CSV-muotoisten laskujen ja tilausten ajastettu nouto Tikon versiossa

Transcription

Laskujen/tilausten nouto
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
Aditro® Tikon
Tilaustenkäsittely ja laskutus
CSV muotoisten laskujen/tilausten nouto
(Uusi ylläpito)
Tikon 6.1.2
Copyright © Aditro 2012
1 (27)
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
2 (27)
Sisällysluettelo
Laskujen/tilausten ajastettu nouto .............................................................................................................. 3
1.
Yleistä ..................................................................................................................................................3
1.1. Csv tiedoston muoto ...........................................................................................................................3
1.2. Csv-tiedoston sisään luku ja kenttien kohdistus .................................................................................3
1.3. Ajastettu nouto ...................................................................................................................................3
1.4. Suora nouto.........................................................................................................................................4
2.
Käyttöönotto .......................................................................................................................................4
2.1. Käynnistys ...........................................................................................................................................4
2.2. Vaihe 1. Tuontiprofiili..........................................................................................................................6
2.3. Vaihe 2. Parametrit .............................................................................................................................6
2.4. Vaihe 3. Laskun otsikko .......................................................................................................................9
2.5. Vaihe 4. Laskun rivi ...........................................................................................................................11
2.6. Vaihe 5. Tuonnin vaihtoehdot ..........................................................................................................12
2.7. Vaihe 6. Valitse toiminnot.................................................................................................................14
2.8. Perustiedot välilehti ..........................................................................................................................16
2.9. Yritykset ............................................................................................................................................19
2.10. Lokit välilehti ...................................................................................................................................19
3.
Muutokset ajastukseen ja profiiliin...................................................................................................20
3.1. Ajastuksen muuttaminen ..................................................................................................................20
3.2. Profiilin asetusten muuttaminen ......................................................................................................20
4.
Ajastetun noudon suorittaminen manuaalisesti ..............................................................................21
