docMiten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä
download 
Report Transcription
Miten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä
27/09/2011 . HYVÄT KÄYTÄNTEET TYÖPAIKOILLA Keskiviikkona 28.9.2011 kello 12.00-17.00 Oppimiskeskus Fellmanniassa Miten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä käyttöön? 12.00-12.30 SEMINAARIN ALOITUS JA OHJELMAN ESITTELY AUDITORIOSSA 12.30- 13.00 Työkaluja kvalitatiivisten ongelmien ratkaisuun Kouluttaja: Marja-Leena Savonen, Lahden ammattikorkeakoulu Lehtori, MQ, DI ILMOITTAUTUMINEN JA KAHVI TEKES:n edustaja, Tietopankista työvälineeksi II-projektin projektipäällikkö Tietopankista työvälineeksi - Kehittäjän tieto- ja menetelmäpankin esittelijä Siirtyminen työpajoihin 15 minuuttia Millaisia hyviä työyhteisön toiminnan kehittämistapoja on olemassa? Miten ne saadaan käyttöön? 13.15-14. 45 30 minuuttia 15.15-16. 45 16.45 -18.00 Työpaja A (1.kerta) Työpaja B (1.kerta) Työpaja C (1.kerta) HenkilöstöHenkilöstön Laadunhallinta johtaminen osaamisen Vetäjä ja esimiestyö käyttöönsaaminen Pekka Lavikainen Vetäjä Vetäjä Päivikki Lahtinen Marja-Leena Savonen Työpaja D (1.kerta) Projektinhallinta Vetäjä Pasi Laine Siirtyminen toiseen työpajaan, kahvia ja hedelmiä saatavilla aulassa Työpaja A (2.kerta) Työpaja B (2.kerta) Työpaja C (2.kerta) HenkilöstöHenkilöstön Laadunhallinta johtaminen osaamisen Vetäjä ja esimiestyö käyttöönsaaminen Pekka Lavikainen Vetäjä Vetäjä Päivikki Lahtinen Marja-Leena Savonen Työpaja D (2.kerta) Projektinhallinta Vetäjä Pasi Laine Cocktail – tilaisuus ja verkostoituminen 1 27/09/2011 TYÖKALUJA ONGELMIEN YHTEISTOIMINNALLISEEN RATKAISUUN PDCA-YMPYRÄ ONGELMANRATKAISUN APUNA ACT Vakiinnuta uusi toimintatapa Tee ohje CHECK Tarkista menettelyt Tarkista tulokset, ovatko tavoitteiden mukaisia? 1. Ryhmittely 2. Kalanruoto PLAN Analysoi Tee toimintasuunnitelma •Aseta tavoitteet ja mittarit •Mieti menettelyt •Osoita resurssit •Varmista osaaminen 3. Vaikutuskaavio DO 4. Puukaavio Kouluta tarvittaessa Toteuta toimintasuunnitelma 5. Päättelykaavio 6. Matriisikaavio MQ 2 27/09/2011 TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä •Käy tä ry hmittelytekniikkaa, jotta saat osallistettua henkilöstöä, saat heidän osaamisensa käy ttöön, sekä muodostat kokonaiskuv an aiheesta. ANALYYSI ANALYYSIVAIHE •Kokoa ry hmittely n tulokset kalanruodoksi ja tarkista, että kaikki oleellinen on otettu huomioon. •Käy tä v aikutuskaaviota, jotta löy dät aiheeseen v aikuttav an tärkeimmän tekijän sekä pullonkaulan, jossa ongelmat tukev at näky v äksi. TOIMINTASUUNNITELMA TOIMINTASUUNNITELMAN LAADINTAVAIHE TOTEUTUS TOTEUTUSVAIHE •Valitse analy y siv aiheessa löy tämäsi tärkein tekijä. •Käy tä puukaav iota suunnitellaksesi, kuinka tärkeimpään tekijään liitty v ät asiat pullonkaulaan peilaten saadaan kuntoon. •Käy tä päättely kaav iota löytääksesi suunnitelmaasi liitty v ät riskit. •Pohdi, kuinka v oit ennalta ehkäistä riskitilanteet, ja mitkä ov at v aihtoehtoiset toimintamallit. •Käy tä matriisikaav iota v astuuttaaksesi tekemiset ja tehdäksesi ne näky v iksi. •Määrittele mittarit ja aseta niiden av ulla toiminnalle tulostav oitteet. •Laadi aikataulu