Instruktioner för uppdatering av skolenhetsregistret inför

1(9)
November 2015
Instruktioner för uppdatering av
skolenhetsregistret inför terminsstart 2015
Uppgifterna ska uppdateras så att de visar hur skolorganisationen ser ut vid
terminsstart läsåret 2015/2016.
Många av de undersökningar som SCB gör på uppdrag av Skolverket använder
skolenhetsregistret som källa och har mättidpunkt 15 oktober. Urvalet till dessa
undersökningar tas fram i slutet av september.
Förändringar av befintliga skolenheter/nya skolenheter som meddelas till SCB
efter 15 oktober kommer varken att finnas med i urvalet av skolenheter som
avser 15 oktober eller i presentationer av det färdiga resultatet.
Skolenhet






Den uppgivna enheten ska överensstämma med verkligheten och får inte
endast vara en administrativ lösning. Skolinspektionen granskar i sin
inspektion att verksamheten delas in i skolenheter som överensstämmer med
författningarnas krav (1 kap 3 § skollagen).
Skolenheten ska ha en ansvarig rektor, personal och elever (med undantag av
central insamlingsenhet).
Det är på skolenhetsnivå som de nationella proven fördelas och beställs.
Nationella prov skickas endast till den adress och för de årskurser som är
angivna för skolenheten i skolenhetsregistret. En rektor med ansvar för fler
än en skolenhet måste beställa prov för varje skolenhet. Det går inte att
beställa nationella prov för flera skolenheter till en ”samordnande”
skolenhet.
Gymnasieskolenheter ska även anmäla förändringar av organisationen till
CSN.
Statistiken kommer att redovisas på skolenhetsnivå i Skolverkets databas
SIRIS.
Information om utbildningar presenteras på skolenhetsnivå på webbplatserna
Välja skola, Utbildningsinfo och Gymnasieinfo.
Kommunal huvudman
Nu har kommunala huvudmän möjlighet att ange ett gemensamt namn som
samlar flera skolenheter till en skola. Skolans namn används främst till
presentation av skolan på Skolverkets webbplatser som vänder sig till elever och
föräldrar t.ex. Välja Skola.
Enskild huvudman
För att göra organisatoriska förändringar av enskilda skolenheter krävs tillstånd
från Skolinspektionen. Enskilda huvudmän har därför inte möjlighet att lägga till,
lägga ner eller att omorganisera skolenheter.
Kontakta SCB i de fall ni behöver göra någon av ovanstående förändringar eller
om en eller flera skolenheter saknas i ert underlag.
2(9)
Inloggning
Inloggning skolhuvudman
Gå till http://www.scb.se/skolreg
Logga in med de inloggningsuppgifter som finns i brevet till skolhuvudmannen.
När du loggar in med dessa inloggningsuppgifter kan du registrera och
administrera vilka personer som ska ha tillgång till skolenhetsregisterportalen.
För att underlätta kontakter med huvudmannen ska du även fylla i dina
kontaktuppgifter.
Lägg till uppgiftslämnare
Första gången du loggar in registrerar du de personer som ni som skolhuvudman
har utsett för att kontrollera och lämna uppgifter om era skolenheter. Du kan
lägga till en eller flera personer. Om det är du själv som ska kontrollera och
lämna uppgifter om era skolenheter registerar du dig själv som uppgiftslämnare.
Uppgiftslämnaren kommer få inloggningsuppgifter för att kunna logga in på
skolenhetsregisterportalen och kontrollera skolenhetsuppgifter samt göra
ändringar.
Tillvägagångsätt:
1. För att registrera uppgiftslämnare för er som skolhuvudman ange föroch efternamn, e-postadress och telefonnummer.
2. Tryck Lägg till
3. E-postmeddelande med information, användarnamn, lösenord och
åtkomstlänk skickas till den e-postadress som du har angivit för
uppgiftslämnaren.
Uppgiftslämnare



Under Uppgiftslämnare listas era registrerade uppgiftslämnare med
namn, e-post och när uppgiftslämnaren senast var aktiv.
