Tapahtumajärjestäjän opas Lahden kaupunginkirjasto

Tapahtumajärjestäjän opas
Lahden kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto
kevät 2012
(päivitetty syyskuu 2012)
1. Suunnittele ajoissa 3
1.1. Vastuunjako ............................................................................................................................................................. 3
1.2. Paikka ja aika .......................................................................................................................................................... 3
1.3. Tilat ja laitteet .......................................................................................................................................................... 3
2. Tiedotus 4
2.1. Maksuttomat ............................................................................................................................................................................................................ 4
2.2. Maksulliset ................................................................................................................................................................ 6
2.3. Sisäinen tiedotus ...................................................................................................................................................................................................... 6
2.4. Mainosten ja julisteiden ulkoasu ......................................................................................................................................................................... 7
3. Yhteydenpito esiintyjään ............................................................................................................................. 7
4. Tarjoilu, lahjat ja muu jaettava materiaali .......................................................................................................... 7
5. Opasta, vastaanota, kuuluta ja kiitä ............................................................................................................ 8
6. Muuta ........................................................................................................................................................................... 8
6.1. Lomakkeet ja sopimukset ..................................................................................................................................................................................... 8
6.2. Luvat ja pelastussuunnitelma ..................................................................................................................................... 9
6.3. Pääsyliput ............................................................................................................................................................... 10
6.4. Valokuvaaminen ..................................................................................................................................................... 10
2
1. Suunnittele ajoissa
Varaa suunnittelemiseen riittävästi aikaa – mitä suurempi tapahtuma, sitä enemmän. Jos tarvitset apua
muilta, ota yhteyttä ja sovi asiat hyvissä ajoin. Ota yhteys yhteistyökumppaneihin mielellään jo kuukausia
etukäteen. Sopiminen vie aikaa!
Mieti ainakin tapahtuman perusasiat, kuten:
- tapahtuman nimi ja aihe
- paikka ja aika
- mikä on kenenkin vastuualue (tehtävien jako, mahdolliset yhteistyökumppanit*)
- tapahtuman tavoitteet
- kenelle tehdään, miksi ja miten
- aikataulu
- budjetti
- tiedotus.
*) Yhteistyökumppanit voidaan jakaa esimerkiksi tapahtumatilan omistajaan, toisiin tapahtumajärjestäjiin,
alihankkijoihin (tarjoilut, valaistus, äänentoisto jne.), rahoittajiin ja sponsoreihin. Yhteistyösopimus kannattaa
aina tehdä kirjallisena.
Valmistaudu siihen, että suunnitelma elää järjestelyiden edetessä.
Ole siis joustava!
1.1. Vastuunjako
Sovi itsellesi varahenkilö(t), joka sairaus- ja muissa hätätapauksissa ottaa ohjat käsiinsä. Katso, että henkilö
tietää missä mennään, mitä on sovittu, hänellä on aikataulut, yhteystiedot ja muut tarvittavat tiedot. Älä
säilytä tärkeitä tietoja, kuten yhteystietoja ja sovittuja asioita sähköpostissasi niin, etteivät muut pääse niihin
käsiksi. Tulosta kaikki tärkeät asiat ja pidä ne selkeästi esillä. Käy kaikki tapahtumaan liittyvä läpi
varahenkilön kanssa, jos estyt saapumasta tapahtumaan.
1.2. Paikka ja aika
Tarkista vuosikellosta, ettei samana päivänä/lähiaikoina ole muita vastaavia/isoja tapahtumia. Tutki myös
kaupungin muita tapahtumia, mikäli mahdollista. Vältä järjestämästä samalle kohderyhmälle kilpailevia
tapahtumia. Huomioi myös erilaiset sesongit (pikkujoulu, lomat jne.).
1.3. Tilat ja laitteet
Tilan varaaminen
Mieti, mikä on sopivan kokoinen ja toimiva tila tapahtumallesi. Varaa tilat ajoissa ja merkitse varaus Lotus
Notesin tilavarauskalenteriin. Kalenterin lisätietoihin voit merkitä mm. mistä tapahtumasta on kyse, kuka
tilan on varannut jne. Muista perua varaus, jos tapahtuma siirtyy tai peruuntuu.
