Kokousasia PDF

Tukipalveluiden liikelaitosten
johtokunta
§ 34
10.04.2015
LÄÄKETIETEELLISTEN SANELUIDEN PURKUPALVELUN PALVELUNTUOTTAJIEN VALINTA
TUKI § 34
Hankinnan tarve ja kohde
HUS-Servisin tekstinkäsittely purkaa HUS:n potilaiden hoitoon liittyvät suomen- ja ruotsinkieliset sanelut. Sanelut puretaan kiireellisyysluokittain (pika,
kiire, normaali). Lisäksi kirjoitetaan muita erikseen sovittuja asiakirjoja.
Tekstinkäsittelijöitä on HUS:ssa 320 ja vuositasolla tekstejä puretaan lähes
kaksi miljoona kappaletta. Vuonna 2014 omana työnä purettiin 94 % koko
HUS:n saneluvolyymista. Loput 6 % hankittiin ostopalveluna liittyen aikaisempaan purkupalvelusopimukseen, joka päättyi vuoden 2014 lopussa.
Sanelujen purkupalvelujen hankinta käsiteltiin ei-sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunnassa 28.5.2014 (EUSAIR § 65). Kysynnän
muutosten hallitsemiseksi, ruuhkahuippujen tasaamiseksi ja riskien hallitsemiseksi optimaalisesti palvelutuotannossa tarvitaan oman tuotannon ohella
vaihtoehtoisia tuotantomuotoja, kuten vuokratyötä ja ostettua sanelunpurkupalvelua. Kilpailutus tehdään määräajoin ja tarkoitus on saada mahdollisimman toimiva ja HUS:ia palveleva ratkaisu. Johtokunta merkitsi sanelujen
purkupalvelujen hankinnan valmisteluvaiheen tiedoksi.
HUS-Servis käynnisti 16.9.2014 julkaistussa hankintailmoituksessa EU-kynnysarvon ylittävän avoimen hankintamenettelyn koskien toimistohenkilöstö
työvoimavuokrauksen palveluhankintaa. Johtokunta päätti 3.12.2014 toimistohenkilöstön työvoimavuokrauksen palveluntuottajien valinnat (EUSAIR
§ 122), jossa saneluminuuttien purkajat/tekstinkäsittelijät hankitaan ManpowerGroup Oy:ltä ja StaffPoint Oy:ltä.
HUS-Servis käynnisti 15.1.2015 julkaistussa hankintailmoituksessa
EU-kynnysarvon ylittävän avoimen hankintamenettelyn koskien lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluhankinta. Tarjouspyynnön tarkoituksena on valita HUS:lle edullisimmat palveluntuottajat, joilta ostetaan
lääketieteellisten saneluminuuttien purkua tasaamaan tekstinkäsittelyn
ruuhkahuippuja siten, että työstä maksetaan purettujen saneluminuuttien
mukaan. Keskimäärin ruuhkakuukausina voi olla tarve tilata 4 000–7 000
lääketieteellisen sanelun purkua. Sanelut ovat keskimäärin 3 minuutin pituisia.
Sanelujen purussa tapahtuvaan vuokratyön käyttöön verrattuna lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluhankinta eroaa siinä, että työtä
ei tehdä HUS:n tiloissa ja työnjohdon alla. Toimintamalli on ollut käytössä
esimerkiksi muissa sairaanhoitopiireissä ja terveydenhuollon muualta ostetuissa purkupalveluissa eri kaupungeissa Suomessa. HUS:n nyt kilpailuttamassa palveluratkaisussa mallia on kehitetty mahdollisimman turvalliseksi
ja tehokkaaksi. Tarvittava osaaminen on varmistettu keskitetyllä perehdytyksellä, minkä lisäksi palvelun tilaus- ja toimitusprosessien vastuut ja tehtävät on kuvattu tarjouspyynnössä ja tarkennettu edelleen sopimusluonnoksessa. Hankinnassa on kiinnitetty erityisesti huomiota tietosuojaan ja tietoturvaan. Toimittajat sitoutettiin HUS:n tietoturvaa ja tietosuojaa koskeviin
vaatimuksiin, jotka liittyvät mm. tietoturvasitoumuksiin ja verkkotunnushakemusten käsittelyyn, selvityksiin yleisistä tietoturvaperiaatteista kuten korkeatasoisesta tietoturvapolitiikasta. Toimittajat sitoutuivat myös muun
muassa henkilötietolain vaatimuksiin, etäyhteyksien tietoturvalliseen käyttöön, toimittajien raportointivelvollisuuksiin ja tietoturva-auditointiin. Salassapitovelvollisuus on yhtä laaja kuin HUS:n henkilökunnalla. HUS edellyttää, että tietokoneita käytetään ainoastaan Suomessa ja säilytetään asianmukaisissa lukituissa työtiloissa. Palvelun toteuttamiseksi HUS toimittaa
tarjoajalle keskitetysti tietoturvalliset HUS-vakioidut tietokoneet sekä niihin
asennettuna tarvittavat ohjelmat ja sovellukset. Toimittajan on käytettävä
etäyhteyden muodostamisessa VRK-toimikorttia. Kortti on henkilökohtainen
ja se myönnetään kirjallisen hakemuksen perusteella. Kortti noudetaan
HUS:in rekisteröintipisteestä ja hakijan henkilöllisyys varmennetaan Väestörekisterikeskuksen ohjeistuksen mukaisesti. Palvelun seuranta tapahtuu
säännöllisesti.