4.1. Ajon käynnistäminen ........................................................................................................................21
5.
Ajastettujen tapahtumien seuranta..................................................................................................21
5.1. Asetukset – Eräajotiedot – Eräajo .....................................................................................................21
6.
Tuontitiedoston vaatimukset ja erityispiirteet .................................................................................22
6.1. Pakolliset tiedot ................................................................................................................................22
6.2. Hylkäämiseen johtavat puutteet ......................................................................................................22
6.3. Tarkistukset .......................................................................................................................................24
6.4. Taulujen päivitykset ja automaattitäytöt..........................................................................................24
6.5. Testitiedoston rakentaminen............................................................................................................27
6.6. Eroavuudet olemassa olevaan Tikon joustavaan .csv tuontiin ........................................................27
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
3 (27)
Laskujen/tilausten ajastettu nouto
1.
Yleistä
Tikon tilaustenkäsittely ohjelmassa olevan tilausten kiinteämuotoisen ascii noudon ja muokattavan
ascii ja .csv muotoisten tilausten noudon lisäksi ohjelmaan on uuteen yläpitoon rakennettu
mahdollisuus myös ajastaa .csv muotoiset noudot.
1.1.
Csv tiedoston muoto
Erot aikaisempiin Tikon ascii ja csv tuonteihin:
Asiakastietoja ei päivitetä asiakas-tauluun, vaan tuontitiedostossa olevat asiakkaat on oltava jo
perustettuina sinne. Asiakkaan osoite- ja nimitiedot otetaan tuontitiedostosta.
Summien ja määrien etumerkit annetaan ko. kentissä. Erillistä etumerkkikenttää, jota käytettiin
aikaisemmissa tuonneissa, ei käytetä.
Ohjelma tarkistaa kaikkien tuotavien tietojen viite-eheyden. Tämä tarkoittaa sitä, että tuotavien
tietojen on löydyttävä Tikonin asianomaisista tauluista, mm. maksuehto, toimitusehto, tuote, asiakas
ym. Mikäli ko. tietoa ei Tikonin tietokannasta löydy menee kyseinen lasku/tilaus virhelista ja tietoa ei
siirretä.
1.2.
Csv-tiedoston sisään luku ja kenttien kohdistus
Käyttäjä voi vapaasti määritellä järjestyksen, jossa tiedot Tikoniin tuodaan. Tuontitoiminnon profiiliin
tallennetaan kenttäjärjestys jonka käyttäjä on määritellyt. Kenttäjärjestys annetaan tilauksen otsikoille
ja rivitiedoille erikseen (Vaiheet 3 ja 4).
1.3.
Ajastettu nouto
Nouto voidaan ajastaa tapahtumaan säännöllisesti Windows palveluna taustalla (Aditro worker).
Ajastetussa noudossa ohjelmaa on tarkoitus käyttää niin, että annettuun noutokansioon siirretään –
tai tiedoston tuottava ulkopuolinen järjestelmä siirtää – sisään luettavat tiedostot. Kun Tikon lukee
annetut hakuehdot täyttävät tiedostot sisään, siirtää ohjelma käsitellyt tiedostot talteen tuontikansion
alle perustamaansa ”Backup” kansioon.
Tilauksilla olevat tuotteet ja asiakkaat on oltava Tikoniin perustettuna. Ne voidaan myös tuoda (myös
ajastaa) ylläpidon “Tuonti” toiminnolla kyseisten taulujen ylläpidossa ennen tilausten sisään lukua.
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
1.4.
4 (27)
Suora nouto
Toiminnolla voidaan noutaa haluttu/halutut tiedostot heti. Suoran noudon voi tehdä jo tallennetulla
profiililla, myös ajastetulla tai tekemällä uuden tuontiprofiilin.