ja arv ioi kustannukset. •Tee toimintasuunnitelma •Toteuta toimintasuunnitelmasi. ARVIOINTI JOHTOPÄÄTÖKSET ARVIOINTIVAIHE JOHTOPÄÄTÖKSET •Tarkista ja arv ioi toimintatav at ja saadut tulokset. •Ov atko tulokset tav oitteiden mukaiset? •Onko ongelma ratkennut? •Mitä tehdään seuraav aksi? 3 27/09/2011 PÄÄOTSIKOT RYHMÄ RYHMITTELY PÄÄOTSIKOT RYHMÄ RYHMITTELY LAPUT LAPUT Tavoitteena on hahmottaa kokonaiskuva tilanteesta, kun osallistujilla on paljon erilaisia käsityksiä ja eroavia mielipiteitä aiheesta. Ryhmittely on luonteeltaan luova prosessi, jossa yhteisymmärrys saavutetaan pikemminkin asioiden järjestelyn kuin suoran keskustelun avulla. 1. Kootaan ryhmä (4 - 6 ihmistä, erilainen kokemustausta) 2. Muotoillaan neutraali, ymmärrettävä aihe. Esimerkiksi: Mitä asioita liittyy tarkasteltavaan ilmiöön? Mitkä tekijät vaikuttavat tarkasteltavaan ilmiöön? 3. Jokainen ryhmän jäsen kirjoittaa lapuille tussilla HILJAISUUDESSA niin monta asiaa/tekijää kuin vain mieleen tulee. (n.15 -20 minuuttia) Huom! JOKAINEN LAPPU SISÄLTÄÄ VAIN YHDEN ASIAN TAI TEKIJÄN! ÄLÄ KÄYTÄ VAIN YHDEN SANAN ILMAISUJA, KÄYTÄ MIELUITEN 3-7 SANAA. 4. Ryhmän jäsenet kiinnittävät lappunsa seinälle. Lappujen järjestyksellä ei ole vielä tässä vaiheessa väliä. Jos sama tekijä on mainittu useassa lapussa, ottakaa ylimääräiset laput pois seinältä. 5. Ryhmän jäsenet järjestävät toisiinsa liittyvät tekijät ryhmiin HILJAISUUDESSA. Tavoitteena on saada aikaiseksi useita pieniä lappuryhmiä, esim. 6-10 kpl. Jos ryhmän jäsenet ovat eri mieltä, saa lappuja siirtää, mutta ei saa puhua. Ryhmittely on valmis, kun yksikään lappu ei enää siirry. • Ryhmällä on vaikeuksia käsitellä aihetta erilaisten näkökulmien tai mielipiteiden vuoksi. Ryhmän on vaikeaa 6. Ryhmä luo pääotsikot ryhmille. SAA PUHUA! Pääotsikko on lyhyt, mutta kiteyttää osakokonaisuuksien sisällön, sen oltava ymmärrettävä yksinkin. erottaa toisistaan syyt ja seuraukset. Työskentely ei etene. 7. Ryhmä arvioi ryhmittelynsä tuotosta piirtämällä siitä fläppipaperille kalanruotokaavion. Käyttö on suositeltavaa tilanteissa, joissa: • Kaaos vallitsee, koska on niin paljon erilaisia tekijöitä vaikuttamassa tarkasteltavaan aiheeseen. • Ryhmän on luotava yhteinen näkemys ja kokonaiskuva aiheesta sekä laajennettava omaa ymmärrystä. 4 27/09/2011 RYHMITTELYSTÄ KALANRUODOKSI ESIMERKKI RYHMITTELYSTÄ Katso allaolevaa kuviota Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun? Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta Tarvitaan luotettavia hintakilpailukykyisiä toimittajia Kuka päättää/ hyväksyy tilauksen Toimitussopimusten kaupallisten asioiden laadinta Miten toimitusta valvotaan Materiaalimäärittelyn (spesifikaation) on oltava sopiva käyttötarkoitukseen Materiaalia tilaa - työpiste - paikallinen varasto Miten tehdään käyttäjälle helpoksi tilata materiaalia selvittää toimitusaika Materiaalin toimitus Työmaan toiminnot Miten myöhästymistilanteissa toimitaan Materiaalin vastaanotto ja tarkistus Saako toimittaa puutteellista materiaalia Työn suoritus, materiaalin käyttö ja asennus Miten hoidetaan normaalitoimitukset Miten hoidetaan materiaalin palautukset Erikoistilanteille tarvitaan oma menettely