SKOLEBESTYRELSESMØDE - Sigerslevøster Privatskole

SIGERSLEVØSTER PRIVATSKOLE
SKOLEBESTYRELSESMØDE
20-04-2015 klokken 17.00, på lærerværelset
Dagsorden/referat
Til stede:
Brian Farsinsen (BF), Jeanette Rohde (JR), Thomas Lyse Hansen (TLH), Birgitte
Fauerholm Saabye (BS), Charlotte Clausen (CC), Lene Susanne Poulsen (LP), Christina
Nyengaard (CN), Jette Taarup (JT), Jens Ole Thorup (TH), Kurt Nymann (NY).
Dilan Natasya Duvarcia og Nicolas No Laursen fra DP.
I:
D:
B:
1. Godkendelse af dagsorden
Information
Drøftelse
Beslutning
B
Alle dagsordner skal starte med: Tunge punkter skal frem.
Faglighed (alle ting der påvirker undervisning) Opfølgning.
Økonomi
Personale
Referat
Dagsordenen blev godkendt. Det blev samtidigt besluttet at rykke punkterne om økonomi og nyt
fra og om personalet frem blandt de første punkter i dagsordenen som følge af punkternes
væsentlighed.
2. Godkendelse af referat fra sidste møde den 25.3.2015
1. Godkendelse af referat fra ordinært møde.
2. Godkendelse af referat fra konstituerende møde.
Referat
1. Godkendt.
2. Godkendt.
SIGERSLEVØSTER PRIVATSKOLE, Smedevej 27, 3600 Frederikssund
Tlf. 48 28 88 87 Fax 48 28 48 87 Email: kontor@sigerslev.dk
Homepage: www.sigerslev.dk
B
3. Introduktion fra Danmarks Privatskoleforening (60 min.)
I
I forbindelse med der er indtrådt nye medlemmer i bestyrelsen, kommer Dilan Natasya Duvarci og
Nicolas No Laursen fra DP og orienterer om bestyrelsesarbejdet og bestyrelsesmedlemmernes
arbejde i bestyrelsen.
Referat
Introduktionen bestod af
1) En præsentation af Danmarks Privatskoleforening
2) Opgaver og ansvar i bestyrelse
3) Rammerne for bestyrelsesarbejdet
4) Evaluering af bestyrelsesarbejdet
BeBestyrelsen vil arbejde videre med punkt 4) på næste ordinære møde.
4. Opfølgning på gamle sager (30 min)
I+B
HURTIGE TILKENDEGIVELSER
På et af de sidste møder blev der sendt en række spørgsmål ud til forældrene, hvor der kun kunne
svares ja/nej, blot for et få en tilkendegivelse af forskellige forhold. Der var ikke mulighed for
kommentarer, da tilbagemeldingerne kun var beregnet til bestyrelsens orientering. For de nye
medlemmer skal være orienteret er svarene vedlagt som BILAG 1.
TILFREDSHEDSUNDERSØGELSE
Der er endvidere udarbejdet en egentlig tilfredshedsundersøgelse blandt forældrene her i foråret.
Denne er vedlagt som BILAG 2 til de nye bestyrelsesmedlemmers orientering.
Med respekt for de forældre der har svaret, bør bestyrelsen komme med en tilbagemelding:
Vi spørger Forældrene svarer Hvad er tilbagemeldingen?
Er der nogle områder bestyrelsen skal tage op og kommentere på?
DELTAGELSE I SKÆVINGEMESSEN
I forbindelse med Sigerslevøster Privatskoles deltagelse i Skævingemessen havde lærer PA og 7.b.
lavet et meget stort stykke arbejde med at få messestanden og afviklingen på plads (se Facebook).
Forældrene Anne Marie Andersen og Susanne Poulsen deltog som ambassadører for forældrene.
Der foregik en god snak med de interesserede besøgende. OG der blev solgt en streamer.
Alle effekter fra messen kan genbruges, og det påtænkes at lave event i Frederikssund inden
sommerferien.
PRINCIP FOR RYKKERPROCEDURE
Nyt princip vedlagt som BILAG 3.
Referat
Vedr. hurtige tilkendegivelser: Alle i den nye bestyrelse er nu blevet orienteret.
