Dokument, mallar och rapporter

9. Dokument, mallar och rapporter
eKontrakt
9. Dokument, mallar och rapporter
Innehåll
Hur hanterar jag dokument i eKontrakt?................................................................... 1
Dokument ................................................................................................................ 2
Arbetsdokument ................................................................................................... 2
Fastställd handling ................................................................................................ 3
Skapa dokument utifrån mallar ................................................................................. 4
Vilka mallar finns?................................................................................................. 4
Var hittar jag mallarna?......................................................................................... 5
Hur lägger jag in t ex ett e-postmeddelande eller Word-dokument som handling på
mitt ärende direkt från Office? ................................................................................. 7
Hur hanterar jag dokument i eKontrakt?
Ärende i eKontrakt
Eftersom eKontrakt är en modul till universitetets diarieföringssystem DFS är det viktigt
att även dokument som t ex kontraktet bifogas ärendet. Dokument kan sparas in i
ärendet från olika källor:
• Skanner
• Hårddisk
• Via Office Add-in, t ex e-post från Outlook, Word-dokument, Excel-ark.
Dessutom kan du använda mallar i eKontrakt och spara dessa direkt i ärendet. Det är
dessa du kan använda som rapporter (du kan även använda sökresultat i Avancerad sök
som rapporter, se manual 10 Sök).
eKontrakt
1
2014-12-30
9. Dokument, mallar och rapporter
Alla dokument som sparas eller skapas i ärendet är inledningsvis arbetsdokument och
måste diarieföras för att bli en fastställd handling.
I detta startkort får du instruktioner om hur du går tillväga.
Dokument
Under fliken ”Dokument” kan du lägga in dokument och skapa nya dokument utifrån
eKontrakts mallar, t ex rekvisitioner. Dokumenten kan ha två olika status:
• Arbetsdokument
• Fastställda handlingar (när de diarieförts på ärendet)
Det är viktigt att du lägger in kontraktet. Skanna in kontraktet i pdf-format och
spara det på din egen dator eller på gemensam server så att du enkelt kan hitta
det när du ska lägga in det enligt instruktionen nedan.
Arbetsdokument
För att lägga in ett dokument i ärendet gör du så här:
Klicka på
och leta upp filen du vill spara på ärendet i fältet ”Välj
arbetsdokument” via knappen ”Browse/Bläddra…”. Det går även bra att skriva
in sökvägen direkt i fältet.
eKontrakt
2
2014-12-30
9. Dokument, mallar och rapporter
Fyll i ett namn i fältet ”Handlingsnamn” som kommer att visas när
arbetsdokumentet diarieförts. Handlingsnamn är ett kort beskrivande namn på
innehållet i handlingen.
Välj typ av handling i fältet ”Handlingstyp”.
Klicka på
arbetsdokument.
för att lägga till dokumentet på ärendet som ett
Obs! För att dokumentet ska bli en handling måste du diarieföra det, se instruktionen
för ”fastställd handling” nedan.
Ladda upp en ny version av ett arbetsdokument.
Klicka på symbolen för Ladda upp ny version av dokumentet:
Leta upp den nya versionen på din dator och spara:
Öppna ett dokument och redigera
Klicka på filnamnet och välj att spara dokumentet på din dator. Om du redigerar
dokumentet måste du ladda upp en ny version av det på ditt ärende (se beskrivning
ovan).
Om du har Office add-in installerat så öppnas dokumentet när du klickar på det med
detta program. Du behöver då inte spara det på din dator. När du sedan sparar så
sparas dokumentet som en ny version i systemet. Som handläggare har du tillgång till
alla versionerna i DFS. Detta gäller bara dig som har Office add-in installerat (du måste
då köra Microsoft Office, har du Open Office finns det en speciell add-in). Kontakta
servicedesk@lu.se om add-ins. Det finns även mer information på s 6ff i denna manual.
Fastställd handling
Om dokumentet är färdigt och inte ska ändras mer ska du diarieföra dokumentet så att
det blir fastställt och därmed en handling. I DFS kommer det att synas att det finns en
handling, men det går inte att öppna där.
Klicka på symbolen för att Diarieföra dokumentet.
eKontrakt
3
2014-12-30
9. Dokument, mallar och rapporter
Klicka Ja på frågan. Dokumentet är nu inte längre något arbetsdokument, utan
en fastställd handling.
Skapa dokument utifrån mallar
Mallarna i eKontrakt hämtar uppgifter från det aktuella ärendet som t ex
kontraktsnummer och anslagsgivare.
Vilka mallar finns?
