KORTINHALTIJAN HALLINTA

1(7)
KORTINHALTIJAN HALLINTA
Kortinhaltijan sivu sisältää kortinhaltijan henkilö-, korttitili-, kortti- ja maksutiedot. Sivulle
pääsee hakemalla kortinhaltijan tietoja ja avaamalla hakutuloksesta kortinhaltijan etu- tai
sukunimellä varustetun linkin. Sivulla voit tarkastella ja päivittää henkilötietoja, tehdä maksun
korttitilille, katsella korttitietoja ja tilata uuden kortin sekä keskeyttää tai lopettaa etuuden
maksun. Voit myös tarkastella kortinhaltijan etuuksien maksuhistoriaa.
Perustiedot
Tässä näet kortinhaltijan viimeksi tallennetut perustiedot. Perustietoihin kuuluvat kortinhaltijan
yhteys- ja tunnistetiedot sekä kortinhaltijalle liitetyt työnantajan tili- ja maksuryhmäasetukset.
Voit halutessasi siirtyä päivittämään tietoja henkilötietojen vasemmassa alareunassa olevasta
”Päivitä” -painikkeesta.
Kentät
Nimi*
Kortinhaltijan nimi muodossa "Etunimi Toinen Nimi Sukunimi".
Syntymäaika*
Kortinhaltijan syntymäaika muodossa pp.kk.vvvv.
Yrityksen sisäinen tunnus
Henkilönumero tai muu yrityskohtainen tunniste, mikäli tieto on tallennettu verkkopalveluun.
Sähköposti*
Kortinhaltijan sähköpostiosoite.
Puhelinnumero
Kortinhaltijan puhelinnumero, mikäli tieto on tallennettu verkkopalveluun.
Osoite
Kortinhaltijan postiosoite muodossa
"Katuosoite 1"
"Katuosoite 2"
"Postinumero"
"Postitoimipaikka",
mikäli tieto on tallennettu verkkopalveluun. Kortinhaltijan postiosoite voi olla koti-,
työnantajan tai muu osoite.
Yritystili*
Yritystili on tili- ja maksamishierarkiaan liittyvä tieto.
Tässä näkyy sen yritystilin nimi, jonka alle kortinhaltija on liitetty. Tämä tili on myös
kortinhaltijan oletustili edun maksamiselle.
Maksuryhmä
Maksuryhmä on tili- ja maksamishierarkiaan liittyvä tieto. Mikäli kortinhaltija on liitetty
maksuryhmään, näkyy tässä maksuryhmän nimi.
Pakolliset tiedot on merkitty " * "-merkillä.
2(7)
Painikkeet
"Päivitä" -painike perustiedot -osion vasemmassa alareunassa
"Päivitä" -painikkeella siirryt Päivitä kortinhaltijan perustietoja -sivulle, jossa voit lisätä,
poistaa tai muokata kortinhaltijan yhteystietoja ja päivittää tili- ja maksuryhmäasetuksia.
Päivitä kortinhaltijan perustietoja
Sivu avataan painamalla Päivitä -painiketta Kortinhaltijan tiedot -sivulla, Perustiedot osiossa. Tällä sivulla voit päivittää valitun kortinhaltijan yhteys- ja tunnistetietoja. Tämän
lisäksi käyttöoikeuksien puitteissa voi päivittää yritystilin tai maksuryhmän, johon kortinhaltija
kuuluu. Voit myös lisätä tai poistaa kortinhaltijan maksuryhmästä. Muutetut, poistetut tai
lisätyt tiedot päivitetään oikean alalaidan Päivitä -painikkeella. Jos et halua päivittää
muokkaamiasi tietoja, valitse Peruuta -painike sivun oikeassa alareunassa.
Kortinhaltijan nimi
Kentät
Nimi*
Kortinhaltijan nimi on muodossa "Etunimi Toinen Nimi Sukunimi". Pääset muuttamaan
kortinhaltijan nimeä painamalla Muuta -painiketta. Kirjoita uusi nimi muodossa Etunimi Toinen
nimi Sukunimi ja paina Tallenna. Muista tilata kortinhaltijalle uusi kortti uudella nimellä,
järjestelmä ohjaa sinut automaattisesti sivulle, josta voit tilata uuden kortin.
Sähköposti*
Kortinhaltijan sähköpostiosoite. Päivitä tieto tarvittaessa.
Yrityksen sisäinen tunnus
Henkilönumero tai muu yrityskohtainen tunniste. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa.
