Bilaga 6 - Dokumenthanteringsplan VOO 2015

Vård- och omsorgsförvaltningen
Dokumenthanteringsplan
2015-01-09
Birgitta Åkerson
6364
birgitta.akerson@lund.se
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR VÅRD- OCH
OMSORGSNÄMNDEN
Dnr VOO 2015/0024
Verksamhet:
Styrande
lagstiftning:
Diarieföring:
Arkiveringsområden:
Aktivitetsansvariga:
IT-system:
Beslutad:
Vård- och omsorgsförvaltningens uppdrag är att ge stöd, service
och omvårdnad till äldre och personer med funktionsnedsättning.
Socialtjänstlagen
Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade
Hälso- och sjukvårdslagen
Klientärenden i Procapita, allmänna övergripande ärenden i W3D3,
samt manuell diarieföring.
1. HSL-dokumentation
2. SoL-och LSS-dokumentation
3. Anmälningar, avvikelser HSL, SoL, LSS
4. Ekonomi
5. Administration
6. Personaladministration
7. Myndighetsfunktionen övrigt
Biträdande förvaltningschef arkiveringsområde 4-6
Ekonomichef arkiveringsområde 4-6
Medicinskt ansvarig sjuksköterska arkiveringsområde 1,3,5
Myndighetschef arkiveringsområde1-7
Kvalitetschef arkiveringsområde 3-5
Verksamhetschef Särskilt boende arkiveringsområde 1-6
Verksamhetschef HRSS arkiveringsområde1-6
Verksamhetschef Stöd o aktivering arkiveringsområde1-6
Verksamhetschef Boende och Habilitering arkiveringsområde 2-6
Procapita verksamhetssystem
W3D3 ärendehanteringssystem
Raindance ekonomisystem
BAB 32 stödsystem bostadsanpassning
Offentliga jobb rekryteringsportal
LISA stödsystem vid arbetsskador och tillbud
SVPL-IT vårdplaneringssystem
HSA-katalog adressregister
Besched personaladministrativt system
E-companion personaladministrativt system
Av vård- och omsorgsnämnden 2015-02-11 §15
1(9)
Vård- och omsorgsförvaltningen
2(9)
1 HSL-DOKUMENTATION
Handling/data
Medium
Arbetsmaterial innan
journalföring (tex
Kost- och vätskeintag)
Delegeringsbeslut för
hälso- och sjukvårdsuppgifter. Avser även
beslut om ändring i
delegering och om
återkallade
delegeringsbeslut.
Förbrukningsjournal
för narkotika
Papper
Habiliteringsakt
(personakter)
Digitalt
Papper
HSL-journal vid
driftstopp Procapita
Papper
Hälso- och sjukvårdsjournal
Digitalt
Papper
Digitalt
Papper
Papper
Förvaring
Sortering
Bevara/
Gallra
Till Stadsarkivet efter
Hälso- och
sjukvårdsjournal
papper
Server (Procapita)
Papper förvaras i
arkivskåp på
respektive enhet.
Efter att uppgiften
journalförts.
-
3 år efter beslutet
upphört att gälla.
-
Papper förvaras i
hälso- och
sjukvårdsjournalen i
arkivskåp på
respektive enhet.
Server (Procapita)
Papper förvaras i
arkivskåp på
respektive enhet.
Papper förvaras i
arkivskåp på
respektive enhet.
Server (Procapita)
Papper förvaras i
arkivskåp på
respektive enhet.
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler.
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler.
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Vid arkiveringsbehov:
Kontakta arkivet
före leverans
(tel. 5945).
10 år efter sista
uppgifts införande
Bevara journaler på
personer födda 5,
15 och 25 i varje
månad.
Inkomna utdrag från
journal från RS-epikris
Digitalt
Scannat i Procapita
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Inkomna utdrag från
journal från RSutskrift ur läkarjournal
Papper
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Intyg
Digitalt
I hälso- och
sjukvårdsjournalen på resp.
enhet i närarkiv/
arkivskåp
Scannat i Procapita
Mina planer (IT-tjänst
SVPL)
Inskrivnings/utskrivningsmeddelande, kallelse
från Region Skåne
Digitalt
Server (Mina
planer)
I hälso- och
sjukvårdsjournal på
resp. enhet i
närarkiv/ arkivskåp
el scanna in i
journal SoL
Region Skåne
gallrar digitalt.