För tillfället finns följande mallar:
•
•
•
•
Rekvisition, svensk (Word)
En färdig brevmall som du kan skicka till anslagsgivaren när det är dags att
rekvirera medel. Mallen hämtar data från ärendet, som t ex kontraktsnummer
och projektledare. Det du behöver komplettera är belopp och anslagsgivarens
adress, samt korrekta uppgifter i sidfoten.
Rekvisition, engelsk (Word)
Engelsk variant av rekvisition, se ovan.
Underlag till utredningskonto, bidrag (Word)
En mall som hämtar grunddata från ärendet och kan användas som underlag vid
utbokning från utredningskontot, t ex om någon annan än du själv bokar ut och
behöver få reda på diarienumret (obligatoriskt att ange vid utbokning). Du kan
komplettera med kodsträng och ev. belopp (om det gäller en specifik
inbetalning).
Ärendekort (Word)
En sammanfattning av ärendet.
1
Bild: Kenneth Ruona
eKontrakt
4
2014-12-30
9. Dokument, mallar och rapporter
Var hittar jag mallarna?
Mallarna finns i samma formulär som du letar upp dina filer på datorn i.
Klicka på
och leta upp mallen du vill använda i fältet ”Mallar”.
Klicka på
arbetsdokument.
för att lägga till dokumentet på ärendet som ett
Mallen hämtar information om ärendet och lägger in det i dokumentet. Du kan öppna
dokumentet och göra egna redigeringar. Du måste t ex ändra sidfoten och beloppet.
eKontrakt
5
2014-12-30
9. Dokument, mallar och rapporter
Klicka på dokumentet för att öppna det.
eKontrakt
6
2014-12-30
9. Dokument, mallar och rapporter
Hur lägger jag in t ex ett e-postmeddelande eller Word-dokument som
handling på mitt ärende direkt från Office?
Via Office Add-in kan du spara arbetsdokument och handlingar direkt från de olika
program som ingår i Microsoft Office, t ex Outlook, Word, Excel och PowerPoint. Office
Add-in hittar du under fliken Tillägg. Finns det inte där kan du skicka en förfrågan till
servicedesk@lu.se (om du ingår i EGA) och be dem lägga in det på din dator.
I instruktionen nedan lär du dig hur du sparar ett e-postmeddelande från Outlook, men
samma tillvägagångssätt använder du även när du vill spara t ex ett Word-dokument
eller Excel-ark på ditt ärende.
1. Markera e-postmeddelandet i din inkorg genom att klicka på det.
2. Klicka på fliken W3D3.
3. Välj om du vill spara e-postmeddelandet som ett nytt arbetsdokument eller som
en handling:
4. Fyll i sökvägen https://dfs.adm.lu.se. Logga in med din eKontraktsbehörighet
(samma som i DFS):
Om du markerar
”Kom ihåg
inloggning” så
sparas inloggningsinformationen på
din profil, då
behöver du inte
ange den varje gång
du vill använda
Office Add-in.
eKontrakt
7
2014-12-30
9. Dokument, mallar och rapporter
5. Fönstret ”Spara handling (/nytt arbetsdokument) i ärende i W3D3” öppnas:
6. Välj ”eKONTRAKT” i fältet Ärendeserie.
7. Sök fram ditt ärende i fältet Ärendenummer (diarienumret). Det går bra att söka
på en del av diarienumret.
8. Klicka på Sök.
9. Sökresultatet visas undertill i ”Ärenden”:
10. Klicka på det aktuella ärendet bland ”Ärenden”:
11. Klicka på <OK>.
eKontrakt
8
2014-12-30
9. Dokument, mallar och rapporter
12. Fönstret ”Spara till W3D3: KONTRAKT XXXX/XXX – Titel” öppnas om du från
början valde ”Spara som handling”. Valde du att spara som arbetsdokument så
sparas dokumentet utan att du behöver fylla i nedanstående
handlingsinformation.
13. Ange Handlingstyp.
14. Låt bockarna i rutorna ”Meddelandetext”, ”Meddelandehuvud” (om du behöver
information om vilken server som skickat meddelandet eller skannern som
skannat) och ”Bilagor” stå kvar.
15. Klicka på <OK>.
16. Nu sparas ditt e-postmeddelande på ärendet. Du kan gå in i eKontrakt och hittar
det under fliken ”Dokument”. Eftersom vi i exemplet hade en bilaga finns det tre
dokument till samma e-postmeddelande (ett vardera för ”Meddelandetext”,
”Meddelandehuvud” och ”Bilagor”):
Samtliga manualer för eKontrakt hittar du på Ekonomiwebben:
http://www.ekonomiwebben.lu.se/for-mitt-arbete/system-och-manualer/ekontrakt
eKontrakt
9
2014-12-30