Vedr. tilfredshedsundersøgelse: Undersøgelsen giver indtryk af, at forældrene generelt er godt
tilfredse. Opfattelse er, at langt det meste fungerer godt, og der er stor opbakning til traditioner,
herunder fællessamlinger, fagdage, ”bogens dag” og skolens fokus mod et højt fagligt niveau. Det
blev besluttet, at skoleledelsen offentliggør konklusioner fra undersøgelsen via diagrammer på
Forældreintra.
Vedr. deltagelse i Skævingemessen: Der var bred opbakning i bestyrelsen til deltagelsen og idéen
Side 2 af 7
om en gentagelse i Frederikssund.
Vedr. princip for rykkerprocedure: Det nye princip blev godkendt. Iværksættelse af fremtidige
inkassosager og detaljer i den forbindelse skal i hvert enkelt tilfælde besluttes af bestyrelsen.
5. Mødedatoer (10 min.)
B
Det blev besluttet på det konstituerende møde, at bestyrelsen ville afholde ordinære møder anden
sidste mandag i måneden.
Nedenstående datoliste er udarbejdet i forhold til dette:
2014: 20.4., 21.5. og 22.6.
2015: 27.8., 22.9., 20.10. og 24.11.
2016: 19.1., 22.2. og 15.3.
Generalforsamlingen afholdes den 16.3.2016. Det forventes der afholdes et kort bestyrelsesmøde
umiddelbart inden generalforsamlingen og et konstituerende møde umiddelbart efter
generalforsamlingen.
Den nyvalgte bestyrelse tager endelig stilling til mødedatoerne efter generalforsamlingen i 2016.
Første ordinære møde foreslås 18.4.2016, vedtages på konstituerende møde i 2016.
Referat
De første foreslåede mødedatoer passede ikke alle. Derfor blev det besluttet at skoleleder og
formand i samråd fandt frem til nye datoer, hvor begge ville kunne deltage, og hvor der så vidt
muligt blev fulgt et princip om rullende ugedage fra møde til møde. De nye og gældende datoer
blev som følger.
2015
Tirsdag den 19/5 2015 (referent er CC)
Torsdag den 24/6 2015 (referent er BS)
Onsdag den 26/8 2015 (referent er JR)
Mandag den 21/9 2015 (referent er LP)
Tirsdag den 20/10 2015 (referent er CN)
Onsdag den 25/11 2015 (referent er TLH)
2016
Torsdag den 21/1 2016 (referent er CC)
Mandag den 22/2 2016 (referent er BS)
Tirsdag den 15/3 2016 (bestyrelsesmøde og generalforsamling: referent er JR)
Tirsdag den 15/3 2016 (konstituerende bestyrelsesmøde: referent er BF)
6. Hjemkørsel
B
Sidste år besluttede bestyrelsen, at hjemkørslen mandag og onsdag blev udsat i forhold til
afviklingen af sidste lektion på skolen.
Dette primært for at sfo kunne give børnene et bedre pædagogisk læringstilbud, så supplerende og
understøttende læring - herunder lektiecafe for de største elever - kunne iværksættes disse dage,
da bestyrelsen tidligere(i 2012/13) havde tilkendegivet, at man ønskede en styrkelse af dette
område, samt give alle elever mulighed for lektiecafe.
Alternativet til dette er, at hjemkørslen er umiddelbart efter skoledagens sidste lektion, hvorved
eleverne kan deltage i de netværk de omgås i, i deres lokalområder. Det vil samtidig ikke være
muligt for de elever der har 33 ugentlige lektioner at benytte sig af lektiecafe.
Da antallet af elever i sfo har stor indflydelse på antallet af medarbejdere, bedes skolebestyrelsen
Side 3 af 7
tage stilling til:
1. Eleverne hjemkøres umiddelbart efter skoledagens sidste lektion.
2. Eleverne får udsat hjemkørslen mandag og onsdag - som i nuværende ordning.
3. En eventuel tredje mulighed?
Referat
Emnet blev diskuteret indgående, da det har optaget mange forældre i løbet af skoleåret
2014/2015. Det blev bl.a. diskuteret, om busserne kører halv-tomme fra skolen på mandage og
onsdage. Det tyder elevtallene i SFO'en iflg. TH disse ugedage ikke på. Generelt er der ca. 100 børn
i SFO'en om eftermiddagen på mandage og onsdage, mens der er ca. halvdelen på de øvrige
ugedage. I alt er 188 børn tilmeldt buskørsel med skolens egne busser skoleåret 2014/2015.
