Årsmötet 2015 - EllaGårds byalag

Ellagårds Byalag
Styrelsemöte 17 februari 2015
Närvarande:
Fredrik Lagergren – ordförande
Peter Karlsson – kassör
Bengt Granath
Nils Göran (Nicke) Ramberg
Anna Hedberg
Lars Hansen
Erica Brown – sekreterare
Frånvarande:
Stefan Söderholm
Dagordning:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Mötets öppnande
Godkännande av dagordning
Föregående mötes protokoll
Årsbokslut
Revisionsprocess
Verksamhetsplan och budget för 2015
Praktikaliteter kring årsmötet
Valberedning/funktionärer för nästa verksamhetsår
Byggregler i Ellagård
Övriga frågor
Mötet avslutas
1. Mötets öppnande
Mötet öppnades och ordförande hälsade alla välkomna.
2. Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes.
3. Föregående mötes protokoll
Föregående mötes protokoll gicks igenom och godkändes. Att-göra-listan gicks också igenom – se
bilaga.
Grannsamverkan har satt igång, Anna har informerat fogdarna och bett dem samla in
mailadresser. Polisen kommer att kalla till informationsmöten i maj, för fogdarna. Anna åtog sig
att fortsätta att uppmuntra fogdarna så att fler kommer igång och ser till att få in mailadresser.
4. Årsbokslut
Peter hade skickat ut bokslutsdata till styrelsen och denna gicks igenom. Konstaterades att
medlemsavgifterna för 2014 var rekordhöga – 83.600 kr. Resultatet före finansiella intäkter och
kostnader var plus 8.871 kr. Värdet av våra tillgångar är ca 270.000 kr.
5. Revisonsprocess
Konstaterades att styrelsen börjar med att godkänna verksamhetsberättelsen och sen skickas
den till revisorn. Verksamhetsberättelsen godkändes och undertecknades av närvarande
styrelseledamöter. Peter skickar vidare relevanta papper till revisorn.
6. Verksamhetsplan och budget för 2015
Fredrik presenterade förslag till verksamhetsplan och budget för 2015. Föreslogs några
justeringar. Den föreslagna budgeten innebär en planerad förlust på ca 26.500. Styrelsen anser
att detta är rimligt mot bakgrund av att vi har haft ett överskott de senaste 5 åren samt att
styrelsen vill satsa lite extra för att få fler att engagera sig i Byalaget och Grannsamverkan. Bland
annat kommer samtliga fogdar med respektive att bjudas in till Skiftesmiddagen. Styrelsen
godkände verksamhetsplan och budget.
7. Praktikaliteter kring årsmötet
Beslutades att bjuda på mat men inte ha något band som spelar på årsmötet. Beslutades att
starta mötet kl. 19.00. Bengt åtog sig att prata med Emilio. Fredrik ordnar en anmälningsfunktion
som Stefan lägger ut på hemsidan.
8. Valberedning/funktionärer för nästa verksamhetsår
Oklart om vi har en fungerande valberedning. Fredrik föreslog att alla i styrelsen rekryterar varsin
person som antingen kan sitta i styrelsen eller som kan ansvarar för något engagemang. Erica har
anmält sin avgång från styrelsen men har erbjudit sig att fortsätta att ta hand om
utlåningsverksamheten. Beslutades att ha en avstämning om ett par veckor så att kandidater
finns innan årsmötet.
9. Byggregler i Ellagård
En byalagsmedlem har anmält till styrelsen att ett Ellagårdshus har byggts om så att taket har
höjts och huset har gjorts större. Kommunen har godkänt ombyggnationen. Kommunen ska
återkomma med motiv till varför godkännande har getts samt hur områdets karaktär ska
bibehållas. Styrelsen avvaktar skrivelsen och beslutar sedan om eventuell kommunikation med
kommunen.
10. Övriga frågor
Bengt tog upp frågan om godisförsäljning i samband med Byalagets Valborgsfirande. Bengt har
kontakt med de som normalt brukar sätta upp stånd och sälja godis. Två femteklasser på
Ellagårdsskolan har blivit lovade att sälja godis på Valborg (de andra femteklassarna fick sälja på
Cirkusfestivalen). Nicke kollar med Anna och frågar vem som ska kontaktas hos föräldrarna och
förklarar de två alternativen – antingen får de 1.000 kr och får konkurrera med de professionella
godisförsäljarna, eller så får de stå för hela godisförsäljningen men då ska de vara införstådda
med att de måste ordna ”allt” inklusive belysning och att trycket på försäljningen blir större och
att det är viktigt att det fungerar.
Nästa möte: 16 april kl. 19.00 i Tennisklubbens lokal.
11. Mötet avslutas
Ordföranden förklarade mötet avslutat.
