostningskoder.
Fordeling af hjemtagelsesomkostninger
Hjemtagelsesomkostninger som f.eks. fragt og told samt andre omkostninger der ønskes tillagt
varernes værdi, kan registreres således:
4
Samtidig med bogføringen af selve varekøbet
4
Samtidig med bogføring af selve omkostningen
4
Efter at både varekøbet og omkostningen er bogført
Fordeling samtidig med varekøbet
Såfremt omkostningen – f.eks. fragten, er opkrævet på samme købsfaktura som selve varen, fordeles
omkostningen ved at indtaste både varelinjen og omkostningen på hver sin indkøbslinje. På linjen
med (i dette eksempel) fragten, udfyldes feltet Omkostning med den ønskede omkostningskode, og
herefter vælges knappen Omkostning.
I fordelingsbilledet vælges knappen Indkøb, hvorefter det er muligt at udpege de linjer fra det
aktuelle indkøb, som omkostningen ønskes fordelt til. (Linjerne udvælges med F5).
146
Når linjerne er markeret lukkes billedet igen, og knappen Fordeling vælges, og her kan der så vælges
mellem nedenstående fordelingsprincipper.
Herefter lukkes fordelingsbilledet og købsfakturaen bogføres på normal vis.
Fordelingsprincipper
4
Lige
Omkostningsbeløbet fordeles ligeligt pr. indkøbs-/fakturalinje
4
Beløb
Omkostningsbeløbet fordeles i forhold til indkøbslinjens totale varebeløb
4
Antal
Omkostningsbeløbet fordeles i forhold til indkøbslinjens antal
Fordeling samtidig med bogføring af omkostningen
Såfremt omkostningen opkræves på en særskilt regning – f.eks. told, fordeles denne omkostning ved
at indtaste tolden som en indkøbslinje på en købsfaktura.
På linjen med (i dette eksempel) tolden, udfyldes feltet Omkostning med den ønskede
omkostningskode, og herefter vælges knappen Omkostning.
I fordelingsbilledet vælges knappen Faktura for at få lov til at vælge hvilket varekøb, omkostningen
skal fordeles til. I afgrænsningsbilledet kan der afgrænses på en bestemt leverandør, varenummer eller
lignende. Efterfølgende udvælges den/de bogførte indkøb, som omkostningen skal fordeles til.
(Linjerne udvælges med F5).
Når linjerne er markeret og billedet forlades, vælges knappen Fordeling, og fordelingsprincippet
vælges som beskrevet ovenfor.
Herefter lukkes fordelingsbilledet og købsfakturaen bogføres på normal vis.
Fordeling efter bogføring af både varekøbet og omkostningen
Såfremt både varekøbet og omkostningen er bogført, og man f.eks. har glemt at fordele
omkostningen til varen, kan fordelingen foretages uden at det er nødvendigt at tilbageføre varekøbet
og omkostningen.
Vælg Lager/Periodisk/Lagerregulering/Omkostningsfordeling. Vælg en omkostningskode i feltet
Omkostning, indtast beløbet der skal fordeles i feltet Beløb.
Vælg herefter knappen Faktura og udvælg den/de varekøb omkostningsbeløbet skal fordeles til, på
samme vis som beskrevet i afsnittet ovenfor.
Når varekøbslinjerne er udvalgt vælges knappen Fordeling i fordelingsbilledet, og
fordelingsprincippet vælges.
Herefter vælges knappen Bogfør for at få omkostningen fordelt og bogført.
Udgangspunkt for fordelingen
Uanset fordelingsprincippet er det linjernes Modtag nu-antal og Modtag nu-beløb der benyttes som
grundlag i fordelingen, og det er kun muligt at fordele omkostninger til linjer af typen vare eller
stykliste.
Fordelingen foretages i indkøbets valuta, men indkøbslinjerne som der fordeles på, omregnes til
virksomhedens standard valuta ud fra kursen på det pågældende tidspunkt.
Under bogføringen af indkøbet tjekkes for om antal og beløb i valuta for de indkøbslinjer der forsøges
opdateret, stemmer overens med antal og valutabeløb, som der er fordelt på. Såfremt disse ikke
stemmer overens afbrydes opdatering og det er nu muligt at kontrollere og ændre
omkostningstillæggets fordeling.
147
NB! Omkostningstillæg bogføres i standard valuta.
Bogføring i forbindelse med omkostningerne
Omkostningerne bogføres således:
Varelager Tilgang:
Debet
Varelager Vind:
Kredit
Omk. konto:
Debet
Kreditor:
Kredit
På lagerposteringerne opdateres feltet Regulering på de berørte lagerposteringer. Såfremt varen som
omkostningen fordeles til er viderefaktureret (afgangsført), vil denne afgangspostering blive reguleret
med tilsvarende beløb, således at omkostningen bringes videre i systemet. Det vil sige at Varelager
afgangen herfor krediteres, og varens kostpris på afgangsposteringen reguleres.
Dokumentation for fordelte omkostninger
Under lagerposteringernes menupunkt Udligninger/Fanen Omkostninger/Knappen Transaktion, er
det muligt at se og følge de transaktioner der er blevet bogført som omkostninger til den aktuelle
lagerpostering.
Omkostningsafstemning
Under Lager/Rapporter/Periodisk/Omkostningsafstemning kan der udskrives en
omkostningsfordelingsrapport.
Fast omkostningstillæg
Som et alternativt til omkostningsfordelingen beskrevet ovenfor, kan du udfylde Omkostning-feltet
på Opsætning–fanen i Lagerkartoteket med en procentsats, og denne procentsats vil herefter
automatisk blive tillagt varernes købspris i forbindelse med bogføring af varekøb.
Tillægget beregnes i forhold til prisen på varelinjen og procenttillægget indregnes kun internt i varens
kostpris og dermed i værdien af lagertilgangen. Omkostningsbeløbet modposteres på en separat
konto i Finans; nemlig på kontoen oplyst under Finans/Tilpasning/Systemkonti/Omkostning.
Procenttillægget indgår derimod ikke i det skyldige varebeløb, dvs. i fakturatotalen og
kreditorsaldoen.
Feltet Kostpris i Lagerkartoteket angives som Leverandørpris + omkostningstillæg. Kostprisen på
varelinjen er ekskl. omkostningstillægget og indgår dermed ikke i fakturatotalen.
Når et omkostningstillæg på en given vare er kendt og altid ønskes indregnet i lagerværdien ved
fakturaopdatering, anbefales det at benytte feltet Omkostning. Dermed er det nemmere at
vedligeholde varens kostpris og lagerværdi automatisk ved opdatering af købsfaktura.
148
Huskeliste: Fordeling af hjemtagelsesomkostninger mv.
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret
fordelingskoder
Fordelingskoderne oprettes under
Lager/Tilpasning/Diverse vareomkostninger
F2
Fordel
omkostning på
faktura med
både varekøb
og omkostning
Opret indkøbet og indtast indkøbslinjer med både vare og
omkostning.
På indkøbslinjen med omkostningen udfyldes feltet
Omkostning
Vælg knappen Omkostning
ALT+K
ALT+B
Vælg knappen Indkøb
Markér de linjer omkostningen skal fordeles til og tast F3
Vælg knappen Fordeling
F5
ALT+E
Bogfør indkøbet på normal vis.
Fordel
omkostning på
faktura med
omkostningen
ALT+H
Opret indkøbet og indtast indkøbslinjer med omkostningen.
På indkøbslinjen med omkostningen udfyldes feltet
Omkostning
ALT+H
Vælg knappen Omkostning
ALT+K
Vælg knappen Faktura
ALT+A
Afgræns f.eks. på varenummer og tast OK
F5
ALT+E
Bogfør indkøbet på normal vis.
Fordel
omkostning
efter varekøb og
omkostning er
bogført
Vælg
Lager/Periodisk/Lagerregulering/Omkostningsfordeling
Udfyld Omkostning og Beløb
Vælg knappen Faktura
ALT+A
Afgræns f.eks. på varenummer og tast OK
F5
ALT+E
Vælg knappen Bogfør
ALT+B
149
Opgaver: Fordeling af hjemtagelsesomkostninger mv.
Opgave 1: Fordeling af omkostning if. med varekøb
Vi har modtaget en faktura fra Christians Træimport på 100 stk. stoleben (varenr. 20-04) til 7,- kr.
stykket. På fakturaen er der også 100 kr. i fragt.
4
Bogfør denne købsfaktura og sørg i den forbindelse for, at fragten på de 100,- kr. viderefordeles
til de 100 stoleben.
Opgave 2: Fordeling af omkostning if. med omkostningsregningen
Vi har modtaget en faktura fra Forum System, der har slebet stolebenene for os, idet en kollega ved
en fejl kom til at ridse stolebenene, da de blev pakket ud og lagt på lager.
Denne ekstra forarbejdning skal tillægges den oprindelige kostpris på varen.
4
Opret en ny omkostningskode ved navn Forarb under Lager/Tilpasning/Diverse
vareomkostninger. Omkostningskoden skal tilknyttes finanskonto 2790.
4 Bogfør købsfakturaen fra Forum System på 500,- kr. + moms og sørg i den forbindelse for, at de
500,- kr. bliver viderefordelt til de 100 stoleben der blev købt i opgave 1.
Opgave 3: Fordeling efter bogføring af varekøb og omkostning
Vi har modtaget en faktura fra Fragt Nielsen & Sønner på 100,- kr. + moms. Regningen dækker
fragten af stolebenene til og fra virksomheden og Forum System, der har slebet stolebenene.
4
Bogfør denne købsfaktura og sørg i den forbindelse for, at de 100,- kr. bliver viderefordelt til de
100 stoleben der blev købt i opgave 1.
Opgave 4:
4
Hvor kan det ses på varenummer 20-04 i Lagermodulet at vi har bogført omkostningerne?
_______________________________________________________________________________________________________
150
24. Lagerreguleringskørsler og lagerafmærkning
Formål
Formålet med denne lektion er at give deltagerne et indblik i mulighederne for udligning og
afmærkning i forbindelse med lagerbevægelser samt muligheden for at ændre udligninger og
afmærkninger manuelt og automatisk via forskellige lagerreguleringskørsler.
Emner
4
Afmærke varer i forbindelse med lagerafgange
4
Ophæve/ændre afmærkninger
Og kende til:
4
Udligning og åbenpostredigering i Lagermodulet.
