arrangemangsledarinstruktion-höst-2014_v1-00

Scouternas arrangemang arrangeras i samarbete med Scouternas Folkhögskola.
Arrangemangsledarinstruktion
Höst 2014
25 september 2014
v1-00
Scouterna
Box 420 34
Telefon: +46 8-555 065 00
Webb: www.scouterna.se
126 12 Stockholm
Fax: +46 8-555 065 99
E-post: info@scouterna.se
18.3 Mallar mm
Flera dokument och mall för arrangemangsledare finns att ladda
ned på www.scoutservice.se. Se till exempel:





www.scoutservice.se/lager-och-aventyr/bliarrangemangsledare/dokument-for-arrangemangsledare/
http://www.scoutservice.se/ladda-ner/blanketter/
http://www.scoutservice.se/ladda-ner/programmaterial/
http://www.scoutservice.se/ladda-ner/styrdokument/
http://www.scoutservice.se/ladda-ner/mallar/
18.4 Nåt som stämmer inte?
Instruktionerna uppdateras inför varje år. Om du hittar något du
tycker verkar konstigt eller som du funderar över så är du
välkommen att prata med dina kontaktpersoner eller någon annan i
Scouternas arrangemangsgrupp.
§18 – sidan 7
v1‐00 Innehållsförteckning
Innehållsförteckning 1 Introduktion 1.1 2 Om dokumentet Om Scouterna 2.1 2.1.1 Scouternas organisation WAGGGS och WOSM 2.2 2.3 3 Scouternas program Arrangemang = folkbildning Vad och vem 3.1 3.2 Vad är Scouternas arrangemang? Ett arrangemangsteam 3.2.1 Vilka roller ska täckas? 3.3 Arrangemangsgrupp 3.3.1 Kontaktpersoner 3.3.2 Andra ansvarsområde inom arrangemangsgruppen 3.4 Projektledare arrangemang 3.4.1 Utskick med posten 3.4.2 Kopiering 3.5 Andra anställda på Scouternas kansli 3.5.1 Ekonomi 3.5.2 Kommunikation 3.5.3 IT 3.5.4 Försäljning 3.5.5 Andra avdelningar inom Scouterna 4 Projektplanering och rapportering 4.1 Projektplan 3
v1‐00 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 Riskhantering i projektet Rapportering Mötesprotokoll eller minnesanteckningar Kontinuerlig rapportering 4.4 5 E-post kommunikation Anmälning 5.1.1 Information som ska samlas Anmälningssystemet Datum och deadlines for anmälning Att ta ut deltagare Avanmälning Anmälnings- och avanmälningsregler 5.6.1 Avbryta arrangemang Kontakt med värdlandet 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6 6.1 6.2 7 Officiella kanaler Att utveckla scouting i kategori A-länder Rekresa 8 Deltagare förberedelse 8.1 8.2 8.3 9 Informationsutskick Förträff Förberedelse arbete eller övningar Kommunikation 9.1 Att tänka på när man kommunicera 9.1.1 Scouternas policys 9.1.2 Hur få man använda logotypen 9.1.3 Sociala media, dos and don’ts 9.2 Marknadsföring 9.2.1 Att attrahera deltagare 9.3 Information till deltagare 9.4 Vilka kanaler finns 9.4.1 Scouternas hemsidor 9.4.2 Scouternas tidning 4
v1‐00 18.2 Scouternas arrangemangsgrupp
Loa Ahlqvist


ideell ordförande
kompetensutveckling
Fredrik Alhbin


riskhantering
kontaktperson till
världsscoutjamboree
Adam Lundberg



kontaktperson till EB
Storbritannien
kontaktperson till EB
Slovakien
kontaktperson till Upplev
Anders Wallin



ekonomi
kontaktperson till Blå
Hajken
kontaktperson till
Expedition
Helen Krabb



anställd projektledare
ordförande
administrativt stöd
Sara Lindskog



strategisk utveckling
kontaktperson till Blå
Hajken
kontaktperson till
Expedition
Klara Lundskog



kontaktperson till EB
Storbritannien
kontaktperson till EB
Slovakien
kontaktperson till Upplev
Dan Paxer

Kommunikation
Uppdaterad 25 september 2014
I och med att gruppen är dynamisk utefter behov kan medlemmar
och ansvarsområden förändras under arbetets gång.
§18 – sidan 5
v1‐00 9.4.3 9.4.4 9.4.5 Scouternas nyhetsbrev Sociala media Fysiska träffar 9.5 9.6 9.7 10 Arrangemangs hemsidor och Wordpress Vilka andra stöd finns Insamling av bild och berättelse Budget 10.1 Budgetprinciper 10.1.1 Sparsamt förhållningssätt Att skapa arrangemangets budget 10.2.1 Budgetmall 10.2.2 Vad ska ingå i arrangemangets budget? 10.2.3 Schablonsiffror 10.3 Avgift för centrala tjänster 10.4 Riskmarginal för oförutsedda utgifter 10.5 Fonder och bidrag 10.6 Sponsring 10.7 Anmälningsläget och ekonomiska förutsättningar 10.7.1 Antal deltagare, funktionärer samt arrangemangsledare 10.7.2 Att ställa in ett arrangemang 10.8 Budgetprognos 11 Ekonomisk redovisning 10.2 11.1 11.2 11.3 11.4 Ekonomi för alla Scouternas ekonomisystem Att ta betalt från deltagare Att betala för arrangemangets kostnader 11.4.1 Fakturering 11.4.2 Kontokort 11.4.3 Utläggsredovisning 11.4.4 Internationella överföringar 11.4.5 Förskott 11.4.6 Kassahantering 11.4.7 Uttag av internationella valutor via Exchange i Sverige 11.5 Bankkonto och kontokort 11.5.1 Bankkonto 5
v1‐00 11.5.2 11.5.3 11.5.4 11.5.5 Bankkort Överföring till konto. Uttag i utlandet Redovisning av kostnader betalda med kontokortet 11.6 11.7 11.8 11.9 12 Kontinuerlig bokföring Att hantera kvitto Kontering och Approve-It Slutredovisning Försäkring 12.1 12.2 Värdesaker Sjukvård under resan Slutrapport lämnas in Ekonomiska redovisning lämnas in Inom 45 dagar efter att arrangemanget har tagit slut, dock absolut senast 13 september 2015. Eventuell sista redovisning av återträff 20 dagar efter genomförande dock senast 13 december 2015. För arrangemang som genomförs vid andra tidpunkter ska
arrangemangsteamet och arrangemangsgruppen kommer överens
om gällande tidspunkter och milstolper för planering.
13 Resor 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 14 Scouternas resepolicy Att resa till möte och förberedelse aktivitet Resa som gäller huvudaktivitetet Resebyrå Att boka med Resia Riskhantering 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 14.6 15 Scouternas beredskapsplan Krisperson Arrangemangets beredskapsplan Deltagarlistor Trygga möten Sjukvård 14.6.1 Utlägg på deltagare sjukvård Återträff 16 Slutrapportering 16.1 16.2 16.3 17 6
v1‐00 Skriftlig slutrapport Er egen utvärdering Deltagarnas utvärdering Sammanfattning §18 – sidan 3
v1‐00 15 februari 2015 Antagningsprocessen klart och alla deltagare informerade om de kommer med eller inte – internationella arrangemang 1 mars 2015 Faktureringsinformation insamlad från alla deltagare och listan eller klartecken skickat till projektledare kansli – internationella arrangemang 2 mars 2015 Scout nr 2 2015 – Sista datum att skicka info till "aktuellt" 6‐8 mars 2015 Riskhanteringsutbildning – Stockholm 31 mars 2015 Sista dag att anmäla sig till Scouternas nationella arrangemang 12 april 2015 Antagningsprocessen klart och alla deltagare informerade om de kommer med eller inte – nationella arrangemang 12 april 2015 Beredskapsplan lämnas in 26 april 2015 Faktureringsinformation insamlad från alla deltagare och listan eller klartecken skickat till projektledare kansli – nationella arrangemang 3 maj 2015 Eventuella justeringar till beredskapsplan lämnas in 28 maj 2015 Scout nr 2 2015 – utgivningsdatum 18 Bilaga 18.1 18.2 18.3 18.4 Årsplan och milstolper Scouternas arrangemangsgrupp Mallar mm Nåt som stämmer inte? Statusrapport #2 lämnas in Beställ eventuell förskottsöverföring till arrangemangets bankkonto. Om arrangemanget gör en rekresa: 2 veckor efter att ni återkommer från rekresan Om arrangemanget inte gör en rekresa: 31 maj 2015 §18 – sidan 2
v1‐00 7
v1‐00 18 Bilaga
18.1 Årsplan och milstolper
Datum Ärende (skriv själv där det saknas) (stryk det som inte gäller) □
26‐28 september 2014 Arrangemangsledarutbildningen □
1 oktober 2014 Preliminäranmälan öppnas med grund information samt max pris. □
9 oktober 2014 Scouterna tidning når läsare 21 oktober 2014 Scout nr 1 2015 – Sista datum att skicka info till "aktuellt". Projektplan lämnas in □
2 november 2014 □
2 november 2014 Senast datum att lämna in text till marknadsföringsbroschyr □
22‐23 november 2014 Demokratijamboree □
23 november 2014 □
14 december 2014 Budget lämnas in Ev justering till projektplan lämnas in Ev justering till budget lämnas in Uppdaterade anmälningsinformation på hemsidan Statusrapport #1 lämnas in 11 januari 2015 Beställa eventuell bankkonto och kort. Beställ eventuell förskottsöverföring till arrangemangets bankkonto. 29 januari 2015 Scout nr 1 2015 – utgivningsdatum 31 januari 2015 Sista dag att anmäla sig till Scouternas internationella arrangemang §18 – sidan 1
v1‐00 1 Introduktion
Välkommen till Scouternas arrangemang och välkommen till
uppdraget Arrangemangsledare 2015. Du kanske har gjort detta
förut, fortsätter en roll som du har haft en stund, eller kanske är det
här första gången du antar rollen som arrangemangsledare. Hur som
helst, här finns information och stöd för alla som ska leda scouter
på fantastiska äventyr under 2015.
Ni som tillhör ett arrangemangsteam har en fantastisk möjlighet att
växa och utvecklas som ledare. Ni får chansen att ansvara för ett
arrangemang från början till slut med allt det innebär av planering
och genomförande. Ni har fått förtroendet att ge deltagarna en
upplevelse där de framförallt utmanar och utvecklar sig själva.
Lycka till med arrangemanget!
Scouternas
arrangemangsgrupp
§1 – sidan 1
v1‐00 1.2 Om dokumentet
Den här arrangemangsledarinstruktionen är framtagen för att stödja
alla arrangemangsteam i deras planeringsarbete. Genom att samla
allt på ett och samma ställe hoppas vi att det blir lättare för er
arrangemangsledare så att ni kan fokusera er energi på att göra ett
bra arrangemang.
Arrangemangsledarinstruktioner för Scouternas arrangemang är ett
långt och omfattande dokument. Vi förvantar oss inte att alla
arrangemangsledare kan alla delar. Däremot är det viktigt att alla
känner till vissa delar, och inom teamet ska det finnas någon som
har koll på varje del. Ta tid att läsa igenom det som är relevant för
dig i din roll.
Tank på att inom de kapitel som kanske se ut som om de skulle
riktar sig bara till de som hanterar ekonomi, till exempel, att det kan
finnas information för alla arrangemangsledare. De delar som
beskriver administrativa rutiner som är viktiga, och några som alla
arrangemangsledare måste känna till och följa är:




Hur man boka resa till planeringsmöte - 13.5 §
Användning av Scouterna e-postadresser - 4.4 §
Saker att tänka på innan man använda sociala medier 9.1.3 §
Hur man ladda ned och lämna in en
utläggsredovisningsblankett - 11.4.3 §
§1 – sidan 2
v1‐00 17 Sammanfattning
I den här instruktionen finns information och vägledning gällande
planering och genomförande av ett arrangemang. Här finns svaren
på de vanligaste frågorna, men kom också ihåg att ta hjälp av dina
teamkamrater, era kontaktpersoner i Scouternas
Arrangemangsgrupp och Scouternas kansli. Ert team ska jobba
tillsammans under en lång tid, så fördela uppgifterna jämnt och
stäm av regelbundet under planeringen så att alla orkar ända fram.
Det bästa arrangemanget får ni genom att använda er av
erfarenheter från tidigare arrangemang och kombinera dessa med
kreativitet och nytänkande inom ert eget team. Genom att använda
er av Scouternas program i både planering och genomförande
säkrar ni ett bra arrangemang som vilar på vår gemensamma
värdegrund. Glöm dock inte av att det ska vara roligt och
utvecklande för er i arrangemangsteamet. Om ni har det bra, så har
säkerligen även deltagarna det bra.
På http://www.scouterna.se/ledascouting/ finns mer information
om hur ni kan jobba med Scouternas program. Där finns även
ledarboken, Ledaren – gör dig redo samt böckerna för respektive
åldersgrupp för nedladdning.
Ta chansen och gör ett minnesvärt arrangemang som både ni och
deltagarna bär med er i framtiden.
§17 – sidan 1
v1‐00 2 Om Scouterna
2.1 Scouternas organisation
Scouterna styrs av Scouternas stämma och de beslut som tas på
Demokratijamboree.
§2 – sidan 1
v1‐00 Bland annat antar stämman Scouternas verksamhetsplan.
Om ni önskar lägga till frågor i den centrala utvärdering, diskutera
det med era kontaktpersoner samt projektledaren på Scouternas
kansli senast en månad innan ni åker på arrangemanget.’
Om ni väljer att göra en enskild utvärdering med era deltagare ska
sammanfattning av resultatet från den utvarderingen bifogas med
slutrapporten.
För att kunna genomföra Scouternas verksamhetsplan utser
Scouternas styrelse en generalsekreterare, som anställer ett antal
personer på Scouternas kansli, samt rekryterar ett antal nationella
arbetsgrupper.
Scouternas arrangemangsgrupp är en av Scouternas nationella
arbetsgrupper, med ansvar för att genomföra en del av kapitel G: i
§2 – sidan 2
v1‐00 §16 – sidan 3
v1‐00 

En utvärdering av stödet till er från kansliet och Scouternas
arrangemangsgrupp
Övrigt av vikt som ni anser ha påverkat arrangemanget.
Bifoga material som kan vara av intresse och till nytta för nya
arrangemangsledare som till exempel:



Tryckt marknadsföringsmaterial för arrangemanget
De blanketter, hälsodeklarationer och säkerhetslappar ni
använde
Era informationsutskick till deltagarna
Spara så mycket ni kan digitalt, gärna som PDF-filer, så blir det
lättare att sprida och arkivera.
16.2 Er egen utvärdering
För att kunna skriva er slutrapport behöver ni utvärdera
arrangemanget både för er egen del och med hjälp av deltagarna.
Inom er egen utvärdering, tank på:






Hur funkade er planeringsprocess?
Hade ni en rimlig tidsplan?
Följde ni er projektplan? Skulle det ha täckt andra saker?
Hade ni det stödet som ni önskade?
Hur gick själva arrangemanget?
Vad skulle ni ha gjort annorlunda om ni kunde göra om?
16.3 Deltagarnas utvärdering
Scouternas arrangemangsgrupp kommer att utvärdera
arrangemanget för att få reda på hur deltagarna har uppfattat
arrangemanget och vad som behöver utvecklas för framtiden.
Utvärderingarna skickas ut i form av en webbenkät till deltagarna
och sammanställs av Scouternas arrangemangsgrupp och resultatet
skickas därefter till teamet.
§16 – sidan 2
v1‐00 Scouternas verksamhetsplan för 2013-2014 som handlar om att
”erbjuda upplevelser som är någonting utöver det vanliga”.
Kapitel G specificerar:
G. ERBJUDA UPPLEVELSER SOM ÄR
NÅGONTING UTÖVER DET VANLIGA
Scouterna gör unga redo för livet genom äventyr och gemenskap.
En del i det arbetet är möjligheten att ta del av den
internationella scoutrörelsen och att delta i spännande och
utvecklande aktiviteter och arrangemang.
Scouternas verksamhet kompletterar och ger bredd till den
lokala verksamheten genom att:
- erbjuda arrangemang i Sverige och i världen som utvecklar
deltagare och ledare
- möjliggöra internationella upplevelser för scoutkårer och
enskilda scouter
Exempel på aktiviteter:
Erbjuda medlemmar att delta i internationella läger,
exempelvis World Scout Moot 2013
Arrangera nationella aktiviteter i olika friluftsmiljöer,
exempelvis vandringar och seglingar
Underlätta för kontaktskapande mellan svenska och
utländska scoutkårer
Arrangera nationella läger sommaren 2014
Arrangera internationella aktiviteter för olika åldersgrupper,
exempelvis Upptäcktsfärd Norden och Explorer Belt
Scouternas arrangemangsgrupp ansvarar därför för att ” - erbjuda
arrangemang i Sverige och i världen som utvecklar deltagare och
ledare”.
2.1.1
WAGGGS och WOSM
Scouterna är medlem i två olika världsorganisationer för scouter och
guides (flickscouter).
World Organisation of the Scout Movement (förkortas WOSM) har
ca 40 miljoner medlemmar, killar och tjejer. Syftet enligt WOSM är:
”att främja utvecklingen av unga människor genom värderingar
grundade på scoutlag och löfte, att skapa en bättre värld där var och
§2 – sidan 3
v1‐00 en kan bidra till samhällsutvecklingen”. World Association for Girl
Guides and Girl Scouts (förkortas WAGGGS) har ca 10 miljoner
medlemmar och syftar till ”att möjliggöra för flickor och unga
kvinnor att utvecklas till sin fulla potential som ansvarsfulla
medborgare i världen”. Oftast (men inte alltid) har
medlemsorganisationer i WAGGGS bara medlemmar som är
flickor, tjejer och kvinnor.
Rent tekniskt är alla svenska scouter som är killar medlemmar i
WOSM och alla svenska scouter som är tjejer är medlemmar i
WAGGGS. Scouterna räknas då som ett ”SAGNO” eller ” Scout
and Guide National Organisation”.1
16 Slutrapportering
När arrangemanget är slut ska ni lämna in en avslutande rapport.
Rapporten över arrangemanget ska innehålla




På en praktisk nivå, är scouterna från Sverige välkomna att ta
kontakt med organisationer i andra länder som är medlemmar i
WAGGGS eller WOSM.
Rapporten ska lämnas in digitalt till kontaktpersonerna3. Den
skrivna slutrapporten ska innehålla er redogörelse och ska läsas av
Scouternas arrangemangsgrupp för utvärdering och av kommande
arrangemangsteam för tips och råd:
2.2 Scouternas program
Varje arrangemangsledare ska också personligen utvärdera
arrangemanget, sin egen insats och de övriga arrangemangsledarna.
Den utvärderingen kan ske muntligen till kontaktpersonerna.
Scouternas arrangemang inspireras av och baseras på Scouternas
program. Liksom övrig scoutverksamhet så utgår arrangemang från
scoutmetoden.
När man börjar planerar ett av Scouternas arrangemang, är det
viktigt att fundera på:






16.1 Skriftlig slutrapport
Er skriftliga slutrapport ska täcka:

Vilken åldersgrupp riktar sig arrangemang till?
Vilka behov har scouter inom den åldersgruppen?
Hur ser målspåren ut för åldersgruppen?
Vilka målspår vill ni fokusera på?
Hur relaterar ert arrangemang till scoutmetoden?
Vilka punkter i scoutmetoden är en utmaning?





Frågan om uppdelat medlemskap är aktuellt till Scouternas stämma 2014,
och man kan läsa mer i stämmodokumentation om man är intresserad.
http://www.scoutservice.se/paverka-scouterna/demokratijamboree/
1
§2 – sidan 4
v1‐00 Skriven slutrapport
Utvärdering
Ekonomisk redovisning
Eventuell inventarieförteckning
Arrangemangsledningens sammansättning, och för- och
nackdelar med den
Hur ni organiserade ert arbete och hur det fungerade
Hur ni marknadsförde arrangemanget och hur det gick
Hur ni lade upp arrangemanget och hur det blev
Tips och råd till de som ska göra liknande arrangemang i
framtiden.
Hur kontakten med kontaktpersonerna fungerade
Detta gäller så klart inte om du har en handkassa med bifogade kvitton
att redovisa, då skickar du in detta i pappersform till projektledaren på
Scouternas kansli!)
3
§16 – sidan 1
v1‐00 Det är viktigt att alla arrangemangsledare känner till Scouternas
program och hur det ska genomsyra det här arrangemanget.
Det finns en programförklaring som visar upp åldersgruppernas
målspår på ett komprimerat sätt. Som scoutledare är ni redan
bekanta med scoutmetoden, men det är bra om ni som ledarteam
ser på den med nya ögon utifrån just ert arrangemang. Använd de
verktyg som finns -det finns böcker för respektive åldersgrupp,
samt mer information på http://www.scouterna.se/ledascouting/.
Ni får gärna budgetera för inköp av programmaterial till
ledarteamet.
I arrangemangets projektplan ska teamet specificera vilka av
målspåren just det här arrangemanget kommer att fokusera på, samt
hur ni kommer att hanterar de delar av scoutmetoden som kan vara
en utmaning. Arrangemanget ska hitta balans mellan de olika
delarna av scoutmetoden, och det kan vara relevant att fråga sig,
t.ex. sätter vi lika stort fokus på lyssnande och stödjande ledarskap
som symboliskt ramverk?
2.3 Arrangemang = folkbildning
Scouternas arrangemang ger deltagare upplevelser långt utöver
daglig scoutverksamhet, fantastiska upplevelser. Och i med det ger
Scouternas arrangemang deltagarna nya erfarenheter och personlig
utveckling. Det är ju just för att deltagare ska kunna få ny nya
kunskaper i form av erfarenheter och kunna pröva sina värderingar
och utvecklas som vi gör arrangemang.
Som stöd till den sida av arrangemang som är utbildning samarbetar
Scouternas arrangemang med Scouternas Folkhögskola, som är den
enhet som sköter Scouternas alla utbildningar.
Vid tidigare arrangemang har vi bland annat beskrivit dem så här:


Arrangemanget ska ge deltagarna en fysisk och mental
utmaning, där de får utveckla nya färdigheter och reflektera
över olika länder, samhällen, kulturer och sätt att leva.
Arrangemangets syfte är att utveckla deltagarnas självinsikt,
självkännedom och internationella medvetande.
§2 – sidan 5
v1‐00 




Arrangemangsdeltagare har reflekterat över hur olika
förutsättningar påverkar livssituationerna i samhället.
Arrangemangets deltagare har uppnått kunskaper och
färdigheter inom grundläggande ekonomihantering och –
redovisning, planering och genomförande av projektet samt
reflektion och utvärdering.
Arrangemangets mål är att ge deltagarna ökad kunskap om
friluftsliv i svensk natur samtidigt som deltagarna utvecklar
sitt ledarskap genom teoripass och praktiska övningar.
Arrangemangets deltagare har genom undervisning samt
praktiska övningar utvecklat sin förmåga att leda sig själv
och en grupp.
Genom arrangemanget får deltagarna en större kunskap
och förståelse för den svenska naturen, samt ökad
erfarenhet och kunskap i friluftsliv i svensk natur.
Det som beskrivs här är ett utmärkt exempel av det som kallas
folkbildning.
Folkbildning är utbildning och bildning … Den är ”fri och
frivillig” i bemärkelsen att människor själva väljer om och när
de vill delta.
Folkbildning handlar om att så långt som möjligt anpassa
kurser och studiecirklar efter deltagarna, om att utgå från
deltagarnas förutsättningar och behov. … Några grundtankar
är att deltagarna lär av varandra, att arbetsformerna är
demokratiska och engagerande och att lärandet är aktivt.
Deltagarna söker och bygger sin egen kunskap – genom dialog,
interaktion och reflektion med andra.
http://www.folkbildning.se/Folkbildning/
den 17 september 2014
15 Återträff
Att ses igen efter någon månad brukar vara uppskattat av
deltagarna.
Alla officiella för- och återträffar måste ske i samråd med de andra
arrangemangsledarna i gruppen och godkännas av Scouternas
arrangemangsgrupp. Innan officiell inbjudan till återträff går ut till
deltagarna måste den ekonomiska redovisningen för arrangemanget
vara klar. Detta är för att säkerställa att arrangemanget har budget
för återträff.
Funderar ni på att ha en återträff så budgetera för den redan från
början. Återträffen är inte garanterad - är det så att arrangemanget
spräcker sin budget, kanske pengarna inte räcker till en extra träff.
Det går bra att bjuda in till återträff och förklara att kostnaden
framgår när avstämningen av huvudarrangemanget är klar.
För att få tillstånd att arrangera återträff ska huvudarrangemanget
vara färdigrapporterat, både ekonomin och rapporten. Återträff på
arrangemangets budget ska ske innan verksamhetsårets slut, med tid
för att alla utlägg kan redovisas innan årsskiftet. Datumet för
inlämning av redovisning från återträff finns i årsplanen.
I och med att Scouternas arrangemang levererar den här typen av
personlig utveckling och att vi samarbetar med Scouternas
Folkhögskola, uppfyller Scouternas arrangemang kraven från
Folkbildningsrådet för folkbildning som kan få statsbidrag.
Scouternas projektledare för arrangemang samarbetar med anställda
inom Scouterna Folkhögskola för att sköta den administrativa
§2 – sidan 6
v1‐00 §15 – sidan 1
v1‐00 processen för att få ta emot dessa bidrag. Stadsbidraget går till
vidarutveckling av scouting.
För att Scouterna ska kunna fortsätta ta emot statsbidrag för den
folkbildning som redan händer inom ramen för Scouternas
arrangemang, behöver vi som anordnar arrangemang komma ihåg
följande:

varje gång ni skickar en inbjudan, informationslapp,
föräldrabrev, program, intyg/diplom osv. ska det
någonstans stå att Scouternas folkhögskola är en av
anordnarna. Detta gäller oavsett om ni skickar
informationen till scouter, föräldrar, myndigheter eller
företag. Detta gäller all kommunikation till alla före, under
och efter arrangemaget. Det gäller web, papper, mail etc.
Använd gärna meningen:
”Arrangeras i samarbete
med Scouternas
Folkhögskola.”


När ni beskriver ert arrangemang, kom ihåg att specificera
vilka utvecklings- och utbildningsmål ni har, samtidigt som
ni beskriver vilka fantastiska äventyr era deltagare kommer
att få uppleva.
Alla arrangemang kommer att definieras som
folkhögskolekurser inom Scouternas Folkhögskola och
rapportera deltagarveckor. Vi kommer att se till att all
information som vi behöver finns med i
anmälningssystemet, så att ni bara behöver se till att
deltagarstatusen är uppdaterad. Ni behöver med andra ord
inte skapa extra dokument så länge ni håller er till de rutiner
som finns.
§2 – sidan 7
v1‐00 Räcker inte den, vidta åtgärder, till exempel att ta med en
legitimerad läkare i staben. Det är viktigt att ni tar med er den
basutrustning som ni tror att ni kommer att behöva.
14.6.1
Utlägg på deltagare sjukvård
Enskilda scouter ansvarar själv för att betala all sjukvård som de
behöver under arrangemanget.
Om en deltagare behöver sjukvård eller läkemedel och inte kan
betala själv, ska arrangemanget täcka kostnader och deltagaren ska
skriva under ett intyg (det finns en blankett) att de förstår att de är
skyldiga att återbetala den kostnaden.
Kvitton för sådana utlägg måste kopieras, original lämnas med
patienten och kopior skickas in till projektledaren tillsammans med
intyget. Scouterna kommer att fakturera deltagaren för kostnader
och deltagaren ansvarar själv för att genomföra en skadeanmälan
om det är någonting som kan täckas under Scouternas försäkring.
Blanketten hittar ni tillsammans med alla arrangemangsmallar.
§14 – sidan 3
v1‐00 14.4 Deltagarlistor
I god tid innan arrangemanget startar ska en deltagarlista skickas till
arrangmangets kontaktpersoner samt projektledaren på Scouternas
kansli. Mallen för deltagarlista alternativ metod som rapport ska
dras ut from anmälningssystemet kommer att meddelas vid senare
tillfälle.
14.5 Trygga möten
Trygga Möten är ett projekt inom Scouterna där vi utbildar ledare i
hur de ska förhindra och hantera övergrepp. Med övergrepp menas
både mobbing och sexuella och fysiska övergrepp.
Som arrangemangsledare har ni fått förtroendet att leda och ansvara
för de scouter som deltar i ert arrangemang. Som
arrangemangsledare måste du ha genomgått webbutbildningen
Trygga Möten. Detta både för att föräldrarna och ni som ledare ska
känna er trygga med att ni ansvarar för deltagarna under
arrangemanget.
3.1 Vad är Scouternas arrangemang?
Scouternas arrangemang är tidsbestämda, återkommande äventyr
där särskilt utsedda ledare ger deltagare från hela landet upplevelser
långt utöver daglig scoutverksamhet. Arrangemangen har ett
genomarbetat innehåll som har en tydlig koppling till
scoutprogrammet. Scouternas arrangemang syftar till att ge
deltagarna nya erfarenheter och personlig utveckling.
Detta sker på flera sätt:


Alla personer i arrangemangsteamet ska ha genomfört
webbutbildningen Trygga Möten inför riskhanteringsutbildningen.
På riskhanteringsutbildningen ska intyget visas upp, intyget ska vara
från de senaste 6 månader. Har man inte med intyget får man
möjlighet att gå webbutbildningen under
riskhanteringsutbildningshelgen.