Vid pennan
Justeras
___________________________
Erica Brown
Sekreterare
_______________________________
Fredrik Lagergren
Ordförande
Bilaga 1
Att-göra-lista
Aktivitet
Styrelse-
Ansvar
möte
Bör vara
Status
klart
Hemsidan: Sälj-kit
2014-09-08 Fredrik
Arkiv: Gå igenom lådor med gammalt styrelsematerial och bestämma vad som ska sparas och hur
2014-09-08 Fredrik
Ellagårdsbladet: Skriv artikel om Byalagets och loggans historia
2014-10-16 Bengt
2015-02-23
Ellagårdsbladet: Meddela Neveling om att styrelsen vill ha nya loggan på framsidan
2014-10-16 Fredrik
2015-02-17 klart
Ellagårdsbladet: skicka nya loggan till Neveling
2015-01-21 Stefan
2015-02-17 klart
Arkiv: Utred alternativ för digital arkivering av protokoll
2014-10-16 Fredrik
Täby kommun: Kontakta kommunen efter nyår, om diverse saker
2014-10-16 Lars
2015-04-16 bordlagd
Täby kommun: Västra Roslags Näsby, kolla kommunens hemsida om detaljplan och informera
2014-12-03 Lars
2015-01-21 Klart
Facebook: påminn om principer och att inte berätta om resor
2014-12-03 Fredrik
2015-02-20
Täby kommun: Skriv till kommunen om plats för valborgsfirande
2014-12-03 Fredrik
Klart
GSV: Skriv brev till grannsamverkanspersoner
2014-12-03 Anna
Klart
GSV: Gör lista över rotefogdar och skicka till Stefan
2014-12-03 Lars
Klart
GSV: Lägg listan på Ellagårds hemsida bakom inloggning
2014-12-03 Stefan
Ekonomi: Skicka in kontrolluppgift för tidningsutdelaren
2014-12-03 Peter
2015-01-?
Ekonomi: Kolla om vi ska betala arbetsgivaravgift/dra källskatt. Fixa rättelse
2014-12-03 Peter
2015-03-?
Ekonomi: Ta fram inbetalningsavi som ska med första Ellagårdsbladet 2015
2014-12-03 Lars
2015-02-17 klart
Styrelsemöten: Kolla om vi kan ha nästa möte i Tennisklubbens lokaler
2014-12-03 Fredrik
2015-01-21 Klart
Medlemmar: Besluta om vissa medlemmar ska slippa betala årsavgift (hedersmedlemmar)
2014-12-03 Styrelsen
2015-01-21 Klart
Upprätta bokslut för 2014
2015-01-27 Peter
2015-02-10 klart
Förvaltningsberättelse för 2014
2015-01-27 Fredrik
2015-02-10 klart
Godkänn bokslut och förvaltningsberättelse
2015-01-27 Styrelsen
2015-02-17 klart
Upprätta budget för 2015
2015-01-27 F och P
2015-02-17 klart
Årsmöte 2015: Planera, kostnadsberäkna och boka lokal
2015-01-27 Bengt
2015-02-17 klart
Styrelsemöten: boka hos Tennisklubben
2015-01-27 Fredrik
2015-02-10 klart
GSV: kolla varför spridningen av veckobreven inte fungerar överallt
2015-01-27 Anna
2015-02-10 pågår
Ellagårdsbladet: Kallelse till Årsmötet
2015-01-27 Bengt
2015-02-23
Ellagårdsbladet: Rapport 2014, Plan 2015
2015-01-27 Fredrik
2015-02-23
Ellagårdsbladet: Info om Valborg
2015-01-27 Fredrik
2015-02-10
Ellagårdsbladet: Detaljplan Västra Roslags Näsby
2015-01-27 Lars
2015-02-10 klart
Ellagårdsbladet: Medlemsavgifter 2015
2015-01-27 Lars
2015-02-10 klart
Täby kommun: Västra Roslags Näsby. E-postförslag till kommunbrev
2015-01-27 Lars
2015-01-26 klart
Täby kommun: Västra Roslags Näsby. E- synpunkter på brevkonceptet
2015-01-27 Styrelsen
2015-01-29 klart
Täby kommun: Västra Roslags Näsby. Facebookbrev för medlemssynpunkter
2015-01-27 Fredrik
2015-01-31 klart
Täby kommun: Västra Roslags Näsby. Brev till kommunen
2015-01-27 Fredrik
2015-02-10
Revisionsprocess - skicka relevanta papper till revisorn
2015-02-17 Peter
Årsmötet - boka lokal och mat hos Emilios
2015-02-17 Bengt
Årsmötet - fixa anmälningsfunktion
2015-02-17 Fredrik
Årsmötet - lägg ut anmälningsfunktion på hemsidan
2015-02-17 Stefan
Rekrytera personer till styrelse och aktiviteter
2015-02-17 Alla
Valborgsfirande - kontakta femteklassare om godisförsäljning
2015-02-17 Nicke
pågår
2015-02-01 klart
klart