2.
Käyttöönotto
Käyttöönotossa annetaan tiedot tuontitiedostojen sijainnista, tuontitiedoston kenttien järjestyksestä,
tuontitiedoston kenttien muotoilusta ja ajastukseen liittyvät asetukset.
Huom! Mikäli Tikonissa jo aiemmin ollut ”Joustava liittymä” on ollut käytössä, ei vanhaa määrittelyä
voida suoraan hyödyntää, vaan siirtoasetukset on tehtävä uudelleen.
2.1.
Käynnistys
Toiminnon asetukset ja käyttöönotto tehdään uudesta ylläpidosta valikoista
Asetukset – Liittymät – Myyntilausten tuonti
ja
Asetukset – Liittymät – Myyntilaskujen tuonti
Myyntitilausten tuonti tuo tilaukset Tikonin kantaan uusina tilauksina (tilakoodi =0). Kyseisiin tilauksiin
tehdään Tikon laskutusohjelmassa toimitusten vahvistus. Tilausten tuonnissa laskun numeroa ei ole
annettu tuontitiedostossa. Tilaukset saavat laskun numeron Tikonista valitusta laskujen
numerosarjasta kun tilauksesta tulostetaan lasku.
Myyntilaskujen tuonti tuo tilaukset laskutusvalmis tilaan (tilakoodi=40). Laskunnumero voidaan tuoda
(lukea tiedostosta) tai laskunnumero muodostetaan ohjelmasta laskujen numerosarjoista laskuja
tulostettaessa.
Molempien toimintojen vaiheet ovat samat. Tässä käydään ne läpi kertaalleen.
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
Tikon 6.1.2
5 (27)
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
2.2.
6 (27)
Vaihe 1. Tuontiprofiili
Tuontiprofiili voidaan tallentaa (ja ajastaa) myöhempää käyttöä varten.
Valikosta on valittavissa jo aiemmin yritykselle perustetut tuontiprofiilit.
Kun luodaan uusi profiili, niin valitaan
0 – Ei arvoa
Uudelle tuontiprofiilille annetaan nimi ohjatun toiminnon vaiheessa 6.
2.3.
Vaihe 2. Parametrit
Tuontitiedoston tiedot
Hakemisto
Hakemistoksi valitaan avautuvasta luettelosta laskutusohjelman käyttöön perustettu siirtohakemisto.
Hakemisto perustetaan valikosta Asetukset – Siirtotiedostot – Hakemistot
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
7 (27)
Hakemiston sovellukseksi valitaan ”Tilaustenkäsittely”
Siirtohakemisto näkymä:
Tuontitiedosto kohtaan voidaan valita yksi tiedostonimi tai määritellä noudettavaksi kaikki
samanaikaisesti hakemistossa olevat tiedostot, jotka täyttävät annetut hakuehdot. Kentässä voidaan
käyttää merkkejä ? ja * korvaamaan yksi tai useampi merkki. Esim. valinnalla *.csv ohjelma lukee
hakemistosta kaikki .csv tunnisteosalla varustetut tiedostot.
Testitiedoston tiedot
Testitiedosto käytössä valinnalla voidaan tuontiasetukset testata samalla kun ne määritellään.
Testitiedoston käyttö ei ole pakollista.
Hakemisto
Valitaan hakemisto jonne malli tuontitiedostosta on talletettu.
Hakemistovalinnassa näkyvät samat hakemistot kuin varsinaisen tuontitiedoston
hakemistovalintalistassa.
Testitiedosto on valittavissa hakemistossa olevista csv-tiedostoista.
Testitiedosto kannattaa viedä eri kansioon varsinaisten tuontitiedostojen kanssa, jotta sitä ei
vahingossa lueta tiedostona sisään. Samaa testitiedostoa voidaan käyttää useamman yrityksen
tuontiprofiileja luotaessa.
Huom! Profiili tallentuu aina avoinna olevalle yritykselle. Vaikka yritysvalinta on aktiivinen ja
yrityksiä voi valita niin profiili ei näy muilla yrityksillä. Älä valitse yritysvalinnasta muita yrityksiä,
sillä profiilin ajastus yrittää viedä ajastuksen valituille yrityksille!
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
8 (27)
CSV asetukset
Erotinmerkki-kentässä kerrotaan merkki, jolla tuontitiedoston kenttäarvot erotetaan toisistaan.
Desimaalierotin = numeeristen kenttien desimaalimerkki
Päivämäärä kentässä ilmoitetaan missä muodossa tiedostossa olevat päivämäärät ilmoitetaan.
