BALANSPOST & Lön - Rantalainen Yhtiöt

BALANSPOST & Lön
Rantalainens kund- och intressenttidning
3 • 2015
Kundupplevelsen är allt
Kundupplevelsen har stor betydelse för hur ett företag och dess kunder klarar sig tillsammans. Rantalainen samlar varje månad respons
från sina kunder för att kunna reagera snabbt om samarbetet behöver utvecklas.
Rantalainen samlar sedan början av året in
kundrespons en gång i månaden med hjälp
av en kort och koncis e-postenkät. I enkäten
blir kunden ombedd att berätta hur sannolikt det är att de skulle rekommendera Rantalainen till sina kollegor och varför.
Verkställande direktör Mikko Tuomainen vid Tilipalvelu Rantalainen Oy säger att
enkäten skiljer sig från traditionella undersökningar om kundtillfredsställelse, där svararens anonymitet betonas, eftersom de som
besvarat enkäten kan identifieras.
Tack vare detta kan man på Rantalainen
reagera snabbt och konkret på de faktorer
som påverkar kundupplevelsen.
- Informationen om kritikernas svar för-
medlas direkt till våra utsedda kontaktpersoner som kontaktar kunderna och försöker
lösa problemen omedelbart, berättar Tuomainen.
Som kritiker klassificeras de kunder som
ger företaget ett betyg mellan 0 och 6 på rekommendationsskalan, som sträcker sig från
0 till 10. Kunder som har gett betyget 9 eller 10 räknas som förespråkare. De som gett
betyget 7 eller 8 tillhör de nöjda men neutrala kunderna.
Varför skulle du inte
rekommendera oss?
Enkätmodellen känd under namnet NPS
(Net Promotor Score) kartlägger kundlojaliteten genom att beräkna nettorekommendationsindexet inte bara för hela Rantalainenkoncernen utan även för dess olika verksamhetsställen och kontaktpersoner.
Utöver en numerär bedömning blir kunderna ombedda att med öppna svar berätta
varför de rekommenderar, eller vad som borde göras annorlunda för att de skulle rekommendera Rantalainen och sin egen kontakt-
Fivaldi tas i bruk även i Sydvästra Finland
Rantalainens kontor i västra Nyland, på Kimitoön samt i Salo och Somero övergår under hösten till ett gemensamt webbläsarbaserat ekonomiförvaltningsprogram.
Fivaldi-programmet gör det möjligt för
kunden att använda elektroniska tjänster i
större utsträckning än tidigare. Exempelvis
överförs försäljningsfakturorna behändigt
till bokföringen och bokföringsbyrån kan
sköta reskontran för kundens räkning. Med
Fivaldi går det också enkelt att cirkulera och
utbetala inköpsfakturor elektroniskt. Inköpsfakturorna kan cirkuleras för godkännande
både som skannade pappersfakturor samt
som helt elektroniska fakturor.
Kunder som är intresserade av det webbläsarbaserade programmet kan kontakta Tina Grabber, verkställande direktör för Rantalainen Ab Sydväst, tina.grabber@rantalainen.fi.
Momsgränsen för affärsverksamhet i liten skala höjs
Gränsen för mervärdesskatt på affärsverksamhet i liten skala höjs från 8 500 euro till
10 000 euro från och med början av nästa
år. Samtidigt höjs den övre gränsen för skattelättnad från 22 500 euro till 30 000 euro.
Ändringen innebär att en företagare eller ett företag inte behöver betala mervär-
desskatt om omsättningen under tolv månader är högst 10 000 euro. Om omsättningen
överstiger 10 000 euro men är högst 30 000
euro, kan man ansöka om skattelättnad för
mervärdesskatten.
Ansökan om lättnad görs med räkenskapsperiodens sista periodskattedeklaration.
person till andra. Tack vare de öppna svaren vet beställaren av enkäten vad som är tillfredsställande eller irriterande i kundupplevelsen.
Nettorekommendationsindexet kan som
sämst vara -100 och som bäst +100. Företag
med starka varumärken ute i världen, exempelvis Harley-Davidson och Apple, uppnår
i bästa fall cirka 70.
Rantalainens nettorekommendationsindex var i juli 33,4, vilket Tuomainen anser
är ett bra resultat.
- Det går ännu inte att säga något om utvecklingstrenden, eftersom mätningar har
gjorts under en så kort tid.
Tuomainen säger att enkäten är ett enkelt
och effektivt sätt för kunderna att åstadkomma förbättringar i kundrelationen, eftersom
det tar högst fem minuter att svara och företaget garanterat reagerar på de synpunkter som framförs.
