Swecos Code of Conduct

SWECO AB (publ) | Org nr 556542-9841
Gjörwellsgatan 22, Box 34044, 100 26 Stockholm
Tel: 08-695 60 00 | Fax: 08-695 60 10
E-post: info@sweco.se | www.swecogroup.com
Code of Conduct
Code of Conduct
– Brev från VD och
koncernchef
Swecos Code of Conduct beskriver vårt ansvar gentemot
kunder, konkurrenter, kollegor, aktieägare och samhället i
stort.
Vår Code of Conduct vägleder oss när det gäller att
upprätthålla förtroendet hos och trovärdigheten gentemot
våra intressenter.
Swecos Code of Conduct gäller alla delar av Swecokoncernen och ska efterlevas av alla medarbetare. Vi för­
väntar oss också att våra affärspartners agerar på samma
ansvarsfulla sätt.
Efterlevnaden av Swecos CSR-policy och Code of
Conduct rör såväl koncernledningen och chefer på alla
nivåer som den enskilde medarbetaren.
Jag ber dig läsa vår Code of Conduct noggrant. Jag
utgår från att alla Swecos medarbetare alltid arbetar och
agerar i enlighet med vår Code of Conduct.
Stockholm april, 2015
Tomas Carlsson
Verkställande direktör och koncernchef, Sweco
Sweco är Nordens ledande konsultföretag inom hållbart samhälls­
byggande. Tillsammans utvecklar våra 9 000 ingenjörer, arkitekter och
miljöexperter hållbara och värdeskapande lösningar för kunder och
samhälle. Sweco är ett av Europas tio största teknikkonsultföretag och
utför årligen uppdrag i 80 länder över hela världen. Företaget omsätter
cirka 9 miljarder SEK och är noterat på Nasdaq Stockholm.
Syftet med Swecos Code
of Conduct
Swecos ingenjörer, arkitekter och miljöexperter
arbetar med projekt som påverkar såväl samhälle
som människors vardag. Detta ställer höga krav när
det gäller ekologiska, etiska och samhällsekonomiska
överväganden. Vår ambition att bidra till en hållbar
utveckling av samhället ligger till grund för det vi gör.
Samtliga Swecos medarbetare representerar
företagets varumärke och anseende. Inte bara
genom de lösningar vi skapar utan även genom
vårt uppträdande och den kompetens vi för­
medlar till vår omgivning, både på jobbet och
privat.
Att följa gällande lagar, regler och förord­
ningar är ett absolut krav för alla Swecos med­
arbetare. Vi respekterar antikorruptionslagar,
konkurrensregler, arbetsmarknadslagar och
andra förordningar och bestämmelser som
gäller för vår verksamhet. Men hur man hante­
rar etiska och moraliska frågor bestäms inte
alltid i lag. Våra värderingar och hänsyn till
kunder, konkurrenter, kollegor, aktieägare och
samhället styr vårt agerande. Därför behöver
vi också ge ytterligare vägledning om affärs­
etik genom att klargöra vad som krävs av oss.
Detta är syftet med Swecos Code of Con­
duct. Vår Code of Conduct tydliggör hur vi
Code of conduct
ska agera ansvarsfullt gentemot kunder,
konkurrenter, kollegor, aktieägare och sam­
hället i stort.
Swecos Code of Conduct gäller alla delar
av Sweco-koncernen och ska respekteras av
alla Swecos medarbetare. Vi förväntar oss att
våra affärspartners agerar på samma ansvars­
fulla sätt.
Swecos CSR-policy (Corporate Social Respon­
sibility), som finns på www.swecogroup.com,
definierar våra allmänna principer i CSR-frågor.
Vår Code of Conduct bygger på dessa principer
och ger ytterligare vägledning för vår inställning
till samhället. Sweco har också interna riktlinjer
och rutiner för affärsetik som ger våra medar­
betare ytterligare vägledning.
Efterlevnaden av Swecos CSR-policy och
Code of Conduct rör koncernledningen, chefer
på alla nivåer samt den enskilde medarbetaren.
1
Code of Conduct
speglar våra
värderingar
2
Code of conduct
Swecos vision att bli Europas mest respekterade kunskapsföretag
inom teknik, miljö och arkitektur omfattar mer än att utveckla och
genomföra enastående projekt. Samtidigt utvecklar och bygger vi
relationer med våra kunder, affärspartners och kollegor – baserat
på respekt och ansvar.