Arrangemangsteam som återkommer flera år efter varandra,
behöver genomföra webbutbildningen vartannat år. Nya
medlemmar i teamet måste alltid genomföra utbildningen även sitt
första år.

14.6 Sjukvård
Under arrangemanget har ni ansvar för att de ni har med er får
tillgång till sjukvård om de behöver. Värdera den sjukvård ni får av
utländska arrangörer och värdlandets allmänna sjukvårdssystem.
§14 – sidan 2
v1‐00 3 Vad och vem

De som deltar i arrangemangen utvecklas genom att
genomföra scoutaktiviteter i främmande miljöer, på nya sätt
och med människor de kanske inte hade mött annars.
De som deltar i arrangemangen inspireras till fortsatt
scoutengagemang, stärker svensk scouting genom att ta
med sig inspiration, idéer och erfarenheter till sin kår och
andra delar av rörelsen.
Scoutledare som deltar i arrangemangen (som deltagare,
funktionärer, avdelningsledare eller arrangemangsledare)
utvecklas i sitt ledarskap.
De som deltagit i arrangemang utomlands tar med sig det
internationella perspektivet hem, och gör svensk scouting
global.
Flera av arrangemangen arbetar också med att stödja
scouting eller samhället i det land där arrangemanget
genomförs.
3.2 Ett arrangemangsteam
Arrangemangsteamet fungerar som en patrull där alla förväntas
bidra till att planerings- och utförandefasen blir bra, även om
arrangemangsansvarig, eller patrulledaren, har mer ansvar än övriga
i teamet. För arbetsuppdelningens, men även formalitetens, skull
§3 – sidan 1
v1‐00 ska teamets arbetsuppgifter delas upp. Kom ihåg att dela upp
arbetsuppgifterna gemensamt mellan er så att arbetsfördelningen
blir jämn. Ni arbetar som ett team och hjälper och stöttar varandra i
arbetet för att planera och utföra ett bra arrangemang.
3.2.1
Vilka roller ska täckas?
Att dela upp ansvar mellan varandra i arrangemangsteamet är
viktigt, dels för att alla ska vara med i arbetet, men även för att en
eller ett fåtal personer i teamet inte kan driva arbetet ensamma.
Varje team ska ha en arrangemangsansvarig, ekonomiansvarig och
marknadsföringsansvarig.
3.2.1.1 Arrangemangsansvarig


är utsedd av Scouternas arrangemangsgrupp
är patrulledare för arrangemangsteamet och har det
övergripande ansvaret för att patrullen gemensamt arbetar
mot sitt mål
3.2.1.2 Ekonomiansvarig





Leda arrangemangets budgetarbete, upprätta, följa upp och
rapportera kring hur arrangemanget följer sin budget
Begära ut eventuella förskott
Beställa och hantera arrangemangets bankkort
Förkontera arrangemangets utlägg och fakturor
Lämna in redovisning för handkassa om sådan finns
3.2.1.3 Marknadsföringsansvarig




Ansvarar för marknadsföring av arrangemanget
Ansvarar för uppdatering av hemsidan och bloggen
Tar fram marknadsföringstexter
Hantera profilprodukter såsom logotyper, tröjor och så
vidare
§3 – sidan 2
v1‐00 14 Riskhantering
Före avresan ska arrangemangsledarna gå Riskhanteringsutbildning,
skriva en beredskapsplan och diskutera igenom den med
kontaktpersonerna. Beredskapsplanen ska godkännas av Scouternas
arrangemangsgrupp. Vid angivit inlämningsdatumet ska den slutliga
versionen av beredskapsplanen ha skickats till arrangemangets
kontaktpersoner. Påbörja arbetet med beredskapsplanen genast
efter riskhanteringsutbildningen så att ni hinner få feedback och
korrigera innan dess att den slutliga versionen ska inlämnas. Det är
viktigt att ni lägger ner mycket tid och tanke på beredskapsplanen
eftersom den utgör instruktionerna både för er och för
riksorganisationen hemma i Sverige när arrangemanget går av
stapeln.
14.1 Scouternas beredskapsplan
För arrangemanget gäller Scoutermas beredskapsplan som ni får på
riskhanteringsutbildningen.
14.2 Krisperson
I enlighet med Scouternas beredskapsplan kommer en person i
Sverige utses som kriskontakt till varje arrangemang. Det kan vara
kontaktpersonerna i Scouternas arrangemangsgrupp eller någon
annan som är mer tillgänglig just då. Kriskontakten håller kontakt
med er under resan och ingår i er krisorganisation.
14.3 Arrangemangets beredskapsplan
Varje arrangemang måste skriva en beredskapsplan. Mer
information kommer på riskhanteringsutbildningen.
§14 – sidan 1
v1‐00 3.2.1.4 Övriga funktioner
Ansvar för följande område ska eventuellt också tilldelas, och för
större arrangemang kan krävas enskilda ansvariga:
•
•
•
•
Reseansvarig
Sjukvårdsansvarig
Home hospitality-ansvarig
Funktionärs (IST) ansvarig
3.3 Arrangemangsgrupp
Scouternas arrangemangsgrupp arbetar på uppdrag av Scouterna för
att genomföra Scouternas arrangemang. Gruppen består av två
ordföranden och ett antal övriga medlemmar med olika expertis och
specialkompetenser. Antalet medlemmar varierar mellan åren och
anpassas till rörelsens behov. Gruppen jobbar strategiskt med
utvecklingen av Scouternas arrangemang och operativt med
rekrytering och utbildning av arrangemangsledare, samt löpande
stöd till arrangemangsteamen under deras projekt.
Scouternas arrangemangsgrupp följer upp och utvärderar
Scouternas arrangemang.
Nuvarande medlemmar i Scouternas arrangemangsgrupp finns som
bilaga till det här dokumentet.
3.3.1
Kontaktpersoner
Scouternas arrangemangsgrupp utser inom sig en eller flera
kontaktpersoner för arrangemanget. Kontaktpersonerna kommer
från och med nu vara er främsta kontakt.
Kontaktpersoner inom Scouternas arrangemangrupp har erfarenhet
och kunskap som kan hjälpa och stödja arrangemangsteam i
genomförandet av deras arrangemang. De är också bra på att
hänvisa till rätt person eller källa om de inte själv har svar till en
fråga.
§3 – sidan 3
v1‐00 Bjud gärna in dina kontaktpersoner till ett av era tidiga
planeringsmöten för att ge alla möjlighet att lära känna varandra –
något som alltid underlätta vidare kommunikation över distans.
3.3.2
Andra ansvarsområde inom
arrangemangsgruppen
Inom Scouternas arrangemangsgrupp finns det folk med kunskap
och ansvar att hjälpa till inom följande område:
•
•
•
•
•
•
Ekonomi
Kommunikation
Riskhantering
Administrativt stöd
Kompetensutveckling
Strategisk utveckling
Om du har frågor angående något av dessa områden, fråga gärna
ditt arrangemangs kontaktpersoner, eller höra av dig till respektive
medlem i arrangemangsgrupp (se 18.2 § nedan).
3.4 Projektledare arrangemang
Det finns en anställd projektledare på Scouternas kansli med ansvar
för arrangemang. Samma person är samtidigt en av de två
ordförandena i Scouternas arrangemangsgrupp.
4.
Välj ”Tåg” på överste meny.
5.
Fyll i dina resedetaljer.
6.
Välj resan och lägg i korgen.
7.
Fortsätt
8.
Välj tillval om lämpligt.
9.
Boka
10.
Fyll i dina personliga uppgifter. Fyll gärna i syftet med
resan, samt glöm inte ”Projekt” som ska vara ditt
arrangemangsnamn, t.ex. ”EB England 2015”.
11.
Bekräfta
12.
Logga ut
Om du behöver boka via mail, skicka all information om din resa
till uvya@resia.se. Glöm inte:
a.
Din grupp: ”Scouternas Arrangemang”
b.
Referens: relevanta XX-kod till ekonomiansvariga för ditt
arrangemang (annars XXHELKRA)
c.
Projekt: ditt arrangemangsnamn
d.
Kort anledning till resan
e.
Ditt fullnamn
f.
Din biljettklass (eg ungdomsbiljett, andraklass)
g.
Prio-nummer om du har det
h.
När och hur du vill resa.
Om du inte kan boka via nätet eller via mail, kan du boka genom att
ringa 08- 59411255, måndag till fredag 08.00-17.00.
Oftast behöver arrangemangsledare inte ta direktkontakt med
kansliet. Fråga era kontaktpersoner inom arrangemangsgruppen,
och de kan oftast svara på frågorna. Om det är ett ärende som ska
hanteras på kansliet, kan kontaktpersonerna ibland vidarebefordra
åt er, ibland är det enklast att skapa direkt kontakt mellan teamet
och projektledaren.
Tänk på att alla planerade ärenden som ska hanteras av kansliet ska
beställas i god tid! De anställda som jobbar åt Scouterna har oftast
mycket att göra, det är få personer och ibland tar dem semester
(särskild under sommaren!) och för att säkerställa att de kan ge det
§3 – sidan 4
v1‐00 §13 – sidan 3
v1‐00 aldrig behöver ligga ute med pengar. Åker ni regionalt till möten där
ni vanligtvis betalar på bussen/tåget/maskin så behöver ni inte
boka biljett via Resia.
13.3 Resa som gäller
huvudaktivitetet
När det gäller gruppresor, dvs. flyg/buss/tåg bokningar för själva
arrangemanget, så måste ni be Resia om ett kostnadsförslag, men ni
måste inte använda er av dem om ni hittar något annat som passar
er bättre.
Gruppresor köpta genom RESIA ska ha resegaranti, men ställ alltid
kontrollfråga så att det är säkert.
13.4 Resebyrå
Välj resebyrå med omsorg. Den ska alltid och utan undantag ha
resegaranti och erfarenhet av att jobba med grupper som vill resa
billigt utan att det blir en turistresa. Försäkra er om att ni via
resebyrån har en kontakt att ringa om det skulle bli problem på
plats.
13.5 Att boka med Resia
För att boka resor med Resia är det enklast och billigast för oss att
boka via nätet. Om ni inte kan boka via nätet kan man maila. Detta
är också nödvändigt om du vill boka t.ex. ungdomsbiljett. Man kan
även ringa mån-fre 08.00-17.00, men det är dyrare.
För att boka själv via nätet:
1.
2.
3.


Går till http://affarsresor.resia.se.
Logga in med
Användarnamn: arrangemang.resia@scouterna.se
Lösenord: resia123
” Boka resa för gästresenär”  Sök
§13 – sidan 2
v1‐00 stödet som behövs till arrangemangsteamen ska alla önskemål eller
beställningar göras minst 30 dagar i förväg.
3.4.1
Utskick med posten
Utskick av information till deltagare ska i första hand ske via e-post.
Om det finns deltagare som inte har möjlighet att ta emot
information via e-post så kan dessa få information med vanlig post.
I så fall kan kansliet hjälpa till men troligtvis är det allra lättast att ni
själva köper ett kuvert och frimärke och lägger det på nästa
utläggsräkning.
Om arrangemanget skulle behöver göra utskick med posten, till
exempel att distribuera programmaterial, märken eller trycksaker,
kan ni ta kontakt med projektledaren och diskutera bästa sättet att
genomföra utskicket.
3.4.2
Kopiering
Om ni behöver få hjälp med kopiering av till exempel diplom, intyg,
programmaterial eller annat, så kan kansliet hjälpa er med detta om
ni anmäler detta minst en månad innan sakerna behövs.
Om ni vill ha hjälp med kopiering så skickar ni e-post till kansliet
där ni talar om följande:





Hur många exemplar ni behöver
Färg eller svartvitt tryck
Enkel eller dubbelsidigt
Om det ska vara något särskilt fint papper till exempel
diplom och intyg
Adress till den personen dokumenten ska skickas till
Tänk på att:


överväga om ni verkligen behöver de dokument ni beställer
så att vi inte slösar papper, pengar eller arbetstid i onödan
bifoga dokumentet som ni vill ha utskrivet, i rätt version
§3 – sidan 5
v1‐00 


det står rätt år, kontaktuppgifter, arrangemang och liknande
dokumenten ska följa den grafiska profilen
att dokumenten innehåller information om Scouternas
Folkhögskola (se 2.3 § ovan).
3.5 Andra anställda på Scouternas
kansli
3.5.1
Ekonomi
Scouternas ekonomiavdelning består (i september 2014) av 3
heltidsanställda personer och en deltidsanställd. De ger mycket stöd
till Scouternas arrangemang.
Om du har frågor till Scouternas ekonomiavdelning, ta kontakt med
arrangemangs projektledare, som kan hänvisa till rätt person eller
kommunikationskanal.
3.5.2
Kommunikation
Scouterna har vissa personer som är anställda för att jobba med
kommunikation och en kommunikationsbyrå som bidrar med olika
kompetenser som kan behövas inom kommunikation. Arrangemang
är en viktig del av Scouternas verksamhet, och de som jobbar inom
kommunikation är entusiastiska över att marknadsföra
arrangemangen och att kunna berätta för alla om vilka otroliga
upplevelse vi erbjuder.
Scouternas kommunikationsavdelning ansvarar för Scouternas
hemsidor, och Kommunikationschefen är i slut änden
ansvarigutgivare för all information som finns där. De hjälper gärna
till med arrangemangens sidor.
Om du vill ha stöd med marknadsföring av ditt arrangemang eller
har frågor om hur du får använda Scouternas grafiska profil, hör av
dig till kommunikationsansvariga inom Scouternas
§3 – sidan 6
v1‐00 13 Resor
13.1 Scouternas resepolicy
Scouterna har en resepolicy där det står bland annat att Scouterna
reser:
1) Miljövänligt
a) Inom Sverige reser vi i första hand med tåg.
b) Vi väljer i första hand kollektiva färdmedel framför bil.
c) Resor/transport med hyrbil är ibland nödvändigt och skall
beviljas av din närmaste chef.
2) Kostnadseffektivt
a) Vi väljer alltid det billigast möjliga alternativet.
b) Vi bokar biljetter i god tid.
c) Vi undviker taxiresor. Taxi kan utnyttjas nattetid med
hänsyn till den personliga säkerheten.
3) Tidseffektivt
a) Vid val av resesätt tar vi hänsyn till restiden i relation till
kostnader för arbetstid.
Tänk på att alltid vara ute i så god tid som möjligt. De billigaste
tågbiljetterna släpps 90 dagar innan resan och då borde ni redan ha
bestämt er mötesdatum och då kunna boka.
13.2 Att resa till möte och
förberedelse aktivitet
Scouterna har avtal med Resia, www.resia.se. Avtalet är utformat så
att ni under era planeringsmöten måste boka alla resor som inte är
lokala via dem.
Vi har ett avtal med Resia där vi lovar att alltid använda dem och
därför är det mycket viktigt att ni gör det. Det kan vid enskilda
bokningar kännas som det blir dyrare men fördelarna är stora då ni
§13 – sidan 1
v1‐00 arrangemangsgrupp, som kan koppla dig till rätt personen inom
Scouterna om hen inte kan hjälpa själv.
3.5.3
IT
Scouterna har en person som är anställd för att jobba specifikt med
IT. Bland annat ser hen till att alla arrangemangsledare har
scoutepostadress (fornamn.efternamn@scouterna.se) och att alla
arrangemangsteam har distributionslistor som går till alla
arrangemangsledare.
Om du har problem som gäller specifikt din scoutepost kan du ta
kontakt med IT support på it.support@scouterna.se. (Observera att
IT support inte har något ansvar för hemsidorna).
3.5.4
Försäljning
Scouterna har en väl utvecklad försäljningsverksamhet. Om du
behöver märke eller klädesplagg ska du ta kontakt med
Försäljningsansvarig för att diskutera vilka policys du ska ta hänsyn
till och vilka avtal Scouterna måste förhålla sig till samt kan dra
nyttja av. Prata med arrangemangs projektledare på kansliet som
kan hänvisa till rätt person.
3.5.5
Andra avdelningar inom
Scouterna
Scouternas har också anställd personal som jobbar med:







Medlemsregistret Scoutnet
HR
Service och förvaltning
Försäljning
Insamling
Utbildning
Regionala kanslier och utvecklingskonsulenter
§3 – sidan 7
v1‐00 



Trygga Möten (se 14.5 § nedan)
Internationellt
Utvecklingssamarbete
Mångfald
12 Försäkring
Scouterna har en bra försäkringspolicy som täcker många händelser
som kan påverka ett arrangemang.
Information om arrangemangsledares samt deltagarnas försäkringar
hittar ni i separat information på
http://www.scoutservice.se/utvecklakaren/administration/forsakringar/for-dig-som-ar-medlem/
Den som gäller för arrangemang heter ”Tjänstereseförsäkring”.
12.1 Värdesaker
Arrangemangsledarna ska undvika att ansvara för deltagarnas
värdesaker. Ibland är det oundvikligt att deltagarna måste lämna
saker med ledarna men var då noga med att förklara att ni inte
ansvarar för värdesaker utan bara kan göra så gott ni kan för att ta
vara på grejerna.
Om något blir stulet eller borttappat under tiden
arrangemangsledare ansvarar för värdesaker kommer deltagaren att
bli ersatt inom arrangemangets budget under förutsättning att
polisanmälan upprättats.
Om deltagare eller arrangemangsledare blir bestulen under
arrangemanget ska polisanmälan upprättas.
12.2 Sjukvård under resan
För information om sjukvård på resan, se 14.6 § nedan.
§3 – sidan 8
v1‐00 §12 – sidan 1
v1‐00 4 Projektplanering och rapportering
4.1 Projektplan
Alla arrangemangsteam ska skriva ett projektplan för hur hela
arrangemanget ska går till, från planering till genomförandet.
Projektplan ska täcka:









Grund fakta om arrangemanget
o Land/länder/område där arrangemanget ska äga
rum
o Ungefärliga datum när arrangemanget ska äga rum
Målbild av arrangemanget, arrangemangsidé
Vilka programmålspår ska arrangemanget fokusera på? (se
2.2 § ovan)
Namn och kontaktuppgifter för alla arrangemangsledare
samt ansvarsområde inom teamet
Grovskiss över dagsprogram för arrangemanget,
aktivitetsplan
Marknadsföringsplan – beskrivning i projektplan eller
bifogat separat dokument (se 9 § nedan)
Ekonomi – arrangemangs budget måste bifogas (se 10 §
nedan)
Tidsplan – åtminstone checklistan tillhandahållit av
Scouternas arrangemangsgrupp, eventuellt med inlagda
datum specifika för just det här arrangemanget (se 18.1 §
nedan)
Utvärdering – hur ska ni utvärdera arrangemanget? För
arrangemangsteam? För deltagare?
Och annat som ni vill skriva ned, som ni vill berätta för Scouternas
arrangemangsgrupp eller komma ihåg själva.
§4 – sidan 1
v1‐00 4.2 Riskhantering i projektet
I projektplan ska ni beskriva vilka risker ni anser kan påverka er
planering. Det gäller inte risker som kan inträffa under själva
arrangemanget, när ni är på resan (som kommer att analyseras
mycket noggrant under och efter Riskhanteringsutbildningen), men
risk som kan påverka er planering innan. Exempel på projektrisk är:




Avhopp av ledare
Inte tillräcklig många deltagare anmäla sig
Flygbiljetterna är mycket dyrare än budgeterat
Falska ryckte om arrangemanget sprids via sociala media
I projektriskanalys delen av projektplan ska ni beskriva:



Risk
Förutsedd konsekvens
Riskminimerings åtgärder
4.3 Rapportering
Det är viktigt att ni håller era kontaktpersoner i Scouternas
arrangemangsgrupp uppdaterat på hur er planering går och om
teamet håller er mot er tidsplanen som har godkänts via
projektplanet.
Om du gör eller hittar fel, hör av dig till projektledaren som
attesterar de flesta fakturor för arrangemang och som oftast kan
rätta till felet innan fakturan går vidare.
11.9 Slutredovisning
Efter arrangemangets huvudaktivitet ska ni göra en slutrapport. En
viktig del av detta är den ekonomiska slutredovisningen.
Slutredovisningen ska innehålla en sammanställning av alla
arrangemangets intäkter och utgifter. Du kan skicka in din budgetfil
med ifylld bokföringsflik som slutredovisning. Se till att alla intäkter
och kostnader som berör arrangemanget finns med i filen.
Det ska finnas kvitton på alla utgifter. Har något betalats av
Scouterna mot faktura behövs inget ytterligare kvitto. Efter
arrangemangets slut så ska alla de kvitton som inte redan redovisats
lämnas in numrerade, fasttejpade på vita blad och insatta i en pärm,
med ett sammanställningsdokument som visar alla kvittonummer
samt konto och projekt under vilka kvitton ska bokföras.
Kvittopärmen skickas med rekommenderad post till, alternativt
lämnas in personligen till, Scouternas kansli.
Kontaktpersoner kommer troligen ta ganska regelbundet
telefonkontakt med arrangemangsansvarige, och ibland också med
alla arrangemangsledare.
Det finns vissa datum när arrangemangsteam ska lämna in olika
projektplaneringsdokument och verktyg till Arrangemangsgruppen.
De anses också vara en sätt att rapporta om progress hos teamet.
§4 – sidan 2
v1‐00 §11 – sidan 13
v1‐00 








Skriv en kommentar om det kan hjälpa revisorerna att
förstå vad utlägget gäller eller om det är något som du vill
meddela de som ska attestera kostnaden efter dig.
Klicka i cirkeln ”Spara/Skicka”.
Skrolla ned och klicka på ”Utför”.
Fortsätta tills att du har konterat hela summan som
fakturan omfattar.
Om du gör fel kan du ofta rätta till genom att ändra
summan till ”0”, välj ”Spara/Skicka” och ”utför”. Då
raderas raden.
När du har sparat allt med rätt kod, dubbelkolla att alla
koder är på plats.

Alla arrangemangkostnader måste ha konto, RE,
KBR, samt projektkod!
Klicka på ”Godkänna” under varje post. Om man
dubbelklickar på en, kan man välja ”Godkänna” på alla.
Klicka på ”Utför”.
Då går fakturan vidare i systemet för attestering och sen
betalning.
Om du får en faktura som inte ska belasta ditt arrangemang, ändra
namn på handläggare till projektledaren för arrangemang och
”Spara/Skicka”. Då flyttas fakturan från din inkorg till den andra
personens.
Observera att du ibland kan få en stor faktura där bara en del ska
belasta ditt projekt (resor bokat med Resia brukar komma så). Om
fakturan redan är uppdelad kommer du bara att ha behörighet att
ändra den del som gäller dig. Scrolla för att hitta den delen och
kontera den precis som du gör med andra fakturor. Om fakturan
inte är uppdelad, kontera det som gäller ditt arrangemang och spara
med rätt summa. Skicka sen raden med den resterande summan till
projektledaren.
§11 – sidan 12
v1‐00 4.3.1
Mötesprotokoll eller
minnesanteckningar
När ni har möten så ska ni dokumentera dessa genom att föra
minnesanteckningar och sedan direkt skicka in dem till era
kontaktpersoner.
Minnesanteckningarna behövs för att följa ert arbete. Det är viktigt
att de går att förstå även för den som inte var med på mötet.
Beskriv därför tydligt vad ni pratat om, vad ni bestämde och vem
som ska göra en viss uppgift och eventuella tider.
Skriv helst inte
”Resan, tåg, flyg eller buss? Vi har offerter så vi kolla på dem och löser de!”
Skriv hellre
Resa till Stora staden
Vi har offerter för
o
o
o
Flyg,


Kastrup-Stora staden med SAS genom Resia
XXX kronor


Malmö C – Stora staden C med SJ genom DB
YYY kronor


Malmö - Stora staden med Bussiga Bussen
ZZZ kronor
Tåg
Buss
Vi bestämde att Kim jämför tåg- och bussresan och skickar ut ett förslag så att
vi kan fatta beslut på nästa möte den 28 februari 2013.
Använd Scouternas protokollmall. Det finns att ladda ned bland alla
dokument för arrangemangsledare.
§4 – sidan 3
v1‐00 4.3.2
Kontinuerlig rapportering


Två gånger under arrangemangets förberedelse ska teamet lämna in
en statusrapport. Datum för det finns med i bilaga till
arrangemangsledarinstruktioner.
För att underlätta rapportering kommer vi att skicka ut en mall där
ni kan klistra in information från arrangemangets projektplan,
informera om framsteg mot era milstolper, samt skriva lite om
nuläget hos teamet.
4.4 E-post kommunikation
Alla arrangemangsledare får ett epostadress hos Scouterna. Oftast är
scout epostadressen (fornamn.efternamn@scouterna.se).
Arrangemanget får en distributionsgrupp, och mail till gruppen
studsas direkt till alla arrangemangsledare.
Om teamet vill ha en e-postadress för externa kontakter (så som
arrangemanget2015@scouterna.se) kan man beställa det via
projektledaren.
Alla epost kommunikation gällande arrangemanget ska skötas via
scout e-postadressen. Detta för att det ska vara tydligt för alla hur
arrangemangsledare kan nås, att profilera utgående kommunikation,
samt att skydda eventuell kommunikation om känsliga ämnen.
§4 – sidan 4
v1‐00 

Klicka på en faktura.
Du ska kunna se fakturan till höger, och en
administrationspanel till vänster. Ignorera den övre delen av
administrationspanelen, det är i den undre delen som du ska
jobba. (Om du inte kan se fakturan kan du behöva installera
Java. Prova gärna en annan webbläsare om du har möjlighet.)
Under administrationspanelen ska du dela upp fakturan så att
alla kostnader belastar rätt konto (typ av utlägg) samt rätt
projekt (del av ditt arrangemang).
För varje del av fakturan ska du ange:

Konto: vilken typ av kostnad är det? Resor? Mat?
Kontorsmaterial? Ange sifferkoden som du kan hitta i
arrangemangets budgetmall, eller klicka på fyrkanten med
prickar på bredvid fältet för att välja från en lista. Håll dig
till de konton som vi har angett i arrangemangets
budgetmall eller stäm av med projektledaren om du inte
tror att dina kostnader faller under dessa konton.

Res.enhet: Resultatenhet ska vara ”4510”. Det gäller för
alla arrangemang.

Kost.bär: Kostnadsbärare är den unika kod som har
tilldelats just ditt arrangemang. Det ska finnas högst upp
på din budget, annars kan du bläddra i listan som finns
under den fyrkantiga knappen med två prickar i ApproveIt bredvid Kost.bär. fältet.

Projekt: Som förklarats under 10.2.1 § ovan måste alla
intäkter samt kostnader för ett arrangemang kopplas till
ett ”projekt”. Ange den projektkod som gäller för ditt
arrangemang – som är din kostnadsbärarkod med
ytterligare en siffra, 1-7. Var noga att det står rätt kod, för
att underlätta vidare ekonomirapportering och avstämning.