Klicka på Ändra för att ändra en uppgiftslämnares uppgifter, inaktivera
uppgiftslämnares konto eller skicka nya användaruppgifter.
Om du skickar inloggningsuppgifter till en befintlig användare på nytt
kommer inloggningsuppgifterna att ändras och de gamla uppgifterna
upphör att gälla.
Inloggning uppgiftslämnare
Gå till adressen som anges i e-postmeddelandet och logga in med de
inloggningsuppgifter som finns bifogade.
Använd länkarna i den övre menyraden för att välja vad du vill göra i
skolenhetsregistret.
För att få mer information kan du klicka på den här symbolen.
3(9)
Godkänn/ändra uppgifter
När du har loggat in som uppgiftslämnare kommer du till en sida där alla
skolhuvudmannens skolenheter listas. Kontrollera att alla aktiva och planerade
skolenheter vid terminsstart läsåret 2014/2015 finns med i förteckningen. Vid
omorganisation markeras berörda skolenheter med status pågår.
Klicka på Välj för att kontrollera uppgifter för en skolenhet.
Granska befintliga uppgifter för skolenheten. Kontrollera att uppgifterna om
vilka skolformer som finns vid skolenheten stämmer samt att de uppgifter som
ska anges för respektive skolform är korrekta.
Om uppgifterna för skolenheten stämmer klickar du på Godkänn. Uppgifterna
för skolenheten blir då registrerade som godkända i skolenhetsregistret och
skolenheten markeras som godkänd i listan över skolenheter. Om alla uppgifter
stämmer är detta enda steget som behöver göras.
Om uppgifter för skolenheten behöver ändras klicka på Ändra. Du kan då
redigera information om skolenheten. När du har genomfört ändringar klickar du
på Spara. Informationen blir då uppdaterad i skolenhetsregistret. Uppgifterna för
skolenheten blir registrerade som ändrade i skolenhetsregistret och skolenheten
markeras som godkänd i listan över skolenheter.
Olika information visas beroende på vilken huvudman som rapporterar och vad
som har markerats.
4(9)
Information om respektive skolenhet
Skolenhetstyp
Markerar skolenhetstyp – skolenhet eller central insamlingsenhet.
En skolenhet ska ha en ansvarig rektor, personal och elever.
En central insamlingsenhet är en enhet som inte är att betrakta som en skolenhet.
Ibland behövs en skolenhetskod för att personal och/eller elever som inte är
placerade på en specifik skolenhet ska kunna rapporteras till olika
undersökningar. Ange i förekommande fall om elever och/eller personal ska
rapporteras från den centrala insamlingsenheten.
Vuxenutbildning kan inte rapporteras via en central insamlingsenhet.
Inriktning (gäller endast enskild huvudman)
Markerar om den enskilda skolenhetens inriktning är
 Allmän
 Waldorf eller
 Konfessionell
För att ändra inriktningarna Riksinternat eller Internationell krävs ett tillstånd
från Skolinspektionen.
Skolenhetens namn
Skolenhetens namn måste vara unikt för huvudmannen – två eller flera
skolenheter kan inte ha samma namn.
Rektors namn
Avser ansvarig rektor. Det får endast finnas en ansvarig rektor per skolenhet.
Samma rektor kan ansvara för flera skolenheter.
Om rektorns namn inte är känt vid rapporteringstillfället anger du ”vakant”.
För centrala insamlingsenheter behöver du inte ange rektors namn.
Status
Markerar om skolenheten är aktiv eller planerad. Vid omorganisation markeras
berörda skolenheter med status pågår.
Startdatum
Markerar datum när skolenheten planeras att starta. Om skolenheten ska skapas
direkt anger du dagens datum. Anger du ett framtida startdatum kommer
skolenheten att visas som planerad och därefter visas som aktiv först vid angivet
startdatum. Startdatum behöver även anges om ni önskar lägga ner eller
omorganisera skolenheter. Vid en omorganisation kan datumet tidigast sättas 7
dagar framåt i tiden på grund av att SCB ska handlägga ärendet.
