Whitepaper: Så lyckas du med din P2P-investering

Whitepaper
Så lyckas du med
din P2P-investering
Ta del av fördelarna med att investera i en P2P-lösning.
Läs mer på visma.se/proceedo
Bakgrund och vad är P2P?
Begreppet P2P var ett av ett antal ”buzz”-fraser (B2B, B2C, G2C etc.) som
dök upp under 1990-talet när Internet-applikationer i större utsträckning
började används i näringslivet (Wikipedia).
Enkelt beskrivet handlar P2P om den operativa inköpsprocessen från
beställning till betalning och den omfattar allt från rekvisition och orderläggning
till leveransmottagning, kontering och betalning. Den möjliggör reducering av
leverantörsbasen och koncentration av inköpsvolymen till avtalsleverantörer,
vilket ökar avtalstroheten.
Skrivs P2P ut används varianterna “purchase-to-pay” och “procure-to-pay”,
men även ”req to cheque” förekommer. Den tidiga benämning som användes
var eProcurement.
Med P2P kan
du uppnå bättre
styrning, ökad
datakvalitet
och en lägre
kostnadsnivå.
Whitepaper – Så lyckas du med din P2P-investering
2
Hur ser det ut hos dig?
De bästa inköpsorganisationerna investerar 50 % mer
per inköpsanställd i bättre systemstöd än de medelmåttiga
(Hackett Group). De använder därmed i högre grad teknologistöd för att automatisera sina företags transaktioner och
processer.
Hur ser det ut där du arbetar? Arbetar ni aktivt med att
reducera av komplexitet i data och processer? Kan ni proaktivt styra era inköp? Eller får ni agera på historisk data. Är ert
stödsystem fortfarande Excel?
Att aktivt arbeta med att dra ner icke-mervärdeskapande
arbete till ett minimum för att frigöra tid för proaktivt inköpsarbete är en självklarhet i de bästa inköpsorganisationerna.
Det är därför inte konstigt att en undersökning av Novus
visar att vart fjärde mellanstort bolag inte känner till att
P2P-system finns.
25%
av mellanstora bolag
känner inte till P2P.
Källa: Novus
Varför du ska investera i en P2P-lösning?
De flesta inköpsorganisationer har en utmaning med alltför
många leverantörer, fakturor och för låg avtalstrohet i kombination med för få inköpsresurser att hantera situationen.
Inköpen görs ofta decentraliserat och det är en utmaning
för inköpsavdelningen att informera organisationen om vilka
avtal som ska användas när.
Detta gäller speciellt för indirekta produkter/tjänster och
för organisationer som saknar adekvata inköps- och beställningslösningar. Ett konstant inflöde av nya leverantörer varje
månad gör situationen på sikt både ohållbar och kostsam.
För att få bukt med detta, men även för att tillse att en
hållbar kostnadsnivå uppnås och behålls för alla inköpsinitiativ/upphandlingar som genomförs så är P2P-lösning en
nödvändig förutsättning.
Ett konstant
inflöde av nya
leverantörer gör
situationen på
sikt både ohållbar
och kostsam.
Whitepaper – Så lyckas du med din P2P-investering
3
Fyra fördelar med P2P-system
1. Bättre styrning/kontroll samt ökad datakvalitet
Ett P2P-system möjliggör proaktiv styrning av inköp mot
utvalda leverantörer och att endast godkända leverantörer
läggs upp i leverantörsregistret. Därmed kan volymåtagande
och annat som utlovats till våra leverantörer hållas. Vi ökar
avtalstroheten, undviker avtalsotrohet och ”spend leakage”.
Vi motar Olle i grind och slipper en ständigt växande leverantörsbas där nya vilda fakturor kommer in (leverantören
måste läggas upp för att betalning ska kunna ske). Det
möjliggör även en produkt/tjänstestandardisering.
Bättre styrning och kontroll möjliggör att vi kan sätta mål
och realisera en reducering av vår leverantörsbas. Det i sin
tur leder till en förbättrad datakvalitet då vi centraliserar och
standardiserar vilka som kan lägga upp nya leverantörer
och på vilket sätt.
Analysen visar att en försiktig siffra för kostnaden att hantera en
faktura manuellt är 60 kronor, motsvarande siffra för en digital
faktura är 5 kronor. Men enligt andra källor kan en manuellt
hanterad faktura mycket väl kosta mellan 200-700 kr.
Förbättrad avtalstrohet med rekommenderade leverantörer har gett
bolag 5-20 procent i rapporterade besparingar.
Ökad avtalstrohet
Förbättrad avtalstrohet med rekommenderade leverantörer
har gett bolag mellan 5-20 procent i rapporterade besparingar för olika inköpskategorier (Applied Value).
2. Hållbart lägre kostnader
Det finns ett flertal kostnadsbesparingar att uppnå genom
att införa ett P2P-system. De är bland annat:
Närmare leverantörssamarbete
En mindre leverantörsbas leder till färre relationer att hantera
och ökar möjligheten till att arbeta närmare de som är strategiskt viktiga för verksamheten. Stora kostnadsbesparingar
kan uppnås genom innovationer och produkt/tjänstestandardisering som tas fram tillsammans med leverantören.
Fler automatchade fakturor
Ett spann förekommer från 60 kronor (kostnad för att hantera
en manuell faktura, Nätverket för Elektroniska Affärer, NEA)
till åtminstone 150-200 kronor (Inköpsbarometern). Motsvarande siffra för en digital faktura är 5 kronor (Visma Whitepaper ”Bye Bye manuell attestering”).
