Verksamhetsblad ServiceGruppen

SERVICEGRUPPEN
Enheter inom Servicegruppen
Avdelningsservice
Fysiologiska kliniken
Journalarkivet
InfoTel
Inköp
Medicinteknisk avdelning
Säkerhetstjänsten
Sjukhusgemensam service
Verksamhet
ServiceGruppens verksamhet har som mål att tillgodose
Capio S:t Görans Sjukhus behov av servicefunktioner,
samt fungera som stödverksamhet i sjukhusets arbete
med att nå de övergripande målen med att bedriva
hälso- och sjukvård på ett effektivt och konkurrenskraftigt
sätt. ServiceGruppen utför dessutom uppdrag till andra
kunder på sjukhusområdet samt till enheter inom Capio­koncernen.
Syftet med ServiceGruppens uppdrag är att ”det vi gör
ska alltid skapa ett värde” och tillsammans med kunderna
utveckla verksamheten.
Nedan följer redogörelser från respektive verksamhets
kvalitets- och utvecklingsarbete. Arbetet utgår från ServiceGruppens verksamhetsplan, som i sin tur bygger på
sjukhuset verksamhetsplan.
Vaktmästeri
Just in time - JIT
Under året har arbetet fortsatt med att implementera projektet: JIT på Sjukhuset och projektet börjar nu närma sig
sitt slut. Arbetssättet JIT innebär att det är service personal
som sköter både beställning och uppackning av vårdens
beställda varor/sjukvårdsmaterial. Projektet är lyckat och
detta arbetssätt frigör mycket tid till vårdpersonalen som
de istället kan lägga på det direkta vårdarbetet.
Engångsdraperier
Sjukhuset har under året tagit beslut på att införa engångsdraperier istället för textildraperier runt patienternas sängplatser. För att underlätta beställningsförfarandet så köper
vaktmästeriet in engångsdraperierna i ett större parti
som sedan lagerhålls i förråd. Vårdavdelningarna beställer sedan endast det antal draperier som man har behov
av för tillfället via ett beställningsformulär som tagits fram
och lagts ut på sjukhusets intranät. Det innebär att vården
sparar tid eftersom beställningsformuläret är enkelt, självinstruerande och tillgängligt för alla vårdens medarbetare
dygnet runt på intranätet. Avdelningarna behöver dessutom inte lagerhålla draperierna.
Personal 2014
132
Antal anställda
Städpersonal/Vårdstöd
51
Vaktmästare
35
Inköpare
4
Ingenjörer
11
Övrig personal
31
Samordnade provtransporter till Kemlab
I och med att medicinkliniken flyttat delar av sin verksamhet från sjukhusets huvudbyggnad till byggnad 06 så har
dessa avdelningars avstånd till kemiska laboratoriet blivit
längre. Det har resulterat i ett ökat behov av vaktmästeriets
hjälp att transportera prover. Tidigare har provtransporter
sporadiskt telefonbeställts från respektive avdelning vid
varje tillfälle. Därför såg vi en möjlighet att samordna avdelningarnas behov av dessa transporter.
Lösningen blev att avdelning 21 blev ett uppsamlingsställe
för avdelningarnas prover och därifrån hämtar vaktmäs-
201
15-03-18-13:44
tarna prover till kemiska laboratoriet vid bestämda klockslag under dygnet.
Idag hämtas proverna vid fem tillfällen per dygn. Med detta
arbetssätt frigörs ytterligare arbetstid för vårdpersonalen.
HLR-Utbildning
Vaktmästeriet har utbildat 44 st anställda i HLR med egna
utbildade HLR-instruktörer.
Städavdelning
Just in time- JIT
Under arbetet med att införa JIT på sjukhuset identifierades behovet av att på ett strukturerat sätt kvalitetssäkra
rengöringen av sjukhusets alla förrådsskåp. För att kunna
säkra och få kontroll på hygien/rengöringsrutinen kring
detta beslutade projektet tillsammans med hygiensköterskan att ServiceGruppens städpersonal ansvarar för att
en gång i månaden rengöra skåpen enligt en framtagen
rutin. Det innebär att man en gång i månaden går från
avdelning till avdelning och plockar ur material från skåpen och rengör både inredning och JIT-skåpen enligt den
fastställda rutinen. Rutinen innebär inte bara att hygienen
säkras för hela hanteringen av förrådsskåpen utan även att
tid frigörs för vårdpersonal som de istället kan använda till
ett mer patientnära arbete.
