Vejledning til Omkontering af kreditorfakturaer august

Omkontering af
kreditorfakturaer
August 2015
Indhold
1. Indledning til omkontering ................................................................................................................. 2
1.1. Omkontering af kreditorfakturaer; konteret FØR d. 29. oktober 2013 ................................................. 2
1.2. Omkontering af kreditorfakturaer; konteret EFTER d. 29. oktober 2013 .............................................. 2
1.3. Transaktioner der ikke kan behandles i ”Omkontering af kreditorfakturaer” ....................................... 2
3. Fremsøgning af fakturaen ................................................................................................................... 3
4. Tilbageførsel af linjer .......................................................................................................................... 6
5. Ny kontering ..................................................................................................................................... 8
5.1. En linje skal splittes op i flere konteringer ........................................................................................... 10
5.2. Flere konteringslinjer laves til én konteringslinje................................................................................. 11
5.3. Ny konteringslinje, hvor der skal vælges udstyrs konto ....................................................................... 12
6. Omkontering af ompostering fra Intern Handel ................................................................................. 14
7. Tjek at konteringen er lavet korrekt .................................................................................................. 16
8. Hvem skal kontaktes ved spørgsmål? ................................................................................................ 17
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
1
1. Indledning til omkontering
I nogle tilfælde sker det, at en faktura konteres forkert og det først opdages efter fakturaen er overgået til
Finans. Dette kan rettes ved at lave en omkontering af fakturaen. I denne vejledning er det beskrevet,
hvordan der udarbejdes en omkontering af en kreditorfaktura.
Ved omkontering af en rejse eller udlæg, skal Intern Handel og Ompostering benyttes. Vejledningen til
Intern Handel og Ompostering kan findes her:
http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewDocument/5975
Denne vejledning viser en omkontering fra start til slut. Der er lavet små overskrifter, for at gøre
vejledningen til et opslagsværk. Det skal også gøres opmærksom på, at nogle skærmbilleder er taget fra
AAU’s testsystem, hvorfor farverne på skærmbillederne kan varierer i vejledningen.
1.1. Omkontering af kreditorfakturaer; konteret FØR d. 29. oktober 2013
Er fakturaen konteret den 29. oktober 2013 eller før, er det ikke muligt at omkonterer fakturaerne i
”Omkontering af kreditorfakturaer” og de øvrige punkter i denne vejledning kan derfor ikke anvendes.
Derimod skal der skrives en mail til oea-kreditor@adm.aau.dk, hvoraf følgende skal fremgå:
-
Leverandør
Fakturanummer
Fakturabeløb
Præcis, hvilke rettelser der skal foretages
1.2. Omkontering af kreditorfakturaer; konteret EFTER d. 29. oktober 2013
Er fakturaen konteret efter den 29. oktober 2013 er fakturaen omfattet af momsreglerne, som blev
implementeret på dette tidspunkt. Derfor kan nedenstående vedledning anvendes.
1.3. Transaktioner der ikke kan behandles i ”Omkontering af kreditorfakturaer”
Konteringer på følgende arter, kan ikke behandles i ”Omkontering af kreditorfakturaer”:
-
35xxxx
9xxxxx
6xxxxx
Omkonteres der på disse arter, skal der sendes et manuelt versur-bilag til bogholderiet (omkonteringer
vedr. art 35xxxx skal sendes til Jette Rusholt, mens resten skal sendes til bogholderiet). Versur-bilaget kan
findes her: http://www.okonomi.aau.dk/blanketter/
-
71xxxx/76xxxx
81xxxx/86xxxx
85xxxx
Omkonteres der på disse arter, skal der sendes mail til: oea-kreditor@adm.aau med følgende oplysninger:
Hvilket OMP det omhandler, hvad der skal ændres på OMP’en.
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
2
Ansvarsområde
Ansvarsområdet ”Omkontering af kreditorfakturaer” vælges:
Herefter vælges ”Omkontering” → ”Omkontering”.