Määritelty muoto kenttään annetaan päivämäärämuoto mikäli Päivämäärä – kenttään on annettu
arvo ”Itse määritelty”. Päivämäärämuodossa käytettävät tunnisteet perustuvat englanninkielisiin
alkukirjaimiin. D = päivä, M = kuukausi, Y = Vuosi.
esim. DD,M,YY –> 12,2,12 -> 12.2.2012 (erotinmerkkinä pilkku)
Lisäasetukset
Tuontitiedostossa on oltava jokaisella rivillä tunniste, joka ilmoittaa, onko siinä otsikko- vai rivitietueen
arvoja.
Tuontitiedostossa on oltava ensin otsikko-osan rivi ja sen jälkeen siihen liittyvät rivi-osan rivit.
Otsikon tunnus
Kenttään annetaan otsikkotietueen tunniste, esim. TO
Otsikon kenttä
Kentässä ilmoitetaan järjestyslukuna mistä kentästä tunnistetieto riviltä haetaan.
Suosittelemme että tuontitiedostossa tunniste olisi ensimmäisessä sarakkeessa – kenttä 1.
Rivin tunnus
Kenttään annetaan rivitietueen tunniste, esim. TR
Rivin kenttä
Kentässä ilmoitetaan järjestyslukuna mistä kentästä tunnistetieto riviltä haetaan.
Suosittelemme että tuontitiedostossa tunniste olisi ensimmäisessä sarakkeessa – kenttä 1.
Mikäli rivin tunniste on eri kentässä kun otsikon tunniste, on sekaannusten välttämiseksi
huolehdittava, ettei tietueilta löydy ristiin rivi- ja otsikkotietueiden tunnisteita.
Tosi–arvon merkki
Kenttään laitetaan arvo, joka vastaa tuotavassa tiedostossa totuusarvoa ”Tosi”.
Tiedostossa voi mikä tahansa merkki tai merkkijono vastata ”Tosi” arvoa, esim. 1 tai -1, ”Tosi” tai
”True”.
Esim. Tieto onko kyseessä rahoitusyhtiölasku (Otsikkorivin rahoitusyhtiö-kentän tieto).
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
2.4.
Vaihe 3. Laskun otsikko
Näkymässä yhdistetään tuontitiedoston otsikko-osan kentät vastaaviin tietokannan kenttiin.
Sarakkeet:
Kenttä
Sarakkeessa on yritystietokannan otsikkotaulun kentät.
Tuontitiedoston sarake
Sarakkeeseen annetaan järjestysnumero, joka kertoo missä tuontitiedoston sarakkeessa on
otsikkotaulun kenttään tuleva arvo.
Ohjelma lisää aaltosulut numeron ympärille kun kentästä poistutaan.
Tikon 6.1.2
9 (27)
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
10 (27)
Taulukenttään siirtyväksi arvoksi voidaan määritellä myös vakioarvo laittamalla sarakkeeseen
järjestysnumeron sijasta tuo vakioarvo ja sen eteen yhtäsuuruusmerkki . Esimerkiksi vakioarvo 9
annetaan kirjoittamalla kenttään =9
Kenttään voidaan syöttää myös vakioarvon ja tiedostosta tuotavan muuttuvan arvon yhdistelmä
käyttämällä &-merkkiä. Esim. jos laskutuslisä-kenttään halutaan kokonaisuus, jossa tuontitiedoston
sarakkeen 26 sisältämän tiedon alkuun aina lisätään sana ”Huom!”, määritys laitetaan sarakkeeseen
seuraavasti: =Huom! & {26}
Virhe
Sarakkeeseen tulee ilmoitus virheestä silloin kun ”Testaa” painiketta painetaan ja kyseisen kentän
määrittelyssä on virhe, esim. jos pakollista kenttää ei ole määritelty.
Otsikkotietueen pakolliset kentät
Tilausasiakas
Tilausnumero
Reskontran saatavatili
Toimituspäivä
Testitulos
Sarakkeeseen tulee arvo ”Tuontitiedoston sarake”-kentissä määritellystä kohdasta testitiedoston
ensimmäiseltä otsikko-osan riviltä. Arvo tulee näkyviin ”Testaa” painiketta painettaessa.
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
2.5.
Vaihe 4. Laskun rivi
Näkymässä yhdistetään tuontitiedoston rivi-osan kentät vastaaviin tietokannan taulukenttiin.
”Kenttä” sarakkeessa on kentät yritystietokannan rivitaulusta.
Toiminnallisuus on sama kun edellisessä otsikko-osan kenttien määrittelyssä.
Rivitietueen pakolliset kentät
Tilaunumero
Tuotenumero
Rivin tyyppi
Tikon 6.1.2
11 (27)
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
2.6.
12 (27)
Vaihe 5. Tuonnin vaihtoehdot