Miten noutohyllyä täydennetään •Kalanruodon piirtäminen ohjaa ryhmän jäsenet tarkastelemaan ryhmittelyn tuotosta ja keskustelemaan siitä. Mikä on toimitusaika Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu Materiaalitoiminnan suunnittelu ja ohjaus Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus Materiaalitoimintojen ohjaamista ja kehittämistä varten tarvitaan mittarit Materiaalitarpeen ennustaminen Varastojen ylläpito Rakentamistarpeen suunnittelu Mitä materiaaleja varastoidaan ja missä Rakentamistöiden suunnittelu Kuka hoitaa työalueella varastokirjanpidon Miten materiaaliprosessia mitataan Miten hoidetaan tietojärjestelmien tietojen ylläpito Mikä on palvelutasotavoite Työn suunnittelu ja siihen liittyvän materiaalitarpeen määrittely Kuka omistaa materiaaliprosessin Tarkasteltava ilmiö tai ongelma Mitkä ovat kiertonopeustavoitteet eri materiaaleille •Kalanruoto helpottaa kokonaiskuvan visualisointia ja viestimistä myös muille. •Kalanruoto ohjaa ryhmän jäseniä ajattelemaan loogisesti ja ymmärtämään syyt ja seuraukset. •Kalanruoto näyttää parhaimmillaan kaikki ne tekijät, jotka vaikuttavat tarkasteltavaan asiaan/ongelmaan. Huom: Lopputulokseen on usein vaikuttamassa lukuisia eri tekijöitä, mutta meillä on taipumus nähdä vain yksi tai kaksi syytä ja erityisesti hakea syyllisiä! 5 27/09/2011 VAIKUTUSKAAVIO ESIMERKKI KALANRUODOSTA Mitkä tekijät vaikuttavat hyvien käytänteiden käyttöönottoon yrityksissä ja organisaatioissa? ESIMIES TIEDOTUS Osallistavaa Nimetty Jatkuvaa Osallistava Oikein ajoitettua Miten vaikuttaa yksilötasolla Arviointi Kerrotaan menetelmästä Uusien asioiden oppiminen Tärkein tekijä (= juurisyy) Toiminnan kehittäminen Avoimuus Tavoitteellisuus Palaute Huonot tavat pois Kilpailukyky HYVIEN KÄYTÄNTEIDEN KÄYTTÖÖNOTTO Työvälineet Motivaatio Työympäristö Kaikki mukana Aika Raha Henkilöstö RESURSSIT Työilmapiiri Yhteishenki Sekä onnistumiset että pettymykset Mallioppiminen Tulokset Palkitseminen SITOUTUS Yläotsikot kalanruodosta HYÖTY Innovatiivinen Palaute Pullonkaula KOKEMUKSET Vaikutuskaaviolla löydät tarkasteltavaan ilmiöön vaikuttavan tärkeimmän tekijän (juurisyyn) ja pullonkaulan, jossa ongelmat tulevat näkyviksi. Tärkein tekijä on se tekijä, josta lähtee eniten nuolia. Pullonkaula on se tekijä, johon tulee eniten nuolia. Kun haluat ratkaista ongelmat, aloita työskentely kaikkein tärkeimmästä tekijästä. Käytä vaikutuskaaviota silloin, kun: •on suuri määrä toisiinsa liittyviä asioita •ei ole dataa, jonka avulla tärkein tekijä voitaisiin löytää •ongelman ratkaisemiseksi tarvitaan yhteinen ymmärrys, mistä aloittaa. 6 27/09/2011 VAIKUTUSKAAVIO ESIMERKKI VAIKUTUSKAAVIOSTA Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun? Vaikutuskaavion vaiheet: 1. Ottakaa kalanruotokaaviostanne yläotsikkolaput käyttöön, älkää ottako m ukaan kalan päätä. 2. Levittäkää laput fläppipaperin päälle, toisiinsa liittyvät asiat lähekkäin. Huom ! Kiinnittäkää kalanruotonne seinälle siten, että se on kaikkien ryhmän jäsenten näkyvissä! 3. Piirtäkää vuorovaikutusnuolet Kysykää jokaisen lapun kohdalla: ”Vaikuttaako tämä asia johonkin toiseen asiaan?”, PIIRTÄKÄÄ NUOLET VAIN YHTEEN SUUNTAAN! 