Guide til nye teams/KSL`er hos Ungdomskurserne

Guide til nye teams/KSL’er hos Ungdomskurserne
Introduktion
Denne guide er tænkt som en kort introduktion til nye teams og kursusledere (KSL’er). Den giver jer ikke alle svarene, men den skulle gerne give jer et overblik over hele forløbet omkring et kursus under DDS Ungdomskurserne (PUF, PLan og PLUS), samt henvisninger til der hvor I finder de relevante informationer. Synes I at der mangler noget i guiden, tager vi meget gerne imod jeres input. I er naturligvis også velkomne til at kontakte os, hvis I har nogle spørgsmål. Vi håber at denne guide vil hjælpe jer igennem processen omkring jeres kursus. Venlig Hilsen DDS Ungdomskurser Liselotte, Søren og Tine uk@list.dds.dk Ansøgningsprocessen
Før
­
­
Det er en god ide for nye kursusledere (KSL) til PLan og SPARK at deltage i kursuslederweekenden (KSL­weekenden) op til ansøgningen. KSL­weekenden ligger i november, og ansøgningsfristen (for PLan & PLUS) ligger i slutningen/ begyndelsen af januar/februar i det nye år. Weekenden er gratis, og slås op i Blåt Medlem. Som nyt team kan man ansøge om økonomisk tilskud til en ekstra forweekend til at komme godt i gang. Dette gøres ved at skrive til udvalget på ​
uk@list.dds.dk​
og beskrive hvad man ønsker, hvorfor og hvornår. Så tager vi stilling til sagen. (Kursuslederweekenden er pt i frit fald om den fortsat eksisterer i nuværende form. Alternativt vil vi facilitere en anden form for kursusafslutning for vores kurser.) Ansøgningen
Ansøgningen tager udgangspunkt i kursustype, kursussted og antal kursister. Ved de første to valg skal man angive en prioriteret liste med medfølgende motivation for ønskerne. Ydermere skal følgende ansvarsroller være fordelt: 2 stk. KSL, kasser, materialeansvarlig og førstehjælpsansvarlig. ­ De 2 KSLer skal have læst og være indforstået med DDS Ungdomskursernes (UK) mandatskrivelse for KSLer (findes nederst på ​
www.dds.dk/plan­spark​
). ­ Kursuslederne skal have mandat af teamet til at kunne svare på spørgsmål samt afgøre valg af kursus/sted/lign, uden at skulle henvende sig til resten af teamet først. ­ Kasserposten skal varetages af en teamer som ikke er i familie med en af KSLerne. ­ Den materialeansvarlige skal forestå ansøgning om materialer fra korpsets centrale lager. Det kan være en af KSLerne, men det kan også være teamets materialeansvarlige. ­
Kravne til den førstehjælpsansvarlige står beskrevet i Kursushåndbogen (se www.dds.dk/ksl​
) under “Beredskab og sikkerhedsregler”. Har man ved ansøgningen ikke en person, som kan varetage posten, skal man redegøre for hvordan man søger at løse det. Tildeling
Efter at ansøgningsfristen er udløbet mødes UK og fordeler kurserne. Fordelingen foretages på grundlag af det forventede antal kursister inden for de enkelte kursustyper (PUF, PLan 0­3, PLUS­start, PLUS). Det forventede antal kursister er baseret på tal fra blåt medlem. Udfra disse tal fordeler UK de enkelte teams på de forskellige kursustyper, således at vi så vidt muligt opfylder jeres ønsker og samtidig opnår pladser til det forventede antal kursister for de enkelte kursustyper. Kursussted tildeles udfra jeres ønsker samt en økonomisk afvejning. Planlægningsfasen
Teammøder/weekender
Hvornår?