Der blev stemt, om
A) tilbagevenden til hjemkørsel kl. 15.00 mandag og onsdag
B) fastholdelse af nuværende ordning, dvs. hjemkørsel kl. 15.00 mandag og onsdag
C) hjemkørsel kl. 15.00 mandag og kl. 16.00 onsdag (et kompromis)
Det bemærkes, at der i de hurtige tilkendegivelser (se pkt. 4) var et flertal på ca. 60% for A), men
et stort mindretal på ca. 40% for B).
Der var flertal i bestyrelsen for alternativ C), dvs. hjemkørsel kl. 15.00 mandag og kl. 16.00 onsdag.
Dette effektueres pr. 1.8.2015.
7. Fremadrettet ledelsesstruktur (15 min.)
B
I forbindelse med Merete Franck har forladt sin stilling orienterede skoleledelsen om, at det frem
mod sommerferien ville være TH og NY der overtog hendes ledelsesmæssige opgaver med hjælp
fra et par lærere.
Efter sommerferien foreslår ledelsen, at der kun bibeholdes to ledere på Sigerslevøster Privatskole.
Hertil vil der blive udpeget to ressourcelærere der kan bistå ledelsen med løsning af forskellige
administrative opgaver.
I opgave porteføljen er ind tænkt både MF’s opgaver og de opgaver der allerede er udlagt til
medarbejdere.
Dette kunne være opgaver som:
1. Forskellige opgaver i forbindelse med inklusion, specialundervisning, indstillinger til 2. led
2. Vikardækning
3. Skemalægning
4. Administration ved indskrivning
5. Prøveafvikling for 8. og 9. klasser
6. Valgfagsordning
7. Gårdvagtsskema
8. Skolestart/program/politi/bh.kl. og 9.kl.
9. Arrangementer
a. Motionsdag
b. Julemåneden
c. Sidste skoledag for 9. klasse
d. Translokation
e. Juni måned
10. Ad hoc opgaver
Skoleledelsen opfordre bestyrelsen til at godkende den ændrede struktur, i forhold til den
Side 4 af 7
beslutning der blev taget i 2013, hvor bestyrelsen besluttede, der skulle være tre fuldtidsledere på
skolen.
Referat
Punktet blev diskuteret detaljeret. NY forklarede, at ca. halvdelen af MFs tidligere opgaver
udgjordes af undervisning og inklusion, hvilket med det nye forslag skal forestås af hhv. lærere og
ressourcelærere. Skolen råder allerede over specialuddannede inklusionslærere m.v., der kan og vil
varetage opgaverne som ressourcelærere. De resterende ledelses- og ansvarsopgaver skal
varetages af NY og TH.
Nogle i bestyrelsen udtrykte bekymring for, om det nye forslag vil øge behovet for vikarer. NY
forklarede, at det modsatte forventes at blive tilfældet, idet der med forslaget sammen med planer
om ansættelse af en ekstra lærer forventes tilført flere lærer- og undervisningsressourcer.
Nogle i bestyrelsen udtrykte bekymring for, om det nye forslag bliver for krævende for TH og NY.
TH afviste dette ved at forklare om sin faglige baggrund og erfaring, der mht. pædagogisk ledelse
og inklusionsarbejde svarer til MFs profil. Desuden blev det bemærket af flere
bestyrelsesmedlemmer, at skolen altid har klaret sig med to personer i ledelsen (uden en tredje
pædagogisk afdelingsleder) bortset fra perioden 2013-2015, hvor MF har været ansat.
Forslaget blev vedtaget.
Det blev ført til referat, at JR og BS udtrykte bekymring for, om de nye pædagogiske
ledelsesopgaver bliver for krævende for NY og TH i tillæg til eksisterende opgaver.
Bestyrelsen har vedtaget at bakke op om skoleledelsens foreslåede ledelsesstruktur fremadrettet,
da både TH on NY mener at der er tilstrækkelige kompetencer blandt lærerne til at løfte
opgaverne, lige som der vil blive ansat yderligere en lærer.
JR og BS får efter anmodning ført til referat, at de har udtalt bekymring for om arbejdspresset ville
blive for markant på skoleledelsen.
8. Økonomi (15 min.)
