Fråga 1: Vilka delar av organisation, enhet eller grupp av

2015-04-20
Fråga 1: Vilka delar av organisation, enhet eller grupp av människor, omfattas av egendeklarationen
och om avgränsning skett varför har det skett?
Svar: Egendeklarationen omfattar HSB Göteborg ekonomisk förening.
Alla dotterbolag med innehav större än eller lika med 50 % ingår. Flertalet av dessa bolag är helägda
av HSB Göteborg och äger hyresfastigheter. Utöver dessa bolag finns några projektutvecklingsbolag
samt ett leasingbolag. Förvaltningen av dessa bolag sköts av medarbetare från HSB Göteborg. Under
2013 har behov av eventuell genomlysning av dessa bolag diskuterats för att se över möjlig påverkan,
med resultat att endast ett dotterbolag är av den karaktären att en genomlysning kan behöva göras. Då
den andra delägaren i detta bolag ev. kommer att göra en genomlysning enligt ISO 26000 avvaktar vi
med att genomlysa detta hälftenägda dotterbolag.
Bolag med innehav som understiger 50 % behandlas som en viktig intressant med särskild möjlighet till
påverkan. I denna grupp ingår också till hälften ägda bolag med markinnehav, men utan verksamhet.
Se bilaga ”Koncernbild” (1), ”PM om dotterbolagsanalys”.
Fråga 2: Vilka leverantörer, entreprenörer, agenter etc. anser ni att ni kan styra respektive påverka
med ert sociala ansvarstagande?
Svar: Vi har en möjlighet att påverka hela vår omvärld genom vårt agerande. Detta faktum är en
utgångspunkt för vårt arbete med ansvarsfrågor. I synnerhet kan vi påverka de fem huvudgrupperingar
som vi identifierat som våra viktigaste intressenter och som vi för en löpande dialog med. Påverkan och
inflytande sker:
1. indirekt genom ”vanliga” affärsrelationer, samt specifikt
2. genom avgränsade diskussioner med partners och leverantörer om generella hållbarhets- och
ansvarsfrågor samt
3. specifika intressentorienterade problem och möjligheter.
Vi för diskussioner med leverantörer och partners i syfte att kunna spåra varor och tjänster i
värdekedjan och påverka i den mån vi kan. Kontroll sker initialt via större leverantörer och partners.
HSB Göteborg initierade under 2014 i samarbete med byggbolaget PEAB arbete med att
hållbarhetssäkra inköp och process för entreprenadupphandling. Den systematiska genomgången av
större (som vi anser att vi kan påverka på ett direkt sätt) leverantörer visade på en stor vilja att förbättra
sitt arbete med hållbarhetsfrågor. Som en del av detta arbete har vi tillsammans med SP också gjort en
studie för att överföra krav och riktlinjer i ISO 26000 till AF (allmänna föreskrifter) för
entreprenadupphandling. HSB Göteborg har inget eget system för att fånga intressentförväntningar
som ställs i första hand till våra underleverantörer.
Ett exempel på påverkan är i vår relation till entreprenören Peab där vi i pågående
nyproduktionsprojekt (Umbra) integrerat hållbarhetsfrågorna på ett sätt som tidigare aldrig gjorts. Se
bilaga ”ISO 26000 i Umbra Partneringprojekt med Peab”.(12) Peab var en av arrangörerna under 2013
av, den av HSB Göteborg startade, Ansvarsstafetten. Se bilaga ”Ansvarsstafetten, socialt
ansvarstagande i praktiken”.(12)
Ett exempel på leverantör som vi har inlett samarbete med och där ansvarsfrågorna varit i fokus är
Podab. Tillsammans har vi tittat på leveranslogistik, certifieringar, andra relevanta dokument mm i syfte
att få ett hållbart samarbetsavtal.
1
Fråga 3: Hur och var beskriver organisationen sitt övergripande ställningstagande för socialt
ansvarstagande ”i förhållande till vision/policy, affärsidé/verksamhetsidé, strategier, mål och
organisationskultur (etik, värderingar) ” i syfte att maximera bidraget till hållbar utveckling?
Svar: HSB Göteborgs allomfattande ställningstagande kring hållbarhets- och ansvarsfrågor görs
specifikt i den övergripande Ansvarspolicyn som är del av verksamhetsstyrningen samt i
Uppförandekoden som ligger till grund för bl. a leverantörskontakter.
Viljeyttring kring hållbarhets- och ansvarsfrågor görs också konkret i vår Vision, Uppdrag samt i vår
HSB-gemensamma värderingsgrund ETHOS, där H:et står för Hållbarhet som skall genomsyra vårt
beteende.
Se även ”Uttalande” längst bak i egendeklarationen.
Se bilagor ”HSB Göteborgs verksamhetsplan 2015-17” (i denna framgår vision, uppdrag, värderingar,
ansvarspolicy, miljöpolicy, inköpspolicy, medarbetarpolicy mm), se även ”Uppförandekod (Code of
Conduct) för partner och leverantör”(2). Samtliga dessa dokument finns även på vårt intranät.
Fråga 4: När och på vilken nivå i organisationen är detta ställningstagande fastställd?
Svar: Beslut om att arbeta med samhällsfrågor ur ett ansvars- och hållbarhetsperspektiv utifrån ISO
26000 har tagits av såväl styrelsen som ledningen under 2010. Ansvarspolicyn samt perspektivet
”Samhällsansvar” lades vid samma tillfälle till i verksamhetsplanen.
Fråga 5: Hur har de sju principerna för socialt ansvarstagande (ansvarighet, transparens, etiskt
uppförande, respekt för intressenternas intressen, respekt för rättsstatens principer, respekt för
internationella uppförandenormer, samt respekt för de mänskliga rättigheterna) integrerats i
organisationens styrdokument?
Svar: För att säkerställa att dessa frågor finns med har en övergripande Ansvarspolicy fastställts där
principerna tagits i beaktande och några dessutom används. Perspektivet ”Samhällsansvar” har lagts
till i de balanserade styrkorten Strategiska mål finns och beslutas och revideras årligen. Miljö-, inköpsoch mångfaldspolicy innehåller riktlinjer för samhällsansvar som stödjer arbetet. Vid den årliga
verksamhetsplaneringen involveras såväl medarbetare, ledning och styrelse.
Fråga 6: Hur säkerställs det att nödvändiga resurser är tillgängliga (t.ex. avseende ansvar, budget,
tidsplan)?
Svar: I samband med den strategiska planeringen sätts mål för ”Samhällsansvar”. Dessa mål bryts
sedan ner till operativa mål, handlingsplaner och aktiviteter där ansvar framgår. Bland annat kommer
inputen från vår årliga medarbetarkonferens. De strategiska målen fastställs av styrelsen vid den årliga
strategikonferensen och dokumenteras i verksamhetsplanen. Vid det årliga budgetarbetet säkerställs
resurserna för att uppnå målen. Uppföljning av målen sker löpande på samma sätt som för andra
strategiskt viktiga frågor. Vid större aktiviteter/utvecklingsprojekt som är mer resurskrävande tillämpas
vår ”Arbetsmodell för projektverksamhet” för att säkerställa resurser och tidplan.
Verksamhetscontrollern är övergripande ansvarig för hållbarhetsfrågorna och bevakar vid den årliga
verksamhetsplaneringen att resurser finns tillgängliga.
Se bilaga ”Årscykel HSB Göteborg”(10)
Fråga 7: Hur har ansvar och befogenheter delegerats och kommunicerats inom organisationen?
Svar: Verksamhetscontrollern har övergripande ansvar för ISO 26000. Informationschefen har
kommunikations- och informationsansvaret. För inköpsfrågorna ansvarar inköpschefen. För miljöfrågor
ansvarar miljöchefen. Inom respektive affärsområde finns en ansvarig person som ingår i HSB
Göteborgs hållbarhetsgrupp. Information om vårt arbete med samhällsansvar kommuniceras bl. a via
vårt intranät till alla medarbetare. Tydligt ansvar finns för styrande dokument (policyer och riktlinjer),
strategiska mål, affärsområden mm. I samband med ledningens årliga tvådagars strategimöte fastställs
ansvar för processer, projekt mm för kommande verksamhetsperiod.
2
Implementeringsarbetet för övergripande hållbarhets- och ansvarsfrågor drivs via en dedikerad
arbetsgrupp med representanter för alla affärsområden och viktiga enheter. Arbetsgruppen genomförde
ett initialt arbete under 2012-2014. Under 2015 kommer gruppen att få en annan sammansättning men
med i princip samma uppdrag. En ny mindre operativ grupp med verksamhetscontroller, miljö- samt
informationschef kommer att agera som styrgrupp fr o m 2015. Gruppen ska stödja organisationen för
att optimera vårt bidrag till hållbar utveckling och stärka vår position på marknaden, utifrån de
övergripande strategiska (hållbarhets)målen. Gruppens arbete ska också säkerställa att mål,
handlingsplaner och aktiviteter genomförs och följs upp.
Se bilagor med exempel från arbetsmaterial i samband med framtagning av ”viktigaste
ansvarssituationerna” inom förvaltning, inköp och information.(15)
Fråga 8: Vilka processer och rutiner används för att säkerställa att organisationen uppnår avsedda
resultat?
Svar: Processer och rutiner som används är: verksamhetsledningssystemet, balanserat styrkort med
perspektivet ”Samhällsansvar”, årscykeln för verksamhetsplanering, processer och årscykel för
intressentdialoger, måluppföljning såväl på ledningsnivå som på operativ nivå, ”ansvarslogg” för
samhällsansvarsfrågor, löpande screening av leverantörer utifrån ett hållbarhets- och
ansvarsperspektiv samt, på sikt, leverantörskontrollbesök. Dessutom används intervjuer och
intressentdialog. Se även svar på fråga 5.
Fråga 9: Vilken metodik har använts för att identifiera behovet av kompetensutveckling för socialt
ansvarstagande inom organisationen – t.ex. utifrån existerande värderingar, kultur och intressentdialog
eller för att nå de mål som har fastställts?
Svar: Vi har genomfört en gap - analys med avstämning mot ISO 26000 som tydliggjorde behovet av
kompetenshöjning avseende de mänskliga rättigheterna. Under den årliga tvådagarskonferensen
(2011) för alla medarbetare, ägnades merparten av tiden till ISO 26000 och de mänskliga rättigheterna.
Uppföljning gjordes vid konferensen 2012, 2013 och 2014. Med denna utbildning gavs initialt en
gemensam grund för alla medarbetare.
I syfte att höja kompetensen specifikt hos vissa utvalda medarbetare men även allmänt hos samtliga
medarbetare har en hållbarhetsgrupp bildats. I gruppen ingår bl. a inköpschef och informationschef
samt representanter för affärsområdena. Gruppen utbildas med hjälp av extern konsult med ”hemläxor”
mellan utbildningstillfällena och har i uppdrag att informera/utbilda enheternas medarbetare och
säkerställa att hållbarhetsaktiviteter tas fram och genomförs i hela organisationen.
