Microsoft Access - Käytön perusteet

Microsoft Access
KÄYTÖN PERUSTEET
© Kari J Keinonen 2008
Koulutus
Access 2007
KJK
Käyttöoikeustiedot
Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus.
Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia.
Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista
uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset.
Yhteisölle luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan materiaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin
kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali
voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin
kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa
materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä.
Kannen suunnittelu Urpo Jalava
Copyright © Kari J Keinonen - Asiantuntijaosuuskunta Ornanet.
ISBN 978-952-5753-23-3
Muut sähköiset opintomateriaalit
Ornanet Koulutus on tuottanut seuraavia opintomateriaaleja sekä englanninkielisistä
että suomenkielisistä ohjelmista tehdyin kuvankaappauksin:
ƒ Windows Vista - Käytön perusteet
ƒ Microsoft Office 2007 ohjelmista - Käytön perusteet
ƒ Microsoft Office 2007 ohjelmista - Edistynyt käyttö
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin
Microsoft Project - Käytön perusteet (versio 2000 vain SF kuvin)
Microsoft Project 2003 - Käytön perusteet (vain SF kuvin)
Microsoft Project 2007 - Käytön perusteet
ƒ Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1) (vain SF kuvin)
Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla.
Tilaa suuremmat erät e-mail-osoitteesta kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi.
Yksittäiskappaleet on edullista hankkia osoitteesta
http://www.ellibs.com/fi?oldpath=fin/
Harjoitus- ja ratkaisutiedostot
Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta:
http://ornanet-koulutus.fi/secure/Aputiedostot.zip
Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli
Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän materiaaliin liittyvät tiedostot löydät Access-a-s-aputiedostot -kansiosta.
© Kari J Keinonen
Access 2007
KJK
Sisällysluettelo
Johdanto ................................................................... 1 Mikä on Access? .......................................................................................................... 2 Mikä on tietokanta?...................................................................................................... 2 Mihin tarvitaan tietokantoja? ......................................................................................... 2 Kuka tietokantoja käyttää? .......................................................................................................2 Accessin käyttöperiaate ................................................................................................ 3 Tietokannan toteuttamisen periaate................................................................................ 4 Tietokannan peruskäsitteet ............................................ 5 Tietokanta (database)..............................................................................................................5 Tiedosto (file) .........................................................................................................................5 Käsite, kohde tai yksilötyyppi (entity type) .................................................................................5 Objekti - olio (object) ..............................................................................................................5 Taulukko (taulu - table) ...........................................................................................................6 Tietue (record) .......................................................................................................................6 Kenttä (field)..........................................................................................................................6 Yhteys eli riippuvuus (relationship) ............................................................................................7 Perus- (primary key) ja viiteavain (foreign key)...........................................................................7 Viite-eheys (referential integrity)...............................................................................................8 Indeksi (index) .......................................................................................................................8 Kysely (query) ........................................................................................................................8 Lajittelu ja suodatus (sort - filter) ..............................................................................................9 Lomake (form) .......................................................................................................................9 Raportti (report) .....................................................................................................................9 Makro (Macro) ........................................................................................................................9 Moduuli (Modules) ...................................................................................................................9 Ohjelman käyttäminen ................................................ 10 Accessin avaaminen ................................................................................................... 10 Accessin lopettaminen ................................................................................................ 10 Aloitusikkuna ............................................................................................................ 11 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä ................................... 12 Ikkunan pääosat ja toiminnot ...................................................................................... 13 Valintanauhan (Ribbon) välilehdet ........................................................................................... 14 Siirtymisruutu (Navigation Pane) ............................................................................................. 15 Valintaikkunat ...................................................................................................................... 16 Objektin valintapainike........................................................................................................... 16 Valikoima............................................................................................................................. 17 Pikavalikko........................................................................................................................... 18 Näkymät .................................................................................................................. 19 Taulukkonäkymä (Datasheet View) .......................................................................................... 19 Design View (Rakennenäkymä) ............................................................................................... 20 Tiedoston luominen .................................................... 21 Uusi tyhjä tietokanta ..................................................................................................
Uusi tietokanta mallia käyttäen ....................................................................................
Tietokannan avaaminen ..............................................................................................
Tietokannan sulkeminen .............................................................................................
21 22 23 23 Kumoa - Tee uudelleen toiminnot .................................. 24 Kumoa (Undo)........................................................................................................... 24 Tee uudelleen (Redo) ................................................................................................. 24 Toista (Repeat).......................................................................................................... 24 © Kari J Keinonen
Access 2007
KJK
Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot .................................. 25 Office Leikepöytä .......................................................................................................
Kopioiminen (Copy)....................................................................................................
Leikkaaminen (Cut)....................................................................................................
Liittäminen eli sijoittaminen (Paste)..............................................................................
25 26 26 26 Etsi - Korvaa toiminnot ............................................... 27 Etsi (Find).................................................................................................................
Korvaa (Replace) .......................................................................................................
Siirry (Go To) ............................................................................................................
Valinta (Select)..........................................................................................................