Leikkaa liian pitkä teksti
Tuontitiedoston kentän sisältö katkaistaan sopivan mittaiseksi, mikäli siinä on enemmän merkkejä
kuin taulun kenttään sopii.
Tuonti tehdään vain, jos siinä ei ole virheitä
Valittuna: Jos tiedostossa on virheellistä tietoa, se jätetään kokonaan tuomatta.
Ei valittuna: Tuontitiedostosta tuodaan kaikki ”ehjät” tilaukset/laskut – vain virheelliset jätetään
tuomatta.
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
13 (27)
Tuontitiedostoa ei siirretä backup kansioon
Valittuna: Tuontitiedostot jäävät tuontikansioon.
Tätä valintaa ei yleensä käytetä. Jo tuotu tiedosto on siirrettävä pois tuontikansiosta, jotta sitä ei
yritetä tuoda uudelleen. Saman tiedoston uudelleenlukeminen aiheuttaa virheilmoituksen lokitauluun,
koska tilausnumerot ovat jo käytössä.
Ei valittuna: Tiedostot siirtyvät tuonnin yhteydessä tuontikansion alle ohjelman perustamaan
”backup” kansioon.
Huom! Ajastetussa noudossa ohjelmaa on tarkoitus käyttää niin, että annettuun noutokansioon
siirretään – tai tiedoston tuottava ulkopuolinen järjestelmä siirtää – sisään luettavat tiedostot. Kun
ohjelma lukee tiedostot sisään, se siirtää ne tuontikansion alle perustamaansa kansioon (Backup).
Tuontikansio jää tyhjäksi kunnes sinne tuodaan uusia tiedostoja. Jos kansio on tyhjä ajastuksen aikana,
ei ajastuksesta jätetä lokitauluun merkintää, jolloin lokitaulu ei täyty turhaan. Backup kansiossa ovat
tallessa kaikki Tikoniin sisään luetut tiedostot. Ohjelma lisää tiedostojen nimeen päivämäärän ja
kellonajan, jolloin tarvittaessa tiedosto on helposti yhdistettävissä ajastuksen ajankohtaan. Käyttäjän
huoleksi jää backup kansion tyhjentäminen aika ajoin vanhoista tiedostoista.
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
2.7.
14 (27)
Vaihe 6. Valitse toiminnot
Tuo
Tuontitiedosto/tiedostot tuodaan heti tuontiasetuksissa annettujen asetusten mukaisesti.
Vaikkei tuontia tehtäisi, määritykset voidaan tallentaa ja tuonnit ajastaa.
Uutta määritystä luotaessa valinta on oletuksena päällä.
Tallenna profiili
Määritykset tallennetaan myöhempää käyttöä varten.
Uutta asetusta luotaessa valinta ei ole oletuksena päällä.
Ajasta
Mikäli valittuna niin seuraavalla näytöllä annetaan ajastuksen parametrit - ensimmäinen
tuontiajankohta ja tuontien aikaväli.
Uutta asetusta luotaessa valinta ei ole oletuksena päällä.
Käyttötaso
Profiilin nimi
Kenttään annetaan nimi jonka perusteella noutomääritys tunnistetaan. Asetuksiin voidaan tehdä
myöhemmin muutoksia ja ajastetun noutomäärityksen tapahtumia voidaan seurata ”Asetukset –
Eräajotiedot - Eräajot” valikosta.
Profiili on aina yrityskohtainen ja tallentuu avoinna olevan yrityksen käyttöön.
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
Mikäli ajastusvaihtoehtoa ei ole valittu, seuraa Vaihe 7, jossa tiedoston tuonnin testaustulos
ilmoitetaan ja näytetään linkki lokitiedostoon, jossa on tarkempi kuvaus noudon testauksen
onnistumisesta.
“Nouda” painikkeella tehdään varsinainen nouto.
Tikon 6.1.2
15 (27)
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
2.8.
16 (27)
Perustiedot välilehti
Ajastustapa
Kerta-ajo
Tilausten noudon voi ajastaa haluttuna ajankohtana kerran tapahtuvaksi
Ajastutapa
Toistuva
Tilausten noudon voi ajastaa halutuin väliajoin ja haluttuna ajanjaksona tapahtuvaksi taustapalveluksi.
Toistoväli
Toistotapa
Päivittäin
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
17 (27)
Toistojakson pituus voidaan antaa tässä tai alempana kohdassa ”Kesto”.
Viikoittain
Viikoittaisessa ajastuksessa voidaan antaa päivät jolloin nouto halutaan toteuttaa. Myös kestoaika on
valittavissa.
Kuukausittain