För att ytterligare höja kompetensen har såväl VD som flera affärsområdeschefer genomgått en
sexdagarsutbildning i mångfald. En affärsområdeschef har gått en universitetsutbildning i CSR.
Miljöansvarig och hållbarhetsansvarig har medverkat vid återkommande hållbarhetsträffar inom ramen
för CSR Västsverige (där HSB Göteborg är medlemmar).
En enhetsspecifik kompetensgenomgång är gjord under 2013 av hållbarhetsgruppen med stöd av HRenheten. I samband med denna har kompetensbehov för strategiska medarbetare kartlagts ytterligare.
Den har våren 2015 också integrerats i företagets övergripande kompetensförsörjningsplan Se bilaga
"PM kompetensinventering" (25).
Fråga 10: Hur registreras behovet av kompetensutveckling och införskaffad kunskap och medvetenhet
för medarbetarna inom organisationen?
Svar: Kompetensutvecklingsbehov och genomförd utbildning hanteras i HR-systemet ProCompetence i
vilket en tydlig utbildningsplan med verktyg och innehåll skall finnas. Systemet kommer att utvecklas i
samband med kompetensutvecklingen (se fråga 9). Specifik kunskap som rör hållbarhet hanteras inom
ramarna för den vanliga kompetenshanteringen. Exempel på hållbarhetsrelaterade kompetensfrågor
som löpande finns med i behovssituationen är värderingar, korruptionsfrågan, frågor kring
miljömedvetenhet, mänskliga rättigheter samt mångfald. Rutinerna för utvecklingssamtal ska
tydliggöras så att kompetensbehov kring hållbarhetsfrågan alltid finns med vid samtalen/planeringen.
Se även svar på fråga 9
3
Fråga 11: På vilken nivå i organisationen har identifiering av intressenter genomförts?
Svar: Diskussionen kring intressenter och analys samt identifieringen av dessa har förts på högsta
beslutsnivå inom HSB-federationen. Beslut har tagits av förbundsstämman (där alla HSB-föreningarna
är representerade). HSB Göteborg använder sig av denna HSB-gemensamma intressentmodell. HSB
Göteborgs ledning har också genomfört intressentanalys för att ytterligare definiera och prioritera
intressenter.
Fråga 12: Hur har identifieringsprocessen sett ut som har lett fram till de utvalda intressenterna?
Svar: Identifieringen av intressenterna föregicks av en analys där en mängd olika intressentgrupper
diskuterades. Dessa presenterades i ett beslutsunderlag inför förbundsstämman 2003. I samband med
detta arbete fastställde förbundsstyrelsen dokument och process avseende ”HSB Ansvar”(4). Detta
styrdokument har successivt utvecklats till de nationella styrdokument som finns idag. HSB Göteborgs
ledning har sedan, med den nationella ”intressentrosen”(4) som bas, arbetet fram en mer specifik
intressentdefinition för vår verksamhet där vi kategoriserat intressenterna utifrån påverkan. Uppdatering
av intressentidentifieringen ligger i årscykeln för verksamhetsplaneringen.
HSBs ”intressentros” återfinns dels som bilaga (4) till egendeklarationen dels i HSBs
Hållbarhetsredovisning och HSB Göteborgs årsredovisning vilka återfinns dels som bilaga dels på
www.hsb.se.
”HSB Ansvar”, HSB Göteborgs ”prioritering av intressenter” och ”årscykel för intressentdialog” finns
som bilaga till egendeklarationen.(4)
Fråga 13: Vilka intressenter har identifierats för organisationen?
Svar: Nationellt har HSB definierat de viktigaste intressenterna som: Medlemmar, Medarbetare,
Kunder, Leverantörer och partners samt Samhälle (lokalt och globalt). En utvecklad intressentanalys
hos HSB Göteborg har dessutom identifierat mer specifika intressenter inom huvudgrupperna samt
kategoriserat dessa som primära och sekundära.
Se bilaga ”Intressenter” och ”Prioritering av intressenter” (4)
Fråga 14: Vilka specifika intressen, som relaterar till organisationens inflytandesfär, hos de olika
intressenterna har legat till grund för att de har identifierats?
Svar: Intressenterna utgörs av dem som påverkas av och/eller påverkar vår verksamhet. HSB är en
medlemsägd kooperation vilket gör medlemmarna till en grundläggande intressent. Nationell
intressentdefinition härrör från 2003 och ny analys är gjord 2013.
Övriga intressentgrupper är: kunder, medarbetare, samhället samt leverantörer och partners. Vid
intressentanalysen har dessa indelats i primära intressenter (prio/ej prio) samt sekundära intressenter
(prio/ej prio)
Se bilaga ”Intressenter” och ”Prioritering av intressenter” (4)
Medlemmar: Främja medlemmarnas intresse och Skapa det goda boendet
(Verksamhetsidé/uppdrag:)
Medarbetare: En attraktiv arbetsplats
Kunder: Nyttiga produkter och tjänster som främjar det goda boendet
Partners & Leverantörer: Trygg och stabil samarbetspartner/kund
Samhälle – lokalt och globalt:
4
Lokalt: Fungerande bostadsmarknad, tillgång till bostäder
Globalt: Minimera miljöpåverkan, stöd i olika bostadsprojekt genom ”We Effect”, främjandet av
mänskliga rättigheter i värdekedjan.
Den viktigaste potentiella påverkan på samhället är energiförbrukning. Beslut om Klimatavtal finns
därför sedan 2007. Målet är att halvera CO2-utsläppen till år 2023.
HSB Göteborg har också insett att den direkta/indirekta påverkan genom upphandling av
entreprenörer i stora byggen är av stor vikt, där vi som ansvarig byggherre har stor möjlighet att
påverkan. Därför är Leverantörer & Partners en viktig intressent.
Värt att notera är också att den indirekta påverkan genom påverkan på HSB:s Riksorganisation
och representanter för ytterligare 550 000 medlemmar är viktig.
HSB arbetar mycket med bildning vilket också medför att påverkan på fysiska medlemmar/individer
blir en viktig påverkansväg.
Löpande identifieras intressen från NKI, NMI och intressentdialog som på sikt kan ändra
intressentbilden.
Fråga 15: Vilken hänsyn har tagits/tas till intressentgrupper som kan ha svårt att göra sig hörda och
därför kan kräva särskilt beaktande?
Svar: Dessa intressentgrupper försöker vi identifiera i varje specifikt fall och därefter involveras
dessa om möjlighet finns.
•
•
•
•
•
•
•
Exempel på detta finns bl. a. i nybyggnadsprojektet ”Nya Hovås” där även barnen varit med i
dialogarbetet inför framtagandet av detaljplanen. Tillsammans med en konsult har de fått
gestalta vad de önskade med sitt boende och sitt bostadsområde.
Ytterligare ett exempel är att Fritidsfiskarföreningen inbjudits till flera möten för att diskutera
påverkan på fisket i den bäck som rinner genom området ”Nya Hovås”.
Ett annat exempel är personer som har svårt att förstå informationsmaterial. Svårigheten är att
bestämma vilka språk man bör översätta till. Viktigt att det blir rätt så inte någon grupp känner
sig utelämnad. Därför finns de viktigaste broschyrerna i digital form idag. Google translate finns
med som förslag som medlemmarna kan använda. Det man beslutat på riksnivå är att ta fram
broschyrer på enkel svenska. Okomplicerad svenska som är lättare att läsa och förstå. Det tror
vi når fler och som komplement finns de digitala som kan översättas enkelt på nätet.
Vi har tecknat ett avtal med Tolkförmedling Väst som kan användas av såväl
bostadsrättföreningarna som internt. Viktigt att människor som inte behärskar svenska får
möjlighet att göra sig förstådda och att de förstår information från föreningarna etc.
Bostadssökande unga försöker vi bl. a. involvera genom att föra dialog med jagvillhabostad.nu
Genom att genomföra en studenttävling om hållbarhetslösningar för boende i
bostadsrättsföreningar (Sustainergies Cup) har vi involverat studenter/ungdomar i dialogen
kring hållbarhet i boendet.
I den due diligence för mänskliga rättigheter som påbörjats under 2014, så kommer det
identifieras på vilka ställen i värdekedjan som det finns risk för att det finns intressentgrupper
som har svårt att göra sig hörda.
Se även bilagan ”Nya Hovås dialogmodell” och folder ”Nya Hovås” för beskrivning av arbetet med bl. a
barninvolvering.(4) Mer information om ”Sustainergies Cup”(20) samt ”jagvillhabostad.nu” (4) återfinns i
bilaga med samma namn.
Fråga 16: Vilka intressentgrupper representerar samhället och miljön?
5
ANM - Samhället och miljön är två intressen som har en särställning i SS-ISO 26000 och dessa kan
representeras av många olika intressenter.
Svar: En av våra identifierade intressentgrupper är Samhälle (lokalt och globalt). Det är i första
hand denna intressentgrupp som representerar samhället och miljön. Inom intressentgruppen är
det flera intressenter som vi identifierat som representerar samhället bl. a. allmänheten, media,
opinionen och FoU.
Inom intressentgruppen finns även specifikt intressenten miljö som representerar miljön i form av
t ex. miljörörelsen och olika miljögrupper. Utöver intressenten miljö har vi även identifierat andra
specifika intressenter som, på olika sätt, representerar miljön. Exempel på dessa är kommuner,
strategiska partners, kunder m fl.
Fråga 17: Hur har arbetet med socialt ansvarstagande påverkat större samarbeten och partnerskap?
Svar: Nedanstående är några exempel på dialoger som inletts med tydliga syften om förändring
samt exempel på direkt påverkan till följd av sådana dialoger.
*Ansvarsstafetten (sjätte och sjunde etappen genomfördes under 2014, bransch och politiker
träffas om hållbarhet), se http://www.hsb.se/goteborg/om-hsb/hallbarhet/samhalle/
*Nya Hovås boendeinvolvering (tidig intressentinvolvering inför detaljplanearbete, fler än 8000
förslag), se http://www.nyahovas.se/
*Brf Alfa (lekplatsen upphandlas/analyseras med ISO 26000 som verktyg),
se bilaga ”ISO 26000 i nyproduktionsprojekt, Brf Alfa”(13)
*Brf Amundö (gemensamhetslokal upphandlas/analyseras med ISO 26000 som verktyg),
se bilaga ” ISO 26000 i nyproduktionsprojekt, Brf Amundö”(13)
*Offert nyproduktion (ISO 26000-partneringprojekt i pågående produktion),
se bilaga ”ISO 26000 i Brf Umbra Partneringprojekt med PEAB”(12)
Fråga 18: Vilka rutiner finns det för att identifiera nya intressenter i en nyuppkommen situation (t.ex. i
en kris) eller i ett nytt projekt?
