Mötesanteckningar

Mötesanteckningar
Plats och tid
Hamnen, Stadshuset, den 5 november 2015, kl 15.00 – 16.55
Närvarande
Benny Strandberg (KD)
Pia Gillerstedt (S)
Alexandra Stenlund (UP)
Carl Adiels (MP)
Line Christiansen (V)
Thomas Alpner (M)
Rose-Marie Stenman (C)
Rolf Vadström (SD)
Ej närvarande
Elisabeth Mattsson (FP)
Tjänstgörande beredningsledare
Sekreterare
Marie Flodin
Ordförande
Benny Strandberg (KD)
Attest:
Övriga deltagare
Marie Flodin
Clara Helgesson
Gun Zetterberg
Beredningssekreterare
Kommunledningssektorn
Kommunledningssektorn
ADRESS
DEMOKRATIBEREDNINGEN
KOMMUNFULLMÄKTIGE
TELEFON
FAX
E-POST
HEMSIDA
Stadshuset · 442 81 Kungälv
0303-23 80 00 vx
0303-132 17
kommunfullmäktige@kungalv.se
www.kungalv.se
2(5)
Tillkommande och utgående ärenden
Inga tillkommande eller utgående ärenden.
Översyn av kommunens styrdokument enligt Policy för Kungälvs kommuns
författningssamling
Policy för Kungälvs kommuns författningssamling beslutades av kommunfullmäktige 17 juni
2015. Kommunens författningssamling har setts över i enlighet med beslutet. Slutsatsen är att
justeringar behöver göras för att dokumenten i författningssamlingen ska följa beslutad struktur
och ha ett fastställt beredande organ.
Demokratiberedningen ansvarar för (nuvarande namn):
 Arbetsordning för kommunfullmäktige och kommunfullmäktiges beredningar
 Arbetsordning för ungdomsfullmäktige – byter namn till Föreskrifter för ungdomsfullmäktige
 Arbetsordning för medborgarstämmor – byter namn till Föreskrifter för medborgarstämmor
 Grafisk profil
 Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun
 Visionen
 Policy för Kungälvs kommun författningssamling
 Internationell policy för Kungälvs kommun
 Häls- och arbetsmiljöpolicy
Benny Strandberg (KD) understryker att styrdokumentens giltighetstid ska gälla som längst till
den 31 december 2019.
Demokratiberedningen ställer sig bakom förslag till beslut.
Föreskrifter för funktionshinderrådet
Med anledning av förändringar i den politiska organisationen där en ny beredning, kultur och
fritidsberedningen tillsats av kommunfullmäktige samt att en ny policy för Kungälvs kommuns
författningssamling beslutats av kommunfullmäktige behöver Reglemente för
funktionshinderfrågor revideras.
Förvaltningen föreslår nedanstående förändringar i rådet för funktionshinderfrågors
styrdokument:
1.
2.
Kommunfullmäktige utser en representant från kultur och fritidsberedningen
till rådet för funktionshinderfrågor.
Reglemente för rådet för funktionshinderfrågor byter namn till Föreskrifter för
rådet för funktionshinderfrågor i enlighet med policy för styrdokument,
förtydligar i föreskrift att representant från kultur och
fritidsberedningen ska ingå i rådet. Texten lyfts in i mall för
styrdokument.
Demokratiberedningen ställer sig bakom förslag till förändringar i styrdokumentet.
3(5)
Föreskrifter för medborgarstämmor
Reglementet för medborgarstämmorna behöver revideras med anledning av att en ny policy för
Kungälvs kommuns författningssamling beslutats av kommunfullmäktige. Vid en översyn av
reglementet har förvaltningen sett att vissa andra justeringar också behöver göras, bland annat
med anledning av förändringar i den politiska organisationen, när det gäller
kommunfullmäktiges presidium samt annan benämning på kommunens medborgarservice.
Förvaltningen föreslår nedanstående förändringar i medborgarstämmornas styrdokument:
1) Styrdokumentet revideras i enlighet med ändringarna i kommunfullmäktiges
presidium
2) Medborgarservice ändras till kundcenter i enlighet med den nya benämningen
3) Reglemente för medborgarstämmor byter namn till Föreskrifter för
medborgarstämmor i enlighet med policy för styrdokument.