Muistilista:
- Vahtimestareille kannattaa kertoa tapahtumasta ensimmäisen kerran heti, kun varaat tilan.
- Marjaana Laurila kerää viikkolistan tilavarausten pohjalta. Tästä listasta vahtimestarit seuraavat tulevia
tapahtumia. Muista kuitenkin, että täydellinen ja ajantasainen lista löytyy tilavarausten kalenterin kautta.
- Jos sinulla on jotakin erityistoiveita tms., laita vahtimestareille sähköpostia yleisosoitteeseen
vahtimestarit.kirjasto@lahti.fi.
3
Jos varaat aulatilan (ilmoitustaulun edessä, ennen portteja), huomioi, ettei siihen ole kalenterivarausta. Eija
Eskola pitää kirjaa tilan varauksista.
Auditorioon mahtuu 157 (+ pyörätuolipaikat lavan eteen) ja kokoustilaan 12 henkilöä.
Paloturvallisuuden vuoksi tiloihin ei saa päästää yhtäkään ylimääräistä.
Auditorion varaukset hoidetaan Eija Eskolan kautta.
Laitteet ja kalusteet
Selvitä tilasta löytyvä tekniikka, mahdollisuus sijoitella rakenteita (lava, sermit yms.) jne. Jos tarvitset
kalusteita tai rakenteita, sovi ajoissa niiden tuomisesta ja poiskuljettamisesta vahtimestareiden kanssa.
Jos tarvitset tapahtumassasi tietokonetta, tykkiä, kaiuttimia tai muita laitteita, sovi niistä kirjaston
tietotekniikasta vastaavien henkilöiden kanssa. Jos tapahtuma on illalla, huomioi, ettei atk-tuki ole silloin
paikalla. Varmista siis laitteiden toimivuus myös itse. Auditorion avaukset (ovet, videotykki jne.) hoidetaan
vahtimestarien kanssa.
Mediataitoja senioreille –projektin valkokangasta, dataprojektoria ja kannettavaa tietokonetta voit
tiedustella lainaksi Anni Saarelta.
Esiintyjällä saattaa olla mukanaan myös omat laitteet. Pyydä esiintyjä paikalle hyvissä ajoin, jotta ehditte vielä
tarkistaa laitteiden toimivuuden. Voit myös ohjata esiintyjän kirjaston verkkosivuille, josta löytyy
yleiskuvaukset tiloista ja niiden tiedot varustelusta.
Tarkista että tilassa on tarvittavat kalusteet ja laitteet.
Toimivathan ne?
2. Tiedotus
Mieti missä tiedotat, miten ja milloin. Aloita tiedotus heti, kun tapahtuman perusasiat ovat selvillä. Etenkin
verkkoon voit laittaa tietoa heti kun mahdollista, yksityiskohtaisempaa infoa voit lisätä sitä mukaa kun asiat
etenevät. Muista kertoa tapahtumastasi myös kirjaston sisällä.
2.1. Maksuttomat
Tiedote
Lehdistötiedote menee paremmin läpi, jos se on lyhyt, ytimekäs eikä liian mainoshenkinen. Kopioi
tiedotteen teksti suoraan viestikenttään ja lisää vielä liitetiedostoksi. Ohjeet tiedotteen kirjoittamiseen
löydät kirjaston intrasta -> viestintä -> Näin teet tiedotteen.
Pyydä joku toinen oikolukemaan tiedotteesi. Markkinointi- ja viestintätiimissä on sovittu, että Anni Saari,
Oili Tarabya ja Saara Leinikka oikolukevat tarvittaessa. Toki voit pyytää apua muiltakin.
Lähetä valmis tiedote Eija Eskolalle, joka lähettää sen eteenpäin ja seuraa kirjaston tiedotusta.
4
Paikallismedioiden jakelulista Lotus Notesissa on V_media1, jota pääasiassa käytetään. Valtakunnallisesti
tiedotettavat asiat lähetetään listalle V_media2.
Pääsylipullisissa tapahtumissa voit lähettää toimittajille kutsun saapua tapahtumaan (ja tehdä siitä juttu).
Usein liput menevät nopeasti, joten lehdistötiedotteen lähettämistä kannattaa miettiä. Lehdet julkaisevat
tiedotteen eri aikaan ja siinä vaiheessa kun joku vasta lukee tiedotteen lehdestä, saattaa olla, että liput ovat
jo loppuneet.