Svar: I samband med nyproduktionsprojekt görs marknadsanalyser i såväl tidiga skeden som vid
senare tidpunkt där intressenterna och deras behov identifieras.
Vi tillämpar samma modell och frågeställningar för specifika påkallade situationer som vi använt för att
identifiera intressenter på företagsnivå. Vid en ny situation analyseras alltid vilka som är
primära/sekundära intressenter i den uppkomna situationen.
I den årliga verksamhetsplaneringen är intressentanalys en återkommande aktivitet.
Konsekvensanalyser görs i samband med större förändringar.
Via vårt systematiska arbetsmiljöarbete (LSK, CAK mm). Exempelvis vid de återkommande
skyddsronderna så identifieras såväl problem som nya intressenter.
NABO:s arbete är bra exempel som bidrar till att identifiera nya intressenter. De hjälper svaga att
komma till tals och få hjälp i sitt boende. Vi gör deras röst hörd så de får den hjälp de behöver. Alltid på
den lilla människans sida. NABO rycker ut vid problemsituationer.
Vid krissituation finns rutiner beskrivna i Krishandboken.
För HSB:s Krisledning är bl. a följande prioriterat:
6
- att samverkan med andra aktörer på central och lokal nivå sker.
- att effektiva kontakter etableras med media och information till personal, anhöriga, kunder och
allmänhet sker.
Kontaktlistor till våra viktigaste intressenter finns upprättade i handboken i syfte att snabbt kunna
informera/involvera dessa i den uppkomna situationen. Informations- och kommunikationsplan finns
upprättad.
Se även bilaga ”Handbok för krishantering för HSB Göteborg”(8)
Fråga 19: Hur ser prioriteringen ut mellan olika identifierade intressenter och vad har legat till grund för
denna prioritering?
Svar: Det finns ingen uttalad prioritering mellan de fem identifierade intressentgrupperna på
övergripande nivå i HSB. Då HSB är en medlemsorganisation är intressentgruppen Medlemmar den
grundläggande intressenten. Medlemmar kan dessutom vara involverade i flera olika intressentgrupper,
t ex Samhälle samt Kund då medlemmarna också tillhör och är ”ägare” av den bostadsrättsförening
som man bor i.
En djupare intressentanalys inklusive identifiering och prioritering av intressenter genomfördes av HSB
Göteborgs ledning under början av 2013. Intressentdiskussion genomförd under ledningens junimöte.
Ur de traditionellt primära intressentgrupperna Medlemmar, Medarbetare och Kunder har vi definierat
enskilda intressenter som primära alternativt sekundära. Prioriteringen har gjorts utifrån hur stor
påverkan vi har på intressenten respektive hur stor påverkan intressenten har på oss.
Se bilagorna ”Intressenter” och ”Prioritering av intressenter”(4)
Vi har även tittat på om/på vilket sätt våra olika intressentundersökningar stödjer oss i vårt
hållbarhetsarbete. Se bilaga ”Undersökningar, omvärldsanalyser, dialogarbete”(4)
Fråga 20: Hur gör organisationen rent praktiskt för att inhämta förväntningar och synpunkter från
intressenterna?
Svar: Löpande sker intressentdialog (enkäter, träffar med mera) med våra prioriterade intressenter.
Detta sker såväl via riksdialogen som via lokala NKI, NMI, varumärkesundersökning, dialogprocesser
med mera. Utöver detta sker riktade ”nöjd kund”-undersökningar (service, ombyggnad, nyproduktion),
vi har referensgrupper (kunder), fokusgrupper (ungdomar), utvecklingsträffar med kunder,
medarbetardagar mm.
Se även bilaga ”Undersökningar, omvärldsanalyser och dialogarbete”.(4)
Nedan följer några exempel på genomförda dialogaktiviteter:
•
•
•
•
•
•
Medarbetardialoger: NMI - uppföljning i form av gruppdiskussioner i fokusgrupper.
Synpunkter från Ansvarsstafetten (idékorten), dialog vid byggnadsprojekt.
Boendedialog inom nybyggnation t ex. Nya Hovås
Kund/medlemsdialog: Återkoppling/åtgärder för kunder med anledning av NKI samt löpande
dialog via HSB Portalen.
Den parlamentariska dialogen sker årligen på olika nivåer via stämmor.
HSB Göteborg utnyttjar sin påverkansmöjlighet för att få till ett nytt beslut om helhetssystem på
riksnivå
Under året har vi ett nytt exempel med praktisk intressentdialog kring nytt projekt - Fixfabriken. Vi har
också med ett hållbarhetstema samlat in 13000 mailadresser till medlemmar för att underlätta dialog
och spara miljö och pengar. Tillsammans med Riksförbundet har en medlemsmätning genomförts för
att få in ny kunskap om förväntningar på oss som HSB-förening.
7
Beskrivning över genomförande av de större återkommande undersökningar finns som processer(4)
och i årscykeln för intressentdialog(4) samt verksamhetsplanens årscykel(10). Årligen sker en
sammanfattande analys i juni månad inför starten av den strategiska planeringen. NKI och NMI sker
vart annat år.
Fråga 21: Hur går organisationen till väga för att inhämta synpunkter från intressenter som inte är
organiserade eller har extra svårt att artikulera sina intressen?
Svar: I riksdialogen frågar vi Allmänheten, som är en av våra identifierade intressentgrupper. Via
riktade undersökningar och via fokusgrupper, ungdomspanel, referensgrupper o dyl. fångas rubricerade
gruppers synpunkter upp. (Se även svar på fråga 15 där bl. a intressentdialogen ”Nya Hovås” beskrivs.)
Grupper som där bjöds in var bl. a grannar, allmänhet och handlare – alla som skulle kunna tänkas
påverka, eller påverkas av nyproduktionen i ”Nya Hovås”.
NABO hjälper svaga att komma till tals och få hjälp i sitt boende. Vi gör deras röst hörd så de får den
hjälp de behöver. Alltid på den lilla människans sida. Nabo rycker ut i problemsituationer.
Vid de återkommande skyddsronderna så identifieras problem via dialog.
Fråga 22: Vid vilka tillfällen inhämtas synpunkter från intressenterna?
Svar: De återkommande intressentdialogerna sker efter fastställda intervall. Utöver detta sker
exempelvis intressentdialog efter genomförda ny- och ombyggnadsprojekt, inför nyproduktion, efter
NMI - undersökningen, via referensgrupper, kundfrågor på HSB Portalen osv. Under 2014 inledde vi ett
arbete med att ett system för löpande kommunikation av vårt hållbarhetsarbete - Ansvarsloggen där vi
löpande redovisar olika aktiviteter kopplat till hållbarhet och där intressenterna på sikt ska kunna
kommentera och ge synpunkter. Projektet är fortfarande i testfas.
Se även bilaga ”Årscykel HSB Göteborg”(10)
Fråga 23: Vilka förutbestämda tillfällen (och personer) i organisationens löpande styrning och planering
finns där intressenternas förväntningar och synpunkter hanteras?
Svar: Det finns fastställda processer för NKI, NMI osv. där tidplan och ansvar finns specificerade för
hur information skall hanteras och kunskapen tas tillvara. Se bilaga processer ”NKI” respektive ”NMI”(4)
Boendedialogen i samband med nyproduktion hanteras enligt nyproduktionsprocessen.
Dialogprocessen är särskild dokumenterad och påverkar löpande arbetsprocessen. Projektchefer är
slutligt ansvariga.
Ledning, genom verksamhetscontroller, är ansvarig för och gör uppföljning löpande av samtliga
intressentavstämningar. Detta görs i strategidiskussion i samband med verksamhetsplanering (se
bilaga ”Årscykel för verksamhetsplanering”). (10)
Information/diskussion och beslut i styrelse sker löpande - samt årligen – genom VD-presentation.
På riksnivå hanterar Förbundsstyrelsen dessa frågor två gånger årligen enligt fastställs årscykel.
Fråga 24: Hur hanterar organisation balansen mellan samhällets behov av insyn och er organisations
behov av integritet?
Svar: Vi har att förhålla oss till den lagstiftning som finns och som reglerar den personliga integriteten
(PUL) samt till sekretess i vissa frågor. Exempel på detta kan finnas inom områden som lönehantering,
medlemsmatrikeln, NABO - tjänsten o dyl. I våra ”riktlinjer för sociala medier” finns beskrivet vad
medarbetarna ska vara observanta på i samband med kommunikation.
Vår informationspolicy förespråkar största möjliga öppenhet och insyn. HSB är en medlemsorganisation
vilket gör att det på ett naturligt sätt är en stor transparens i verksamheten utifrån devisen att ”Våra
kunder är våra ägare”.
8
Se ”Riktlinjer för sociala medier”(2). Informationspolicyn återfinnas i HSB Göteborgs Verksamhetsplan
2015-17.
Fråga 25: Hur hanterar organisationen synpunkter och förväntningar från intressenter igenom hela
värdekedjan?
Svar: Påbörjat arbetet genom dialog med leverantörer och partners. Kontroll sker initialt via större
leverantörer och partners. HSB Göteborg har inget eget system för att fånga intressentförväntningar
som ställs i första hand till våra underleverantörer.
Initialt arbetar vi med leverantörer och partners för att lära oss mer om hur vi tillsammans med dem kan
kontrollera och påverka värdekedjan ”bakåt” så bra som möjligt. Vidare så kommer värdekedjan
belysas i det pågående arbetet. Ansvarsfull leverantörsstyrning och genomgång av inköpsfunktionen
(ställa krav på entreprenörer/leverantörer) pågår.
”Framåt” i värdekedjan ser vi inga behov av att göra några avgränsningar eftersom medlemmen är vår
”slutkund”. Vårt inflytande över bostadsrättsföreningarna är att jämföra med påverkan man kan ha på
en kund.
Fråga 26: Hur hanterar organisationen eventuella intressekonflikter mellan olika intressentgrupper?
Svar: Ledningsfråga/styrelsefråga när de dyker upp. Exempel på detta kan vara när boende
medlemmar inte är överens med styrelsen i bostadsrättsföreningen (t.ex. juridiska tvister mellan fysisk
och juridisk medlem). Normalt hanteras detta via våra föreningsombud alternativt via juristen, men det
har förekommit att vi har agerat genom att medverka på bostadsrättföreningens stämma o dyl.
NABO hjälper svaga att komma till tals och få hjälp i sitt boende. Vi gör deras röst hörd så de får den
hjälp de behöver. Alltid på den lilla människans sida. NABO rycker ut vid intressekonflikter.
Fråga 27: På vilket sätt har organisationen utnyttjat intressentdialogen i syfte att stärka
kommunikationen/redovisningen av ansvarsarbetet?