Kuukausittaisessa ajastuksessa noudotojen väliksi voi valita päivä- ja kuukausivälin. Esim. Joka toinen
kuukausi kahden päivän välein.
Oheisessa kuvassa on nouto ajastettu tapahtumaan joka kuukauden joka toisena tiistaina.
Päivittäinen toistuminen
Ajetaan kerran
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
Annetaan noudon kellonaika.
Oheisessa kuvassa nouto tapahtuu 15 minuutin välein.
Ajankohta on asettu myös klo. 17:00 jälkeen.
Kesto
Alkupäivä
Oheisessa kuvassa nouto on ajoitettu alkamaan 17.2.2012. Noudon ajastukselle ei ole asetettu
päättymispäivää.
Tikon 6.1.2
18 (27)
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
2.9.
19 (27)
Yritykset
Laskujen/tilausten noutotoiminto koskee aina avoinna olevaa yritystä. Yritystä ei tarvitse erikseen
valita.
2.10.
Lokit välilehti
Tarkastellun ajastustyön tekemät noudot näkyvät luettelossa.
Luetteloon voidaan hakea noutojen tiedot halutulta ajanjaksolla.
Vaihtoehtoja ovat:
Tänään
Viimeiset 24 tuntia
Viimeiset 48 tuntia
Viimeiset 7 päivää
Annettu aikaväli
Kaikki
“Tulos” sarakkeesta näkee onko noutotapahtuma onnistunut vai onko siinä ollut virheitä.
“Ajotuloksen loki” sarakkeessa näkyvät yksityiskohtaisemmat tiedot mikäli noudossa on ollut virheitä.
Tarkemmat lokitiedot avautuvat myös omaan ikkunaansa riviä kaksoisklikkaamalla.
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
3.
Muutokset ajastukseen ja profiiliin
3.1.
Ajastuksen muuttaminen
20 (27)
Ajastuksen asetusten muuttaminen tapahtuu nopeimmin valitsemalla olemassa oleva profiili ja
siirtymällä suoraan ajastuksen asetuksiin ohjatun profiilin luonnin ensimmäisessä ikkunassa olevasta
“Ajasta” painikkeesta. Ohjelma siirtyy suoraan ikkunaan, joka on kuvattu tämän ohjeen kohdassa 2.8.
3.2.
Profiilin asetusten muuttaminen
Profiilin asetuksia muutetaan valitsemalla olemassa oleva profiili ja siirtymällä ”Seuraava” painikkeella
eteenpäin. Profiilin muutetut asetukset tallennetaan joko samalla nimellä tai uutena profiilina uudella
nimellä.
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
4.
Ajastetun noudon suorittaminen manuaalisesti
4.1.
Ajon käynnistäminen
21 (27)
Tallennetun ajastuksen voi suorittaa ylläpidon valikosta Asetukset – Eräajotiedot – Eräajot.
Ikkunan yläosassa olevasta kuvakkeesta ajo käynnistyy heti ajastus asetuksista riippumatta.
5.
Ajastettujen tapahtumien seuranta
5.1.
Asetukset – Eräajotiedot – Eräajo
Ylläpidon “Eräajot” valikossa ovat näkyvissä kaikki Tikon-ohjelmien ajastetut toiminnot.
Listassa näkyy myös edellä esitelty laskujen/tilausten noudon profiili.
Eräajoista muodostuu lokitietoja eräajotyypistä riippuen. Lokitiedoista selviää eräajon tila, aloitus- ja
lopetusaika ja eräajon tulos.
Esimerkki ajastetun tuonnin eräajon lokista:
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
6.
Tuontitiedoston vaatimukset ja erityispiirteet
6.1.
Pakolliset tiedot
22 (27)
Tiedoston sisäänluvussa on pakollisia kenttiä jotka on oltava profiilissa kohdistettuna
Otsikkotietue
Tilausasiakas
Tilausnumero
Reskontran saatavatili
Toimituspäivä
Rivitietue
Tilausnumero
Tuotenumero
Rivin tyyppi
6.2.
Hylkäämiseen johtavat puutteet
Tuontiprofiilin asetusten vaikutus
”Leikkaa liian pitkä teksti”
Mikäli valintaa ei ole valittuna aiheuttaa liian pitkä teksti virheen ja kyseisen tietueen hylkäämisen.
Muussa tapauksessa teksti katkaistaan taulun kentässä määriteltyyn maksimi pituuteen ja virhettä ei
tule.
”Tuonti tuodaan vain jos siinä ei ole virheitä”
Mikäli valinta on valittuna, niin yksikin virhe aiheuttaa koko tuontitiedoston hylkäämisen.
Muussa tapauksessa virheelliset tietueet jätetään tuomatta ja virheettömät tuodaan.