Papper från
psykiatrin/
Scanna in
från psykiatrin
journalSoL
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Journaler på
personer födda
5, 15 och 25 i
varje månad
levereras
åtskilda från
övriga.
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Vård- och omsorgsförvaltningen
3(9)
Mina planer (IT-tjänst
SVPL)
Samordnad
vårdplan
Digitalt
Mina planer-(IT-tjänst)
SIP Samordnad
Individuell vårdplan
Digitalt
Papper/
Scanna in i
Journal
SoL
Papper/
Scanna in i
Journal
SoL
Ordinationshandling
Papper
Rapportblad HSL
Papper
Signeringslista
Papper
Signaturlista,
identifikation
Papper
Server (Mina
planer)
I hälso- och
sjukvårdsjournal
på resp. enhet i
närarkiv/ arkivskåp
el scanna in i
journal SoL
Server (Mina
planer)
I hälso- och
sjukvårdsjournal
på resp. enhet i
närarkiv/ arkivskåp
el scanna in i
journal SoL
I hälso- och
sjukvårdsjournalen på resp.
enhet i närarkiv/
arkivskåp
I hälso- och
sjukvårdsjournalen på resp.
enhet i närarkiv/
arkivskåp
I hälso- och
sjukvårdsjournalen på resp.
enhet i närarkiv/
arkivskåp
På resp. enhet i
närarkiv/ arkivskåp
2 SoL- OCH LSS-DOKUMENTATION
Handling/data
Medium Förvaring
Sortering
Ansökningshandlingar,
utredningar och intyg
korrespondens i ett
personärende, ej
rutinmässig
Digitalt
Papper
Beslut enligt LSS 9 § 8
eller Handling i
samband med insats
enligt LSS 9 § 8
familjehem
Digitalt
Papper
Server (Procapita)
Personakt i låst
utrymme på enheten
Journal enl. SoL/LSS
Digitalt
Papper
Server (Procapita)
Pärm i låst utrymme
på enheten
Server (Procapita)
Personakt i låst
utrymme på enheten
Region Skåne
gallrar digitalt.
Papper se
Hälso- och
sjukvårdsjournal
-
Region Skåne
gallrar digitalt.
Papper se
Hälso- och
sjukvårdsjournal
-
Se Hälso- och
sjukvårds- journaler
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Se Hälso- och
sjukvårds- journaler
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Se Hälso- och
sjukvårds- journaler
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Bevara
Vid behov.
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Se Hälso- och
sjukvårdsjournaler
Bevara/
Gallra
Till Stadsarkivet efter
Gallring skall ske: 5
år efter sista
uppgifts införande
Handlingar på
personer födda
5, 15 och 25 i
varje månad
levereras efter
5 år.
Bevara handlingar
på personer födda
5, 15 och 25 i varje
månad.
Bevara
Gallring skall ske: 5
år efter sista
uppgifts införande
Bevara journaler
5 år
Journaler på
personer födda
5, 15 och 25 i
varje månad
levereras efter
Vård- och omsorgsförvaltningen
4(9)
Genomförandeplan
SoL/LSS
Digitalt
Server (Procapita)
på personer födda
5, 15 och 25 i varje
månad.
5 år.
Gallring skall ske: 5
år efter sista
uppgifts införande
Genomförande
planer på
personer födda
5, 15 och 25 i
varje månad
levereras efter
5 år.
Bevara
på personer födda
5, 15 och 25 i varje
månad.