Svar: Hållbarhetsredovisningen bygger på intressentdialogen (se bilaga ”så här är redovisningen
uppbyggd” (4)). Årlig återkoppling till intressenterna sker via Hållbarhetsredovisningen. Ansvarsarbetet
finns också med på agendan vid olika typer av intressentträffar (medarbetarkonferenser,
utvecklingsträffar med kunder, temaseminarier mm). Dialog sker också via intranät och extranät. Vid
det återkommande arrangemanget Ansvarsstafetten har vi också möjlighet att informera och sprida
kunskap kring ansvarsarbetet.
Fråga 28: Vilken typ av verksamhet bedriver organisationen, omfattning, storlek och uppbyggnad?
Svar: Nedan följer en genomgång av viktigaste verksamhetsinriktningar samt identifierade hållbarhetsoch ansvarsfrågor inom respektive område. Samtliga frågor beaktas löpande under året inom ramarna
för ansvarig för respektive affärsområde eller enhet.
Byggnation
Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: kemikalier, energifrågor, säkerhet,
arbetsvillkor, stadsplanering och integration.
Förvaltning
Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: energieffektivitet och andra energitjänsterna.
Medlemsverksamhet
Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: bildning, inflytande, demokrati, dialog,
transparens och styrning.
9
Opinionsbildning
Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: politikerpåverkan, samhällsengagemang,
boendepolitik och stadsplanering.
Marknadsföring/information
Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: transparens, tydlighet och mångfald i bilder.
Juridik
Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: skattelagar, krav på inlåning och
integritetsfrågor.
För mer detaljerad beskrivning av verksamheten hänvisas till bilagorna ”Årsredovisning” och
”Hållbarhetsredovisning” som återfinns på www.hsb.se samt till ”HSB Göteborgs
företagspresentation”(1) som finns i vårt intranät.
Fråga 29: I vilka länder/platser/områden är organisationen verksam?
Svar: I Sverige finns 100 % av kärnverksamheten. Vi har ingen marknad utanför Sveriges gränser. Vi
deltar dock i internationella samarbeten i nätverksorganisationer kring kooperativa frågor. Mycket av
material till våra byggen har dock sitt ursprung utanför Sveriges gränser. Vi för diskussioner med
leverantörer och partners i syfte att kunna spåra varor och tjänster i värdekedjan och påverka i den mån
vi kan.
Fråga 30: Vad har organisationen gjort tidigare och vad gör den idag inom social ansvarstagande?
Svar: HSB som kooperation har en djup och bred historik inom socialt ansvarstagande.
Verksamhetsidén bygger på ett historiskt samhällsbehov av ”det goda boendet”, som fortfarande idag
utgör HSBs självdefinierade ”uppdrag”.
HSB har satt standard inom boende sedan 1923 och fortsätter att göra det idag. Bl. a. har just HSB
Göteborg ett stort initiativ i HSB Living Lab som är ett samarbetsprojekt inom ramen för Johanneberg
Science Park. Projektet fokuserar på att utveckla framtidens boende.
Nedan följer ytterligare exempel på konkreta aktiviteter som på olika sätt ramar in vårt sociala
ansvarstagande:
Ansvarsstafetten genomfördes 20 maj och 22 november, Chalmersseminarium om HSB Living Lab den
6 december, Fair Trade-julklappar till medarbetarna med möjlighet att välja bidrag till We Effect, "HSBs
hållbarhetsarbete skapar bättre lönsamhet" - artikel i Fjärrvärmetidningen, "Standarden blev ett kvitto
på att HSB gjorde rätt" - SIS tidning Perspektiv, Föreläsare på CSR-utbildning arrangerad av CSR
Västsverige, Investering i medmänsklighet vid medarbetarkonferensen - klädinsamling Stadsmissionen,
Inköp av el-bil till förvaltningen, "ISO 26000, en standard för socialt ansvarstagande" - examensarbete
vid Umeå universitet, "HSBs arbete med miljö och socialt ansvarstagande enligt ISO 26000" - Lunds
universitet, "Fyndhörnan" - visningsmöbler säljs och intäkten skänks till We Effect, Miljöutbildning av
medarbetare genomförd 13 och 18 juni, HSB Norra Stor Stockholm medlem i Fair Trade - första
boendeorganisationen, Klädbytardag, HSB Göteborg miljödiplomerade på nytt, Debattartikel kring
bostadsbyggande, HSB stöttar orkanens offer på Filippinerna - totalt 1 mkr varav Göteborg 50 kkr till
We Effect, Inyett - nytt system för bättre kontroll av leverantörer, Julkort tillsammans med We Effect,
NABO-stöd till brf i Biskopsgården m a a skjutningarna, Medarbetardag den 19 september med tema
mångfald och förändring, Stöd till Umeå vatten och avfall AB vid deras start av ISO 26000-arbete,
Medverkan i pilotgrupp hos CSR Västsverige vid framtagande av "The Good Society", HSB brf Verona
har blivit certifierat i enlighet med Miljöbyggnad miljöklass silver, Sponsring av BRIS, Noll tolerans
mobbing, Missing People, Våga börja prata, KRIS m fl., Konferens hos Stadsmissionen - hyran går till
deras verksamhet, Dialogarbete Nya Hovås och Fix, Praktik för ett 40-tal sommarjobbare i brf på norra
Hisingen för att få ut ungdomar i praktik, Meddelandekort med tavlorna från VANN - för att sprida
budskapet om MR, Dialog med "Mitt Liv", We Effect - månadsbidrag och insamlingar.
10
Se ”Hållbarhetsredovisning, ”Årsredovisning”, ”HSBs kod för föreningsstyrning”, ”HSB Kompassen”,
”Verksamhetsplan för HSB Göteborg 2015-2017” och bilagor till egendeklarationen.(24 m fl)
Exempel på initiativ som säkrar vårt långsiktiga ansvarstagande och finns med i vårt ledningssystem –
så att säga bygger in ansvarstagandet i HSB Göteborgs DNA är: Ansvarspolicy, miljöpolicy,
inköpspolicy, uppförandekod, ”Samhällsutveckling” som strategiskt perspektiv i verksamhetsstyrningens
styrkort, strategiska mål om mångfald, ansvar mm. Se ”Verksamhetsplan för HSB Göteborg 20152017”.
Arbetet med ISO 26000 har lett till ett antal ytterligare initiativ som: Ansvarsstafetten, artiklar och
seminarier om ansvar, intressentdialog nya Hovås, medarbetarutbildning i mänskliga rättigheter,
leverantörssamverkan för att öka bidraget till hållbar utveckling gemensamt osv. Se bilagor till
egendeklarationen. Se även vår aktivitetslogg på hsb.se (extern åtkomst) samt i systemet Worldfavor
(intern åtkomst). I denna logg kommer vi framöver att löpande redovisa våra aktiviteter.
Fråga 31: Vilka policydokument, värderingar, principer och uppförandekoder etc. har organisationen
som är kopplade till socialt ansvarstagande?
Svar: De kooperativa principerna, silverklassning av nyproduktion, miljödiplomerade,
hälsodiplomerade, hållbarhetsredovisningen, ETHOS (värderingarna Engagemang, Trygghet,
Hållbarhet, Omtanke, Samverkan), kod för föreningsstyrning, intressentdialog, jämställdhets- och
mångfaldspolicy, ansvarspolicy, miljöpolicy, inköpspolicy, uppförandekod, etiska riktlinjer, ”Hållbar
verksamhet” i styrkorten, strategiska mål om mångfald, ansvar mm Se hänvisningar i fråga 30 ovan.
Fråga 32: Vilken inflytandesfär har organisationen i sin omvärld?
Svar: HSB Göteborgs möjligheter till inflytande i samhället är stort. Exempel på aktiviteter där vi
påverkar i vår inflytandesfär är: bostadspolitiken, samhällsplaneringen, hållbarhet i värdekedjan,
nyproduktion av bostäder mm.
Vårt praktiska arbete med att definiera vår inflytandesfär i värdekedjan tangerar arbetet med hur vi
identifierat våra intressenter (se svar i avsnitt 4.4.2). I båda dessa arbeten utgick vi från frågeställningen
om ”Vilka HSB Göteborg påverkar och vilka som påverkar oss”. Resultatet finns i bilaga
”Intressenter”.(4)
Fråga 33: Vilka beslut och aktiviteter hos organisationerna inom den identifierade inflytandesfären kan
påverka organisationens sociala ansvarstagande?
Svar: Exempel på detta kan vara ändrade lagar och regler eller förändringar i det allmänna
opinionsläget i samhället, stämmobeslut eller påtryckningar från medlemmar, krav på ytterligare
ansvarstagande eller aktiviteter hos enskilda eller grupperingar av kunder. Intressentgruppen
medarbetare har löpande ett inflytande som kan påverka organisationens sätt att arbeta. Slutligen kan
också vår femte valda intressent partners och leverantörer oavsett storlek ta beslut inom ramarna för
sin verksamhet som direkt påverkar HSB Göteborgs möjlighet att ta vårt ansvar för hela värdekedjan –
både på ett positivt och negativt sätt.
Fråga 34: Vilka huvudområden och delområden under avsnitt 6 i SS-ISO 26000 har bedömts vara
relevanta för organisationen och varför? Vilken metod har används för att genomföra bedömningen?
Svar: Tredje part har genomlyst verksamheten. Gap-analys har genomförts av verksamheten gentemot
ISO 26000 för att fastställa vilka huvudområden som är relevanta samt därefter har en relevansanalys
gjorts för att identifiera de prioriterade delområdena.
Metod och resultat av detta arbete framgår av bilagorna ”Genomlysning av HSB Göteborg”, ”Risk- och
möjlighetsplottning” samt ”Relevansanalysen”.(5)
Ett område som i genomlysningen fick hög relevans och vikt var Miljö. Det är ett område som vi arbetar
mycket med sedan länge. I genomlysning slog dock andra områden igenom mer (Mänskliga Rättigheter
samt Goda verksamhetsmetoder). Den första periodens arbete, som en direkt konsekvens av arbetet
med ISO 26000, har inte handlat om ytterligare miljöinsatser förutom fokus på energieffektivisering som
11
nämns på andra ställen i denna egendeklaration. Med stor sannolikhet kommer Miljö som
ansvarsområde få nytt fokus i syfte att maximera HSB Göteborgs bidrag till hållbar utveckling.
De två huvudområden som prioriterats initialt för verksamheten för att maximera bidraget till hållbar
utveckling är: ”mänskliga rättigheter” (delområden Due diligence, Undvika medskyldighet,
Medborgerliga och politiska rättigheter, samt Diskriminering av sårbara grupper) och ”goda
verksamhetsmetoder” (delområden "Främja socialt ansvarstagande i värdekedjan, Konkurrens på lika
villkor och Antikorruption) (se bilaga ”Relevansanalysen”). Rangordning av samtliga delområden är
gjord.
Den initiala genomlysningen genomfördes utifrån ISO 26000 i sin helhet och därmed detaljbedömning
av SAMTLIGA ”bör”-satser inom SAMTLIGA delområden. Således valdes aldrig något delområde bort.