5(9)
Skol- och verksamhetsformer som finns vid skolenheten
Markerar de skolformer som finns vid skolenheten:
 Förskoleklass
 Fritidshem
 Grundskola
 Grundsärskola
 Gymnasieskola
 Gymnasiesärskola
 Komvux
 SFI
 Särvux
Förskoleklass och Fritidshem kan finnas som självständiga enheter.
Grundskola
a) Årskurser som finns vid skolenheter med skolformen grundskola
Markerar vilka årskurser som finns vid skolenheten:









Årskurs 1
Årskurs 2
Årskurs 3
Årskurs 4
Årskurs 5
Årskurs 6
Årskurs 7
Årskurs 8
Årskurs 9
Tänk på att det endast går att beställa nationella prov till skolenheten för de
årskurser som du markerar för skolenheten.
Var extra noga med att kontrollera att årskurserna är rätt om du rapporterar in
omorganisationer av grundskolor.
b) Sjukhusskola eller motsvarande institution (kommunal huvudman)
Markerar om skolenheten är en sjukhusskola eller motsvarande institution och
ingen annan skolverksamhet förekommer.
c) Enskild enhet som enbart tar emot elever i behov av särskilt stöd
(enskild huvudman)
Markerar om mottagandet till skolenheten begränsas till elever i behov av
särskilt stöd i grundskolan enligt 10 kap 35 § skollagen.
Gymnasieskola
a) CSN-kod (frivillig uppgift)
Avser den kod (bestående av fyra siffror) som skolenheten anger vid
rapportering av gymnasieelever till CSN. Koden får du från CSN.
6(9)
b) Gymnasieskola som enbart har introduktionsprogram
Markerar om skolenheten enbart erbjuder introduktionsprogram och inga andra
gymnasieprogram.
Adressuppgifter
Besöksadress – skolenhetens gatuadress
Postnummer anges med 5 siffror utan mellanslag
Utdelningsadress – hit delas brev och övriga försändelser till skolenheten
normalt ut
Leveransadress – om skolenheten har en utdelningsadress dit paket inte kan
levereras (t.ex. en boxadress) ska du här ange den leveransadress som ska
användas för paket
Många skolenheter har identiska uppgifter i samtliga fall, men tänk på att de
nationella proven sänds till den utdelningsadress som du angivit.
Kommun
Avser skolenhetens belägenhetskommun.
Telefonnummer
Telefonnummer ska gå till expedition eller motsvarande.
Webbadress
Webbadress till skolenhet eller huvudman.
E-postadress
Avser skolenhetens allmänna e-postadress.
Kommentarer
Frivillig uppgift. Här kan du lämna eventuell information till SCB.
7(9)
Lägg till skolenhet (endast kommunal huvudman)
Under denna flik i skolenhetsregisterportalen kan du lägga till nya skolenheter i
skolenhetsregistret.
När du har sparat uppgifter om en ny skolenhet kommer informationen att
kontrolleras av SCB. Information om nya skolenhetskoder skickas med e-post till
den uppgiftslämnaren som la till skolenheten. De nya skolenhetskoderna kommer
även att visas på http://www.scb.se/skolreg vid nästa uppdatering och i
skolenhetsregisterportalen.
Därefter finns möjlighet att knyta skolenheten till en specifik skola.
Lägg ner skolenhet (endast kommunal huvudman)
Skolenheter som är nedlagda eller ska läggas ner ska tas bort ur
skolenhetsregistret. Klicka på knappen Välj på raden för den skolenhet som ska
läggas ner för att komma vidare till sidan där detta görs.
Ange nedläggningsdatum för den skolenheten du vill ska tas bort ur
skolenhetsregistret.
Välj Lägg ner skolenhet för att bekräfta nedläggningen.
När du har sparat uppgifter om en skolenhet som lagts ner kommer
informationen att kontrolleras av SCB.
8(9)
Omorganisera skolenheter (endast kommunal huvudman)
En omorganisering innebär sammanslagning av två eller flera skolenheter till en
eller flera skolenheter
eller
uppdelning av en skolenhet till två eller flera skolenheter.