4
Kørslen værdiregulering af åbne tilgange
4
Kørslen Lagerregulering
Automatisk lagerregulering
I de tilfælde, hvor lagerbeholdningen er positiv før fakturering, trækkes automatisk vareforbrug
jævnfør den brugte lagermodel angivet på Opsætning-fanen i lagerkartoteket.
Er lagerbeholdningen og lagerværdien nul eller negativ før fakturering, er det varens kostpris fra
Lagerkartoteket, der benyttes til udregning af det vareforbrug, der bogføres. Bliver lagerbeholdningen
og lagerværdien negativ under fakturering, beregnes en gennemsnitlig kostpris for de ’negative
enheder’. Denne beregnes som; lagerværdi før fakturering/antal før fakturering, og bogføres som
vareforbrug.
Når der efterfølgende købes varer, korrigeres vareforbruget jævnfør den reelle indkøbspris ved hjælp
af lagerafmærkning. Idet lagerafmærkning først blev introduceret i forbindelse med C5 version 2008,
er det nødvendigt i ældre versioner af C5, manuelt at køre en lagerregulering, for at få disse
indkøbspriser korrigeret korrekt.
Reguleringsbeløb
Det eventuelle reguleringsbeløb opdateres i Regulering-feltet på lagerposteringen. Korrektion-feltet
i debitorernes Journal opdateres med det tilsvarende beløb. Debitorernes journal findes via
Debitor/Kartotek/Knappen Journal.
Lagerafmærkning
Såfremt man ønsker at overstyre den automatisk udligning (dvs. parringen af lager til- og afgange), så
kan dette gøres ved hjælp af lagerafmærkning. Det er muligt at foretage lagerafmærkning i
forbindelse med registrering af alle lager til- og afgange.
Ved afmærkning forstås sammenknytningen mellem en lagerafgangspost og en lagertilgangspost. C5
bruger afmærkningen til at finde ud af, hvilken kostpris der skal anvendes i forbindelse med
lagerafgangsposteringer.
151
Skærmbilledet Lagerafmærkning
Hvis man ønsker at overstyre den automatiske afmærkning ud fra lagermodellen, kan man alle steder i
C5 hvor der kan registreres til- og afgange på lageret – f.eks. i lagerkladder og på ordreog
indkøbslinjer, vælge knappen Afmærkning.
Afmærket/Udlignet
I den øverste del af skærmbilledet kan man se informationer om den aktuelle varelinje samt
informationer om hvilken lagerpost linjen er blevet afmærket med.
Disponibel
I den nederste del af skærmbilledet kan man se hvilke varelinjer, den aktuelle post KAN afmærkes
med.
NB! Vær opmærksom på at eventuelle afgrænsninger på f.eks. ordrelinjer vil kunne betyde, at ikke alle
åbne lagerposter på den aktuelle varer listes her. Hvis der f.eks. er angivet et bestemt
lokationsnummer, er det kun åbne tilgange placeret på den aktuelle lokation der vil blive listet her.
Hvis der ikke er angivet et lokationsnummer på linjen, vises dog alle lokationers åbne tilgange.
Manuel afmærkning
I skærmbilledet ovenfor kan det ses, at ordrelinjen er afmærket med en lagerpostering med en
kostpris på 175 kr.
Såfremt man vil ændre afmærkningen i dette eksempel, markeres feltet A i den øverste del af
skærmbilledet, hvorefter én af linjerne i den nederste del af skærmbilledet afmærkes med 1 stk. i
kolonnen Afmærk.
152
Ændring af afmærkning
Når ordren eller indkøbet er bogført og afmærkningen foretaget, kan afmærkningen ændres fra
Lagekartoteket ved først af vælge knappen Posteringer og derefter knappen Afmærkning. I selve
skærmbilledet foretages ophævelsen af afmærkningen og selve afmærkningen som beskrevet ovenfor
i afsnittet Manuel afmærkning.
Åbenpostredigering
I ældre versioner af C5 er der ikke mulighed for at benytte afmærkning som beskrevet tidligere i
denne lektion. Derimod er det muligt at anvende åbenpostredigering i stedet for.
Åbenpostredigering anvendes til at udligne til- og afgange, ophæve tidligere udligninger, samt
udskrive udligningsoversigter. Udligning af lagerposteringer sker automatisk i henhold til den valgte
lagermodel. Anvendes FIFO-princippet, bliver den ældste vare på lageret kædet sammen med det
næste salg.
Idéen med åbenpostredigeringen på varelageret er, at du kan afmærke og udligne de til- og
afgangsposteringer, der tilhører samme parti, dvs. tilgange, bl.a. indkøb og tilgang til styklister,
udlignes mod afgange, bl.a. ordrer, træk til styklister og projekter.
Ved udførelsen af udligning bogføres eventuelle forskelle mellem bogført vareforbrug på afgangsposteringen og bogført købspris på tilgangsposteringen. Reguleringen bogføres på
afgangsposteringen i Finans efter samme principper, som en tilsvarende ny postering af samme type
ville blive bogført. I lagerposteringsjournalen ajourføres Regulering-feltet, der viser summen af
samtlige reguleringer vedrørende den aktuelle postering.
Det er som regel nødvendigt først at ophæve, de udligninger C5 har foretaget automatisk.
Eksempel
En sælger har fået en ordre på 1.000 stk. af en bestemt vare. Vi har p.t. 400 stk. på lager.
Sælgeren får et tilbud fra vores leverandør, hvor han kan få et parti på 1.000 stk. til ekstra lav pris.
Når salget registreres via ordremodulet eller ved en fakturering, vil C5 først trække de 400 ’gamle’ og
derefter 600 af de nyindkøbte. Det vil give et mindre dækningsbidrag end hvis det var de 1.000
nyindkøbte, der indgik i ordren.
Hvis sælgeren eksempelvis er provisionslønnet ønsker han sikkert, at kunne definere at salget af de
1000 stk. skal afmærkes med købet af de 1.000 stk. så han opnår den bedste DB, og derved den
bedste provision.
Fra C5 vers. 2008 og frem kunne dette løses ved at lave selve afmærkningen, allerede når ordren eller
indkøbet indtastes (afhængig af hvilken der tastes først).
I ældre versioner af C5 ville det være nødvendigt at bogføre både købet og salget, for herefter at
foretage en ændring via åbenpostredigeringen under Lager/Periodisk.
153
Værdiregulering af åbne tilgange
Hvis standard kostpris-metoden benyttes (dvs. lagermodellen Kostpris og kostmodellen Uændret), så
kan denne kørsel benyttes til at op- eller nedskrive kostværdien på samtlige åbne tilgangsposter på én
gang.
Eksempel
En vare er oprettet i Lagerkartoteket med en kostpris på 100 kr., Lagermodellen = Kostpris og
Kostmodellen = Uændret. Der er 10 stk. af varen på lager til en samlet værdi på 1000 kr.
Hvis kostpris-feltet ændres til 120 kr. og der efterfølgende køres en værdiregulering af åbne tilgang,
vil kostprisen på samtlige åbne tilgange ændres til 120,- kr. og den samlede værdi vil nu være 1200 kr.
Reguleringen bogføres på Varelager tilgangskontoen og modposteres på Tab/vind kontoen.
154
Huskeliste: Lagerreguleringskørsler og lagerafmærkning
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Lagerregulering
Lagerregulering køres fra
Lager/Periodisk/Lagerregulering/Lagerregulering.
Husk eventuel afgrænsning.
Husk at udfylde Pr. Dato og skriv START.
Regulering af
åbne tilgange
Vælg Lager/Periodisk/Lagerregulering/Værdiregulering
af åbne tilgange
Udligning
Der er mulighed for manuel udligning og evt. ophævelse af
udligninger, som C5 automatisk har udført.
Denne funktion findes via
Lager/Periodisk/Lagerregulering/Åbenpostredigering
eller via Udligning-knappen via Lager/Kartotek.
Manuel
afmærkning
ALT+L og F5 og F3
Vælg knappen Afmærkning på f.eks. ordre- eller
indkøbslinjer.
Udfyld feltet Afmærk i den nederste del af skærmbilledet
med antallet der ønskes afmærket.
Lagerudligning
Lagerudligning foretages under
Lager/Periodisk/Lagerregulering/Åbenpostredigering
ved at markere en bestemt vare og vælge knappen
Udligning.
155
Opgaver: Lagerreguleringskørsler og lagerafmærkning
Opgave 1: Manuel lageafmærkning
Foretag en manuel afmærkning i forbindelse med salg af en vare.
4
Opret en ordre til Fyns bolighus
4
Angiv 3 stk. 11-01 skriveborde i bøg på ordren
4
Vælg knappen Afmærkning og foretag en manuel afmærkning af de 3 varer inden ordren
bogføres.
Opgave 2: Ændring af afmærkning
Ændr afmærkningen foretaget i forbindelse med opgave 1.
4
Vælg varen 11-01 i Lagerkartoteket.
4
Find posteringen fra opgave 1 og ophæv afmærkningen
4
Afmærk posten med en anden/andre åbne lagerposteringer i stedet for.
Opgave 3: Værdiregulering af åbne tilgange
4
Opret nedenstående vare i lagerkartoteket:
Varenummer
Varenavn
11-10
Hæve/sænke skrivebord
Gruppe
Borde
Kostpris
3.000,-
Salgspriser
Vælg selv
Kostmodel
Uændret
Salgsmodel
Uændret
Lagermodel
Kostpris
4
Registrér købsfaktura 856984 fra Romme Trælasthandel på 10 stk. 11-10 til 3200 kr. stykket.
4
Hvad er lagerbeholdningen og lagerværdien på vare 11-10 i lagerkartoteket?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Ret kostprisen på vare 11-10 til 3200,- kr. i lagerkartoteket.
4
Kør kørslen Værdiregulering af åbne tilgange under Lager/Periodisk og afgræns på vare 1110.
4
Hvad er lagerbeholdningen og lagerværdien nu på vare 11-10 i lagerkartoteket?
______________________________________________________________________________________
156
25. Behovsberegning
Formål
At give kursisten en forståelse for hvad behovsberegning er og hvordan det kan bruges i C5.