Fullständig konsekvensanalys (enligt frågorna 36, 37, 41 och 42) för samtliga delområden har således
inte genomförts (se bilaga ”Relevansförteckning med aktiviteter”(5)) då vi funnit det mer relevant att
arbeta med denna analys på en mer övergripande nivå samt att fokusera på att genomföra aktiviteter
kopplat till ”bör”-satser. Detta utesluter inte att vi kommer att göra denna mer detaljerade
delområdesanalys vid ett senare tillfälle. Eventuellt skulle dock denna analys kunna ersättas av
utvärdering av enskilda aktiviteter (t ex. ekonomiska konsekvenser och intressentförväntningar) som i
många fall är kopplade direkt till ”bör”-satser i ISO 26000.
Vi tror att vårt utvärderingssätt för specifika aktiviteter blir mycket mer verksamhetsnära för ett direkt
lärande.
Under 2015 skall en utveckling av hållbarhetsstrategin initieras. Arbetet skall utmana den tidigare
prioriteringen av ansvarsområden i syfte att aktualisera hur HSB Göteborg kan maximera sitt bidrag till
hållbar utveckling.
Fråga 35: Hur har intressenterna involverats i syfte att hjälpa organisationen att förstå relevans och
betydelse av olika områden?
Svar: Riksdialog med medlemmar, kunder, medarbetare, leverantörer och partners samt samhälle har
legat till grund för HSB Göteborgs initiala Gap-analys enligt ISO 26000 och som sedan validerats vid
ledningsgruppsdiskussioner och intressentavstämning. Exempelvis så prioriterar intressentgruppen
Allmänheten vikten av ”goda verksamhetsmetoder” vilket framgår av genomförd analys.
Sedermera har vi utökat diskussionen med andra intressentdialogaktiviteter som hjälpt oss att förstå
relevans och betydelse. Exempel på det är: ansvarsstafetten, medarbetardagarna, intressentinvolvering
nya Hovås, intressentdialoger mm
Metodbeskrivning och resultat av riksdialogerna framgår av HSB:s årliga Hållbarhetsredovisning som
finns på www.hsb.se
Fråga 36: Vilken påverkan och effekt har de relevanta delområdena på intressenter och på hållbar
utveckling?
Svar: I samband med relevansanalysen har en systematisk bedömning gjorts av de viktigaste
delområdenas påverkan på intressenter och hållbar utveckling.
Se bilaga ”Relevansförteckning med aktiviteter”(5)
Fråga 37: Vilka är intressenternas behov och önskemål rörande de relevanta delområdena och hur har
detta påverkat prioriteringen?
Svar: I samband med relevansanalysen har också en systematisk bedömning gjorts av intressenternas
syn på delområden. Inga direkta frågor kring delområden har ställts eller diskuterats, utan
bedömningarna har, i de fall de gått att uttala sig, gjorts utifrån tidigare genomförda avstämningar och
dialoger.
12
Se bilaga ”Relevansförteckning med aktiviteter”(5)
Fråga 38: Vilken inverkan har de relevanta delområdena på organisationens förmåga uppfylla de lagar,
internationella standarder och uppförandenormer som de berörs utav?
Svar: Vi har hittills inte, i någon större utsträckning, satt oss in i andra internationella standards eller
uppförandenormer än ISO 26000 förutom en utbildning om de mänskliga rättigheterna som genomförts
för alla medarbetare. Detta är en medveten prioritering då vi i första hand är verksamma i Sverige.
Trots en stor direkt påverkan på den globala livsmiljön genom exempelvis energianvändning så sker
vår påverkan på intressenter utanför landets gränser i första hand indirekt genom partners och
leverantörer.
Eventuell fördjupning inom internationella standarders och uppförandenormer (förutom ISO 26000)
kommer att behandlas löpande inom ramarna för pågående arbete med skärpning av inköpspolicy och i
samverkan och dialog med stora partners och leverantörer. Detta kan ske exempelvis i de fall då en
stor leverantör har tillverkning i ett låglöneland. Då har HSB Göteborg ett intresse i att leverantören har
kontroll på gällande internationella normer för att stödja påverkan och inflytande på den aktuella
marknaden. I detta arbete vill vi gärna bidra i den mån vi kan. Under 2014 har ansvaret för inköp
flyttats till miljöchefen. Arbetet med denna persons eventuella behov av kompetensutveckling är
påbörjat i samråd med HR och hållbarhetsansvarig.
Två områden där vi har en självklar lagbevakning är inom miljö och arbetsmiljö vilket beskrivs i svaret
till fråga 72.
Fråga 39: Vilken inverkan har de sju principerna (i avsnitt 4 i SS-ISO 26000) för prioriteringen?
Svar: Vid prioriteringsarbetet har i första hand de sju områdena och delområdena påverkat arbetet men
givetvis har även principerna funnits med i resonemanget. Några exempel på detta är:
Principen ”Respekt för intressenternas intressen” har påverkat genom att ”miljöfrågan” kommer högst
bland intressenterna på ”förväntan” om ansvarstagande från HSB:s sida. Arbetet med
Energieffektivisering är en av de enskilt största påverkanspunkter på hållbar utveckling som HSB
Göteborg har.
Principen om ”Transparens” finns i och för sig naturligt i en medlemsorganisation som HSB men kravet
på transparens som vi i även skrivit in i vår Ansvarpolicy vilket bl. a. bidrog till att vi valde att öppet
redovisa resultatet av vår risk- och möjlighetsgenomlysning utifrån ISO 26000:s principer och
ansvarsområden. Redovisningen gjordes bland annat i hållbarhetsredovisning både regionalt och på
riksnivå. HSB Göteborg har dessutom ställt upp som officiellt svenskt case i internationella ISO 26000sammanhang i Genève, Social Responsibility Day både 2011-2014 , samt i den svenska expertgruppen
TK478 för utveckling av ISO 26000.
Principen ”Ansvarighet” har spelat stor roll för det inledningsvis högst prioriterade arbetet i vår
organisation – nämligen att skapa medvetenhet i ledning och styrelse om organisationens ansvar i
samhället.
Principen ”Respekt för mänskliga rättigheter” återkommer även som ett prioriterat ansvarsområde. En
första genomlysning enligt ISO 26000s riktlinjer för due diligence för mänskliga rättigheter har
genomförts. Denna analys pekade på ett antal olika områden som kan stärkas. Föreslagna aktiviteter är
dock inte integrerat i verksamhetsplanen än.
Mänskliga rättigheter har funnits med när utbildning av alla medarbetare genomfördes samt kommer att
finnas med när uppförandekoden kommuniceras till intressenterna.
Principen ”Etiskt uppförande” har påverkat vid utbildning av medarbetare samt framtagande/revidering
av uppförandekoden.
Principerna ”Respekt för rättsstaten” och ”Respekt för internationella uppförandenormer” är två
principer som vi uppfyller väl varför dessa inte haft samma påverkan på prioriteringen som övriga
principer.
13
Fråga 40: Vilka resonemang, t.ex. affärsmässiga, har vägts in i prioriteringen av huvudområden samt
delområden i syfte att säkerställa ett långsiktigt hållbart engagemang?
Svar: Vår vd har på ett bra sätt sammanfattat vår syn: ”Vi vill ju vara den bäst ansedda aktören i
boendebranschen. Detta är ett konkret förbättringsarbete som tar oss närmare den visionen.”
Några andra exempel på direkt affärskopplingar som säkerställer långsiktigheten i arbetet.
Marknadsfördelar - Nya direktiv finns i Göteborgs kommun avseende marktilldelning.
Hållbarhetsfrågorna ska vägas in mycket tydligare än tidigare vilket bör ge HSB Göteborg fördelar i
relation till konkurrenterna.
Lönsamma tjänster som positionerar oss - Svaret är konfidentiellt, men verifierat av SP Sveriges
Tekniska Forskningsinstitut.
Hitta de bästa leverantörerna - Störst påverkan ser vi att vi har inom inköp och entreprenader samt
via intressentdialoger (”rätt” leverantörer).
Stärkta kundrelationer - Kunskap om mänskliga rättigheter är en grundläggande förutsättning för att
diskutera med intressenter samt för att stärka kundrelationerna. HSB NABO - socialt ansvarstagande
som skapar värde för medlemmarna.
Fråga 41: Vilka risker finns det förknippade med de relevanta delområdena?
Svar: I samband med relevansanalysen har också en systematisk bedömning gjorts av risk i relationen
till de viktigaste delområdena.
Se bilaga ”Relevansförteckning med aktiviteter”(5)
Fråga 42: Vilka ekonomiska konsekvenser kan de relevanta delområdena ge?
Svar: I samband med relevansanalysen och genomgång av de viktigaste delområdena har också en
systematisk bedömning gjorts av ekonomiska konsekvenser i den mån det är möjligt.
Se bilaga ”Relevansförteckning med aktiviteter”(5)
Fråga 43: Följs prioriteringarna upp och uppdateras med de intervall som är lämpliga för
organisationen?
Svar: Ja. Uppföljning av prioriterade ansvarsområden, delområden samt aktiviteter sker löpande under
året men med tyngdpunkt vid den årliga strategiska planeringen. Under 2015 är en uppdatering av
prioriteringarna planerad.
Se bilaga Verksamhetsplaneringens ”Årscykel för HSB Göteborg”(10)
Fråga 44: Vilka mål med handlingsplaner valdes ut utifrån prioriterade delområden och varför?
Svar: Under året lades hållbarhetsmål till inom klimat och utveckling. Mål och handlingsplan
utformades initialt efter den första genomlysningen och då prioriterades aktiviteter som ansågs som
viktiga för att ta ett antal första steg och som satte systemet för hållbart ansvarstagande på plats.
Strategi och struktur för att kunna arbeta med socialt ansvarstagande börjar nu komma på plats och
ytterligare handlingsplaner och mål kommer att föras in via den vanliga verksamhetsplaneringen.
Se bilaga ”Ansvarsloggen”(6), samt ”Genomlysning HSB Göteborg”(5)
Se även bilaga ”Relevansförteckning med aktiviteter”(5). I detta dokument framgår vilka aktiviteter som
haft koppling till delområdena.
14
Flera av aktiviteterna handlar om inköp, entreprenader, utbildning i mänskliga rättigheter och
intressentdialoger. Dessa har stor påverkan på samhället och miljön. Under 2014 genomfördes också
ett stort internt kommunikationsprojekt för att stödja medarbetarna i deras förståelse och arbete med
hållbarhet. Projektet Hållbarhetsmånad genomfördes under augusti/september för att stödja flera
strategiska mål. Fortsatt information och utbildning kring Mänskliga rättigheter kommer att genomföras i
samband med implementering av kompetensförsörjningsplan som beslutades i ledningen under våren
2015.
Fråga 45: Hur har målen integrerats med organisationens övriga mål?