Ilmoitustaulut ja julisteet
Kirjaston omille ilmoitustauluille (kahvilan luona ”porttien” vieressä, yläkerrassa, osastoilla ja ulkoseinässä)
kannattaa ehdottomasti viedä tapahtumajuliste. Irtoseinäkkeitä voit kysyä vahtimestareilta. Kirjaston
ulkoseinässä olevaa ilmoitustaulua hoitavat vahtimestarit. Olavi Tamminen (ja Pia Palm ja Terttu Sipilä)
hoitaa palautusautomaatin vieressä olevaa info- screeniä.
Lähikirjastoihin voit lähettää A4-kokoisia julisteita pdf -muodossa tulostettavaksi, suuremmat on tulostettava
pääkirjastossa valmiiksi.
Opiskelijoita kiinnostavissa tapahtumissa voit hyödyntää oppilaitosten ilmoitustauluja. Kouluille voit lähettää
julisteita Koulutuspalvelukeskuksen kautta, viitteeksi Helena Sarelli ja tieto mille kouluille (alakoulut,
yläkoulut, kaikki?) jakelu on tarkoitettu.
Älä unohda lähikirjastoja
Lastuja -lehti
Jos haluat tapahtumastasi mainoksen tai pienen ennakkojutun Lastuja -lehteen, ota yhteys markkinointi- ja
viestintätiimiin. Huomioi kuitenkin, että lehti ilmestyy vain kahdesti vuodessa.
Sosiaalinen media
Kirjaston Facebook -sivulle pääset osoitteesta www.facebook.com -> Lahden kaupunginkirjastomaakuntakirjasto. Tunnukset löydät z – asemalta: yhteiskäyttö - pääkirjasto - verkkopalvelut koulutusaineistot – fbpaivittajaohjeet12.pdf
Kirjasto löytyy Twitteristä osoitteesta http://twitter.com/#!/lahtikirjasto. Lisätessäsi kirjaston Facebooksivun seinälle tietoa, päivittyy se automaattisesti myös Twitteriin. Twitterissä toimivat samat tunnukset kuin
Facebookissa.
Jos haluat ehdottaa tapahtumaasi nostettavaksi Lahden kaupungin Facebook-sivulle, ota yhteyttä
viestinta@lahti.fi.
Kirjaston ja Lahden kaupungin verkkosivut
Kirjaston omia verkkosivuja päivittää Olavi Tamminen. Olavin ollessa poissa Terttu Sipilä ja Pia Palm
auttavat. Kaupungin internetsivuja (www.lahti.fi) päivittävät Eija Eskola, Olavi Tamminen, Marjaana Laurila,
Saara Leinikka ja Terttu Sipilä.
Menokatu.fi
Menokatu on Päijät-Hämeen oma tapahtumakalenteri internetissä. Esimerkiksi Etelä-Suomen Sanomat ja
Itä-Häme poimivat sieltä tapahtumia lehteen. Menokatuun voit lisätä tapahtuman ilman tunnuksia. Huomioi
kuitenkin, että tällöin tapahtumaa ei voi muokata jälkeenpäin, toisin kuin rekisteröityneenä.
Kirjastot.fi
5
Jos tapahtuma on iso, harkitse sen laittamista myös http://www.kirjastot.fi/fi-FI/ammattikalenteri/uutisia/ ->
Jätä ilmoitus ja/tai Ilmoitusten jättöohje (oranssilla pohjalla).
Muita tapoja
Jos tapahtumasi on erityisen mielenkiintoinen esimerkiksi ohjelman tai aiheen vuoksi, voit ottaa yhteyttä
suoraan toimittajaan, ja pyytää häntä tekemään tapahtumastasi jutun. Valmistaudu kertomaan tapahtumastasi
toimittajalle mielenkiintoisesti.
Lahden ammattikorkeakoulun ja koulutuskeskus Salpauksen opiskelijoille suunnattuja tapahtumia varten voit
pyytää tietopalvelusihteeri Anita Vartiaista, anita.vartiainen(a)phkk.fi, levittämään tietoa eteenpäin.