Att förverkliga vår vision kräver tydlighet i hur vi gör affärer. Som
medarbetare på Sweco ansvarar vi för att bygga upp och förvalta
denna tydlighet, vägledda av Swecos värderingar.
Swecos värderingar
Nyfikenhet
Viljan att lära och dra nytta av ny
kunskap motiverar mig att lösa kun­
dens utmaningar i mitt arbete. Jag
tar initiativ och har modet att våga
pröva nya vägar för att ständigt ut­
veckla verksamheten och mig själv
så jag ligger i framkant inom mitt
yrke.
Code of conduct
Engagemang
Jag tycker om att arbeta med mina
kollegor och våra kunder. Jag brinner
för att skapa de bästa lösningarna
som ger våra kunder och samhället
bestående värde. Vår mångfald berikar
vårt samarbete och de lösningar vi
skapar. Summan av vår totala samar­
betsinsats är större än varje persons
individuella bidrag.
Ansvar
Jag tar ansvar för mina handlingar och
agerar i enlighet med tillämpliga lagar,
förordningar och Swecos affärsetiska
riktlinjer. Jag tar också ansvar för att
ett uppdrag håller samma höga kvalitet
rakt igenom. Jag strävar efter lösningar
som är hållbara och lönsamma både
för kunden och för Sweco. Jag delar
mina kunskaper och mina erfarenheter
med mina kollegor och är öppen för att
lära mig av andra. Jag är anpassnings­
bar och enkel att samarbeta med och
arbetar effektivt.
3
Vårt sätt att göra
affärer visar vilka våra
värderingar är
4
Code of conduct
Swecos affärsmodell bygger på enkelhet och kund­
fokus med målet att det ska vara lätt att göra affärer
och ha en affärsrelation med oss.
Som Swecos medarbetare skapar vi gemen­
samt företagets varumärke och anseende
genom det sätt vi beter oss på och genom
vad vi förmedlar till vår omgivning.
Vi verkar i en decentraliserad, kunddriven
organisation som ställer höga krav på såväl
företagets som på respektive medarbetares
ansvar. Vi bedriver vår verksamhet inom ramen
för gällande yrkesnormer, nationella lagar och
förordningar samt Swecos riktlinjer och normer.
Men vi inser också att etisk och moralisk praxis
inte alltid kan regleras genom lagar och förord­
ningar. Swecos Code of Conduct hjälper oss
därför att definiera hur vi ska bete oss och be­
driva verksamhet inom ett brett spektrum av
miljöer och situationer.
Code of conduct
Var och en av oss förväntas känna till, förstå
och följa Swecos Code of Conduct och de
värderingar den grundas på. Vi har också
skyldighet att hjälpa andra att göra detsamma.
Vår Code of Conduct ger oss vägledning om
krav på integritet och beteende i affärer, men
ersätter trots detta inte vårt personliga ansvar
och vår skyldighet att använda gott omdöme
och söka vägledning om korrekt affärsbeteende.
När vi är i tveksamma söker vi ytterligare väg­
ledning och stöd från kollegor, chefer eller
Sweco Group Legal, HR eller Kommunikation.
Swecos förordningar, regler och Code of
Conduct gäller i alla länder där vi är verksamma.
5
Fyra dimensioner av
Swecos Code of Conduct
6
Code of conduct
Alla medarbetare är ansvariga för att se till att Swecos relationer
med och förhållningssätt gentemot kunder, samhälle, konkurrenter
och samarbetspartners samt kollegor, kännetecknas av integritet,
professionalism, respekt och god etik.
Dimension: Kunder
Våra kunder står i centrum för allt vi gör. Vår existens som
företag bygger på att vi skapar mervärde för våra kunders
verksamhet.
Eftersom kunderna söker vår kunskap och expertis
ansvarar vi för att hålla oss uppdaterade med den senaste
utvecklingen inom våra respektive kompetensområden.
Vi bör vara tillgängliga och engagerade i relationerna med
våra kunder. Vi uppfyller våra avtalsförpliktelser, rapporte­
rar och fakturerar för våra tjänster enligt överenskommelse.
Vi respekterar alltid våra kunders sekretess och integritet.
Vi gör affärer på ett korrekt sätt och kunderna kan alltid
lita på den information vi tillhandahåller. I ansvaret ingår
även att arbeta tillsammans med ansvariga affärspartners.
Det är oacceptabelt och förbjudet för oss alla att ingå
konkurrensbegränsande överenskommelser, utöva bedrä­
geri, korruption eller tvingande bedrägliga metoder eller
begära, acceptera, erbjuda, utlova eller betala mutor.
