10.8.2015 Maksatushakemusten toimittaminen ja raportointi

Tiedote 10.8.2015
1(5)
Tutkimus- ja kehittämistoiminta
Kehittämisosioiden vastuuhenkilöille
Hanketyöntekijöille
Kehittämisosion taloudesta vastaavat
MAKSATUSHAKEMUSTEN TOIMITTAMINEN JA RAPORTOINTI
1. AIKATAULU
Pois syrjästä –hankkeen toteuttamisaika on 1.1.2014 – 31.10.2016.
Hankkeen hallinnoijan Satakunnan sairaanhoitopiirin esittämä maksatusaikataulu:
1) maksatushakemus 1.1.2014 – 30.9.2014, lokakuu 2014
2) maksatushakemus 1.10.2014 – 30.9.2015, lokakuu 2015
3) maksatushakemus 1.10.2015 – 30.9.2016, lokakuu 2016 (Viimeinen maksatushakemus)
2. TOINEN MAKSATUSHAKEMUS
Pois syrjästä – lasten ja nuorten syrjäytymisen ja ylisukupolvisten ongelmien ehkäiseminen
-hankkeen toisessa maksatushakemuksessa raportoidaan
 kehittämisosion kustannukset ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015 sekä
 mahdolliset 1. maksatushakemuksessa raportoimatta jääneet valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset ajalta 1.1.2014 – 30.9.2014.
Maksatushakemukseen sisältyvät raportit, jotka on ilmoitettu tässä ohjeessa, toimitetaan 5.10.2015 mennessä sekä sähköpostilla että kirjepostilla hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille, projektisihteeri Kirsi Harjulalle,
kirsi.harjula@satshp.fi.
Postitse lähetetään alkuperäiset ja allekirjoitetut lomakkeet ja raportit.
Hallinnoijalle toimitettavat maksatushakemukseen sisältyvät raportit:
 selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen maksatusta varten –lomake ja kustannusliite (kehittämisosion toiminnasta vastaavan allekirjoitus)
 Em. lomakkeen kustannusliitteen -liite (”pääkirjan avain”)
 tuloslaskelma ja pääkirja (kirjanpidosta vastaavan allekirjoitus)
 henkilöstömenot –lomake (kehittämisosion toiminnasta vastaavan allekirjoitus)
Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | etunimi.sukunimi@satshp.fi | www.satshp.fi
Tiedote 10.8.2015
2(5)
Tutkimus- ja kehittämistoiminta
 kehittämisosion seurantaraportti eli väliraportointi (Webropol-kysely)
 tarvittaessa selvitys Hankintalain mukaisen kynnysarvon (30 000 alv 0%) ylittävistä
suorahankinnoista ja
 tarvittaessa selvitys kirjallisuushankinnoista. Selvityksestä tulee ilmetä kirjan nimi,
kpl määrä, käyttötarkoitus ja selvitys miten kirjahankinta liittyy kehittämisosion toimintaan.
Kustannukset voidaan hyväksyä vain, jos ne ovat todennettavissa kehittämisosion omasta
kirjanpidosta.
Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille koko
hankkeen toteuttamisesta toteutuneiden kustannusten mukaan valtionavustuksen (75%)
osuuden. Valtionavustuksen maksun jälkeen Satakunnan sairaanhoitopiiri välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaavalle kunnalle kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta
tuloeränä (Tuet ja avustukset valtiolta).
Mikäli myöhemmässä vaiheessa selviää, että Satakunnan tai Varsinais-Suomen kehittämisosioiden kustannuksia ei hyväksytä valtionavustukseen oikeuttavina kustannuksina, Satakunnan sairaanhoitopiiri perii toteuttajalta valtionavustusta ko. oikeudettoman osuuden
osalta kokonaisuudessaan takaisin. Ko. valtionavustukseen oikeuttamaton osuus jää kehittämisosion omaksi kustannukseksi
Maksatushakemuksen yhteydessä kehittämisosioiden väliraportointi toteutetaan ”Kehittämisosion seurantaraportti” Webropol-kyselynä, joka palautetaan sähköisesti. Jokainen
kehittämisosio täyttää vain yhden seurantaraportin. Linkki seurantaraporttiin lähetetään
sähköpostitse.
Kehittämisosion seurantaraportti on tallennettu word-muodossa hankkeen kotisivuille, jotta
raporttiin voi tutustua ennen varsinaista täyttämistä.
Pyydämme teitä toimittamaan 5.10 mennessä alla ilmoitetut lomakkeet sekä huomioimaan ohjeet maksatushakemuksen toimittamisessa:
a) Selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen
maksatusta varten –lomake ja kustannusliite (liite 1) sekä kustannusliitteen –
liite ”pääkirjan avain” (liite 2), jolla ilmoitetaan mihin kustannuslajiin kustan-
nusliitteessä sisältyy pääkirjasta tili/kustannus.



