docDokumentplan, Hantverkshuset
download 
Report Transcription
Dokumentplan, Hantverkshuset
KOMMUNLEDNINGSKONTORET DOKUMENTHANTERINGSPLAN Beslut 2015-04-20 Magnus Hakala, 0554-191 19 magnus.hakala@kil.se Dokumenthanteringsplan för Hantverkshuset i Kil AB INLEDNING GILTIGHET Dokumenthanteringsplanen är antagen på ordinarie styrelsemöte den 2o april 2015, § 20. OMFATTNING OCH SYFTE Aktiebolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande omfattas av handlingsoffentlighet enligt 2 kap. § 3 Offentlighets- och sekretesslagen. En dokumenthanteringsplan ger bolaget nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar vid arkivering och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över bolagets handlingar, med bl.a. information om bevarande och gallring. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara: o hjälpmedel vid gallring/rensning o hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) o styrmedel för kontoret och arkivet o kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) GALLRING Gallring innebär förstörande av allmänna handlingar och får inte ske utan beslut i styrelsen. Fastställd dokumenthanteringsplan gäller som gallringsbeslut för de dokumenttyper som har en angiven gallringsfrist i planen. BEVARANDE OCH ARKIVERING I KOMMUNARKIVET Handlingar som inte får gallras skall bevaras för framtiden och bör därmed framställas med hänsyn till långsiktigt bevarande, se § 9 i kommunens arkivföreskrifter. Dessa handlingar ska överlämnas till kommunarkivet så snart de Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon 0554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax 0554-129 74 Plusgiro 12 21 10-0 665 23 Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr 212000-1751 Sida 1 av 7 inte behövs inom verksamheten, vanligtvis inom 10 år. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. UPPDATERING AV PLANEN En väl fungerande dokumenthanteringsplan bör uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras, handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillförs. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Regler kring dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av handlingar finns bl.a. i: o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782) o Kils kommuns arkivföreskrifter, antaget av kommunfullmäktige den 26 mars 2015, § 56. Sida 2 av 7 KOMMUNLEDNINGSKONTORET DOKUMENTHANTERINGSPLAN Magnus Hakala, 0554-191 19 magnus.hakala@kil.se MYNDIGHET: Hantverkshuset I Kil AB GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med [datum] DOKUMENTHANTERINGSPLAN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Generella handlingar Aktiebok Papper Bevaras Bolagsordning Papper Bevaras Kallelser till bolagsstämmor Digitalt/Papper Gallras 2 år Kallelser till styrelsemöten Digitalt/Papper Gallras 2 år Protokoll från bolagsstämmor Papper Bevaras Protokoll från styrelsemöten Papper Bevaras Registreringsbevis från Bolagsverket Papper Bevaras Skrivelser från VD Papper Bevaras Stiftelseurkund Papper Bevaras Styrelsens arbetsordning Papper Bevaras VD-instruktion Papper Bevaras Ägardirektiv Papper Bevaras Sida 3 av 7 TILL CENTRALARKIV HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Ekonomihandlingar Analyslistor Papper Vid inaktualitet Attestreglemente Papper Bevaras Bokföringsorder Papper Gallras 10 år Bokslutsunderlag Papper Gallras 2 år Budget Papper Bevaras Debiteringslistor Papper Gallras 2 år Deklarationer, kopia av Papper Gallras 10 år Delårsrapport Papper Bevaras Fakturajournaler Papper Gallras 10 år Fakturaunderlag Papper Gallras 2 år Underlag