nyhedsbrevet - Bech

Marts 2015
N
yt
Ny vejledning om
sammensætning
af køn i ledelsen
Erhvervsstyrelsen har udsendt en ny vejledning om selskabslovens regler vedrørende det underrepræsenterede køn i ledelsen i større danske virksomheder. Vejledningen skal gøre det lettere for de omfattede
virksomheder at leve op til forpligtelserne i forhold til den kønsmæssige
sammensætning i ledelsen.
I 2013 blev selskabsloven ændret, og
de største virksomheder i Danmark
blev omfattet af en pligt til at opstille
måltal og politikker for det underrepræsenterede køn i ledelsen.
Virksomhederne skal desuden årligt
rapportere om den kønsmæssige
sammensætning i ledelsen. Pligten
blev indført for regnskabsår, der
begyndte den 1. januar 2013.
Når de omfattede virksomheder skal
afgive årsrapporten for 2014 er det
dermed anden gang, at de skal rapportere om deres arbejde for at øge
andelen af det underrepræsenterede
køn i ledelsen. Erhvervsstyrelsen har
i den forbindelse undersøgt, hvordan
virksomhederne implementerer
reglerne i praksis.
Undersøgelsen viste, at reglerne
medførte en del udfordringer for de
omfattede virksomheder, og at der
var behov for at tydeliggøre virksomhedernes forpligtelser i forhold til
den kønsmæssige sammensætning
i ledelsen. Erhvervsstyrelsen har på
den baggrund udsendt en ny vejledning om dette.
Omfattede virksomheder
Reglerne omfatter de ca. 1.100
største virksomheder i Danmark.
Reglerne gælder således for virksomheder, der i to følgende regnskabsår
overskrider to af følgende værdier:
• Balancesum på 143 mio. kr.
• Nettoomsætning på 286 mio. kr.
• Gennemsnitligt antal heltidsbeskæftigede på 250.
For nystiftede virksomheder gælder,
at de indplaceres efter størrelsesgrænserne på balancetidspunktet.
Det betyder, at de kan blive omfattet
af selskabslovens regler om opstilling
af måltal og udarbejdelse af politikker
for det underrepræsenterede køn
allerede fra dette tidspunkt, selvom
kravet om to på hinanden følgende
år ikke er opfyldt.
I koncerner skal vurderingen af,
om moderselskabet er omfattet
af reglerne, ske på koncernniveau.
Moderselskabet kan således blive
omfattet af reglerne på grund af
koncernens størrelse, selvom moderselskabet ikke selvstændigt opfylder
betingelserne.
Reglerne gælder som udgangspunkt
kun for danske virksomheder. Dog
kan udenlandske virksomheder, der
indgår i en koncern, blive omfattet,
hvis det danske moderselskab har
valgt at udarbejde måltal og politik
for koncernen som helhed.
Underrepræsenteret køn
En virksomhed har et underrepræsenteret køn, hvis det ene køn er
repræsenteret med mindre end 40
procent, uanset om det er mænd
eller kvinder, der udgør den mindste
procentdel.
Virksomheder med tre medlemmer
i det øverste ledelsesorgan, for ek-
Nyt · Ny vejledning om sammensætning af køn i ledelsen
sempel tre bestyrelsesmedlemmer,
opfylder den ligelige kønsfordeling,
hvis der er en fordeling på en mand
og to kvinder eller omvendt. Det er
således ikke et krav, at virksomhedens vedtægter ændres med henblik
på at øge antallet af bestyrelsesmedlemmer.
Vælger virksomheden at udvide antallet af bestyrelsesmedlemmerne,
for eksempel fra tre til fire, vil virksomheden imidlertid ikke længere
have en ligelig kønsfordeling, og
virksomheden bliver forpligtet til
at opstille måltal for bestyrelsen.
Opstilling af måltal og udarbejdelse af politik
Hvis virksomheden har et underrepræsenteret køn i det øverste
ledelsesorgan, for eksempel bestyrelsen eller tilsynsrådet, og/eller
på de øvrige ledelsesniveauer, er
virksomheden forpligtet til at opstille
et måltal og udarbejde en politik
med henblik på at øge andelen af det
underrepræsenterede køn.