4. Arvioikaa ja m uuttakaa vaikutuskaaviota, hakekaa yksimielisyyttä aiheesta. 5. Laskekaa lähtevien ja tulevien nuolien m äärät Asiat, joista lähtee eniten nuolia ovat m ahdollisia juurisyitä. Asiat, joihin päättyy eniten nuolia, ovat m ahdollisia pullonkauloja. Huom ! Joskus voi olla kaksi tärkeintä tekijää (juurisyytä) tai pullonkaulaa. Ryhm än täytyy tuolloin keskustellen valita jom pikumpi jatkotyöskentelyyn. PULLONKAULA Materiaalin toimitus Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta Työmaan toiminnot Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu Varastojen ylläpito Materiaalitarpeen ennustaminen Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus Materiaalitoimintojen ohjaamista ja kehittämistä varten tarvitaan mittarit JUURISYY TÄRKEIN TEKIJÄ 7 27/09/2011 VAIKUTUSKAAVIO Tyypillisiä käyttökohteita: • Palkitsemisjärjestelmän onnistumiseen vaikuttavien tekijöiden analysointi TYÖPAJATEHTÄVÄ Ryhmittelytekniikka Kalanruoto Vaikutuskaavio • Toimitusten pullonkaulojen analysointi • Valitusten analysointi 8 27/09/2011 PÄÄOTSIKOT RYHMÄ Katso allaolevaa kuviota RYHMITTELY Tarkasteltava aihe: LAPUT MITKÄ TEKIJÄT VAIKUTTAVAT HYVIEN KÄYTÄNTEIDEN KÄYTTÖÖNOTTOON YRITYKSISSÄ JA ORGANISAATIOISS A? 1. Jokainen OSALLISTUJA kirjoittaa lapuille tussilla HILJAISUUDESSA niin monta tekijää kuin vain mieleen tulee. (Aikaa n.10 -15 minuuttia) Huom! RYHMITTELYSTÄ KALANRUODOKSI HYVIEN KÄYTÄNTÖJEN KÄYTTÖÖNOTTO JOKAINEN LAPPU SISÄLTÄÄ VAIN YHDEN TEKIJÄN! ÄLÄ KÄYTÄ VAIN YHDEN SANAN ILMAISUJA, KÄYTÄ MIELUITEN 3-7 SANAA. 2. Työpajan vetäjä jakaa osallistujat 4-6 hengen ryhmiin, ja osoittaa kullekin ryhmälle työskentelypaikan ja tyhjän seinätilan. •Kalanruodon piirtäminen ohjaa ryhmän jäsenet tarkastelemaan ryhmittelyn tuotosta ja keskustelemaan siitä. 3. Ryhmän jäsenet kiinnittävät lappunsa seinälle. Lappujen järjestyksellä ei ole vielä tässä vaiheessa väliä. Jos sama tekijä on mainittu useassa lapussa, ottakaa ylimääräiset laput pois seinältä. •Kalanruoto helpottaa kokonaiskuvan visualisointia ja viestimistä myös muille. 4. Ryhmän jäsenet järjestävät toisiinsa liittyvät tekijät ryhmiin hiljaisuudessa. Tavoitteena on saada aikaiseksi useita pieniä lappuryhmiä, esim. 6-10 kpl. Jos ryhmän jäsenet ovat eri mieltä, saa lappuja siirtää, mutta ei saa puhua. Ryhmittely on valmis, kun yksikään lappu ei enää siirry. •Kalanruoto ohjaa ryhmän jäseniä ajattelemaan loogisesti ja ymmärtämään syyt ja seuraukset. 6. 7. Ryhmä luo pääotsikot ryhmille. Saa puhua! Pääotsikko on lyhyt, mutta kiteyttää osakokonaisuuksien sisällön, sen oltava ymmärrettävä yksinkin. Ryhmä arvioi ryhmittelynsä tuotosta piirtämällä siitä fläppipaperille kalanruotokaavion. •Kalanruoto näyttää parhaimmillaan kaikki ne tekijät, jotka vaikuttavat tarkasteltavaan asiaan/ongelmaan. Huom: Lopputulokseen on usein vaikuttamassa lukuisia eri tekijöitä, mutta meillä on taipumus nähdä vain yksi tai kaksi syytä ja erityisesti hakea syyllisiä! 9 27/09/2011 VAIKUTUSKAAVIO Vaikutuskaavion vaiheet: 1. Ottakaa kalanruotokaaviostanne yläotsikkolaput käyttöön, älkää ottako m ukaan kalan päätä. 