doc10. Plan för intern kontroll 2015
download 
Report Transcription
10. Plan för intern kontroll 2015
Malmö stad 1 (1) Stadsområdesförvaltning Söder Datum Tjänsteskrivelse 2015-02-16 Vår referens Jenny Ahlm Controller Jenny.Ahlm@malmo.se Plan för intern kontroll 2015 SOFS-2015-32 Sammanfattning Intern kontroll handlar om att säkerställa att verksamheten har en bra kvalitet. Stadsområdesförvaltningen tar varje år fram en plan för den interna kontrollen och denna baseras på riskanalyser som genomförts av stadsområdesförvaltningen och stadsområdesnämndens arbetsutskott. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Söder föreslås besluta att godkänna intern kontrollplan 2015 Beslutsunderlag • • • Tjänsteskrivelse SoN Söder 150225 Plan för intern kontroll 2015 Intern kontrollplan 2015 för Stadsområdesnämnd Söder Bilaga 1. Samtliga riskanalyser Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Söders arbetsutskott 2015-02-11 Stadsområdesnämnd Söder 2015-02-25 Ärendet Intern kontroll handlar om att ha säkerställa att verksamheten har en bra kvalitet. Ledningen ska ha ett grepp om både ekonomi och verksamhet, arbetet ska vara effektivt och det ska vara ordning och reda. Den interna kontrollen ska säkerställa att verksamheten kan arbeta för att uppnå de politiskt satta målen. Stadsområdesförvaltningen tar varje år fram en plan för den interna kontrollen. Underlaget till den interna kontrollplanen utgörs av riskanalyser som gjorts i samtliga avdelningar, av förvaltningens ledningsgrupp och av nämndens arbetsutskott. Samtliga riskanalyser bifogas den interna kontrollplanen så att nämnden kan ta del av de överväganden som gjorts. Ansvariga SIGNERAD Lena Wetterskog Sjöstedt, stadsområdesdirektör Malmö stad Stadsområdesnämnd Söder Intern kontrollplan 2015 för Stadsområdesnämnd Söder Syftet med planen för intern kontroll för stadsområdenämnd Söder är att säkra en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, en tillförlitlig finansiell rapportering, tillförlitlig information om verksamheten och att verksamheten efterlever lagar, föreskrifter och andra styrdokument. 1 (6) Ordning och reda I intern kontrollplanen noteras de kontrollmoment som ska utföras under året. Resultatet av kontrollerna rapporteras till nämnden i samband med delårsrapporter och årsanalys. Kontrollmomenten har valts ut på följande sätt: 1. Varje avdelning har identifierat och analyserat risker för verksamheten utifrån avdelningens viktigaste processer med hänsyn till de mål som är satta för verksamheten. 2. Stadsområdesförvaltningens ledningsgrupp har gjort en riskanalys utifrån sin övergripande roll. 3. Stadsområdesnämndens arbetsutskott har gjort en riskanalys med utgångspunkt i nämndens styrande uppdrag. Samtliga riskanalyser som ligger till grund för planen redovisas som bilaga till planen. Styra mot effektivitet Intern kontroll Grepp över både verksamhet och ekonomi 2 (6) Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Metod Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. INDIVID OCH FAMILJEOMSORG Utbetalning av ekonomiskt bistånd: • Att beslut inte fattats i enlighet med delegation • Att utbetalning inte går till rätt person • Att felaktigt belopp utbetalas Stickprovskontroller av Enheten för vuxna, sektionerna dokumentation och de för ekonomiskt bistånd underlag som ligger till grund för utbetalningar Ansvarig: enhetschef Granskning genomförs i mars och september Granskningen ska vid varje tillfälle omfatta 20 slumpmässigt utvalda betalningar vid en slumpvist utvald månad utifrån följande checklista: • Finns tillräcklig dokumentation för utbetalningen? • Finns underlag? • Har betalningen gått till rätt mottagare med rätt summa? • Har beslut fattats i enlighet med gällande lagstiftning? Dataintrång: att obehöriga anställda kan ta del av känsliga uppgifter och sprida dessa vidare Loggning av personal i Procapita avseende en slumpvis utvald dag per kvartal Ska ske på avdelnings-, enhetsoch sektionsnivå av respektive chef En slumpvis utvald dag per kvartal Kontrollen ska omfatta minst en dags loggningar och datum för denna väljs slumpvis av respektive