Emner
Efter denne lektion skal kursisterne kende til:
4
Hvordan disponeringsparametre sættes op
4
Hvordan behovsberegning virker
4
Hvorledes der dannes indkøb på baggrund af beregningen.
Generelt om behovsberegning
I C5 kan der foretages en behovsberegning, til brug for oprettelse af Indkøbsordre.
For at kunne foretage behovsberegning er det nødvendigt, at opsætte en række
disponeringsparametre for varerne i C5.
Der kan disponeres pr. lokation, hvis modulet er tilkøbt. Beregningen foretages ud fra de enkelte
lokationers parametre, hvis der er svaret Ja til Lokation i Lagerkartoteket. Hvis der er svaret Nej,
foretages beregningen ud fra hovedlagerets parametre. Hovedlager angives i Lagerkartoteket i
Hovedlager-feltet. Lokationer vil ikke blive behandlet yderligere her.
Beregningen tager højde for disponeringsværdierne, som beskrives nedenfor, leveringsdato på ordreog indkøbslinjer i Lagerkladden, Indkøbs-, Ordre- og Projektmodulet, samt antal angivet i
Købskvanti-feltet i Lagerkartoteket.
Behovsberegningen kan køres gentagne gange, idet den indledningsvis sletter alle tidligere Forslag,
inden der dannes nye.
Disponeringsparametre
Disponeringsparametrene angives under Lager/Kartotek/Lager/Beholdning-knappen. Følgende
felter har betydning for behovsberegning:
Disponering
I dette felt angives hvorledes, der disponeres på den pågældende lokation. Feltet kan have følgende
værdier:
Periode
Indkøbsforslagenes størrelse afhænger af fremtidige bevægelser i det antal dage, der angives i
Periode-feltet (Se beskrivelse nedenfor). Dvs. forslagene tager hensyn til fremtidige ordrer, indkøb
mv. indenfor perioder af den givne længde.
Der dannes et forslag i starten af hver periode. Udfyldes Periode-feltet f.eks. til 5 dage, dannes et
forslag hver 5. dag, hvis der er behov for indkøb.
Behov
Der dannes indkøbsforslag, hver gang beholdningen tømmes eller kommer under, hvad der er
indtastet i Minimum-feltet, se beskrivelse nedenfor.
157
Min/Max
Der dannes indkøbsforslag, når beholdningen komme under, hvad der er indtastet i Minimum-feltet.
Indkøbsforslaget tager højde for fremtidige bevægelser og danner forslag således, at
lagerbeholdningen efterfølgende er på det antal, der er angivet i Maximum-feltet.
Hvis der er angivet et købskvantum for en vare, dette angives på Opsætning-fanen i Lagerkartoteket,
skal man være opmærksom på, om der dannes forslag, der får beholdningen til at overstige
Maximum. Eksempelvis, kan der mangle 119 stk. for at beholdningen når maximum-beholdningen.
Hvis købskvantum er angivet til 50, vil der blive dannet forslag på 150, da dette er et kompromis
mellem maximum og købskvantum.
Manuel
Der disponeres manuelt.
Minimum og Maximum
I disse felter angives hhv. mindste og højeste lagerbeholdning der ønskes.
Der dannes indkøbsforslag når minimumsbeholdningen nås. Maximum anvendes kun ved
disponeringsmetoden Min/Max.
Periode
I dette felt angives det antal dage, som behovsberegningen skal ’se frem’ i tiden, når der dannes
indkøbsforslag ved disponeringsmetoden Periode.
Levering
Her kan angives leveringstid i dage fra leverandør for den pågældende vare på den pågældende
lokation. For styklister kan feltet anvendes til produktionstiden.
Når der dannes indkøbsforslag via behovsberegningen, udregnes seneste bestillingsdato automatisk.
Feltet kan endvidere være nyttigt ved kundeekspedition, når forespørgsler omkring leveringstider skal
besvares.
Behovsberegning
Behovsberegningen foretages via Lager/Periodisk/Disponering/ Behovsberegning.
Der kan foretages behovsberegning på et udvalg af varerne, oprettet i Lagerkartoteket, eller for
samtlige varer.
Angiv for hvilken periode, der skal dannes indkøbsforslag i Datointerval Fra og Til-felterne.
Hvis man vil tage højde for indkøbs-, ordre-, projekt- eller lagerkladdelinjer, afkrydses felterne for
disse moduler.
Endvidere kan det vælges hvilke ordrer, indkøb m.m. der skal medtages i behovsberegningen ved at
afgrænse på ordreog indkøbsfaser.
Forslag
Forslagene kan derefter ses følgende steder: Lager/Kartotek/Lager/Beholdning-knappen
/Bevægelser-knappen, her vises forslag for én vare ad gangen, samt via
Lager/Periodisk/Disponering/Overfør forslag, her vises forslag for alle varer på én gang.
158
Udskrifter vedr. behovsberegning
Resultatet af behovsberegningen kan udskrives via rapporterne:
4
Lager/Rapporter/Periodisk/Genbestilling
4
Lager/Rapporter/Periodisk/Disponering/Nettobehov
4
Lager/Rapporter/Periodisk/Disponering/Forslag.
Overfør forslag til Indkøb
Behovsberegningen danner forslag til indkøb, men disse forslag skal godkendes/verificeres for, at der
kan dannes indkøb.
Denne overførsel af indkøbsforslag til Indkøbsmodulet foregår via
Lager/Periodisk/Disponering/Overfør forslag.
Alle forslag der er dannet, listes her. De forslag der skal overføres til indkøb, afmærkes i V-feltet.
I Leverandør-feltet angives kontonummeret på leverandøren, indkøbet skal placeres hos. Er der
angivet en fast leverandør for en vare, på Lagerkortet, overføres kontonummeret som forslag på
behovsberegningens forslagsliste.
I C5 kan man ændre forslaget af leverandør. Den leverandør C5 forslår ved behovsberegningen, er den
der er angivet på lagerkortet for den enkelte vare. Der er følgende tre muligheder for opdatering af
leverandør:
4
Den billigste
4
Den med kortest leveringstid
4
Den man sidst købte varerne hos.
Vælg Opdater leverandør-knappen og angiv for hvilken periode C5 skal se historikken. Dernæst
vælges, hvilken metode opdateringen skal ske ud fra og til sidst skal det godkendes. Nu vil C5 vise en
oversigt over priser eller leveringstider, der er for de pågældende leverandører og man skal så vælge
den, der passer bedst.
Tip: Hvis der kun ønskes en opdatering af leverandøren, for den vare man har markeret, anvendes
genvejen CTRL+L i stedet for ALT+P.
Når leverandør er angivet og forslaget er verificeret/godkendt i V-feltet, vælges Overfør-knappen.
Herefter vises en logbog med information om, hvilke indkøb der er dannet som følge af overførslen.
Herefter kan, eksempelvis rekvisitioner eller forespørgsler, udskrives for de dannede indkøb via
Indkøb/Rapporter/Masseudskrifter med en afgrænsning på numrene på de dannede indkøb.
159
Huskeliste: Behovsberegning
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opsætning af
disponeringsmetode
I lagerkartoteket, via Beholdning-knappen, findes
Disponering-feltet, som skal udfyldes med måden, man
vælger at beregne sit behov på.
ALT+G
Behovsberegning
Kørslen behovsberegning køres via
Lager/Periodisk/Disponering/Behovsberegning.
Afgræns evt. på varenummer.
Udfyld fra- og til-perioden behovsberegningen skal
gælde for og udfyld hvorvidt C5 skal tage hensyn til
ordre-, indkøb-, projekt- og lagerkladdelinjer. Godkend
og kørslen sættes i gang.
Dannelse af indkøb
på baggrund af
behovsberegning
Fra Lager/Periodisk/Disponering/Overfør forslag kan
man vælge, om man vil have forslaget overført til
indkøbskartoteket. Det kræver at man udfylder
Leverandør-feltet, samt sætter kryds i V-feltet.
Du kan vælge leverandør på baggrund af den billigste
købspris, den korteste leveringstid, samt den man købte
varerne hos sidst.
Vælg Opdater leverandør-knappen og udfyld perioden
C5 skal tage udgangspunkt i ved beregning, angiv hvilken
metode og godkend.
Er opdatering af leverandøren kun for én vare, anvendes
CTRL+L.
MELLEMRUM
F3
MELLEMRUM
ALT+A
F3
Vælg ja til overførslen. C5 giver besked om, hvilket
indkøbsnr. indkøbene har fået og man kan derefter finde
indkøbene via Indkøb/Kartotek/Indkøb.
Udskrivning af
forslag
Forslag kan udskrives via:
Lager/Rapporter/Genbestilling
Lager/Rapporter/Periodisk/Disponering/Netto-behov
Lager/Rapporter/Periodisk/Disponering/Forslag
160
Opgaver: Behovsberegning
Opgave 1: Disponering
På vare 11-01 angives disponeringsmetoden Min/max. I minimum-feltet angives 100 stk. og i
maximum-feltet angives 150 stk.
Opgave 2: Behovsberegning
Vi vil gerne have udregnet hvor mange af ovenstående vare vi skal indkøbe.
4
Foretag en behovsberegning for varen fra dags dato og en måned frem. Svar ja til Minimer
antallet af forslag.
4
Hvor mange stk. skal indkøbes af varen fra opgave 1?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Foretag en behovsberegning for varen fra dags dato og en måned frem. Svar nej til Minimer
antallet af forslag.
4
Hvor mange stk. skal indkøbes af varen fra opgave 1?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Varerne skal købes ved Romme trælasthandel. Overfør forslaget til Indkøbskartoteket.
161
26. Budgetberegning
Formål
Formålet med denne lektion er, at give kursisterne kendskab til budgetberegning i C5.
NB! Det er kun muligt at benytte budgetberegningsfunktionen i C5, såfremt koden til
Budgetberegning er anskaffet.
Emner
Efter lektionsgennemgangen vil kursisten kunne:
4
Beregne budgettal med C5
Og kende til:
4
Felter, funktioner og skærmbilleder i forbindelse med budgetberegningen.
Budgetberegning
Det er muligt for C5, at beregne budgettal med udgangspunkt i de realiserede og/eller budgettal fra
foregående år. Hvis man f.eks. ønsker at budgettere for året 2013, er det muligt at beregne budgettet
ud fra de realiserede beløb frem til d.d. i år 2012, og derefter ud fra budgetbeløbene vha. Skilledatofeltet.