Engångsdraperier
Sjukhuset har under året beslutat att frångå att ha textildraperier kring patientsängarna och har istället övergått till att
använda engångsdraperier. I den Sjukhusgemensamma
rutinen för engångsdraperier så har man bestämt att förutom att vårdpersonalen byter draperierna då de blivit
kontaminerade eller nerfläckade så skall städavdelningen
byta ut alla avdelningars draperier en gång i kvartalet.
Det här arbetssättet gör att vi kan vara säkra på att våra
patienters sängdraperier byts minst 4 gånger per år och
direkt efter ett kvartals byte kan vi vara säkra på att alla
våra patienter har ett nytt och rent draperi runt sängplatsen.
Tillgänglighet till växeln:
Medelsvarstiden för samtal till växeln kl 07.00-21.00 alla
dagar i veckan var 14,5 sekunder. Antal tappade samtal,
samtal som kopplats ned innan svar, var 5 %.
Introduktionsutbildningar
Under året har vi genomfört introduktionskurs för 56 ny
användare av mobila anknytningar
(MVA). Av dessa har 75 % besvarat vår uppföljningsenkät.
86 % att dessa ansåg att kursen innehöll relevant och
användbar information.
Även nya personsökaranvändare erbjuds en användarutbildning. År 2014 fick 127 anställda ta del av introduktionen, 44 % av dessa har besvarat vår enkät.
100 % tycker att informationen de fick var relevant. 68 %
har haft användning av minimanualen.
Hur upplever kunderna vårt bemötande i informationen?
Den frågan ställde vi till alla besökare under perioden april
till och med december. Vi har ca 2 000 besökare per vecka
som söker kontakt med informationen och/eller våra Röda
Korsvärdar.
Metod: vi använde oss av ”Happy or Not”, ett system för att
följa, mäta och utveckla kundrespons. Besökaren har att
välja på att trycka på glad, neutral eller ledsen gubbe för att
ge uttryck för sin upplevelse.
Resultat:
HLR-Utbildning
Städ avdelningen har under året utbildat 46 st anställda i
HLR med hjälp av egna utbildade HLR-instruktörer
InfoTel
Journalarkivet
TeleQ
Journalarkivet hanterade under år 2014 ca 9 ton papper
relaterad till patientjournal.
Under 2014 har vi varit mottagningarna behjälpliga med att
utveckla svarsmenyerna ytterligare för att uppnå sjukhusets mål att 80 % av patienterna skall bli uppringda inom
angivet tidsintervall.
202
Ett uttalat mål har varit att minska papperförbrukningen
inom enheten. För att nå dit har vi arbetat för att, och
fått möjlighet att, göra dubbelsidiga journalutskrifter från
Cosmic.
Efter samtal med chefläkaren har det drivits igenom beslut
om att journalkopior från andra vårdinrättningar gallras vilket sparar papper och arbetstid.
I arkivet har noterats att det är mycket ”skräp”, dokument
som inte tillhör patientjournalen, i materialet som lämnas till
arkivering. För att visualisera problemet sparades allt skräp
under en vecka och bjöd in klinikernas kvalitetscontrollers
för att prata om problemet. Efter mötet kunde man snabbt
se skillnad från främst Akuten. Skräpet minskade och en
snabb åtgärd var att arbetsbladet ”Patienttransport” ändrade format från A4 till A5 och läggs nu bara i journalen om
det ska användas, tidigare lades de i varje journal. Journalarkivet kommer att fortsätta mäta och rapportera under
2015.
Under månaderna mars och november noterades avvikelser för journalmaterial som hanterats av avdelningarna.
Hittades påfallande många fall där patienter var sammanblandade i samma plastficka. Detta gör att arkivet inte kan
vara säker på att platsfickor endast innehåller journaldokument för en enskild patient, vilket gör att det kan innebära
en patientsäkerhetsrisk. Från och med november mäts
avvikelser varje månad.