2. Levittäkää laput fläppipaperin päälle, toisiinsa liittyvät asiat lähekkäin. TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä ANALYYSI Huom ! Kiinnittäkää kalanruotonne seinälle siten, että se on kaikkien ryhmän jäsenten näkyvissä! 3. Piirtäkää vuorovaikutusnuolet Kysykää jokaisen lapun kohdalla: ”Vaikuttaako tämä asia johonkin toiseen asiaan?”, PIIRTÄKÄÄ NUOLET VAIN YHTEEN SUUNTAAN! 4. Arvioikaa ja m uuttakaa vaikutuskaaviota, hakekaa yksimielisyyttä aiheesta. 5. Laskekaa lähtevien ja tulevien nuolien m äärät Asiat, joista lähtee eniten nuolia ovat m ahdollisia juurisyitä. Asiat, joihin päättyy eniten nuolia, ovat m ahdollisia pullonkauloja. Huom ! Joskus voi olla kaksi tärkeintä tekijää (juurisyytä) tai pullonkaulaa. Ryhm än täytyy tuolloin keskustellen valita jom pikumpi jatkotyöskentelyyn. TOIMINTASUUNNITELMA TOTEUTUS ARVIOINTI JOHTOPÄÄTÖKSET 10 27/09/2011 TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN PUUKAAVIO kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä Konkreettiset toimenpiteet kullekin osalle erikseen •Käy tä ry hmittelytekniikkaa, jotta saat osallistettua henkilöstöä ja saat heidän osaamisensa käy ttöön ANALYYSIVAIHE TOIMINTASUUNNITELMAN LAADINTAVAIHE TOTEUTUSVAIHE ARVIOINTIVAIHE JOHTOPÄÄTÖKSET Tärkein tekijä/ Juurisyy sekä muodostat kokonaiskuv an aiheesta. •Kokoa ry hmittely n tulokset kalanruodoksi ja tarkista, että kaikki oleellinen on otettu huomioon. •Käy tä v aikutuskaaviota, jotta löy dät aiheeseen v aikuttav an tärkeimmän tekijän sekä pullonkaulan, jossa ongelmat tukev at näky v äksi. •Valitse analy y siv aiheessa löy tämäsi tärkein tekijä (juurisy y). •Käy tä puukaav iota suunnitellaksesi, kuinka tärkeimpään tekijään liitty v ät asiat pullonkaulaan peilaten saadaan kuntoon. •Käy tä päättely kaav iota löytääksesi suunnitelmaasi liitty v ät riskit. •Pohdi, kuinka v oit ennalta ehkäistä riskitilanteet ja mitkä ov at v aihtoehtoiset toimintamallit. •Käy tä matriisikaav iota v astuuttaaksesi tekemiset ja tehdäksesi ne näky v iksi. •Määrittele mittarit ja aseta niiden av ulla toiminnalle tulostav oitteet. •Laadi aikataulu ja arv ioi kustannukset. •Tee kirjallinen toimintasuunnitelma •Toteuta toimintasuunnitelmasi. •Tarkista ja arv ioi toimintatav at ja saadut tulokset. •Ov atko tulokset tav oitteiden mukaiset? •Onko ongelma ratkennut? •Mitä tehdään seuraav aksi? Pullonkaula Puukaavion vaiheet: 1. Valitkaa tärkein tekijä (= juurisyy). 2. Pilkkokaa tärkein tekijä loogisiin osiin, jotka vaikuttavat pullonkaulan syntymiseen. Voitte käyttää hyväksenne aikaisempia tuotoksia tai ryhmittelytekniikkaa (esim. m itkä asiat tärkeimmässä tekijässä/juurisyyssä vaikuttavat (avaavat) pullonkaulaan?) Huom Monesti tärkein tekijä eli juurisyy on niin iso asia, että sille on vaikeaa löytää suoraan ratkaisua. Siksi on viisasta jakaa tärkein tekijä eli juurisyy osiin. Miettimällä osille konkreettiset toimenpiteet, osien toimenpiteet yhdessä toteutettuna ratkaisevat alkuperäisen tärkeimmän tekijän tai juurisyyn. Tällä tekniikalla m yös projektin ositus (WBS) onnistuu. 3. Käsitelkää jokaista osaa yksi kerrallaan: Mitä pitää tehdä, m itkä ovat ne konkreettiset toimenpiteet, jotta osa toteutuu ja om alta osaltaan avaa pullonkaulaa. 