Dokumentplan, Hantverkshuset

Transcription

Dokumentplan, Hantverkshuset
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Beslut 2015-04-20
Magnus Hakala, 0554-191 19
magnus.hakala@kil.se
Dokumenthanteringsplan för
Hantverkshuset i Kil AB
INLEDNING
GILTIGHET
Dokumenthanteringsplanen är antagen på ordinarie styrelsemöte den 2o april
2015, § 20.
OMFATTNING OCH SYFTE
Aktiebolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande omfattas av
handlingsoffentlighet enligt 2 kap. § 3 Offentlighets- och sekretesslagen. En
dokumenthanteringsplan ger bolaget nödvändig kontroll och överblick över sina
allmänna handlingar, den underlättar vid arkivering och förbättrar allmänhetens
möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över
bolagets handlingar, med bl.a. information om bevarande och gallring.
Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara:
o
hjälpmedel vid gallring/rensning
o
hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning)
o
styrmedel för kontoret och arkivet
o
kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering)
GALLRING
Gallring innebär förstörande av allmänna handlingar och får inte ske utan beslut i
styrelsen. Fastställd dokumenthanteringsplan gäller som gallringsbeslut för de
dokumenttyper som har en angiven gallringsfrist i planen.
BEVARANDE OCH ARKIVERING I KOMMUNARKIVET
Handlingar som inte får gallras skall bevaras för framtiden och bör därmed
framställas med hänsyn till långsiktigt bevarande, se § 9 i kommunens
arkivföreskrifter. Dessa handlingar ska överlämnas till kommunarkivet så snart de
Kils kommun
Postadress
Besöksadress
Telefon
0554-191 00
Bankgiro
109-6510
Box 88
Kommunhuset
Fax
0554-129 74
Plusgiro
12 21 10-0
665 23 Kil
Östra Torggatan 2D
E-post
kommun@kil.se
Org.nr
212000-1751
Sida 1 av 7
inte behövs inom verksamheten, vanligtvis inom 10 år. Handlingar som
överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd.
UPPDATERING AV PLANEN
En väl fungerande dokumenthanteringsplan bör uppdateras varje år. Så snart en ny
arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras, handlingstyper som
inte längre är aktuella tas bort och nya tillförs.
FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN
Regler kring dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av
handlingar finns bl.a. i:
o
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
o
Arkivlagen (1990:782)
o
Kils kommuns arkivföreskrifter, antaget av kommunfullmäktige den 26
mars 2015, § 56.
Sida 2 av 7
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Magnus Hakala, 0554-191 19
magnus.hakala@kil.se
MYNDIGHET:
Hantverkshuset I Kil AB
GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller
från och med [datum]
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
HANDLINGSTYP
FORMAT
FÖRVARINGSPLATS
BEVARAS/
GALLRAS
ANMÄRKNINGAR
Generella handlingar
Aktiebok
Papper
Bevaras
Bolagsordning
Papper
Bevaras
Kallelser till bolagsstämmor
Digitalt/Papper
Gallras 2 år
Kallelser till styrelsemöten
Digitalt/Papper
Gallras 2 år
Protokoll från bolagsstämmor
Papper
Bevaras
Protokoll från styrelsemöten
Papper
Bevaras
Registreringsbevis från
Bolagsverket
Papper
Bevaras
Skrivelser från VD
Papper
Bevaras
Stiftelseurkund
Papper
Bevaras
Styrelsens arbetsordning
Papper
Bevaras
VD-instruktion
Papper
Bevaras
Ägardirektiv
Papper
Bevaras
Sida 3 av 7
TILL
CENTRALARKIV
HANDLINGSTYP
FORMAT
FÖRVARINGSPLATS
BEVARAS/ GALLRAS
ANMÄRKNINGAR
Ekonomihandlingar
Analyslistor
Papper
Vid inaktualitet
Attestreglemente
Papper
Bevaras
Bokföringsorder
Papper
Gallras 10 år
Bokslutsunderlag
Papper
Gallras 2 år
Budget
Papper
Bevaras
Debiteringslistor
Papper
Gallras 2 år
Deklarationer, kopia av
Papper
Gallras 10 år
Delårsrapport
Papper