3. Mätning och uppföljning
Minskad avtalsdatabas
Färre leverantörer innebär besparingar ur ett process- och
tidsperspektiv. Även om det är ovanligt, så förekommer det att
organisationer sätter en kostnad för den tids-/administrationsvinst som färre leverantörer innebär. Allt från några hundralappar upp till 5000 kronor per leverantör (Inköpsbarometern).
Fakta och data är A och O inom inköpsområdet och ett bra
sätt för inköpsorganisationer att kommunicera och driva sin
förändringsagenda. Följaktligen ska därför mål sättas vid
införandet av ett P2P-system och löpande ska rapporter tas
ut. Allt för att visa på nuläge, framdrift, leverans och resultat.
4. Mer tid för värdeskapande arbete
Minskade dröjsmålsräntor
Bättre styrning, kontroll och automatmatchning innebär att
dröjsmålsräntor minskar eller helt uteblir. Ett genomsnitt av
tidigare års dröjsmålsräntor kan användas som baseline vid
besparingsberäkning.
Genom att införa en mer effektiv operativ beställningsprocess görs besparingar både ur ett process- och tidsmässigt
perspektiv. Andelen icke mervärdeskapande arbete minskas
vilket frigör tid för mer mervärdeskapande arbete och högre
produktivitet.
Whitepaper – Så lyckas du med din P2P-investering
4
Hur lyckas du med din P2P-lösning?
Det är viktigt att investeringen i en P2P-lösning ses i sitt
sammanhang. Det vill säga att den är en del i den överordnande inköpsstrategin och den möjliggör exekvering av den.
Inte att den är ett isolerat system som löser hela eller delar
av den operativa inköpsprocessen.
Business Case
Buy-in
Lösningskrav
Implementationsplan
Därför ska ett business case tas fram för att erhålla acceptans och aktivt stöd av nyckelintressenter internt (oftast
CFO och ledningsgruppen inklusive affärsområdeschefer).
Därefter kan lösningskrav tas fram för er P2P-lösning innan
upphandling, val av leverantör och implementering kan
genomföras. Sist men inte minst så rekommenderas att mätning och uppföljning görs för att säkerställa att avkastningen
på investeringen uppnås.
Uppföljning
Fem faktorer som är viktiga för att lyckas med införande av en P2P-lösning:
n
Business case
Funktionalitet
Systemet klarar av alla olika inköpsbehov din organisation
har nu och i framtiden, det vill säga i princip hela inköpsvolymen oavsett hur den hanteras idag. Ni vill ju erhålla
en lösning som klarar alla typer av produkter och tjänster ni
köper.
För att motivera en P2P investering så behöver en nuläges- och potentialanalys göras per inköpsområde för att
fastställa besparingspotential. En plan måste tas fram hur
besparingarna ska realiseras inom varje inköpsområde
och total tillsammans med kostnaden för att implementera
och vidmakthålla en P2P-lösning.
n
Användarvänligt
Systemet är enkelt och intuitivt att använda, vilket innebär
att implementation och acceptans blir lättare.
Buy-in
Inköp är i det flesta organisationer en funktion som inte
rapporterar till VD eller ingår i ledningsgrupen och ses
oftast som en supportfunktion. Just på grund av denna
organisationsplacering och syn på inköp så är det omöjligt
för inköpsfunktionen att driva ett P2P-projekt utan stöd från
högsta ledningen. En fullt ut implementerad P2P-lösning påverkar alla inom organisationen och är ett förändringsprojekt
som inte ska underskattas. Med det sagt så måste business
caset förankras med lämpliga personer och grupper högt
uppe i din organisation. Vanligtvis brukar detta vara CFO
och ledningsgruppen inklusive affärsområdeschefer.
n
n
n
Implementationsplan
Förutom den självklara projektplanen så behöver implementationsplanen innehålla en kommunikationsplan och
en plan för förändringsledning. Med ett starkt ledningsstöd
i kombination med en fast plan som inte ruckar för lokala
önskemål om anpassningar och som tagit fasta på behov
av kommunikation och förändringsledning så finns det en
möjlighet att snabbt erhålla resultat.
Lösningskrav
Uppföljning
Att kontinuerligt mäta och rapportera effekten av implementeringen ökar sannolikheten för att lyckas med P2P investeringen och att implementeringen inte devierar över tid.
En P2P-lösning påverkar hela organisationens köpbeteende och det är stor risk att ni inte får full effekt av er investering om ni inte monitorer och följer upp. Ta fram några få
nyckeltal som kan följas över tid, till exempel avtalstrohet,
besparingar och antal automatmatchade fakturor.
Det finns flera aspekter att beakta vid specificering av krav
för en P2P-lösning, vi har valt att lyfta fram tre:
Leverantörens track record
Leverantören är beprövad och kan uppvisa på tidigare väl
genomförda P2P-projekt i kombination med att leverantören
har förutsättningar att finnas kvar på marknaden under lång tid.
Whitepaper – Så lyckas du med din P2P-investering
5
Om Visma Proceedo
Visma Proceedo är en användarvänlig P2P-lösning med tiotusentals
anslutna leverantörer. Vill du veta mer om hur Visma kan hjälpa er med
att effektivisera hela processen från inköp till betalning – kontakta Visma på:
www.visma.se/proceedo
Dela detta whitepaper på: