docTäytäntöönpano
download 
Report Transcription
Täytäntöönpano
Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus Vuoden 2014 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet 1. Ohjeista tiedottaminen Kunnanhallituksen antamat talousarvion täytäntöönpano-ohjeet on tiedotettava toimielimelle ja sen alaisille toimihenkilöille/viranhaltijoille. 2. Talousarvion hyväksyminen ja tilivelvollisten tehtävä Kunnanvaltuusto on 1.12.2014/ 43 § hyväksynyt kunnan vuoden 2015 talousarvion ja vuosien 2016-2017 taloussuunnitelman. Vuoden 2015 talousarvio on toimielintä sitova. Hallintokuntien on laadittava taloussuunnitelmavuosille 2016-2017 myös euromääräiset henkilö- ja tilasuunnittelun pohjalta lasketut tuloslaskelmat. Toimielimen jäsenet, esittelijät ja johtavat viranhaltijat ovat tilivelvollisia valtuustolle toimistaan ja heidän tehtävänä on huolehtia, että valtuuston asettamat tavoitteet sekä tulo- ja menomäärärahat toteutuvat. Kunnanjohtajan ja kunnanhallituksen asema päätilivelvollisina on vielä toimielinten asemaa korostuneempi kunnan taloudenhoidossa. 3. Talousarvion sitovuus Kunnanvaltuusto on myöntänyt jokaiselle toimielimelle bruttomenot ja bruttotulot, jotka sitovat toimielintä (bruttobudjetointi). Toimielimen on hyväksyttävä käyttösuunnitelmat myönnettyjen määrärahojen ja tuloarvioiden mukaisiksi. Vuoden aikana vapautuvien virkojen /toimien vakinaiselle täyttämiselle on haettava kunnanhallitukselta täyttölupa ennen hakuilmoituksen julkaisua. Ennen viran/toimen täyttämispyyntöä on kunnanhallituksen esitykseen selvitettävä perusteet kokonaisharkinnan mukaisesti. Toimielinten on sopeutettava käyttösuunnitelmat siten, että vuoden aikana esille tulevat uudet tarpeet voidaan toteuttaa annetuilla määrärahoilla. 4. Käyttösuunnitelmien laadinta Kunnanvaltuuston toimielimelle hyväksymät bruttomenot ja bruttotulot hallintokunta jakaa kustannuspaikoille osamäärärahoiksi ja -tuloarvioiksi ja samalla päättää osamäärärahasta vastaavan viranomaisen (viranhaltijan) sekä määrittelee tavoitteet toiminnalle ja tavoitteiden toteutumisen mittaamisessa ja raportoinnissa käytettävät välineet/tunnusluvut. Hallintokuntien on talousarvion täytäntöönpanosuunnitelmassaan vuoden 2015 alussa Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus laadittava henkilöstösuunnitelma ja tilojen käytön suunnitelma vuosille 2015-2017 ottaen huomioon talouskehityksen ja mm. sote-uudistuksen. Suunnitelmat on toimitettava kunnanhallitukselle 15.2.2015 mennessä. Toimielin ja johtava viranhaltija ei vapaudu tilivelvollisuudesta siltä osin, kun taloudellista valtaa on delegoitu muille kuin tilivelvollisille, joten delegoija on velvollinen seuraamaan, miten delegoitua päätösvaltaa on käytetty. Käyttösuunnitelmat laaditaan verottomin hinnoin: 1. liiketoiminnasta (=verollinen toiminta), sekä liiketoimintaan luovutetuista huonetiloista ja kiinteistöistä. Vuokraaja saa lukea hyväkseen vuokriin sisältyvät arvonlisäverot. 2. viranomais- ja peruspalvelutoiminnasta (=arvonlisäveron palautukseen oikeuttava toiminta), joita ovat esim. sosiaali-, opetus-, terveyden- ja sairaanhoitopalvelut, erilaiset viranomaisten myöntämät luvat yms. Arvonlisävero em. tapauksissa on kunnalle läpikulkuerä, joita ei toimielinten käyttösuunnitelmiin sisällytetä. Käyttösuunnitelmat laaditaan verollisin hinnoin: 1. omasta käytöstä (=henkilökunnan virkistystoiminta tms.) 2. asuntojen vuokraustoiminnasta aiheutuvista kustannuksista, joiden osalta kunta on kuluttajan asemassa. Kunnan on suoritettava valtiolle arvonlisäveroa kunnan omista kiinteistöhallintapalveluista, joita ovat