Nepton Työaika käyttöohje

Nepton Työaika käyttöohje
Sisällysluettelo
Aloittaminen
kirjauspääte & nykytilanne
3
Kirjauspääte ja nykytilanne-näkymä
4
Muita työaikamerkintöjä
5
Projektien merkitseminen
6
Työajan mobiilikirjaus
kalenterinäkymä
8
Ominaisuudet kalenterinäkymässä
Oikeusryhmät
9
Ominaisuudet esimiehille
11 Ominaisuudet pääkäyttäjälle
työvuorot
12 Vuorosuunnittelun toiminnot kalenterissa
Ota yhteyttä
Nepton Oy
www.nepton.fi
Lautamiehentie 1 C
tuki@nepton.fi
FI-02770 Espoo
25. maaliskuuta 2011
2
Sisällysluettelo
sivu
1
Nepton Työaika käyttöohje
Aloittaminen
Käynnistä Nepton Työaika avaamalla selai-
jätunnus ja Salasana ja paina OK.
OK. Ohjelma ilmoittaa onnistuneesta sa-
nohjelma ja kirjoittamalla osoiteriville Nep-
[kuva 1]
lasanan vaihdosta. Paina lopuksi JATKA.
Kirjautuessa ensimmäisen kerran suo-
Jos et näe työyhteisössäsi Omat tiedot-
sittelemme salasanan vaihtamista. Avaa
välilehteä, työyhteisön pääkäyttäjä on voi-
päävalikosta OMAT TIEDOT-välilehti ja
nut poistaa sen käytöstä.
ton Työajan verkko-osoite.
https://evolution.nepton.fi
Suosittelemme lisäämään kirjautumissivun
paina Salasana. Ohjelma pyytää vah-
selaimen suosikkeihin.
vistamaan nykyisen salasanan kenttään
Vanha salasana. Kirjoita uusi salasa-
Sisäänkirjautuminen
na kenttään Uusi salasana ja vahvista
Aloitussivulla paina Valitse työyhtei-
vielä salasanan oikeinkirjoitus.
sö, anna työyhteisösi nimi ja paina OK.
[kuva 1] Täytä lomakkeeseen Käyttä-
Salasanan vahvistamisen jälkeen paina
Kuva 1 Työyhteisön valitseminen ja
sisäänkirjautuminen Nepton Työajassa.
Valitse Työyhteisö napsauttamalla tästä.
Kirjaudu sisään käyttäjätunnuksellasi
ja salasanallasi.
Yhteystiedot
Nepton Oy
www.nepton.fi
Suomalaistentie 7 C
tuki@ nepton.fi
02270 Espoo
Aloittaminen
1
2
Nepton Työaika käyttöohje
Kirjauspääte & nykytilanne
Kirjauspääte on Neptonin toimittama
Viestintäikkuna
ketta. Näet ruudulla varmistuksen että työ
päätelaite, jossa on kosketusnäyttö. Työn-
Työn aloittamisen yhteydessä työntekijät
on lopetettu, mille projektille työ kirjattiin
tekijät tunnistautuvat sormenjälkilukijalla
näkevät viestintäikkunan. Kirjauspäät-
ja että ruokatunti on aloitettu. Paina lo-
tai henkilökohtaiselle tunnusluvulla. Vas-
teen oikealla laidalla näytetään yrityksen
puksi JATKA.
taava Nykytilanne-näkymä on käytet-
sisäisiä viestejä. Tällä toiminnolla esimie-
tävissä ohjelman selainversiossa.
het voivat varmistaa että ajankohtaiset
Työn jatkaminen
tiedotteet tavoittavat myös ne työntekijät,
Kun palaat ruokatunnilta, paina Palaa
Työn aloittaminen
jotka eivät käytä tai kykene toimipisteessä
töihin-painiketta. Vahvista valinta pai-
Aloita työpäivä napsauttamalla Aloita
käyttämään sähköpostia.
namalla Tallenna-painiketta. Näet ruu-
työ -painiketta ja vahvista valinta pai-
dulla varmistuksen ruokatunnin loppumi-
namalla Tallenna-painiketta. Näet ruu-
Ruokatunti
sesta ja työn aloittamisesta. Paina lopuksi
dulla varmistuksen että työ on aloitettu ja
Ruokatunti aloitetaan napsauttamalla
JATKA.
mille projektille (esim. toimipisteelle tai
Aloita ruokatunti-painiketta. Vah-
asiakkaalle) työtunnit kirjataan. Paina lo-
vista valinta painamalla Tallenna-paini-
puksi JATKA.
kuva 2 Työn aloittaminen
Nepton Työajassa.