chef. Kontrollen ska per kvartal omfatta alla anställda och följa de skriftliga rutiner som finns Att lagstiftningen inte efterlevs avseende förhandsbedömningar Granskning av inkomna anmälningar avseende om förhandsbedömningar gjorts Enheten för barn & familj En slumpvis utvald månad Granskningen ska mäta tiden mellan anmälan och förhandsbedömning avseende samtliga anmälningar under en slumpvis utvald månad: • Har förhandsbedömning gjorts inom 14 dagar från det att anmälan inkom? Ansvarig: enhetschef 3 (6) Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Metod Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Ramavtal och upphandlad vård: • Att verksamheten bryter mot innehåll i avtal och kan riskera en stämning • Att valda behandlingsalternativ inte uppfyller kriterier avseende kvalitet, kompetens, försäkringar, uppsägningstider etc vilket kan förlänga en placering med risk för högre kostnader Granskning av att ramatalet för upphandlad vård för Skåne, Halland och Kronobergs län efterlevs. Ansvarig: Kvalitetscontroller Granskning sker löpande under året och redovisas i samband med uppföljningen av 2015 Granskningen ska omfatta alla placeringar avseende externa institutions- och öppenvårdsplaceringar: • I de fall beslut fattats att upphandla vårdgivare utanför ramavtalet, finns det dokumentation och beskrivning av skälen till att gå utanför ramavtalet? Att barnens behov inte tillgodoses i förhållande till skälig levnadsnivå i boendeutredningar Granskning av akter Enheten för vuxna, sektionen för vuxenmottag och boendetillsyn Granskning genomförs i maj och november Granskningen ska vid varje tillfälle omfatta alla boendeutredningar gällande barnhushåll som har resulterat i insatser. Utredningar från en slumpvis utvald månad granskas utifrån checklistan: • Finns det dokumenterat om barnens behov är identifierade? • Finns det dokumenterat avseende vad som har gjorts för att tillgodose dessa behov? Ansvarig: enhetschef VÅRD OCH OMSORG Att SoL-avvikelser inte skrivs av verksamheterna Statistikuppföljning Socialt ansvarig samordnare (SAS) 3 ggr/år Maj, september, helåret Antal avvikelser Att rutin för läkemedelshantering inte följs Statistikuppföljning Medicinsk ansvarig sjuksköterska (MAS) 1 ggr/år Oktober Extern apoteksgranskning 4 (6) Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Metod Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Uppföljning/omprövning av biståndsbeslut enligt SoL och insatser enligt LSS görs inte innan beslut löper ut Statistikuppföljning Utvecklingssekreterare 2 ggr/ år September, helåret Andel utgångna beslut Brister i den dagliga informationsöverföringen mellan professioner inom ordinärt boende Minnesanteckningar från APT att rutinen tagits upp i alla arbetsgrupper Enhetschef ordinärt boende 2 ggr/ år Maj, helåret Upprättande av rutin och därefter följsamhet till rutin Brister i den dagliga informationsöverföringen mellan professioner inom särskilt boende Minnesanteckningar från APT att rutinen tagits upp i alla arbetsgrupper Enhetschef särskilt boende 2 ggr/ år Maj, helåret Följsamhet till rutin Kontroll av avdelningens uppdrag avseende tvärprocesserna Avdelning för områdesutveckling En gång per år i samband med Intervju med chefer och medarbetare samt förvaltningscontroller årsanalysen OMRÅDESUTVECKLING Risk för att tappa tvärfrågor STYRANDE OCH STÖDJANDE VERKSAMHET Risk för stort underskott Kontroll att återrapportering till ledningsgruppen i samband med utfallsprognos 1, delårsbokslut 1, delårsbokslut 2, utfallsprognos 2 samt årsanalys sker Ekonomiavdelningen I samband med delårsrapport 1, 2 och årsanalys Granskning av ledningsgruppens minnesanteckningar och vilka beslut som fattats 5 (6) Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Metod Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Leverantörsfakturor/utbetalningsunderlag innehåller felaktiga uppgifter Kontrollera att leverantörsfaktura/utbetalning innehåller: – Rätt moms – Rätt kontering, belopp – Rätt fakturaadress – Rätt granskningsattest – Rätt beslutsattest – Betalningstidpunkt Ekonomiavdelningen 2 ggr per år maj och nov Kontroll av 30 