Svar: Perspektivet ”Samhällsutveckling” finns numer i styrkort med strategiska mål. Vi gör en
nedbrytning till handlingsplaner och aktiviteter med ansvariga och relevanta tidplaner. Uppföljning sker
löpande i olika forum.
Initialt har parallella processer delvis pågått med strategisk planering och genomlysning enligt ISO
26000. En integration har successivt ägt rum. En kortfattad beskrivning av processen följer nedan:
1. Utifrån den första genomlysningen sattes en initial handlingsplan upp för att hantera direkta och
konkreta risker och möjligheter. Denna handlingsplan innehöll aktiviteter som ledningen kunde
ta beslut om och som inte i alla fall hade en direkt koppling och plats i då liggande befintlig
strategisk affärsplan.
2. Den första därefter följande verksamhetsplaneringen hanterade dock genomlysningen och fick
till följd att ett nytt perspektiv, ”Samhällsansvar”, lades till inom ramen för de Strategiska målen.
3. Organisationens affärsområden och enheter utvecklar årligen operativa mål som inom ramarna
för verksamhetsplaneringen anpassats till, och integreras i, den övergripande affärsplanen.
Fråga 46: Hur ser ansvarsfördelningen för mål, utifrån relevanta funktioner och nivåer inom
organisationen, ut?
Svar: Ansvarsfördelning
ansvarsfördelning.
inom
socialt
ansvarstagande
följer
den
ordinarie
strukturen
för
Se bilagorna ”HSB Göteborgs verksamhetsplan 2015-17” samt ”Ansvarslogg”(6)
Fråga 47: Vilka resurser har avsatts för mål och handlingsplaner?
Svar: Resursmässigt finns ett antal funktioner och kompetenser i verksamheten som har
ansvarsarbetet enligt den här egendeklarationen på sin dagliga agenda. Dessa är:
verksamhetscontroller, kommunikationschef, intern Hållbarhetsgrupp, riksgemensam Hållbarhetsgrupp.
Dessutom finns extra monetära resurser för externa resurser (stöd, seminarier, utbildning mm). Budget
finns inom respektive enhet för måluppfyllnad.
Fråga 48: Vilka aktiviteter, utöver mål och handlingsplaner, genomfördes?
Svar: Pressreleaser, artiklar, debattartiklar, seminarier, konferenser, case
internationellt), examensarbeten för studenter, träff med skolor och företag mm.
(nationellt
och
Vi har bland annat sett över våra evenemang och konferenser enligt ny internationell standard om
"hållbara evenemang". Vi avser dock inte att certifiera oss. Hållbarhetschefen blev nominerad till "Årets
hållbarhetschef" i samband med Sustainability Day (se inbjudan), temadag för kvinnliga
styrelseledamöter för andra året i rad, stöd till andra aktörer som intresserar sig för ISO 26000 (en
myndighet, ett energibolag samt kommunalt bolag för va/avlopp/avfall), del i kommunens kampanj "72
timmar", teckentolkning vid medarbetarkonferens, selfiestation för hållbarhet med medarbetarna,
boendegeografi fick påverka vilken tjänst man fick i nya organisationen, initiativ med stadsnära odling i
våra fastigheter (Tegnergatan, Kryssdäcket), Leverantörsbedömningsverktyg i samverkan med PEAB,
hållbarhetskrav på inredningsupphandling för nya kontoret, Loppis till förmån för We Effect (16 000 kr
som HSB Gbg dubblade till 32000), därutöver har medarbetarna i julgåva skänkt ytterligare 25 000 kr,
rabatterat kollektivtrafikkort till medarbetare, samarbetsprojekt med Coompanion, "HSB råd vid gräl
med grannen" - bosocial tjänst, Hedersomnämnande för mångfaldsarbete i Fastigos tidning. Se även
Ansvarslogg.
15
Se bilagor tematidning ”Fokus bostadsrättsförening”, nyhetsbrev ”HSB nyheter”, program ”Social
Responsibility Day 2012”, bild från ”Rio-konferens 2011”, agenda från” ISO-möte i Genève 2012”,
pressmeddelande ”HSB Göteborg först ut med ISO 26000”, debattartikel i GP ”Ny standard kan sudda
ut stadens mutstämpel”, debattartikel i GP ”Lär av 70-talets misstag”, studentuppsats ” A study of how
HSB is working with ISO 26000”, artikel ”HSB - det goda boendet”(19).
Se även svar på fråga 30 (avseende aktiviteter 2013).
Fråga 49: Vilka metoder används för att mäta, indikera, bedöma och följa upp befintliga och föreslagna
prioriteringar?
Svar: Uppföljning av mål och handlingsplaner sker löpande vid ledningsmöten samt vid enheternas
möten där övrig uppföljning av operativa och strategiska mål görs.
Klimatavtalet/energifrågorna följs upp via systemet ”Svante” (Respect; http://respect.se/tjansterny/klimat/klimatberakningar/)
Initialt har hållbarhetsaktiviteterna också följts upp i ledningsgruppen via ”Ansvarsloggen” och ”30listan”(6).
Utöver de nyckeltal som redan finns så har beslut tagits om att göra en tydligare GRI-koppling där
relevanta indikatorer finns att tillgå. Arbetet med mål/indikatorer i relation till GRI testades i CSR
Västsveriges system under 2014 utan att ett slutligt beslut har tagits om exakt omfattning och form. I
mars 2015 genomfördes en intern arbetsdag om GRI-indikatorer i syfte att ta ett nytt steg i
utvecklingen. Detta resulterade bland annat i att vi under våren bör ha indikatorerna på plats.
Fråga 50: Hur utvärderas mätmetoderna?
Svar: Utvärderingen görs genom årlig revidering av strategiska mål
verksamhetsplaneringen. Löpande utvärdering görs av verksamhetscontroller.
i
samband
med
Där behov finns så kontrolleras systemberäkningar mot interna manuella beräkningar för att säkerställa
systemkvaliteten (exempelvis energi).
Fråga 51: Vilka metoder används för att spåra resultat över tid?
Svar: Uppföljning av utvalda parametrar görs genom att HSB Göteborg utvärderar sin verksamhet via
HSB Riksförbunds årliga Hållbarhetsredovisning. Denna redovisning kommer dock att anpassas och
utvecklas specifikt för att passa HSB Göteborg med indikatorer och mål som framkommit i arbetet med
ISO 26000 kopplat till GRI-nyckeltal. Detta arbeta påbörjades under 2013 (se även svar på fråga 49).
I riksdialogen har också initiala tester gjorts för att transparent redovisa och följa upp
intressentförväntningar enligt idén ”vision-avstämning-förväntan-respons”. Även detta arbetssätt
diskuterades under 2013 för att se hur HSB Göteborg kan ta detta arbete vidare (se även svar på fråga
49).
Se bilaga ”HSBs Hållbarhetsredovisning”, "Exempel på redovisning av hållbarhetsarbete för HR".
Fråga 52: Vilka rapporter tas fram där resultat för socialt ansvarstagande kan jämföras över tid?
Svar: Hittills har det i huvudsak varit via Hållbarhetsredovisningen med intressentdialoger samt via
kommunikation på hemsidan. Vi har under ett par års tid arbetat med utvecklingen av vårt
uppföljningssystem som även omfattat tester av ny teknik. Något slutligt beslut har inte tagits om
metod och rapportering.
Internt har även detaljerade NKI-rapport, NMI - rapport med mera tagits fram och kommunicerats.
16
Fråga 53: Vilka mätindikatorer används som ger kvalitativ och kvantitativ information om resultat och
fall kopplade till organisationen och som är jämförbara och visar på förändring över tid?
Svar: Sedan 2004 följer/redovisar HSB resultatet av intressentdialogen samt en del övriga indikatorer i
”HSBs Hållbarhetsredovisning”.
Sedan 2006 följer vi utvecklingen inom jämställdhetsområdet med hjälp av Nyckeltalsinstitutets
analysverktyg ”Jämix”. Här följer vi ca 25 mätindikatorer. Se bilagda exempel i dokumentet ”Jämix”(17)
Sedan 2008 har HSB följt upp och redovisat sin klimatpåverkan. I HSBs Klimatavtal åtar vi oss att
minska utsläppen med 50 % fram till 2023. Utfallet redovisas såväl i Årsredovisning som i
Hållbarhetsredovisning.
Sedan 2005 följer vi nöjd medarbetarindex (NMI). I undersökningen finns bl. a ett avsnitt som behandlar
Jämställdhet, mångfald, diskriminering och trakasserier. Se bilagda exempel i dokumentet ”NMI”(17)
Sedan början av 2000-talet har nöjd kundindex (NKI) följts via regelbundna mätningar.
Utöver ovanstående finns mätindikatorer i andra av våra intressentdialoger/undersökningar. Flera av
dessa finns i bilagd förteckning ”Undersökningar, omvärldsanalyser, dialogarbete”(4). Även i vår
Årsredovisning redovisar vi ett urval av mättal.
Beslut är taget av ledningen att göra koppling till relevanta GRI-indikatorer (G3.1) utifrån ISO 26000.
Arbetet med sammanställning/uppgiftsinsamling pågår. Se bilagan ”GRI-indikatorer för HSB Göteborg”
(urval gjort utifrån relevansanalys enligt ISO 26000).(7)
Fråga 54: Finns det externa riktlinjer för redovisning av socialt ansvarstagande och i så fall vilka och
hur använder organisationen den/dessa?
Svar: Arbetet med att utveckla HSB Göteborgs hållbarhetsredovisning pågår. ISO 26000-arbetet har
lett fram till ett antal möjliga och relevanta indikatorer i GRI som har utvärderats under 2013. Se även
svar på fråga 49.
Se bilaga ”GRI-indikatorer för HSB Göteborg” (urval gjort utifrån relevansanalys enligt ISO 26000).(7)
Fråga 55: Vilka verifieringsprocesser eller certifieringssystem används, där fakta och uppgifter kan
spåras tillbaka till en pålitlig källa för att kontrollera riktigheten i fakta och uppgifter?
Svar: Miljödiplomering, hälsodiplomering, kvalitetsdiplomering, ISO 26000, ISO 17020 och ISO 9001.
Fråga 56: Hur utvärderas resultatet av arbetet med socialt ansvarstagande?
Svar: Uppföljning av mål, handlingsplaner och aktiviteter samt ledningsdiskussioner/workshops. Årligen
via den strategiska planeringen.
Exempel på andra konkreta forum som bidrar till utvärdering/uppföljning av arbetet med socialt
ansvarstagande är nationell hållbarhetsgrupp, regional hållbarhetsgrupp och medarbetarkonferens.
Fråga 57: Hur tas underlag för kommunikation av socialt ansvarstagande fram?
Svar: Under 2014 (3 februari) beslutade den strategiska ledningen om kommunikationsstrategi för
hållbarhet som skall gå som en röd tråd i all kommunikation både externt och internt.