4. Arvioikaa puukaavion logiikka. Kysykää: ”Ovatko kaikki tarvittavat toimenpiteet mukana tulosten aikaansaamiseksi? Tarvitaanko näitä kaikkia toimenpiteitä tuloksen aikaansaamiseen?” Tehkää tarpeelliset korjaukset. 11 27/09/2011 ESIMERKKI PUUKAAVIOSTA PUUKAAVIO Konkreettiset toimenpiteet Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus Materiaalitarpeen ennustaminen Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta Materiaalin toimitus • rajataan prosessi • prosessin asiakkaiden haastattelu • prosessiin osallistuvien ihmisten haastattelu • tietovirtojen ja materiaalivirtojen selvittäminen • piirretään prosessi ja selvitetään vastuut • selvitetään ennustaminen lyhyellä, keskipitkällä ja pitkällä aikajänteellä • miten ennusteet ovat pitäneet paikkaansa • analysoidaan, miten ennustamista voi parantaa • selvitetään yhteistyöyritykset • miten yhteistyön laatu on varmistettu • hintakehitys ja toimitusvarmuus • sopimusmallit • paljonko sisäisiä tilauksia on ja millaisia ne ovat • selvitetään sisäisten tilausten virheet • analysoidaan, mitä vaikeuksia sisäisiin tilauksiin liittyy • etsitään parannusmahdollisuuksia Tyypillisiä käyttökohteita: • asiakastarpeiden erittely • laadunparannusohjelman purkaminen käytännön toimenpiteiksi • projektin kehittäminen strategian pohjalta • ongelman purkaminen osaongelmiksi ja toimenpiteiksi • selvitetään materiaalivirrat • selvitetään käytännön menettelyt toimituksissa • analysoidaan ongelmat ja etsitään parannusmahdollisuuksia 12 27/09/2011 PÄÄTTELYKAAVIO PÄÄTTELYKAAVIO Osat Tärkein tekijä/ juurisyy Konkreettiset Mikä voi mennä Ennalta ehkäisy? toimenpiteet pieleen? Vaihtoehtoiset toimenpiteet? Tärkein tekijä/ juurisyy Osat Konkreettiset Mikä voi mennä Ennalta ehkäisy? toimenpiteet pieleen? Vaihtoehtoiset toimenpiteet? Päättelykaavion vaiheet: Täm än työkalun avulla löydetään m ahdolliset riskit alunperin suunnitelluissa toimenpiteissä. Tätä tietoa voidaan käyttää suunnitelman parantamiseen tai vaihtoehtoisten toimintamallien hakemiseen jo etukäteen. Näin voidaan arvioida, mitä reaktioita toim intasuunnitelman toteuttaminen aiheuttaa, m illaisiin tilanteisiin saatetaan joutua ja m iten niihin tulisi varautua. Päättelykaavion perusrunko on sama kuin puukaaviossa. Niinpä puukaavio voidaan suoraan täydentää päättelykaavioksi seuraavalla tavalla: 1. Pohdi jokaisen osan kohdalla, m ikä voi m ennä pieleen suunnitelluissa toimenpiteissä ja m itä yllätyksellistä voi tapahtua. Kirjoita pohdinnan tuotokset. 2. Pohdi, onko m ahdollista ennalta ehkäistä pieleenmeno ja m iten se voidaan tehdä. Käyttö: • • • • tehtävä on uusi ja ennakoimaton tehtävä on m onimutkainen tai epäonnistumisen riski on suuri suunnitelma on pidettävä tiukasti aikataulussa arvioidaan, että toteutuksessa tulee ongelmia Huom ! Jos pieleenmeno voidaan ennalta ehkäistä, lisää toim enpiteet toimintasuunnitelmasi. Jos ennaltaehkäisy on m ahdotonta, suunnittele ja valitse vaihtoehtoiset toim intamallit toteutettavaksi sellaisissa tilanteissa, joissa riskit kääntyvät todeksi. 