fakturor som representerar alla typer av fakturor (reskontraposttyper) Representation följer inte regelverket Kontrollera att regelverket följs avseende; deltagare, moms, syfte, konto Ekonomiavdelningen 3 ggr per år april, aug, nov Kontroll av 10 fakturor per gång. Söks med utgångspunkt i leverantör Felaktigheter i inventeringen av Kontrollera att antalet datorer registrerade datorer överensstämmer med det faktiska antalet datorer Ekonomiavdelningen 3 ggr per år april, aug, nov Jämförelse mellan inventeringslistan och det faktiska antalet datorer Frånvarorapportering, sjuk och VAB, sker inte enligt regler och rutiner. Felaktig lön/ersättning utgår Kontroll att rutiner följs HR-avdelningen 1 ggr i nov. Enkät till chefer och chefstöd gällande kunskaper, regler och riktlinjer för frånvarohantering Felaktigheter i anställningsavtal Kontroll att rutiner följs gällande hantering av anställningsavtal HR-avdelningen 1 ggr/år i samband med DR2 Enkät till chefer och chefstöd gällande kunskaper, regler och riktlinjer för upprättande av anställningsavtal och arkivering/dokumenthantering Rekryteringsprocessen avseende referenstagning följs inte HR-avdelningen 1 ggr/år i samband med DR2 Enkät till chefer Kontrollera att rekryteringsprocessen följs med fokus på referenstagning 6 (6) Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Felaktig registrering av arvoden Kontroll av arvoderingstill politikerna underlaget och se om det överensstämmer med reglerna Nämndssekreterare från annan förvaltning I samband med delårsrapport 1, 2 och årsanalys Granskning av de senast utbetalda förrättningsarvodena Att jämställdhetsperspektivet inte beaktas i beslutsunderlag Nämndssekreterare kontrollerar avdelningarnas ärenden och utvecklingssekreterare från vårdoch omsorgsverksamheten kontrollerar stabens ärenden I samband med delårsrapport 1, 2 och årsanalys Stickprovsgranskning av 4 beslutsärenden per tertial utifrån Malmö stads checklista Jämställdhetsintegrering av dokument och beslut Kontrollera att jämställdhetsperspektivet beaktas i nämndens beslutsunderlag Metod Bilaga 1 Malmö stad 1 (3) Stadsområdesnämnd Söder Riskanalys avdelningen för individ- och familjeomsorg Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Vidare hantering: Multiplicera poäng • Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, för väsentlighet med upprättande av rutin, upprättande av risk inbyggd kontroll. • Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. • Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Fyll i nästa mall. • Accepteras. Utbetalningar IOF, ekonomiskt bistånd • Att beslut inte fattats i enlighet med delegation. • Att utbetalning inte går till rätt person. • Att felaktigt belopp utbetalas. 3 3 9 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Dataintrång IOF Att obehöriga anställda kan ta 4 del av känsliga uppgifter och sprida dessa vidare. 3 12 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Förhandsbedömningar IOF, mottag barn & familj Att lagstiftningen inte efterlevs avseende förhandsbedömningar. 3 3 9 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Ramavtal, upphandlad vård IOF • Att verksamheten bryter mot innehåll i avtal och kan riskera en stämning. • Att valda behandlingsalternativ inte uppfyller kriterier avseende kvalitet, kompetens, försäkringar, uppsägningstider etc. vilket kan förlänga en placering med risk för högre kostnader. 3 3 9 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. 2 Hemlösa hushåll med barn Att barnens behov inte tillgodoses i förhållande till skälig levnadsnivå. 3 3 9 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Familjehemsvård Sammanbrott vid placeringar utanför hemmet. 3 2 6 Inbyggda kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. Barn- och ungdomsvård Sammanbrott vid placeringar utanför hemmet. 3 2 6 Inbyggda kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. Vuxenvård, missbruk Att SIP (samordnad individuell 4 plan) inte upprättas. 1 4 Inbyggda kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. Genomförandeplan, försörjningsstöd Att genomförandeplaner inte upprättas i enlighet med Malmö stads riktlinjer. 