Frågor och svar Proceedo, 457 kB

Frågor och svar
E-handel läkemedel Proceedo
2015-05-28
−
−
−
−
−
−
Allmänt
Beställning
Leveranser och leveranskvittens
Ekonomi
Fakturor & attest
Övrigt
Sid 1
Sid 2
Sid 4
Sid 5
Sid 5
Sid 6
Allmänt
Frågor
När kommer jag att kunna logga in
och göra inställningar, välja förvalt
och favoriter?
Hur loggar jag in i Proceedo första
gången?
Kommer det att finnas olika typer av
roller (typ administratör) i Proceedo –
som i WebbAbest?
Svar
När du får inloggningsuppgifter till
Proceedo. Du får ett e-postmeddelande när
detta är klart.
Du loggar in i Proceedo med användarnamn
och lösenord. Användarnamnet är detsamma
som din e-postadress.
För att logga in första gången i Proceedo
klickar Du på ”Glömt lösenordet?”.
Lösenordet skickas då till din e-postadress.
Lösenordet kan sedan bytas ut i systemet.
Nej, alla behörigheter hanteras av
Systemförvaltningen.
Kommer det att finnas telefonsupport?
Vilka öppettider?
Ja, från 1 juni 2015. Tel. nr: 016-10 33 80.
Öppettider dagtid vardagar.
Kommer inloggningsuppgifter
automatiskt att föras över till Proceedo
från WebbAbest?
Nej. För att få behörighet till läkemedelsbeställning i Proceedo krävs anmälan om
behörighet, samt genomgången utbildning i
beställningssystemet. Mer information finns
på Läkemedelsförsörjningens Interna
webbsida och Externa webbsida
När man loggar in får man ett meddelande
om att man måste byta lösenord. Det gäller
även om man inte varit inloggad sedan att
giltighetstiden gått ut.
Varnar systemet när det är dags att
byta lösenord om man inte loggat in på
länge och den egentliga giltighetstiden
gått ut?
Frågor och Svar: E-handel Läkemedel Proceedo 1
När man loggat in fem gånger och
systemet är låst i 30 minuter – får man
fem nya försök?
Hur blir det med övrigt som
kommunerna beställer i WebbAbest?
Ja, men om du låser dig ute kan du maila till
proceedosupport@dll.se som låser upp. Sen
ska man klicka på ”Glömt lösenordet” och
begära ett nytt.
Kommunala enheter och privata
vårdcentraler beställer enbart de rekvisitionsläkemedel som Landstinget Sörmland ska
bekosta. Övriga beställningar berörs ej.
Beställning
Frågor
Vi brukar beställa varor till andra
enheter eftersom vi ska betala. Kan vi
fortsätta med det?
Svar
I Proceedo är det den enhet som ska ha
leveransen som beställer läkemedlet och
genom att välja ansvar/kostnadsställe ange
vem som ska betala.
Kan man få Ej förattest förvalt i
framtiden?
Det finns inga planer i nuläget på detta hos
leverantören Visma.
Kan man beställa licensläkemedel i
Proceedo?
Ja, de licensläkemedel som finns inlagda i
Apotek Hjärtats varuregister kan beställas i
Proceedo. Sök på ordet licens för att få upp
läkemedel som är markerade som licensläkemedel i produktkatalogen.
Vilka ledtider gäller för licensläkemedel och vilka licensläkemedel
kommer att lagerhållas?
Det är samma ledtider som tidigare. Apotek
Hjärtat avser att ha samma licensläkemedel
på lager som Apoteket AB har haft tidigare.
Kan man söka på ordet antidoter och
få upp en lista med antidoter?
Nej, inte såvitt vi vet idag.
Vissa antidoter är special-leveranser.
Hur ska de beställas framöver?
Vissa antidoter är licensvaror, går de inte att
beställa via Proceedo så ska beställning göras
via faxrekvisition.
Varifrån ska hjälpmedel beställas?
T.ex. PEF-mätare och testremsor?