Hylkäämiseen vaikuttavat tiedostossa olevat virheet
Koko tiedosto
Tiedostoa ei tunnisteta
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
23 (27)
Otsikkotietue
Pakollinen kenttä puuttuu
Tieto väärän muotoista
Puuttuva viite-eheys
Tilausnumero on jo käytössä
Asiakasta ei löydy
Tilausnumero on jo käytössä tuontitiedostossa
Tiedostosta ei löydy tunnistetietoja
Otsikkoon kuuluvalla rivillä oleva virhe johtaa myös otsikon hylkäämiseen
Rivitietue
Pakollinen kenttä puuttuu
Tieto väärän muotoista
Puuttuva viite-eheys
Otsikolla olevaa tilausnumeroa ei löydy riviltä
Väärä rivityyppi
Tilausrivien maksimimäärä ylittyi (maks. 32767)
Tuotetta ei löydy
Edeltävässä otsikossa virhe
Puuttuva tilinumero
(Ohjelma ei varoita testausvaiheessa puuttuvasta tilinumerosta. Tilinumero voi olla kenttien
yhdistelyssä myös tyhjäkin, jolloin siihen haetaan tuotteelle merkitty kirjanpidon tili joko tuotetaulusta
tai tilikooditaulusta asiakkaan ja tuotteen verokoodin perusteella.. Virheilmoitus puuttuvasta
tilinumerosta annetaan – jos tilinumeroa ei löydy - kun varsinaiselle tuontitiedostolle tehdään
testituonti . vaihe 7.)
Lisäksi
Tilaus voidaan tuoda myös ilman tuoterivejä (vain otsikkotietue).
Lasku hylätään jos tiedostossa ei ole otsikkoon liittyviä tuoterivejä.
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
6.3.
24 (27)
Tarkistukset
Viite-eheys
Tuotavissa kentissä olevat arvot on oltava Tikoniin perustettuna.
Kentät joissa viite-eheys tarkistetaan:
1.Maksuehto
2.Maksuehtoteksti
3.Maksuehtopäivä
4.Käteisalennuspäivä
5.Toimitusehto
6.Käteisalennus
7.Valuutta
Mikäli edellä olevia ei tuontitiedostossa tuoda niin arvot haetaan kohdassa 6.4. kerrotulla tavalla
Muut tarkistukset
Veloituslaskun loppusumma on oltava positiivinen.
Hyvityslaskun loppusumma on oltava negatiivinen.
6.4.
Taulujen päivitykset ja automaattitäytöt
Päivitykset
Tilausten tuonnissa ohjelma päivittää tuotesaldotaulun varattu kenttää tuotteen tilatulla määrällä
(edellyttäen että tuotteella on varastoseuranta ja tuoterivin tyyppi on 0).
Kenttien täyttäminen (mikäli arvoa ei ole annettu)
Otsikkotietue
Tilausasiakkaan nimi
*Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella
Tilausasiakkaan nimen jatke
Tilausasiakkaan osoite
Tilausasiakkaan postiosoite
*otetaan mikäli kaikki edellä olevat kentät ovat tyhjiä
Laskutusasiakas Id
Otetaan tilausasiakkaan tunnus
Laskutusasiakkaan nimi
Otetaan tilausasiakkaan nimi
Laskutusasiakkaan nimen jatke Otetaan tilausasiakkaan nimen jatke
Laskutusasiakkaan osoite
Otetaan tilausasiakkaan osoite
Tikon 6.1.2
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
25 (27)
Laskutusasiakkaan postiosoite
Toimitusasiakas Id
Toimitusasiakkaan nimi
Toimitusasiakkaan nimen jatke
Toimitusasiakkaan osoite
Toimitusasiakkaan postiosoite
Hinnastokoodi
Tulostustapa
Alv-tapa
Otetaan tilausasiakkaan postiosoite
Otetaan tilausasiakkaan tunnus
Otetaan tilausasiakkaan nimi
Otetaan tilausasiakkaan nimen jatke
Otetaan tilausasiakkaan osoite
Otetaan tilausasiakkaan postiosoite
Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella
Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella
Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella,
mikäli ei löydy niin otetaan reskontrayritykseltä
Valuuttakoodi
”EUR”
Valuuttakurssi
Mikäli valuuttakoodia ei ole annettu - > 1
Mikäli valuuttakoodi on annettu ja se on yrityksen kotivaluutta -> 1
Maksuehtokoodi
*Otetaan maksuehto taulusta tilausasiakastietojen perusteella
Maksuehtoteksti
Käteisalennuspäivät
Maksuehtopäivät
Käteisalennusprosentti
*mikäli Maksuehtokoodi, Maksuehtoteksti, Käteisalennuspäivät ja Maksuehtopäivät kentät ovat tyhjiä