En e-postenkät som görs varje månad cirkulerar under ett år bland alla kunder så att
samma kund får enkäten högst ett par gånger i året. Feelback Oy ansvarar för det tekniska genomförandet av enkäten.
Betalningstiden för
arvs- och gåvoskatt vid
generationsväxlingar förlängdes
Betalningstiden som beviljas för arvs- och gåvoskatt i samband med generationsväxlingslättnad för lantgårdar och andra företag förlängdes i början av juni från fem år till tio år.
Förlängd betalningstid för skatten kan beviljas om skattebeloppet uppgår till minst 1
700 euro. Då debiteras skatten i årliga poster på minst 850 euro under högst tio års tid.
Ansökan om förlängd betalningstid ska göras
innan beskattningen verkställs. Betalningstiden är räntefri.
Bestämmelsen tillämpas på generationsväxlingar som har genomförts 1.1.2015 eller senare.
Bokföringslagen revideras – vad förändras?
Den arbetsgrupp som utrett revideringen av
bokföringslagen föreslår lättnader i upprättandet av bokslut i synnerhet för små bokföringsskyldiga.
Bakgrunden till arbetsgruppens förslag
är EU:s bokslutsdirektiv, som borde sättas i
kraft i medlemsländerna från och med början av nästa år. Lättnaderna skulle således
gälla räkenskapsperioder som inleds 2016.
Lagändringen underlättar de bokföringsskyldigas börda också genom att främja elektronisk ärendehantering och elektronisk
förvaring av bokföringsmaterial. Exempelvis kan man använda utländska molntjänster för förvaring av material och om man vill
kan man konvertera materialet till ett annat
format så länge innehållet och registreringskedjan bibehålls.
- Samtidigt närmar sig finländsk bokföringspraxis de internationella bokslutsstandarderna (IFRS), då exempelvis aktivering
av finansieringsleasing samt värdering av placeringsfastigheter och finansiella instrument
enligt verkligt värde enligt IFRS-normerna
blir möjligt, säger en av arbetsgruppens medlemmar, Senior Fellow Anders Tallberg från
Hanken & SSE Executive Education.
Många av de nya bokslutslättnaderna och
-kraven är bundna till företagens storleksklasser, som även omfattar föreningar och
stiftelser. Till exempel höjs gränserna för
skyldighet att upprätta koncernbokslut och
verksamhetsberättelse avsevärt jämfört med
idag.
I motsats till det som berättades i det senaste numret av denna tidning bibehålls balansspecifikationerna i bokslutskraven för
små företag och mikroföretag, medan specifikationerna av bestående aktiva slopas
från kraven.
Även om man inte längre behöver förva-
ra balansboken i pappersversion, är det en
nyhet att bokföringsskyldiga ska upprätthålla en förteckning över bokföringen och
materialet och deras förvaringssätt. Det är
också nytt att noternas verifikat ska sparas
och att deras samband med noten i bokslutet ska verifieras.
Mer information: tem.fi Arbetsgruppen
för revidering av bokföringslagen
Föreslagna storleksgränser för företagsklasserna
Mikroföretag
Småföretag
eller
liten koncern
Medelstort
företag eller
medelstor
koncern
Storföretag eller
stor koncern
Omsättning
högst
0,7 M€
12,0 M€
40,0 M€
40,0 M€
Balans högst
0,35 M€
6,0 M€
20,0 M€
20,0 M€
Personal högst
10 pers.
50 pers.
250 pers.
250 pers.
Verksamheten
på bokslutsdagen överstiger
högst ett av
gränsvärdena.
Verksamheten
på bokslutsdagen överstiger
högst ett av
gränsvärdena.
Verksamheten
på bokslutsdagen överstiger
högst ett av
gränsvärdena.
Då verksamheten
på bokslutsdagen
överstiger minst
två av gränsvärdena.
Många av de nya bokslutslättnaderna och -kraven är bundna till företagens storlek. I förslaget
till en revidering av bokföringslagen definieras fem olika företagsklasser som även omfattar
organisationer. Den femte företagsklassen är så kallade allmännyttiga samfund, som omfattar bl.a. offentliga aktiebolag, pensionsstiftelser och pensionskassor samt försäkringsbolag.
Så här skulle bokslutsbördan lätta
Så här skulle bokslutsbördan öka
• Bokslutsbestämmelserna för bokföringsskyldiga småföretag och mikroföretag har sammanställts till en egen förordning
där bokslutskraven är lätta att hitta.
• Rörelseidkare befrias från att upprätta bokslut.
• Små koncerner behöver inte upprätta koncernbokslut.¹
• Småföretag och mikroföretag får använda förkortade bokslutss-
cheman och kraven gällande noter till bokslutet har gallrats.