Puhelin
Kortinhaltijan puhelinnumero. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa.
Välttämättömät tiedot on merkitty " * "-merkillä.
Osoite
Kortinhaltijan postiosoite voi olla koti-, työnantajan tai muu osoite. Osoitetieto on
vapaaehtoinen.
Kentät
Katuosoite 1
Kortinhaltijan 1. katu- tai postilokero-osoite. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa.
Katuosoite 2
Kortinhaltijan 2.katu- tai postilokero-osoite. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa.
Postinumero
3(7)
Kortinhaltijan postinumero. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa.
Postitoimipaikka
Kortinhaltijan postitoimipaikka. Lisää, päivitä tai poista tieto tarvittaessa.
Kortinhaltijan asetukset
Kortinhaltijan asetukset liittyvät työnantajan tili- ja maksamishierarkiaan. Tässä voit
käyttöoikeuksiesi puitteissa vaihtaa yritystilin tai maksuryhmän, johon kortinhaltija kuuluu.
Voit myös lisätä tai poistaa kortinhaltijan maksuryhmästä. Tee valinnat klikkaamalla
pudotusvalikkoihin listattuja vaihtoehtoja.
Pudotusvalikot
Yritystili
Kortinhaltijan voimassa oleva tiliasetus. Päivitä tarvittaessa klikkaamalla nuolta ja sen jälkeen
haluttua vaihtoehtoa listassa.
Maksuryhmä
Kortinhaltijan voimassaoleva maksuryhmäasetus. Jos kortinhaltija ei kuulu mihinkään
maksuryhmään, näkyy kentässä "Ei maksuryhmää". Päivitä tarvittaessa klikkaamalla nuolta ja
sen jälkeen haluttua vaihtoehtoa listassa. Valittava maksuryhmä kuuluu aina saman yritystilin
alle kuin kortinhaltija.
Painikkeet
"Peruuta" -painike sivun oikeassa alalaidassa vasemmalla
Valitsemalla "Peruuta" -painikkeen siirryt takaisin Kortinhaltijan tiedot -sivulle päivittämättä
nykyisiä tietoja.
"Tallenna" -painike sivun oikeassa alalaidassa oikealla
Valitsemalla "Päivitä" -painikkeen päivität muokkaamasi tiedot ja näet ne Kortinhaltijan
tiedot -sivun Perustiedot -osissa.
Kortinhaltijan tila
Tässä voit tarkastella ja päivittää kortinhaltijan korttitilin tila-asetuksia. Voimassaoleva tila on
näkyvissä ensimmäisellä rivillä otsikon alla. Tilin tilaa voi päivittää tilakuvauksen alla olevista
painikkeista Keskeytä maksut/Poista maksujen keskeytys ja Poista kortinhaltija.
Painikkeet:
"Keskeytä maksut" -painike voimassaolevan tila -kuvauksen alla
Valitsemalla tämän painikkeen voit keskeyttää kortinhaltijan edun maksamisen väliaikaisesti.
Maksun keskeyttäminen tarkoittaa, ettei kortinhaltijaa huomioida maksuryhmän tai tiedoston
kautta tehdyissä maksuissa, eikä hänelle myöskään voi tehdä yksittäistä maksua.
Edunmaksun keskeyttäminen ei ole mahdollista, mikäli kortinhaltijalla on tulevaisuuteen
ajastettuja maksuja. Tällöin voidaan joko odottaa maksupäivää tai peruuttaa maksu.
4(7)
Maksun keskeytys voi olla tarpeen esim. pidemmän poissaolon vuoksi, jolloin veroetuun ei ole
oikeutta. Edunmaksun keskeytys ei sulje pois voimassaolevan Virikekortin ja tilisaldon käyttöä.
"Poista maksujen keskeytys" -painike
Tämä painike on näkyvissä siinä tapauksessa, että korttitilin voimassaoleva tila on "Maksut
keskeytetty". Klikkaamalla tätä painiketta voit palauttaa korttitilin normaalitilaan, jolloin
kortinhaltijan tili on jälleen säännöllisen edunmaksun piirissä.
"Poista kortinhaltija" -painike
Valitsemalla tämän painikkeen voit poistaa kortinhaltijan pysyvästi työnantajan edunmaksun
piiristä. Poisto on ajankohtainen esim. työsuhteen päätyttyä. Kun edunmaksu lopetetaan,
mitään kortinhaltijan tietoja ei voi enää tarkastella tai päivittää työnantajan verkkopalvelussa.