Summa: ändra totalsumman för hela fakturan till den del
som gäller för den här konto-/projektkombinationen.
§11 – sidan 11
v1‐00 utläggsredovisningsblankett. Instruktioner om hur man ska göra
med kvitton finns i själv blanketten. (Se 11.4.3 § ovan.)
Kvitton för kostnader som har betalats med ett förskott måste
också skickas. Använd samma utläggsredovisningsblankett som
gäller för egna utlägg, men se till att använder fältet högst upp där
det står ”Jag har fått ett förskott på”. SKICKA TILL KANSLIET
INTE TILL UPPSALA ADRESSEN.
Kvitton för kostnader som har betalats med ett arrangemangs
kontokort måste skickas in tillsammans med ett
sammanställningsdokument och en förklaring över vad kvittona
avser samt hur de ska konteras (RE, KBR; konto samt projekt).
Använd bokföringsfliken i budgetmallen som
sammanställningsdokument. Skicka två utskrivna kopior, en sorterat
efter kvittonummer samt en sorterat efter projekt och inom
projektet, konto. Skicka digitalfilen med epost.
Anmälan till Scouternas arrangemang sker elektroniskt via
internätet.
Alla Scouternas arrangemang 2015 ska öppna för anmälan direkt
efter årets Arrangemangsledarutbildning. Till dess ska teamet ha
bestämt:







Arrangemangets namn
Ort eller land
Ungefärligt datum för arrangemanget
Deltagarnas ålder, samt åldersgruppsnamn
Maximum deltagaravgiften
Kontaktpersoner och kontaktuppgifter
Hur många deltagare som är ert mini- och maximum av
ekonomiska och kvalitetsmässiga skäl.
Om ni har samlat ett antal kvitton innan arrangemanget äger rum
kan det löna sig att skicka dem in till Scouternas kansli redan då. På
sådant sätt hålls arrangemangets bokföring uppdaterad och arbetet
att kontrollera utfallsrapporterna och göra nya budgetprognoser
förenklas. Annars måste alla kvitton skickas eller lämnas in till
Scouternas kansli i samband med slutrapporten.
5.1.1
11.8 Kontering och Approve-It
Om ni som team vill lägga till flera frågor ska ni meddela det till
projektledaren omgående.
Scouterna använder ett ekonomisystem som heter ”Approve-It”.
Arrangemangets ekonomiansvarige kommer att få en individuell
inloggning till systemet och behörighet att kontera (”godkänna”)
kostnader som ska belasta arrangemanget.
En mycket förenklad lathund:



När du loggar in kommer du till din inkorg. Till vänster har du
en meny där det står om du har fakturor att godkänna.
Klicka på ”Godkänna leverans”.
Det kommer upp en lista över alla fakturor som du behöver
hantera.
§11 – sidan 10
v1‐00 5 Anmälning
Information som ska samlas
En grund anmälan kommer att byggas utefter de vanliga frågor som
bruka ställas för Scouternas arrangemang.
5.2 Anmälningssystemet
Mer information om anmälningssystemet kommer i en uppdatering.
5.3 Datum och deadlines for
anmälning
Se 18.1 § nedan för information om datum som gäller för
anmälning samt avanmälning.
§5 – sidan 1
v1‐00 Om ett arrangemang kan anses behöva eventuell förlängd
anmälningstid ska detta diskuteras med kontaktpersonerna inte
tidigare än en vecka innan sista anmälningsdatumet.
Arrangemangets ekonomiansvarige ska skriva upp alla ekonomi
poster i mallen som har tagits fram av arrangemangsgruppen. Den
andra fliken som heter ”Bokföring” är till för detta.
Det är mycket viktigt att hålla till de specificerade anmälningsdatum,
bland annat för att deltagare och deras föräldrar kan planerar, samt
att ni inom teamet kan håller till de planeringsdatumen som är
bestämt utefter beräknat tid för alla planerings- samt stöd uppgifter.
Budgetfilen inklusive den ifyllda bokföringsfliken ska skickas in till
arrangemangets kontaktpersoner tillsammans med varje
statusrapport (januari och maj/efter rekresan).
Information om beslut om ett arrangemang ska genomföras, i fall
av få deltagare finns under 10.7.2 § nedan.
5.4 Att ta ut deltagare
Om antalet anmälda överstiger antalet scouter som får plats på
arrangemanget gör arrangemangsteamet uttagning utifrån följande
kriterier.



På arrangemang där det finns en övre åldersgräns går äldre
sökande före yngre. Överåriga kan då inte alls följa med.
I andra hand eftersträvar vi en jämn fördelning utifrån
tillhörighet till samverkansorganisationer, kön och
bostadsort.
I sista hand avgör lottning.
5.5 Avanmälning
Om en deltagare behöver avanmäla sig måste hen hänvisas till
avanmälningsregler och eventuell avdrag/avanmälningsavgift
specificeras skriftigt. Teamet ska spara alla sådana
kommunikationer. Se till att hålla era kontaktpersoner uppdaterad
på alla sådana ärenden som uppstår eftersom Scouternas
arrangemangsgrupp måste avgår om det ska återbetalas någon avgift
eller om en obetald avgift ska erläggas.
Om en deltagare avanmäla sig måste detta med alla eventuella
ekonomiska konsekvens meddelas till projektledaren på Scouternas
kansli. Anmälningssystemet ska uppdateras med gällande
informationen.
§5 – sidan 2
v1‐00 Arrangemangets ekonomiansvarige kommer att få ut ekonomiska
rapporter från Scouternas ekonomisystem, och ska kontrollera dessa
mot arrangemangets dokumentation. Alla utlägg som belastar
arrangemanget i Scouternas system ska finnas med i
bokföringsfliken, och alla poster som finns i bokföringsfliken ska
komma in i Scouternas ekonomisystem så småningom. Använd
kolumn för fakturanummer samt verifikationsnummer för att
kontrollera vad som finns var. Därmed kan ni ha koll på precis hur
mycket pengar teamet har att leverera resten av projektet.
Om du hittar kostnader som felaktigt har belastat ditt arrangemang
eller om det saknas kostnader som ska belasta ditt arrangemang, hör
du av dig så fort som möjligt för att reda ut dem.
11.7 Att hantera kvitto
Alla kostnader som belastar arrangemanget måste redovisas med
originalfaktura (för saker som faktureras direkt till Scouterna) eller
kvitto. Alla originalkvitton2 måste lämnas in till Scouterna för
arkivering.
Kvitton som avser 10 000 kr eller mer ska skickas med
rekommenderat brev, alternativt lämnas in personligen, till
Scouternas kansli.
Kvitto för saker som en arrangemangsledare har betalat själv och
för vilka hen ska få återbetalning ska skickas in tillsammans med en
2 Med undantag för kvitto för sjukvård för vilken deltagare ska faktureras
och sen själv ta försäkringsärende. Se 14.6.1 §.
§11 – sidan 9
v1‐00 gränsen finns efter en bedömning av säkerhetsläget i landet och kan
därför skifta väldigt fort. Det kan också finnas uttagsgränser för
enskild bankomat. Ofta behövs det besökas ett bankkonto för att ta
ut en större summa. Kontrollera öppettider och veckodag.
Det bästa sättet att undvika att hamna i kontantbrist är att planera
sin ekonomi extremt noga och räkna ut hur mycket pengar som går
åt varje dag och var de ska komma ifrån. Det kan behövas att ni gör
uttag några dagar innan ni ska använda kontanterna, för att ha
tillräckligt med kontanter alla dagar.
11.5.5 Redovisning av kostnader
betalda med kontokortet
Ni är ansvariga för att skicka in kvitton för alla utlägg som görs på
korten, så att dessa utlägg också kan bokföras i Scouternas
bokföringssystem.
Vi rekommenderar att man skickar in kvitton som redovisar det
som är betalt med kortet regelbundet och inte sparar alla till kvitton
till slutrapporten. På sådant sätt hålls arrangemangets bokföring
uppdaterad och förenklar arbetet att kontrollera utfallsrapporterna
och göra nya budgetprognoser.
Se 11.7 § nedan för hur man skicka in kvitton.
11.6 Kontinuerlig bokföring
Alla arrangemangs ekonomiansvariga ansvarar för att kontinuerligt
skriva upp de utgifter och intäkter som belastar arrangemanget. Vi
rekommenderar att ni kör med rutinen att alla arrangemangsledare
meddelar ekonomiansvarig varje gång de gör någonting som
påverkar arrangemangets budget, t.ex. skickar in en utläggsblankett,
beställer en resa, bokar boende, osv. Det kan göras enkelt genom att
en kopia på t.ex. utläggsblanketten, resebeställningen osv skickas till
den ekonomiansvarige.
§11 – sidan 8
v1‐00 5.6 Anmälnings- och
avanmälningsregler
Här nedan finns anmälningsregler för Scouternas arrangemang.
Om ni anser att justeringar till anmälnings- och avanmälningsreglar
kommer att behövas för just ert arrangemang ska detta
kommuniceras till era kontaktpersoner samt projektledaren
omedelbart. T.ex – om vissa förberedelse-övningar är obligatoriska
och om deltagaren inte fullföljer dessa får deltagaren inte åka med
på arrangemanget (se 8.3 § nedan).
Reglerna ska alltid finnas tillgängliga i direkt anslutning till
anmälningsformulär/ eller länkar.
Anmälningsregler
Anmälningar till Scouternas arrangemang är bindande. Den
som anmält sig till ett arrangemang är skyldig att betala hela
den avgift som gäller för arrangemanget, med följande undantag:
1. Den som avanmäler sig innan anmälningstiden har gått ut
stryks från listorna och ingen betalning behöver erläggas. Om
anmälningsavgift erlagts så återbetalas denna minus ett
administrativt avdrag om 500 kronor. Var anmälningsavgiften
lägre än 500kr så återbetalas inga pengar.
2. Den som anmält sig men inte blivit antagen, får hela det
inbetalda beloppet återbetalat.
3. Den som avanmäler sig och samtidigt anmäler en fullvärdig
ersättare, får inbetalt belopp med avdrag av en ombokningsavgift
återbetalat. Ombokningsavgiften är 500 kr plus den
merkostnad bytet innebär för arrangemanget, till exempel
kostnad för att ändra namn på biljetter. Ersättaren måste
uppfylla de krav som gäller för att få delta i arrangemanget och
bli godkänd av arrangemangsteamet.
4. Den som avanmäler sig på grund av egen sjukdom som inte
var känd vid anmälan och hindrar deltagande på
arrangemanget, och kan styrka detta med läkarintyg, får om
§5 – sidan 3
v1‐00 Scouternas arrangemangsgrupp godkänner skälen inbetalt
belopp med avdrag av en avbokningsavgift återbetalat.
Avbokningsavgiften är 10 % av avgiften för arrangemanget.
5. Den som avanmäler sig på grund av nära anhörigs sjukdom
eller dödsfall, får om Scouternas arrangemangsgrupp godkänner
skälen inbetalt belopp med avdrag av en avbokningsavgift
återbetalat. Avbokningsavgiften är 10 % av hela avgiften för
arrangemanget.
6. Den som har andra synnerliga skäl att avanmäla sig kan
skriftligen ansöka till Scouternas arrangemangsgrupp om att få
delar av inbetalt belopp återbetalat.
11.5.2
Vid avanmälningar utan ovanstående skäl sker ingen
återbetalning. Om inbetalt belopp är lägre än om- respektive
avbokningsavgiften sker ingen återbetalning, och den som
avanmäler sig är skyldig att betala in resterande belopp upp till
om- respektive avbokningsavgiften.
Bankkontot som öppnas i arrangemangets namn är tomt till dess att
teamet beställer överföring av pengar till det. Kontot användas bara
för korttransaktioner. Alla andra betalningar för arrangemanget
sköts via Scouternas huvudkonto (betalning av fakturor via
Approve-It, återbetalning av deltagaravgift, internationella
överföringar osv).
5.6.1
Avbryta arrangemang
Om deltagaren, efter det att arrangemanget har startat, väljer eller
tvingas att avbryta arrangemanget i förtid återgår ingen betalning.
Detta är på grund av att de flesta kostnaderna redan är tagna för
personen och inte går att återfås.
Bankkort
Arrangemanget kan få bankkort kopplade till kontot för att till
exempel handla mat och material för. Det är viktigt att undersöka
landet dit man ska åka, och vilka betalkort som funkar i det landet.
Kostnad för bankkort finns med i budgetfilen, under
schablonsiffror fliken. Tänk noga efter hur många kort ni behöver
och budgetera för detta.
11.5.3
Överföring till konto.
För att få pengar på kontot som är kopplat till arrangemangets
bankkort behöver ett så kallat förskott beställas. För att beställa
förskott ska summa som ska sättas in, och namn på ert
arrangemang skickas till projektledaren i samband med
statusrapport i januari eller maj/efter rekresan. (Vid annat tillfälle:
senast 30 dagar innan ni vill ha pengarna på ert konto).
Observera att du måste specificera precis hur mycket pengar som
du vill föra över. Det är arrangemangets ekonomiansvarige som ska
ha koll på det ekonomiska läget inom arrangemanget. Scouternas
personal kan inte hantera beställningar av typen ”för över allt som
vi ha kvar” eftersom Scouternas personal inte har koll på vilka
utlägg ni har som inte är bokförda än, osv.
11.5.4
Uttag i utlandet
Varje år får utlandsarrangemang problem med att de har nått
uttagsspärren på sitt bankkort. Vi har inga uttagsgränser på korten,
men bankens säkerhetsgräns kan reglera uttagsnivån. Den här
§5 – sidan 4
v1‐00 §11 – sidan 7
v1‐00 11.4.6
Kassahantering
Instruktioner om kassahantering för arrangemang som delar ut
kassa till deltagare kommer senare.
11.4.7 Uttag av internationella
valutor via Exchange i Sverige
För vissa arrangemang utomlands kan det behöva göras större uttag
av valuta i Sverige innan arrangemanget. För att få göra detta hos till
exempel Forex kan det då behövas ett intyg med information om
arrangemanget samt ett kontoutdrag. Detta kan projektledaren för
arrangemang hjälpa med. Se till att berätta i god tid (30 dagar) innan
det behövs.
11.5 Bankkonto och kontokort
Om arrangemangsledare kommer att behöver ett kontokort för att
betala arrangemangets utgifter, kan det ordnas. De flesta
arrangemang i utlandet behöver det.
För att få ett kontokort måste ett bankkonto som är individuellt till
arrangemanget öppnas. Därefter kan kontokortet kopplast till detta
konto.
Observera att bankkort ska beställas tillsamman med
statusrapporten i januari – se arrangemangets checklista för det
exakta datumet. Skicka namn, personnummer, telefonnummer och
adress på den i teamet som ska stå på kortet till projektledaren på
Scouternas kansli.
11.5.1
Bankkonto
6 Kontakt med värdlandet
6.1 Officiella kanaler
Arrangemangsteamet ska se till att officiell kontakt tas med
värdlandet; det betraktas som förmånligt då det kan ge upphov till
möten mellan scouter från olika länder och kulturer. Detta görs
genom att prata med kontaktpersonen som sedan tar kontakt med
Scouternas International Commissioner, IC. Ofta tar första
kontakten lång tid, så se tidigt till att kontakt upprättas med den
nationella scoutorganisationen i värdlandet.
Detta är den officiella vägen att ta kontakt, men tveka inte att själva
ta kontakt med era egna kontakter, så fort den officiella kontakten
är tagen.
6.2 Att utveckla scouting i kategori
A-länder
Om arrangemanget genomförs i ett land som är ekonomiskt svagt
(enligt WOSM:s kategori A), ska arrangemanget som en
solidaritetshandling se över hur arrangemanget kan bidra till
scoutings, och därmed barns- och ungas utveckling i landet. Detta
kan ske på flera sätt: en del av intäkterna kan gå till scouternas
världsfonder, en aktivitet för att stödja landets scoutrörelse kan
genomföras etc.
Vid arrangemang i land som skulle kunna faller inom WOSM:s
kategori A, prata gärna med teamets kontaktpersoner om den här
frågan.
Scouterna använder Sparbanken Skåne.
Kostnad för ett bankkonto finns med i budgetfilen, under
schablonsiffror fliken.
§11 – sidan 6
v1‐00 §6 – sidan 1
v1‐00 
kostnad (mat, resor, material etc [konto]), är i samma
valuta, och gäller för samma del av arrangemanget (rekresa,
planeringsmöte, huvudaktivitet [projekt]).
Om du vill ange mer information än det finns plats för på
blanketten, skriv för hand bredvid det påklistrade kvittot.
11.4.4
Internationella överföringar
Ibland kan det vara svårt att få faktura eller att betala med bankkort.
Detta kan till exempel vara när ni ska betala en scoutkår utomlands
för hyra eller lägeravgift. Vi kan då hjälpa er med en internationell
överföring direkt till deras bankkonto. För att beställa en
internationell överföring ska;