Endast aktiva skolenheter kan omorganiseras
Man kan bara omorganisera skolenheter inom en och samma huvudman
Skolenhetskoderna som den eller de skolenheter som omorganiseras har,
kommer att ersättas med nya skolenhetskoder.
SCB kontrollerar alla rapporterade omorganisationer och tar kontakt vid
tveksamheter innan förändringarna genomförs i skolenhetsregistret.
Samtliga skolenheter som berörs av omorganisationen får nya skolenhetskoder
och de tidigare använda skolenhetskoderna återanvänds inte.
Tänk på att kontrollera årskurser för samtliga förändrade skolenheter i de fall
skolformen är grundskola.
Organisatoriska förändringar av skolenheter med fristående huvudman kräver
beslut från Skolinspektionen.
Kontakta SCB om skolenheten fått ny huvudman – eller om det föreligger någon
missuppfattning. Skicka e-post till uls@scb.se och förklara vad det gäller så att
vi kan kontrollera och rätta till eventuella missförstånd. Det är bra att få skriftlig
respons eftersom vi måste kontrollera uppgifterna och inte kan lämna svar direkt.
För att genomföra en omorganisation (gäller endast kommunal huvudman):
Förändringar som ska göras:
1. Alleskolan delas upp till tre skolenheter där varje enhet har en ansvarig
rektor – exempel A.
2. Två skolenheter (Björkskolan och Byskolan) slås samman till
Björkbyskolan, markeras med B i exemplet nedan.
Skolenheter från SCB:
1.
2.
Skolenhetskod
Skolenhetens
(anges av SCB)
namn
12345678
Alléskolan
23456789
Björkskolan
3.
Omorganiserad
skolenhet
9(9)
Ändringar efter omorganisationer:
1.
2.
Skolenhetskod
Skolenhetens
(anges av SCB)
namn
12345678
Alléskolan
23456789
Björkskolan
12843568
Byskolan
Alléskolan 1
Alléskolan 2
Alléskolan 3
Björkbyskolan
Resultat efter bearbetning
1. Skolen2. Skolenhetens
hetskod (anges
namn
av SCB
34567890
Alléskolan 1
12345689
Alléskolan 2
78915698
Alléskolan 3
98453218
Björkbyskolan
3.
Omorganiserad
skolenhet
A
B
B
A
A
A
B
4. Omorganiserad
skolenhet
För att genomföra en omorganisation, markera först vilken/vilka befintliga
skolenheter som berörs av omorganisationen och klicka på Fortsätt längst ned på
sidan.
Den/de valda befintliga skolenheten/-erna som berörs av omorganisationen
kommer att listas under Från Skolenheter
Välj sedan Lägg till skolenhet för att fylla i uppgifter om den/de nya
skolenheten/-erna. När du har fyllt i samtliga uppgifter klicka på Spara.
Återupprepa om du vill lägga till flera nya skolenheter efter omorganisationen.
Den/de nya skolenheten/-erna (som det är tänkt att se ut efter omorganisation)
listas under Till Skolenheter.
Ange vilket startdatum som omorganisationen ska gälla ifrån. Datumet kan
tidigast sättas 7 dagar framåt i tiden på grund av att SCB ska handlägga ärendet.
Ange eventuell kommentar till SCB för att ge ytterligare information kring
omorgansiationen. Klicka därefter på Utför omorganisation.
Omorganisationen kommer att kontrolleras av SCB. Efter godkännande får
den/de nya skolenheten/-erna nya skolenhetskoder. Ett epostmeddelande skickas
då från SCB till uppgiftslämnaren med nya skolenhetskoder. De nya
skolenhetskoderna kommer även att visas på http://www.scb.se/skolreg vid nästa
uppdatering och i skolenhetsregisterportalen.
Lägg till information om skola (endast kommunal huvudman)
Syftet är att samla in uppgifter om vilken skola en skolenhet tillhör. Skolenheter
är unika och flera skolenheter kan ingå i en skola. Använd det skolnamn ni redan
använder i er kommunikation med elever och föräldrar.



Skolans namn måste vara unikt för huvudmannen
En skolenhet kan endast höra till en skola
Det måste finnas minst en skolenhet per skola