Titta först i Varuförsörjningen. Finns det inte
där kan man beställa från apoteket. Livsmedel kan i vissa fall beställas från ”köket”.
Många läkemedelsnära förbrukningsartiklar
har varunummer hos Apotek Hjärtat och
finns i aktuell produktkatalog. Om artiklarna
inte finns i Proceedo, kontrollera i första
hand Varuförsörjningen. Kan de inte hjälpa
till - kontakta Apotek Hjärtat.
Det kommer att vara som tidigare.
Vi beställer pumpaggregat, kanyler
och motsvarande artiklar som inte
finns i WebbAbest via Apoteket,
kommer det att kunna fortsätta?
Det är krångligt att beställa stomiprodukter om man inte vet exakt
namn/nummer. Kommer det att bli
lättare att söka hos Apotek Hjärtat?
Frågor och Svar: E-handel Läkemedel Proceedo 2
Kommer det mail när det finns en
sparad beställning?
Kan en och samma beställare beställa
till öronmottagningarna på tre
sjukhus?
Kommer man att kunna ha stående
beställning hos Apotek Hjärtat?
Nej. Men man kan se om det finns sparade
beställningar i ”Att-hantera-listan” på
startsidan i Proceedo.
Ja, eftersom öronkliniken i Proceedo är en
länsövergripande klinik är det möjligt att en
beställare kan beställa till mottagningarna på
mer än ett sjukhus. Detta förutsätter att man
dock anmält denna behörighet.
Det finns ingen funktion i Proceedo för detta.
Möjlighet till stående rekvisition finns i vissa
fall – Kontakta Apotek Hjärtat!
Idag kan vi i WebbAbest se vad
Apoteket beställt i Läkemedelsservice,
hur kan vi se detta i Proceedo?
Detta är inte möjligt i Proceedo eftersom
Läkemedelsservice inte sköts i Proceedo.
Kommer Folktandvården att ha två
leveransadresser att välja emellan dvs.
en för läkemedel och en för övriga
varor?
Ja, den som gäller läkemedelsbeställningar
har ”LÄKEM” i slutet av leveransadressen
Det är svårt att beställa barnvaccin
från rätt leverantör eftersom man får
flera träffar när man söker efter
vaccinet.
Om man söker på ordet barnvaccin så får
man bara träff i vaccinavtalen som gäller
direkt med leverantör.
Pneumovax- kommer det att kunna
beställas i Proceedo?
Ja, Pneumovax kan beställas i Proceedo
direkt från Sanofi Pasteur MSD.
Ambitionen är att när det nya avtalet träder i
kraft 2015-10-01 så ska vi ta över Gardasil i
Proceedo.
Ni gör på samma sätt som idag, men beställer
via Proceedo om ni tidigare beställt direkt
från leverantören.
Kommer Gardasil att kunna beställas
via Proceedo?
Hur går det till med beställning av
vaccin till den egna personalen?
Kan kommunerna beställa vaccin eller
GnRH-läkemedel (Leuprorelin) i
Proceedo?
Nej, inte i nuläget, men möjligen i framtiden.
Kan man välja normal och akut
beställning vid beställning till Akutoch buffertförråd?
Ja. Vid akut beställning, ring alltid till
apoteket.
Måste separata beställningar göras för
enheter med både Akut- och
buffertförråd samt Kortvårdsförråd?
De betalas ändå på samma konto.
Nej, allt kan beställas till kortvårdsförrådet
om ni har ett gemensamt förråd. Akut- och
buffertsortimentet ska vara tydligt utmärkt i
förrådet om det är ett gemensamt förråd. I
Proceedo kan man inte ha behörighet till två
olika förråd om det ena är Akut- och buffert
och det andra är ett kortvårdsförråd.
Frågor och Svar: E-handel Läkemedel Proceedo 3
Leveranser och Leveranskvittens
Frågor
Hur gör jag leveranskvittens i
Proceedo för leveranser från Apotek
Hjärtat?