Sørg for at lægge teammøderne så det passer med diverse deadlines. Se: http://dds.dk/plan­spark​
eller ​
http://dds.dk/PUF2015 Første teamweekend (forweekend) bør/skal ligge inden deadlinen for kursusindholdsbeskrivelsen, udviklingsplan og kursusannoncen. Anden teamweekend (forweekend) bør ligge inden deadline for budget. Gode råd til indhold
Forslag til opbygning af dagsorden: Tid Pkt. Beskrivelse Det er en god ide nummereret at lave en eller alfabetisk. tidsplan for mødet, så man er sikker på at nå alle punkterne. Ansvarlig Art/Bilag Angiv navnet på den/de person(er) der er ansvarlige for punktet Art: Beslutning, orientering, debat, aktivitet. Angivelse af evt. relevante bilag EKSEMPEL: 9.00 1a Velkomst Signe Orientering 9.05 1b Valg af ordstyrer og referent Signe Beslutning 9.10 2 Introduktionsrund
e Signe Orientering 9.40 3 Gennemgang af kursusoplæg for kurset Lars Orientering 10.15 4 Brainstorm over kursusindhold Lars Debat og aktivitet 12.30 Frokost Mette og Søren 13.30 5 Afrunding på brainstorm Lars Debat og aktivitet 14.00 6 Fordeling af arbejdsopgaver Signe Debat og beslutning Forslag til emner/ting der skal tages op på teammøderne/forweekenderne udover kursusprogrammet: ­ Forventningsafklaring til hinanden/kurset/ect ­ Kommunikation (hvor lang svartid skal man forvente, mm) ­ Vejlederrollen ­ hvordan vejleder vi og mangler vi sparring her? ­ Rygepolitik ­ læs korpsets regler ­ Alkoholpolitik ­ som ovenstående ­ Slikbutik/kiosk under kursus ­ Brug af mobiltelefoner under kursus ­ Håndtering af hjemve/syge kursister ­ ect ect ect. Hytte/sted
UK sørger i samarbejde med korpskontoret for at booke det tildelte kursussted til kursets afholdelse. Teamet kan forvente at få tildelt en forweekend på stedet for at sikre et basalt kendskab inden kursusafholdelse. Dette gælder dog kun nye teams der ikke kender tildelte kursussted i forvejen eller teams der får tildelt et ukendt sted. Snak med UK hvis dette ønskes. Kursusannonce
Teamet står for tekst og billeder. Teksten skal følge de givne retningslinier, som kan ses i “Vejledning til kursusannonce”, som kan findes på ​
http://dds.dk/ksl​
, hvor der også er findes tips til at optimere kursusannoncen samt deadlines. Forløbet: ­ Indlevering af tekst til gennemlæsning hos UK (kun tekstdelen) ­ Evt. justeringer af tekst foretages af teamet. ­ Materialet (tekst OG billeder) indsendes til redaktionen ­
­
­
Første korrektur Anden korrektur Udgivelse i MOVE (PLan og PLUS) eller Spejdersnus (PUF) Økonomi
Regler: Reglerne for kursernes økonomi er primært beskrevet i kursushåndbogen (se ​
www.dds.dk/ksl​
). Her er både de generelle regler for alle kurser i DDS, samt den budgetprocedure som gælder for Ungdomskurserne. Derudover indeholder korpsets service­ og økonomivejledning nogle generelle regler for hele korpsets brug af midler (kan lettest findes via Google: site:dds.dk service og økonomivejledning).​
http://dds.dk/sites/default/files/u11929/DDS%20%C3%B8konomivejledning
%202014.pdf Budgettering: Helt kort består et kursusbudget af to overordnede typer af midler: satsmidler og ekstrabevillinger. Satsmidler er et beløb pr kursist som kurset har til rådighed til både planlægning og afvikling af kurset. Ekstrabevillinger søges samlet hos udvalget til to fastsat deadlines (planlægning og afvikling). Der kan gives ekstrabevillinger for to ting: 1: Teams der er meget geografisk spredte, og derfor har brug for ekstra midler til transport for at få budgettet til at hænge sammen. 2: Nødvendige faciliteter på kursusstedet, som ikke er umiddelbart tilgængelige og derfor skal lejes. Herunder også nødvendige udgifter til transport af kursister som følge af, at kursusstedet ligger langt fra nærmeste start­/slut­lokation for kurset. Det er vigtigt du som KSL sætter dig grundigt ind i reglerne for ekstrabevillinger hvis det er nødvendigt for jer at søge om. Økonomistyring: Som for alle korpsets grupper gælder det, at teamet skal stille med en kursuskasserer (KK) der ikke er familiær tilknytning til KSL. Det er således kassererens opgaver at holde styr på at midlerne bruges som aftalt, mens det er KSL der står inde for at kurset anvender sine midler forsvarligt. Økonomistyringen kan virke meget tung hvis man ikke har erfaring med den slags projekter. Vi anbefaler, at KSL og KK holder regelmæssige møder om kursets forbrug under planlægningen, og ligger et gennemtænkt og forsvarligt budget for selve afviklingen. Kursushåndbogen giver nogle gode råd om dette, og det er vigtigt at I læser disse afsnit igennem. Skulle I have spørgsmål omkring økonomi for kurset kan I skrive til ​
UKOekonomi@dds.dk​