Senioreita kiinnostavista tapahtumista kannattaa viedä juliste Palvelusantraan (Hämeenkatu 26 A,
palveluneuvonta(at)palvelusantra.fi). Heitä voit myös pyytää tulostamaan julisteen itse tai lähettää valmiiksi
tulostettuna.
2.2. Maksulliset
Lehtimainos
Mieti mainoksen sisältö:
- tiivistä mutta informatiivista, käytetäänkö kuvia?
- selvitä ilmoituksen koko
- minkä päivän lehteen ilmoituksen haluat.
Pyydä Eija Eskolaa varaamaan ilmoitustila ajoissa ja sovi, toimitetaanko mainos valmiina vai tekeekö lehti sen.
Voit myös toivoa mille sivuille mainoksen haluat (esim. Yleisötilaisuuksia). Lehti lähettää vedoksen, jonka
hyväksyt kuittaamalla viestin. Jos ilmoituksessa on virheellisiä tietoja tms. muutettavaa, saat vedoksen
yhteydessä toimintaohjeet.
Mainostilaa muualta
Mainostilaa voi ostaa myös esimerkiksi radiosta, verkosta (esim. Etelä-Suomen Sanomien ja Radio Voiman
verkkosivut), katumainoksista, kauppakeskusten valotauluista ja Lanun aukion mediakulmasta, jossa on Radio
Voiman toimitus. Huomioi kuitenkin, että mainoksen toteutus ei välttämättä sisälly hintaan. Citytauluja
sivistystoimialan yksiköt saavat käyttöönsä maksutta, mutta suunnittelutyön jokainen yksikkö kustantaa itse.
Yksiköt sopivat taulujen käytöstä keskenään. Jos taulut varaa, niitä on myös käytettävä..
2.3. Sisäinen tiedotus
Viikkotiedote
Viikkotiedotteeseen menevä aineisto on toimitettava Marjaana Laurilalle perjantaihin puoleen päivään
mennessä. Viikkotiedote ilmestyy tavallisesti perjantaisin ja se jaetaan kirjaston työntekijöille paperisena.
Tiedotteet löydät myös kirjaston intranet -sivulta, ajankohtaista -> viikkotiedote.
Intranet
Intranet on tarkoitettu kaupungin henkilöstön tiedotuskanavaksi. Sitä päivittävät Marjaana Laurila, Terttu
Sipilä, Eija Eskola, Olavi Tamminen ja Saara Leinikka.
Sähköposti
Kirjastolla on käytössään kaksi henkilökunnalle tarkoitettua sähköpostilistaa. Kaikki eivät välttämättä lue
sähköpostiaan päivittäin, joten sama asia kannattaa laittaa myös Viikkotiedotteeseen.
Viesti kaikille kirjaston työntekijöille: O_Lahti_Kirjasto
Viesti osastovastaaville ja Marja Malmiselle: O_Lahti_Kirjasto_Osastovast
6
Kokoukset
Muista kertoa tapahtumastasi myös kokouksissa ja muissa tapaamisissa.
Pidä kaikki järjestäjät, tapahtuman aikana työvuorossa olevat,
vahtimestarit jne. ajan tasalla siitä, missä mennään.
2.4. Mainosten ja julisteiden ulkoasu
Mainoksissa ja julisteissa pohjana käytetään kirjaston visuaalista ilmettä ja fonttia Gill Sans. Sini-oranssi pohja
on toimitettu Etelä-Suomen Sanomille ja Uuteen Lahteen valmiiksi. Jos tapahtuma on seudullinen, käytetään
harmaa-sinistä LASTU -pohjaa. Tarkemmat tiedot visuaalisesta ilmeestä löydät intrasta, viestintä -> graafinen
ohjeisto. Kirjaston lehtimainokset ovat yleensä leveydeltään kaksi palstaa ja korkeus tarpeen mukaan.
Oikolueta muilla – pyydä apua, jos tarvitset.
Mieti sisältö huolellisesti.
3. Yhteydenpito esiintyjään
Selvitä mitä laitteita, ohjelmia ja tiloja esiintyjä tarvitsee. Pyydä häntä käymään tilassa ennakkoon katsomassa
paikkoja tai ohjaa tarkistamaan tilan tiedot kirjaston sivuilta.