Svar
Gå in via Leveranser och Order under fliken
”Att hantera” på startsidan. Alternativt klicka
på fliken Inköp och sedan fliken
Leveranskvittens. Leta upp den order du ska
leveranskvittera och markera den.
För leveranser från Apotek Hjärtat går man
in via fliken Leveransavisering och klickar
på knappen Kvittera.
Hur gör jag leveranskvittens i
Proceedo för leveranser från andra
leverantörer?
Gå in via Leveranser och Order under fliken
”Att hantera” på startsidan. Alternativt klicka
på fliken Inköp och sedan fliken
Leveranskvittens. Leta upp den order du ska
leveranskvittera och markera den.
För leveranser från andra leverantörer klickar
man istället på knappen Ny kvittens.
Från dessa leverantörer måste du fylla i
kvitterat antal.
Hur länge kan man vänta med
leveranskvittens?
Leveranskvittensen ligger kvar tills den
åtgärdas i systemet. Fakturan kommer att
försöka matcha mot ordern, men eftersom
ingen leveranskvittens är gjord så går det
inte. Beställaren får ett mail om att en faktura
har kommit och fråga efter en leveranskvittens. Fakturan kommer inte att gå till
betalning om leveranskvittens inte görs.
Nej, det spelar ingen roll. Huvudsaken är att
man kvitterar rätt varor och rätt antal/mängd
så att fakturan har korrekt information att
matcha mot.
Beställningarna finns kvar under flikarna
Tidigare beställningar och Leveranskvittens
för att man ska kunna söka sina tidigare
beställningar.
Spelar det någon roll i vilken ordning
man gör leveranskvittens vid
delleveranser?
Varför ligger beställningen kvar i
systemet trots leveranskvittens?
Hur länge ligger beställningarna kvar i
Proceedo?
De kommer att ligga kvar under lång tid. Det
finns ingen tidsbegränsning satt hur länge
beställningarna ligger kvar i Proceedo, vilket
innebär att alla gamla beställningar kan
hittas.
Ska man leveranskvittera
vätskevagnar och läkemedelsservicebeställningar som apoteket gör?
Nej, men fakturorna ska attesteras av
attestanten för resp. ansvar/kostnadsställe.
Frågor och Svar: E-handel Läkemedel Proceedo 4
Kommer de som är attestanter inte att
kunna beställa läkemedel?
Jo, den som är attestant och fått behörighet
att beställa läkemedel kan göra alla moment
utom leveranskvittens.
Kommer Övriga beställare i Folktandvården att kunna göra
leveranskvittens?
Ja. Övriga beställare kommer att kunna göra
leveranskvittens. Övriga beställare som är
attestanter kommer inte att kunna göra
leveranskvittens.
Påminnelsen går till Behörig beställare.
Vem får påminnelsen att leveranskvittens ska göras hos Folktandvården,
Behörig eller Övrig beställare?
Måste den som får behörighet för
enbart leveranskvittens vara
sjuksköterska?
Nej, eftersom den personen bara kan göra
leveranskvittens i Proceedo och inget annat.
Ekonomi
Frågor
Hur vet jag vilket
ansvar/kostnadsställe som jag ska
ange? Är det inte samma som vi
konterar andra beställningar på?
Är avgiften för akutbeställningar per
rad eller per beställning?
Svar
Det går inte att svara generellt på vilket
ansvar/kostnadsställe som ska användas.
Fråga närmaste chef eller berörd klinikekonom.
Avgiften är per orderrad.
Vad händer med orderradsavgift om
det blir delad leverans – blir det en
extra radavgift då?
Orderradsavgiften kommer på första
delleveransraden.
Blir det alltid radavgift på
beställningar av vacciner om man
beställer via Proceedo?
Det tillkommer en radavgift vid beställning
av vacciner som levereras från Apotek
Hjärtat. När beställaren väljer en annan
leverantör i Proceedo tillkommer ingen
radavgift.
Framgår pris av följesedeln?
Nej.
Fakturor & attest
Frågor
Fakturor hanteras av två personer på
mottagningen. Ska fakturor gå för
godkännande innan de attesteras?