Viestintäikkuna kertoo mitä työyh-
teisössä tapahtuu. Tiedotteet,
viestit esimiehiltä, yms.
Aloita työ napsauttamalla tästä
Muista aina tallentaa tapahtuma.
Yhteystiedot
Nepton Oy
www.nepton.fi
Suomalaistentie 7 C
tuki@ nepton.fi
02270 Espoo
kirjauspääte & nykytilanne
2
3
Nepton Työaika käyttöohje
Muita työaikamerkintöjä
Kirjauspäätteellä voidaan merkitä työn ja
tettu. Napsauta lopuksi JATKA.
ruokatunnin lisäksi muita yleisiä tapah-
Kommenttien lisääminen
Kommentit ovat työaikamerkinnän yhte-
tumia. Työyhteisön ylläpitäjä voi lisätä ja
Vuosiloman aloittaminen
yteen tehtäviä lisätietoja. Kommentti voi-
poistaa tapahtumatyyppejä käytöstä.
Kun poistut töistä aloittaaksesi vuosi-
daan lisätä kaikkien työaikamerkintöjen
loman, paina Aloita vuosiloma-
yhteyteen. Kun kirjaudut kirjauspäätteelle,
Poissaolon aloittaminen
painiketta ja vahvista napsauttamalla
paina Aloita työ–painiketta ja Kom-
Aloittaaksesi poissaolon tai vapaan paina
Tallenna-painiketta. Näet ruudulla var-
mentti–painiketta. Kirjoita komment-
Aloita poissaolo/vapaa-painiketta
mistuksen, että työ on lopetettu ja vuosi-
ti tekstikenttään ja paina Kommentti
ja vahvista painamalla Tallenna-paini-
loma aloitettu. Napsauta lopuksi JATKA.
valmis, jonka jälkeen kirjauspääte pa-
ketta. Näet ruudulla varmistuksen, että
lautuu perusnäkymään. Paina lopuksi
Napsauta lopuksi JATKA.
Työhön palaaminen loman
tai poissaolon jälkeen
Sairasloman aloittaminen
saolon jälkeen paina Palaa töihin-pai-
työ on lopetettu ja poissaolo on aloitettu.
Tallenna.
Palatessasi työhön sairasloman tai poisKun joudut poistumaan työstä sairauden
niketta ja Tallenna–painiketta. Näet
takia paina Aloita sairausloma-pai-
ruudulla varmistuksen että poissaolo tai
niketta ja vahvista napsauttamalla Tallen-
sairasloma on loppunut ja työ aloitettu.
na-painiketta. Näet ruudulla varmistuksen
Paina lopuksi JATKA.
että työ on lopetettu ja sairasloma on aloi-
kuva 3 Kommentin lisääminen
kirjauspäätteeltä.
Aloita vapaat, sairaslomat ja poissolot
napsauttamalla niiden painikkeita. Työyhteisön
ylläpitäjä voi hallita, mitkä tapahtumatyypit ovat
merkittävissä kirjauspäätteeltä.
Napauta KOMMENTTI lisätäksesi kommentin.
Napsauta kommentti valmis palataksesi.
Yhteystiedot
Nepton Oy
www.nepton.fi
Suomalaistentie 7 C
tuki@ nepton.fi
02270 Espoo
Muita työaikamerkintöjä
3
4
Nepton Työaika käyttöohje
Projektien merkitseminen
Työtuntien merkitseminen
projekteille
Projektin vaihtaminen
tuksen vanhan projektin loppumisesta ja
Projektilistalta voit selata valittavissa ole-
uuden projektin alkamisesta. Paina lopuk-
Projektit edustavat erilaisia projekte-
via projekteja. Tällä hetkellä käynnissä ole-
si JATKA jatkaaksesi.
ja tai toimipisteitä, joiden tunteja halu-
van projektin näet kohdassa Käynnissä
taan seurata. Projektin voit vaihtaa uut-
olevat projektit. Lopeta käynnissä
ta merkintää tähtäessä. Kun aloitat uutta
oleva projekti napsauttamalla
merkintää, paina ensin aloita työ-pai-
ta ja aloita uusi projekti napsauttamalla
niketta ja sitten Projektit-painiketta.
-painiketta. Varmista valintasi napsaut-
Projektilista avautuu päätteelle.
-painiket-
tamalla Tallenna. Näet ruudulla varmis-
Kuva 4 Projektien valitseminen
kirjauspäätteellä.
Kaikki Käynnissä olevat projektit näytetään tässä.
Lopeta käynnissä oleva projekti napsauttamalla
-painiketta.
kaikki projektit-kohdassa näet
mille projekteille voit tehdä tuntimerkintöjä. Napsauta
-painiketta aloit-
taaksesi uusia projekteja.