Kommunikationschefen är ansvarig för kommunikationen. Underlag tas fram tillsammans med
hållbarhetsansvarig utifrån status, aktiviteter, syfte, forum osv. Underlag tas fram från relevansanalysen
och i första hand kommuniceras det som är mest relevant.
17
Se även modell för intressentavstämning i Hållbarhetsredovisningen. Avstämningar och diskussioner
med externa experter sker även löpande.
Fråga 58: Hur kommuniceras organisationens arbete för socialt ansvarstagande?
Svar: Under 2014 kommer ett system, "Ansvarsloggen", att utvecklas för löpande kommunikation av
socialt ansvarstagande. I övrigt sker kommunikation via intranätet, www.hsb.se, i partnermöten,
leverantörskontakter,
artiklar
och
debattinlägg,
seminarier,
kundträffar,
medlemsträffar,
medarbetardagar, Hållbarhetsredovisning samt Årsredovisning.
En utvärdering skall göras under 2014 för hållbarhet som röd tråd i all kommunikation, exempelvis i
samband med nyproduktion av bostäder. Se även fråga 22 och 44.
Fråga 59: Har organisationen valt att utelämna vissa ämnen i sin kommunikation, och i så fall varför?
Svar: Full transparens har gällt vid genomlysningen och kommunikationen.
Fråga 60: Hur kommuniceras organisationens egendeklaration?
Svar: Egendeklarationen och/eller uttalandet mm kommer att kommuniceras via intranätet, innehållet i
breda termer på hemsidan www.hsb.se, "Ansvarsloggen", Ansvarsstafetten, artiklar, seminarier och
Årsredovisningen.
Fråga 61: Hur har policyer/lagar/normer gjorts kända i organisationen?
Svar: Dessa har kommunicerats ut via olika kanaler som medarbetarkonferenser (exempelvis
utbildningen i mänskliga rättigheter), utbildningar/information (exempelvis riktlinjerna mot mutor och
bestickning), via verksamhetsplanen (Ansvarspolicy, strategiska mål för Samhällsansvar mm), via
intranätet (samtliga policyer och riktlinjer, samt särskild sida för Hållbarhet), med hjälp av vår
Hållbarhetsgrupp, i samband med enhetsmöten osv. Diskussion har förts om hur vi på bästa sätt
säkerställer att medarbetarna löpande får information om policyer och riktlinjer. Detta kan/bör ske i
samband med nyanställning och i samband med den årliga revideringen av dessa dokument.
Fråga 62: Vilka arbetsmetoder gäller för interna revisioner och interna granskningar och vilka resultat
finns från dessa revisioner och granskningar?
Svar: Vi har hittills inte prioriterat resurser för intern granskning och intern revision av
hållbarhetsarbetet. Men vi utesluter inte att det kan komma att bli viktigt framöver. Vi har sådan
granskning inom andra delar av verksamheten, exempelvis inom energideklarationsarbetet, där vi har
varit ackrediterade och inom kvalitetsarbetet där vi är ISO9001-certifierade.
I samband med ledningens årliga strategikonferens görs en total genomgång av resultatet för samtliga
satta strategiska mål. Strategiska och operativa mål följs även löpande av såväl ledning som
affärsområdesansvariga och måluppfyllnad redovisas. En stående punkt på Affärsledningens
dagordning är måluppföljning. Detta sker enligt fastställda rutiner och årscykel. Avvikelser leder till
åtgärder på olika sätt. Uppföljning av prioriterade aktiviteter följs via aktivitetsförteckningar av den
hållbarhetsansvarige.
Fråga 63: Vilka resultat finns från externa intressenters revisioner och granskningar av verksamheten
eller organisationens varor/tjänster?
Svar: En total genomlysning av verksamheten har gjorts och en GAP-analys (risk- och
möjlighetsanalys) har tagits fram i enlighet med riktlinjerna i ISO 26000. Denna genomlysning har
genomförts av tredje part (Allies AB).
Tredje part (SP) har gjort en genomlysning av ett specifikt nyproduktionsprojekt med stöd av den
systematiska egendeklarationen som vid det tillfället fortfarande var under utveckling.
18
En tredjepartverifiering (SP) av HSB Göteborgs verksamhet med hjälp av Systematisk egendeklaration
genomfördes i april 2013 samt februari 2014 där detta dokument utgör underlag för revision av
egendeklarationen.
HSB Göteborg är diplomerad inom flera olika områden såsom energideklarationer, Miljödiplomering
(Göteborgs kommun), Hälsodiplomering, Kvalitetsdiplomering (SIQ). Vi är också sedan 2014 ISO 9001certifierade inom förvaltnings- och medlemsverksamheten.
Fråga 64: Hur hanteras klagomål och reklamationer från konsumenter?
Svar: Alla ärenden tas emot av Medlemscenter och registreras i ett digitalt system (”E-journal”). Via
detta system sker fördelning av ärendet till rätt person, bevakning, påminnelser mm. Se bifogad
processbeskrivning ”Ärendehantering”(18)
Felanmälningar registreras
och
processbeskrivning Felanmälan”(18)
administreras
via
felanmälningssystemet.
Se
bifogad
Klagomål i betaltjänstverksamheten hanteras på särskilt sätt i enlighet med betaltjänstlagen.
I samband med inflyttning i nyproducerade lägenheter finns en förstärkt felanmälanrutin och en särskild
inflyttningsprocess i syfte att skapa ”en trygg och lustfylld boendeentré” (se bilaga ” En trygg och
lustfylld boendeentré”).(11)
Fråga 65: Hur hanteras klagomål från övriga intressenter?
Svar: Merparten av intressenterna hanteras enlig svaret på fråga 64.
Medarbetarsynpunkter hanteras via NMI, fokusgrupper, medarbetarsamtal, chef, personalchef och
Synpunkten (ett förbättringsverktyg)
Synpunkter från Partners och Leverantörer hanteras inom ramen för ingångna avtal och
överenskommelser.
Samhälle/allmänhet hanteras i huvudsak på samma sätt som konsumenter ovan och/eller via
informationschefen.
Fråga 66: Vilka metoder används för utvärdering av mål, uppföljning av handlingsplaner samt
aktiviteter och vid vilka intervall genomförs dessa utvärderingar?
Svar: Detta sker i samband med den årliga strategiska planeringen (verksamhetsplaneringen) enligt
fastställd årscykel.
I samband med dialoger med intressent sker en uppföljning enligt fastställda processer (exempel NKI,
NMI osv.)
HSB Göteborg ingår i federationen HSB vars Förbundsstyrelse behandlar hållbarhetsfrågorna och dess
mål, som är beslutade på riksnivå, två ggr/år enligt fastslagen årscykel för styrelsens arbete.
Fråga 67: Vilket utfall uppnåddes i förhållande till målen?
Svar: Kortsiktigt satta mål har redan uppnåtts. De mer långsiktiga målen är avstämda och arbete
fortgår enligt plan. Till en början, efter resultatet från genomlysningen enligt ISO 26000, har vi främst
arbetat med handlingsplaner/aktiviteter som sedan följts upp. Framöver kommer vi att koppla fler
indikatorer och andra mätetal till aktiviteterna för att på så sätt följa arbetet. (Se även tidigare svar kring
uppföljning, t ex fråga 53).
Se bilaga ”Ansvarslogg”.(6)
19
Fråga 68: Var målen lämpliga och i så fall varför?
Svar: Målen var lämpliga och drev arbetet framåt. HSB Göteborg genomför i samband med
verksamhetsplaneringen ständigt ändringar. Vid senaste genomgången tillkom hållbarhetsrelaterade
mål till inom Klimat och Utveckling.
Fråga 69: Vilken koppling finns mellan organisationens övergripande strategier och mål?
Svar: Såväl vision, kärnvärderingar (ETHOS), de kooperativa principerna som huvudmålen är
beslutade av styrelsen och stämmer väl med satta mål inom hållbarhetsområdet.
Vd:s uttalande i samband med att vi beslutade oss för att använda ISO 26000 i verksamheten visar
också på en tydlig koppling/viljeinriktning: ”Vi vill ju vara den bäst ansedda aktören i boendebranschen.
Detta är ett konkret förbättringsarbete som tar oss närmare den visionen.” (Se även Organisationens
uttalande sist i denna Egendeklaration).
Fråga 70: Vilka förändringar från bestämda handlingsplaner har fastställts under perioden?
Svar: Inga större förändringar. Fokus fanns på lärande projekt tillsammans med en större leverantör
som hänvisade till ISO 26000 i sin uppförandekod. Detta projekt har inte genomförts då vi under samtal
och dialog med leverantören kunde konstatera att denne inte riktigt svarade upp mot vad man lovat i sin
uppförandekod. Istället har andra leverantörssamarbeten inletts.
En handlingsplan som inte fanns med från början är också att minska antalet leverantörer för att på så
sätt lättare kunna genomföra leverantörsdialogen.
Vidare har Förvaltningen under året lagt till handlingsplaner om Elmaskiner. Förstudie gjordes 2013 och
mycket framgångsrikt (för miljö, boende, medarbetare och ekonomi) test genomfördes 2014 (se
årsredovisning sid 15).
Inom medlemsenheten har "eventgruppen" med hållbarhetsaspekten i sitt arbete (exempel kundjulbord
med bra matval, ej engångstallrikar, engångsmuggar etc.). Framöver kommer kursmaterial vid våra
utbildningar bara att delas ut via USB-minne (ej papper och pärmar).
Fråga 71: Genomfördes bestämda aktiviteter och om inte varför?
Svar: Arbetet med leverantörskontakter tar mer tid i anspråk än planerat. Etablering av och påvisat
positivt resultat av energitjänsterna har försenats. Implementeringen i nyproduktionsprocessen är
mycket komplex och kommer att ta längre tid än vi inledningsvis räknat med. Sammantaget har detta
inneburit att vissa aktiviteter inte har klarat den tidplan som sattes upp initialt. Ytterligare aktiviteter
tillsammans med medarbetare och kunder hade varit önskvärt. Inom Förvaltningen hade man som
operativt mål att ta fram åtta nya tjänster. Detta genomfördes inte då HSB Tjänsteutveckling "tog över"
denna utveckling.
Fråga 72: Hur håller sig organisationen informerad om alla rättsliga skyldigheter?
Svar: Generellt sker en bevakning av lagar såväl av jurister på riksnivå som av HSB Göteborgs egen
jurister. Detta görs bl. a via prenumerationer på SFS och FI samt regelbunden bevakning av Infotorg,
Blendow group, kommitté- och utredningsförslag och litteratur.
För specifika områden som betaltjänstverksamheten (Finansinspektionen) sker dessutom ytterligare
bevakning av ansvariga inom respektive verksamhet i enlighet med regelverket.
Exempel på några specifika områden där bevakning sker är:
Miljöområdet där bevakning görs på såväl riks- som lokal nivå via miljöansvariga. Stående punkt
gällande lagförändringar finns vid träffar med nationella miljönätverket. Lokalt sker kontroll kvartalsvis
via Notisum.
