VIRTA korkeakoulun arjessa

VIRTA – Laurean arjessa
KORKEAKOULUJEN VALTAKUNNALLINEN
TIETOVARANTO –SEMINAARI
31.3.2015
paivi.aho@laurea.fi
virpi.rahikainen@laurea.fi
www.laurea.fi
TIEDON LÄHTEET JA
TIETOJEN OIKEELLISUUDEN
TARKISTAMINEN
2
3
Opiskelija-, opiskeluoikeus- ja
opintosuoritustietojen tiedonlähteet
Opiskelijatiedot (WinhaPro)
siirtämällä opiskelupaikan vastaanottaneet Opintopolusta/OILIsta
siirtämällä kansainväliseen vaihtoon tulevat opiskelijat SoleMovesta
tallentamalla hakijan hakulomakkeella antamat tiedot (eitutkintoon johtava koulutus)
integraatioalustan kautta (Ohari) FUAS-opiskelijoiden tiedot HAMKin
ja LAMKin opiskelijarekisteristä
opintoimistossa tallennetut tiedot – virkailija ylläpitää tietoja
opiskelijan antaman ilmoituksen perusteella
väestörekisterijärjestelmästä (VRK)
4
Opiskeluoikeudet ja lukukausi-ilmoittautumiset (WinhaPro)
siirtämällä opiskelupaikan vastaanottaneiden tiedot
ja lukukausi-ilmoittautumiset Opintopolusta/Oilista
opiskelijan Winha Willessä tekemä lukuvuosi-ilmoittautuminen
tallentamalla tiedot opiskelijan toimittamasta
ilmoittautumislomakkeesta
tallentamalla päätökset opiskeluoikeuden jatkamisesta
tallentamalla tiedot opiskeluoikeuden palauttamisesta
siirtämällä opiskelija valmistuneeksi
tallentamalla tiedot opiskelijan toimittamasta eroilmoituksesta
kirjaamalla opiskelija eronneeksi opiskeluoikeuden päättymisen
jälkeen (ei-tutkintoon johtava koulutus)
tallentamalla tiedot opiskeluoikeuden perumisesta (opiskeluoikeus
perutaan virheellisten tietojen antamisen takia)
tallentamalla tiedot opiskeluoikeuden perumisesta (opiskelupaikan
vastaanottanut peruu tulonsa)
5
Opintosuoritustiedot (WinhaPro)
kirjaamalla opintosuoritukset Winha Wiivissä tai WinhaProssa
kirjaamalla projekteina tehdyt opintosuoritukset
kirjaamalla tutkintoon hyväksiluettavat opinnot
kirjaamalla vapautukset opinnoista
FUAS-opintoja opiskelevien opiskelijoiden suoritukset HAMKin
ja LAMKin opintosuoritusrekisteristä integraatioalustan (Ohari)
kautta
opetussuunnitelma (SoleOPS → Winha)
opetustarjonta ja opintojaksototeutukset (SoleOPS → Winha)
opintototeutuksiin ilmoittautuminen (SoleOPS → Winha)
henkilökohtaiset oppimissuunnitelmat (SoleOPS → Winha)
6
Tietojen tarkistaminen (Winha, Sole, FUAS)
Winhan tietojen selaus ’Winhan ikkunoilta’
tietojen tarkistus ’Hae F9-hakuehdolla’ – voi asettaa useamman
hakuehdon
tietojen tarkistus Winhan raporttikannasta
sql-kysely Winhan kantaan
SoleOPSin tietojen selaus ’SoleOpsin ikkunoilta’
tietojen tarkistus Solen raportointikannasta
sql-kysely Solen kantaan
FUAS –tietojen tarkistus Oharin siirtotiedoista (opiskelijat,
opinnot, ilmoittautumiset)
Laurean Winhakannan tarkistusohje (10 sivuinen) – tietosisältöjen
ristiin tarkistus
Laurean WILPERI apusovellus- ja raportointipalvelu (teeri/wilperi)
→ → tietojen oikeellisuuden ylläpito ja korjaaminen
7
Tiedonsiirtojen lokitiedot
Winhan tietokannan validointi loki (Ineo)
logiDW –lokitiedot (tietovarasto)
SoleOPS – Winha tiedonsiirtojen lokitiedot
FUAS Ohari tiedonsiirtojen lokit
8
TIEDOT WINHASTA VIRTAAN
9
Ohjeita, yhteistyötä, vertaistukea, verta, hikeä
ja kyyneleitä
CGI/Winhaajat: WinhaVIRTA tiedonsiirto ohje (100 sivua)
Winhaajien ’työvaliokunta’ yhteistyössä CGI:n kanssa
Winhaajat VIRTA tapaamiset (käyttäjäpäivät ja kuukausipalaverit)
Winhaajien keskustelualusta Moodlessa
Winhaajien virtawiki-alusta (CGI)