3. Fremsøgning af fakturaen
Dette er det første skærmbillede som kommer frem, når ansvarsområdet åbnes:
Tryk F7, for at gøre felterne søgbare → felterne bliver lyseblå:
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
3
Herefter kan fakturanr. f.eks. indtastes i kolonnen fakturanr.:
Der trykkes F8 og fakturaen kommer frem:
En anden måde at søge fakturaen frem på, kan være at trykke på lommelygten øverst i billedet:
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
4
Herefter kan der skrives søgekriterier ind:
Der trykkes ”søg” og fakturaen kommer frem:
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
5
4. Tilbageførsel af linjer
Faneblad ”2 linjer” vælges og konteringen på fakturaen kan ses:
Herefter skal markøren stå i den linje, som ønskes omkonteret og der trykkes på ”Kassér linje 1”:
I nogle tilfælde vil denne boks komme frem:
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
6
Der vælges ”OK” og linjen kommer til at stå med 0 kr. i beløb (markeret med rødt i nedenstående). Samtidig
er det værd at bemærke, at momslinjen også kommer til at stå med 0 kr. (markeret med grønt i
nedenstående):
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
7
5. Ny kontering
Dernæst trykkes der på ↓ til der laves en ny linje eller markøren sættes i den nye:
Herefter skrives beløbet ind igen (beløbet uden moms):
Når markøren står i feltet ”standard konteringskonto”, trykkes der F9 + Enter eller der kan trykkes på de 3
prikker ”…”, hvorefter den nye kontering laves:
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
8
Når felterne er korrekt udfyldt trykkes der ”OK” og konteringen kommer på linjen:
Nu skal der tages stilling til momsen. Der kan trykkes på de tre prikker eller F9, for at få listen med
momsarter frem:
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
9
I dette tilfælde skal der løftes ¼ moms af fakturaen, da der er tale om interne ydelser. Der trykkes ”OK” til
boksen.
Herefter trykkes der ”Beregn afgift” og omkonteringen er gemt.
5.1. En linje skal splittes op i flere konteringer
Hvis man, er i den situation, at beløbet skal deles i flere, laves der blot flere linjer med forskellige beløb og
konteringer. Det kan f.eks. se således ud:
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
10
Tilbageført linje
2 nye linjer
Husk at sætte momskode på begge linjer og trykke ”Beregn afgift” efterfølgende.
5.2. Flere konteringslinjer laves til én konteringslinje
Nogle gange kan der være tale om en faktura, hvor der er flere linjer på den oprindelige kontering:
Disse linjer skal ”Kasseres” en ad gangen, men en ny linje kan godt indeholde alle beløbene. Det kan f.eks.
se således ud:
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
11
Her kan det ses, at der er lavet en ny linje på de 1.258,75 kr. og der indtastes en momskode, hvorefter der
trykkes ”beregn afgift”:
5.3. Ny konteringslinje, hvor der skal vælges udstyrs konto
Når den nye konteringslinje er lavet på art 15xxxx og der er påsat en momskode, bliver der automatisk
påsat ”Udstyr på linjen”
Bemærk….hvis der ikke skal udstyrsregistrering på linjen
Ændres således:
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
12
Stå på den pågældende linje - der trykkes på ”Konteringer”:
Her skal der trykkes på feltet, som i ovenstående skærmbillede er markeret med rødt:
Her skrives der ”INTET” i stedet for ”Udstyr” – Tryk OK
Der trykkes ”OK”
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
13
HUSK: Der skal også trykkes ”Beregn afgift”
Læs mere om udstyr i vejledningen til ØSS-EF.
6. Omkontering af ompostering fra Intern Handel
Ompostering af f.eks. en rejseafregning, som er lavet i Intern Handel og Ompostering, kan godt omkonteres
igen. Dette skal dog ske i ”Omkontering af kreditorfakturaer”.
OMP’en søges frem på samme vis som en kreditorfaktura, dog med OMP-nr. som fakturanr.:
Her er det vigtigt, at det KUN er linje nr. 2 der kasseres(debet beløbet). Som vist i pkt. 4 i denne vejledning.
Linje nr. 1 er tilbageførslen på den allerede konteret transaktion, som i dette tilfælde er en rejseafregning.
Linje 2 kasseres:
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
14
Der laves en ny linje på den kontostreng, hvor udgiften ønskes placeret:
Efterfølgende kan det tjekkes om posteringerne er som ønsket ved at trykke på ”Alle konteringer”
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
15
7. Tjek at konteringen er lavet korrekt
Herefter vælges fane ”1 generelt” igen:
Her kan det ses, at linjerne i omkonteringen stemmer overens. Stemmer linjerne ikke vil der være røde tal
her, hvorfor der er lavet noget forkert i omkonteringen.
Samtidig er det en god ide, at gå ind i ”Alle konteringer”:
Dette giver et godt overblik over, hvad der er sket med konteringerne (hvad der er tilbageført og ført frem
igen):
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
16
Ny kontering
Tilbageførsel
Omkonteringen er nu færdig. Efter en natkørsel kan den ses i Finans og kan dermed ses på
transaktionslisterne.
8. Hvem skal kontaktes ved spørgsmål?
Yderligere oplysninger kan findes i ØSS-EF vejledningen: http://www.okonomi.aau.dk/oea-it/oss/kreditor/
Ved spørgsmål til omkonteringer af kreditorfakturaer kan følgende kontaktes:
Lene Østergaard Pedersen
lep@adm.aau.dk
9940 9517
Elsebeth Jensen
eje@adm.aau.dk
9940 2425
Malene Kjær Kappel
mkj@adm.aau.dk
9940 9522
Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer
17