Muista aina Tallentaa muutokset.
Yhteystiedot
Nepton Oy
www.nepton.fi
Suomalaistentie 7 C
tuki@ nepton.fi
02270 Espoo
Projektien merkitseminen
4
5
Nepton Työaika käyttöohje
Työajan mobiilikirjaus
Kirjaus kännykällä
Työn aloittaminen
Työn lopettaminen
Nepton Työaikaa on mahdollista käyttää
Työn aloittaminen on helppoa. Sinun tar-
Kun haluat lopettaa työn, sinun tarvitsee
myös etätyötä tehdessä. Matkapuhelimen
vitsee vain valita suosikeista oma sivusi, ja
vain navigoida omalle sivullesi ja näet tä-
avulla työaikakirjauksen tekeminen onnis-
voit aloittaa työn sekä kohdistaa työn ha-
mänhetkisen statuksesi. Painamalla Lo-
tuu matkapuhelinverkon toiminta-alueella
lutulle projektille.
peta työ –nappia voit lopettaa työn työ-
vaivattomasti ja nopeasti.
päivän päätteeksi.
kuva 5 Etäkirjaus toimii kaikilla
yleisimmillä puhelinmalleilla.
Yhteystiedot
Nepton Oy
www.nepton.fi
Suomalaistentie 7 C
tuki@ nepton.fi
02270 Espoo
kuva 6 Työn aloittaminen
mobiililaitteella.
kuva 7 Työn lopettaminen
mobiililaitteella.
Työajan mobiilikirjaus
5
6
7
Nepton Työajan käyttöliittymä työntekijälle
Päävalikko
Korkeampien oikeustasojen käyttäjät
näkevät lisäksi ylläpitotoiminnot
Kirjaudu ulos
Selaa projekteja [projektit]
projektit-välilehti sallii työntekijöi-
den tarkastella projektilistaa.
Sisäinen Viestintä
Työtunnit
viestintä-välilehdellä
työtunnit-välilehdellä
luettavissa ovat esimies-
käytettävissä on kuukau-
ten jättämät viestit.
sinäkymä kalenterin
tarkasteluun ja muokkaamiseen sekä nykytilanne-näkymä yleisimpien
merkintöjen tekemiseen.
Lopeta käyttö tästä.
Nepton Työaika käyttöohje
Työtuntien tarkastelu
saldopankkiin tai ylityötunteihin, kirjata
lukkoon on koottu viikoittaiset summat
Kuukausikalenterissa työaikamerkinnät
kertyneitä työajojen kilometrejä sekä kir-
mm. kertyneistä työtunneista, palkan
esitetään kalenterin kaltaisessa päivittäi-
joittaa kommentteja. Monet ominaisuu-
perustunneista, ylitöistä ja lisistä, työtun-
sessä muodossa. Voit selata tietyn aika-
det voidaan myös asetuksista automatisoi-
tisaldon muutoksista, arkipyhäpäivistä ja
välin työaikamerkintöjä valitsemalla päi-
da, jolloin valintaruutu ei näy työntekijällä.
vuosilomista.
valikoista. Oletuksena ajanjakso on aina
Merkintöjen muokkaaminen
Kommenttien lisääminen
kuluva kuukausi. Sinisistä nuolista voit siir-
Napsauta mitä tahansa kalenterimerkin-
Kaikissa työaikamerkinnöissä on KOM-
tyä aiempiin ja myöhempiin ajanjaksoihin.
tää muokataksesi sitä. muokkaa ta-
MENTTI–lisätietokenttä, johon täytetty
pahtumaa–ikkuna avautuu ruudulle.
teksti näytetään kalenterin aikaleiman
Merkintöjen tekeminen
Voit vaihtaa tapahtuman tyypin, tarkas-
yhteydessä. Lisäksi voidaan tehdä erillisiä
Napsauta mitä tahansa päivämääräkent-
taa aloitus- ja lopetusaikoja tai muokata
kommentti-merkintöjä, joita ei huomi-
tää tuodaksesi esiin luo uusi tapahtu-
kommenttejasi – käytännössä kaikkea
oida työtuntilaskennassa.
ma-ikkunan. Merkitse tapahtuman tyyp-
merkittyä tietoa.
vämäärät Valittu ajanjakso-kohdan
pi (esimerkiksi työ, ruokatunti, sairasloma,
poissaolo tai vuosiloma), aloitusaika ja
Työtuntien yhteenveto
lopetusaika ja projekti. Lisäksi voidaan
Tarkka erittely valitun ajanjakson työtun-
merkitä erilaisia lisiä, siirtää tunteja työ-
neista löytyy aina kalenterin lopusta. Tau-
Kuva 8 Perustoimintoja
kuukausinäkymässä.