summan som ska sättas in,
kontonummer, SWIFT eller IBAN nummer,
bankens adress,
informationen som behöver nå mottagaren vid
betalningen, samt
namn på ert arrangemang
skickas till projektledaren senast 30 dagar innan ni vill att pengarna
ska vara betalda.
11.4.5
Förskott
I vissa fall kommer en arrangemangsledare att behöva lägga ut stora
summor för arrangemangets kostnader som personen inte kan täcka
själv innan återbetalningen kommer. I sådana fall kan en
förskottsbetalning beställas till ett personligt bankkonto. Ta kontakt
med projektledaren om du tror att det behövs för att få den
relevanta blanketten utskickad.
Återbetalning av förskott från personligt konto sker till Scouternas
bankgiro 446-9268. Märk återbetalningen med arrangemangets
namn.
§11 – sidan 5
v1‐00 Scouternas utläggsredovisningsblankett. Du hittar en länk till
blanketten på www.scoutservice.se/ladda-ner/blanketter/.
Eftersom blanketten uppdateras med jämna
mellanrum är det viktigt att du inte spara en version
som du använder om och om igen, utan den ska
hämtas vid varje enskilt tillfälle.
Var noga när du fyller i blanketten och följ instruktionerna som
finns på den.







Referens ska vara den ekonomiansvarige för ditt
arrangemang. Om hen inte finns på listan, välj
XXHELKRA
Organisationen är Scouterna
Glöm inte att ange om du redan har fått en
förskottsbetalning. Det skriver man högst upp på
blanketten, inte längst ned.
På första raden under ”orsak till utlägg” skriv vilket
arrangemang utlägget gäller. Skicka olika blanketter för
olika roller som du har inom Scouterna.
Om du har kvitto i en annan valuta än den som du vill ha
ut pengar i, använd växelfunktionen i blanketten. Se till att
originalsumman finns, samt växelkursen för att komma till
summan i den valuta i vilken du vill ha din utbetalning.
Klistra kvittona på ett tomt papper med tejp eller lim, och
numrera kvittona.
Glöm inte att skriva under!
7 Rekresa
Många arrangemang som är längre bort, eller i ett mindre känt
området vinner på att genomföra en eller flera rekognoseringsresor
till det område där arrangemanget ska genomföras. Under
rekresorna kan man undersöka förhållanden på plats, få kontakt
med lokala scouter, testa olika aktiviteter som man funderar på att
erbjuda deltagarna och få en mer konkret bild av arrangemanget.
Rekresan finansieras genom deltagarintäkter och ska vara med i
budgeten.
En rekresa kan göras i samband med att era utländska arrangörer
bjuder in kontingentledarna till ett möte eller vid något annat
tillfälle. Diskutera igenom varför ni vill ha en rekresa, vad ni vill få
ut av den och när ni bör åka.
Hur många ska åka på rekresan? Ibland är det bra om alla åker,
ibland räcker det med någon eller några. Hur lång rekresan är kan
också vara olika. En del klarar sig på tre dagar och andra på tio
beroende på projektets storlek mm. Resonera i teamet hur ni tycker
det skulle vara bäst för er.
En rekresa får inte genomföras innan ni har säkerställt att
arrangemanget blir av – utan deltagaravgifter finns inga pengar till
rekresa. Rekresan ska därför alltid godkännas av Scouternas
arrangemangsgrupp.
Tänk också på att:


Om kvittona är inte på ett språk som det är rimligt att
Scouternas revisorer förstår (svenska eller engelska) måste
man skriva bredvid kvitton vad de gäller.
Om du ha många kvitton för samma sak kan du göra en
egen sammanställning på ett annat papper. Varje rad på
utläggsblanketten kan referera till flera kvittonummer, så
länge som alla kvitto på samma rad gäller samma typ av
§11 – sidan 4
v1‐00 §7 – sidan 1
v1‐00 


Arrangemangetsnamn
Se till att det som står identifierar precis vilket arrangemang
fakturan gäller. (T.ex. det räcker inte med ”Blå hajk”, det
ska stå ”Blå hajken Forsfararna”. Det räcker inte med ”EB”
eller ”Explorer Belt”, det ska stå ”EB Frankrike”.)
Ekonomiansvarigs namn
Ekonomiansvarigs kod.
Det kommer troligen att vara ”XX” sen de tre första
bokstäverna iförnamnet, och de tre första bokstäverna i
efternamnet. Till exempel: Helen Krabb har koden
”XXHELKRA”.
Fakturor ska skickas till:
Scouterna
FE 555
751 75 Uppsala
Alla fakturor måste skickas till fakturaadressen, elektroniska
fakturor skrivs ut av teamet och skickas in till adressen.
När fakturor kommer in i vårt elektroniska bokföringssystem,
kommer ekonomiansvarig att få en epost och en länk, där hen kan
kontera fakturan under rätt kod för ert arrangemang. När den är
bokförd och attesterad, kommer fakturan att betalas.
11.4.2
Kontokort
Om det behövs kan vissa arrangemangsledare få kontokort för att
betala arrangemangets utlägg. I så fall ordnas ett eget bankkonto för
arrangemanget, dit ett kontokort ansluts. Se 11.5 § nedan för mer
information.
11.4.3
Utläggsredovisning
Alla utlägg som görs av individer med egna pengar för
arrangemangets räkning som ska återbetalas måste skickas in med
§11 – sidan 3
v1‐00 Projektledaren kommer att dra ut en rapport från
anmälningssystemet som skickas tillsammans med
faktureringsunderlag till Scouternas ekonomiavdelning.
8 Deltagare förberedelse
Om deltagaravgiften är hög är det möjligt att dela upp betalningen i
flera delar. Hela avgiften måste dock vara betalad innan
arrangemanget börjar.
8.1 Informationsutskick
Fakturaunderlaget måste lämnas in minst 90 dagar innan
arrangemanget för att fakturan måste kunna gå ut minst 60 dagar
innan arrangemanget startar.
11.4 Att betala för arrangemangets
kostnader
För att betala utgifter som uppkommer under planeringen och
arrangemanget kan ni göra på olika sätt. Ni kan be om faktura som
skickas till Scouterna, begära förskott, betala med bankkort eller
göra ett eget utlägg och därefter lämna in en utläggsredovisning. För
närmare information om dessa, se information längre ner. Tänk
efter noga inför varje gång ni behöver betala någonting hur detta
ska göras.
11.4.1
Fakturering
Det enklast sättet att betala för saker för arrangemanget är via
faktura.
Begär alltid 30-dagarsfaktura. Även företag som har som standard
att ge 10- eller 20- dagarsfakturor brukar gå med på det om man ber
om det. Om fakturan är på mindre än 30 dagar är det svårt att hinna
betalas den innan tiden är ute och då tillkommer förseningsavgift
som belastar arrangemanget.
Instruera företagen/butikerna ni handlar från att fakturor måste
markeras med:
§11 – sidan 2
v1‐00 När ni har bestämt vilka av de som har sökt ska blir erbjuden plats
på arrangemanget ska ni göra ett informationsutskick till alla.
Utskicket ska gå i första hand via e-post. Om en deltagare inte kan
hantera e-post kommunikation, kan ni skicka med vanlig post.
Se till att informera alla som inte är antagna om beslutet, och
processen som gäller för eventuella vantelistan.
I utskicket till de som är antagna ska ni informera om:




att scouten har blivit antagen till arrangemanget
eventuell process för definitivt anmälan
fakturering, och
sådant som ditt arrangemang vill tala om
Det är arrangemangsteamet som sammanställer all information som
ska gå ut.
8.2 Förträff
Att arrangera en eller flera förträffar är ett utmärkt sätt att stödja
deltagarnas förberedelsearbete, låta dem träffa sina patrullkamrater
och ge dem en tydligare bild av arrangemanget. Det gör också att ni
kan träffa deltagarna, se hur gruppen fungerar och fördela specifika
uppgifter på patrullerna.
Alla officiella för- och återträffar måste ske i samråd med de andra
arrangemangsledarna i gruppen och godkännas av Scouternas
arrangemangsgrupp. Innan officiell inbjudan till förträff går ut till
deltagarna måste budgeten för arrangemanget vara klar. Detta är för
att säkerställa att arrangemanget blir av och har budget för en
förträff.
§8 – sidan 1
v1‐00 Glöm inte att göra klart för deltagarna om den är obligatorisk eller
inte, och om ni har någon utjämning av resekostnaderna till
förträffen.
11 Ekonomisk redovisning
8.3 Förberedelse arbete eller
övningar
11.1 Ekonomi för alla
Inför vissa arrangemang är det lämpligt att deltagare genomföra
någon form av förberedelse övning. Det kan vara så enkelt att ta
kontakt med kommande vandringskamrat, eller mer utvecklat.
Alla arrangemangsledare måste känna till våra rutiner för att köpa
resor och för att begära återbetalning för personliga utlägg som ska
belasta arrangemangets budget. Detta hittar ni under 13.5 § nedan
och 11.4.3 § nedan.
Planera i god tid vilka uppgifter deltagare kommer att få samt hur
dessa ska kommuniceras.
Alla andra delar av det här kapitlet är riktat till den
ekonomiansvarige i varje arrangemangsteam (samt
arrangemangsansvarig som ska ha en bra förståelse för hela
arrangemangets ekonomi).
Om det är lämpligt att förberedelse arbete krävs för att kunna
genomföra/åka på arrangemanget måste detta tydligöras i
anmälningsregler (se 5.6 § ovan).
11.2 Scouternas ekonomisystem
Alla Scouternas arrangemang hanteras inom Scouternas
gemensamma ekonomisystem. Vi har ett gemensamt bankkonto,
men alla arrangemang räknas som individer ”kostnadsbärare” inom
vårt bokföringssystem, och arrangemangets ekonomiansvariga kan
få ut rapporter på alla intäkter samt kostnader som belastar den
kostnadsbäraren, år för år.
11.3 Att ta betalt från deltagare
Alla deltagare faktureras sin deltagaravgift genom kansliet.
Så fort som det är klart vilka deltagare som kommer att delta på
arrangemanget ska man uppdatera anmälningssystemet så att det
visar vilka som kommer att åka på arrangemanget. Det vill säga
direkt efter att anmälningstiden gått ut, eller så fort som ni har gjort
antagningsprocessen för arrangemang som är övertecknat.
När alla som ska åka med finns med i anmälningssystemet ska
meddelas till projektledaren på Scouternas kansli, och samtidigt
skicka in faktureringsunderlagsblanketten för arrangemanget.
§8 – sidan 2
v1‐00 §11 – sidan 1
v1‐00 Om det finns skillnader mellan det ”utfall” som Scouterna har i
ekonomisystemet och din egen arrangemangsbokföring, ska du
rapportera in var du tror att skillnaden ligger och hur du tror att det
ska åtgärdas. Oftast gäller det kostnader som har bokförts under fel
arrangemang, som ska konteras om.