I+D
På baggrund af der nu er gået første kvartal af det nye budgetår gennemgår vi de enkelte poster i
forhold til budgettal og regnskabstal (BILAG 4).
På baggrund af budgettallene for første kvartal burde skolens midlertidige underskud ligge på ca.
250.000 kr., med en forventning om, at dette vil regulere sig hen over resten af budgetåret.
I forhold til balancen udskrevet 31.3.2015 konstateres det, at der er oparbejdet et
likviditetsoverskud på ca. 100.000 kr., hvilket må konstateres tilfredsstillende.
Kassekreditten udviser pt. et underskud på 2.200.000 kr., hvilket dermed er bedre end forventet.
Elevtal på klasser.
0.a.
1.a.
1.b.
2.a.
3.a.
4.a.
4.b.
Dr.
13
13
9
11
10
14
14
Pi.
5
10
14
13
14
10
10
Alle
18
23
23
24
24
24
24
Opgjort:
10.4.2015.
Prøve
Venteliste
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
4
4
0
Side 5 af 7
5.a.
6.a.
7.a.
7.b.
8.a.
9.a.
Total
9
11
13
12
5
11
145
Elevtal pr.
Elevtal incl. prøvebørn pr.
Forventet elevtal pr.
15
13
11
12
13
8
148
24
24
24
24
18
19
293
10.4.2015
10.4.2015
1.8.2015
0
0
0
0
1
0
4
5
2
0
0
0
293
294
299
I forbindelse med lærerfravær i marts kan fraværdsstatistikken se på BILAG 4a.
Elevernes vikarforbrug kan ses på BILAG 4.b.
Balance pr. 31.3.2015 er vedlagt som BILAG 5.
Referat
TLH orienterede om regnskabsstatus for første kvartal i 2015. Ved udgangen af kvartalet er der
som nævnt ovenfor et pænt likviditetsoverskud. En del af dette skyldes ikke-realiserede
omkostninger til undervisning, som typisk afholdes omkring sommerferien, men som i budgettet er
blevet periodiseret (udjævnet over årets måneder). Vedr. indtægter har elevtallet udviklet sig som
budgetteret, så vi fortsat forventer et elevtal pr. 1. august omkring 299.
LP foreslog selv at undersøge
1. mulighed for fritagelse af skolen for moms og visse afgifter
2. mulighed for tilskud til skolen som ”nul-energi-skole”
3. tilskud til et projekt om unge og bevægelse.
Ovenstående blev vedtaget.
Der bruges stadig mange vikartimer. Specielt 4., 5. og 6. klassetrin er hårdt ramte.
Emnet har været behandlet i skolens medarbejderudvalg MIU. Løsningsforslag fra lærerne har
været øget kursusvirksomhed til lærerne, så disse bedre formår at håndtere udfordrende elever.
Håbet er, at det kan forbedre det psykiske arbejdsmiljø og dermed trivslen i klasserne.
Både ledelsen og bestyrelsen er opmærksom på ønsket. Desuden pågår arbejde med opdatering af
personalemapperne, så personalets kursusvirksomhed og kompetenceprofiler mv. bliver
opdateret.
9. Nyt fra og om personalet (5 min)
I
Der er indgået aftale om at medarbejder CS stopper på Sigerslevøster Privatskole. CS havde sidste
arbejdsdag den 31.3.2015.
PP er stadig sygemeldt.
JH har fået forlænget sin aftale til 30.6.2015.
Referat
Ud over de tre ovennævnte punkter skal det tilføjes, at JT nu er på vej tilbage på fuld tid. Desuden
er fru Helle Krølund blevet ansat til at arbejde i før-SFO fra 4. maj 2015.
JT orienterede om, at 9. klasse nu arbejder med et større projekt. Desuden er der stor
Side 6 af 7
lejrskoleaktivitet i øjeblikket. 8. klasse er netop kommet tilbage, og 3. samt 6. klasse skal snart af
sted. 5. klasse skal snart til English House.
10. Punkter til næste møde (5 min.)
I
Referat
1. Bestyrelsens spilleregler.
2. Opfølgning fra de to udvalg.
3. Opfølgning vedr. LPs undersøgelser jf. punkt 8.
11. Eventuelt (5 min.)
I
Referat
Der er omtalt:
1. Vikarsedler
2. Lektiebeskrivelse
3. Arbejde med generel brug af ugeplaner i alle klasser pågår.
Side 7 af 7