20
Arbetsmiljöfrågorna bevakas av personalenheten samt via HR-nätverk. Vårt digitala system uppdateras
med automatik av leverantören vid lagändringar. Löpande erhålls nyhetsbrev från FASTIGO
(arbetsgivarorganisationen) och Draftit (stödverktyg för HR och lön).
Controllern bevakar området kring sociala hållbarhetsfrågor.
Fråga 73: Hur utvärderar organisationen att den efterlever lagar, krav och internationella
uppförandenormer?
Svar: Det finns flera sätt som denna utvärdering/bevakning sker. Exempelvis via externa revisioner,
interna revisioner och compliancefunktionen. Såväl miljödiplomeringen som ISO 9001-certifieringen
ställer krav på och följer upp lagbevakningsrutinerna.
Vi följer utveckling och tillämpar praxis för att på så sätt säkerställa korrekt handläggning. Genom såväl
intern rådgivning som vår externa utbildnings- och rådgivningsverksamhet bevakas och säkerställs
kompetensen hos berörda. Budskapet är att vi bör göra mer än att ”bara följa lagen”.
Dessutom sker uppföljning via olika nätverksträffar och andra konstellationer mellan Riksförbund och
lokalt i Göteborg, samt mellan olika regionala HSB-föreningar.
Chef för Personalservice ansvarar för bevakningen av arbetsmiljölagstiftningen (följs upp via
regelbundna möten i CAK (central arbetsmiljökommitté)) och miljöansvarig ansvarar för bevakningen
inom miljölagstiftningen.
Se bilagor "HSBs arbetsmiljöarbete", "Manual för Risker i arbetet", "Checklista vid nyanställning".
Fråga 74: Vilka påpekanden finns från myndigheter eller utslag i domstol som rör att lagar ej efterlevs?
Svar: Inga påpekanden eller utslag finns under den senaste 5-10 års perioden utöver nedanstående.
Ett påpekande har erhållits från Datainspektionen angående vår hantering av PUL i samband med
lanseringen av en webbtjänst. Detta åtgärdades omgående. Idag finns inte denna tjänst. Detta är drygt
5 år sedan.
För några år sedan erhölls en förfrågan från Konsumentverket i samband med
värdesäkringserbjudande i lägenhetsförsäljningsinformation. Informationen upplevdes otydlig. Efter att
vi förtydligat kommunikationen släpptes ärendet.
Fråga 75: Vilken metod har använts för att identifiera, styra och följa upp förbättringar?
Svar: HSB Göteborgs modell bygger på SIQ:s modell för kundorienterad verksamhetsutveckling. Vi är
diplomerade av SIQ sedan 2009 (se bifogat ”SIQ - Diplom”(16).). I vårt förbättringsarbete använder vi
oss av ”Kvalitetsboxen” (en metod för att identifiera, analysera, och genomföra förbättringar, se bifogat
dokument ” HSB Göteborgs kvalitetsbox”(16)). Vi har definierat och kartlagt våra processer (ca 70 st.)
för att tydligare kunna identifiera förbättringsbehov. I samband med ISO9001-certifieringen har en
genomgång av marknadsområdenas processer genomförts. Processer inom övriga enheter håller på
att aktualiseras. För att få ett enhetligt förbättringsarbete har ”Förbättringshandboken” tagits fram.
Förbättringsförslag kan också lämnas via ”Synpunkten” som är en digital förslagslåda på vårt intranät
(se bilagd ”print av intranätets förstasida”(16)). Större eller mer komplexa förbättringsförslag hanterar vi
via vår projektutvecklingsmodell och i den fastställda processen för utvecklingsprojekt. I dessa fall tas
beslut av Utvecklingsledningen.
I samband med måluppföljningen på Affärsledningsmöten finns ”förbättringar” med som en stående
punkt. Vid periodiskt återkommande möten med samtliga ledare finns förbättringsarbetet med på
agendan. Samtliga ska ha med förbättringsarbete på dagordningen vid möten med sina enheter.
21
I ISO9001-projektet har en genomlysning och analys gjorts av alla prioriterade processer inom
Förvaltning och Medlem. Kritiska framgångsfaktorer har tagits fram och processförbättringar har
genomförts.
Se även svar på fråga 66.
Fråga 76: Vilka förbättringar har genomförts under perioden? Exempel på detta kan vara utifrån
klagomål, målarbete, lagändringar, strategibeslut.
Svar: HSB-gemensamt utvecklingsbolag har skapats främst för digital utveckling av tjänster som våra
kunder och medlemmar efterfrågar.
Delägande i Johanneberg Science Park, framtagande av HSB Living Lab samt beslut om flytt av
huvudkontoret till Chalmersområdet där ett kluster för samhällsbyggnad håller på att skapas är åtgärder
för att möta kommande behov från våra intressenter.
Genom olika åtgärder, bl. a bättre dialogarbete, har ett förbättrat serviceindex för hyresfastigheterna
uppnåtts.
Energichef har rekryterats för energifrågor för ökat fokus/höjd kompetens inom energieffektivisering
mm. HSB är utsedda till ”Årets framtidsföretag 2013” av EFF, Energieffektiviseringsföretagen (se bilaga
med samma namn(21))
Som en följd av GAP-analysen har en ny inflyttningsprocess med förstärkt felanmälanrutin skapats (se
bilaga ”Trygg och lustfylld boendeentré(11))
Framtagning av relevanta GRI-indikatorer utifrån gjord relevansanalys av områden/delområden i ISO
26000 har gjorts och kommer att kommuniceras framöver.
Vårt styrkort för strategiska mål har kompletterats med perspektivet ”Samhällsutveckling”. Dessutom
har flera strategiska mål tagits fram under perspektivet ”Samhällsutveckling”. Detta ingår som en del av
HSB Göteborgs verksamhetsplan.
Med hjälp av de öppna frågorna i kundundersökningen har vi fångat upp klagomål och synpunkter och
gjort kundbesök omgående. När det gäller de långsiktiga frågorna är det proaktivitet och återkoppling
som är det stora. Därför har vi certifierat oss enligt ISO 9001 för att bland annat förbättra
förvaltningsprocesser mm. Det kommande fastighetssystemet kommer också att ge bättre stöd för
återkoppling.
Utifrån resultatet från senaste medarbetarundersökningen (NMI) skapades flera fokusgrupper för att
ytterligare analysera några delområden där förbättringspotential finns.
Vårt prioriterade arbete med mångfald, jämställdhet, klimat mm har gett positiv a resultat. Se
”Jämix”(17), ”Årsredovisning” och ”Hållbarhetsredovisning”.
Det finns också ett antal genomförda idéer som lämnats in av medarbetarna via vår digitala
förslagslåda Synpunkten eller som gjorts genom processförbättringar.
Fråga 77: Vilka förbättringar har skett mot referensår?
Svar: Exempel på förbättrade mättal är:
CO2-utsläppen har minskat med 26,3% mot referensår i Klimatavtalet (2008). Siffran är preliminär och
avser 2014.
Resultatet för NKI 2014 är 77 % (76 % 2012) vilket är det bästa resultat sedan undersökningarna
startade i nuvarande form (referensår 2004 = 63 %).
22
Resultatet för NMI på fortsatt hög nivå 3,6 (referensår 2005=3,5) och delområde för bl a jämställdhet
och mångfald har mycket bra resultat.
Resultatet för Jämix är 126 jämfört med median
”jämställdhetsarbete” 19 (av 20) (referensår 2006=9)
117
(referensår
2006=98),
delindex
Serviceindex för hyresrätter klart förbättrad vid senaste mätningen 75,7% 2014 (72,8 % 2012, 70,3 % 2010).
•
•
delindex ”Rent & snyggt” 64,1 % (60,4 % 2012, 57,3 % 2010)
delindex ”Utemiljön” 56,7 % (54,7 % 2012, 46,5 % 2010)
Se även nationella resultat i Hållbarhetsredovisningen. Exempelvis stöd till We Effect 3 117 552 kr 2013
(2 029 533 kr (varav HSB Göteborg 212 000 kr) 2012 jämfört, 1 546 000 kr 2007).
För nya ISO 26000-kopplade GRI-indikatorer kommer 2012 alt. 2013 att vara referensår. För GRImätetal som funnits tidigare är referensår olika från fall till fall.
Fråga 78: Hur har den gångna periodens arbete med socialt ansvarstagande påverkat organisationens
styrande dokument (strategier, policyer etc.)?
ANM: Med gångna perioden avses tid sedan senaste redovisningen presenterades.
Svar: Omdefiniering har skett av vissa strategiska mål, fler mål inom perspektivet ”Samhällsutveckling”,
revidering av policyer och fler operativa mål. Uppförandekoden har kompletterats med möjlighet för
leverantör att signera dokumentet.
Fråga 79: Vilka nya prioriteringar har skett inom områden och principer och i så fall varför?
Svar: Inga direkta omprioriteringar är gjorda inom områden och principer. Vi har dock i de strategiska
målen tydliggjort mångfaldsarbetet som viktigt samt tydliggjort vikten av fortsatt dialogarbete med
leverantörer och partners.
Eventuella förändringar och tillägg kommer att behandlas löpande i verksamhetsplaneringen vartefter
olika delmål är uppfyllda.
Fråga 80: Vilka nya övergripande mål, detaljerade mål, handlingsplaner och aktiviteter inom socialt
ansvarstagande har fastställts för den nya perioden?
Svar: Under 2014 antogs en ny verksamhetsstrategi där hållbarhet är integrerat. Bland annat antogs ett
övergripande mångfaldsmål som fått stor effekt i organisationen.
Arbetet med detaljerade mål, handlingsplaner och aktiviteter för kommande period pågår enligt
fastställd årscykel för den strategiska planeringen. Installation av nytt verksamhetsledningssystem,
Hypergene, har medfört att arbetet har försenats något. Arbetet med nedbrytning av mål på operativ
nivå skedde successivt under 2014 vartefter den nya organisationen tog form. Vår hållbarhetsgrupp
arbetar dessutom löpande med att ta fram förslag på aktiviteter som prioriteras i det kommande arbetet.
Några exempel på sådana aktiviteter är
Inköp: Minska antalet leverantörer (för bättre kontroll)
Information: God tonalitet såväl mellan medarbetare som mellan medarbetare och medlem/kund
Förvaltning: Översyn av transportsätt/transportbehov
Nyproduktion: Analys av arbetssätt enligt ISO 26000 i förhållande till partnering i nyproduktionsprojekt
23
Se bilaga ”Strategiska mål”(3) i HSB Göteborgs verksamhetsplan 2015-17
Se bilaga ”Affärsområdenas operativa mål”(3) för 2013 samt Hypergene för aktuella mål
Se även listor på ”viktigaste ansvarssituationer” från Hållbarhetsgruppen(15)
HSB Göteborg
2015-04-20
24