Tietosuojaseloste (Multiprimus)

Tyhjennä lomake
TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§
Lue täyttöohjeet ennen selosteen täyttämistä.
Käytä tarvittaessa liitettä.
1
Rekisterinpitäjä
Laatimispäivä
Nimi (y-tunnus)
Hyvinkään kaupunki, Sivistystoimi ( 0125866-0)
Osoite
Kankurinkatu 4-6, 05800 Hyvinkää
Muut yhteystiedot (esim. puhelinvirka-aikana, sähköpostiosoite)
Nimi
2
Hanna-Mari Kujala
Yhteyshenkilö rekisteriä Osoite
koskevissa Kankurinkatu 4-6, 05800 Hyvinkää
asioissa
Muut yhteystiedot (esim. puhelinvirka-aikana, sähköpostiosoite)
hanna-mari.kujala@hyvinkaa.fi p.019 459 2042
3
Rekisterin
nimi
MultiPrimus (Kouluhallinto-ohjelma)
4
Perusopetuslain mukainen opetuksen järjestäminen ja toteuttaminen:
Henkilötietojen käsittelyn Koulujen ja oppilaitosten kouluhallinnointi:
tarkoitus
- Oppilaiden rekisteröinti
- Oppivelvollisuuden valvonta
Perusteet:
Perusopetuslaki (628/1998)
5
Rekisterin
tietosisältö
- Oppilaan yksilöinti- ja yhteystiedot sekä huoltajien yksilöinti- ja yhteystiedot
- Koulunkäynnin historia: kouluun ilmoittautuminen, päätökset ja oppilashuoltopäätökset,
todistukset liitteineen, ainevalinnat, suoritukset ja arvosanatiedot, päivittäiset läsnä- ja
poissaolotiedot sekä muut opetukseen liittyvät tiedot.
- Oppivelvollisuuden alkamis- ja päättymispäivät: oppivelvollisuuden suoritus ja
koulunkäynnin poikkeuksellinen aloittaminen
- Oppilaan aamu-/iltapäivätoimintaan ilmoittautuminen sekä osallistumistiedot
- Koulupiirit, vieras piiri/vieraskunta
koulu, luokka, tulopäivä, kotikunta
- Aikaisemmat koulut, luokat, tulopäivät, kotikunta
- Lainaajan rekisteröintipäivä, viimeisin lainauspäivä
- Lisä- ja huomautustietoja
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Perusteet: Henkilötietolaki 11§(523/1999)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§(621/1999)
6
Säännönmukaiset
tietolähteet
- Oppilas itse tai oppilaan huoltajat
- Hyvinkään kaupungin väestötiedot (Facta)
- Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat
- Tarvittaessa oppilaan tiedot poimitaan Väestörekisteriohjelmasta ja siirretään
kouluhallinto-ohjelmaan: Opetuspalvelukeskus ja koulut/oppilaitokset
- Turvakieltotapauksissa tiedot kysytään suoraan maistraatista, ellei tietoja saada
asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestölain (507/1993) perusteella.
TIETOSUOJAELOSTE
2
6
Säännönmukaiset
tietolähteet
(jatkoa)
7
- Oppilaiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä koulu- ja luokkatietojen siirto lukuvuosittain
Tietojen
säännönmu- hammashuoltoon ja kouluterveydenhuoltoon.
kaiset luovu- - Oppilaiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä koulutietojen siirto lukukausittain
tukset
oppilashuollon Aura-ohjelmistoon.
- Asiakas/Oppilas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojensa
luovuttamiseen.
8
Tietojen siir- - Asiakkaan suostumuksella voidaan henkilötietoja luovuttaa myös EU:n ulkopuoliseen
to EU:n tai
maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan
ETA:n ulkotaata
riittävä tietosuojan taso henkilötietolain 22§:n (523/1999) perusteella.
puolelle
9
Rekisterin
suojauksen
periaatteet
A Manuaalinen aineisto
Työntekijät allekirjoittavat salassapito ja tietojärjestelmien käyttöä koskevan
tietosuojasitoumuksen työsuhteen alkaessa.
Paperitulosteet säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä/arkistointia valvotaan.
Vanhentuneet asiakirjat laitetaan silppuriin.
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
10
Tarkastusoikeus
11
Oikeus vaatia tiedon
korjaamista
Kouluhallinto-ohjelman käyttöliittymä suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin.
Hyvinkään kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot suojataan ja varmistetaan
tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttäville työntekijöille on työtehtävien
mukaan määritelty käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset tunnukset
ja salasanat. Järjestelmien salasanoja vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä
käyttöoikeudet katkaistaan. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan
käyttölokitietojen avulla.
- Oppilaalla ja hänen huoltajillaan on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada
tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu tai ettei häntä koskevia
tietoja ole rekisterissä. Peruste: Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26§.
- Rekisterinpitäjän on viipymättä oma-aloitteisesti tai oppilaan/huoltajan vaatimuksesta
oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton,
puutteellinen tai vanhentunut tieto. Peruste: Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29§.
- Jollei rekisterinpitäjä hyväksy oppilaan tai huoltajan vaatimusta tiedon korjaamisesta, on
hänen annettava asiasta kirjallinen todistus.
12
Muut henkilötietojen
käsittelyyn
liittyvät
oikeudet
Tulosta