Når man har foretaget en budgetberegning, skal budgettallene overføres til Budgetkladden. I
Budgetkladden behandles disse beregnede budgetlinjer nøjagtig som manuelt indtastede
budgetlinjer.
Selve budgetberegningen aktiveres via Finans/Periodisk/Budgettering/Budgetberegning.
Standardfelter
Inden selve budgetberegningen, kan du i skærmbilledet Standardfelter, bl.a. angive
Finansieringskontoen, den konto som ønskes som modkonto på budgetlinjerne, samt
Beregningsindex.
Skærmbilledet vises automatisk når man vælger Finans/Periodisk/ Budgettering/Budgetberegning
eller kan vælges vha. knappen Sæt standardværdier.
Beregningsindex
Eksempel på hvilken effekt valget af index har:
Index
Realiseret saldo år 2011
Budgetberegning 2012
Index 100
500.000 kr.
500.000 kr.
Index 150
500.000 kr.
750.000 kr.
Index 50
500.000 kr.
250.000 kr.
162
Realiserede tal 2011
Periode=Uge
Periode=Måned
Periode=Finansperiode
Konto 1120 VS
Borde
(Budgettal)
(Budgettal)
(Budgettal)
01.01.2011
Uge 1 -2011
Januar 2011
01.01.2011-31.12.2011
-151.700
-151.700
-162.250
-379.250
13.01.2011
Uge 2 – 2011
Februar 2011
-10.550
-10.550
-217.000
15.02.2011
Uge 7 – 2011
-217.000
-217.000
NB. Regnskabsåret består af 4 periode = de fire kvartaler
Opsætning
I skærmbilledet Opsætning, som åbnes automatisk når man vælger Finans/Periodisk/
Budgettering/Budgetberegning eller som fremkommer ved at vælge knappen Opsætning, skal man
angive, hvilken periode man ønsker at budgettere for, samt antal år m.m.
I Periode-feltet, kan man vælge imellem Finansperiode, måned og uge.
I nedenstående eksempel kan du se forskellen mellem disse perioder (i dette eksempel består
regnskabsåret af 4 perioder – nemlig de 4 kvartaler):
Posteringsdag er den dato i perioden man ønsker, at de beregnede budgetposteringer skal posteres
på. Skriver man f.eks. 5 og Periode = måned, så vil posteringerne blive bogført 5/1, 5/2, 5/3 osv.
NB! Såfremt der ikke angives en posteringsdag, foretages ingen budgetberegning.
Skilledato anvendes til at angive pr. hvilken dato, der skal benyttes budgetbeløb fra budgetkoden
angivet via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans i stedet for realiserede tal som grundlag for
budgetberegningen.
163
Budgetberegningskladden
I Budgetberegningskladden vælger du Hent konti, for at få overført konti, budgetsaldi m.m. Det er
dog altid muligt bagefter, at ændre i de data der bliver overført til budgetberegningskladden.
Via Fordeling-fanen kan du se, hvorledes de beregnede budgettal er fordelt over
regnskabsperioderne. Du har mulighed for at ændre i dette skærmbillede, dog er der et krav om, at
der altid fordeles med i alt 100 %.
Beregn budget-knappen anvendes til at kopiere budgetposterne over i budgetkladden.
Budgetposterne i Budgetberegningskladden forsvinder ikke ved overførsel til budgetkladden. Man
skal derfor huske, at slette budgetposterne med Slet alle linjer, hvis det er et nyt budget man
arbejder med.
I kolonnen Index type kan der vælges mellem følgende valgmuligheder:
Index
Denne type vælges altid som standard. Index skal være mindre eller større end 0,
ellers bliver der ikke dannet nogen budgetlinjer.
Fast
Denne type angives automatisk, når man ændrer beløbene i kolonnerne Budget i
DKK
Stigning
Hvis du vælger stigning, skal du i Index type-feltet, angive med hvilket beløb du
ønsker at øge en given omkostning. (Husk, at hvis der er tale om budgettering på en
omsætnings/indtægtskonto, skal beløbet i Index værdi-feltet angives med negativ
fortegn ellers opfatter C5 det som et fald i omsætningen, i stedet for en stigning).
Bemærk! Hvis du ikke ønsker at anvende salgsbudgettering, men i stedet vil bogføre
budgetposteringer for omsætning og forbrug via budgetberegningen, skal:
Debitor samlekonto-feltet udfyldes for oms. kontiene og Lagerdage-feltet skal udfyldes for
vareforbrugskontiene.
Ellers benyttes kontiene for VL tilgang og VL afgang ikke.
164
Huskeliste: Budgetberegning
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Angiv standardværdier
Angiv standardværdierne:
ALT+A
Finansieringskonto er modkontoen.
ALT+H
Index er den ønskede stigning/fald i procent.
Betalingsbetingelse debitor.
ALT+H
Betalingsbetingelse kreditor.
ALT+H
Gns. antal lagerdage.
Opsætning
I skærmbilledet Opsætning angives Afdeling, hvis der skal
budgetteres pr. afd.
Ligeledes angives Budgetperiode, Antal år, Periode: uge,
måned eller finansperiode samt posteringsdag.
Overføre konti
til kladden
Ved at vælge Hent konti-knappen overføres linjer til
kladden. Hvis de linjer, der i forvejen er i kladden, skal
slettes, vælges ’ja’ til Slet alle linjer.
Afgræns eventuel på konti og/eller sortér de ønskede konti.
Udelad evt. nulkonti (dvs. konto uden saldo) og
Udelad evt. omsætnings- og vareforbrugskonti såfremt du
ønsker at bruge salgsbudgetteringsfunktionen til at
budgettere omsætning og vareforbrug.
Overfør linjer til
budgetkladden
Vælg Beregn budget-knappen og linjerne bliver kopieret
over i budgetkladden
ALT+P
ALT+H
ALT+H
ALT+K
MELLEMRUM
ENTER
ENTER
MELLEMRUM
MELLEMRUM
ENTER
ALT+B
165
Opgaver: Budgetberegning
Opgave 1: Budgettering vha. budgetberegningskladden
Du er nu kommet til slutningen af år 2011, hvorfor du skal til at budgettere for år 2012. Du kan derfor
beregne det nye budget ved hjælp af budgetberegningskladden.
4
Angiv konto 15020 som finansieringskonto, index = 100 og vælg selv betalingsbetingelser for
debitorer og kreditorer samt antal lagerdage.
4
Budgetperioden er PR.01.12-UL.12.12. Budgettet skal beregnes ud fra gennemsnittet i 1 år.
Posteringsdagen skal være d. 1. i måneden og skilledatoen skal være d. 31.12.11.
4
Overfør konti til budgetberegningen. Nul-konti, varesalgs- og varebrugskonti skal udelades.
4
Prøv nu at angive forskellige index-værdier for forskellige konti.
4
Angiv en speciel fordeling på en konto og kopiér derefter denne fordeling til andre konti.
4
Beregn og overfør budgettallene til budgetkladden. Brug momsafregningskontoen 22190 og
banken (15020) som betalingskonto. Øvrige felter behøver ikke blive udfyldt i dette tilfælde.
4
Åbn, check og bogfør budgetkladden.
166
27. Salgsbudgettering
Formål
Denne lektion skal give kursisten et indblik i, hvorledes man, ved hjælp af C5, kan lave et salgsbudget.
NB! Det er kun muligt, at udarbejde salgsbudgetter med C5, hvis man har købt koden
budgetberegning.
Emner
Efter denne lektion vil kursisten kunne:
4
Udarbejde et salgsbudget.
Og kende til:
4
Felter og skærmbilleder if. med salgsbudgetteringen.
Salgsbudgettering
Salgsbudgetteringen aktiveres via Finans/Periodisk/Budgettering/Salgsbudgettering. De budgettal
der bliver dannet i forbindelse med salgsbudgetteringen, er ligeledes beregnet ud fra de realiserede
poster og/eller budgetter fra foregående år.
Opsætning
Ligesom i budget- og budgetberegningskladden, skal man også her, udfylde nogle opsætningsfelter
før selve budgetposterne kan blive dannet.
Datoen hvorfra de budgetterede beløb skal benyttes, angives i Skilledato-feltet. Budgetbeløbene der
benyttes, er fra budgetlaget angivet via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans.
167
Standardværdier
Der skal også angives standardværdier som f.eks. Index Antal, Index Salgspris samt Index Kostpris.
Angivelsen af de forskellige index fungerer efter samme princip som beskrevet i lektionen
Budgetberegning.
Under Debitor og Kreditor er det nødvendigt, at vælge betalingsbetingelser m.m. for at få det
optimale salgsbudget. Disse standardværdier bestemmer, hvilke datoer de forskellige budgetposter
bliver bogført, samt hvilken finansieringskonto der vil blive brugt som modpost til posteringerne.
Salgsbudgetteringskladden
I selve Salgsbudgetteringskladden er det muligt, at ændre opsætnings- og standardværdier, nøjagtig
som i budget- og budgetberegningskladden. Dette gøres vha. Standardværdier og Opsætningknapperne.
I salgsbudgetteringskladden er der 3 måder, hvorpå du automatisk kan overføre konti til kladden:
Hent vare/debitorer:
Danner én linje pr. vare pr. debitor.
Hent vare/debitorgrupper:
Danner én linje pr. vare pr. debitorgruppe.
Hent vare/alle:
Danner én linje pr. vare.
På Fordeling-fanen, i denne kladde, er det muligt at se, hvorledes beløbet i den enkelte budgetlinje er
fordelt over finansperioderne. Fordelingsprocenterne kan ændres, men fordelingsprocenten skal være
100 %. Fordelingsprocenten kan kontrolleres vha. Check Fordeling-knappen.
De budgettal der bliver dannet i denne kladde, skal ikke først overføres til budgetkladden, men kan
bogføres direkte i denne kladde vha. Beregn og bogfør budget-knappen.
Nedenstående skærmbillede vises inden selve bogføringen går i gang, disse felter skal udfyldes med
en vis forsigtighed.
168
Felterne under Budgetposter er afgørende for, hvilke budgetposteringer der bliver bogført, samt om
gamle budgetposteringer skal slettes.
NB! Samtlige budgetposteringer fra alle budgetlag bliver slettet, hvis du svarer ja til Slet gamle
posteringer, dog med undtagelse af de budgetposteringer der er foretaget på
momsafregningskontiene.