Valitse ajanjakso syöttämällä päivämäärät.
Luo uusi tapahtuma napsauttamalla päivämäärää.
Muokkaa tapahtumaa napsauttamalla aikaleimaa.
Yhteystiedot
Nepton Oy
www.nepton.fi
Suomalaistentie 7 C
tuki@ nepton.fi
02270 Espoo
Ominaisuudet kuukausinäkymässä
6 Ominaisuudet kuukausinäkymässä
8
Nepton Työaika käyttöohje
Ominaisuudet esimiehelle
Esimies-oikeusryhmään kuuluvalla käyt-
hyväksymättömiä työtunteja. Siniset nuo-
Kalenterin pohjalla työntuntien yhteen-
täjällä on työaikakalenterissaan käytössä
let vievät aakkosjärjestyksessä eteenpäin
vedon alla on painike hyväksy tämän
useita esimiehen tarvitsemia lisäominai-
ja taaksepäin.
aikavälin kaikki tunnit, josta työn-
suuksia. Esimiestason käyttäjät voivat se-
tekijän kaikki tarkasteltavat tunnit voi hy-
lata alaistensa kalentereita, tehdä niihin
Esimieskäyttäjät voivat muokata alaisten-
väksyä kerralla. Käytettäessä tätä toimin-
muutoksia ja hyväksyä työtunteja.
sa tunteja, jos merkinnöissä on virhei-
toa, ohjelma ohjaa esimiehen suoraan
Työtuntien hyväksyminen
tä. Jokaisen viikkotaulukon alla on paini-
seuraavaan kalenteriin, jossa vielä on hy-
ke hyväksy tämän viikon tunnit.
väksymättömiä työtunteja.
Aloita painamalla työtunnit ja hy-
Napsauta painiketta hyväksyäksesi tunnit.
väksy työtunteja. Ruudulle avau-
Hyväksytyt tunnit tunnistat vihreästä vä-
tuu normaalia työaikakalenteria muistut-
ristä. Hyväksymisen jälkeen alaiset voivat
tava näkymä. Pudotusvalikossa listataan
vielä muokata merkintöjä, mutta tunnit
alaiset, joilla on valitulta ajanjaksolta
on hyväksyttävä uudestaan.
Kuva 9 Alaisten työtuntien tarkastelu
ja hyväksyminen.
valitse työntekijä pudotusvalikosta.
Hyväksytyt tynnit näytetään vihreinä.
Hyväksy kaikki tämän viikon tunnit painamalla tästä.
Sivun pohjalla näytetään työtuntien yhteenveto.
Hyväksy kaikki ajanjakson tunnit napsauttamalla
hyväksy kaikki tämän aikavälin tunnit
Yhteystiedot
Nepton Oy
www.nepton.fi
Suomalaistentie 7 C
tuki@ nepton.fi
02270 Espoo
Ominaisuudet esimieheelle
7
9
Nepton Työaika käyttöohje
Työaikamerkintöjen massakirjaus on esimiesten ja pääkäyttäjien käytössä oleva
toiminto. Sen avulla on mahdollista kerralla luoda yhteisiä merkintöjä kaikkien
työntekijöiden kalentereihin – esimerkiksi
tulevat kokoukset, koulutuspäivät ja arkipyhät. Merkintöjä voidaan massakirja-
Yksittäinen mer-
ta koko työyhteisölle, käyttäjäryhmille tai
kintä vai toistuva
yksittäisille työntekijöille.
merkintä? Toistuvil-
le merkinnöille valitse
Aloita napsauttamalla päävalikosta työ-
ensimmäisen merkin-
tunnit ja alivalikosta massakirjaus.
nän päivämäärä ja
Massakirjaus voidaan luoda yhdelle yksit-
loppupäivämäärä sekä
täiselle merkinnälle tai säännöllisesti tois-
toistoväli (esim. päivä,
tuvina merkintöinä tietyn aikavälin sisällä
viikko, tai kuukausi)
(esim. viikkopalaverit tulevalle kuukaudelle). Toistuvat massakirjaukset voidaan
merkitä joka päivälle tai vain arkipäiville,
Valitse työntekijät
kerran viikossa tai kerran kuukaudessa
rastittamalla valintaruutuja. Valitse kaikki ryh-
toistuviksi.
män työntekijät valitsemalla ryhmän ruutu.