13 27/09/2011 ESIMERKKI PÄÄTTELYKAAVIOSTA PÄÄTTELYKAAVIO Konkreettiset toimenpiteet Osat Tärkein tekijä/ juurisyy rajataan prosessit Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus Konkreettiset Mikä voi mennä Ennalta ehkäisy? toimenpiteet pieleen? Vaihtoehtoiset toimenpiteet? Materiaalitarpeen ennustaminen Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun Tyypillisiä käyttökohteita: • Missä voi tulla ongelmia strategian toteuttamisessa? Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta analysoidaan miten ennustamista voi parantaa miten yhteistyön laatu on varmistettu selvitetään sisäisten tilausten virheet Mikä voi mennä pieleen? Miten ennalta ehkäistään ihmiset eivät osallistu alkuun asenteisiin vaikuttavaa koulutusta kuvaus ei tuota haluttua tulosta kehitettävä hyvä kuvausmenettel y yhdyskuntasuunnitelmat muuttuvat pidetään yhteyttä päättäjiin, rakentajiin yms. kasvuennusteet eivät pidä paikkaansa lisätään tiedon keruuta toimittaja tekee konkurssin rakennetaan kasvuennusteen malli selvitetään luottotiedot tehdään auditointi toimittaja ei halua panostaa yhteistyöhön vaihdetaan toimittajaa tilauksiin liittyvien virheiden selvittäminen liian työlästä tyydytään arvioihin ihmiset hyvin erimielisiä nykykäytännöstä tehdään joukko koetilauksia, joita seurataan, tutkitaan kaikki mahdollisuudet järjestetään lyhyt ja intensiivinen seurantajakso • Uuden laitteen asentaminen kesälomaseisokin aikana • Mitä voi mennä pieleen laadun parannusprojektissa? • Projektin riskien löytämiseen Materiaalin toimitus selvitetään käytännön menettelyt toimituksissa 14 27/09/2011 MATRIISIKAAVIO Yhteyskaavio Tavoitteena on selvittää kahden tai useamman asia- tai idearyhmän välinen looginen yhteys. Matriisikaaviossa voidaan esittää sekä yhteyden olemassa olo että sen voimakkuus. MATRIISIKAAVIO Matriisikaavion vaiheet: 1. Valitaan avaintekijät m enestykselliseen toteutukseen ”Kuka vastaa/tekee/osallistuu/informointi?” ”Mitä tarvitaan, kuinka paljon?” ”Onko ristiriitaa nykytoimintojen kanssa?” 2. Kotaan ryhm ä päättäjät ja vaikuttajat Käyttö: • toim enpiteille haetaan tekijät • uusia toim enpiteitä halutaan verrata olemassa oleviin • organisaatiossa halutaan priorisoida nykyiset tehtävät uusien tavoitteiden suhteen 3. Valitaan m atriisin muoto L-m uoto (2 asiaryhmää), T-muoto (3 asiaryhmää) X-m uoto (4 asiaryhmää) 4. Valitaan vaikutusmerkit Esim . vaikuttaa paljon/ PÄÄVASTUU vaikuttaa jonkin verran/ OSALLISTUU vaikuttaa vähän/ informointi 15 27/09/2011 ESIMERKKI MATRIISIKAAVIOSTA ERILAISIA MATRIISEJA T-m uoto, 3 asiaryhmää 1a 1b 1c 1d v aikuttaa paljon 3a 2a 3b 2b 3c 2c 3d 2d 1 2 3 4 5 6 7 8 9 v aikuttaa jonkin v erran Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus 1a L-m uoto, 2 asiaryhmää v aikuttaa v ähän 1b 1c 1d 2a Materiaalitarpeen ennustaminen Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa 2b 2c Sisäisen tilauksen laadinta 2d Materiaalin toimitus 3a Työmaan toiminnot 3b 3c Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu 3d 4a 4b 4c 4d 1a 2a 2b 2c 2d 1b 1c 1d X-m uoto, 4 asiaryhm ää Varastojen ylläpito Materiaalitoimintojen ohjaamista ja kehittämistä varten tarvitaan mittari 1. 2. 3. 4. 5. asiakas/yhdyskunta suunnittelu työn suorittaja noutohylly ostaja 6. 7. 8. 9. varasto ulkopuolinen toimittaja talous prosessin omistaja 16