Måltal
Virksomhederne er forpligtede til at
opstille et måltal for det underrepræsenterede køn i det øverste ledelsesorgan. Det er kun de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer,
der indgår i opgørelsen af, om et køn
er underrepræsenteret.
Virksomheden skal fastsætte et
specifikt måltal for andelen af det underrepræsenterede køn i det øverste
ledelsesorgan.
dette tilfælde ikke krav om opstilling
af måltal, og der er heller ikke krav
om, at direktionen skal udvides med
flere medlemmer.
Et specifikt måltal indebærer, at der
skal være tale om en konkret fastsættelse, for eksempel at der skal være
to kvinder ud af seks bestyrelsesmedlemmer, eller at der skal være 33
procent kvinder ud af bestyrelsens
seks medlemmer.
Politik
Virksomhederne er desuden forpligtede til at udarbejde en skriftlig
politik, hvori det angives, hvordan
det underrepræsenterede køns kvalifikationer kan forbedres. Formålet
med udarbejdelsen af politikken er
både at forbedre rekrutteringsgrundlaget til bestyrelsesposterne og at
forbedre forholdene for de medarbejdere, der allerede er ansat.
Måltallet skal ikke nødvendigvis være
40 procent, men det skal være ambitiøst og realistisk, og virksomheden
skal angive en tidsperiode, inden for
hvilken virksomheden forventer at
kunne nå måltallet. Tidsangivelsen
bør som udgangspunkt fastsættes til
højst fire år.
Det er desuden muligt for den samme virksomhed at fastsætte både
kortsigtede og langsigtede måltal.
Det er et krav, at måltallet for andelen af det underrepræsenterede køn
er større end den andel, det underrepræsenterede køn udgør på tidspunktet for fastsættelsen af måltallet.
Virksomheder med kun ét medlem
i det øverste ledelsesorgan, for
eksempel anpartsselskaber med én
direktør, anses de facto for at have
en ligelig kønsfordeling. Der stilles i
De øvrige ledelsesniveauer omfatter niveauerne under det øverste
ledelsesorgan. I virksomheder med
en bestyrelse vil den registrerede
direktør således skulle tælles med
blandt de øvrige ledelsesniveauer.
Hvilke stillinger, der ellers skal indgå i
opgørelsen, afhænger af organiseringen i den enkelte virksomhed.
Virksomheder med mindre end 50
medarbejdere er dog undtaget fra
pligten til at udarbejde politikker for
at øge andelen af de underrepræsenterede køn på de øvrige ledelsesniveauer. Disse virksomheder er
dog stadig forpligtede til at opstille
måltal for det øverste ledelsesorgan,
hvis der er et underrepræsenteret
køn heri.
Nyt · Ny vejledning om sammensætning af køn i ledelsen
Særligt for koncerner
Hvis der udarbejdes et koncernregnskab, kan moderselskabet vælge at
opstille måltal og udarbejde en politik
for det underrepræsenterede køn
for koncernen som helhed. Vælger
moderselskabet denne løsning,
medfører det, at alle virksomheder i
koncernen omfattes.
Det medfører ligeledes, at dattervirksomhederne, som ville have haft en
selvstændig forpligtelse til at opstille
måltal og udarbejde en politik, fritages for denne forpligtelse.
Virksomheden skal redegøre for
måltallet, selvom den fastsatte
tidshorisont endnu ikke er udløbet.
Virksomheden er med andre ord
forpligtet til at forholde sig til, hvad
der er gjort for at opfylde målet og
eventuelt forklare, hvorfor målet ikke
er nået endnu. Har virksomheden
opfyldt sit måltal, men endnu ikke
opnået en ligelig kønsfordeling, vil
det øverste ledelsesorgan skulle
fastsætte et nyt måltal.
Det er muligt at fastsætte individuelle måltal inden for koncernen,
således at man internt opererer med
forskellige måltal. Det kan især være
relevant for koncerner, der opererer i
forskellige brancher.