Tänk på datumet på den filen som du få ut från Scouterna.
Om du har bokfört kostnader eller intäkter i er
Bokföringsflik efter det datumet kommer de inte att räknas
med i rapporten som kommer ut.
Tänk på vilka kostnader som har tagits på arrangemangets
bankkort och om du har skickat in kvitto för dessa utlägg.
Om inte – kommer de inte att synas i utfall i prognosfilen.
När man har kollat att utfallet stämmer väl, ska man kolla på själva
prognosen. Hur ser arrangemangets ekonomiska förutsättningar ut?
Tror du att ni kommer att håller er budget. Om ni har gjort av med
mer pengar på en budgetpost, kan ni spara in det under något
annat?
Prognoserna är baserade på den budgetversion som är inlagd i
Scouternas ekonomisystem, och anges med tusenkronor (tkr).
Prognos delas inte upp i arrangemangets interna ”projekt” utan
gäller bara ”Total arrangemanget”.
Vi gör inte nya budgetar när vi gör prognos, men vi visar via
prognosen hur vi tror att pengar egentligen kommer att gå åt, efter
de senaste förutsättningarna. Om slutresultatet fortfarande blir
ungefär noll, går det bra att ”flytta” pengar från en budgetpost till
en annan i en prognos. Om det finns större ändringar eller
skillnader ska dessa diskuteras med arrangemangets
kontaktpersoner inom Scouternas arrangemangsgrupp.
9 Kommunikation
Vad är kommunikation och hur förhåller vi oss till det?
Kommunikation kan vara det viktigaste vi gör och betyder mest när
vi knappt noterar att vi använder det. Kommunikation kan också
vara det som ställer till det mest utan att vi inser att det är bristen på
kommunikation som är problemet. Vi måste med andra ord förhålla
oss med en rejäl dos av respekt inför kommunikation. Vi kommer i
detta avsnitt att fundera över såväl intern som extern
kommunikation och se till så att alla får en så bra bas att stå på som
möjligt.
9.1 Att tänka på när man
kommunicera
För vem, varför och hur! Tre viktiga grundfrågor att ställa sig när
det gäller kommunikation.
För vem är det vi producerar informationen som vi ska
kommunicera? Är den tänkta mottagaren föräldrar till scouterna
som ska åka på arrangemang? Är det scouterna som ska åka på
arrangemang? Är det för scoutorganisationen som har ansvaret för
arrangemanget? Är det för internt bruk inom gruppen?
Varför producerar vi informationen? För att behålla som
dokumentation för framtiden? För att belysa ett arrangemangs
projekt och dess faser? För att hitta fallgropar som kan bli problem?
För att rekrytera scouter eller ledare till arrangemang? För att söka
bidrag?
Hur kommunicerar vi vår information? Hemsida? Blogg?
Facebook? Mail? Telefon? Ansikte mot ansikte?
Vi måste med andra ord varje gång vi funderar på någon
information också tänka genom hela kedjan. Ibland kan det vara så
att vi behöver förhålla oss till mer än en punkt i varje grundfråga.
Informationen kanske som exempel ska gå till både scouterna och
§10 – sidan 12
v1‐00 §9 – sidan 1
v1‐00 deras föräldrar samt både dokumenteras och användas i
bidragsansökningar.
Ett beslut om att utöka antalet arrangemangsledare fattas av
Scouternas arrangemangsgrupp.
9.1.1
10.7.2
Scouternas policys
Scouterna har några olika policyer som hjälpa när man ska
kommunicera. Till exempel Scouternas varumärkesplattform och
Scouternas riktlinjer för sociala medier och andra möten. De kan
laddas ned från www.scoutservice.se/ladda-ner/styrdokument/.
9.1.2
Hur får man använda
logotypen
Logotypen i scouterna får vi lov att använda oss av. Det finns dock
en del enklare regler att förhålla oss till. Vi kan börja med att
klargöra vad logotypen är. Logotypen utgörs av symbolen för
scouterna, det vill säga liljan och treklövern, tillsammans med texten
Scouterna. För att göra det hela så enkelt som möjligt, mer detaljer
kan ni hitta i dokumentet om scouternas varumärkesplattform som
vi länkar till i kapitlet Bilaga, så används logotypen i sin helhet enligt
de riktlinjer som finns i det dokumentet.
När det gäller symbolen för scouterna som vi kanske till vardags
tänker som logotypen så beskrivs även det i det nämnda
dokumentet i detalj. Men i korthet får den användas för att skapa
nya logotyper för arrangemang. Om man inte vill använda hela
symbolen kan man använda delar av den men då måste minst halva
symbolen vara med och bara delas vertikalt.
9.1.3
Sociala medier, dos and don’ts
Att förhålla sig till sociala medier är till stor del en fråga om sunt
förnuft. Börja med att fråga er hur vill ni själv bli behandlad av
andra och utgå från det som en riktlinje. Viktigt att tänka på när det
gäller sociala medier är att de personer som ni eventuellt lägger ut
bilder på och taggar måste vara tillfrågade. Är personerna inte
myndiga måste ni ha godkännande av målsman eller
§9 – sidan 2
v1‐00 Att ställa in ett arrangemang
Det sista vi vill göra är att ställa in ett arrangemang, men i vissa fall
kan det bli nödvändigt. Om till exempel antalet deltagare är så få att
utgifterna inte kan täckas, kan arrangemanget komma att ställas in.
Ett arrangemang ställs in av Scouternas arrangemangsgrupp i
samråd med arrangemangsteamet i fråga. Ett arrangemangsteam kan
aldrig själva ställa in ett arrangemang.
Direkt efter sista anmälningsdatumet har gått ut ska
arrangemangsteamet samtala med sina kontaktpersoner från
Scouternas arrangemangsgrupp för att avväga hur många anmälda
som finns och eventuella andra faktorer ur båda ekonomisk och
kvalitetsmässig synpunkt. Tillsammans ska teamet och
kontaktpersonerna bedöma om arrangemanget ska genomföras.
10.8 Budgetprognos
Under hela arrangemangets planeringstid, samt under själva
arrangemanget, ska arrangemangsledarna följa upp hur intäkter och
kostnader ligger i förhållande till budget och göra nödvändiga
justeringar i planerade utlägg.
Ett antal gånger under projekttiden kommer Scouterna att begära in
en ekonomisk prognos. Det betyder att man kollar över utfallet
hittills, och berättar om man tror att arrangemanget kommer att
hålla sin budget eller om någon eller några poster bedöms ha ett
annat utfall vid projektets slut.
Prognosinformation och -filerna kommer från projektledaren på
Scouternas kansli. Det som du får blir ett utfall att jämföra med
arrangemangets bokföring.
När du får prognosfilen från Scouterna ska du jämföra ”utfall” som
det står i filen som kommer ut med utfall som du har på fliken
”Total arrangemanget”.
§10 – sidan 11
v1‐00 sponsringspolicys som måste följas, samt vissa huvudpartner där vi
ibland har förbundit oss till att inte samarbeta med deras
konkurrenter.
vårdnadshavare. Ni kommer också att associeras med scouterna
som organisation och det blir om möjligt ännu viktigare att ni håller
en nivå som gör att inte scouterna får en dålig stämpel.
10.7 Anmälningsläget och
ekonomiska förutsättningar
Läs gärna Scouternas riktlinjer för sociala medier och andra möten.
10.7.1 Antal deltagare, funktionärer
samt arrangemangsledare
9.2 Marknadsföring
Varje arrangemang har ett minimalt och maximalt antal deltagare,
funktionärer och ledare som kan delta i arrangemanget.
Maximalt antal deltagare avgörs av hur många som är praktiskt
hanterbart för ledarteamet, hur många som det finns utrustning för
och om det finns några anvisningar från arrangören. Minimalt antal
deltagare avgörs av budget och vad som är möjligt att genomföra
med bibehållen kvalitet i arrangemanget.
Utifrån antalet deltagare bestäms hur många ledare arrangemanget
ska bära kostnaden för. Huvudprincipen är minst två ledare per
arrangemang och en ledare per 10 deltagare, samt justering med
hänsyn till unga deltagare, mer riskfylld verksamhet och krav från
myndigheter eller arrangörer. Som arrangemangsledare räknas
samtliga vuxna på arrangemanget som inte är deltagare (eller i vissa
fall IST eller avdelningsledare).
Om arrangemanget vill utöka antalet arrangemangsledare ska frågan
tas upp med kontaktpersonen. Observera att samtliga
arrangemangsledare ska delta i arrangemangsledarutbildning och
riskhanteringsutbildning och då medför detta en kostnad.
Merkostnaden för fler ledare ska inte bäras av arrangemangets
deltagare om inte ledarna behövs för arrangemangets
genomförande.
§10 – sidan 10
v1‐00 Funderar ni över något, eller är tveksamma, så fråga i teamet i första
hand och i andra hand kontakta arrangemangsgruppen som kan
försöka hjälpa er.
När det gäller marknadsföring har ni full frihet att marknadsföra era
arrangemang. Scouterna via arrangemangsgruppen gör sitt med att
marknadsföra på bredden i centrala kanaler. Men fotarbetet görs
med fördel från teamet. Det är ni som sitter på detaljkunskaperna
och det är också ni som är dem främsta ambassadörerna för muntill-mun kommunikation.
9.2.1
Att attrahera deltagare
För att attrahera deltagare kan det vara intressant att ”hypa” ett
arrangemang. Plocka fram de där detaljerna som gör just ert
arrangemang unikt och häftigt. Prata med team som har genomfört
liknande arrangemang. Prata med deltagare i liknande arrangemang
som har genomförts. Ni har kanske själv genomfört ett liknande
arrangemang och har historier att dela med er. Historier om skoskav
och strapatser lockar mer än man kan tro.
9.3 Information till deltagare
Se till att kommunikationen till deltagarna är korrekt och i god tid.
Det gäller hela vägen från uppstart och rekrytering till
genomförande och urvalsprocessen. Tycker ni att ni har varit tydliga
i er information till deltagarna så be någon utanför teamet eller
arrangemangsgruppen att titta på det. Det är inte ovanligt att någon
som inte har ”allt i huvudet” kan se saker ni har missat.
§9 – sidan 3
v1‐00 9.4 Vilka kanaler finns
För att sprida er information till deltagare, deltagarnas
vårdnadshavare, arrangemangsgruppen och omvärlden finns det ett
antal kanaler att använda er av. Det är viktigt att ni i ert team sätter
er ner och diskuterar tillsammans om vilka kanaler ni tycker är
viktiga och som ni tror att ni kommer att kunna hålla igång. Här
följer ett antal kanaler som ni har till ert förfogande.
9.4.1
Scouternas hemsidor
Arrangemangen har utrymme på Scouternas hemsida. Att skapa
hemsidor utanför Scouternas hemsidor är inte tillåtet.
Scouternas hemsidor administreras av Scouterna centralt. All
information som är direkt kopplat till www.scouterna.se och
www.scoutservice.se behöver ni ha en dialog med
kommunikationsansvarig i arrangemangsgruppen för att göra
förändringar i. Under scoutservice finns rubriken ”Läger och
äventyr” och under den rubriken ”Scouternas arrangemang”. Här
kommer vi att länka era arrangemang.
Se 9.5 § nedanför mer information om redigering av hemsidorna.
9.4.1.1 Blogg
Det är en bra idé att blogga under arrangemanget då föräldrar och
kompisar hemma är intresserade av vad som händer. Det fungerar
även som reklam för framtida arrangemang. Om arrangemanget så
önskar så kommer det att finnas tillgång till bloggar kopplade till
Scouternas hemsida. Det är inte tillåtet att skapa bloggar utanför
detta system.
9.4.2
Scouternas tidning
Scouternas tidning kommer ut tre gånger per år och där kommer
arrangemangsgruppen att se till så att information om
§9 – sidan 4
v1‐00 extra.
Då många fonder vill ha ansökningarna genom Scouternas kansli
och kontakt med hovet och större företag kan påverka etablerade
samarbeten ska alla ansökningar gå via projektledaren för
arrangemang på Scouterna.
När det gäller fondansökningar till Folke Bernadottes
Minnesfond samt Gustav Vs minnesfond, ska ansökningarna
skickas till projektledaren på Scouterna minst 5 dagar innan angiven
deadline på fondernas hemsida. Detta för att vi har ett
samordningsuppdrag från fonden.
Om ni skulle komma överens med projektledaren att ni ska skicka
en ansökan direkt, kom ihåg att skicka en kopia av ansökan till
kansliet. Detta är för att vi ska veta vilka ansökningar som är ute,
för att kunna svara om det kommer frågor angående ansökan, samt
för att det ska bli lättare för oss att ta hand om pengarna som
kommer in.
Det är enormt viktigt att redovisa de bidrag ni fått. Någon fond vill
bara ha ett tackbrev, andra en ekonomisk redovisning. Håll reda på
när ni ska redovisa och gör det ordentligt och i tid. Vi vill att även
andra arrangemang i framtiden ska kunna få bidrag så det är viktigt
att vi gör ett bra intryck. En kopia av redovisningen ska skickas till
projektledaren på Scouternas kansli.
Eftersom besked om fondbidrag i regel kommer långt efter att
budgeten har lagts och deltagaravgiften spikats, kan ni inte räkna
med att ni får fondbidrag i er budget. Det ni kan göra är att göra två
budgetar, en utan fondbidrag och en med, som innehåller fler
kostsamma aktiviteter eller liknande.
10.6 Sponsring
Sponsring kan vara ett sätt att hålla kostnaderna nere. Det finns
speciella regler för hur och när sponsring kan ske. Tänk på att alltid
kontakta projektledaren för arrangemang på Scouternas kansli innan
ni tar kontakt med en möjlig finansiär. Sponsring kan endast ske
utifrån de riktlinjer som är föreskrivna. Scouterna har både
§10 – sidan 9
v1‐00 För att kunna justera utlägg efter de aktuella ekonomiska
förutsättningarna är det mycket viktigt att ni hela tiden följa upp er
ekonomi, och håller er egen bokföring uppdaterad.
Ibland, hur man än förbereder sig, kan det hända saker som man
inte kunde förutse och för vilket det är inte rimligt att budgetera.
Det kan, till exempel, handla om att en buss går sönder så att alla
blir försenade och behöver äta mat i två dagar till, att en färja ställs
in så att hela kontingenten måste flygas till Jamboreen eller att det
behövs hysas en ledare vid ett sjukhus med en inlagd deltagare.
För sådana oförutsedda händelser som inte går att lösa inom
befintlig budget så ska varje arrangemang budgetera med en
riskmarginal om 6 % av sina deltagaravgifter.
Om det skulle hända att en oförutsedd händelse sker, som
arrangemangsteamet inte kan täcka inom den befintliga budgeten,
ska teamet höra av sig till sina kontaktpersoner i Scouternas
arrangemangsgrupp. De måste godkänna att kostnaden kan tas från
riskmarginalen.
Om arrangemanget inte behöver använda sin riskmarginal kommer
den summan att gå till Scouternas gemensamma budget. Därifrån
täcks bland annat kostnader för arrangemang som överskrider sina
egna riskmarginaler samt vidareutveckling av Scouternas
arrangemang. Riskmarginalen kan också bidra till den reserv som
Scouterna försöker bygga för att kunna täcka kostnader så som
större utlägg för material till återkommande arrangemang.
10.5 Fonder och bidrag
Sök gärna bidrag för att täcka en del av
era kostnader. Det kan vara bidrag för
material eller för att genomföra
arrangemanget.
Det är arrangemangteamets ansvar att
söka bidrag. Tänk på att lite arbete från
er sida att hitta och söka bidrag kan ge
ett arrangemang där ni kan ge det lilla
§10 – sidan 8
v1‐00 Många fonder kräver
Scouternas
organisationsnummer
vid ansökan.
Detta nummer är
802006-2942.
arrangemangen finns med. Även i vissa fall artiklar om arrangemang
som varit.
9.4.3
Scouternas nyhetsbrev
Vill man ha med något i scouternas nyhetsbrev, som utkommer
med jämna mellanrum, så får man meddela arrangemangsgruppen
och så försöker vi efter bästa förmåga och möjlighet att tillgodose
era önskemål.
9.4.4
Sociala media
Vi har nämnt sociala medier och vikten av att hålla god ton och
tänka på att vad som läggs upp där har en potential att nå många
personer både inom Sverige och utan för Sveriges gränser. Det är
inte heller begränsat till scouter eller deltagarna av arrangemanget
per automatik.
När det gäller Facebook är det ett bra och snabbt sätt att skapa
uppmärksamhet och kan också vara ett bra sätt att dela en grupps
interna diskussioner. Gör i så fall en sluten grupp på Facebook där
era deltagare kan gå med, eller ert ledarteam, och det kan då bli en
plattform för att föra snabba diskussioner. Detta är under
förutsättning att deltagarna/ledarna har Facebook och/eller har
åldern inne för det. Tänk på att åldersgränsen för Facebook är 13 år.
Tänk också på att om ni blir vän med era deltagare på Facebook så
ser de allt ni lägger upp i er tidslinje.
Andra sociala medier som ni kan komma att stöta på är Instagram,
återigen gäller regeln att ni måste ha tillstånd för att posta bilder på
personer. Twitter kan vara en kanal för att sprida ert arrangemang
till en större grupp och kanske fånga in ett intresse. Pinterest, KIK,
snapshot …
Tänk på varför ni är på en eller annan plattform innan ni kastar er
ut i det okända. Ibland kanske den ena eller andra plattformen inte
lämpar sig och då är det bättre att låta bli.
§9 – sidan 5
v1‐00 Bloggfunktion finns inbyggt i hemsidan och det är den ENDA
bloggfunktionen ni får lov att använda er av.
 Marknadsföring och kommunikation genom alla Scouternas
kanaler
 Stöd från Scouternas kommunikationsavdelning i grafisk
formgivning, tyck, marknadsföringsmaterial.
 Det kan gå att få marknadsföringsmaterial från Scouternas
kommunikationsavdelning utan intern debitering. Ställ
gärna frågan om ni har idéer på vad ni vill göra.
 IT stöd och tjänster så som epostadresser, mailgrupp, internet
med nedladdningsbara material, egen sida på
www.scoutservice.se, mm
 Stöd och tjänster från Scouterna ekonomiavdelningen, inkl.
 fakturering av deltagare samt påminnelse och uppföljning
av betalning
 Scouternas bokföringssystem för kontering och bokföring
av alla arrangemangets intäkter och utgifter
 betalningstjänst för betalning mot fakturor (tänk på att
Scouterna betalar externa tjänster för hantering av varje
faktura plus den interna handläggningstid som går åt!)
 internationella överföringar
 stöd med bankkonto och bankkort
 stöd med intyg för uttag av internationella valutor
Hemsidan är uppbyggd i Wordpress och frågor om och hjälp med
det kan fås av kommunikationsansvarig i arrangemangsgruppen.
Det blir till slut faktiskt mycket för pengarna!
9.4.5
Fysiska träffar
I vårt snabbt växande digitala samhälle glömmer vi gärna fysiska
träffar. Använd dessa för informationsspridning, rekrytering och
liknande. Distriktsstämmor hålls över hela landet i stort sett hela
hösten. Bra tillfällen att fånga intresse och rekrytera.
9.5 Arrangemangs hemsidor och
Wordpress
Varje arrangemang får tillgång till en hemsida under
www.scouterna.se. Hemsidan är uppbyggd i organisationsstukturen
som en kårsida. Kommunikationsansvarig i teamet får en
administratörsroll på hemsidan och kan lägga in dem medlemmar i
teamet som hen önskar.
På hemsidan kan ni använda er av flikarna för att delge information
till deltagare och vårdnadshavare.
9.6 Vilka andra stöd finns
Arrangemangsgruppen är till för er skull och inte tvärt om. Har ni
frågor som ni inte har fått svar på eller som ni är tveksamma över.
Ta då kontakt med arrangemangsgruppen. Det kan vara via era
kontaktpersoner eller om det är fråga om kommunikation eller
marknadsföring så går det bra att kontakta kommunikationsansvarig
i arrangemangsgruppen direkt.
§9 – sidan 6
v1‐00 10.4 Riskmarginal för oförutsedda
utgifter
Arrangemanget ska försöka täcka så många kostnader som möjligt
inom sin budget, t.ex. valutaförändringar, sjukhusbesök, omfattande
bilkörning, prishöjningar, missade bokningsavgifter etc. Om det
uppkommer kostnader som inte är budgeterade ska
arrangemangsteamet försöka hämta hem de utgifterna inom sin
budget.
§10 – sidan 7
v1‐00 Ett omfattande och omsorgsfullt researcharbete gör ert
budgeterande mycket enklare. Surfa runt och titta på kollektivtrafik,
museer, mat, boende och andra kostnader. Ta in offerter på bussar,
tåg och flyg så har ni en bra grund för ert budgeterande.
För dem av er som ska genomföra arrangemang utomlands så
behöver ni ta hänsyn till prisläget i landet dit ni åker. Finska
statistikcentralen har prisjämförelser mellan länder:
http://www.stat.fi/til/kvhv/2013/kvhv_2013_2014-0619_tie_001_sv.html
9.7 Insamling av bild och berättelse
Scouterna samlar bild och berättelse om alla arrangemang, för att
använda i Scouternas kommunikation och för att kunna
marknadsföra framtidens arrangemang.
Information om hur man ska samla in bild och berättelse kommer
närmare arrangemanget.
I arrangemangets budgetfil finns ett flik med några schabloner som
är framtagna dels utifrån erfarenhet vid arrangemangsplanering och
dels används vid budgetering för scouting på nationell nivå. Om ni
vet vad ni kommer att ha för kostnader eller hur ni ska hålla
kostnaderna för ert arrangemang lägre så gör ni så klart så.
10.3 Avgift för centrala tjänster
Arrangemanget ska budgetera 9 % av sina deltagaravgifter, dock
lägst 700 kronor per deltagare i avgift för centrala tjänster som
betalas till Scouterna.
Dessa pengar används för att bekosta de tjänster och stöd som
levereras från bland annat Scouternas arrangemangsgrupp, personal
på Scouternas kansli, samt externa tjänster som fakturas gemensamt
för hela Scouternas verksamhet.
Bland annat bidrar den här avgiften till betalning för:
 Scouternas arrangemangsledarutbildning (resa, boende, mat,
programinnehållet…)
 Scouternas riskhanteringsutbildning (resa, mat,
programinnehållet…)
 En del av lönen som betalas till den heltidstjänst som stödjer
Scouternas arrangemang
 Resegaranti som Scouterna måste ha hos Kammarkollegiet
 Scouternas försäkring som täcker också alla Scouternas
arrangemang
§10 – sidan 6
v1‐00 §9 – sidan 7
v1‐00 10.2.2 Vad ska ingå i
arrangemangets budget?
Alla intäkter och kostnader som beräknas kunna belasta
arrangemanget ska finnas i budgeten.