Individuella
målsättningsDokument LSS
Mina planer (IT-tjänst
SVPL)
Inskrivnings/utskrivningsmeddelande, kallelse
från Region Skåne
Mina planer (IT-tjänst
SVPL)
Samordnad
vårdplan
Mina planer (IT-tjänst)
SIP Samordnad
Individuell vårdplan
Sammanställning,
uppföljning, beslut
och
genomförandeplan
Samtycke till
användande av
kontaktbok (Bo o Hab)
Signaturförtydligande
SoL
Signeringslista SoL
Tidsredovisning till
Försäkringskassan
(Stöd o Aktiv)
Papper
Pärm i låst utrymme
på enheten
Papper gallra vid
inaktualitet
Digitalt
Papper
Server
Pärm i låst utrymme
på enheten
Gallring skall ske: 5
år efter sista
uppgifts införande
Bevara journaler
på personer födda
5, 15 och 25 i varje
månad.
Region Skåne
gallrar digitalt.
Papper enl Journal
SoL
Journaler på
personer födda
5, 15 och 25 i
varje månad
levereras efter
5 år.
Digitalt
Server (Mina planer)
Papper/
Scanna in
i Journal
SoL
Digitalt
I personakt MF i
närarkiv/arkivskåp el
scanna in i journal
SoL
Server (Mina planer)
Papper/
Scanna in
i Journal
SoL
Digitalt
I personakt MF i
närarkiv/arkivskåp el
scanna in i journal
SoL
Server (Mina planer)
Papper/
Scanna in
i Journal
SoL
Digitalt
Papper
I personakt MF i
närarkiv/arkivskåp el
scanna in i journal SoL
Server (W3D3)
Pärm
Bevara
3 år
Papper
Pärm
Vid inaktualitet
-
Papper
Pärm på enhet
Vid inaktualitet
-
Papper
Pärm i låst utrymme
på enheten/Pärm hos
brukare
Pärm
Kronologisk
2 år
-
10 år
Vid behov.
Papper
Region Skåne
gallrar digitalt.
Papper enl
Journal SoL
Region Skåne
gallrar digitalt.
Papper enl
Journal SoL
Se Journal SoL
Se Journal SoL
Se Journal SoL
Vård- och omsorgsförvaltningen
5(9)
Överrapporteringsblock (Stöd o aktiv)
Papper
Block hos brukaren
Vid inaktualitet.
-
Bevara/
Gallra efter
Till Stadsarkivet efter
Server (W3D3)
Ärendeakt
Sekretessdiarum
Server (W3D3)
Ärendeakt
Sekretessdiarium
Bevara
3 år
Bevara
3 år
3 ANMÄLNINGAR, AVVIKELSER SoL/LSS/HSL
Handling/data
Medium Förvaring
Sortering
Avvikelsehantering
enligt Lex Maria
Inkl. utredningsmaterial
Avvikelsehantering
enligt Lex Sarah
Inkl. utredningsmaterial
Digitalt
Papper
HSL
Avvikelserapporter
Digitalt
Server (Procapita)
MAS
3 år efter att
samman- ställning
gjorts
-
HSL Sammanställning
av avvikelserapporter,
Patientsäkerhetsberättelse
Inkomna beslut från:
Socialstyrelsen
Patientskaderegleringen (PSR)
Läkemedelsförsäkring
sföreningens
försäkringsbolag
som rör Lunds kommun
Yttrande i
förtroendefrågor
mellan vårdgivaren
(Lunds kommun) och
Patientnämnden/
patienter
Digital
Papper
Server (W3D3)
Ärendeakt
Bevara
3 år
Digitalt
Papper
Server (W3D3)
Ärendeakt
Bevara
3 år
Egna
journalkopior
kan gallras vid
in aktualitet.
Digitalt
Papper
Server (W3D3)
Ärendeakt
Bevara
3 år
Medium Förvaring
Sortering
Bevara/
Gallra efter
Till Stadsarkivet efter
Digitalt
Digitalt
Papper
Digitalt
Papper
Digitalt
Papper
Digitalt
Pappermanuella
Digitalt
Papper
Server (Raindance)
Server (W3D3)
Ärendeakt
Server (W3D3)
Ärendeakt
Server (W3D3)
Ärendeakt
Server (Raindance)
Arkivboxar Stadsarkiv
10 år
Bevara
3 år
Bevara
3 år
Bevara
3 år
10 år
Vid behov.
Server (Raindance)
Pärm
10 år
Vid behov.
4 EKONOMI
Handling/data
Bokföringsorder
Bokslut/Årsanalys
Budget EVP och
Internbudget
Delårsrapporter och
månadsbokslut
Fakturor
(inkl. handkassa)
Följesedlar
-fullständig faktura:
-vid behov bilägga
faktura:
Fakturanr. och
verifikationsnr. skall
anges på följesedeln
Digitalt
Papper
Vård- och omsorgsförvaltningen
6(9)
Kvitto, redovisning
privata medel
Körjournal
Papper
Rekvisitionsblock
(kopior)
Originalrekvisitionen
arkiveras med fakturan
om leverantören
bilägger den.
Statsbidragsansökan
och rekvisition
Papper
Pärm i låst skåp
Papper
Löpnummer
Papper
Digitalt
Papper
10 år
-
6 år
-
Vid inaktualitet
Löpnummer
inaktualitet
Server (W3D3)
Pärm
10 år
Vid behov.
5 ADMINISTRATION (Personaladministration se nedan)
Handling/data
Medium Förvaring
Bevara/
Sortering
Gallra
Till Stadsarkivet efter
Avtal, kontrakt
Vid behov.
Digitalt
Papper
Papper
Server (W3D3)
Avtalspärm
Tryck
Bevara
Digitalt
Papper
Server (W3D3)
Pärm
2 år efter att
sammanställning
gjorts
-
Digitalt
Papper
Bevara
3 år
Digitalt
Papper
Digitalt
Papper
Nätverksplats
Handikapprådet
Närarkiv
Server
Pärm
Server
Pärm
Vid inaktualitet.
-
Vid in aktualitet
-
Personakter beslut om
kommunalt
bostadsbidrag, KBH
Protokoll, LSS-rådet
Digitalt
Papper
Personakt i avgiftsärende.
Nätverksplats KBH
Närarkiv
-
Papper
Pärm
Kronologisk
Gallring skall ske:
10 år efter sista
uppgifts införande
Bevara
Protokoll, nämnden
och arbetsutskottet
Digitalt
Arkivpapp
er
Digitalt
Papper
Digitalt
Papper
Server (W3D3)
Pärm-inbinds
Bevara
3 år
Server
Pärm
W3D3
Pärm/mapp
Vid inaktualitet
Bevara
Bevara
5 år
3 år
Bevara/
Gallra
Till Stadsarkivet efter
Original papper
bevaras.
Kopia gallras 2 år
efter anställningens
upphörande.
Original direkt.
Broschyrer,
information om
verksamheten
Enskilda klagomål
Handlingar
Kommunala
handikapprådet
Inventarieförteckning
Korrespondens,
rutinmässig/ ej
ärenderegistrerad, av
tillfällig betydelse
Protokoll,
samverkansgruppen
Ärendeakter
6 PERSONALADMINISTRATION
Handling/data
Medium Förvaring
Sortering
Anställningsavtal och
Uppsägning av
anställning
Papper
Kopia Pärm
Vid inaktualitet.
Vid behov.
Vård- och omsorgsförvaltningen
7(9)
Ansökningshandling
till tjänster, anställda
Digitalt
Papper
Server (Offentliga
jobb)
Pärm
2 år efter
anställningens
upphörande.
Papper gallras
efter registrering i
Offentliga jobb
2 år efter
överklagandetidens utgång.
Papper gallras
efter registrering i
Offentliga jobb
Bevara
-
1 år efter
anställningens
upphörande
Vid inaktualitet
-
Ansökningshandlingtill tjänst, ej anställda
Digitalt
Papper
Server (Offentliga
jobb)
Pärm
Arbetsskada och
tillbud
Disciplinärende
Digitalt
Server (LISA)
Papper
Lokal personalakt,
alfabetisk
Kopia av dokument
som i original förvaras
på annat håll inom
kommunen
Digitalt
Papper
Server
Pärm
Kurs- och konferensinbjudning
Digitalt
Papper
Server
Pärm
Vid inaktualitet
-
Läkarintyg
Papper
Pärm
Lokal personalakt
-
MBL- protokoll
Digitalt
Papper
Digitalt
Papper
Server (W3D3)
Pärm, kronol.