Kerro mistä löytyvät lähimmät parkkipaikat ja selvitä tarvitseeko esiintyjä parkkilippua. Parkkilipun saa
vahtimestarilta. Anna tarvittaessa ajo-ohjeet kirjastoon. Kysy tarvitseeko osallistujille jakaa esimerkiksi
käsiohjelma tai oheismateriaalia, joka sinun tulee hoitaa ennakkoon.
Ota esiintyjän yhteystiedot ylös ja sovi, mihin menet esiintyjää vastaan. Kerro, mistä löytyvät wc:t, mihin voi
jättää tavarat yms. Käy tarvittaessa läpi lyhyesti myös ohjelma.
Tapahtuman jälkeen, muista kiittää ja kysy tulevista yhteistyökuvioista. Uusia yhteistyökuvioita on helpompi
rakentaa, kun on tavattu kasvotusten.
Älä jätä esiintyjää yksin, ole seurana myös tauolla.
4. Tarjoilu, lahjat ja muu jaettava materiaali
Muista talon liikelahjat palkitessasi esiintyjiä tai muita ulkopuolisia tapahtumiin osallistujia. Liikelahjoja
säilytetään Eija Eskolan huoneessa.
Mikäli esiintyjälle ei makseta palkkiota, on korrektia tarjota hänelle kahvit, samoin kuin vieraille (oman
harkinnan mukaan). Mikäli haluat tarjota kahvit isolle porukalle, kysy lupa etukäteen työnantajalta. Lupa pitää
kysyä myös esiintyjän lounaisiin.
7
Ilmoita Vihtoriin ennakkoon, jos jotta he osaavat varautua ylimääräisiin asiakkaisiin, jos kyse on isosta
porukasta. Ilmoita kahvilaan myös taukojen ajat ja selvitä Vihtorin aukioloajat. Voit myös kerätä lounastajien
nimet ylös ja toimittaa lista kirjaston hallintopalveluihin (ei ole pakollista). Näin helpotat laskutukseen yms.
liittyvien asioiden hoitamista.
Jos kirjasto ei tarjoa lounasta osallistujille, kannattaa heille tulostaa lista keskustan ravintolapaikoista. Löydät
ravintolat karttaan merkittyinä Z:lta, yhteiskäyttö -> pääkirjasto -> Sekalaista. Myös Lahden karttoja ja
mahdollisesti esimerkiksi kirjaston esitteitä on hyvä varata. Niitä voit noutaa esimerkiksi Lahti Travelista,
Rautatienkatu 22. Joitakin esitteitä ja karttoja löytyy myös kaupungin verkkosivuilta.
5. Opasta, vastaanota, kuuluta ja kiitä
Vastaanottaminen
Ota esiintyjä(t) vastaan. Esittäydy ja ohjaa paikkaan, johon he voivat jättää tavarat ja halutessaan siistiytyä.
Etenkin jos esiintyjä tulee kaukaa, on kohteliasta tarjota kahvit/lounas.
Tilanteen mukaan myös vieraita on hyvä olla vastassa. Huomioi, että vieraat tulevat eri aikaan; toiset hyvissä
ajoin, toiset myöhässä. Osa saapuu pääovista, toiset sivuovista. Jos et pysty vastaanottamaan kaikkia itse,
pyydä apua.
Kuulutukset
Sovi kuulutuksista joko vuorossa olevan työntekijän kanssa tai hoida ne itse. Jos et kuuluta itse, toimita asiaa
hoitavalle paperilla kuulutuksen sisältö (mielellään sanasta sanaan) ja ajankohdat, jolloin toivot kuulutettavan.
Mieti ajoissa kuulutusten sisältö, älä kuuluttele liikaa. Ilmoita ainakin kun tapahtuma on alkamaisillaan, jotta
kaikki ehtivät siirtyä tapahtumapaikalle. Kuulutukset voit tehdä joko palautusautomaattihuoneesta tai
vahtimestarien kopista.
Tapahtuman avaaminen ja päättäminen
Mieti etukäteen, miten avaat ja päätät tapahtuman. Tapahtuman avaamiseksi riittää muutama lause, joissa
toivotat kaikki kirjaston puolesta tervetulleiksi, esittelet esiintyjän ja kerrot tarpeen mukaan esimerkiksi
tapahtuman aikataulusta jne. Tapahtuman päätyttyä kiitä ihmisiä yhteisesti, ohjaa heidät ulos ja katso, että
paikat jäävät siistiin kuntoon, valot sammuksiin, ovet lukkoon yms.