Tilauspäivä
Kuluva päivä
Suoraveloituskoodi
Mikäli tilauksen tyyppi = 2 -> 0
Tilauksen tyyppi
Arvoksi laitetaan 1 (Veloitus lasku)
Rivitietue
Verotapa
Varastoseuranta
Tilikoodi
Kustannuspaikka
Kustannustapa
Projekti
Projektitapa
Tiliöintiviite
Toimitettu
*vain laskujen noudossa
Tikon 6.1.2
Otetaan tuotetaulusta tuotenumeron perusteella
Otetaan tuotetaulusta tuotenumeron perusteella mikäli tuotteelle ei
ole annettu tilikoodia. Jos on annettu, niin otetaan Tilikoodi taulusta.
Tili otetaan asiakkaan verokoodin ja tuotteen verotavan perusteella.
Otetaan verkkolaskujen ostotiliöinnit taulusta tuotteen ja asiakkaan
perusteella
*Tilattu määrä vähennettynä jälkitoimitus määrällä
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
26 (27)
Kenttien täyttäminen (mikäli arvo on annettu mutta sitä ei voida sellaisenaan käyttää)
Otsikkotietue
Laskutusasiakas Id
Laskutusasiakas nimi
Laskutusasiakas nimen jatke
Laskutusasiakas osoite
Laskutusasiakas postiosoite
Toimitusasiakas Id
Toimitusasiakas nimi
Toimitusasiakas nimen jatke
Toimitusasiakas osoite
Toimitusasiakas postiosoite
Valuuttakurssi
Suoraveloituskoodi
Tilauksen tyyppi
Käteisalennus
Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas
tilausasiakasnumeron perusteella
Mikäli arvo = 0.
Mikäli valuuttakoodia ei ole annettu - > 1
Mikäli valuuttakoodi on annettu ja se on yrityksen kotivaluutta -> 1
Mikäli arvo = 0 ja tilauksen tyyppi = 1 otetaan tieto asiakas taulusta
tilausasiakkaan perusteella
Mikäli arvo ei ole 2 niin arvoksi laitetaan 1 (Veloitus lasku)
Mikäli arvo negatiivinen -> arvo muutetaan positiiviseksi
Rivitietue
Tiliöintiviite
Tikon 6.1.2
Mikäli arvo = 0. Otetaan verkkolaskujen ostotiliöinnit taulusta
tuotteen ja asiakkaan perusteella
Tikon 6.1.2
Maaliskuu 2012
6.5.
27 (27)
Testitiedoston rakentaminen
Mikäli on tarvetta muodostaa esim. mallitiedosto ulkopuoliselle järjestelmälle voi tiedoston rakentaa
seuraavasti:
1.
Ylläpito – Myynti – Myyntitilauksenotsikko
Vie toiminnolla tallennetaan otsikkotietue .csv muotoon. Tallennus tehdään asetuksella ”Ensimmäinen rivi on
kenttäkuvaus”.
2.
Ylläpito – Myynti – Myyntitilauksen rivi
Vie toiminnolla tallennetaan rivitietue .csv muotoon. Tallennus tehdään asetuksella ”Ensimmäinen rivi on kenttäkuvaus”.
3.
Tiedostojen tietueet yhdistetään yhdeksi .csv tietueeksi jota voidaan käyttää tuontiprofiilin muodostamiseen.
OTSIKKO(otsikko)
Otsikkotietue
OTSIKKO(rivi)
Rivitietue
Varsinaisessa tuontitiedostossa ei otsikoita (headereita) tarvita.
6.6.
Eroavuudet olemassa olevaan Tikon joustavaan .csv tuontiin
Tiedoston rakenne:
Valuuttakentissä annetaan ”-” etumerkki jos luku on negatiivinen. Aiemmin käytettiin erillistä
etumerkkikenttää yhteisenä kaikille valuuttakentille.
Etumerkki valuuttakentässä mukana mahdollistaa myös esim. negatiivisen summan myös veloitus
laskulle riville.
Tikon 6.1.2

CSV-muotoisten laskujen ja tilausten ajastettu nouto Tikon versiossa

Transcription

Similar documents

Raporttien ja mallikantojen käyttöönotto (pdf)

Ohjelmistomuutokset Tikon versioon 6.2.0

Ohjelmistomuutokset Tikon versioon 6.5.0

Tikon versio 6.2.0 ja 6.2.0 SP1

Sirpa Glad-Staf: Kalastusmatkailun kansainvälistyminen

Lasse Karjalainen

Valokuvien tuotantoprosessi alkaa tilauksesta

Taloushallintojärjestelmien käyttö Suomessa

laskujen sähköinen kierrätys ja matkalaskut

TAL-IT2012 Tilitoimistojen ohjelmistot.pdf

SOI Consulting lyhyesti

toiminta 2012 - Saksanseisojien Eräkoulutus ry

Uuden oriflamelaisen aloitusohjelma

TANDEMBOX intivo

AIR-MIX-RUISKUN PERUSKÄYTTÖ

LOGIMAT®- VARASTOAUTOMAATTI