• Mikroföretagen får en s.k. skyddshamn². Det innebär att en bokföringsskyldig i mikroklassen inte kan avkrävas tilläggsin
formation ens för att säkerställa en korrekt ekonomisk bild om företaget har tillhandahållit de bokslutsuppgifter som förutsätts i förordningen.
• Balansboken krävs inte längre i pappersformat.
• Aktiebolag som bedriver gårdsbruk kan inte längre
upprätta bokslut enligt betalningsprincipen.
• Extraordinära poster slopas ur resultaträkningen.
I framtiden presenteras extraordinära poster som
övriga rörelsekostnader eller utgifter och för de mest
betydande posterna framställs noter.
• För immateriella rättigheter – inklusive goodwill
– införs ett avskrivningstak på tio år.
• Organisationer ska lämna in en finansieringskalkyl
om gränserna för storföretag överskrids.
• Avskrivningsplanen blir obligatorisk även för
organisationer.
... dessutom skulle följande tillåtas för
organisationer i mikroklassen
• Ett enklare bokslut enligt betalningsprincipen.
• I motsats till revideringsarbetsgruppens förslag vill man utöka bestämmelsen om skyddshamnar för mikroföretag till att gälla även föreningar.
Det finns inte längre några separata
nationella bestämmelser
• Vid aktivering av finansieringsleasing samt värdering
av placeringsfastigheter och finansiella instrument enligt verkligt värde får IFRS-normerna tillämpas
¹ Ett undantag är stiftelser som utövar affärsverksamhet.
Enligt den nya lagen om stiftelser ska de alltid upprätta koncernbokslut.
² Även andelslag omfattas av skyddshamnen, men inte personbolag
där endast fysiska personer är bolagsmän.
Utgivare Rantalainen Yhtiöt/Tilipalvelu Rantalainen Oy Chefredaktörer Kimmo Martikainen kimmo.martikainen@rantalainen.fi och Tina Grabber tina.grabber@rantalainen.fi Svensk översättning Maris Multilingual Layout Futuuri Oy Tryck Kirjapaino Markprint Oy ISSN
2342-9496 (print) ISSN 2342-950X (online) Adresskälla Tilipalvelu Rantalai­nen Oy:s kundregister. Adressändringar tina.grabber@rantalainen.fi Läs tidningen på nätet rantalainen.fi Ge respons och artikel­önskemål tina.grabber@rantalainen.fi Tidningen utkommer tre gån­
ger per år. Nästa tidning utkommer i januari 2016. Tidnin­gens papper har producerats på ett sätt som sparar energi, vatten och naturresurser.
Tidningens innehåll får varken helt eller delvis kopieras utan utgivarens skriftliga tillstånd.
BALANSPOST & Lön 3 • 2015
2
Hur väljer man ekonomiförvaltningspartner?
Olika prissättningsmodeller och serviceinnehåll kan göra det svårt att jämföra bokföringsbyråernas offerter.
Konkurrensutsättningen av ekonomiförvaltningstjänster behöver ändå inte vara en mardröm för företagaren.
De senaste åren har försäljningen och marknadsföringen av ekonomiförvaltningstjänster förändrats mot mer aktiva offerter, då
bokföringsbyråerna har övergått till samma
marknadsverklighet som andra branscher.
Direktör Kimmo Martikainen vid Rantalainen anser ändå att det är viktigt för branschen att bokföringsbyråerna har ett hederligt förhållningssätt gentemot sina kunder.
- Kundföretagen är väldigt olika och alla
kunder har inte fördjupad kunskap om ekonomiska frågor. Bokföringsbyrån måste kunna bedöma hurdana tjänster och hurdan ekonomisk information kunden behöver, så att
kunden inte blir besviken.
Rantalainens expert Toni Närväinen säger att företagen ofta förväntar sig att bokföringsbyrån ska sätta sig in i deras affärsverksamhet på djupet.
Han anser att man bör välja bokföringsbyrå minst lika mycket på basis av den förväntade serviceupplevelsen som på basis av priset.
Rantalainen strävar efter att samarbeta
med kunden i produktionen av tjänster. För
detta ändamål kartläggs kundens behov under ett personligt möte innan offerten ges.
Kunden har också möjlighet att bekanta sig
med sin framtida bokförare och löneräknare.
Bild: Tarmo Valmela
Tid för konkurrensutsättning
Det är bra att reservera tillräckligt med tid
för konkurrensutsättning av bokföringsby-
råer. Ju större förändringen är för företaget,
desto mer tid behövs.