2 6 Inbyggda kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. Detta följs upp enligt de rutiner som är upprättade för Malmö stad. Är ett gemensamt utvecklingsområde för Malmö stad. 3 Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontroll-planen Identifierad risk Utbetalning av ekonomiskt bistånd: • Att beslut inte fattats i enlighet med delegation • Att utbetalning inte går till rätt person • Att felaktigt belopp utbetalas Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Stickprovskontroller av Enheten för vuxna, sektionerna dokumentation och de för ekonomiskt bistånd underlag som ligger till grund för utbetalningar Ansvarig: enhetschef Granskning genomförs i mars och september Metod Granskningen ska vid varje tillfälle omfatta 20 slumpmässigt utvalda betalningar vid en slumpvist utvald månad utifrån följande checklista: • Finns tillräcklig dokumentation för utbetalningen? • Finns underlag? • Har betalningen gått till rätt mottagare med rätt summa? • Har beslut fattats i enlighet med gällande lagstiftning? 3 Dataintrång: att obehöriga anställda kan ta del av känsliga uppgifter och sprida dessa vidare Loggning av personal i Procapita avseende en slumpvis utvald dag per kvartal Ska ske på avdelnings-, enhetsoch sektionsnivå av respektive chef En slumpvis utvald dag per kvartal Kontrollen ska omfatta minst en dags loggningar och datum för denna väljs slumpvis av respektive chef. Kontrollen ska per kvartal omfatta alla anställda och följa de skriftliga rutiner som finns Att lagstiftningen inte efterlevs avseende förhandsbedömningar Granskning av inkomna anmälningar avseende om förhandsbedömningar gjorts Enheten för barn & familj En slumpvis utvald månad Granskningen ska mäta tiden mellan anmälan och förhandsbedömning avseende samtliga anmälningar under en slumpvis utvald månad: • Har förhandsbedömning gjorts inom 14 dagar från det att anmälan inkom? Ramavtal och upphandlad vård: • Att verksamheten bryter mot innehåll i avtal och kan riskera en stämning • Att valda behandlingsalternativ inte uppfyller kriterier avseende kvalitet, kompetens, försäkringar, uppsägningstider etc vilket kan förlänga en placering med risk för högre kostnader Granskning av att ramatalet för upphandlad vård för Skåne, Halland och Kronobergs län efterlevs. Ansvarig: Kvalitetscontroller Granskning sker löpande under året och redovisas i samband med uppföljningen av 2015 Granskningen ska omfatta alla placeringar avseende externa institutions- och öppenvårdsplaceringar: • I de fall beslut fattats att upphandla vårdgivare utanför ramavtalet, finns det dokumentation och beskrivning av skälen till att gå utanför ramavtalet? Att barnens behov inte tillgodoses i förhållande till skälig levnadsnivå i boendeutredningar Granskning av akter Enheten för vuxna, sektionen för vuxenmottag och boendetillsyn Granskning genomförs i maj och november Granskningen ska vid varje tillfälle omfatta alla boendeutredningar gällande barnhushåll som har resulterat i insatser. Utredningar från en slumpvis utvald månad granskas utifrån checklistan: • Finns det dokumenterat om barnens behov är identifierade? • Finns det dokumenterat avseende vad som har gjorts för att tillgodose dessa behov? Ansvarig: enhetschef Ansvarig: enhetschef Malmö stad 1 (2) Stadsområdesnämnd Söder Riskanalys avdelning för vård och omsorg och avdelning för bistånd inom vård och omsorg Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Vidare hantering: Multiplicera poäng • Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, för väsentlighet med upprättande av rutin, upprättande av risk inbyggd kontroll. • Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. • Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Fyll i nästa mall. • Accepteras. Avvikelser enligt socialtjänstlagen (SoL) Att SoL-avvikelser inte skrivs av verksamheterna 3 4 12 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll Avvikelser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Att rutin för läkemedelshantering inte följs 4 4 16 Direkt åtgärd: Möjliggöra en större följsamhet till rutinen. Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll Delegeringsprocessen utifrån Upprättad rutin för delegering följs inte HSL 4 4 16 Direkta/planerade åtgärder: Ett kvalitetsäkringsarbete av delegeringsprocessen är påbörjat och kommer att pågå under 2015. Arbetet är en förbättringspunkt i verksamhetens systematiska kvalitetsarbete och kommer att följas upp i kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen för 2015 Handläggningsprocess av ärende enligt SoL och lagen om särskilt stöd till vissa funktionshindrade (LSS) Uppföljning/omprövning av biståndsbeslut enligt SoL och insatser enligt LSS görs inte innan beslut löper ut 3 4 12 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll Särskilt boende Daglig informationsöverföring mellan professioner inom vård och omsorg brister 3 4 12 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll Ordinärt boende Daglig informationsöverföring mellan professioner inom vård och omsorg brister 3 4 12 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll 2 Trygghetslarm Att larm inte blir åtgärdade/ besvarade 4 2 8 En arbetsgrupp arbetar med att kartlägga processen, se över riskerna samt ta fram förslag till åtgärder och rutiner. Befintliga åtgärder bedöms tillräckliga Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontrollplanen Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Metod Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Att SoL-avvikelser inte skrivs av verksamheterna Statistikuppföljning Socialt ansvarig samordnare (SAS) 3 ggr/ år Maj, september, helåret Antal avvikelser Att rutin för läkemedelshantering inte följs Statistikuppföljning Medicinsk ansvarig sjuksköterska (MAS) 1 g/ år Oktober Extern apoteksgranskning Uppföljning/omprövning av biståndsbeslut enligt SoL och insatser enligt LSS görs inte innan beslut löper ut Statistikuppföljning Utvecklingssekreterare 2 ggr/ år September, helåret Andel utgångna beslut Brister i den dagliga informationsöverföringen mellan professioner inom ordinärt boende Minnesanteckningar från APT att rutinen tagits upp i alla arbetsgrupper Enhetschef ordinärt boende 2 ggr/ år Maj, helåret Upprättande av rutin och därefter följdsamhet till rutin Brister i den dagliga informationsöverföringen mellan professioner inom särskilt boende Minnesanteckningar från APT att rutinen tagits upp i alla arbetsgrupper Enhetschef särskilt boende 2 ggr/ år Maj, helåret Följdsamhet till rutin Malmö stad 1 (1) Stadsområdesnämnd Söder Riskanalys avdelningen för områdesutveckling Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Vidare hantering: Multiplicera poäng • Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, för väsentlighet med upprättande av rutin, upprättande av risk inbyggd kontroll. • Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. • Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Fyll i nästa mall. • Accepteras. Avdelningens tvärfrågor Risk för att ”tappa” tvärfrågor inom förvaltningen 3 3 9 Vidare till planen för intern kontroll Avdelningens ekonomiska ramar Risk för att budgeten inte är i balans och att detta påverkar måluppfyllelsen 3 4 12 Direkt åtgärd: Åtgärdsplan med uppföljning i samband med DR1, DR2 och årsanalys Avdelningens organisation Risk för hög arbetsbelastning 3 då avdelningen är liten men med många frågor att hantera 3 9 Direkt åtgärd: Rekrytering av enhetschef och sektionschef Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontrollplanen Identifierad risk Risk för att tappa tvärfrågor Kontrollmoment Kontroll av avdelningens uppdrag avseende tvärprocesserna Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Metod Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Avdelning för områdesutveckling En gång per år i samband med Intervju med chefer och medarbetare samt förvaltningscontroller årsanalysen Malmö stad 1 (1) Stadsområdesnämnd Söder Riskanalys AU Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Vidare hantering: Multiplicera poäng • Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, för väsentlighet med upprättande av rutin, upprättande av risk inbyggd kontroll. • Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. • Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Fyll