Måttlighet och gott omdöme ska prägla vår syn på
gåvor och representation. Vi förstår att även om det finns
en branschgemensam praxis kan denna inte tas som ett
tyst godkännande.
Vi får inte erbjuda eller acceptera sådant som kan ifråga­
sätta vår uppriktighet eller vårt etiska sätt att göra affärer.
Gåvor och representation ska vara lätta att koppla till vår
verksamhet.
Dimension: Samhälle
Sweco bedriver ansvarsfullt och hållbart företagande. Det
innebär att vi alltid agerar på ett socialt och miljömässigt
ansvarsfullt sätt, inom ramen för lagarna i de länder där
vi är verksamma och att vi stödjer och respekterar grund­
läggande mänskliga rättigheter (enligt definitionen i FN:s
”Allmän förklaring om de mänskliga rättigheterna”).
Det innebär också att vi upprätthåller en dialog och
samarbetar på ett ansvarsfullt sätt för att bidra till utveck­
lingen av samhället.
Vi representerar Sweco på ett sätt som stärker vårt
anseende och är i linje med vårt varumärke, oavsett om
det handlar om media, evenemang eller annan extern
representation.
Vi åtar oss att stödja internationella och lokala insatser
för att avskaffa korruption och ekonomisk brottslighet. Vi
ska aldrig medverka i aktiviteter vi inte kan försvara eller
stå för, och vi ska inte fatta beslut baserat på personliga
intressen eller olämpliga relationer.
Code of conduct
Dimension: Konkurrenter
Sweco anser att konkurrens är viktigt för affärsutveckling
och innovation. Vi ska konkurrera i enlighet med lagstift­
ningen i respektive land, och stödja vederbörlig och fri
konkurrens i våra egna offerter, andra leverantörers anbud
och tillhörande upphandlingsprocesser.
Swecos medarbetare får inte delta i förbjudna konkur­
rensbegränsande verksamheter, t.ex. olagliga prisöverens­
kommelser, utnyttjande eller missbruk av en dominerande
ställning på marknaden. Det är strängt förbjudet att vinna
fördelar genom metoder som kan tolkas som mutor eller
olaglig provision oavsett om det bara gynnar företaget
och inte den enskilde medarbetaren.
Swecos medarbetare får inte arbeta för, eller indirekt
bedriva tjänster för, en organisation som konkurrerar med
eller gör affärer med Sweco. Medarbetarens närmaste
chef ska kontaktas för att ge vägledning i detta avseende.
Dimension: Kollegor
Säkerheten för alla Swecos medarbetare har högsta prio­
ritet. Detta är ett ansvar som delas av Sweco som arbets­
givare och Swecos medarbetare. Alla medarbetare kan få
stöd från HR-avdelningen för att hitta lösningar på arbets­
platsrelaterade problem.
Vi inser att som Swecos konsulter och medarbetare är
vi alla spelare i samma lag. Det innebär att vi är lojala mot
och står upp för våra kollegor. Vi behandlar våra kollegor
med respekt, värdighet, ärlighet och artighet. Vi är profes­
sionella i vårt förhållningssätt till varandra, vi håller våra
löften och levererar det vi lovat på utsatt tid – och om
eventuella hinder skulle uppstå informerar vi dem som
berörs.
Vi ska arbeta i en miljö fri från diskriminering, trakasse­
rier och repressalier. Vi främjar öppen kommunikation där
allas åsikt respekteras. När ett beslut fattats respekterar
vi det och agerar tillsammans i enlighet med beslutet.
7
Efterlevnad och
uppföljning av Swecos
Code of Conduct
Efterlevnad av Swecos Code of Conduct
Alla på Sweco ansvarar för att följa vår Code of Conduct
och för att också hjälpa andra att göra detta.
Chefer på Sweco har ett särskilt ansvar att alltid föregå
med gott exempel och se till att vår Code of Conduct
omsätts i praktiken. Alla chefer har ansvar för att se till att
medarbetare, affärspartners och andra berörda parter är
informerade om vår Code of Conduct. Vad gäller medarbe­
tare ska detta ingå i rekryteringen, introduktionen och ut­
vecklingssamtalen.