Svar
Fakturagranskning utgår vid införandet av
Elektronisk handel, då den ersätts av
leveranskvittens.
Kan en attestant av läkemedel göra
beställning om någon annan gör
leveranskvittens?
Ja.
Kan jag som är attestant beställa
läkemedel om någon annan gör
leveranskvittens?
Ja, det går bra! Attestanter kan göra allt i en
beställning utom leveranskvittens.
Frågor och Svar: E-handel Läkemedel Proceedo 5
De som redan har inloggning i
Proceedo (för fakturor) kommer deras
inloggning att uppdateras eller får de
två olika?
Många tandläkare som är behöriga
beställare attesterar även fakturor för
läkemedel. Hur blir detta i Proceedo?
Kan Övriga beställare göra
leveransgodkännande?
De har kvar samma inloggning. Det kommer
att se annorlunda ut eftersom man får fliken
Inköp.
Vissa kommuner och Övriga beställare
kommer att få två olika inloggningar.
Den som attesterar fakturor kan inte göra
inleverans. Inleverans kan då göras av Övrig
beställare eller av annan Behörig beställare
på enheten som inte är attestant.
En Behörig beställare som är attestant kan
inte heller ta upp en påbörjad beställning som
en Övrig beställare har gjort. Den Behöriga
beställaren kan då själv göra en beställning
och skicka till apoteket.
Ovanstående är konsekvenser av Landstinget
Sörmlands attestreglemente.
Övrigt
Frågor
Hur ser det ut i Proceedo när ett
läkemedel är restnoterat?
Svar
Det finns i produktkatalogen en markering ,
en gul varningstriangel, för restnoterade
varor. Är läkemedlet redan beställt framgår
det av orderbekräftelsen.
Är det samma brytspärrar på vissa
produkter som tidigare? T.ex.
Alsolsprit och Klorhexidin?
Om inte apoteket har en vara på lager kan det
vara så att man måste köpa en större mängd,
en transportförpackning av varan eller
läkemedlet.
Vad gäller Alsolsprit eller Klorhexidin så är
det inga brytspärrar enligt Apotek Hjärtat.
Vilket ordernummer kommer att
finnas med på följesedeln från Apotek
Hjärtat?
Både ordernumret i Proceedo och Apotek
Hjärtats ordernummer kommer att finnas
med på följesedeln.
Finns ett maximalt antal mallar man
kan lägga in i Proceedo?
Nej.
Är det möjligt att specificera
leveransdatum på beställningen? Kan
man framdatera leveransdatum?
Vid beställning av läkemedel från apoteket
finns ingen meddelandefunktion.
Om särskilda önskemål om leverans finns –
kontakta Apotek Hjärtat på tel.016-10 45 82.
Däremot ska, vid beställning av vacciner från
andra leverantörer än apoteket, alltid önskat
leveransdatum anges.
Frågor och Svar: E-handel Läkemedel Proceedo 6
Hur ska man markera en produkt som
inte ska bytas ut av apoteket? Hur gör
man om ett läkemedel inte ska bytas ut
av apoteket?
I Proceedo finns ingen meddelandefunktion
till apoteket. Om ett läkemedel eller en vara
inte får bytas ut till upphandlad vara vid ett
enskilt tillfälle måste Apotek Hjärtat
kontaktas per telefon 016-10 45 82.
Vilken version av Java
rekommenderas för att Proceedo ska
fungera?
Den senaste version av Java rekommenderas
alltid, vilken nu är version 8.
Java 7, uppdatering 65 fungerar inte p.g.a.
felaktig applet-hantering i den versionen. Ni
kan använda ner till Java 6, men kommer då
att få varningar. Oracle uppdaterar inte
version 6 längre.
Man kan ta ut viss statistik ur
WebbAbest. Kommer man att kunna
det även i Proceedo?
Proceedo har statistikfunktioner. Vi jobbar
också på att föda BORIS som idag ger
samma information som WebbAbest.
Frågor och Svar: E-handel Läkemedel Proceedo 7