For at se disse salgsbudgetteringsposter, skal du, som med alle andre budgettal, åbne
Finans/Kartotek, vælge en konto og derefter Budget-knappen, eller vælge Statistik-fanen, hvor du
vil kunne se de samlede budgettal og deres fordeling over finansperioderne.
Man skal regne med at denne bogføring låser hovedparten af systemet, samt at det godt kan tage et
stykke tid for C5, at danne disse posteringer, alt efter hvor mange varenumre og debitorer der er.
169
Huskeliste: Salgsbudgettering
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Vælg
salgsbudgettering
Du finder salgsbudgetteringsfunktionerne via
Finans/Periodisk/Budgettering/Salgsbudgettering.
Opsætning
Angiv opsætningskontiene:
Budgetperiode: Perioden du vil budgettere for.
År: Hvor mange år denne periode består af.
Periode: Vælg Finansperiode, Måned eller Uge. Perioden
bestemmer om der bliver dannet en postering pr.
finansperiode, pr. måned eller pr. uge.
ALT+H
Posteringsdag: hvilken dato skal budgetposteringerne
bogføres – eks. 1 = den 1. i hver måned.
Standardværdier
Angiv index for Antal, Salgspris og Købspris.
Hvis du ønsker at budgettere efter, hvornår debitorerne
kan forventes at betale, samt hvornår kreditorerne skal
betales, så udfyldes ligeledes under Debitor og Kreditorfeltet.
Hent konti
ALT+H
Du kan hente konti på forskellige måder:
Hent vare/Debitor: Én linje pr. vare pr. debitor.
ALT+A
Hent vare/Debitorgruppe: Én linje pr. vare pr.
debitorgruppe.
ALT+O
ALT+L
Hent vare/Alle: Én linje pr. vare.
Udskriv
Udskriv evt. en salgsbudgetteringskladde.
ALT+K
Bogfør
Bogfør budgettet vha. Beregn og bogfør budgetknappen.
ALT+Ø
Supplerende
oplysninger
Angiv ønsket bilagsnr., samt diverse konti.
ALT+H
Vælg hvilke budgetposteringer du ønsker dannet. Hvis ikke
alle tidligere bogførte budgetter skal slettes så vælg nej til
Slet gamle poster
MELLEMRUM
170
Opgaver
Opgave 1: Udarbejd et salgsbudget
4
Du skal lave et salgsbudget for året 2012. Du ønsker, at der skal bogføres efter finansperioder,
samt at budgetposteringerne skal bogføres d. 5 i hver finansperiode. Gennemsnittet skal
beregnes ud fra 1 år og skilledatoen er 31/12 2011.
4
Du forventer at sælge samme antal varer som i foregående år, men har fra dine leverandører
hørt, at kostpriserne stiger med 10 %. Du havde egentlig bestemt, at salgspriserne også skulle
stige med 10 %, men med stigningen i købspriserne vælger du, at øge salgspriserne med hele
20 %. Vælg selv hvordan du vil udfylde de øvrige felter.
4
Du ønsker kun, at der bliver dannet én budgetlinje pr. varenr. (Vare/Alle). Afgræns på kontiene
33-11 til 40-36. Hent disse konti ind i salgsbudgetteringskladden og udskriv evt.
salgsbudgetberegningen til skærmen inden du bogfører.
4
Salgsbudgettet skal bogføres med bilagsnr. 3333. Angiv kontonumre for momsafregning m.m.
Du vil have dannet alle slags budgetposter, uden at der bliver slettet noget fra tidligere.
171
28. Lånebudgettering
Formål
Denne lektion vil give kursisten et indblik i hvordan man kan lave lånebudgetter i C5.
Emner
Efter lektionen vil kursisten:
4
Kunne udarbejde lånebudgetter med C5
4
Kende til felter og skærmbilleder i forbindelse med lånebudgetteringen.
Lånebudgettering
Funktionen Lånebudgettering finder du via Finans/Periodisk/Budgettering/Låne-budgettering.
Med denne funktion er det muligt, at udregne lånebudgetter på to forskellige måder, enten fra
afdragets størrelse eller ud fra antallet af afdrag. Det betyder, at hvis man kun kender afdragets
størrelse, kan man beregne/budgettere, hvor længe man skal afdrage på lånet. Hvis man derimod kun
kender lånets løbetid, men ikke afdragenes størrelse, kan man beregne/budgettere på afdragenes
størrelse.
Felterne i dette skærmbillede bestemmer, hvilken metode der vil blive brugt:
Hvis man angiver antallet af afdrag i løbetid (afdrag)-feltet, vil størrelsen på afdragene blive beregnet
ud fra dette antal.
172
Hvis man angiver størrelsen af afdraget i ydelse/afdrag-feltet, vil afdragene blive beregnet som et
fast beløb hver måned, dog med hensyntagen til om ydelserne er inkl. eller ekskl. renter. Sidste afdrag
kan naturligvis være forskellig fra de øvrige afdrag.
Derudover skal der vælges, hvornår ydelserne forfalder, samt kontonumre for lånekontoen,
finansieringskontoen og rentekontoen. Til sidst vælges budgetperioden.
Når man vælger OK til lånebudgetteringen, overføres budgetposteringerne til budgetkladden, der
bogføres m.m. som normalt.
173
Huskeliste: Lånebudgettering
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Lånebudgettering
Åben Finans/Periodisk/Budgettering/Lånebudgettering.
Angiv lånebeløb, rente p.a., ydelse m.m. og vælg OK.
Bogfør
lånebudgetposteringer
i budgetkladden.
Åben Finans/Periodisk/Budgettering/Budget-kladde
eller svar Ja til ”Budgettering afsluttet. Gå til
budgetkladde?” og vælg Bogfør.
ALT+B
174
Opgaver: Lånebudgettering
Opgave 1: Udarbejd et lånebudget
4
Prøv at udarbejd et lånebudget. Du har fået et etableringslån til at starte egen virksomhed på kr.
1.000.000. Det skal afdrages over 10 år med en pålydende rente på 6 % p.a. der tilskrives sidste
dag i hvert kvartal. Ydelsen skal forfalde månedsvis bagud og ydelsen er ikke inkl. renter.
4
Lånekontoen er konto 21020 Etableringslån og rentekontoen er kto. 8520. Afdrag betales fra
konto 15020. Budgetperioden er 01.01.2012 – 31.12.2012
4
Åben, check og bogfør budgetkladden.
175
29. Rentebudgettering
Formål
Formålet med denne lektion er at introducere kursisten til mulighederne for rentebudgettering i C5.
Emner
At kursisten kan:
4
Benytte rentebudgetteringen i C5.
Udarbejdelse af rentebudgetter
I C5 er det muligt, at udarbejde rentebudgetter ved hjælp af budgetteringsfaciliteterne.
Funktionen rentebudgettering findes via Finans/Periodisk/Budgettering/Rentebudgettering.
Under rentebudgetteringen skal der angives kontonumre for de likvide konti, samt oplysninger om
hvilke konti renteudgifter og –indtægter skal bogføres på. Der er mulighed for, at angive op til tre
rentesatser for hver konto – to procentsatser til renteudgifter og én til renteindtægter. Benyttes der to
forskellige rentesatser for renteudgifterne, skal der angives en grænse for, hvornår hvilken af de to
rentesatser skal benyttes i forbindelse med udregningen af rentebudgettet. C5 skal naturligvis også
vide, hvornår de budgetterede renter skal bogføres. Datoerne angives for hver af de angivne konti
yderst til højre.
Når alle oplysninger er angivet, dannes budgetposteringerne via knappen Dan budgetposterknappen. Der bliver derved dannet budgetposteringer i Budgetkladden, dog med forudgående
mulighed for at afgrænse på hvilken periode, der skal danne grundlag for renteberegningen.
Vær opmærksom på at hvis der f.eks. vælges 01.01.xx – 31.12.xx så vil renten d. 31.03.xx være
beregnet for perioden 01.01.xx – 31.03.xx. Angives der i stedet 28.02.xx – 31.12.xx, så vil renten d.
31.03.xx kun være beregnet for perioden 28.02.xx-31.03.xx.
Hvis der f.eks. skal beregnes renter d. 31.01.xx for de foregående 3 måneder er det derfor vigtigt at
angive en budgetperiode der hedder 01.11.xx (sidste år) til f.eks. 31.12.xx (dette år).
176
Huskeliste: Rentebudgettering
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Rentebudgettering.
Vælg funktionen Rentebudgetteringen via
Finans/Periodisk/Budgettering/Rentebudgettering.
Angiv kontonumre
på likvide konti
Angiv kontonumrene for de likvide konti, hvor der skal
dannes budgetposteringer.
Angiv renteprocenter m.m.
Angiv renteprocenter, samt konti til bogføring af
renteindtægter og -udgifter.
ALT+H
Angiv datoer for
budgetposteringerne
Skift til højre del af skærmbilledet og angiv for hvilke
datoer, der skal dannes rentebudget-posteringer.
SHIFT+F7 /
Overfør
rentebudget til
budgetkladden
Vælg Dan budgetposter-knappen.
ALT+H
SHIFT+F8
Husk at disse skal angives for hver konto.
ALT+A
Angiv datointervallet der skal danne grundlag for
renteberegningen.
177
Opgaver: Rentebudgettering
Opgave 1: Rentebudget
Opret et rentebudget for 2012 på vores kassekredit ud fra følgende informationer:
4
Vores kassekredit har et kreditmaximum på – 200.000 kr. Renten på kontoen er 6 %. Overskrider
vi vores kassekredit stiger renten til 9,95 %.
Hvis ikke vi benytter kreditmuligheden på kontoen, opnår vi i stedet 2 % i renteindtægt.
Renteindtægter og –udgifter bogføres på konto 8040 og 8520.
Renten tilskrives sidste dag i hvert kvartal.
4
Overfør rentebudgettet til budgetkladden.
178
30. Appendix - Provisionsberegning
Formål
Formålet med denne lektion er, at give et overblik over hvorledes provision håndteres i C5.
Emner
I lektionen behandles følgende emner:
4
Hvordan virker provision i C5
4
Hvad skal man sikre sig, når man bruger provisions-funktionaliteten i C5
4
Beregning og udskrift af provisionsberegninger
4
Provisionsafregning.