I intäkterna ingår deltagaravgifter, bidrag från fonder och
sponsring.
I kostnaderna ingår avgift till externa arrangörer, resa,
boendekostnader, mat, aktiviteter, presenter,
informationsutskick, informationsmaterial,
rekognoseringsresa, möteskostnader, resor till möten,
telefonkostnader, växlingsavgifter och eventuella för- och
efterträffar.
I kostnader ingår också den avgift för centrala tjänster som
arrangemanget måste betala till Scouterna(se 10.3 § nedan).
Alla kostnader som kan vara ”förutsebara” ska budgeteras.
Prata gärna med dina kontaktpersoner inom Scouternas
arrangemangsgrupp och arrangemangsledare från tidigare
års arrangemang för att få en förståelse för vilka kostnader
som har uppstått för tidigare likande arrangemang. Utöver
dessa ska en riskmarginal budgeteras för ”oförutsedda
utgifter” (se 10.4 § nedan).
Tänk på att om det tillkommer kostnader för deltagaren i form av
till exempel kostnad för visum eller vaccinationer, så måste detta
framgå i informationen om deltagaravgift i anslutning till anmälan.
10.2.3
Schablonsiffror
Det kan vara klurigt att veta hur man ska budgetera sitt
arrangemang. Utgångspunkten är att ni ska göra ett bra
arrangemang men att ni inte ska dra på er några onödiga eller
extravaganta kostnader.
§10 – sidan 5
v1‐00 ”mat”, ”kontorsmaterial”, ”deltagaravgift”. Det finns en
förklaringsflik med alla konton som finns med i
arrangemangsmallen i den vita fliken längst till höger som kallas
”konto förklaring”. Om du tycker att du behöver ett annat
konto, som inte finns i mallen, hör av dig till projektledaren för
arrangemang på Scouternas kansli.
 Varje rad måste tilldelas ett ”projekt”. Projekt för Scouternas
arrangemang är:
o Arrangemanget övergripande
o Ledning/planeringsmöten
o Rekresa
o Förträff
o Huvudaktivitet
o Rundresa
o Återträff
Många arrangemang klarar sig med några få av dessa projekt.
Du kan ignorera alla som inte är relevanta för just ditt
arrangemang. Men varje budgetpost måste tilldelas till ett
projekt.
 För varje budgetpost måste du ange vilket projektår som du
tror att kostnaden (eller intäkten) kommer att belasta projektet.
Detta för att Scouterna jobbar med sitt ekonomiska år på
kalenderår, och alla rapporter och budgetprognoser som du
kommer att få ut från eller lämna in till Scouterna baseras på
kalenderår. För att kunna jämföra er budget med det aktuella
utfallet samt ge en rimlig prognos på hur arrangemangets
ekonomi följer budgeten, behöver vi kunna dela upp
kostnaderna mellan de två år som Scouternas arrangemang
(oftast) spänner över. Om en kostnad som var budgeterad på
ett år istället belastar ett annat år är det inte ett problem.
 ”Kommentarer” fältet kan ni använda för egna anteckning eller
för att visa vad en oklar post gäller för att göra det enklare för
Scouternas arrangemangsgrupp att förstå hur ni har tänkt.
När ni har fyllt i alla budgetposter kan ni titta i de gröna flikarna,
där summering ska komma automatiskt, och visa alla poster per
projekt, per år samt för hela arrangemanget, samt en flik där hela
arrangemangets budget finns.
§10 – sidan 4
v1‐00 10 Budget
10.1 Budgetprinciper





Scouternas arrangemang ska vara självbärande och ska inte
göra vinst.
Scouternas arrangemangsteam ska skapa en budget i
Scouternas arrangemangs budgetmall och budgeten måste
godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp.
Varje arrangemang betalar en avgift till Scouterna för
uppgifter som sköts av Scouternas arrangemangsgrupp eller
personal på Scouternas kansli.
Varje arrangemang avsätter en viss summa i riskmarginal
för ”oförutsedda utgifter”.
Alla Scouternas arrangemang ska budgeteras med ett
sparsamt förhållningssätt.
10.1.1
Sparsamt förhållningssätt
Den största delen av våra arrangemangsdeltagare är ungdomar. Ofta
uppfattar deltagarna att det kostar mycket pengar att delta på ett av
Scouternas arrangemang.
Scouterna är öppet för alla, och det ska Scouternas arrangemang
också vara. För att göra Scouternas arrangemang tillgängliga för så
många ungdomar som möjligt måste vi alla anstränga oss för att
hålla nere kostnaderna. Målet är att inga onödiga kostnader ska
belasta arrangemanget.
Att hålla ned kostnader innebär inte bara att hitta prisvärda
alternativ för saker som boende under huvudaktiviteten, men också
att teamet håller ned sina egna kostnader så mycket som möjligt
genom att, till exempel, boka resor i mycket god tid.
Tänk på att ingen återbetalning av deltagaravgiften är möjlig, se
därför till att budgetera så realistiskt som möjligt.
§10 – sidan 1
v1‐00 10.2 Att skapa arrangemangets
budget
För att skapa arrangemangets budget
ska du jobba med den första fliken
”Detaljbudget”.

Varje arrangemangsteam ansvarar för att upprätta en budget för sitt
arrangemang. Budgeten måste lämnas in till Scouternas
arrangemangsgrupp (via arrangemangets kontaktpersoner) senast
den dagen som anges i 18.1 § nedan.
Små ändringar mellan poster inom budget behöver inte leda till en
ny budgetrunda, utan kan hanteras via prognoserna (se 10.8 nedan).
I fall då det behövs större ändringar i budgeten ska en ny budget
lämnas till Scouternas arrangemangsgrupp för godkännande. Om du
är osäker om det, fråga arrangemangets kontaktpersoner i
Arrangemangsgruppen.
I princip får inga kostnader belasta arrangemanget innan budgeten
godkänts av Scouternas arrangemangsgrupp. I visa fall kan
Scouternas arrangemangsgrupp godkänna kostnader (så som
kostnader för ett första planeringsmöte).
10.2.1


Arrangemangets budget ska skapas i anvisad mall. Mallen kan laddas
ned från arrangemangsledarsidan under scoutservice.se.



§10 – sidan 2
v1‐00 
Alla intäkter ska vara i
positiva summor. Alla
kostnader måste stå som
negativ, t.ex.
”Egen kod” – den kolumn kan
du använda för att lägga in din
egen information eller kod för
att kunna sortera information
” 1000”.
som det passar dig. Det behövs
 Ange inte ”kr”. Skriv bara
inget i den här kolumnen.
siffror.
”Vad vill du göra” – skriv här

I detaljbudget skriver man
alla intäkter och alla kostnader
aktuella kronor. Det som
som du tror kommer att belasta
kommer upp automatiskt i
arrangemanget. Du kan klumpa
sammanställningsflikarna
ihop liknande poster, men tänk
(de gröna) är i tusenkronor,
på att du måste skilja på olika
avrundat.
konto, projekt och år (se
fortsättningen här).
”Antal” och ”multiplikator” –
om det är relevant, skriv hur
många av någonting som du ska använda och hur många gånger
(eller den relevanta multiplikatorn). Det finns ”antal
beskrivning” samt ”multiplikator beskrivning” för att göra det
tydligt vad dessa siffror gäller. De här kan hjälpa t.ex. när man
använder Scouternas schablonsiffror (se 10.2.3 nedan). Se gärna
exempel filen för att få hjälp att förstå hur det här kan
användas.
o Glöm inte att om du inte använder antal eller
multiplikator måste det står ”1” i dessa kolumner
för att den automatiska beräkningen ska funka.
”Pris per styck” – ange kostnad per enhet (eller hela kostnaden
om det inte finns någon multiplikator).
Total pris räknas automatiskt från tidigare kolumn. Om du bara
vill ange total pris på en budgetpost, skriv det under ”pris per
styck”.
Varje rad måste kopplas till ett ”konto”. Det är den kategori
eller typ av kostnad (eller intäkt) som posten gäller. Till exempel
-
Budgetmall
Budgetmallen har ett antal olika flikar. Du ska jobba i de två första
flikarna. De gröna flikarna fylls på automatiskt för att hjälpa dig
med rapportering och jämförelse med rapporterna som du kommer
att få ut från Scouternas ekonomisystem. De vita flikarna är där för
att ge information som kan hjälpa dig att skapa din budget och att
kontera dina intäkter och kostnader.
OBS:
§10 – sidan 3
v1‐00