, så vil de ansatte på korpskontoret besvare jeres spørgsmål, det er nemlig dem der generelt er bedst inde i korpsets regler om økonomi. Skulle det være et spørgsmål som vi i UK skal besvare, vil korpskontoret sende det videre til os. Udviklingsplan
Det at udvikle DDS gennem uddannelsen af kursister, er ”kun” en del af DDS’s formål med at afholde kurser. Det er ligeledes vigtigt for korpset at udvikle gode instruktører og arrangements­planlæggere. Derfor vil vi som udvalg gerne sikre os at KSL holder fokus på denne udvikling, hvorfor vi vil have jer til at lave en udviklingsplan. Det er udviklingskonsulenten Stinne Busted Frederiksen (​
sbl@dds.dk​
) fra korpskontoret der varetager udviklingsplanerne. Hun vil sende en mail ud til jer KSL´er, hvor i hun vil komme med de nærmere detaljer. Desuden vil hun stå til rådighed for sparring omkring udformningen og afviklingen af udviklingsplanen.Det ligger dog fast at I skal indsende jeres udviklingsplan, hvorefter hun vil give jer feedback. Deadline for indsendelse af jeres udviklingsplan kan ses her: www.dds.dk/plan­spark​
eller​
​
www.dds.dk/PUF2015​
alt efter hvilken type kursus I laver. Materialer
Det er kun den materialeansvarlige angivet i teamets kontaktoversigt, der får adgang til materialedrevet via googledrev, hvor teamets ønsker til materialer kan angives, hvorefter UK tildeler materialer. Husk at den email I oplyser i ansøgningen til den materialeansvarlige, SKAL være en gmailkonto. Den materialeansvarlige vil få tilsendt en mail med et link til materialedrevet, når det åbnes for bestilling. Så HUSK at angive de rigtige kontaktoplysninger, samt at holde dem opdateret. Korpskontoret ligger også inde med en række materialer I kan låne. Dette er f.eks. projektorer, flipoverstativer og naturligvis alt vores arbejdsstof. Dette bestilles via det ark korpskontoret selv udsender. Bemærk at der er begrænsede mængder af nogle genstande. Kursusbevis
Efter gennemførsel af kurset får alle kursister et kursusbevis. Til kursusbevis skal I benytte den skabelon som I får tilsendt fra UK. I kan så indføre den ønskede tekst og skal sende en kopi af kursusbeviset retur til UK. I forhold til udprintning af kursusbeviset kan I vælge selv at gøre dette eller lade korpskontoret gøre det for jer. Sidstnævnte koster jer ikke noget, og I vil få tilsendt kursusbeviserne inden kurset. Se hjemmesiden for deadline. Under kurset
Formålet med at være kursusleder(e) under afvikling er mange ting. Du skal tænke på at du og din medkursusleder skal give jeres team de bedste forudsætninger for at lave et godt kursus for jeres kursister og jer selv. Derfor bør du ikke være vejleder/teamer/hyrde (kært barn, mange navne) eller køkkenhold, materialemand eller andet der ikke er friholdt, til når der er særligt brug for dig. Det er altid på det mindst belejlige tidspunkt der sker noget, en kursusleder må tage sig af. Derfor er I netop også to. En der kan gå i dybden i sagen og tage hånd om problemet, og en der kan køre resten af kurset videre imens. I bør stå for teammøder, koordination mellem personer/udvalg, som praktiske problemknusere og administrative chefer der sørger for at maskinen (kurset) kører som smurt, hele vejen igennem. Det er fedt at være kursusleder, men der er ingen dans på roser. Sørg for at have forberedt så meget som muligt hjemmefra, således at du har nærværet, overblikket og overskuddet til at sætte ind der hvor det virkeligt gælder, mens I afvikler. Det betaler sig mange gange igen og dit team vil takke dig for at du satte tid af til netop dem. Efter kurset
Evalueringsweekend for teamet
Ethvert arrangement skal evalueres for at uddrage den læring I har gjort jer under planlægning og afvikling. Vi forventer at I sætter god tid og ressourcer af til dette, således at vi er sikre på at I har taget ved lære af jeres erfaringer til næste år. En evalueringsweekend svarer til en forweekend, men bør i grove træk have følgende indhold: Hvordan gik forweekenderne? Hvordan gik afviklingen? (gerne med underpunkter) Hvad har vi lært og er klar på næste gang? Hvordan kommer vi videre herfra? Økonomi
Efter kurset og evalueringsweekenden skal der aflægges regnskab til korpskontoret. Regnskab og budget indsendes i det budget og regnskabsark, som korpskontoret har udsendt. Alle jeres bilag skal postes til korpskontoret, hvorefter jeres regnskab vil blive gennemgået. Deadlinen for indsendelse af regnskab findes her: ​
www.dds.dk/plan­spark​
eller​
​
www.dds.dk/PUF2015​
. Forkortelser og begreber
KSL ­ Kursusleder KK ­ Kursuskasserer / Korpskontoret (afhænger af kontekst) UK ­ Ungdomskurserne BM ­ Blåt Medlem Relevante links:
http://dds.dk/ksl http://dds.dk/uddannelse/kurser/kursusoplaeg https://www.facebook.com/groups/ungdomskurser/ http://dds.dk/plan­spark http://dds.dk/uddannelse/plankurser http://dds.dk/PUF2015 http://dds.dk/uddannelse/puf