Det lönar sig att ta med den nuvarande
bokföringsbyrån i anbudsförfarandet. Det
är bra om samarbetet med den nuvarande
tjänsteleverantören kan fortsätta, i synnerhet i samband med att ekonomiförvaltningen blir elektronisk, förutsatt att kunden har
varit nöjd med tjänsten.
- Övergångsfasen blir också lättare om
man samarbetar med en bokföringsbyrå som
man känner. Genom att konkurrensutsätta
de elektroniska tjänsterna kan kunden emellertid få ytterligare bekräftelse för sitt val, säger Närväinen.
Under anbudsförhandlingarna bör kunden gå igenom vissa centrala frågor. Då blir
det också lättare att jämföra anbuden.
Inkomstsidan är viktigast. Hur kan man
sköta försäljningsfaktureringen och för organisationer utbetalningen av understöd så
att inget förblir odebiterat ens av misstag?
Andra viktiga delområden är inköpsfakturor och rapportering till skattemyndigheten, mervärdesskatt, årsanmälningar och förskottsskatt. En arbetsgivare måste också planera beräkningen och utbetalningen av personalens löner. Ett centralt verktyg för ledningen av företaget är rapporteringen av den
interna redovisningen.
Boksluten och de kompletterande tjänsterna utgör en egen servicehelhet, exempel-
Den största lokala bokföringsbyrån är inte rädd för konkurrens. Rantalainen förenar effektivt fördelarna med en stor kedja och en lokal bokföringsbyrå i sin verksamhet. På bilden
syns från vänster: utvecklingsdirektör Juha Kyllönen, verkställande direktör Mikko Tuomainen, styrelseledamot Elna Kyllönen, koncerndirektör Antti Rantalainen, verkställande direktör Emma Joki och operativ direktör Kimmo Rantalainen från Rantalainen bolagen.
3
vis den rådgivning i bolagsrätt och beskattning som bokföringsbyrån erbjuder samt
rådgivning med anknytning till företagets
utveckling och ägararrangemang.
När ekonomiförvaltningen görs elektronisk lönar det sig dessutom att utreda om
man kan bygga upp gränssnitt till företagets kassa- eller lagersystem med hjälp av
den ekonomiförvaltningsprogramvara som
bokföringsbyrån använder.
- Om bokföringsbyrån använder ett slutet
system måste kunden använda samma system eller acceptera de kostnader som uppstår till följd av manuell dataöverföring, påpekar Martikainen.
”Bokföringsbyrån måste kunna
bedöma hurdana tjänster och
hurdan ekonomisk information
kunden behöver, så att kunden
inte blir besviken.”
Olika prissättningsmodeller
Rantalainens koncerndirektör Antti Rantalainen säger att Rantalainen i sin verksamhet
utnyttjar de dimensionsfördelar som en stor
bokföringsbyrå har vad gäller kompetens och
programvara, men betjänar sina kunder lokalt och personligt på 30 orter och vid närmare 40 verksamhetsställen.
Rantalainen använder sig av olika prissättningsmodeller enligt företagets storlek och
bransch. Man strävar efter att bland dessa
modeller hitta den bästa lösningen för kunden med tanke på förhållandet mellan pris
och kvalitet.
Det lönar sig för kunden att ta reda på om
någon del av tjänsten eller till exempel det
verktyg som reserverats för upprättande av
försäljningsfakturor har ett fast pris eller ett
styckepris.
Ju fastare priset är, desto lättare är det att
beräkna kostnaderna i förväg. Fast prissättning fungerar emellertid inte i säsongsbetonad affärsverksamhet.
Inom löneadministrationen kan företag
spara genom att betala alla löner en gång i
månaden.
- De flesta kollektivavtalen möjliggör en
sådan lokal avvikelse i lönebetalningen för
personer med timlön, säger Martikainen.
BALANSPOST & Lön 3 • 2015
Kliniken hjälper till
med ägararrangemang
En företagare som överväger generationsväxling, försäljning eller andra ägararrangemang
bör vara ute i god tid.
- Det är bra att inleda företagsarrangemang
så tidigt som tre år före man har för avsikt att
lösgöra sig från företaget, säger Aronia Group
Oy:s verkställande direktör Leif Backman,
som specialiserat sig på ägararrangemang.
Ofta går det första året åt till att hitta en
efterträdare och genomföra köpet. Det andra året sköter företagaren operativa uppgifter i efterträdarens tjänst och det tredje året
kan det hända att företagaren fungerar som
rådgivare.
- Varje företagsaffär och varje försäljares
roll i företaget efter köpet är unik, säger Backman.