Alla medarbetare har ansvar för att främja att våra
samarbetspartners agerar i enlighet med Swecos Code
of Conduct.
deras arbete, även om Sweco inte är direkt inblandat eller
part i det aktuella avtalet. Detta kan göras genom att tala
med närmaste chef, linjechefens chef, HR-avdelningen
eller Group Legal Counsel. Dessutom kan medarbetare
rapportera överträdelser mot affärsetiken anonymt till
Sweco Ethics Line, vårt externa och säkra affärsetiks­
rapporteringssystem.
I händelse av överträdelser av våra regler
När bristande efterlevnad av Swecos Code of Conduct
rapporteras eller misstänks kommer åtgärder att vidtas
för att utreda och vid behov avhjälpa situationen. De som
bryter mot vår Code of Conduct eller någon annan lag eller
regel kommer att bli föremål för lämpliga disciplinära åtgär­
der som kan innebära att anställningen upphör.
Uppföljning av Code of Conduct
Om någon av Swecos affärspartners bryter mot vår
Uppföljning av efterlevnaden av vår Code of Conduct är en
del av vår dagliga verksamhet. Swecos medarbetare måste Code of Conduct anser vi detta vara skäl nog att avsluta
vår affärsrelation.
rapportera alla överträdelser av affärsetik som uppstår i
8
Code of conduct
Ramverk för
etiskt beteende och
beslutsfattande
Använd dessa frågor som ett stöd när
det råder osäkerhet kring den korrekta
etiska åtgärden. Svaren kommer att ge
vägledning.
1. Kan det vara olagligt på något sätt?
2. Strider det mot Swecos kultur och sätt att
göra affärer?
3. Kan det möjligen ha en negativ effekt på
Swecos eller din kunds varumärke?
4. Finns det några eventuella effekter på andra
parter än Sweco och din kund att tänka på?
5. Skulle mer information hjälpa dig att fatta
beslut?
6. Skulle det hjälpa att förklara dilemmat för
en kollega för att få en annan infallsvinkel?
7. Vad skulle allmänheten säga om det du gjort
rapporterades i media?
8. Är det rent spel mot våra konkurrenter?
9. Är det förenligt med sunt förnuft och gott
omdöme?
10.Känns det rätt?
Code of conduct
9
Praktiska verktyg
för dagligt bruk
CSR-policy
CSR-policyn är Swecos grundpelare för affärsetik. Den
beskriver Swecos övergripande syn på CSR-frågor, listar
våra åtaganden och de internationella avtal vi har under­
tecknat och är skyldiga att följa. CSR-policyn finns på
http://www.swecogroup.com/en/Sweco-group/AboutSweco/Responsibility/CSR/
Swecos Corporate Sustainability Statement
Vår hållbarhetsförklaring beskriver vårt förhållningssätt
till hållbarhet; det finns på www.swecogroup.com
Mer information om vår roll som företag vad gäller
hållbar utveckling finns på webbplatsen World Business
Council for Sustainable Development www.wbcsd.org.
Sweco har varit medlem i WBCSD sedan 2013 och har
som strategi att ytterligare utveckla och fördjupa företa­
gens roll i en hållbar utveckling genom sina bidrag till
denna organisation.
Sweco Ethics Line
Beteende som är, eller på goda grunder kan uppfattas
som, brott mot lagar eller Swecos Code of Conduct ska
rapporteras. Sweco har en intern process för rapportering
av överträdelser av affärsetik via vårt externa och säkra
affärsetiksrapporteringssystem. Alla rapporter behandlas
med sekretess och anonymt om så önskas. Kontaktupp­
gifter för Swecos Ethics Line finns på Swecos intranät.
10
Swecos kommunikationspolicy
Swecos kommunikationspolicy innehåller allmänna prin­
ciper för kommunikation och hantering av information
med potentiell påverkan på kundrelationer, aktiekurs och
Swecos varumärke: mediekontakter, personal- och mark­
nadskommunikation. Alla medarbetare är skyldiga att ta
del av innehållet i policyn och riktlinjerna samt att följa
dem. Swecos kommunikationspolicy finns på Swecos
intranät.
FIDIC:s etiska kod
International Federation of Consulting Engineers (FIDIC)
inser att arbetet i teknikkonsultbranschen är avgörande
för att uppnå en hållbar utveckling av samhället och miljön.
Som medlemsföretag genom enskilda nationella medlems­
föreningar delar vi uppfattningen att de principer som
beskrivs i FIDIC:s etiska kod, är grundläggande för vårt
uppträdande om samhället ska få nödvändigt förtroende
för oss som rådgivare. Code of Ethics återfinns på
http://fidic.org/node/743
Code of conduct
Code of conduct
11