Kiitä ja pyydä palautetta
Muista kiittää tilaisuuden luonteesta riippuen ainakin yhteistyökumppaneita ja esiintyjiä esimerkiksi
henkilökohtaisella sähköpostiviestillä muutaman viikon sisällä tapahtumasta. Voit myös kutsua heidät
tapaamiseen, jossa käydään läpi tapahtuman onnistumista ja kerätään kehitysehdotuksia. Palautetta voi
kerätä myös esimerkiksi sähköisellä lomakkeella.
6. Muuta
6.1. Lomakkeet ja sopimukset
Verokortti
Jos esiintyjä tulee yrityksensä tai ohjelmatoimiston kautta, riittää, että hän tekee vierailustaan laskun ja
lähettää sen kirjaston laskutusosoitteeseen:
8
Lahden kaupunki Sivistystoimiala
Kirjasto- ja tietopalvelut
PL 9605, 01051 LASKUT
Sähköisen verkkolaskun osoite on 00370149669300560.
Yksityishenkilöt/ freelancerit käyttävät vierailuissaan yleensä sivutuloverokorttia. Siitä riittää kopio, jonka
lisäksi on täytettävä esiintyjälomake, jonka saat Jaana Oksaselta. Päätyöverokortista on toimitettava
alkuperäinen versio. Esiintyjälomake ja verokortti/ kopio toimitetaan Jaana Oksaselle tapahtuman jälkeen.
Esiintyjälomake
Pyydä esiintyjää täyttämään esiintyjälomake (jos kyse on yksityishenkilöstä), mielellään etukäteen.
Lomakkeen saat Jaana Oksaselta. Sopimukseen on täytettävä henkilötiedot, tehtävä (kuvaus tapahtuman
luonteesta, esim. konsertti tai kirjailijavierailu), tehtävän suorittamisjako (tapahtuman ajankohta) ja
tehtävästä maksettava korvaus. Numeroilla merkittyjä kohtia ei ole pakko täyttää. Muistakaa molemmat
allekirjoittaa lomake.
Esiintyjän sopimus
Usein esiintyjillä on oma sopimus, jossa on lueteltuna asiat, joita esiintyjä vaatii. Lue sopimus tarkasti ja
selvitä, voiko kirjasto hoitaa kaikki sopimuksessa määritellyt asiat. Allekirjoita vasta sitten. Sopimuksessa voi
olla määriteltynä mm. seuraavanlaisia asioita: tarjoilu, kuinka pitkän matkan esiintyjä kantaa tavaroitaan
(esimerkiksi äänitekniikka), pitääkö varata mahdollisuus tuotemyyntiin jne.
”Kirjallisuus-, kulttuuri-, musiikki-, tieto- tai hyvinvointitilaisuuksissa aiheeseen liittyvä myynti sivutuotteena
sallitaan, mutta päätapahtuma on tilaisuuden sisältö. Vuokrattavien kirjastotilojen käyttöä liiketoimintaan ei
nykyisillä tilojen käyttösäännöillä rajoiteta. Nämä säännöt on katsottava erikseen, jos niihin halutaan tai
tarvitaan muutosta”, Marja Malminen, 3.4.2012.
6.2. Luvat ja pelastussuunnitelma
Tutustu pääkirjaston pelastussuunnitelmaan ennakkoon. Löydät sen kirjaston intrasivuilta ”pelastusasiat” ja
tulostettuna osastoilta. Myös sivukirjastoihin on tehty omat pelastussuunnitelmat. Intrasta voit tarkistaa
myös ensiaputaitoiset työntekijät. Jos järjestät tapahtuman jossain muualla kuin kirjastossa, selvitä tarvittavat
luvat, ilmoitukset jne. poliisilta.
1. Varmista, että jokaisella tapahtumalla on nimettynä turvallisuudesta vastaava henkilö. Hänen tehtäviinsä
kuuluu varmistaa turvallisuusjärjestelyt, ennakoida ja ennaltaehkäistä vaaratilanteiden syntyminen ja johtaa
toimintaa hätätilanteessa.
