Virksomhedsplan for Ledelsessekretariatet i

Virksomhedsplan for
Ledelsessekretariatet
i Teknik og Miljø, Aarhus Kommune
2015
Intro
2015 er helt generelt kendetegnet ved at være året, hvor vi skal konsolidere “det nye Ledelsessekretariat”
som en del af “det nye Teknik og Miljø”.
I virksomhedsplanen for 2015 klargør og synliggør vi, hvad Ledelsessekretariatet mere konkret har fokus på
i 2015.
Vi følger løbende op på indsatsområderne i virksomhedsplanen – og gør ultimo 2015 samlet status i
forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedsplanen for 2016.
Grundlag og strategi for Ledelsessekretariatet
Vi arbejder i Ledelsessekretariatet med afsæt i Aarhus-fortællingen, med afsæt i kommunens overordnede
vision, mål og politikker og med afsæt i kommunens værdier.
På tilsvarende vis arbejder vi med afsæt i Teknik og Miljøs vision og ledelsesværdier og med afsæt i de
fælles politisk-strategiske og organisatoriske indsatsområder, der er fastlagt i Teknik og Miljøs
virksomhedsplan for 2015-2017.
Ledelsessekretariatets mission og vision
Mission:
Ledelsessekretariatet understøtter rådmanden, direktøren og centrene i deres arbejde. Vi hjælper med at sætte
retning, og vi bygger bro mellem de forskellige dele af Teknik og Miljø og til omverdenen.
Vision:
Vi vil være frontløbere i realiseringen af Teknik og Miljøs vision og fælles indsatsområder.
I forlængelse heraf lægger vi vægt på følgende i vores opgavevaretagelse:
•
•
•
•
•
•
•
Vi leverer løsninger af enkelthed og høj kvalitet
Vi deler viden og tager ansvar på tværs
Vi sikrer helhed og sammenhæng
Vi tager strategiske initiativer og udvikler
Vi kommunikerer åbent med borgere og presse
Vi har en levende debatkultur
Vi arbejder ud fra kommunens TRE værdier
Ledelsessekretariatets opgaver
Ledelsessekretariatets har følgende faste opgaver:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Sekretæropgaver for rådmand, direktør og Teknisk
Tekni Udvalg
Ledelsesstøtte til rådmand og direktør
Kvalitetssikring og koordination af sager til rådmand og direktør
Koordinering af interne mødefora
Post og journalisering
Juridisk rådgivning til andre dele af Teknik og Miljø
Lede og deltage i udviklingsprojekter,
udviklingsprojekt arbejdsgrupper mv.
Ekstern og intern kommunikation
Planstrategi og kommuneplan
Øvrige opgaver i tilknytning til kommuneplanlægningen (analyser, retningslinjer, statistik mv.)
Ledelsessekretariatets organisering
Ledelsessekretariatet er organisatorisk delt op i “Kommuneplan”, “Kommunikation” og “Øvrige
Ledelsessekretariat”.
Vi arbejder i det daglige sammen på kryds og tværs – også med rådmanden, direktøren og stadsarkitekten,
som vi sidder dør om dør med.
Indtil udgangen af juni 2015 er erhvervsfremmeprojektet The Architecture Project (TAP) ligeledes en del af
Ledelsessekretariatet, men projektet holder ikke til på Rådhuset og er derfor ikke en del af LedelsesLedelses
sekretariatets daglige liv.
Organisatoriske indsatsområder i 2015
Ledelsessekretariatet i samarbejde med centrene
På samme måde som resten af Teknik og Miljø har vi i Ledelsessekretariatet fået nye særlige opgaver og
samarbejdsflader i forbindelse med organisationsændringen i 2014.
2015 skal bruges på at få disse opgaver forankret og sat på skinner. På samme måde skal samarbejdsfladerne
til centrene konsolideres.