rakentamispalvelut, kiinteistön puhtaanapito ja muu kiinteistönhoito sekä kiinteistön talous- ja hallintopalvelut. Em. kustannuseriä ovat mm. palkat sivukuluineen sekä rakennustarvikevarastosta tavaraluovutukset, joista on suoritettava 24 %:n arvonlisävero. Ostopalveluiden ja tavarahankintojen arvonlisäverot jäävät kunnan kustannukseksi. Asuntojen vuokraustoiminnassa periaatteessa kaikki kunnalle aiheutuvat kustannukset ovat arvonlisäverollisia. Hallintoelimen vahvistettu käyttösuunnitelma on toimitettava kunnanhallitukselle/-valtuustolle ja kirjanpitoon tammikuun 2015 loppuun mennessä. Budnetin tiedot siirretään taloushallinto-ohjelmiin (Raindance) tammi-helmikuun aikana 2015. 5. Kunnan hallintosäännön ja sisäisen valvonnan ohjeiden talousmääräysten noudattaminen Talousarvion täytäntöönpanossa ja taloudenhoidossa on noudatettava hallintosäännön talousmääräyksiä, sisäisen valvonnan ohjeita sekä lisäksi kunnanhallituksen ja valtuuston antamia erityismääräyksiä. Kunnanhallitus on ohjeistanut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä sisäisen valvonnan ohjeessa. Lauta- ja johtokunnilla on velvollisuus valvoa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa. Johtavien viranhaltijoiden velvollisuus on toimeenpanna Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa vastuualueillaan ja raportoida kirjallisesti lautakunnalle ja kunnanhallitukselle. 6. Talousarvion toteutumisen seuraaminen ja raportointi Osastopäälliköiden tulee seurata käyttösuunnitelmien toteutumista jatkuvasti. Kunnanhallitukselle, lautakunnille ja johtoryhmälle on kuukausittain esitettävä käyttösuunnitelmien toteutuminen. Kunnan maksuvalmiudesta huolehtiminen ja käyttösuunnitelmien käytön ajantasaisuuteen pyrkiminen edellyttävät, että hankekohtaisten avustusten maksatukset haetaan ilman viivyttelyä. Toimielimen on annettava talousarviostaan väliraportti 31.8. tilanteiden mukaisena bruttomenojen ja –tulojen toteutumisesta ja selvitys, miten tavoitteissa on onnistuttu tai tullaan onnistumaan sekä tilinpäätösennuste. 7. Laskujen hyväksyjät ja tehtävät Hallintokuntien tulee vuosittain päättää henkilöt, jotka saavat hyväksyä laskuja. Tällöin tulee myös selvästi määritellä, minkä tulosalueen tai sen osan laskuja henkilö voi hyväksyä. (ks. sisäisen valvonnan ohjeet). Lisäksi hallintokuntien tulee nimetä asiatarkastajat ja antaa tarvittavat Rondo ja Populus -oikeudet. Määrärahalla/osamäärärahalla tai sen osa-alueella voi olla hyväksyjä ja varahyväksyjä. Laskut ja muut menotositteet on käsiteltävä viivyttelemättä. Hyväksyjillä on oltava yhtäläinen käytäntö tili- ja alv –käsittelyssä. 8. Hankinnat Hallintokunnilla on Ilomantsin kunnan yleiset hankintaohjeet ja pienhankintaohjeet, joita on noudatettava kunnan hankinnoissa (palvelut/tarvikkeet). Pääsääntöisesti hankinnat tulee kilpailuttaa ja vain poikkeustapauksissa ja perustellusta syystä hankinnan voi suorittaa kilpailuttamatta. Lautakunnan tulee käyttösuunnitelman vahvistamisen yhteydessä tai erillisellä päätöksellä päättää, missä rajoissa viranhaltijalla on oikeus suorittaa hankintoja. Kunnanhallitus päättää osastopäälliköiden ja viranhaltijoiden hankintarajat oman käyttösuunnitelmansa yhteydessä ja suosittaa muita hallintokuntia hyväksymään samat hankintarajat. Näin koko kunnassa on käytössä yhtäläiset hankintarahat. Kunnanviraston osastojen yleisesti käytössä olevat toimistotarvikkeet hankitaan keskitetysti. Kunta on mukana Joensuun seudun hankintatoimessa. Kunta on määritellyt tuoteryhmät, mitkä hankinnat tehdään hankintarenkaan kautta. Hankintarenkaan kautta tehtävät hankinnat on jo kilpailutettu. Kilpailutetut palvelut ja tuotteet sekä ostopaikat löytyvät hankintatoimen nettisivuilta. Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus Joensuun seudun hankintatoimi kilpailuttaa myös erillisistä toimeksiannoista kunnan pyytämiä palveluita tai tuotteita. Pääsääntöisesti kaikki kunnan kilpailutukset tehdään Joensuun seudun hankintatoimen palveluita käyttäen. Pienhankinnat, joissa ei noudateta hankintalakia, kilpailutetaan 1.1.2015 alkaen käyttöönotettavalla sähköisellä Gloudia Oy:n pienhankintaportaalia käyttäen. Hankinnoissa hinnan lisäksi on pääsääntöisesti käytettävä valintakriteerinä myös laatutekijöitä ja esimerkiksi huollon saatavuutta tms. Kilpailutettavan tuotteen tai palvelun valintakriteeristö esitetään kunnanhallituksessa/ lautakunnassa ennen tarjouspyynnön jättämistä. 9. Laskutukset Toimielimen on huolehdittava, että tulot peritään mahdollisimman tehokkaasti ja laskutukset hoidetaan viivyttelemättä. Maksamatta olevia kunnan saatavia jokaisen laskuttajayksikön tulee seurata aktiivisesti ja ryhtyä tarvittaessa perintätoimiin. Ilomantsin kunnassa käytetään perintätoimisto Intrum Justitia Oy:n palveluksia. Tarkemmat ohjeet ovat Ilomantsin kunnan sisäisen valvonnan ohjeissa. 10. Palkkioiden laskutus Hallintokuntien tulee huolehtia, että luottamushenkilöiden palkkiot syötetään tietojärjestelmään (hallintokunnat, jaostot, työryhmät, toimikunnat, katselmukset jne ). Luottamushenkilöiden palkkiosäännön mukaan palkkiot maksetaan neljännesvuosittain (huhti-, heinä-, loka- ja joulukuussa). Muut palkkiot ja matkakustannukset laskuttaa asianosainen itse mahdollisimman pian tilaisuuden jälkeen. Lasku on kuitenkin esitettävä viimeistään kokouspalkkiosäännössä mainitussa määräajassa tapahtumasta. Toimielinten esittelijän/sihteerin tulee opastaa luottamushenkilöitä maksettavien palkkioiden ja matkakorvausten perusteista sekä käytettävistä lomakkeista. 11. Sisäiset tulot ja menot Talousarviossa on hallintokuntien väliset sisäiset määrärahat. Sisäiset laskut kirjataan kuukausittain ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti. Hintoja ei voi yksipuolisesti muuttaa vuoden aikana. 12. Taksat Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus Hallintokuntien tulee tarkistaa taksat ja palvelumaksut vuosittain vastaamaan todellisia kustannuksia. Kopiomaksut ovat samat koko kunnassa. 13. Projektiohjeet Liitteenä 1 on Ilomantsin kunnan projektiohjeet. Ohjeet on annettava kaikille toimiville tai toimintansa aloittaville projektien vastuuhenkilöille. Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus ILOMANTSIN KUNNAN PROJEKTIOHJEET 1. Projekti 2. Projektin esisuunnittelu 3. Projektisuunnitelma 4. Projektin asettamispäätös 5. Projektipäällikkö ja projektin jäsenet 6. Projektin ohjausryhmä 7. Projektin käynnistäminen 8. Projektia koskevat tilinpidolliset- ym. ohjeet 1. Projekti Projekti on mikä tahansa kokonaisuutena ohjattu, kertaluonteinen ja selvärakenteinen työsuoritus, jonka suorittamisessa voidaan käyttää eri yhteistyötahoja ja rahoittajia sekä saada käyttöön EU-rahoitusta. Projekti työmuotona soveltuu erittäin hyvin sellaisiin toimintoihin, joissa tehtävä on kertaluonteinen. Projektityö on rakennettu tavoitteen asettelultaan, työprosesseiltaan ja menetelmiltään kertaluonteiseksi, mutta myös uusiutuva/toistuva hanke, joka tehdään muuttuneessa toimintaympäristössä tai muuttuneiden ehtojen pohjalta, on kerrallinen hanke. Ilomantsin kunnassa hankkeella käsitetään samaa kuin projekti käsitteellä. Elinkeinopoliittisiin kehittämishankkeisiin voi kunnanhallitus myöntää omarahoitusosuuden elinkeinoelämän kehittämiseen varatuista määrärahoista. Lisäksi kunta myöntää hakemuksesta Leader-hankkeille hankeaikaista rahoitusta. Ilomantsin kunnan projekti = projekti, jossa kunta toimii rahoituksen hakijana ja tiliviranomaisena (kunta maksaa laskut ja saa tililleen rahoitusosuudet). Kunta voi myös olla osallisena ja osarahoittajana toisen käynnistämässä projektissa. Tämä ohje koskee näitä projekteja ainoastaan kohdan 8.5. osalta. 