27 28 28 28 Tietokannan toteutusperiaate ....................................... 29 Toteutusvaiheet......................................................................................................... 29 Suunnittelun tärkeys .................................................................................................. 30 Suunnittelussa huomioitava .................................................................................................... 30 Suunnittelun työvaiheet .............................................................................................. 31 Haastattelut ja tarvekartoitus.................................................................................................. 31 Käsiteanalyysi ...................................................................................................................... 31 Käsitemalli ........................................................................................................................... 32 Riippuvuudet (Relationship) eli yhteydet ................................................................................... 33 Tietotarveanalyysi ................................................................................................................. 36 Kentän ominaisuudet (field properties) ..................................................................................... 37 Normalisointi ........................................................................................................................ 38 Tietokannan toteuttaminen ......................................................................................... 39 Tietokannan rakenteen määrittely ........................................................................................... 39 Tietokannan testaus ................................................................................................... 39 Tietokannan testausvaiheet .................................................................................................... 39 Analyysi, arviointi ja muutokset ................................................................................... 40 Lopetustoimet ........................................................................................................... 40 Tietokannan dokumentointi .................................................................................................... 40 Tietokannan kunnossapito ...................................................................................................... 40 Tietokannan varmistaminen .................................................................................................... 40 Tietokannan käyttöönotto ........................................................................................... 40 Lisäksi...................................................................................................................... 40 Tietokannan toteuttaminen .......................................... 41 Tietokannan suunnittelu.............................................................................................. 41 Käsitemallin luominen ............................................................................................................ 41 Kenttäluetteloiden laatiminen.................................................................................................. 42 Tietokannan perustaminen .......................................................................................... 43 Taulukon määrittely ................................................................................................... 43 Taulukon kopioiminen ............................................................................................................ 44 Taulukon nimeäminen uudelleen ............................................................................................. 44 Access-taulukon tuominen toisesta tietokannasta....................................................................... 45 Taulukon tietueiden selailu ..................................................................................................... 47 Taulukon tallentaminen .......................................................................................................... 50 Taulukon sulkeminen ............................................................................................................. 50 Muiden taulukoiden määrittely ................................................................................................ 51 Taulukoiden riippuvuudet ....................................................................................................... 52 Testiaineiston syöttäminen .......................................................................................... 54 Tärkeää testiaineiston syötössä ............................................................................................... 54 Oikeinkirjoitus (Spelling) ........................................................................................................ 55 Tavutus ............................................................................................................................... 55 © Kari J Keinonen
Access 2007
KJK
Tiedon tuominen taulukkoon........................................................................................ 57 Excel-taulukon tietojen tuominen ............................................................................................ 57 Tekstimuotoisen tiedon tuominen ............................................................................................ 59 Lomakkeen määrittely ................................................................................................ 60 Lomakkeen luominen ohjatusti ................................................................................................ 60 Lomakkeen muokkaaminen .................................................................................................... 64 Lomakeobjektien käsittely ...................................................................................................... 68 Tiedon syöttö lomakkeen avulla............................................................................................... 73 Lomakkeen luominen suoraan ................................................................................................. 74 Lomakkeen ohjausobjektit (Controls) ....................................................................................... 76 Kyselyn määrittely ..................................................................................................... 78 Suodatus (Filter) ................................................................................................................... 78 Hakukyselyn luominen ........................................................................................................... 79 Kyselyn kehittäminen parametrikyselyksi.................................................................................. 83 Suurimmat arvot kysely (Top Values)....................................................................................... 84 Laskentaa hakukyselyssä ....................................................................................................... 85 Ristiintaulukointikysely........................................................................................................... 87 Raportin määrittely .................................................................................................... 91 Perusraportin luominen .......................................................................................................... 91 Raportin muokkaaminen ........................................................................................................ 93 Ryhmittelevän raportin luominen ............................................................................................. 96 Raportin muokkaaminen ........................................................................................................ 98 Raportin tulostaminen.......................................................................................................... 100 Sivun asetukset .................................................................................................................. 101 Tietokannan testaaminen ...........................................................................................102 Tietokannan tietojen vienti .........................................................................................102 Tiedon vieminen Excel-muotoon ............................................................................................ 103 Tiedon vieminen Tekstimuotoon ............................................................................................ 104 Tietokannan analyysi.................................................................................................106 Tietokannan dokumentointi ........................................................................................106 Tietokannan käyttöönotto ..........................................................................................106 Muita Accessin ominaisuuksia ...................................... 107 Meta- ja tunnistetiedot ..............................................................................................107 Tilapalkin, tilarivin mukauttaminen ........................................................................................ 107 Ohje-toiminto .......................................................... 108 Hakemisto ............................................................... 109 © Kari J Keinonen
Access 2007
KJK
Johdanto
Kädessäsi on Access-koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja.
Voit kerrata Accessin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tätä monistetta
tietokoneesi äärellä. Moniste on suunniteltu 24–40 oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta.
Punaisella valintamerkillä on monisteessa merkitty kaikki todella tärkeät asiat, ne sinun
on syytä omaksua.
Ennen Accessin opiskelua perehdy Windowsin perusteisiin.
Opiskellessasi Accessin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin.
Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin
kirjaaminen on tärkeätä. Materiaali on tehty kulumaan käytössä.
Tietokoneella kortistojen ja tietokantojen laatiminen ei vastaa perinteisten kortistojen
käyttöä! Tietokantaohjelmalla on paljon helpompi muuttaa, lisätä, poistaa ja etsiä tietoa sekä laatia raportteja tietosisällöstä. Opiskellessasi Accessia pyri aluksi oppimaan
sen käyttöperiaate (sivu 3). Selvitä itsellesi tietokannan tuottamisen perusperiaate (sivu
4). Aseta tavoite oppimisellesi. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu
muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin.
Access-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Accessia, työskentele ohjelman
avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun.
Tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen
luot oman työskentelykäytäntösi. Access on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet
varmasti viihtymään sen parissa.
Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa
Kari J Keinonen
© Kari J Keinonen
Sivu 1