Server
Pärm
2 år
För
arbetsskada/rehabi
literingsutredning:
10 år efter avslutat
ärende
Bevara
2 år
-
Papper
Lokal personalakt,
alfabetisk
-
Personalpost HSA
Digitalt
Server (HSA-katalog)
1 år efter
anställningens
upphörande
Vid inaktualitet (tex
anställning upphör)
Protokoll
Ledningsgrupp,
Digitalt
Papper
Server
Pärm
Bevara
5 år
Registerblad för
rekrytering tjänster,
anställda
Rehabiliteringsutredning
Digitalt
Papper
Server
Pärm
1 år
-
Digitalt
Papper
Lokal personalakt,
alfabetisk
10 år efter avslutat
ärenden
-
SITHS-kort
Kort
Kortinnehavare
Återlämnas för
destruktion vid
avslutad
anställning.
-
Minnesanteckning
från avdelnings-,
personal-, info. möten
eller liknande
Omplaceringsutredning
Vid längre
tjänstledighet eller
-
Vid behov.
-
5 år
-
Vård- och omsorgsförvaltningen
8(9)
Tjänstgöringsschema
Utdrag ur HSA-katalog
över aktuella
personposter (4g/år)
Utredningshandling
diverse
Digitalt
Papper
Papper
Digitalt
Papper
Server
Pärm
Värdeskåp tillgängligt
vid revision hos
Superadministratör
Ämnesvis
7 MYNDIGHETSFUNKTIONEN ÖVRIGT
Handling/data
Medium Förvaring
Sortering
sjukfrånvaro
lämnas kortet till
korthandläggare för
förvaring.
2 år
Vid inaktualiet
Bevara
-
Vid inaktualitet
-
Bevara/
Gallra
Till Stadsarkivet efter
Avgiftsbeslut med
inkomstuppgifter och
bostadsförfrågan
Besvärsärende avgift
Skrivs ut på
Digitalt
Server (Procapita)
10 år
Vid behov.
Digitalt
Papper
Bevara
3 år
Bostadsanpassningsakt, inkl. korrespondens
ej rutinmässig
Digitalt
Papper
Server
I personakt i avgiftsärende
Server (BAB-system)
Mappar efter dnr
-
Dagjournal
(närvarolistor och
matlistor)
Kösystem
seniorbostäder
Personakt i avgiftsärende, inkl.
inkomstuppgifter och
bostadsförfrågan, inkl.
korrespondens ej
rutinmässig
Utbetalningsbesked
från
Försäkringskassan
enl. SFB
Vårdbehovsbedömning ersättning
Digitalt
Papper
Server (Procapita)
Närarkiv/Pärm
1 år efter in
aktualitet, tex
bidragstagarens
bortgång, under
förutsättning att
inga originalverifikationer finns i
akten, i så fall 10 år
efter in aktualitet
10 år
Papper
Pärm
Vid inaktualitet
-
Digitalt
Papper
Server (Procapita)
Närarkiv/Personakt
10 år efter sista
notering
Vid behov.
Papper
Arkivboxar
10 år
3 - 5 år
Digitalt
Papper
Server (Procapita)
Pärm
Spara två senast
gällande fram till
gallring av SoLjournal.
-
Vid behov.
Löpande arbetsanteckningar utifrån SoL/LSS är att anse som arbetsmaterial och ska
sammanfattas i journal/gallras minst en gång i månaden. Det som är väsentligt ska föras in
i journalanteckning under händelse av vikt. Därefter tas de löpande arbetsanteckningarna
bort i Procapita eller förstörs om de är i pappersform.
Löpande arbetsanteckningar utifrån HSL
Arbetsblad HSL sparas i pappersform i HLS-journal eller sammanfattas i HSL- journal i
Procapita.
Vård- och omsorgsförvaltningen
9(9)
Arkivskåp på enheterna ska vara brandskyddade.
Seth Pettersson
Förvaltningschef