Kortinhaltijan poistaminen ei ole mahdollista, mikäli kortinhaltijalla on tulevaisuuteen
ajastettuja maksuja. Tällöin voidaan joko odottaa maksupäivää tai peruuttaa maksu.
"Poista" -painike siirtää sinut vahvistussivulle, jossa voit vahvistaa tai peruuttaa kortinhaltijan
poiston. Näet kortinhaltijan nimen ja tiedon siitä, että vahvistaminen poistaa kortinhaltijan
tiedot työnantajan verkkopalvelusta. Poisto vahvistetaan painamalla "Vahvista" -painiketta tai
peruutetaan valitsemalla "Peruuta" -painike.
Edunmaksun keskeyttäminen ei sulje pois voimassaolevan Virikekortin ja tilisaldon käyttöä
vaan kortinhaltija voi jatkaa Virikekortin käyttöä normaalisti. Mikäli poistat kortinhaltijan
Virikekorttipalvelusta, kortinhaltija voi jatkaa kortin ja siellä olevan saldon käyttöä vielä 30
päivän ajan.
Kortin tiedot
Tässä voit tarkastella perustietoja kortinhaltijan Virikekorteista. Tilatuista korteista on
näkyvissä tilauspäivämäärä (pp.kk.vvvv), kortin voimassaoloaika (kk/vvvv) ja kortin tila.
Korttien tilat:
"tilattu" = uusi kortti on tilattu
"valmistuksessa" = tilattu kortti on valmistuksessa
"aktiivinen" = kortinhaltija on aktivoinut kortin kauppiaan maksupäätteellä
"suljettu tilapäisesti" = kortti on suljettu Netsissä tilapäisesti
"suljettu" = kortti on suljettu Netsissä, eikä sitä voi aktivoida uudelleen
Jos henkilölle ei vielä ole tilattu Virikekorttia, on otsikoiden alla teksti "Kortinhaltijalla ei ole
korttia". Voit tarvittaessa siirtyä tilaamaan uuden kortin painamalla "Tilaa uusi kortti" painiketta Kortin tiedot -osion alaosassa.
Maksa kortinhaltijan tilille
Tässä voit ajastaa edun maksun kortinhaltijalle. Maksun voi ajastaa aikaisintaan seuraavalle
päivälle ja pisimmillään seuraavan kalenterivuoden loppuun. Ajastettu maksu maksetaan
automaattisesti korttitilille maksupäivänä. Anna maksua varten pakollisten kenttien tiedot ja
ajasta maksu painikkeesta "Ajasta maksu".
5(7)
Kentät ja pudotusvalikot:
Maksupäivä*
Oletuksena on kuluvasta päivästä seuraava päivä. Voit asettaa toisen maksupäivän muodossa
pp.kk.vvvv. Maksupäivä voi pisimmillään olla seuraavan kalenterivuoden viimeinen päivä ja
aikaisintaan seuraava päivä.
Summa*
Maksun loppusumma.
Tililtä*
Tästä pudotusvalikosta voit valita yritystilin, jolta maksu maksetaan. Maksua vastaava
euromäärä varataan ajastushetkellä yritystililtä, jolloin yritystilin käytettävissä olevat varat
pienenevät vastaavasti. Kun maksu on maksettu, vähennetään varaussumma tilisaldosta, ja
varaus raukeaa. Näet pudotusvalikon kentässä tilin nimen lisäksi myös käytettävissä olevan
saldon.
Viesti*
Lisää maksuun lyhyt viesti kortinhaltijalle. Valitse viesti, joka parhaiten kuvaa maksun aihetta,
esim. "lokakuun etu".
Pakolliset tiedot on merkitty " * " -merkillä.
Painikkeet
"Ajasta maksu" -painike alhaalla vasemmalla
Valitsemalla vihreän "Ajasta maksu" -painikkeen hyväksyt maksun ajastuksen kortinhaltijan
tilille. Ajastus edellyttää, että olet täyttänyt maksutiedot kenttiin. Hyväksyttyäsi ajastuksen,
näet ”Maksuhistoria” -osiossa ylimpänä kyseisen ajastetun maksun.
"Tyhjennä" -painike alhaalla oikealla
Valitsemalla "Tyhjennä" -painikkeen palautat ajastettavan maksun oletustiedot maksupäivälle
ja tilille, sekä tyhjennät arvo, määrä, summa ja viesti -kentät. Voit halutessasi aloittaa maksun
ajastamisen alusta.