Redegørelse for politikken
Virksomhederne skal redegøre for
selve politikken, hvordan politikken
omsættes til handling, hvad der er
opnået som følge af virksomhedens
arbejde med kønssammensætningen
i de øvrige ledelsesniveauer og virksomhedens forventninger til arbejdet
i fremtiden.
Hvis moderselskabet ikke opstiller et
samlet måltal og udarbejder en fælles politik, skal de enkelte virksomheder i koncernen opstille måltal og
udarbejde en politik, i det omfang de
selvstændigt er omfattet af reglerne
om dette.
Det er ikke tilstrækkeligt at oplyse,
at virksomheden for eksempel er
tilmeldt en mentorordning. Virksomheden skal forholde sig til, hvordan
mentorordningen og eventuelle
andre tiltag anvendes, og hvad der er
opnået herved.
Afrapportering
De virksomheder, der er omfattet af
reglerne om opstilling af måltal og
udarbejdelse af en politik, skal årligt
redegøre for deres måltal og politik.
Bech-Bruuns kommentarer
Erhvervsstyrelsens vejledning indeholder en række praktiske beskrivelser af, hvordan virksomhederne kan
leve op til kravene i selskabsloven.
Reglerne om opstilling af måltal og
udarbejdelse af politikker har tidligere givet anledning til problemer for
de omfattede virksomheder, og vejledningen er derfor et velkomment
redskab til forståelse af reglerne.
Der er ingen formkrav til, hvordan
virksomhederne skal rapportere
om kønsfordelingen i ledelsen, men
virksomhederne opfordres i vejledningen til at være så specifikke som
muligt. Afrapportering kan således
ske i ledelsesberetningen, på selskabets hjemmeside, i en særskilt CSRrapport eller i en Global Compactrapport.
Hvis der er tale om en koncern, hvor
moderselskabet har opstillet måltal
og udarbejdet en politik gældende
for hele koncernen, vil afrapporteringen skulle ske for koncernen som
helhed.
Redegørelse for måltallet
Virksomhederne skal hvert år angive
det fastsatte måltal, oplyse om den
aktuelle sammensætning af mænd
og kvinder i bestyrelsen, konkludere om måltallet er nået eller ej og
eventuelt begrunde, hvorfor måltallet
ikke er nået.
Det er fortsat vigtigt, at ledelsen i de
omfattede virksomheder overholder
reglerne i selskabsloven om at opstille måltal og udarbejde politikker
med henblik på at øge andelen af det
underrepræsenterede køn i ledelsen.
Hvis en virksomhed ikke opfylder sin
forpligtelse til at opstille måltal og
fastlægge politikker, vil virksomheden
kunne blive idømt en bøde.
Det er derimod ikke bødesanktioneret ikke at leve op til de opstillede
mål.
Det afgørende er fortsat, at virksomheden tænker den kønsmæssige
diversitet ind i sammensætningen af
ledelsen, men det er fortsat tilladt at
vælge de fagligt bedste kandidater.
Hvordan kan vi hjælpe?
Vi hjælper med at udarbejde og
implementere måltal for det øverste
ledelsesorgan og med at udarbejde
politikker, der fremmer andelen af
det underrepræsenterede køn på
øvrige ledelsesniveauer. Vi kan også
hjælpe med at formulere beretninger
til eksempelvis årsrapporter eller til
offentliggørelse på virksomhedens
hjemmeside.
Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Mette Klingsten,
Monica Reib eller din sædvanlige
kontakt hos Bech-Bruun.
Om os
Bech-Bruun er en markedsorienteret og specialiseret, rådgivende
advokatvirksomhed. Vi servicerer et
stort udsnit af dansk erhvervsliv, den
offentlige sektor og globale virksomheder med en bred vifte af ydelser.
Med mere end 500 talentfulde medarbejdere og nogle af branchens
mest anerkendte og erfarne eksperter skræddersyr vi løsninger på tværs
af fagområder. Vores mål er at styrke
vores klienters forretning, så de opnår de bedste resultater.
Mette Klingsten
Partner
T +45 72 27 35 20
Emkl@bechbruun.com
Monica Reib
Partner
T +45 72 27 35 82
Emre@bechbruun.com