2. Projektin esisuunnittelu Kehittämishankkeissa ja laajemmin toimintaa koskevissa hankkeissa on usein tarpeen esisuunnittelu, joka jäsentää mahdollisen projektin tehtäväaluetta, tavoitteita ja myös toteutustapaa. Vasta tämän jälkeen voidaan päättää, onko tarpeen ja tarkoituksenmukaista käynnistää projektisuunnitelman laatiminen. Projektin alustavan valinnan pitää sisältää selkeä kehittämistarve. Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus Esisuunnittelu alkaa perustietojen keruulla, jonka yhteydessä analysoidaan oleelliset taustatiedot sekä selvitetään tärkeimmät sidosryhmät ja heidän suhteensa hankkeeseen sekä käydään keskustelut rahoittajien kanssa. 3. Projektisuunnitelma Projektisuunnitelman sisältö: 3.1. Projektin määrittely 3.1.1. Projektin tunnistetiedot (nimi, lyhenne) Projektille määritellään suunnitteluvaiheessa nimi, joka mahdollisimman kuvaavasti määrittää projektin aihealueen 3.1.2. Johdanto, hankkeen tarve ja tausta, kohderyhmät ja hyödynsaajat Kuvataan tiiviisti projektin lähtökohdat, tarve, perusteet ja kohteena olevan asian nykytila ja siihen liittyvät ongelmat sekä todetaan projektin liittymä strategiaan. Myös hankkeen liittyminen aluekehitysohjelmiin selvitetään. Määritellään myös projektin kohderyhmät ja hyödynsaajat eli todetaan kenelle tai mille taholle ja mihin tarkoitukseen projekti tehdään. 3.1.3. Tavoitteet ja mittarit Projektin tavoitteessa määritellään tiiviisti lopputulos/tulokset. Projektin tavoitteen määrittelyssä tulee ilmetä, -miten se vastaa kohderyhmän tarpeisiin ja ratkaisee kohderyhmän ongelmat - tavoitteeksi asetetut tuotokset, - hankkeentulosten ja vaikuttavuuden mittaus- ja arvioitimenetelmä 3.2. Projektiorganisaatio 3.2.1. Projektiryhmä ja muut projektiin osallistuvat henkilöt Projektiryhmän muodostavat ne henkilöt, jotka osallistuvat projektin työskentelyyn merkittävällä työpanoksella ja joiden osalta tarvitaan keskinäistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta projektin aikana, jotta projektin tulokset saavutetaan. Projektiin voi kuulua myös muita henkilöitä, jotka osallistuvat projektiin, esim. tietyllä rajatulla työpanoksellaan ja työn suorittaminen voi tapahtua toimeksiantotyyppisesti eikä edellytä projektin työskentelyyn laajemmin osallistumista. 3.2.2. Projektin ohjausryhmä Projektille nimetään ohjausryhmä, mikäli rahoittaja sitä edellyttää. Projektin tehtävänä on projektin kuluessa seurata ja valvoa projektin etenemistä sekä antaa arvio lopputuloksen asianmukaisuudesta ennen projektin päättämistä. Ohjausryhmällä ei ole taloudellista vastuuta eikä oikeutta poiketa projektin asettamiskirjassa olevista reunaehdoista. Ohjausryhmään valitaan henkilöt heidän asiantuntemuksensa ja kokemuksensa perusteella. Projektipäällikkö toimii yleensä sihteerinä ja asioiden esittelijänä. 3.3. Projektin toteutussuunnitelma 3.1. Toteutusvaiheet, projektin ositus, tehtäväluettelo 3.2. Aikataulu 3.3. Resurssisuunnitelma 3.4. Riskien kartoitus Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus 3.4. Projektin kustannusarvio Projektille budjetoitavista määrärahoista tehdään kutakin toteutusvuotta kohden tarkkaan eritelty kustannusarvio. Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma laaditaan kutakin toteutusvuotta kohden sekä koko projektin kestolle ottaen huomioon omarahoitus ja kuntien rahoitus. Projektin kustannusten seurannasta vastaa projektipäällikkö. Koska yleensä projektin toiminta on kunnan yleistä kehittämistä, kustannukset budjetoidaan arvonlisäverottomina. Ulkopuolisille rahoittajille (TE-keskus, Pohjois-Karjalan Maakuntaliitto tms) rahoitushakemukset on kuitenkin esitettävä arvonlisäverollisin hinnoin, koska kunnalle arvonlisävero on lopullinen kustannus, vaikka laskuun sisältyvä arvonlisävero käsitellään talousarvion ulkopuolisena eränä kirjanpidossa. Projektin vastuuhenkilön on varmistettava kirjanpidosta, että maksatushakemuksessa rahoitustuki on haettu kaikkiin projektikustannuksiin täysimääräisenä arvonlisäveroineen. 3.5. Projektin ohjaussuunnitelma 3.5.1. Raportointi Jokaisesta projektista laaditaan vähintään loppuraportti. Rahoittajan päätöksen mukaisesti laaditaan myös tarvittavat väliraportit. Projektisuunnitelmaan kirjataan kussakin projektissa sovittu raportointitapa. Ohjausryhmä hyväksyy väli- ja loppuraportit. 3.5.2. Dokumentointi Projektin aikana on tarpeen, että koko projektiryhmä pystyy seuraamaan ja hallitsemaan projektin etenemistä. Projektisuunnitelmassa määritetään, miten projektin dokumentaatio ratkaistaan. 4. Projektin asettamispäätös Projekti asetetaan kunnan sen toimielimen alaisuuteen, johon se toimintansa puolesta kuuluu. Toimielin päättää tehdyn esiselvityksen pohjalta aloitetaanko projektin valmistelu ja suunnittelu. Toimielimen vastaava virkamies tai toimielimen määräämä henkilö toimii projektin vastuuhenkilönä, valvoo ja seuraa projektin toimintaa sekä yleensä kuuluu ohjausryhmään. Kunnanhallituksen määräämä henkilö hyväksyy projektin laskut. Projektin asettamisesta päättää ao. hallintokunta, joka 1 hyväksyy projektisuunnitelman, 2 nimeää projektin vastuuhenkilön, 3 valitsee projektipäällikön ja muut projektiin osallistuvat henkilöt, 4 päättää, että kunta toimii projektin tiliviranomaisena, 5 sitoutuu saatujen rahoituspäätösten mukaisten omarahoitusosuuksien suorittamiseen 6 hakee ulkopuolisen rahoituksen. 5. Projektipäällikkö ja projektin jäsenet Projektipäällikkö johtaa projektiryhmää ja hänen vastuullaan on projektin toteuttaminen ja tuloksien saavuttaminen hyväksytyn projektisuunnitelman mukaan. Ellei projektille valita Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus projektipäällikköä, sen tehtävät ja vastuu kuuluvat projektin vastuuhenkilöksi nimetylle. Projektipäällikön tehtävänä on - vastata siitä, että projekti toteutetaan projektin rahoituspäätösten, annettujen ohjeiden ja yleisesti hyväksyttyjen menettelytapojen mukaisesti - vastata projektin tulojen perinnästä, menojen suorittamisesta, tilityksistä, rahoitushakemuksista, maksatushakemuksista, seurantailmoituksista ja muista projektin toteuttamisen vaatimista tehtävistä. Projektiin nimetyt henkilöt vastaavat omalta osaltaan suunnitelmien mukaisten, valmisteluvaiheessa sovittujen tehtävien toteuttamisesta. 6. Projektin ohjausryhmä Ohjausryhmässä voi olla edustettuna toteuttajan, sidosryhmien, rahoittajien ja kohderyhmän edustajia. Ohjausryhmän asettamisen tavoitteena on saada projektille johtamiseen laaja ja pätevä asiantuntemus ja koordinoida projekti eri organisaatioiden muuhun toimintaan ja varmistaa projektitulosten laaja hyödyntäminen. 