Lista maksuista vuonna 20XX (kuluva vuosi)
Tässä voit seurata kortinhaltijan maksuhistoriaa ja tulevaisuuteen ajastettuja maksuja.
Keskellä näet oletuksena kuluvan vuoden tilanteen. Maksut on listattu kronologisesti niin, että
uusin tapahtuma näkyy ylimpänä. Voit valita vasemmalta edellisen vuoden tai oikealta
seuraavan vuoden maksutapahtumat. Jos kortinhaltijalle ei ole maksettu etuuksia edellisenä
vuonna, ei edellisen vuoden maksutietoja voi tarkastella. Maksutiedoissa näkyy kaikki
yrityksen tekemät maksut ja mahdolliset peruutukset ja palautukset.
Ajastetun maksun voi peruuttaa ennen maksupäivää. Sen sijaan jo maksetun maksun voi
palauttaa 7 päivän kuluessa maksupäivästä, jos kortinhaltijan tilillä on katetta. Palautusta ei
voi tehdä osittaiselle summalle. Palautukseen tulee liittää syy/selite kortinhaltijalle. On
suositeltavampaa tarvittaessa peruuttaa ajastetut maksut kuin palauttaa jo maksettuja
maksuja.
Kentät:
Päivämäärä
6(7)
Maksun päivämäärä. Jos kyseessä on ajastettu maksu, näkyy tässä tulevaisuuden maksupäivä.
Tila
Maksun tila. Maksutiedoissa näkyvä maksutapahtuma voi olla
Maksu ajastettu = kortinhaltijalle tulevaisuuteen ajastettu maksu
Maksu maksettu = kortinhaltijan tilille maksettu maksu
Maksu palautettu = kortinhaltijan tilille maksettu maksu, joka on ts. palautettu takaisin
työnantajalle 7 pv:n kuluessa maksupäivästä
Summa €
Maksun summa. Palautettu maksu näkyy yliviivattuna.
Maksaja
Maksun suorittaneen yrityskäyttäjän nimi muodossa Sukunimi, Etunimi.
Viesti
Maksun suorittaneen yrityskäyttäjän viesti kortinhaltijalle.
Painikkeet:
"Peruuta" -painike ajastettujen maksujen tiedoissa
Tulevaisuuteen ajastetut maksut, joita ei vielä ole maksettu kortinhaltijan tilille, voi peruuttaa
valitsemalla harmaan "Peruuta" -painikkeen maksun tila -kentässä. Peruutus poistaa ajastetun
maksun kortinhaltijan maksutiedoista ja vastaavan varauksen yrityksen tililtä.
"Palauta" -painike maksetun maksun tiedoissa
Kortinhaltijan tilille jo maksetun maksun voi palauttaa 7 kalenteripäivän kuluessa
maksupäivästä. "Palauta" -painike on näkyvissä vastaavan ajan. Kun maksusta on kulunut 7
kalenteripäivää, raukeaa maksun palautusmahdollisuus automaattisesti. Valitessasi maksun
palautuksen, järjestelmä ohjaa sinut palautuksen vahvistussivulle.
Maksun palautuksen vahvistus
Tällä sivulla voit vahvistaa tai peruuttaa maksu palautuksen kortinhaltijan tililtä.
Maksun palauttaminen
Vahvistussivun ylälaidassa kerrotaan, että maksun palautus palauttaa kortinhaltijalle jo
maksetut varat takaisin yritystilille, ja että palautuksen syy pitää ilmoittaa kortinhaltijalle.
Maksun tiedot
Vahvistussivun vasemmassa osassa näet yhteenvedon maksun yksityiskohdista.
Kentät:
Yritystili (jolta palautettava maksu on tehty)
Kortinhaltijan nimi
Maksuaika
7(7)
Summa
Palautuksen selite
Sivun oikeassa osassa pyydetään antamaan maksun palautuksen syy tai selite, joka välittyy
kortinhaltijan tiliotteelle. Selite on välttämätön tieto.
Kentät:
Anna syy maksun palautukselle
Vapaa teksti palautuksen syystä, joka välittyy kortinhaltijan tiliotteelle.
Painikkeet:
"Vahvista" -painike alhaalla oikealla
Vihreästä "Vahvista" -painikkeesta vahvistat maksun palautuksen kortinhaltijan tililtä takaisin
yritystilille.
"Takaisin" -painike alhaalla vasemmalla
Valitsemalla harmaan Takaisin -painikkeen palaat takaisin kortinhaltijan tiedot -sivulle, ja
kortinhaltijalle tehty maksu jää voimaan.