2. Tutustu kiinteistösi pelastussuunnitelmaan ja mieti sen perusteella valmiiksi, miten toimit hätätilanteessa
3. Tarkista hätäpoistumistiet, niiden esteettömyys ja että niiden merkkivalaistus on kunnossa
4. Tarkista henkilöstön ensiapuvalmius sekä ensiapukaapin varustus ja täydennä tarvittaessa:
kaapissa oltava ainakin sidostarpeet, kylmägeeli, toimintaohjeet
Tutustu myös muistilistaan tapahtuman turvallisuusjärjestelyistä, joka on tehty liitteeksi tähän oppaaseen.
Muista kysyä esimieheltä lupa viikonlopputyöhön!
Tutustu muistilistaan tapahtuman turvallisuusjärjestelyistä!
9
6.3. Pääsyliput
Joskus on paikallaan jakaa tapahtumaan pääsylippuja, etenkin jos tapahtuman odotetaan olevan todella
suosittu. Jokaisen tapahtuman kohdalla on kuitenkin syytä miettiä erikseen, tarvitaanko lippuja.
Jos lippuihin päädytään, mieti seuraavat asiat:
- Milloin liput laitetaan jakoon
- Mistä niitä saa noutaa, montako/ henkilö
- Miten lipuista tiedotetaan
- Kuka liput tekee (vahtimestarit hoitavat leikkaamisen)
- Kuka kerää liput tapahtumassa
- Kuinka monta lippua on varattava esiintyjälle omaan jakoon, yhteiskumppaneille ja toimittajille.
6.4. Valokuvaaminen
Julkisissa tiloissa, kuten kirjastossa, kuka tahansa saa kuvata vapaasti. On kuitenkin kohteliasta kysyä
kuvattavilta lupa esityksen valo – ja videokuvaamiseen, se saattaa häiritä jotakuta.
Kuvien julkaisemiseen laki ei edellytä kuvattavan lupaa. Julkaisemisessa on kuitenkin huomioitava seuraavat
asiat:
- kuva ei saa loukata kenenkään yksityisyyttä, vaarantaa mainetta tms.
- jos kuvaa käytetään mainonnassa tai kuvassa on lapsia, kannattaa kysyä lupa julkaisuun. Luvan voi myöntää
vain huoltaja.
- jos kuvassa on pääosassa teoskynnyksen ylittävä taiteellinen esitys tai tuotos (esim. nukketeatterin nukke),
ei sitä saa käyttää muussa kuin ko. esityksen markkinoinnissa tai arvostelussa. Kysy lupa muuhun käyttöön
esiintyjältä (teoksen valmistajalta).
10
Liitteet
Muistilista tapahtuman turvallisuusjärjestelyistä
1. Varmista, että jokaisella tapahtumalla on nimettynä turvallisuudesta vastaava henkilö. Hänen tehtäviinsä
kuuluu:
- varmistaa tilaisuuden turvallisuusjärjestelyt
- ennakoida ja ennaltaehkäistä vaaratilanteiden syntyminen
- johtaa toimintaa hätätilanteessa.
2. Tutustu kiinteistösi pelastussuunnitelmaan ja mieti sen perusteella valmiiksi, miten toimit hätätilanteessa.
3. Tarkista hätäpoistumistiet, niiden esteettömyys ja että niiden merkkivalaistus on kunnossa.
4. Tarkista henkilöstön ensiapuvalmius sekä ensiapukaapin varustus ja täydennä tarvittaessa: kaapissa oltava
ainakin sidostarpeet, kylmägeeli, toimintaohjeet.
Toiminta hätätilanteissa
Yleinen hätänumero 112
Soita hätänumeroon hengen, terveyden, omaisuuden tai ympäristön ollessa uhattuna:
1. Ilmoita nimesi. Anna tarkka osoite ja puhelinnumero
2. Kerro lyhyesti, mitä on tapahtunut
3. Vastaa kysymyksiin ja noudata annettuja ohjeita
4. Sulje puhelin vasta kun saat siihen luvan
5. Järjestä opastus sovitusta paikasta ja huolehdi, että kulkureitti on avoin
6. Soita uudestaan, mikäli tilanne muuttuu oleellisesti
Tulipalo
PELASTA - SAMMUTA – HÄLYTÄ – RAJOITA - OPASTA
1. Pelasta ja varoita vaarassa olevia ja ohjaa heidät ripeästi ulos
2. Sammuta lähimmällä alkusammuttimella
3. Hälytä painamalla lähintä palohälytyspainiketta tai soittamalla yleiseen hätänumeroon 112
4. Sulje ovet ja ikkunat estääksesi savun ja palon leviäminen. Pysäytä koneellinen ilmastointi
5. Opasta tai järjestä opastus ja esteetön pääsy pelastusyksiköille palokohteeseen
6. Varmista, että kaikki ovat päässeet turvaan
Sairauskohtaukset ja tapaturmat
1. Tee nopea tilannearvio tilanteesta: onko kyse sairauskohtauksesta vai tapaturmasta
2. Päättele onko tilanne vakava ja hälytä tarvittaessa apua hätänumerosta 112.
3. Aloita elvytys omien kykyjesi mukaisesti ja pyydä paikalla olevia ensiaputaitoisia auttamaan
4. Opasta ammattiauttajat nopeasti potilaan luo ja kerro heille, mitä on tapahtunut ja mitä on tehty
Häiriköt
1. Rauhoita tilanne: keskustele rauhallisesti, älä provosoi, älä tee äkkinäisiä liikkeitä
2. Pidä riittävä etäisyys, ainakin 1,5 metriä
3. Älä mene yksin uhkaavaan tilanteeseen
4. Hälytä apua tarvittaessa
11
Tarkistuslista tapahtumajärjestäjälle
Suunnittelu
Aika ja paikka
Mahdollisten samanaikaisten/ peräkkäisten tapahtumien tarkistaminen
Vastuunjako
Tapahtumaan liittyvät paperit muidenkin saatavilla (ei omassa sähköpostissa)
Vahtimestareille on kerrottu tapahtumasta ja tarvittavasta välineistöstä
Tiedotustavat, aikataulu yms. on mietitty
Budjetti on varmistettu
Tilat ja laitteet
Tilat, laitteet ja rakenteet (sermit, pöydät yms.) on varattu
Laitteiden (myös esiintyjän omien) toimivuus on testattu
Tiedotus
Lehdistötiedote
Julisteet ilmoitustauluille, info-screenille yms. (Myös lähikirjastot ja muut kuin kirjaston omat)
Verkkosivut: Facebook/ twitter, Kirjaston sivut, kaupungin intra ja ulkoiset sivut, menokatu.fi, kirjastot.fi
Lehtimainos
Sisäinen tiedotus: Sähköposti, Viikkotiedote (tiedot pe klo 12 mennessä), intra, Kokoukset yms.
Muu tiedotus: mainokset, kutsut, citytaulut jne.
Yhteydenpito esiintyjään
Esiintyjän tarvitsemat laitteet ja tulostettava materiaali
Parkkilippu ja ajo-ohjeet
Esiintyjän yhteystiedot otettu ylös ja sovittu, mihin häntä mennään vastaan (ja kuka menee)
Tarjoilut, lahjat ja muu jaettava materiaali
Tarjoiluihin lupa on kysytty työnantajalta ja asiasta sovittu kahvilan (Rakas Vihtori) kanssa
Kirjaston liikelahjat
Käsiohjelma ja muu oheismateriaali
Lomakkeet ja sopimukset
Esiintyjän verokortti ja esiintyjälomake
Palkkiosta ja maksutavasta sopiminen ja sopimuksen laatiminen
Mahdollinen esiintyjän oma sopimus on luettu läpi
Pelastussuunnitelma ja muistilista tapahtuman turvallisuusjärjestelyistä on käyty läpi
Pääsyliput
Sovittu, kuka tekee
Jakaminen (missä, koska, kuka jakaa)
Lippuja on varattu esiintyjälle ja toimittajille
Sovittu, kuka kerää liput tapahtumassa
Mietitty, miten lipuista tiedotetaan
12
Tapahtuman aikana ja sen päätyttyä
Esiintyjän ja osallistujien vastaanottaminen
Kuulutukset: Mitä kuulutetaan, kuka kuuluttaa ja koska?
Tapahtuman avaaminen ja päättäminen
Paikat jäivät tapahtuman jälkeen siistiin kuntoon, valut sammuksiin yms.
Kiitosviesti ja palautteen kerääminen viikon – kahden päästä
13