Hvordan virker provision i C5
I C5 kan der opbygges provisionssystemer baseret på, at en sælger/ medarbejder skal have en vis
procentdel provision af solgte varer til bestemte kunder.
For hver sælger kan der opstilles provisionsbetingelser, provisionsbetingelserne minder meget om den
måde rabatbetingelser opsættes på. Dette gøres under menupunktet
Generelt/Kartotek/Medarbejder/Provision.
Man kan lade provisionen styres af, hvad medarbejderen sælger (varer) og/eller hvilke kunder denne
sælges til.
Vare der sælges:
En speciel vare
(nummer)
Vare tilhørende speciel
varegruppe (gruppe)
Alle varer (alle)
Kunde der sælges til:
En speciel kunde
(nummer)
Kunde tilhørende speciel
kundegruppe (gruppe)
Alle kunder (alle)
Man kan opsætte 9 forskellige systemer i alt. Som det kan ses ovenfor, markerer pilen relationen,
mellem hvad der sælges til hvilken kunde.
F.eks. kan man lade en sælger få provision ved salg af en speciel vare til en speciel kundegruppe,
relationen er markeret med stiplet linje i figuren ovenover - varenummer til kundegruppe. Man kan
også, lade en sælger få provision, ligegyldig hvilken vare denne sælger til en speciel kunde, relationen
er markeret med en prikket linje i figuren ovenover – alle varer til kundenummer.
179
Der kan beregnes provision af:
4
Omsætning (oms)
4
Dækningsbidrag (DB).
Man kan vælge at lade følgende få indflydelse på provisionsberegningen:
4
At rabatter ikke har indflydelse på provisionen
4
At sælger giver slutrabat på en ordre
4
At sælger giver linjerabat på en vare.
Endelig kan det bestemmes, for hvilken periode provisionsbetingelser skal gælde.
Provisionsbetingelser skal måske gælde hele året, eller det skal måske kun være gældende for
december måned?
Opsætningskrav vedr. provisionsberegning i C5
Der er visse opsætninger/betingelser, der skal være opfyldt for at kunne operere med
provisionsbetingelser i C5:
4
Sælgerne skal oprettes som medarbejdere i Medarbejderkartoteket. Er sælger ikke oprettet, kan
provisionssatser ikke angives for denne.
4
Der skal være oprettet varer i C5s lagerkartotek. Det er kun ved salg af varer/ydelser, oprettet
med varenummer i C5’s lagerkartotek, at der beregnes provision, dvs. kun af lagerposteringerne.
4
De varer, hvoraf der skal beregnes provision ved salg, skal være markeret til at indgå i
provisionsberegning. For hver vare i C5, skal det markeres i Provision-feltet på varens lagerkort,
om der skal beregnes provision ved salg af denne.
Felter under Generelt/Kartotek/Medarbejder/Provision
Selve provisionsopsætningen foretages under Generelt/Kartotek/Medarbejder/Provision. Her
findes følgende felter der skal udfyldes:
Vare
Her defineres om varerelationen skal være:
4
En enkelt vare (nummer)
4
En gruppe af varer (gruppe)
4
Alle varer (alle).
Nummer (efter feltet vare)
Hvis ’nummer’ vælges som varerelation, angives varenummeret for denne vare i Nummer-feltet.
Hvis ’gruppe’ vælges som varerelation, angives gruppebetegnelsen for denne i Nummer-feltet.
Hvis ’alle’ angives som varerelation, skal der ikke skrives noget i Nummer-feltet.
Kunde
Skal provisionen udløses, hvis der sælges til:
4
En bestemt kunde (nummer)
4
En kundegruppe (gruppe)
4
Det er lige meget, hvem der sælges til (alle).
180
Nummer (efter feltet kunde)
Hvis ’nummer’ vælges som kunderelation, angives kundenummeret for denne kunde i Nummer-feltet.
Hvis ’gruppe’ vælges som grupperelation, angives gruppebetegnelsen for kunden i Nummer-feltet.
Hvis ’alle’ angives som kunderelation, efterlades Nummer-feltet blankt.
Niveau
Hernæst skal der tages stilling til, om rabatter skal have indflydelse på provisionsgrundlaget:
4
Nej (ingen)
4
Linjerabatter skal fratrækkes provisionsgrundlaget (linje)
4
Slutrabatter skal fratrækkes provisionsgrundlaget (slut).
Basis
Derudover skal der defineres på, hvilken basis provisionen skal udregnes:
4
På basis af hvad sælgeren sælger for, vælg: oms
4
På basis af dækningsbidrag på de ordrer sælgeren får i hus, vælg: DB
S
Skal der søges videre i andre kombinationer? Hvis kunden/varen indgår i andre kombinationer for
denne sælger – skal provisionssatserne så lægges sammen? Hvis dette ønskes, krydses feltet af (Ja).
Eksempel: Vare A sælges til kunde B, dette udløser en provision på 2 %. Desuden er det bestemt, at
lige meget hvad der sælges til kunde B, skal sælger have 2 % i provision. Dette vil resultere i en samlet
provision på 4 %, hvis der er valgt ja i feltet. Pas på: Svares der ja til dette, kan det risikere at give store
provisioner!
Sats
I Sats-feltet angives sælgerens provisionssats i procent.
Fra/Til Dato
Hvis provisionen kun skal gælde i en bestemt periode angives start- og slutdatoer herfor i Fra dato og
Til dato-felterne.
Kopiering af provisionsbetingelser
Har man opsat provisionsbetingelser for en sælger og skal de samme betingelser gælde for en anden
sælger, kan man kopiere disse provisionssatser til denne.
Beregning af provision
Når man vil beregne, hvor meget hver enkelt sælger skal have i provision, vælges funktionen
Provisionsberegning via Debitor/Periodisk.
Provision beregnes via menupunktet Debitor/Periodisk/Provisionsberegning. Når dette menupunkt
vælges, vises et afgrænsningsbillede. Her skal der defineres:
Varenummer
For salg af hvilke varer skal der beregnes provision? Efterlades felterne
blanke beregnes provision af salg af alle de varer, der er markeret til at
indgå i provisionsberegning (se foregående punkt).
Dato
For hvilken periode skal der beregnes provision, angiv fra- og til dato.
Konto
Her angives for hvilke kunder, der skal beregnes provision af salget.
181
Medarbejder
Skal der beregnes provision for alle sælgere eller kun for enkelte? Der
kan afgrænses på sælgere i dette felt.
Provisionsafregnet
Skal der genberegnes provision for lagerposteringer, der allerede er
beregnet provision af?
NB! Hvis der beregnes provision af DB, vil en lagerregulering, igangsat under
Lager/Periodisk/Lagerregulering/Lagerregulering, evt. ændre kostpriserne på allerede registrerede
lagerafgange. Herved ændres DB for et salg også. Hvis der svares ja til provisionsafregnet, vil
provisionsberegningen blive foretaget på ny ud fra det nye DB på ordren og dermed ændre tidligere
beregnede provision.
Udskrivning af provision
Resultatet af beregningen udskrives via Debitor/Rapporter/Statistik/Provision. Der kan vælges, om
der skal udskrives provision pr. sælger eller pr. faktura. Rapporten kan afgrænses på en række ting:
Sælger, dato, varenummer, afdeling sælger er tilknyttet mm.
Når provisionen er beregnet, kan der via Debitor/Rapporter/Statistik/Provision udskrives, hvad
denne beløber sig til; enten opgjort pr. faktura eller pr. sælger.
182
Huskeliste: Provisionsberegning
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret sælgere i
medarbejderkartoteket
Sælgere oprettes under Generelt/Kartotek/Medarbejdere.
En ny medarbejder oprettes med kommandoen tilføj ny
post.
Angiv nu medarbejderens initialer/reference i
Medarbejder-feltet og dennes type og navn i Type- og
Navn-felterne.
F2
I forbindelse med provisionssystemet, er dette alt der
behøves. Ønsker man at medarbejderkartoteket, kan bruges
som adresseliste og til at kunne udskrive telefonlister fra,
skal flere felter udfyldes.
Når du har oprettet alle sælgerne i C5, vha. kommandoen
tilføj ny post, kan du gå videre.
F2
Opret
provisionssatser
for hver sælger
Vælg Generelt/Kartotek/Medarbejdere.
Kopiér
provisionssats
fra en sælger til
en anden
Vælg Generelt/Kartotek/Medarbejdere og knappen
Provision. Vælg herefter Kopiering-knappen.
ALT+P
Vælg først hvilken sælger provisionssatserne skal kopieres
fra, dernæst hvilken sælger der skal kopieres til.
ALT+G
Herefter vælger du Provision-knappen.
I det nu viste skærmbillede, Provisionssatser, defineres
provisionsbetingelserne for sælgeren.
Salg af varer,
hvor der skal
beregnes
provision
Ved registrering af salg via Debitor/Dagligt eller
Ordre/Kartotek, skal der tilknyttes en sælger til denne
ordre. Dette gøres i Sælger-feltet.
Definer hvilke
varer, der skal
beregnes
provision af ved
salg
For at der kan beregnes provision af salg af en vare, skal
dette markeres på varens lagerkort.
Beregning af
provision
Udskrivning af
provision
ALT+P
For at foretage denne markering skal du:
Åbn Lager/Kartotek og vælg fanen Opsætning.
Find Provision-feltet og sæt et kryds i dette felt.
Vælg Debitor/Periodisk Provisionsberegning
Læs mere i selve lektionen
Vælg Debitor/Rapporter/Statistik/Provision.
Læs mere i selve lektionen
183
Opgaver: Provisionsberegning
Opgave 1: Opret ny medarbejder
4
Opret vores medarbejder Søren Hansen i Medarbejderkartoteket. Det er ikke nødvendigt, at
angive adresse m.m.
Opgave 2: Angiv provisionsopsætning for Søren
Vores medarbejder Søren skal nu til at have provision udover hans faste løn. Han skal have provision,
når han sælger Borde og Sofaer uanset hvem han sælger dem til.
Søren skal have 10 % i provision, når han sælger Borde og 5 % når han sælger Sofaer. Provisionen
beregnes med udgangspunkt i omsætning og der skal ikke søges videre i andre kombinationer.
4
Opret provisionsopsætning til Søren i Medarbejderkartoteket.