Projektit
Napsauta projektit-välilehteä päävalikosta. projektilista-välilehdellä voit
tarkastella projekteja ja merkitä valmistuneita projekteja päättyneeksi. projektit-välilehdellä voit luoda uusia projekte-
ja, muuttaa niiden tietoja, ja tarvittaessa
työtunneista. Raportteja voidaan koostaa
poistaa projekteja. Voit myös hallita pro-
koko työyhteisöstä, käyttäjäryhmistä tai
jektien ryhmittelyä ja näkyvyyttä kirjaus-
työntekijäkohtaisesti.
Kuva 10 Massakirjauksen luominen.
Valitse tapahtuman tyyppi, määritä aika
ja valitse käyttäjät tai ryhmät.
päätteellä.
Ylläpito
Raportointi
ylläpito-välilehdellä voit tarkastella ja
linen toiminto esimerkiksi toimipisteissä,
Raportointitoiminto kokoaa ja jalostaa
muokata työntekijöiden tietoja, määrittää
joisa työntekijät eivät kykene käyttämään
tietoa tuntimerkinnöistä monenlaisiksi ra-
työntekijöiden oikeustasoja ja valita alaisia
sähköpostia. Viestejä voidaan julkaista ko-
porteiksi laskutuksen ja palkanlaskennan
esimiehille.
ko työyhteisölle, käyttäjäryhmille tai yksit-
helpottamiseksi. raportit-välilehdeltä
täisille työntekijöille. Viestit näytetään kir-
voit laatia raportteja työyhteisön työajan
Viestintä
jauspäätteellä ja nykytilanne-näkymässä
käytöstä. Raportteja voidaan laatia mm.
viestintä–välilehdeltä esimies voi selata,
(ks. Luku 2: Kirjauspääte & nykytilanne)
vuosilomista ja sairaslomista, sekä palk-
muokata, poistaa ja julkaista uusia viestejä
kun työntekijät aloittavat työnteon.
kalajeista ja eri projekteille merkityistä
ajankohtaisista aiheista. Tämä on hyödyl-
Yhteystiedot
Nepton Oy
www.nepton.fi
Suomalaistentie 7 C
tuki@ nepton.fi
02270 Espoo
Features for supervisors
Merkintöjen massakirjaaminen
10
Nepton Työaika käyttöohje
Pääkäyttäjä pystyy asettamaan kaikki
mahdolliset asetukset, mm. TES-tulkinnan parametrit. Pääkäyttäjä näkee kaikkien työntekijöiden kalenterit ja voi tehdä
niihin muokkauksia.
Kaikki oikeusryhmien ja käyttäjäryhmien
ominaisuudet ovat täysin räätälöitävissä yrityksenne tarpeisiin. Ominaisuuksia
voidaan antaa lisää tai rajata pois tietyiltä käyttäjäryhmiltä juuri haluamallanne
tavalla.
Yhteystiedot
Nepton Oy
www.nepton.fi
Suomalaistentie 7 C
tuki@ nepton.fi
02270 Espoo
ominaisuudet pääkäyttäjälle
8 Ominaisuudet pääkäyttäjälle
11
Nepton Työaika käyttöohje
työvuorot
9
Suunnitellut työvuorot kalenterissa
Työmerkintä yhdestä
suunnitellusta vuorosta
Työmerkinnät viikon
suunnitelluista vuoroista
Suunnitellun työvuoron yhteydessä kalen-
Kun kalenteriviikolta löytyy useita suunni-
terissa näytetään luo työmerkintä -ku-
teltuja työvuoroja, viimeisessä sarakkeessa
vake, jota napsauttamalla työvuoron poh-
näytetään luo työmerkintä -kuvake.
jalta luodaan työmerkintä. Työmerkinnän
Kuvaketta napsauttamalla on mahdollista
perusteena ovat suunnitellun vuoron kel-
luoda kerralla työmerkinnät kaikista viikon
lonajat. Kun
vuoroista.
sisältää myös ruoka-
tunnin on valittu, työmerkinnän lisäksi
luodaan myös 30 minuuttia kestävä ruokatuntimerkintä. Työmerkintään on mahdollista liittää yksi tai useampia projekteja.
kuva 11 Työvuoromerkintöihin liittyvät
toiminnot kalenterissa
Viimeisessä sarakkeessa oleva luo työmerkintä -kuvake lisää kalenteriin työ-
merkinnät viikon kaikista vuoroista.
Napsauta mitä tahansa luo työmerkintä -kuvaketta kun haluat luoda
työmerkinnän suunnitellusta vuorosta.
Ota yhteyttä
Nepton Oy
www.nepton.fi
Lautamiehentie 1 C
tuki@nepton.fi
FI-02770 Espoo
12