Journalarkivets rutiner måste matcha aktuell lagstiftning
och vara anpassad till sjukhusets organisation, därför är
ett nära samarbete med Chefläkargruppen en förutsättning.
Journalarkivet har under året avlastat vården med att
hämta journaler på ytterligare 2 kliniker och registrering av
remissbekräftelser i Cosmic från Akutkliniken.
Fastighets- och Säkerhetsavdelningen
Landstingets Fastighetsförvaltare Locum har utfört/påbörjat flera större projekt. En evakueringspaviljong på ca 1
900 m2 anslutande till hus 06 har uppförts. Paviljongen är
två våningar hög och inrymmer 24 st vårdplatser och skall
användas som evakueringsyta för stambytesprojektet. Alla
avloppsstammar skall bytas i huvudbyggnaden 30 vilket
innebär en stegvis omflyttning av verksamheterna för att
möjliggöra arbetet. Den nya akutmottagningen i hus 40
plan 01 med tillhörande trapphus har påbörjats. Locum
har också renoverat en mindre lokal till fyslab i hus 30 plan
5. Planering av Framtidens Hälsa- och Sjukvård (FHS) på
sjukhusområdet har varit omfattande.
Sjukhuset har i egen regi gjort flera större ombyggnader
bl.a. Preoperativa enheten, HIA, Ortopedmott. ServiceGruppen, Hjärtmott, Kemlab, IVA, Avd 55, Varumott, Avd
39 samt flertalet mindre. Ett nytt omklädningsrum med
200st skåp för studenter har tillskapats. Sjukhuset har en
egen kontrakterad snickare, vilket avsevärt förenklat hanteringen vid behov av mindre snickeriarbeten, samt möjliggör ett större antal åtgärder till en lägre kostnad.
Utvecklingen av sjukhusets säkerhet med integrerade
system för kortläsare, kameror och larm fortsätter. En
integration av funktionerna medför en hög spårbarhet
och kontroll. Ett teknikskifte från kortläsare som använder
magnetremsa för läsning av kort till beröringsfria kortläsare
har genomförts. Bytet till beröringsfria kortläsare innebär
att slitaget på SITHS-kort kommer att minimeras. Alla
medarbetare är utrustade med ett personligt SITHS-id/
behörighetskort vilket säkerställer Patientdatalagens krav
på informationssäkerhet.
Antalet åtgärder för bevakningen och ordningshållning
har fortsatt legat på en relativt hög nivå. Kunskapen hos
sjukhusets medarbetare om att de kan och ska nyttja Ordningsvakterna till att skapa en trygg och säker arbetsmiljö
på sjukhusområdet höjs succesivt genom information på
APT, personalintroduktion och vid uppkomna händelser.
Det systematiska brandskyddsarbetet fungerar bra med
en hög procent utförda egenkontroller, noteringar på
över 90 % genomförda egenkontroller är regel snarare än
undantag. Målet och laga krav är alltid 100 %, men utfallet av genomförda kontroller på Capio S:t Görans Sjukhus
är jämförbart med andra sjukhus mycket bra. Utförandet
av egenkontroller av brandskyddet är nu även kopplat till
sjukhusets kvalitetsredovisning. Tillsyn av brandskyddet
inklusive förvaring av brandfarliga varor har inte renderat
i några avvikelser.
Miljö
För en mer utförlig redovisning av miljöåret 2014 se Kvalitetsredovisningen för Miljö. Nedan beskrivs kortfattat
några punkter.
Miljöprogrammet för perioden 2014-2016 fokuserar på hur
sjukhuset ska bli mer klimat- och resurseffektivt samt hälsofrämjande.
• Arbetet med processen kring matavfallet till biogasproduktion fortskrider. Fem vårdavdelningar har i dagsläget
ett fungerande system med återvinning av matavfall till
Biogas.
• Byte av patientmatens portionsförpackningar till ett mer
miljövänligt alternativ, Torus Pac, gör att plastmängden
minskar från 86 gram till 23 gram per förpackning.
• Under 2014 började vi med att servera endast ekologisk
frukt till patienter och medarbetare.
• Vi har bytt ut flera livsmedel till ekologiska alternativ.
203
• Utfasning av britspapper har skett där detta är möjligt.
• Infört kedjevikta pappershanddukar på hela sjukhuset,
vilket genererar en miljöbesparing med ca 40 kg avfall
per 5 000 toalettbesök.
• Fortsatt utfasning av PVC.
• Tillsammans med Textilia tagit fram patientskjorta och
patienthandduk i ett miljövänligt material.
• Vi har arbetat med att minska antalet DDD (dygnsdoser)
och recept på läkemedelssubstanserna Diklofenak, Tramadol och Zolpidem.
• Sixten Bredbacka och Stellan Eriksson på Anestesikliniken mottog Stockholms läns landsting Miljöpris 2014,
för sitt arbete med att minska användningen av klimatpåverkande narkosmedel vid operationer som har lett till
en halvering av utsläppen.
• Sjukhuset klimatkompenserar via WaterAid.
Medicinsk Teknik
MTA har projektledaransvaret för Medicinsk Teknik inom
den satsning som kommer att göras på S:t Görans sjukhus inom ramen för Strategiska fastighets investeringar. Vi
deltar även i den medicintekniksamordning och det projektledarnätverk som är en del av arbetet med Strategiska
fastighets investeringar. Konkret har det betytt arbete för
stora delar av Medicintekniska avdelningen inom kravställning, gränsdragningslistor och annan planering. En hel
del arbete har lagts på vidareutbildning med studiebesök,
besök av mässor samt att bjuda in leverantörer för att få
information om kommande koncept inom framförallt operationssidan.
Till detta har även Medicintekniska avdelningen tagit fram
medicintekniska lösningar och utrustningar till Akutklinikens nya vårdlokaler.
Ett omfattande arbete har lagts ner för att upphandla en
ersättning till det patientövervakningssystem som finns på
Medicinkliniken. Upphandlingen gäller även Akutkliniken
vilket kommer att betyda att båda klinikerna kommer att ha
samma övervakningssystem. Det öppnar möjligheter för
att följa patienterna med bibehållen övervakning tvärs över
klinikgränserna. I framtiden finns även möjlighet att ansluta
övervakningen på IVA till detta system. Systemet kommer
att installeras under 2015. Det ska tilläggas att övervakningssystemet ingår i de medicintekniska utrustningar som
ska installeras på Akutklinikens nya vårdlokaler, se ovan.
Övervakningsprojektet ovan använder WLAN med en
frekvens på 5GHz för sin interna kommunikation. Det finns
ingens standard som reglerar om andra medicintekniska
utrustningar kommer att störas av denna trådlösa kommunikation. Medicin tekniska avdelningen arbetar därför
sedan mitten av 2014 med en riskanalys och en test för att
se om medicintekniska utrustningar på framförallt Medicinkliniken, Akutkliniken och IVA skulle störas av WLANradiotrafiken. Arbetet planeras att vara klart under första
kvartalet av 2015.
Medicintekniska avdelningen har tillsammans med IT gjort
en principöverenskommelse för uppdelningen av förvaltningsansvaret för Medicin-teknik-system beroende på
vilket nätverk de är inkopplade på. Stora system som är
kopplade på CSTGs datanätverk förvaltas av IT. Mindre
system där man vill kunna göra förändringar snabbare,
tillhör ”MT-nätverket” och förvaltas helt av Medicintekniska
avdelningen.
På nationell medicinteknisk nivå deltar Medicintekniska
avdelningen i förvaltningen av en standard för benämningar av medicintekniska utrustningar (MTPReg) samt i
ett nätverk för medicinteknisk säkerhet.
Under året har Medicintekniska avdelningen arbetat med
att ta fram förslag på utrustningar som samlar flera Modified Early Warning Score (MEWS)-parametrar i en utrustning. Val av utrustning beräknas vara klart Q1 2015. Utrustningen underlättar arbetet med att MEWSa patienterna
vilket spar tid för vårdpersonalen. MEWS-monitorerna är
också förberedda för att kunna hämta patientdata och
skicka mätdata till Journalsystemet Cosmic. Detta skulle
öka patientsäkerheten genom att minska risken med felskrivningar vid manuell inmatning i Cosmic samt spara tid.