Bevaras
Fakturajournaler
Papper
Gallras 10 år
Fakturaunderlag
Papper
Gallras 2 år
Underlag för debitering.
Fakturor (kund- och leverantörs-)
Papper
Gallras 10 år
Kopior gallras vid inaktualitet.
Kontoplaner
Papper
Bevaras
Köpebrev
Papper
Bevaras
Lånehandlingar
Papper
Bevaras
Månadsrapporter
Papper
Bevaras
Skattsedel
Papper
Vid inaktualitet
Verifikationer
Papper
Gallras 10 år
Årsbokslut, med bilagor
Papper
Bevaras
Digitalt/Papper
Gallras 2 år
Gallras när ny inkommer.
Drift & Underhåll/
Lokalförsörjning
Avtal
Gallras 2 år efter att avtalstiden har gått ut
Sida 4 av 7
TILL
CENTRALARKIV
Besiktningsprotokoll
Papper
Gallras 10 år
Betalda hyresskulder
Papper
Gallras 2 år
Energideklarationer
Digitalt/Papper
Gallras 10 år
Eller när ny deklaration upprättats.
Driftinstruktioner/tekniska
beskrivningar
Papper
Vid inaktualitet
Bevaras så länge de behövs för driften av objektet.
Dokumentation över löpande
underhåll
Papper
Vid inaktualitet
Mindre reparationer, el. dyl. (jfr ”Felanmälan”)
Fastighetsförsäkringar
Papper
Gallras 10 år
10 år efter garantitidens utgång
Fastighetsdeklaration
Papper
Gallras 5 år
Efter ny fastighetstaxering. Avregistrerade och avsålda fastigheter kan
gallras vid inaktualitet
Fastighetstaxering
Papper
Gallras 5 år
Efter ny fastighetstaxering
Felanmälan på fastighet
Papper
Vid inaktualitet
När felet åtgärdats
Geotekniska undersökningar
Papper
Bevaras
I samband med ny- om eller tillbyggnation.
Hyreskontrakt
Papper
Gallras 2 år
Gallras 2 år efter upphörande.
Larm och polisrapporter
Papper
Gallras 2 år
Leverantörsskulder
Papper
Gallras 10 år
Ny- om- & tillbyggnationshandlingar
Papper
Bevaras
Ritningar och övriga beskrivningar av utförda åtgärder.
Obligatorisk ventilationskontroll,
protokoll
Papper
Bevaras
Sista versionen, övriga kan gallras vid inaktualitet.
Upphandlingsärenden, handlingar
Digitalt och
papper
Se separat dokumenthanteringsplan
Upphandlingsärenden diarieförs. Centralt genomförda upphandlingar
arkiveras av kommunledningskontorets inköpsenhet.
För information om enskilda handlingar i upphandlingsärenden, se
separat dokumenthanteringsplan för upphandling på intranätet.
Uppsägning av hyresgäst
Papper
Gallras 2 år
Från den tidpunkten då hyresgästen flyttade
Återkommande besiktningar, t ex
på hissar, brandsyn, ventilation
Papper
Vid inaktualitet
När ny besiktning genomförts
10 år efter garantitidens utgång. För byggnader som bedöms ha ett
kulturhistoriskt värde bör protokollen bevaras
Sida 5 av 7
HANDLINGSTYP
FORMAT
FÖRVARINGSPLATS
BEVARAS/
GALLRAS
ANMÄRKNINGAR
Övriga handlingar
Cookiefiler, historyfiler/temporära
internetfiler och globalfiler
Digitalt
Gallras vid inaktualitet
Elektroniska handlingar,
pappershandlingar,
e-post och sms av tillfällig
betydelse för verksamheten
(se RA-FS 1997:6)
Digitalt/Papper
Gallras vid inaktualitet
E-post som klassas som
säkerhetsrisk
Digitalt
Gallras vid inaktualitet
Informations/marknadsföringsmaterial, tryckt
material
Papper
Bevaras
Korrespondens av mindre
betydelse för verksamheten
Papper
Gallras 2 år
Kurs- och konferensinbjudningar
Digitalt/Papper
Gallras vid inaktualitet
Loggar för e-post, Internet, telefoni
och fax
Digitalt
Gallras vid inaktualitet
Ett exemplar bevaras i kommunarkivet.
Sida 6 av 7
TILL
CENTRALARKIV
Mediabevakning:

Tidningsklipp

TV-inslag

Radiointervjuer
Papper/Digitalt/
m.m.
Bevaras
Kontakta kommunarkivet angående bevarande av ljud- och
videoinspelningar.
Minnesanteckningar från möten
med hyresgäster
Digitalt/Papper
Gallras vid inaktualitet
Anteckningar rörande fel/brister, underhåll, m.m.
Protokoll från kommunfullmäktige,
utdrag/kopior
Digitalt
Gallras 5 år
Original finns i kommunhuset
Skräppost (spam)
Digitalt
Gallras vid inaktualitet
Sida 7 av 7