docFörsprång genom förändring - utveckling
download 
Report Transcription
Försprång genom förändring - utveckling
Projekt som arbetsform ♦ Innehåll − Projekt som arbetsform − Olika slags projekt − Projektmodeller − Planeringsmodeller 1 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ En föränderlig värld − Människor idag vill vara med och påverka sin situation − Delaktighet i verksamheten − Ökad konkurrens − Osäkerhet på marknaden − Nya sätt att driva affärsverksamhet genom nätverk ♦ Nya samarbetsformer ♦ Traditionella besluts och delegeringsformer ändras − Arbetsmarknadens utveckling/förändring ♦ Tillfälliga jobb ♦ Egen företagare ♦ Hög flexibilitet 2 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Vad är projekt? − Diskutera i bikupa 2 minuter 3 2015-08-19 Marie Ahlqvist 1 Projekt som arbetsform ♦ Projekt är − En arbetsform med starkt resultatfokus − Del av ett större sammanhang − Ett verktyg för att leverera verksamhetsoch affärsmål. 4 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Flera definitioner på projekt − Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat under en bestämd tid. − En grupp av projektdeltagare utför under ledning av en projektledare en klart definierad uppgift, på en viss tid, med givna resurser. Resurserna kan vara i form av människor, maskiner, material, pengar eller lokaler. Projektet ska ha mätbara mål. Projektledaren är ansvarig för att projektet utförs och slutförs enligt givna direktiv. ♦ Formell definition – finns den? ”En temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst” 5 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Fem karaktärsdrag − Temporär ♦ Avser att projektet har en viss varaktighet med tydlig start och ett tydligt slut. − Resursfördelning ♦ Omfattande / komplext ♦ Innebär att organisationen tilldelar projektet resurser − Skapa något nytt – Unikt ♦ Det unika kan ligga i det slutliga resultatet eller det sätt som detta framställs på. − Engångsuppgift − Viktigt för verksamheten 6 2015-08-19 Marie Ahlqvist 2 Projekt som arbetsform ♦ Verksamhetsprocessen − Verksamhetsledning ♦ Vilka beslut som ska tas − Operativt arbete Verksamhetsledning ♦ Hur arbetet ska genomföras Operativt arbete 7 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Projektledning i processen − Cheferna leder det operativa arbetet indirekt dvs genom projektledaren ♦ Chefens perspektiv − Avlastas ledningsarbetet ♦ Projektledarens perspektiv − Ansvarar för att leda genomförandet − Befogenheter att ta vissa beslut Verksamhetsledning Projektledning Operativt arbete ♦ Projektdeltagarnas perspektiv − Projektledaren tillfällig chef 8 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Risker − Extra nivå i hierarkin ♦ Kommunikationen försvåras − Ökar distansen mellan chef och det operativa arbetet − Chefen tappar kontakt med operativa arbetet 9 2015-08-19 Verksamhetsledning Projektledning Operativt arbete Marie Ahlqvist 3 Projekt som arbetsform 10 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Projekt ska uppnå resultat − Vision och affärsmål är styrande för arbetet − Genom projekt kan ledningen styra mot affärsmålen ♦ ♦ ♦ ♦ 11 Tydliga mål Synliga beställare Tillgång till resurser Stöd av organisationen 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Lyckat projektresultat är beroende av − Samarbete mellan linje och projekt − Linjechefer som skapar nytta genom ♦ Utveckling av individer ♦ Utveckling av processer − Projektledare som skapar nytta genom ♦ Leverera resultat ♦ Positiva förändringar 12 2015-08-19 Marie Ahlqvist 4 Organisationsteori ♦ Syfte med organisation − − − − Fördela ansvar och befogenheter Reglera förhållande chef och underställd Uppnå ökad effektivitet Optimera verksamhetens resurser ♦ ♦ ♦ ♦ 13 Personal Pengar Tid Utrustning 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform 14 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Bra att känna till − Internationellt håller man isär ♦ Project Management – ledarskap ♦ Project Control – metodik och planering − I Sverige är projektledning ♦ Ledarskap ♦ Metodik ♦ Planering 15 2015-08-19 Marie Ahlqvist 5 Dags för fika! 16 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Olika typer av projekt − Ställer olika krav på projektledare ♦ Skillnader − Intressenternas inflytande − Hur kraven formuleras − Strategival − Projektplanen − Aspekter på organiseringen − Risker i projektet 17 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Projekttyper Koppling till vision och strategi Vad projektuppgiften innebär Projekttyp Vad ska vi erbjuda och varför man ska välja just oss Utveckla produkter, dvs varor och tjänster Produktutvecklingsprojekt Var vi ska agera och vem vi vänder oss till Etablera verksamhet på ny marknad, bearbeta ny kundgrupp Marknadsprojekt Hur vi ska arbeta Omorganisation, införa nya Interna förändringsprojekt rutiner, personalutbildningsinsatser Operativ verksamhet Leverera varor och tjänster Kundorderprojekt Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 18 2015-08-19 Marie Ahlqvist 6 Projekt som arbetsform ♦ Projekttyper Projekttyp Produktutvecklingsprojekt • Utveckla produkter • Fokus teknik • Effekter inom de flesta delarna