Kommunikationspolitik på Rungsted Skole

Kommunikationspolitik
Rungsted Skole
1
Formål og vision
Kommunikationspolitikken for Rungsted Skole fastsætter en formaliseret ramme, der sikrer fundamentet for et gensidigt respektfuldt samarbejde
både internt mellem skolens medarbejdere og eksternt mellem skole og hjem. Kommunikationen er dialogbaseret og i en anerkendende tone.
Alle skolens interessenter skal opnå et godt kendskab til Rungsted Skoles kommunikationspolitik, og alle har et ansvar for at efterleve den gode
kommunikation med afsæt i Rungsted Skoles kommunikationspolitik.
Vores kommunikationsplatform er Skoleintra (forældre-, personale- og elevintra). Alle skolens medarbejdere holder sig dagligt orienteret på
Intranettet, og henvendelser besvares hurtigt, dog senest efter 2 arbejdsdage.
Forældrene checker Intranettet minimum to gange om ugen.
10 gode råd
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Skriv kort og præcist
Tag udgangspunkt i modtagerens informationsbehov
Vær åben og lyttende
Vær saglig og konkret og undgå tolkninger
Vis tillid og respekt for forskellige roller
Vær lydhør – prøv at sætte dig ind i modtagerens situation
En dialog bør være mundtlig - undgå længere skriftlige debatter
Undlad så vidt muligt kritik på skrift – kritik virker stærkere i skrevet form
Brug ikke Intra som et ”chat-rum”, men til en formidling af korte budskaber
Husk ”sovetesten” – lad en følelsesladet besked vente natten over, inden du
sender den.
2
Retningslinjer for den skriftlige kommunikation mellem skole og hjem
Medie
Kontaktbog på Intra
Målgruppe
Forældre og lærere
Indhold
Meddelelser mellem skole og hjem.
Beskeder rettes til den relevante lærer.
Meddelelser ved sygdom: til klasselæreren
Frekvens
Løbende
Ansvarlige
Lærere, forældre
og ledelse
Beskeder besvares
inden 2 hverdage
Løbende
Alle
Løbende
Alle
Løbende
Klasseteamet,
ledelsen
Alle klassens
lærere
Frihedsansøgning for en dag:
klasselæreren.
Frihedsansøgninger for mere end en dag:
Afdelingslederen med kopi til klasselæreren.
Beskedsystem på
Intra
Opslagstavlen –
Forældreintra
Opslagstavlen –
Elevintra
Dokumenter på
Forældre/ Elevintra
Ugeplaner
Forældre, elever,
medarbejdere
Klassens forældre
Månedsplan fra SFO
(Regnbuen) og
Klubben
Forældre og børn i
SFO/klub
Klassens elever
Klasseteamet eller
ledelsen
Forældre og elever
Ved fritagelse for flere børn ansøges i det
enkelte barns kontaktbog.
Korte beskeder til en eller få modtagere –
bruges ikke som chatrum
Fælles information til forældre (info som
ikke skal gemmes).
Fælles information til klassen, f.eks. lektier,
skemaændringer, information fra lærerne.
Information, som skal kunne findes gennem
længere tid.
Kort beskrivelse af undervisningen i de
enkelte fag, klassens trivsel og div.
aktiviteter – (lektier kan indgå såfremt det
er aftalt i teamet).
Kort beskrivelse af ture, arrangementer og
værksteder for den kommende periode.
3
Hver uge
Hver måned
Alle
Ledelsen
Elevplaner
Elever og forældre
Status- og målbeskrivelser for alle fag
En gang om året
Årsplan
Forældre og elever
Redegørelse for årets mål og arbejde inden
for det enkelte fag
Årsplanen
offentliggøres
inden 1. september
Tilmelding til
arrangementer/
samtaler i skole og
SFO
Tilmelding til SFO
ture
Forældre og elever
Elektronisk tilmelding til f.eks.
forældremøder, skole/hjem-samtaler og
ture i SFO/klubben
elever
Elever, forældre og
medarbejdere
Eleverne tilmelder sig ture på seddel i
Regnbuen eller Klubben
Klip fra årets gang, f.eks.
elevarrangementer, undervisning, udflugter
Elever og forældre
Kommende forældre
og andre eksterne
interessenter
Årbog
Nyhedsbrev fra
ledelsen
Skolens
hjemmeside
Alle klassens
lærere
Alle lærere
indenfor deres
respektive fag
Alle
løbende
Eleverne
En gang om året i
trykt form
Info-medarbejder i
samarbejde med
elever
Skolebestyrelsens beretning
Seneste nyt fra skolen
Hvert kvartal
Ledelsen
Skolens principper, ferieplaner, daglige
aktiviteter og nyheder, pressemeddelelser,
stillingsopslag m.m.
