Manual för att registrera en anställds sjukfrånvaro samt registrera

Version 1.1
Manual för att registrera en anställds sjukfrånvaro samt registrera läkarintyg
När en anställd blir sjukskriven är det viktigt att det blir rätt för alla inblandade parter. Vid kortare
sjukfrånvaro registrerar den anställde detta i Personec (Självservice) när han/ hon återkommit till
arbetet. Men vid längre sjukfrånvaro är det dennes chef som registrerar detta. I denna manual får
berörd chef vägledning.
När Personec har stängt för chef eller om du finner att detta moment är svårt kontaktar du
Lönecentrum ifall att ändringar i en sjukskrivning måste göras. Det går även bra att maila till din
personliga kontakt och meddela läkarintygets datum samt första sjukdag så registreras detta av
Lönecentrum.
Att sjukskrivningen registreras rätt och i tid är av stor betydelse för den anställde då det påverkar
dennes inkomst. Om sjukskrivningen registreras för sent uppstår en löneskuld vilket kan vara mycket
besvärande. Vidare är läkarintyg en konfidentiell handling och ska inte vara tillgänglig för andra än
den anställde och berörd chef. Därför ska läkarintygen inte skickas till Lönecentrum.
Välkommen att kontakta oss om du har övriga frågor eller funderingar antingen till din personliga
kontakt eller till supporten.
Logga in som Arbetsledare och välj Organisation. Välj ditt område.
Tveka inte att kontakta Lönecentrum om du har frågor eller funderingar. Ring direkt till din kontaktperson eller till
supporten: Älvkarleby: 026-831 52 │ Knivsta: 018-34 70 82 │ Tierp: 0293-21 82 00
1
Version 1.1
Efter att ditt ansvarsområde har valts går du in på ”Frånvaro”. Välj ”Period” som avses eller ”Alla
perioder” (för att se en lista på all frånvaro). Leta sedan upp den anställde i rullgardinen vid fliken
”Anställd”. Välj ”Alla” och sedan ”Sök”. I detta exempel har den anställde en pågående sjukskrivning
vilket medför att en ny sjukdomsperiod inte ska skapas. Klicka därför på den anställdes namn (dolt på
denna bild) så öppnas den pågående sjukdomsperioden.
Följande bild kommer upp och det enda som görs är att fylla i ”Läkarintyg tom”. Välj sedan ”Spara”.
Tveka inte att kontakta Lönecentrum om du har frågor eller funderingar. Ring direkt till din kontaktperson eller till
supporten: Älvkarleby: 026-831 52 │ Knivsta: 018-34 70 82 │ Tierp: 0293-21 82 00
2
Version 1.1
Ny sjukdomsperiod
Om den anställde inte har en pågående sjukdomsfrånvaro väljs ”Ny post” efter det att den anställde
har hittats i listan.
Vid ”Frånvaroorsak” väljer du ”Sjukdom/ Normalnivå”. Vid datum from menas första sjukdag. Fyll
inte i ”Datum tom” när det gäller en längre sjukskrivning eller om du misstänker att den anställde
kommer att bli förlängt sjukskriven.
Fyll i läkarintygets tom datum. Fyll i ”Omfattning”. Om den anställde är sjukskriven 50 % skrivs 0.5,
25 % skrivs 0.25 osv. Vid heltidssjukskrivning lämnas fältet blankt.
Fyll i ”Kvot från anst” vid deltidssjukskrivning. Kryssa i ”Tillstyrkt” och ”Beviljad”. Välj sedan
”Visa förskasseuppg”.
OBS! ”Kvot från anst” ska endast fyllas i vid deltidssjukskrivning.
Tveka inte att kontakta Lönecentrum om du har frågor eller funderingar. Ring direkt till din kontaktperson eller till
supporten: Älvkarleby: 026-831 52 │ Knivsta: 018-34 70 82 │ Tierp: 0293-21 82 00
3
Version 1.1
Fyll i ”1:a sjukdag” (första dagen som den anställde insjuknade). Välj ”Spara”. OBS! Glöm inte att
rapportera schemat om den anställde är deltidssjukskriven. Detta rapporteras till Lönecentrum och
schemaansvarig för TimeCare.
Tveka inte att kontakta Lönecentrum om du har frågor eller funderingar. Ring direkt till din kontaktperson eller till
supporten: Älvkarleby: 026-831 52 │ Knivsta: 018-34 70 82 │ Tierp: 0293-21 82 00
4
Version 1.1
Vid förlängd sjukskrivning med ny omfattning
Om den anställde blir fortsatt sjukskriven men med ändrad omfattning måste en ny sjukskrivning
registreras med rätt ”Omfattning”. OBS! Det är mycket viktigt att fylla i rätt datum på 1:a sjukdag i
uppgifterna som skickas till Försäkringskassan. Detta datum ska alltså vara den dag som den anställde
först insjuknade.
Tveka inte att kontakta Lönecentrum om du har frågor eller funderingar. Ring direkt till din kontaktperson eller till
supporten: Älvkarleby: 026-831 52 │ Knivsta: 018-34 70 82 │ Tierp: 0293-21 82 00
5
Version 1.1
Vid semester under sjukfrånvaro
En anställd som är sjukskriven en längre period har rätt att ta ut sparad semester. Detta oavsett
omfattning på sjukskrivningen.
I ”Frånvaroorsak” väljs ”Semester under sjukled”. Fyll i avsett datum, ”Tillstyrkt” och ”Beviljad” och
slutligen ”Spara”.
Tveka inte att kontakta Lönecentrum om du har frågor eller funderingar. Ring direkt till din kontaktperson eller till
supporten: Älvkarleby: 026-831 52 │ Knivsta: 018-34 70 82 │ Tierp: 0293-21 82 00
6