i nästa mall. • Accepteras. Ärendeprocessen Det är ibland oklart vem som är ansvarig tjänsteman i ett ärende, dvs svårt att följa beslutskedjan 3 2 6 Direkt åtgärd: Börja använda beslutskedjan i ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina Ärendeprocessen Att Netpublicator inte fungerar när förtroendevalda ska ta del av beslutsunderlag 2 3 6 Befintliga rutiner bedöms som tillräckliga. Informera myndighetsutskottet om Riktlinjer för användning av läsplattor som innehåller sekretess Diarieföring Att e-post som skickas till förtroendevalda inte skickas vidare för diarieföring 3 2 6 Direkt åtgärd: Öka de förtroendevaldas kunskap om hanteringen av allmänna handlingar Delegation Att de förtroendevalda inte hinner ta del av sammanställningen av delegationsbeslut under nämndssammanträdena 4 4 16 Direkt åtgärd: Förvaltningen får i uppdrag att se över möjligheten att övergå till en digital presentation av delegationsbesluten. Till dess ska det finnas två uppsättningar av sammanställningarna vid sammanträdena Delegation Det är en risk att delegationsbeslut som hanteras manuellt inte kommer nämnden tillkänna 4 4 16 Direkt åtgärd: Förvaltningen får i uppdrag att se över befintliga rutiner för att säkerställa att alla delegationsbeslut kommer nämnden tillkänna Strejk Bristande rutiner för att hantera strejk 2 2 4 Rutiner för krishantering finns och bedöms som tillräckliga. Information till arbetsutskottet om krishantering vid strejk Malmö stad 1 (2) Stadsområdesnämnd Söder Riskanalys ekonomiavdelningen Granskningsområde/ Identifierad risk process Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Vidare hantering: Multiplicera poäng • Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, för väsentlighet med upprättande av rutin, upprättande av risk inbyggd kontroll. • Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. • Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Fyll i nästa mall. • Accepteras. Leverantörsreskontra Leverantörsfakturor/utbetalningsunderlag innehåller felaktiga uppgifter 3 3 9 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll Kundreskontra Felaktiga kundfakturor 3 2 6 Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka Övrigt Representation följer inte regelverket 3 3 9 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll Övrigt Dagskassor 2 3 6 Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka Återsökt moms Felaktigt återsökt moms 3 2 6 Direkt åtgärd: Översyn av rutiner Kontraktsavtal, hyror Missad uppsägningav avtal vilket kan leda till ökade kostnader 3 2 6 Direkt åtgärd: Kvalitetssäkra rutiner och checklistor IT Felaktigheter i inventeringen av datorer. Utan korrekt inventering kan detta leda till ökade kostnader avseende licenser samt förlust av datorer 3 3 9 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll Budget, uppföljning och prognos Sårbarhet kring avgränsade arbetsområden 3 2 6 Processer för en gemensam struktur håller på att upprättas. Befintliga åtgärder bedöms räcka. 2 Budget, uppföljning och prognos Otydlighet kring roller mellan verksamheterna och ekonomiavdelningen 4 4 16 Direkt åtgärd: Dialog med verksamheternas ledningsgrupper Budget, uppföljning och prognos Ej hållbara åtgärdsplaner utifrån ekonomiavdelningens roll och ansvar 4 4 16 Direkt åtgärd: Kontrollera kommande åtgärdsplaner utifrån ekonomiavdelningens roll och ansvar Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontrollplanen Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Metod Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Leverantörsfakturor/utbetalningsunderlag innehåller felaktiga uppgifter Kontrollera att leverantörsfaktura/utbetalning innehåller: – Rätt moms – Rätt kontering, belopp – Rätt fakturaadress – Rätt granskningsattest – Rätt beslutsattest – Betalningstidpunkt Ekonomiavdelningen 2 ggr per år maj och nov Kontroll av 30 fakturor som representerar alla typer av fakturor (reskontraposttyper) Representation följer inte regelverket Kontrollera att regelverket följs avseende; deltagare, moms, syfte, konto Ekonomiavdelningen 3 