Løbende
Ledelsen
Skolens forældre
4
Retningslinjer for den interne skriftlige kommunikation
Medie
Målgruppe
Indhold
Frekvens
Ansvarlige
Kalender på Intra
Skolens medarbejdere.
Skolens gældende kalender
Alle ekskursioner
/arrangementer/møder for
teamet, klassen og skolen
skrives ind i kalenderen
med deltagere, start- og
sluttid
Meddelelser mellem skole
og hjem. Korte beskeder til
en eller få forældre.
Aktiviteter skrives løbende ind.
Sekretærerne skriver årets
aktiviteter ved skoleårets start.
Aktiviteter, som er
relevante for de enkelte
klasser, offentliggøres
på forældreintra.
Den elektroniske
kontaktbog
Forældre og lærere
Meddelelse om sygdom: til
klasselæreren
Frihedsansøgning for en
dag: klasselæreren.
Frihedsansøgninger for
mere end en dag:
Afdelingslederen med kopi
til klasselæreren.
Ved fritagelse for flere børn
5
Alle medarbejdere skriver
løbende.
Løbende
Lærere, forældre og ledelse
Beskedsystemet
på intra
Opslagstavlen på
personale/
forældreintra
Alle medarbejdere.
Beskedsystemet
anvendes til den
daglige kommunikation
mellem medarbejderne
Alle medarbejdere
Klasseteamet, forældre
eller elever
Ledelsen
Opslagstavlen på
elevintra
Klassens elever
Dokumenter på
Forældre/
Elevintra
Klasseloggen
Klasseteamet eller
ledelsen
Klasseteamet/
afdelingsleder
ansøges i det enkelte barns
kontaktbog
Korte beskeder til en eller få
modtagere.
Til fælles information for
hele forældre-, elev-, eller
personalegruppen.
Opslagstavlen bruges til
informationer, som ikke skal
gemmes over en længere
periode.
Fælles information til
klassen f.eks. lektier,
skemaændringer, elevernes
egne informationer
Information, som skal
kunne findes gennem
længere tid.
Klasseloggen er et redskab
til videndeling omkring
klassen og den enkelte elev




Korte referater fra
teammøder
Relevant info og
hændelser
Faglige notater
Relevant
forældredialog eller
6
Beskeder læses og besvares
dagligt
Alle medarbejdere
Løbende
Klasseteamet/forældre/ledelse
(Husk at checke ophørsdato
for informationen som bliver
offentliggjort).
Eleverne og klassens lærere
Løbende
Klasseteamet, ledelse
Løbende
Lærere, ressourcepersoner,
ledere og pædagoger
Klasseloggen er et stationært
dokument som følger klassen
Klasseloggen er strengt
fortrolig!
Vigtige
dokumenter på
forsiden af
Personaleintra
Samlemapper på
Personaleintra
(under arkiv)
Gruppe, privat
eller
fællesmapper
Dokumenter på
Personaleintra
(under arkiv)
Arkiv –
dokumenter:
Dagsordener
Alle medarbejdere
Arkiv –
dokumenter/
klasselog:
teamreferater
Arkivdokumenter:
Rungsted skoles
grundlag
Ugeplaner
Mødedeltagere samt
medarbejdere/forældre
som vil have interesse i
referatet.
Alle medarbejdere
Alle medarbejdere
Alle medarbejdere
Mødedeltagere
Forældre og elever
hændelser, som skal
gemmes til
arkivering
Vigtige dokumenter for
skoleåret (personaleliste,
spiseplan, omsorgsplan,
fagudvalg ect.)