Højt prioriterede opgaver for Ledelsessekretariatet i 2015 i relation til arbejdsform i relation til resten af
Teknik og Miljø er:
•
•
•
•
Vi skal styrke Teknik og Miljøs strategiske kommunikation
Vi skal styrke Teknik og Miljøs arbejde med interessevaretagelse og politikudvikling
Vi skal styrke projektledelse og den fælles projektkultur i Teknik og Miljø
Vi skal videreudvikle/optimere sagsgangene ifm. rådmandshenvendelser, oplæg, byrådsindstillinger
mv. (f.eks. hurtigere sagsflow, kurser/videndeling mhp. højnelse af kvaliteten, digital post).
Generelt vil vi være skarpe på metodeudvikling og gå nye veje i vores arbejdsform, der hvor der er potentiale
for at styrke kvaliteten enten processuelt eller fagligt.
Vi vil i 2015 endvidere forsøge at være mere fysisk til stede i centrene ved f. eks. at holde flere møder i centrene, flytte vores arbejdsplads ud en halv eller hel dag eller holde regelmæssige statusmøder med relevante
kolleger i centrene.
Ambitionen ved udgangen af 2015 er, at samarbejdsformen med centrene er forankret således, at både vi og
centrene har opfattelsen af, at vi skaber løsninger sammen på en konstruktiv og effektiv måde. Samt at centrene oplever, at Ledelsessekretariatet som helhed og de enkelte medarbejdere hver især er synlige og servicemindede.
Ledelsessekretariatets egen organisation
Ledelsessekretariatet er blevet en større enhed med nye kolleger og kompetencer og ændrede arbejdsvilkår.
Derfor skal 2015 være året, hvor Ledelsessekretariatet som samlet enhed finder sine fødder.
Højt prioriterede opgaver/fokusområder i 2015 er:
•
•
•
•
•
Vi vil udvikle MED-udvalget som forum for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i Ledelsessekretariatet.
Vi vil sikre, at de forskellige kompetencer i Ledelsessekretariatet forbindes rigtigt, så vi er fagligt
stærkere og arbejder mere effektivt.
Vi vil udnytte de lokalemæssige rammer, som vi har til rådighed – f.eks. via blandede faglige miljøer, flydende arbejdspladser mv.
Vi vil rydde op i gamle sager, som er forældede eller ”hængere” fra før organisationsændringen.
Vi vil udvikle vores servicering af direktør og rådmand.
Også på den sociale dimension vil vi markere det nye Ledelsessekretariat. Bl.a. ryster vi os sammen ved at
tage på studietur til Bourdeaux, hvor vi skal se på fransk byudvikling.
Politisk-strategiske
strategiske indsatsområder i 2015
I 2015 skal vi i Ledelsessekretariatet sammen med centrene sikre, at de planer og politikker, Teknik og Miljø
har i støbeskeen for 2015, kommer godt i mål. Det handler om:
Liveability
•
•
•
En fælles udviklingsramme
360o-perspektivet
perspektivet på byudvikling
Liveability som del af Planstrategien
Bæredygtig vækst
•
•
•
•
•
Affaldsplan
Vandforsyningsplan
Klimaplan 2016
Strategisk energiplanlægning
Bæredygtig vækst som del af Planstrategien
Boligudbygning og social sammenhængskraft
•
•
Boligpolitik
sammen
Boligudbygning og social sammenhængskraft som del af Planstrategien
Mobilitet og forbundethed
•
•
•
•
•
•
•
MOVE og anlægsprogram
Letbanens næste etaper
Kollektiv trafikplan ifm. letbanens start
Trafik- og Mobilitetsplan for Midtbyen
Udviklingsplan for ITS
Cykelhandlingsplan og samlet stisystem
Mobilitet og forbundethed som del af Planstrategien
I overensstemmelse med de organisatoriske indsatsområder vil Ledelsessekretariatet i forbindelse med disse
planer og politikker have særlig fokus på følgende:
•
•
•
•
Vi vil arbejde for at sikre rettidig politisk inddragelse og klare vedtagelser i byrådet.
Vi vil medvirke til, at planerne og politikkerne bliver til i samarbejde mellem centrene og med LeL
delsessekretariatet.
Vi vil bistå centrene med at sikre, at de andre magistratsafdelinger, borgere, erhvervsliv og andre interessenter inddrages på den mest hensigtsmæssige og konstruktive måde i udviklingsprocesserne.
Vi vil bidrage til effektiv strategisk kommunikation.