Kustannukset on laskutettava 100 %:sti ja arvonlisäverottomina.
Laskutuksessa huomioidaan vain toteutuneet, kirjanpidossa näkyvät kustannukset
aikavälillä 1.10.2014 – 30.9.2015 ja mahdolliset 1. maksatushakemuksessa laskuttamatta jääneet valtionavustuksen oikeuttavat kustannukset ajalta 1.1.2014 –
30.9.2014, jotka raportoidaan myös kustannusliitteessä.
Jos raportoidaan kustannuksia ajalta 1.1.2014 – 30.9.2014, toimittakaa tältä ajalta
myös kirjanpidosta tuloslaskelma ja ote pääkirjasta, johon on selkeästi merkitty, mitä kustannuksia on sisällytetty ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015 maksatushakemukseen.
Kustannusliitteessä raportoidaan kustannukset seuraavasti:
 kehittämisosion alkuperäinen talousarvio koko hankeajalta (lomakkeen vasemmanpuoleinen sarake)
 toteutuneet kustannukset hankkeen alusta alkaen ajalta 1.1.2014 – 30.9.2015 (lomakkeen keskimmäinen sarake)
Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | etunimi.sukunimi@satshp.fi | www.satshp.fi
Tiedote 10.8.2015
3(5)
Tutkimus- ja kehittämistoiminta

toteutuneet kustannukset ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015 (lomakkeen oikeanpuoleinen
sarake). Tähän sarakkeeseen sisällytetään myös mahdolliset raportoimatta jääneet
kustannukset ajalta 1.1.2014 – 30.9.2014.
Kustannusten raportointia koskeva ohje on liitteenä 3.
b) Pääkirjanotteet: Tuloslaskelma ja pääkirja hankkeen menoista
Tuloslaskelmassa ja pääkirjassa tulee näkyä tulotilit, menotilit, raportointiajanjakso, päiväysmerkintä ja hankkeen kirjanpidosta vastaavan henkilön allekirjoitus.
Pääkirjassa tulee olla selkeästi merkitty valtionavustukseen oikeuttamattomat kustannukset, jotka eivät sisälly kehittämisosion raportoitaviin kustannuksiin.
c) Maksatushakemuksen yhteydessä toimitettavat muut raportit
Henkilöstömenot –lomake (liite 4)
Henkilöstömenot –lomakkeesta on selvittävä seuraavat tiedot:





palkansaajan nimi, asema hankkeessa
ajanjakso, jolta palkka on maksettu
kuvaus hankkeeseen tehtävästä työstä (Huom. pelkkä ”hanketyö” ei riitä)
hankkeeseen käytetyn työajan prosentuaalinen osuus henkilön kokonaistyöajasta
maksetun palkan määrä (eriteltynä omiin sarakkeisiin palkka + sivukulut = yhteensä) euroina
 Huom. Asiantuntijapalkkioita ei raportoida henkilöstömenot –lomakkeella!
Tarvittaessa on toimitettava selvitys Hankintalain mukaisen kynnysarvon ylittävistä
suorahankinnoista ja selvitys kirjallisuushankinnoista.
 Suorahankinnan selvityksestä tulee selvitä suorahankintojen oikeudelliset perusteet.
 Kirjallisuushankinnan selvityksestä tulee ilmetä Kirjan nimi, hankittu kpl määrä, käyttötarkoitus ja selvitys miten kirjahankinta liittyy kehittämisosion toteutukseen ja toimintaan.
Alkuperäiset allekirjoitetut versiot kaikista em. dokumenteista toimitetaan postitse osoitteella:
Satakunnan sairaanhoitopiiri
Projektisihteeri Kirsi Harjula
Tilaelementti, 2 krs
Sairaalantie 3
28500 Pori
Kehittämisosion seurantaraportti (väliraportti) toteutetaan Webropol-kyselynä ja palautetaan sähköisesti. Kyselyyn tulee vastata 5.10.2015 mennessä.
Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | etunimi.sukunimi@satshp.fi | www.satshp.fi
Tiedote 10.8.2015
4(5)
Tutkimus- ja kehittämistoiminta
3. OMARAHOITUSOSUUS KEHITTÄMISOSIOISTA TOISEN MAKSATUSHAKEMUKSEN OSALTA
Satakunnan alueen kehittämisosiot
Kunnan/kuntayhtymän kehittämisosion omarahoitusosuus on 25 %:a kehittämisosion toteutuneista kokonaiskustannuksista ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015.
Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle Satakunnan sairaanhoitopiirille koko
hankkeen toteuttamisesta toteutuneiden kustannusten mukaan valtionavustuksen (75%)
osuuden. Valtionavustuksen maksun saavuttua hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiiri
välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaaviin kuntiin kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta tuloeränä (Tuet ja avustukset valtiolta).
Kunnan/kuntayhtymän tulee toimittaa valtionavustuksen välittämistä varten hallinnoijalle,
Satakunnan sairaanhoitopiirille tilinumero ja viite/viitenumero.
Varsinais-Suomen alueen kehittämisosiot
Kunnan/kuntayhtymän kehittämisosion omarahoitusosuus on 25 %:a kehittämisosion toteutuneista kokonaiskustannuksista ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015.
Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle Satakunnan sairaanhoitopiirille koko
hankkeen toteuttamisesta toteutuneiden kustannusten mukaan valtionavustuksen (75%)
osuuden. Valtionavustuksen maksun saavuttua hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiiri
välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaaviin kuntiin kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta tuloeränä (Tuet ja avustukset valtiolta).
Kunnan/kuntayhtymän tulee toimittaa valtionavustuksen välittämistä varten hallinnoijalle,
Satakunnan sairaanhoitopiirille tilinumero ja viite/viitenumero.
Yleisen osuuden omarahoitusosuuden laskentakaava:
Kehittämisosion toteutuneet kustannukset/ kaikkien kehittämisosioiden kokonaiskustannukset = suhdeluku, jolla kerrotaan yleisen osuuden kustannusten omarahoitusosuus.
Yleisen osuuden omarahoitusosuuden Satakunnan sairaanhoitopiiri laskuttaa kunnalta/kuntayhtymältä 31.12.2015 mennessä.
4. KOLMAS MAKSATUSHAKEMUS AJALTA 1.10.2015 – 30.9.2016
Toimitaan samoin kuin 2. maksatuksessa.
Kyseessä on viimeinen maksatus, joten kaikki kehittämisosioiden laskuttamatta olevat kustannukset on koottava tähän viimeiseen maksatukseen. Kehittämisosioiden toiminta ajetaan alas 30.9.2016 mennessä. Tällöin kaikki kehittämisosion kustannukset ehtivät kirjautua syyskuun kirjanpitoon ja maksatukseen.
Viimeistä maksatushakemusta koskeva ohjeistus toimitetaan ennen maksatushakemuksen
tekemistä.
Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | etunimi.sukunimi@satshp.fi | www.satshp.fi
Tiedote 10.8.2015
5(5)
Tutkimus- ja kehittämistoiminta
Muuta
STM on ohjeistanut 21.5.2013 päivätyllä kirjeellä seuraavasti:
Valtionavustuslain (688/2001) 29 § mukaan velvollisuus palauttaa valtionavustus tai sen
osa raukeaa, kun 10 vuotta on kulunut avustuksen viimeisen erän maksamisesta.
Siten hankkeeseen voidaan tehdä avustuksen käyttöä koskeva tarkastus sosiaali- ja terveysministeriön tai valtiontalouden tarkastusviraston toimesta 10 vuoden kuluessa.
Mikäli avustuksen käyttöä koskevaa aineistoa ei mahdollisessa, hankkeen päättymisen jälkeen tehtävässä tarkastuksessa löydy, voidaan valtionavustus joutua perimään takaisin
selvittämättä jääneeltä osin, jos avustuksen käytöstä ei ole saatavissa muuta luotettavaa
selvitystä.
LOPUKSI
Hankehenkilöstö (ensisijaisesti projektisihteeri) vastaa mielellään maksatusta koskeviin
kysymyksiin.
Yhteystiedot:
Projektipäällikkö
Henna Kyhä
p. 044 707 9790
henna.kyha@satshp.fi
Projektisihteeri
Kirsi Harjula
Sairaalantie 3
28500 Pori
p. 044 707 9789
fax 02 627 7799
kirsi.harjula@satshp.fi
Ystävällisin yhteistyöterveisin,
Henna Kyhä
Projektipäällikkö
LIITTEET
Liite 1
Liite 2
Liite 3
Liite 4
Kirsi Harjula
Projektisihteeri
selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen
valtionavustuksen maksatusta varten –lomake ja kustannusliite
Em. lomakkeen kustannusliitteen –liite (”pääkirjan avain”)
Kustannusten raportointiohje, (päivitetty 17.8.2015)
Henkilöstömenot –lomake (päivitetty 18.8.2015)
Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | etunimi.sukunimi@satshp.fi | www.satshp.fi