Käyttöohje asiakkaallemme

YRITYKSEN SÄHKÖINEN TUNTILAPPU-­‐ JA TOIMEKSIANTOJÄRJESTELMÄ Canvas.fi osoitteessa on yrityksen että työntekijän helppo päästä kuittaamaan vuoroja ja tuntilistoja. Yrityksillä on myös mahdollisuus päästä tekemään toimeksianto netin kautta ja kätevästi Canvasin kotisivuilta. Jokaisella yrityksellä on oma käyttäjätunnus. Yritykselle tehdään tarvittaessa useampia tunnuksia, jossa vastaavan oma tai toimipisteen puhelinnumero aktivoidaan tunnukseksi. Etusivulta näet myös tilakoodit ja selkeästi valikot kunkin toimenpiteen mukaan. KÄYTTÖÖNOTTO 1.
Kirjaudu tunnuksilla sisään 2.
Tutkaile asetuksista läpi perustiedot, laskutustiedot, vuorojen oletusarvot sekä lopuksi vaihda salasana. 3.
Lisää tarvittaessa kustannuspaikkoja kustannuspaikat linkistä. Kirjaa tunnus, nimi ja lopuksi klikkaa painiketta ”lisää kustannuspaikka”. CANVAS EXTRANET CANVAS.FI UUSI TOIMEKSIANTO Yrityksen vastaava tekee Canvasin kotisivuilla sähköisen tuntilappukuittauksen. Soittamisen sijaan hän voi tehdä myös toimeksiannon netissä. Käyttäjätunnuksena toimii yrityksen vastaavan puhelinnumero. Heti aloitussivulta löytyy alla oleva pohja, josta asiakas voi lähettää vuorotilauksen Canvasille. 1. ja 2. Rajaa työvuoron aikahaitari; alku ja päättymispäivämäärä 3. Työvuoron aloitus kellonaika, yhteenlaskettu työaika tunteina ja lounasaika 4. ”Täpit” viikonpäiville joille työvuoro sijoittuu 5. Valitse tarvittaessa työntekijä vuoroon. Jos vuoroon tahdotaan jokin tietty työntekijä, merkitään se palluralla kohtaan 5 ja 8 voi valita nimen listalta. 6. Nimi/ kuvaus kohtaan kirjataan työtehtävän nimike 7. Kirjoita lisätietoihin tarkempia tietoja työtehtävästä. Mitä tarkempi kuvaus, sitä suuremmalla todennäköisyydellä löydät tarvitsemasi työntekijän. 8. Jos valinta kohdistuu vain ja yhteen henkilöön, valitse nimi tiputusvalikosta. 9. Klikkaa lopuksi ”lisää toimeksianto” VAHVISTA TOIMEKSIANTO 1. Järjestelmä ohjaa sinut automaattisesti toimeksiannon vahvistukseen. Tarkista toimeksiannon sisältö ja hyväksy painamalla ”vahvista toimeksianto” 2. Lisää tarvittaessa toimeksiantoon vuoroja vihreästä plussa symbolista: -­‐ aseta pienestä kalenterikuvakkeesta aloitus ja päättymispäivämäärä. -­‐ hyväksy uusi työvuoro klikkaamalla lisää-­‐painiketta. Tehdyt toimeksiannot pääset tarkistamaan: -­‐
Toimeksiannot -­‐
Ylläpito, klikkaa sinistä kansiota -­‐
” Vahvista toimeksiannot”. Vuoron tila muuttuu harmaasta keltaiseksi. Canvasin vahvistuksen jälkeen tila muuttuu siniseksi. Tilanteesta riippuen työntekijä itse, tai Canvas pääsee nyt kuittaamaan vuorot: Punainen pallura ilmoittaa että työntekijä on hylännyt työtarjouksen & vihreä taas että työntekijä kuitannut & työntekijä nimetty. Seuraava vaihe on työvuorojen tekemisen jälkeen tuntilappujen kuittaus. CANVAS.FI TUNTILAPUT Työntekijä on täyttänyt tuntilapun: vuoron kohdalle on ilmestynyt keltainen v-­‐merkki. 1.
Tuntilistat 2.
Valitse kunkin työntekijän mukaan ylläpidon sininen kansio ”avaa” 3. a) Ylläpito: Muokkaa vuoroa (paperin & kynän kuva) -­‐ Tee tarvittavat muutokset -­‐ Muuta työvuoron tietoja b) Voit myös hyväksyä kaikki kerralla: -­‐ Valitse ”vahvista tuntilista” Tila muuttuu vihreäksi ruksiksi -­‐ tilaaja hyväksynyt Seuraavaksi Canvas saa tiedon ja kuittaa tilitoimistoon, jolloin tila muuttuu lukon kuvaksi. Poikkeukset: -­‐ Jos tuntilista on aiheeton valitse ylläpidon punainen ruksi: poista -­‐ Lisää samanlainen vuoro tuntilistaan vuoron kohdalta: Kopio * Haluatko varmasti kopioida tämän työvuoron? * OK Tuntilistat ovat nyt valmiita ja lukittu tilitoimistoa varten. Viimeinen vaihe symboliaikajanassa on laskutus: Työntekijän palkka on maksettu ja tilitoimisto on laskuttanut, symboli muuttuu lukon kuvaksi. Jos kysymyksiä Canvas Extranetin käytössä esiintyy, niin pyydän ottamaan yhteyttä Canvasiin pikimmiten: HR-­‐Koordinaattori Tiina Syrjänen, GSM: 0440 265 355