Inköp
Arbetet med att effektivisera och reducera kostnaderna
har fortsatt under 2014 genom framgångsrika omförhandlingar av flertaltalet av leverantörsavtalen med fokus på
prisreduceringar och bättre villkor.
Projektet Just in time-JIT som innebär att utveckla
och förbättra varuförsörjningsflöde enligt tvåfacksprincipen/kanban på sjukhuset har fortsatt under året
och det kommer att slutföras under andra halvåret
2015. Samtliga mål som har satts upp kommer att nås:
• Att effektivisera varuförsörjningsflödet på sjukhuset
• Optimera sortimentet av ­­­­medicinskt ­förbrukningsmaterial
• Minskade lagernivåer
• Ett förenklat beställningsförfarande där ansvaret från
beställning till leverans åläggs ServiceGruppen i enlighet med LEON-principen
Övergripande kvalitets- och patient­
säkerhetsarbete 2014
Genomfört kvalitetsarbete 2014
ServiceGruppen har fått i uppdrag av sjukhusledningen
att införa JIT (just in time) av förbrukningsmaterial från
samtliga leverantörer vid alla vårdenheter. Det innebär att
ServiceGruppen svarar för beställning, varumottagning,
uppackning samt städning av förrådsutrymmena och därmed frigörs tid för vårdpersonal. Vid årsskiftet 2014/2015
har alla vårdavdelningar och de flesta av våra mottagningar
konverterats till JIT.
De enheter som är kvar är C-Op, IVA och Anestesiavdelningen. Arbetet beräknas vara klart före sommaren 2015.
Arbetet med att ta fram en ny Capio-unik patientkollektion, för bädd såväl som patientkläder är slutförd, de
sista artikeltyperna levereras under januari-februari 2015.
Det strukturerade förändringsarbetet som pågår vid ServiceGruppens enheter, med LEAN som verktyg utvecklas
kontinuerligt. Enheterna har under året utvecklat detta
arbete ytterligare.
För tredje året i rad har ServiceGruppen deltagit i ett nationellt täckande benchmarkingnätverk av sjukhus, från universitetssjukhus till små landsortssjukhus. Sjukhuset har
2014 deltagit i fyra processer. I vissa ligger sjukhuset väl
framme enligt ”best practice” rankingen. Som exempel
har sjukhuset under de tre år som man deltagit i programmet varit ”Best Practice” inom patientmåltider. Inom andra
områden har det framkommit utvecklingsmöjligheter, vilket
det pågår ett arbete med.
ServiceGruppen har deltagit i ett projekt initierat av landstingens nätverk för serviceorganisationer – Best Service.
Där har biträdande verksamhetschef deltagit i en referensgrupp som har tagit fram skriften Vårdnära service – En
viktig del i framtidens sjukvård.
Planerade kvalitetsförbättringar 2015
Det ambitiösa arbetet med att fortsätta utveckla patientmåltiderna pågår, bl. a. har befattningen som Kostkontroller stärkts genom att utöka antalet timmar från 20 till
30 timmar i veckan. Måltidens servering har förbättrats
genom en attraktivare tallrik. I slutet av 2014 påbörjades
en pilot som innebar att de ”köksor” som finns på vårdavdelningarna intervjuar minst en patient om dagen om hur
upplevelsen av patientmåltiden är och efterfrågar förslag till
förbättringar av måltidens form och innehåll.
ServiceGruppen har under 2014 startat en kvalitetsgrupp
som består av 1 representant från varje enhet inom ServiceGruppen och som har som mål att skapa ett strukturerat kvalitetsarbete med mätbara mål och samverka och
stödja varandra i gemensamma projekt och åtaganden.
Ett åtagande som kvalitetsgruppen förberett under 2014
är utbildning för de patientnära yrkesgrupperna i Hygien
kompetenskort, vilket startas upp under 2015 tillsammans
med hygiensjuksköterskan.
Kontaktperson
Eva Thuresson, Verksamhetschef,
Epost: eva.thuresson@capiostgoran.se
Roland Canerstam, Bitr. Verksamhetschef
Epost: roland.canerstam@capiostgoran.se
Capio S:t Görans Sjukhus
Sankt Göransplan 1, 112 81 Stockholm
tel 08-58 70 10 00, www.capiostgoran.se
205