Jotta tekstinkäsittelypalvelun saatavuus saadaan kaikissa tilanteissa turvattua on tavoitteena valita 1–5 kokonaistaloudellisesti edullisinta palveluntuottajaa, joiden kanssa solmitaan palveluhankintasopimukset tarjouksissa esitetyin hinnoin.
Sopimukset ovat voimassa kolme (3) vuotta viimeisimmästä allekirjoituspäivästä, jonka jälkeen ne päättyvät ilman irtisanomista. Sopimukset eivät anna palveluntuottajille yksinoikeutta palvelun tuottamiseen HUS:lle.
Tarjouspyynnössä määrättiin tarjousten jättöajaksi 25.2.2015 klo 15.
Tarjoukset avattiin HUS-Logistiikka -liikelaitoksessa. Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta yrityksiltä:
- Diktamen Oy
- Inscripta Oy
- Lingsoft Language Services Oy
- ManpowerGroup Oy
Toimittajan kelpoisuuden ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjousten tulee olla tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisia ja tarjouksiin tulee
olla liitetty kaikki pyydetyt selvitykset. Myös kaikkien ehdottomien vaatimusten tulee täyttyä.
Tarjoaja
Diktamen Oy
Inscripta Oy
Lingsoft Language
Services Oy
ManpowerGroup Oy
Onko vaaditut
liitteet / selvitykset
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Tarjousten vertailuperiaatteet
Tarjoukset vertaillaan seuraavasti:
Tarjouksen osa
Hinta
Prosentti
40
Täyttyvätkö eh- Hinnat ilmoitetdottomat vaati- tu tarjouslomakmukset
keen mukaisesti
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Kyllä
Laatu
60
Alimmasta vertailuhinnasta annetaan 40 hintapistettä. Muiden tarjousten
hintapisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: alin vertailuhinta / tarjottu vertailuhinta x 40.
Parhaista laatupisteistä annetaan 60 laatupistettä. Muiden tarjousten laatupisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: tarjouksen laatupisteet / parhaat
laatupisteet x 60.
Hintapisteet sekä laatupisteet lasketaan yhteen.
Hankittavan palvelun valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus eli tarjouskilpailun voittaa eniten yhteispisteitä saanut tarjous.
Tarjousten vertailu ja hankintaesityksen perustelut
Edullisimman tarjouksen on tehnyt Lingsoft Language Services Oy, joka
tarjoaa lääketieteellisten saneluiden purkua hintaan 1,166 € / saneluminuutti. Toiseksi edullisimmat tarjoukset ovat tehneet Diktamen Oy ja Inscripta Oy, jotka molemmat tarjoavat lääketieteellisten saneluiden purkua hintaan 1,56 € /saneluminuutti. ManpowerGroup Oy:n hinta on 2,02 €.
Laatupisteissä vertailtiin kuutta asiaa: kokemus tekstinkäsittelytoiminnassa,
referenssit, toimintaprosessi-, laatuprosessi- ja osaamiskuvaukset sekä erikoisala- ja tietojärjestelmäosaaminen. Laatupisteissä kaikki tarjoajat saivat
täydet pisteet.
Alla olevassa taulukossa on ilmoitettu tarjoajien saamat pisteet.
Alimmassa taulukossa on kuvattu tarjousten painotettujen hinta- ja laatupisteiden muodostuminen.
Riskien hallitsemiseksi ja minimoimiseksi sekä toimintavarmuuden turvaamiseksi tehdään palvelusopimukset kolmen (3) kokonaistaloudellisesti
edullisimman palveluntuottajan eli Lingsoft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n kanssa.
Manpower Group Oy:n hinta on 2,02 €, joka on 42 % edullisinta tarjoajaa
kalliimpi ja 25,2 % toiseksi edullisinta tarjoajaa kalliimpi, minkä vuoksi sitä
ei valita palveluntuottajaksi.
Lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tullaan tilaamaan ensisijaisesti
kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta. Mikäli sen kapasiteetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopimuskumppaneilta.
Hankinnan arvo
Hankinnan arvo riippuu palvelun käytöstä sopimusaikana. Tarjouspyynnössä ilmoitettujen arvioitujen määrien mukaisesti sopimuksen arvo kolmelle
(3) vuodelle on n. 1,5 miljoonaa euroa.
Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnan johtosäännön mukaan johtokunta päättää alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on 500 000 - 4 000 000 euroa.
Päätösesitys
Johtokunta päättää edellä esitetyn perusteella
-
valita lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluntuottajiksi Lingsoft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n niin, että
lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tilataan ensisijaisesti
kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta. Mikäli sen kapasiteetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopimuskumppaneilta.
-
oikeuttaa HUS-Servisin toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset edellisessä kohdassa valittujen yritysten kanssa
-
hyväksyä kokouksen pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa.
Päätös
Johtokunta päätti edellä esitetyn perusteella
- valita lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluntuottajiksi
Lingsoft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n niin,
että lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tilataan ensisijaisesti
kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta tarjouspyynnön
mukaisesti. Mikäli sen kapasiteetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti
toiselle sijalle tulleilta sopimuskumppaneilta.
Lisätietoja
- oikeuttaa HUS-Servisin toimitusjohtajan allekirjoittamaan
hankintasopimukset edellisessä kohdassa valittujen yritysten kanssa.
Toimitusjohtaja Leena Koponen, HUS-Servis, p. 050 427 0175
Palvelupäällikkö Jari Simonen, HUS-Servis, p. 050 427 9724