Benny Strandberg (KD) föreslår att 1) ordet ”kallelse” stryks, 2) sammanträde ändras till
sammankomst
Demokratiberedningen ställer sig bakom förslag till revidering av styrdokument för
medborgarstämmor med tillägg för Benny Strandbergs (KD) förslag ovan.
Årshjul för kommunfullmäktiges uppföljning
Kommunfullmäktiges förste vice ordförande tillsammans med kommunstyrelsens första vice
ordförande har arbetat fram ett förslag på årsagenda för kommunfullmäktiges och
kommunstyrelsens uppföljning. Förslaget har varit på remiss i beredningar och utskott.
Syftet med förslaget är att förbättra och utveckla uppföljningen och därmed ge bättre underlag
för beslut.
På en direkt fråga från Thomas Alpner (M) svarar Pia Gillerstedt (S) att anledningen till att man
drar in två möten är av ekonomiska skäl
Benny Strandberg (KD), Thomas Alpner (M) och Rose-Marie Stenman (C) lämnar en
protokollsanteckning och avstår från att delta i demokratiberedningens beslut att ställa sig
bakom förslag till årshjul. Övriga ledamöter ställer sig bakom förslag till Årshjul för
kommunfullmäktiges uppföljning.
Riktlinjer för handläggning av motioner - remiss från kommunfullmäktige
Den 8 oktober 2015 informerade kommunstyrelsens förste vice ordförande, Maria Kjellberg
(MP) om riktlinjer för handläggning av motioner. Kommunfullmäktige beslutade att remittera
ärendet till demokratiberedningen för yttrande.
Demokratiberedningen lämnar ett uppdrag till presidiet att ta fram ett förslag till yttrande.
4(5)
Förtroendevaldas deltagande i kommunens chatt
Kommunen inför inom kort en chattfunktion. Syftet med chattfunktionen är att kommunicera
med medborgare och andra intressenter, dela kunskap samt att skapa relationer och nå nya
målgrupper. Ett mål är att öka förtroendet för kommunen, främja dialogen och medborgarnas
inflytande.
Demokratiberedningens närvarande ledamöter diskuterar nedanstående frågor:
Vilka förtroendevalda ska få chatta?
 Presidier i de politiska instanserna
 Hela beredningen/nämnden etc vid speciella teman
Finns det begränsningar om vad som förtroendevalda ska chatta om?
 Ingen politisk debatt
 Moderatorn säkerställer att frågorna håller sig inom ämnet
 Någon fördelar frågorna på de som sitter och ska svara
 Frågor inom den kommunala kompetensen
 Sakfrågor i första hand
Vem avgör det?
 KF:s presidium i första hand. Vid behov i dialog med KS’ presidium
Marie Flodin skickar förslag på riktlinjer till demokratiberedningen.
Beredningarnas sammanträdestider 2016
Beredningarnas sammanträdestider fastställs årligen av respektive instans. Planeringen av
sammanträdesdagarna utgår från förvaltningens årshjul och ärendeflödet mot kommunstyrelsen
och kommunfullmäktige.
Kommunfullmäktiges beredningar rekommenderas att anta nedanstående förslag till
sammanträdestider.
Demokratiberedningen sammanträder på torsdagar, klockan 15.00, om inget annat anges, i
Stadshuset den:
28 januari, 3 mars, 7 april, 5 maj, 2 juni, 25 augusti, 22 september, 27 oktober och 24 november
Information från SKL:s nätverksmöte om medborgardialog
Carl Adiels (MP) och Marie Flodin informerar från nätverksmöte för förtroendevalda respektive
tjänstepersoner om medborgardialog.
Marie Flodin skickar ut en skriftlig information från nätverksmötet.
Avstämning av demokratiberedningens verksamhetsplan
Aktiviteterna behöver få en tidplan för att förvaltningen ska kunna tillsätta resurser.
Punkten återkommer på demokratiberedningens möte den 3 december.
5(5)
Övrigt
- Resurs från förvaltningen för Vision 2040
Om beredningen önskar resurser från förvaltningen måste presidiet lyfta frågan med
kommunchefen
Punkt till nästa möte:
- Ungdomens hus i Kungälv? Robert Hallman och Matilda Jakobsson bjuds in