Företagaren kan komma och diskutera sina
behov gällande företagsarrangemang till Rantalainens och Aronias gemensamma ägarbytesklinik, som ordnas vid Rantalainens verksamhetsställen. Det konfidentiella samtalet
med Aronias expert tar en timme och är avgiftsfritt. Tjänsten tillhandahålls även på
svenska och engelska.
Man kan anmäla sig till klinikerna genom
att kontakta den egna bokföringsbyråns chef
eller Aronias verkställande direktör Leif
Backman leif.backman@aronia.fi. Tidtabellen för höstens kliniker finns på Rantalainens
webbsidor.
Utländsk köpare?
Företagaren kan förbereda sig för klinikmötet genom att fundera över vilken tidtabell
han eller hon vill följa, om företagaren deltar i försäljningsprocessen eller helt lägger
ut processen till en expert samt huruvida företagaren har för avsikt att fortsätta i företaget efter köpet.
- Utöver företagaren och företaget diskuterar vi också marknaden i branschen samt
företagarens uppfattning om efterträdaren.
När det är fråga om större företag kan en köpare hittas även i utlandet, nuförtiden ofta i
Sverige, säger Backman.
På våren utvidgade Rantalainen sina tjänster inom ägararrangemang för företag genom
att förvärva en andel i Aronia. Aronia, som
grundades 2000, har genomfört över 500 företagsarrangemang huvudsakligen i små och
medelstora företag.
Mer information och tidtabellen för ägarbytesklinikerna: rantalainen.fi och aronia.fi
Husbolagens registreringsärenden till Patent- och registerstyrelsen
Bostadsaktiebolagens etablerings- och ändringsanmälningar överförs i början av september från magistraterna till Patent- och registerstyrelsen. Hittills har Patent- och registerstyrelsen skött nedsättningar av aktie-
kapital och andra specialsituationer gällande bostadsaktiebolag, men i fortsättningen
behandlar Patent- och registerstyrelsen alla registreringsärenden som gäller bostadsaktiebolag.
DALSBRUK
Kolabacksvägen 4, 25900 Dalsbruk
010 324 3241, sofia.hellsberg@rantalainen.fi
HELSINGFORS, KAMPEN
Rantalainen Oy Helsinki
Salomongatan 17 A 6 vån., 0100 Helsingfors
010 321 6801, joakim.lindfors@rantalainen.fi
EKENÄS
Stationsvägen 1, k-vån., 10600 Ekenäs
010 324 3220, tina.grabber@rantalainen.fi
HANGÖ
Berggatan 21, 10900 Hangö
010 324 3281, tanja.bjorkqvist@rantalainen.fi
KARIS
Köpmansgatan 6, II vån., 10300 Karis
010 324 3230, tina.grabber@rantalainen.fi
Föreningspaketet
ger stadga till
ekonomiförvaltningen
Det föreningspaket för ekonomiförvaltning
som Rantalainen har utvecklat underlättar
idrottsföreningarnas skötsel av ekonomiförvaltningen och sparar kostnader.
Ekonomiförvaltningslösningen som grundar sig på det webbläsarbaserade programmet Netvisor gör det möjligt att på ett enkelt sätt förklara ekonomiska aspekter även
för föreningens medlemmar. Öppenhet i
föreningens ekonomiskötsel ökar medlemmarnas förtroende och betalningsvilja samt
minskar möjligheten till missbruk i användningen av medel.
Med Rantalainens föreningspaket kan
idrottsföreningarna fortsätta att arbeta flexibelt tillsammans med bokföringsbyrån enligt sina resurser.
Rantalainen har erfarenhet av ekonomiförvaltning i hundratals föreningar och samfund.
Utifrån denna erfarenhet har Rantalainens
experter skapat en handbok i ekonomiförvaltning som stöd för föreningarnas ansvariga
personer. I handboken beskrivs det som bör
beaktas i skötseln av föreningarnas ekonomi.
Rantalainen ordnar öppna utbildningsevenemang om ekonomiförvaltning för dem
som deltar i föreningsverksamhet. Dessutom
ordnar Rantalainen webbseminarier och gör
nätvideor om aktuella reformer inom ekonomiförvaltningen, till exempel kraven i den
nya bokföringslagen.
Mer information: Toni Närväinen,
toni.narvainen@rantalainen.fi
KIMITO
Arkadiavägen 5, 25700 Kimito
010 324 3241, sofia.hellsberg@rantalainen.fi
BORGÅ
Rantalainen & Rekola-Nieminen Oy
Mannerheimgatan 20, 06100 Borgå
010 321 6570, leena.norres@rantalainen.fi,
tuula.jarvinen@rantalainen.fi