av verksamheten. • Marknadsföring • Materialanskaffning • Tillverkning • Lagerhållning • Försäljning • Leverans • Eftermarknad Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 19 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Projekttyper Projekttyp Marknadsprojekt • Vidga och förändra de yttre ramarna för verksamheten • Fokus utåtriktad verksamhet • Ny geografisk marknad • Ny kundgrupp • Nytt sätt att nå kunderna • Ändrad affärsmodell • Kampanjer inom marknad och sälj Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 20 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Projekttyper Projekttyp Interna förändringsprojekt • Fokus den egna organisationen • Effektivisering • Förändra och utveckla hur man genomför arbetet • Organisera om • Flytta verksamheten eller delar av den • Införa nya arbetssätt • Kompetenshöjning • Nya IT-system Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung 21 2015-08-19 Marie Ahlqvist 7 22 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Projektmodellers komplexitet − Enkla projektmodeller ♦ När övergår projektmodellen från att vara stödjande till hämmande? − Regler − Rutiner − ”Måsten” 23 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Införande av arbetsmodell för projektverksamhet − Påverkar: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ 24 2015-08-19 Beslutsprocesser Organisationen Ansvar Befogenheter Rutiner och processer berörs Marie Ahlqvist 8 Projekt som arbetsform ♦ Införande av modell innebär − Förändring av ♦ Kultur ♦ Värdering − Utvecklande av projektkultur 25 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Alla faser syftar till att skapa förutsättningar för att nå effektmålen ♦ Varje fas har ett eget mål ♦ Du har inte tid att ha bråttom − Viktigt att lägga tid på ♦ Tidiga faser ♦ Projektstart ♦ Benchmarking mellan projekt 26 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform Vad? 27 2015-08-19 Hur? Realisera! Klart! Marie Ahlqvist 9 Projekt som arbetsform ♦ Förstudie − Analysera förutsättningarna för projektet − Specificera uppdraget − Tar fram underlag för beslut 28 2015-08-19 Dokument Uppdragsbeskrivning Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Planering − Producera planer för genomförandet − Avgränsningar − Bedöma handlingsalternativ − Förbereda organisationen för projektarbetet 29 2015-08-19 Dokument Projektspecifikation Projektplan Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Genomförande − Realisering av projektet − Rapportera delresultat – avstämningar mot planer − Införa resultat − Överlämna resultat 30 2015-08-19 Dokument Resultatrapporter Marie Ahlqvist 10 Projekt som arbetsform ♦ Avslut − Utvärdera − Avveckla − Stänga projektet 31 2015-08-19 Dokument Slutrapport Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Projektdokument - Kärt barn har många namn − Projektdirektiv ♦ Uppdragsbeskrivning ♦ Projektbeställning − Projektspecifikation ♦ Projektplan ♦ Projektbeskrivning − Delrapport ♦ ♦ ♦ ♦ 32 2015-08-19 Progressrapport Lägesrapport Avvikelserapport Resultatredovisning Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform 33 2015-08-19 Marie Ahlqvist 11 Projekt som arbetsform ♦ Fem frågor innan start av projekt − Vem är beställaren och vem är kunden? − Varför ska uppdraget utföras? − Vad ska göras? − När ska uppdraget vara färdigt? − Hur ska uppdraget utföras? 34 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform 35 2015-08-19 Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform ♦ Bakgrundsbeskrivning ♦ Avgränsningar ♦ Syftet – varför behövs projektet? ♦ Effektmål ♦ Mål – vad ska projektet leverera? ♦ Projektmål − Målformulering ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ 36 2015-08-19 Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt Marie Ahlqvist 12 Projekt som arbetsform ♦ Avtal som styr projektarbetet − Uppdragsbeskrivning – projektets urkund ♦ Visar vilka fundament projektet vilar på ♦ Beställarens önskemål − Kravspecifikation ♦ Definierar vad projektet ska leverera − Direktiv projektförberedelser ♦ Reglerar vad som ska göras under förstudien och planering − Projektplan ♦ Reglerar genomförandet och styrning − Resurskontrakt ♦ Reglerar villkor för resurser − Projektbudget ♦ Förkalkyl 37 2015-08-19 Marie Ahlqvist Kartläggning av projekt ♦ Nulägesanalys – ett effektivt verktyg − Att lyfta fram fördelar i projektet − Bli medveten om nackdelar ♦ Analysen är en viktig länk, utgör basen för − Aktivitets- och resursplanering − Organisation − Bemanning − Informationsplanering − Riskanalys 38 2015-08-19 Marie Ahlqvist Kartläggning av projektet ♦ SWOT – kartläggning av nuläget − Yttre förutsättningar − Inre förutsättningar − Existerande faktor ♦ Analys − Identifiera gap − Hitta matchningar 39 2015-08-19 Marie Ahlqvist 13 Intressenter ♦ Intressenter − Alla som påverkar eller påverkas av projektet 40 2015-08-19 Marie Ahlqvist Intressenter ♦ Kärnintressenter − Beslutande och/eller drivande roller i projektet ♦ Primärintressenter − Intressenter som i hög grad påverkas och vill påverka projektet ♦ Sekundärintressenter − Intressenter med relativt lågt intresse. − Påverkar inte projektet aktivt 41 2015-08-19 Marie Ahlqvist 14