ggr per år april, aug, nov Kontroll av 10 fakturor per gång. Söks med utgångspunkt i leverantör Felaktigheter i inventeringen av datorer Kontrollera att antalet registrerade datorer överensstämmer med det faktiska antalet datorer Ekonomiavdelningen 3 ggr per år april, aug, nov Jämförelse mellan inventeringslistan och det faktiska antalet datorer Malmö stad 1 (2) Stadsområdesnämnd Söder Riskanalys förvaltningens ledningsgrupp Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Vidare hantering: Multiplicera poäng • Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, för väsentlighet med upprättande av rutin, upprättande av risk inbyggd kontroll. • Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. • Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Fyll i nästa mall. • Accepteras. Budget och uppföljning Risk för stort underskott 3 3 9 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Verksamhetsstyrning Okunskap om processen för 3 styrning och ledning med mål 2 6 Satsa på kommunikation av nya nämndsmål samt budget- och uppföljningsprocessen. Befintliga åtgärder bedöms tillräckliga. Krishantering Brist på fungerande samordning 4 2 8 Inbyggda rutiner i krisledningsplanen bedöms räcka. Offentlighet och sekretess Bristande kunskap om registrering av handlingar 4 3 12 Direkt åtgärd: Inventera kompetensbehovet och utifrån det planera och genomföra utbildningsinsatser. Kompetensförsörjning Risk att inte lyckas rekrytera rätt personer 3 3 9 Utbildning i rekryteringsprocessen erbjuds regelbundet. Påbörja arbetet med uppdragsbeskrivningar. Befintliga åtgärder bedöms räcka. IT Risk att viktiga system slutar fungera, exempelvis Procapita, Flexite, HRut och Platina 4 2 8 Accepteras: Svårt att påverka systemen eftersom det är central drift. 2 Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontrollplanen Identifierad risk Risk för stort underskott Kontrollmoment Kontroll att återrapportering till ledningsgruppen i samband med utfallsprognos 1, delårsbokslut 1, delårsbokslut 2, utfallsprognos 2 samt årsanalys sker. Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Metod Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Ekonomiavdelningen I samband med delårsrapport 1, 2 och årsanalys Granskning av ledningsgruppens minnesanteckningar och vilka beslut som fattats. Malmö stad 1 (2) Stadsområdesnämnd Söder Riskanalys HR-avdelningen Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Vidare hantering: Multiplicera poäng • Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, för väsentlighet med upprättande av rutin, upprättande av risk inbyggd kontroll. • Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. • Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Fyll i nästa mall. • Accepteras. Självservice i HRut/ Anställning och lön Frånvarorapportering, sjuk och VAB, sker inte enligt Malmö stads regler och rutiner. Felaktig lön/ ersättning utgår. 4 3 12 • • • Kommunicera Malmö stads rutiner och regler till chefer och chefsstöd och medarbetare via NYTT. Implementera introduktion för nyanställda. Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Semesterförläggning/ Anställning och lön Semesterförläggning sker inte 3 i enlighet med lag och avtal. Felaktigheter i anställningsavtal/Anställning och lön Medarbetare har inte anställningsavtal med aktuella uppgifter. Uppgifterna i avtalen ligger till grund för inom vilka ramar arbetsgivaren kan agera. 3 Rekryteringsförfarande/ Rekryteringsprocessen Säkerställ att den Malmö stad gemensamma rekryteringsprocessen följs med särskilt fokus på referenstagning. 3 3 9 • • Fortbildning för chefer Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Sjukfrånvaro/ Rehabiliteringsprocessen Medarbetare med upprepad korttidsfrånvaro eller lång sjukfrånvaro följs inte upp enligt process och rutiner. 3 2 6 • • Fortbildning för chefer Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. 2 6 • • 3 9 • • • Påminnelse till chefer via (HR)Nytt i maj och mail i september. Befintliga åtgärder bedöms räcka. Upprätta rutin för när nya avtal ska skrivas av chef/chefsstöd. Kommunicera rutiner, riktlinjer gällande arkivering/ dokumenthantering. Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. 2 Kränkande särbehandling och Tillräckliga kunskaper saknas kring rutiner, regler och våld & hot riktlinjer. 3 2 6 • • • Önskad tjänstgöringsgrad Medarbetare erbjuds inte anställningar som motsvarar den högre tjänstgöringsgrad som de önskar inom sex månader. 3 2 6 • Implementera rutiner och riktlinjer i förvaltningen Utbilda chefer i kränkande särbehandling (ledarforum 26/1) Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. Kontrollmoment som föreslås ingå i internkontroll-planen Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Metod Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Frånvarorapportering, sjuk och VAB, sker inte enligt regler och rutiner. Felaktig lön/ersättning utgår Kontroll att rutiner följs HR-avdelningen 1 ggr i nov. Enkät till chefer och chefstöd gällande kunskaper, regler och riktlinjer för frånvarohantering. Felaktigheter i anställningsavtal Kontroll att rutiner följs gällande hantering av anställningsavtal HR-avdelningen 1 ggr/år i samband med DR2 Enkät till chefer och chefstöd gällande kunskaper, regler och riktlinjer för upprättande av anställningsavtal och arkivering/dokumenthantering. Rekryteringsprocessen avseende referenstagning följs inte Kontrollera att rekryteringsprocessen följs med fokus på referenstagning HR-avdelningen 1 ggr/år i samband med DR2 Enkät till chefer Malmö stad 1 (2) Stadsområdesnämnd Söder Riskanalys kommunikationsavdelningen Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Vidare hantering: Multiplicera poäng • Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, för väsentlighet med upprättande av rutin, upprättande av risk inbyggd kontroll. • Inbygga kontroller/befintliga åtgärder bedöms räcka. • Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll. Fyll i nästa mall. • Accepteras. Arkivprocessen Arkivet finns i ett skyddsrum 3 3 9 Dialog med stadsarkivet pågår. Planerade åtgärder bedöms som tillräckliga Arkivprocessen Fuktskadade dokument efter översvämning 3 2 6 Säkerställa att alla dokument förvaras i hyllor. Befintliga åtgärder bedöms som tillräckliga Arkivprocessen Bristande kompetens hos arkivansvarig 3 3 9 Direkt åtgärd: Inventera kompetens- och utbildningsbehovet samt upprätta en rutin för det årliga arkivarbetet Expediering av beslut Ingen back up 4 4 16 Direkt åtgärd: Tillskapa back up Arvodering Politiker får inte ersättning eller fel ersättning 3 4 12 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll Indragen planeringssekreterartjänst Hög arbetsbelastning och bristande utvecklingsarbete 3 4 12 Direkt åtgärd: Omfördelning av arbetsuppgifter Beslutsunderlag Att jämställdhetsperspektivet 3 inte beaktas i beslutsunderlag 3 9 Bör kontrolleras: Vidare till planen för intern kontroll 2 Nämnden Behov av extra stöd till nya ledamöter och ny ordförande 2 3 6 Nämnden erbjuds utbildning i bl.a. speciallagstiftning, offentlighet, sekretess och digitala verktyg. Planerade åtgärder bedöms som tillräckliga. Kontrollmoment som föreslås ingå i intern kontrollplanen Identifierad risk Felaktig registrering av arvoden till politikerna Kontrollmoment Kontroll av arvoderingsunderlaget och se om det överensstämmer med reglerna Att jämställdhetsperspektivet Kontrollera att jämställdhetsperspektivet beaktas i inte beaktas i beslutsnämndens beslutsunderlag underlag Kontrollansvar Frekvens och tidpunkt Metod Vilken avdelning eller funktion ska utföra kontrollen? Hur många gånger per år och i Beskriv kortfattat vilka metoder som ska vilken eller vilka månader? användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska kontrolleras och på vilket sätt. Nämndssekreterare från annan förvaltning I samband med delårsrapport 1, 2 och årsanalys Granskning av de senast utbetalda förrättningsarvodena Nämndssekreterare kontrollerar avdelningarnas ärenden och utvecklingssekreterare från vårdoch omsorgsverksamheten kontrollerar stabens ärenden I samband med delårsrapport 1, 2 och årsanalys Stickprovsgranskning av 4 beslutsärenden per tertial utifrån Malmö stads checklista Jämställdhetsintegrering av dokument och beslut