4
For at der overhovedet bliver beregnet nogen form for provision, skal Provision-feltet, på de
relevante varer markeres.
Kontrollér at der er kryds i Provisions-feltet i lagerkartoteket på de relevante varer, hvis ikke der
er kryds, sættes der et.
4
Tilknyt Søren som sælger på kunden Claus Hansen i Debitorkartoteket.
Opgave 3: Bogfør faktura
4
Opret en ordre og fakturer 2 glasborde og 1 sovesofa til kunden Claus Hansen.
Opgave 4: Beregn og udskriv provision
4
Beregn nu provisionen for Søren.
4
Udskriv provisionsberegningen for Søren.
184
31. Appendix - Afgiftshåndtering
Formål
Formålet med denne lektion er at beskrive hvorledes man kan opsætte og bruge afgiftskartoteket i
C5.
Emner
Efter denne lektion skal kursisten kende til:
4
Oprettelse af afgiftsgrupper og -koder
4
Tilknytning af afgifter til varer og debitorer
Sammenhæng mellem ordrer og afgiftslinjer
Afgifter er tilknyttet indkøbs- og salgsordrer via afgiftskoder på linjerne.
Sammenhæng mellem ordre og afgiftslinjer
Ordrelinjer
afgiftslinjer
Ordre
Ordrelinjer
Afgiftslinjer
Ordrelinjer
Skal vi se lidt mere praktisk på det, er her et eksempel på en ordrelinje med tilknyttede afgiftslinjer.
Eksempel på afgifter
Ordrelinje:
30 stk.
½liters
appelsin
sodavand
Afgiftslinje:
½liters plastflaske
Afgiftslinje:
½ liter sodavand
Hvordan bliver afgiften beregnet?
Afgiften beregnes ud fra en afgiftskode på ordre- eller indkøbslinjen. Koden bestemmer, hvor stor
afgiften er og hvor den skal bogføres. Afgiftskoder er beskrevet senere i lektionen.
Hvornår bliver afgiften beregnet?
Du kan vælge om afgiften skal beregnes ved følgeseddel- eller fakturaopdatering.
185
Hvem skal afholde afgiften?
Du kan vælge, om det er firmaet selv, der skal afholde afgiften eller om afgiften skal betales af
kunderne. Hvis det er firmaet, skal der udfyldes kontonummer i Modkonto-feltet under afgiftsgrupper
eller afgiftskoder. Er det derimod kunderne der skal betale afgifterne, må der ikke være indtastet
kontonummer i Modkonto-feltet. Afgiften vil i dette tilfælde komme med ud på standardfakturaer og
lægges til totalbeløbet. Afgiftsbeløbet bliver lagt til samlekontoen for debitorer.
Afgiftsgrupper og -koder
Med indførelsen af emballageafgiften, er behovet for at kunne koble flere afgiftskoder på samme vare
vokset betydeligt.
Eksempelvis hvis man sælger en sodavand, vil der som i eksemplet ofte være afgift både på indholdet
og på emballagen.
C5 håndterer dette ved hjælp af afgiftskoder, således at flere afgiftskoder kan kobles på det enkelte
varenummer.
Inden du kan begynde at registrere afgifter i C5, skal du først oprette Afgiftsgrupper og Afgiftskoder.
Disse afgiftsgrupper og -koder vil som oftest være bestemt af oplysninger fra Told og Skat omkring
afgiftssatserne på forskellige produkter. Det kræver dog anskaffelse af licenskoden til
Afgiftskartoteket, for at kunne benytte afgiftshåndtering i C5.
Afgiftsgrupper
En afgiftsgruppe er en samling af afgiftskoder, der alle henviser til en bestemt type afgift.
Afgiftsgrupper oprettes og vedligeholdes via Lager/Tilpasning/Afgifter/ Afgiftsgrupper.
Eksempler på afgiftsgrupper kan være:
4
Emballage
4
Tobak
4
Vin og Spiritus
4
Læskedrikke.
Afgiftsgrupperne bestemmer, hvordan afgiftsposteringerne skal udregnes, Grundlag, hvilke konti de
skal bogføres på, samt hvornår afgiften skal beregnes; på leverings- eller faktureringstidspunktet.
Grundlag
Udregningen af afgiftsposteringen kan ske på baggrund af eksempelvis pris, vægt eller stykantal.
Eksempelvis vil afgift på læskedrik, skulle beregnes ud fra, hvor meget der sælges, beløb/stk. Hvor
stk. i det her tilfælde bare er liter eller centiliter.
Bogføring
Hvis man ser på afgifter i forhold til moms, så fungerer momsen på den måde, at vores firma
opkræver moms fra kunden og afregner med Told og Skat.
Omkostningerne ved afgifter skal vi, som standard, selv afholde. Det vil sige, der skal oprettes en
konto for skyldige afgifter og denne angives i Konto-feltet.
I Modkonto-feltet angives selve omkostningskontoen.
Disse konti kan angives for hver afgiftsgruppe. Endvidere kan man, for enkelte afgiftskoder, angive
specielle bogføringskonti.
186
Kombinere afgifter
For hver afgiftsgruppe kan man markere, hvorvidt en vare må tilknyttes flere afgiftskoder fra samme
gruppe.
Det vil sige, at man kan sikre sig, at man ikke ved en fejl kommer til at tilknytte flere emballageafgifter
til samme vare. Det kræver blot, at alle emballage-afgiftskoder tilhører samme afgiftsgruppe. Og at
Kombinere-feltet er markeret.
Afgiftskoder
Til hver enkelt afgiftsgruppe er der tilknyttet en eller flere koder. Under koderne angives satsen til
beregning, samt om afgiften skal beregnes ved køb, salg eller både køb og salg.
Endvidere kan der, under afgiftskoder, angives kontonumre til bogføring af afgiften, hvis disse konti
afviger fra kontoopsætningen på den pågældende afgiftsgruppe.
Sats
Under afgiftskoderne angives den sats, der skal benyttes ved beregning af posteringen.
Eksempelvis er afgiften på sodavand måske 5,00 pr liter. Under afgiftsgrupper er angivet at grundlaget
er Beløb/stk. Under afgiftskoderne angives så satsen: 5,00 samt en dato for, hvornår den sats træder i
kraft.
På den måde er der også mulighed for at følge udviklingen i satsen.
Afgiftslinjer
På den enkelte vare i lagerkartoteket, kan der tilknyttes afgiftslinjer. Disse afgiftslinjer bliver hentet
med over på ordrelinjen, når varenummeret indtastes.
En afgiftslinje består af en afgiftskode, samt et beregningsgrundlag.
Udregning af afgiften
Bestemmes af
varen
Sats
Grundlag
Bestemmes af
afgiftskoden
Satsen bestemmes af afgiftskoden, grundlaget bestemmes af varen på linjen. Hvis ikke der angives et
grundlag, anvendes varens nettovægt som grundlag fra lagerkartoteket.
Hvis satsen er angivet pr. kilo og varens nettovægt er i kilo, uden medregning af emballage, er det
helt i orden.
Hvis der derimod er tale om eksempelvis en 0,5 liter sodavand, vil varens nettovægt være både flaske
og indhold. Og da afgiften kun skal beregnes af indholdet, kan man så angive et Grundlag på 0,5.
187
Rapportering og bogføring
Du kan vælge om afgiftsposteringerne, skal med på en rapport og bogføres eller om de blot skal på
rapporten.
Undtagelser
Der er en tredje mulighed, nemlig Skip.
På en debitor/kreditor eller på en ordre/indkøbslinje kan du vælge, at en specifik afgift skal skippes,
hverken bogføres eller rapporteres.
Hvis en vare skal gennem flere led, producent, importør, grossist, detailforretning, skal der selvfølgelig
ikke beregnes afgift i alle led. Derfor kan det blive aktuelt, at skippe afgiftsberegningen i nogle
tilfælde.
Styk- og samlelister med afgifter
Reglen er, at afgiften altid beregnes af den vare, der sælges.
Samlelister
Er der tale om en samleliste, skal du således oprette afgiftslinjer på hver enkelt vare, der indgår i
samlelisten.
Styklister
På en stykliste skal du oprette afgiftslinjer på hovedstyklisten.
Det er altid det varenummer, der anvendes til beregning på fakturaen, som skal indeholde
afgiftslinjerne.
Afgiftsposteringer
Når en ordre- eller indkøbslinje bliver følgeseddel- eller fakturaopdateret, bliver eventuelle afgifter
beregnet og der dannes afgiftsposteringer.
Afgiftsposteringerne kan findes via Finans/Periodisk/Told og Skat/Afgiftsposter. Her har du
mulighed for at redigere i posterne.
Hvis en afgift er blevet rapporteret og bogført, kan du ændre det til skip, hvis det var en fejl eller
omvendt.
OBS! Det er ikke alle afgiftsposter, der kan ændres, hvis du f.eks. lægger moms til afgiften, kan
afgiftsposter ikke ændres. Læs mere i hjælpemanualen – F1.
188
Huskeliste: Afgiftshåndtering
Funktion
Fremgangsmåde
Opret afgiftsgrupper
Vælg Lager/Tilpasning/Afgifter/Afgiftsgrupper.
Opret
afgiftskoder
Tast
Angiv:
Gruppe
Navn
Grundlag
Tidspunkt
Kode for denne afgiftsgruppe.
Beskrivende tekst.
Hvordan beregnes afgiften.
Pålægges afgift ved faktura / følgeseddel.
Konto
Statuskonto for bogføring af posten.
Modkonto
Rap
Konto til modposten (Drift).
Skal afgiften med på afgiftsrapporten.
MomsBeregnes
Skal der beregnes moms af afgiften.
Kombineres
Kan afgifter i gruppen kombineres
ALT+H
ALT+H
MELLEMRUM
MELLEMRUM
MELLEMRUM
Opret flere grupper ved at flytte markøren til tom linje.
F2
Eller godkend Afgiftsgrupper ved at lukke dialogboksen.
F3
Vælg Lager/Tilpasning/Afgifter/Afgiftskoder.
Angiv
Afgift
Gruppe
Tekst
Myndighed
Konto
Modkonto
Salg/Køb
Unik betegnelse for denne kode.
Afgiftsgruppen som koden tilhører.
Beskrivende tekst.
Skats officielle kode.
Statuskonto for bogføring.