7. Projektin käynnistäminen Projektin käynnistäminen edellyttää: - projektin rahoittaja on tehnyt päätöksen - projektin kokonaisrahoitus on kunnossa ja ulkopuolisten projektiin osallistuvien rahoittajien kanssa on tehty kirjalliset projektisopimukset tai saatu kirjallinen ilmoitus projektiin osallistumisesta - projektin toteutusta varten on käyttösuunnitelmassa määräraha - projektiin osallistuvien osapuolten kesken on tehtävä päätökset ja sopimukset omarahoitusosuuden kattamisesta Tämän jälkeen ao. hallintokunta tekee päätöksen - projektin käynnistämisestä - rahoituspäätöksen mukaisen omarahoitusosuuden siirtämisestä projektin tilille. 8. Projektia koskevat tilinpidolliset ym. ohjeet 1. Jokaista projektia varten perustetaan heti rahoituspäätöksen saavuttua kunnan kirjanpitoon oma projektikohta kunnanhallituksen alaisuuteen. Projektin käynnistyessä projektipäällikön on otettava yhteys kunnan talouspalveluihin käyttösuunnitelman/tilikartan laatimista varten. Käyttösuunnitelma/tilikartta laaditaan rahoittajan vaatimusten ja projektin omien tarpeiden mukaisesti. 2. Kaikista projektin rahoitusta koskevista päätöksistä ja hakemuksista, maksatushakemuksista, tilityksistä yms. on toimitettava kopio kirjanpitoon. Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus 3. Projektin päätyttyä tulee projektin aineisto toimittaa kunnan arkistoon. Arkistoa varten kootaan ne asiakirjat, jotka projektin jälkikäteistä tarkastelua ajatellen ovat merkittäviä. Tällaisia asiakirjoja ovat lähinnä asettamispäätös, pöytäkirjat, muistiot, tilannekatsaukset ohjausryhmälle, raportit, esitteet ja lehtileikkeet yms. Kirjanpitotositteista laaditaan projektille oma aineisto paperitulosteena. Tästä aineiston keräämisestä ja toimittamisesta arkistoon vastaa projektipäällikkö. 4. Kunnan ollessa projektin tiliviranomaisena projektiin palkattava henkilöstö on Ilomantsin kunnan palveluksessa. Työhönotossa tulee noudattaa Ilomantsin kunnassa voimassa olevia ohjeita ja työsuhteen ehdoissa otettava huomioon kunnassa voimassa oleva taso. 5. Projektia laskutetaan siitä aiheutuneista kuluista. Hinnoittelussa noudatetaan sisäistä hinnoittelua ja projektille tehdyt työsuoritukset laskutetaan. Projektipäällikön tai –sihteerin tulee pitää työsuorituksista ja sen aiheista muistiinpanoja. Projektista aiheutuneet matkalaskut tulee tehdä erillisinä ja osoittaa projektille. 6. Kunnan tilintarkastuksen lisäksi on EU-projektien tarkastusoikeus EU-tarkastajilla ja valtion eri virastojen tarkastajilla. Projektia koskeva kirjanpitoaineisto ja kaikki kulujen ja toiminnan tarkastusta varten tarpeelliset asiakirjat on säilytettävä projektin vastuutahojen tiedossa olevalla tavalla siten, että ne ovat komission edustajien ja edellä mainittujen tahojen käytettävissä. Erilaisilla EU-tuilla rahoitettavilla projekteilla voi olla erilaisia määräyksiä aineiston säilytysajasta. Tämän vuoksi säilytysaika on aina erikseen selvitettävä projektikohtaisesti. Projektien osalta pysyvästi arkistoidaan hakemusta koskevat omat päätökset, projekti-/hankerekisteri, väli- ja loppuraportointiasiakirjat ja arviointiraportit, selvitykset tai vastaavat yhteenvetoasiakirjat. 7. Kunnassa laadittavia toteutumis- ja toimintakertomuksia varten on jokaisesta projektista toimitettava selvitys projektin sen hetkinen toteutuma ja jatkotavoitteet. Raportointiajankohdat ovat vuosittain 31.8. ja 31.12. 8. Laskujen hyväksymisessä noudatetaan kunnassa voimassa olevaa käytäntöä. 9. Jos hankkeen tiliviranomaisena on kunta, noudatetaan kunnan hankintaohjeita, hallintosääntöä ja sisäisen valvonnan ohjeita. 10. Hallintokunta valitsee projektin vastuullisen viranhaltijan, joka tekee viranhaltijapäätökset delegointipäätöksen nojalla projektin ohjaus- ja seurantaryhmän käsittelyn pohjalta.