WinhaPro tiketit ja tuki (CGI)
Sole tiketit ja tuki (Solenovo)
CSC tiketit ja tuki
CSC:n järjestämät VIRTA palaverit
sähköpostit ja puhelinkeskustelut muiden amkien kollegoiden
kanssa
10
Winhasta VIRTAan lähtevät tiedostot
Opiskelijat.csv
Lukukausi-ilmoittautumiset.csv
Opiskeluoikeudet.csv
Opintosuoritukset.csv
Tarkistukset – tiedot Exceliin, suodatus, Pivotointi
11
VIRTAan luettavien tietojen validointi
12
VIRTAan luetut tiedostot
Tarkistus_Opiskelijat.csv
Tarkistus_Lukukausi-ilmoittautumiset.csv
Tarkistus_Opiskeluoikeudet.csv
Tarkistus_Opintosuoritukset.csv
Tarkistukset – tiedot Exceliin, suodatus, Pivotointi
CSC:n muodostamat tarkistusraportit
Liikennevalot
13
VIRTA latausraportti
14
VIRTA lokitiedot
Winha_Lukukausi_Ilmoittautuminen_virheelliset
Winha_Opiskeluoikeus_virheelliset
Winha_Opintosuoritus_virheelliset
Winha_Opiskeluoikeus_lasnaolohistoria_virheelliset
VIRTA_Lokitiedot
Winha tietojen korjaaminen lokitietojen perusteella
15
TIETOJEN OIKEELLISUUDEN
HAASTEET
16
Opiskelijatiedot, opiskeluoikeustiedot, lukuvuosiilmoittautumistiedot
kun opiskelijatiedot tulee Opintopolusta, ne on niin oikein kun
hakija on ne antanut (nimi, hetu, kotikunta, asuinkunta, äidinkieli,
kansalaisuus, …)
kun opiskeluoikeustiedot tulee Opintopolusta, niiden luulisi olevan
oikein
kun lukuvuosi-ilmoittautumiset tulee OILIsta, niiden luulisi olevan
oikein
manuaalisesti kirjattujen tietojen oikeellisuuden tarkistaminen
haasteellista
erityisesti ei-tutkintoon johtavan koulutuksen opiskelijatiedot
siirto-opiskelijat, polkuopiskelijat, opiskeluoikeutta vaihtavat,
kaksoistutkinto-opiskelijat, opiskeluoikeuden palautukset
opiskeluoikeuden alkupäivämäärä on eri kuin ensimmäisen
läsnäolotiedon päivämäärä
eropäivämäärä, valmistumispäivämäärä eri kuin
opiskeluoikeuden päättymispäivämäärä
17
Opintosuoritustiedot (opettaja kirjaa… )
suorituspäivämäärä/arviointipäivämäärä problematiikka
suoritusten kirjaaminen takautuvasti (esim. vuodelle 2014, 2013)
suorituksen kirjaaminen opiskeluoikeuden päättymisen jälkeiselle
ajalle (tai opiskeluoikeuden päättymispäivämäärälle) tai ajalle
ennen opiskeluoikeuden alkua
suurimmat haasteet ei-tutkintoon johtavien opiskelijoiden ja
eronneiden opiskelijoiden kohdalla
hyväksilukujen kirjaaminen
hyväksilukujen kirjaaminen suorituksina
suoritusten kirjaaminen hyväksiluetun (isä)opinnon alle
hyväksiluvun kirjaaminen – nykyisten opintojen aikana kyllä/ei
hyväksiluku omassa amkissa suoritetusta opinnosta
arvosanan korotus (suoritus tilastoituu kahteen kertaan, jos suoritus
eri vuosina)
suorituksen kirjaaminen väärälle roolille
18
Opintosuoritustiedot (opettaja kirjaa…)
tietojen puutteellinen kirjaus: T&K opintopisteet
(harjoittelu, opinnäytetyö, muut suoritukset)
projektina tehtyjen suoritusten kirjaaminen
vapautusten kirjaaminen
kv-liikkuvuuden suoritukset
tulevien kv-vaihto-opiskelijoiden suoritukset
lähtevien kv-vaihto-opiskelijoiden suoritukset
pätevyystietojen kirjaaminen
suunniteltu pätevyys/suoritettu pätevyys
aiempi sairaanhoitaja pätevyys – suorittaa
terveydenhoitajan pätevyyden
opiskelijan koulutusala/suoritetun opinnon koulutusala
(ns. moniala-opinnot)
19
KOHTI MYRSKYÄ?
20
Tulevia haasteita…
kv-liikkuvuuden tiedot Cimolle
opiskelija ja opintosuoritustiedot Kelalle
tutkinnon suoritustiedot Valviralle
opintoja tai tutkinnon suorittanut näkee VIRTAan
tallennetut tietonsa
21