Konto til modposten (Drift). Konto og
Modkonto udfyldes kun, hvis de er forskellige fra
Afgiftsgruppens kontoangivelser.
Skal afgiften bruges ved køb eller salg.
Skift til nederste blok i vinduet
ALT+H
ALT+H
SHIFT+F8
Angiv:
Dato
Sats
Starttidspunkt for denne sats.
Satsen i kr. ud fra gruppens grundlag.
f.eks.: DKK/stk. eller DKK/kg
I den første linje i blokken, kan der ikke angives dato. I
efterfølgende linjer angives begyndelsesdato og sats.
Skift til øverste blok for at oprette nye afgiftskoder.
SHIFT+F8
Opret nye koder ved at flytte markøren til tom linje.
F2
Eller godkend Afgiftsgrupper ved at lukke dialogboksen.
F3
189
Tilknyt
afgiftskoder til
varer
Find den pågældende vare i Lagerkartoteket.
Vælg Afgifter/Afgiftslinjer.
Angiv:
Afgift
Grundlag
Behandling
E
Afgiften der skal tillægges varen.
Grundlaget for beregning. Hvis feltet er tomt,
bruges grundlaget fra afgiftsgruppen.
Afgiften rapporteres og kan bogføres. Det er ikke
relevant at vælge skip i lagerkartoteket.
Afgiften kan frakobles ved eksport eller import.
Tilføj linjer med flere afgiftskoder, om nødvendigt.
Godkend afgiftslinjerne.
Skip afgiftskode
for specifik
debitor
Skip afgiftskode
for
ordre/indkøbslinje
Se afgiftsposter
ALT+F og A
ALT+H
ALT+H
MELLEMRUM
F3
Find den pågældende kunde i Debitorkartoteket
Vælg Afgifter/Afgiftslinjer.
ALT+Æ og F
Vælg den afgiftskode, der skal skippes og sæt Behandlingfeltet til Skip.
ALT+H
Opret indkøb/ordre.
F2
Skift til indkøbs-/ordrelinjer og opret linjen med den
afgiftsbehæftede vare.
ALT+F1
Vælg Afgiftslinjer.
ALT+J
Vælg den afgiftskode, der skal behandles anderledes og ændr
Behandling-feltet.
ALT+H
Godkend.
F3
Vælg Finans/Periodisk/Skat og DST/Afgiftsposter
190
Opgaver: Afgiftshåndtering
I det følgende skal du prøve de forskellige funktioner omkring håndtering af afgifter.
Opgave 1: Opret konti til bogføring af afgiftsposter
4
Opret følgende finanskonti til bogføring af finansposter ved afgiftshåndtering i kontoplanen:
Konto
Kontonavn
Type
2491
Emballageafgift
Drift
2493
Andre afgifter
Drift
Opgave 2: Oprettelse af afgiftsgrupper og koder
4
Kontroller at følgende afgiftsgrupper er oprettet (Hvis ikke, skal du naturligvis oprette dem):
Gruppe Navn
Grundlag
Tids-
Konto Mod-
Rap
Moms
Komb.
Faktura 22150
Ja
Nej
Nej
Faktura 22140 2492
Ja
Nej
Nej
punkt
Emb
Emballageafgift Beløb/stk.
Væske Giftige væsker
4
4
Nettovægt
konto
Opret følgende afgiftskoder:
Afgift
Gruppe
Tekst
Myndighedskode
SalgKøb
plast_lil
Emb
Lille plastdåse
001
Salg
plast_stor
Emb
Stor plastdåse
002
Salg
gift_impr
Væske
Imprægnerings-væske
003
Salg
Afgiftssatserne er følgende:
Afgift
Fra dato
Sats
plast_lil
01.mm.åå
kr. 1,25
plast_stor
01.mm.åå
kr. 1,75
gift_impr
01.mm.åå
kr. 120,00
191
Opgave 3: Kobling af afgiftskoder til varer
4
Opret følgende varer i Lagerkartoteket og tilknyt de angivne afgiftskoder.
4
Afgifterne skal både rapporteres og bogføres.
Varenr. Varenavn
70- 10
70- 20
Varetype
Gruppe
Salgspris
Specialolie – Vare
0,5 liter
Diverse
100,(for alle
prisgr.)
Specialolie – Vare
1,0 liter
Diverse
200,(for alle
prisgr.)
Vægt Afgiftskoder
0,6
1,2
Grundlag
Plast_lil
0
gift_impr
0,5
Plast_stor
0
gift_impr
1
OBS! Sæt kryds i Negativ-feltet for begge varenumre på Opsætning-fanen.
Opgave 4: Fakturering med afgifter
4
Fakturér følgende til Fyns Bolighus:
10 stk. af varenummer 70-10
10 stk. af varenummer 70-20
Opgave 5: Afvigelser fra almindelig afgiftshåndtering
Speciel håndtering for debitor/kreditor.
4
Debitoren Kontor & Møbel skal ikke belastes med afgiften gift_impr. Sæt denne afgiftskode til
skip for kunden.
4
Lav eventuelt en ordre for at kontrollere om afgiften vitterligt skippes.
4
Fakturér 5 stk. af varenummer 70-10 til kunden Fyns Bolighus, men rediger afgiftslinjerne, så
afgiften gift_impr kun afrapporteres, men ikke bogføres.
Opgave 6: Afgiftsrapport
4
Udskriv en afgiftsrapport.
4
Rapporten skal indeholde alle emballageafgifter i indeværende måned.
192
32. Appendix – Genvejstaster
Formål
Formålet med denne lektion er at give deltagerne en oversigt over forskellige genvejstaster og
værktøjsknapper i C5, samt beskrive hvortil disse anvendes.
Emner
I lektionen beskrives knapperne på værktøjslinjen samt de oftest anvendte genvejstaster i C5.
Værktøjslinjen
I nedenstående liste ses de oftest anvendte genvejstaster til Windows versionen af C5.
Vil du ikke bruge genvejstaster til de mange funktioner i C5, er der naturligvis også mulighed for, at
benytte musen og klikke på de forskellige knapper i værktøjslinjen. Se hvilke knapper der svarer til
hvilke genvejstaster i listen nedenfor.
Generelle genvejstaster
Tast
Beskrivelse
Knap
F1
Åbn den interne hjælp
ALT+H
Åbn hjælpeliste og se valgmuligheder i et felt
MELLEMRUMSTASTEN
Afmærk ja/nej felter
ALT+N
Åbn notatfelter
CTRL+ALT+F6
Redigér det aktuelle skærmbillede
CTRL+F9
Slet egne rettelser i det aktuelle skærmbillede
SHIFT+F5
Kopier
ALT+I
Indsæt
ALT+F4
Afslut C5
ALT+W
Start Wizards
CTRL+T
Systemdato og tid
D
Indsætter dagsdato i dato-felter
ALT+C
Kopiér informationer fra feltet ovenfor – f.eks. i kassekladder
CTRL+ J
Overfør data til Excel
Vælg mellem valgmuligheder (kun i felter med knappen
højre side)
i
193
Navigation i C5
Tast
Beskrivelse
Knap
CTRL+TAB
Næste faneblad (modul)
CTRL+SHIFT+TAB
Forrige faneblad (modul)
ALT+F8
Næste faneblad (kartoteker)
ALT+F7
Forrige faneblad (kartoteker)
F8
Næste post eller linje
F7
Forrige post eller linje
PgUp (page up)
Næste sides poster/linjer
PgDn (page down)
Forrige sides poster/linjer
CTRL+F8
Sidste post eller linje
CTRL+F7
Første post eller linje
SHIFT+F8
Hop til næste blok på skærmbilledet
SHIFT+F7
Hop til forrige blok på skærmbilledet
ENTER og TAB
Næste felt
SHIFT+TAB
Forrige felt
PIL venstre og højre
Åbn/luk menupunkter i hovedmenuen vist som træstruktur
CTRL+ALT+F4
Hop til hovedkartotek
CTRL+F10
Skift til hovedmenuen ved flere åbne vinduer samtidig
Vedligeholdelse af stamdata
Tast
Beskrivelse
Knap
F2
Opret ny post, linje eller afgrænsning
SHIFT+F2
Opret en ny post som kopi af den valgte
ALT+F9
Slet post, linje eller afgrænsning
F3
Godkend og luk aktuelt skærmbillede
CTRL+F2
Opdatér post eller linje
ALT+D eller DELETE
Slet indholdet i et felt
BACKSPACE
Slet tegn til venstre i et felt
ALT+U
Fortryd ændring i felt (genskab feltindhold)
ALT+Q
Fortryd sidste handling og luk skærmbillede
ALT+C
Kopier feltindholdet fra samme felt på forrige linje
194
Søgning og filtrering af poster
Tast
Beskrivelse
Knap
F4
Find post
SHIFT+F4
Filtrer poster
SHIFT+ALT+F4
Find faktura i Debitor- og Kreditorkartotekerne
ALT+F5
Fritekstsøgning i kartoteker
F2
Indsæt afgrænsningsfelt
ALT+F9
Slet afgrænsningsfelt
ALT+L
Læg afgrænsningsfelter sammen (ét afgrænsningsfelt i stedet
for et fra og et til afgrænsningsfelt)
Øvrige genvejstaster
Tast
Beskrivelse
Knap
F5
Markér post if. åbenpostredigering (udligning) af poster
CTRL+L
Lommeregner
CTRL+Q
Vis billede
CTRL+W
Sæt præsentationsvaluta
CTRL+U
Udskrifter - spoolfil
CTRL+N
Åbn dokumentoversigten på f.eks. en valgt debitor
195
NB! Ud over de ovenfor listede genvejstaster findes der en liste over samtlige genvejstaster under
Opsætning/Taster og værktøjslinje:
I kolonnen Knap på værktøjsbjælken kan man vælge/fravælge hvilke knapper der skal vises på
værktøjslinjen.
196

Vandbrønd - HF Fortbo

Transcription

Similar documents

Systemadministrator - Microsoft Dynamics AX

Markedsvilkår skærper kravene til ERP

PDF

M Networks A/S er i udvikling og søger derfor en

ReviSky datablad

고급 문장 번역: 비지니스 | 주문 (한국어

Microsofts dataark om Netjul

Brugervejledning Automatiseret salgsbilag NS 7.0