Dokumenter som skal
gemmes over flere år
Relevante dokumenter
gemmes i de respektive
undermapper
Dagsorden indeholder:
mødeoverskrift, deltagere,
tid, sted, referent og
dagsorden. Evt. bilag
vedhæftes.
Dato, sted, deltagere (evt.
afbud), dagsordenen,
referat af mødet.
Ved skoleårets start og løbende
Alle medarbejdere
Alle medarbejdere
Dagsordner med bilag sendes
til mødedeltagere på Intra
mindst 3 arbejdsdage før
mødet.
Mødeindkalderen skriver
dagsorden.
Referater sendes til
interessenterne og arkiveres i
relevant undermappe i
dokumenter eller klasseloggen.
Mødeansvarlige
Rungsted Skoles principper,
værdigrundlag o. lign
Ugens aktiviteter indenfor
alle fag beskriver

En kort information
7
Ledelsen og kontoret
Kontoret opdaterer jævnligt
Ugentlig
Udgives senest søndag til
Alle klassens lærere


Elevplaner
Den respektive elev og
dennes forældre
Årsplaner
Forældre og elever
Personalekartotek
Alle medarbejdere
om faget, status og
resultater af
gennemført
undervisning
Information om
indhold og mål for
nuværende og
kommende forløb
Andre aktiviteter,
f.eks. ture.
Det enkelte klasseteam kan
vælge om lektier skal være
en del af ugeplanen.
Beskrivelse af elevens
personlige, sociale og
faglige status og mål i alle
fag
forældrene.
Ledelsen opfordrer til, at
eleverne fortsat trænes i at
tage ansvar for egne lektier,
f.eks. via lektiebog og fra 4.
klasse suppleret med
lektiedukse på elevintra.
Alle elevernes elevplaner findes
på intra (følg procedure for
elevplaner). Der gives
læseadgang til alle
medarbejdere og skriveadgang
til klassens lærere.
Indenfor hvert enkelt fag
udgives elevplan af den
pågældende lærer.
Klasselæreren udgiver
elevplanen.
UU-vejleder skal have
læseadgang efter 6. klasse
Årsplanen skal offentliggøres
på forældreintra inden 1.
september
Redegørelse for årets mål
indenfor det enkelte fag
(følg procedure under
”vigtige dokumenter”)
Personlige oplysninger
registreres af
medarbejderen på intra.
Personalelisten i dokumenter
opdateres ved ændringer.
8
Alle lærere inden deres
respektive fag
Den enkelte medarbejder har
eget ansvar for at opdatere
personlige oplysninger på
Personalelisten med adresse
og telefonnumre registres af
kontoret.
Hold- og
klasselister
Teammedlemmer
/grupper
Skemaer
Vikarskemaer
Alle medarbejdere,
forældre og elever
Alle medarbejdere
Alle medarbejdere,
forældre og elever
Alle medarbejdere,
vikarer og elever
Reservationer
Alle medarbejdere
Beskedsystemet
på Fællesnettet
Medarbejdere på
Hørsholm kommunes
skoler
Teammedlemmer af lærere
og pædagoger
Lærer- og klasseskemaer
Dagens vikarskema læses
på forsiden af Intra.
Intra og til kontoret.
Opdateres løbende af kontoret
Kontoret sørger for at
opdatere personalelisten, som
ligger i dokumenter på
forsiden af Personaleintra
Kontoret
Løbende
Opdateres af kontoret
Grundskemaet lægges ind ved
årets begyndelse.
Skemaændringer ønskes til HL.
De enkelte lærere kan ønske
skemaændringer til HL, som
opdaterer skemaet en gang i
kvartalet.
Dagens vikarskema findes på
intras forside.
Ved vikardækning af
planlagt fravær eller ”barn
syg” skriver medarbejderne
selv ind i vikarskemaet,
hvad klassen skal lave.
Reservation af lokaler,
hjælpemidler, apparater og
tilmelding til pæd.
Refleksion.
Meddelelser og beskeder
imellem medarbejdere på
de andre 3 kommunale
9
Daglige skemaændringer via
byt med andre lærere
registreres i vikarskemaet.
Vikarskemaerne opdateres af
LLS og kontoret
Husk besked til serviceleder
vedr. reservation af lokaler
efter skoletid.
Alle medarbejdere
skoler i Hørsholm Kommune
10
11