för debitering. Fakturor (kund- och leverantörs-) Papper Gallras 10 år Kopior gallras vid inaktualitet. Kontoplaner Papper Bevaras Köpebrev Papper Bevaras Lånehandlingar Papper Bevaras Månadsrapporter Papper Bevaras Skattsedel Papper Vid inaktualitet Verifikationer Papper Gallras 10 år Årsbokslut, med bilagor Papper Bevaras Digitalt/Papper Gallras 2 år Gallras när ny inkommer. Drift & Underhåll/ Lokalförsörjning Avtal Gallras 2 år efter att avtalstiden har gått ut Sida 4 av 7 TILL CENTRALARKIV Besiktningsprotokoll Papper Gallras 10 år Betalda hyresskulder Papper Gallras 2 år Energideklarationer Digitalt/Papper Gallras 10 år Eller när ny deklaration upprättats. Driftinstruktioner/tekniska beskrivningar Papper Vid inaktualitet Bevaras så länge de behövs för driften av objektet. Dokumentation över löpande underhåll Papper Vid inaktualitet Mindre reparationer, el. dyl. (jfr ”Felanmälan”) Fastighetsförsäkringar Papper Gallras 10 år 10 år efter garantitidens utgång Fastighetsdeklaration Papper Gallras 5 år Efter ny fastighetstaxering. Avregistrerade och avsålda fastigheter kan gallras vid inaktualitet Fastighetstaxering Papper Gallras 5 år Efter ny fastighetstaxering Felanmälan på fastighet Papper Vid inaktualitet När felet åtgärdats Geotekniska undersökningar Papper Bevaras I samband med ny- om eller tillbyggnation. Hyreskontrakt Papper Gallras 2 år Gallras 2 år efter upphörande. Larm och polisrapporter Papper Gallras 2 år Leverantörsskulder Papper Gallras 10 år Ny- om- & tillbyggnationshandlingar Papper Bevaras Ritningar och övriga beskrivningar av utförda åtgärder. Obligatorisk ventilationskontroll, protokoll Papper Bevaras Sista versionen, övriga kan gallras vid inaktualitet. Upphandlingsärenden, handlingar Digitalt och papper Se separat dokumenthanteringsplan Upphandlingsärenden diarieförs. Centralt genomförda upphandlingar arkiveras av kommunledningskontorets inköpsenhet. För information om enskilda handlingar i upphandlingsärenden, se separat dokumenthanteringsplan för upphandling på intranätet. Uppsägning av hyresgäst Papper Gallras 2 år Från den tidpunkten då hyresgästen flyttade Återkommande besiktningar, t ex på hissar, brandsyn, ventilation Papper Vid inaktualitet När ny besiktning genomförts 10 år efter garantitidens utgång. För byggnader som bedöms ha ett kulturhistoriskt värde bör protokollen bevaras Sida 5 av 7 HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Övriga handlingar Cookiefiler, historyfiler/temporära internetfiler och globalfiler Digitalt Gallras vid inaktualitet Elektroniska handlingar, pappershandlingar, e-post och sms av tillfällig betydelse för verksamheten (se RA-FS 1997:6) Digitalt/Papper Gallras vid inaktualitet E-post som klassas som säkerhetsrisk Digitalt Gallras vid inaktualitet Informations/marknadsföringsmaterial, tryckt material Papper Bevaras Korrespondens av mindre betydelse för verksamheten Papper Gallras 2 år Kurs- och konferensinbjudningar Digitalt/Papper Gallras vid inaktualitet Loggar för e-post, Internet, telefoni och fax Digitalt Gallras vid inaktualitet Ett exemplar bevaras i kommunarkivet. Sida 6 av 7 TILL CENTRALARKIV Mediabevakning: Tidningsklipp TV-inslag Radiointervjuer Papper/Digitalt/ m.m. Bevaras Kontakta kommunarkivet angående bevarande av ljud- och videoinspelningar. Minnesanteckningar från möten med hyresgäster Digitalt/Papper Gallras vid inaktualitet Anteckningar rörande fel/brister, underhåll, m.m. Protokoll från kommunfullmäktige, utdrag/kopior Digitalt Gallras 5 år Original finns i kommunhuset Skräppost (spam) Digitalt Gallras vid inaktualitet Sida 7 av 7
