04.1Upphandling verksamhetssystem, tjänsteskrivelse

TJÄNSTESKRIVELSE
1 (4)
2015-08-13
Socialnämnden
Dnr Son 2014/277
Upphandling av nytt verksamhetssystem
Förslag till beslut
Socialförvaltningens förslag
1. Socialförvaltningen ges i uppdrag att ändra inriktning på upphandlingen så att
upphandlingen omfattar support och underhåll av det verksamhetssystem som
kommunen redan är ägare till (Procapita).
2. Socialförvaltningen ges i uppdrag att använda sig av förhandsinsyn.
3. Socialförvaltningen ges i uppdrag att under den tid som avtalet löper arbeta med
nuläges- och behovsanalys, riskanalys och upphandling av nytt verksamhetssystem.
4. Socialförvaltningen ges i uppdrag att göra en förenklad upphandling av utveckling
av befintligt system, så att kommunen kan ta del av de uppdateringar och
förändringar som görs i systemet i avvaktan på ny upphandling.
Ärendet i korthet
Socialnämnden har tidigare fattat beslut att ge socialförvaltningen i uppdrag att
genomföra en upphandling av nytt verksamhetssystem. Detta kräver grundliga
förberedelser. Järfälla kommun äger nuvarande verksamhetssystem Procapita och
kan genom förhandsinsyn göra upphandling av support och underhåll av Procapita
och dess moduler och program. Avtalet ger utrymme för det omfattande arbete med
nuläges-, behovs- och riskanalyser som behöver föregå kommande upphandling av
nytt verksamhetssystem samt för att säkra eventuell övergång till ny utförare.
Handlingar
1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-08-13
Bakgrund
Den 10 april 2014 tog Socialnämnden ett beslut att ge socialförvaltningen i uppdrag
att genomföra en återupphandling av nytt verksamhetssystem. Socialnämnden beslutade samtidigt att förlänga nuvarande avtal till och med 2016-04-30. Anledningen till
att ärendet fördes upp var att det nuvarande då gällande avtalet angående Procapita
skulle upphöra den 30 april 2015 och att en ny upphandling av verksamhetssystemet
04.1Upphandling verksamhetssystem, tjänsteskrivelse
Socialförvaltningen
Avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd
Inger Brandell, utredare
Telefon: 08-580 292 85 (direkt)
Fax: 08-580 302 17
Besöksadress: Vibblabyvägen 3, 3 tr., Jakobsberg
Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA
Telefon växel: 08-580 285 00
E-post: socialnamnden@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se
Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2015-08-13
2 (4)
behöver göras både för beställarsidan och för utförarsidan. Upphandlingsprocessen
beräknades ta längre tid än ett år, då upphandlingsprocessen behöver inkludera en
noggrann nuläges- och behovsanalys.
Verksamhetssystemet Procapita används inom hela socialförvaltningen, inom alla
programavdelningar och både på myndighetssidan och hos uppdragstagarna inom de
olika programområdena. Procapita VoO används inom äldreomsorg och funktionshinder och har varit i drift sedan år 1999. Procapita IFO har varit i drift sedan år 2000
och har använts av både myndighetssidan och JSB. Inom äldre- och funktionshinder
började Procapita VoO införas i utförarledet först år 2008. Idag används Procapita
VoO av både egen regi och av privata utförare inom valfrihetssystemen samt entreprenad. I verksamhetssystemet sker all handläggning och dokumentation som rör individärenden. Leverantör av Procapita är Tieto Enator Healthcare & Welfare AB.
Inför beslutet konstaterades att det finns fem-sex kända verksamhetssystem inom
området idag och att många har mer utvecklad teknik än det som Procapita då
använde. Teknikutvecklingen går snabbt framåt och det konstaterades att en ny och
mer utvecklad teknik sannolikt innebär ett enklare system och en ökad effektivitet
inom handläggning och dokumentation.
Analys och överväganden
I samband med nuläges- och behovsanalys har socialförvaltningen konstaterat att
Järfälla kommun äger verksamhetssystemet Procapita, vilket har inneburit en
långsiktig investering. För att fortsätta att använda nuvarande system och de däri
inkluderade programmen/modulerna krävs alltså en upphandling av support och
underhåll. Samtidigt är det endast nuvarande leverantör som har de verktyg som
behövs för att kunna sköta support och underhåll.
En sådan upphandling kan göras genom en så kallad förhandsinsyn. ”En upphandlande myndighet som avser att tilldela ett kontrakt genom förhandlat förfarande utan
föregående annonsering enligt 4 kap. 5-9 §§ får skicka en annons om sin avsikt till
Europeiska kommissionen (förhandsinsyn)” (7 kap 4 § LOU).
Anledning till förhandlat förfarande utan föregående annonsering kan till exempel
vara att ”det som ska upphandlas av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund
av ensamrätt kan fullgöras av endast en viss leverantör”. I detta fall kan support och
underhåll av det verksamhetssystem som kommunen redan är ägare till (Procapita)
endast utföras av Tieto Enator Healthcare & Welfare AB.
Förhandsinsyn innebär i detta fall att Järfälla kommun annonserar att man avser
förhandla med nuvarande leverantör om support och underhåll av kommunens
verksamhetssystem Procapita. Under annonseringstiden har andra leverantörer
möjlighet att yttra sig över förhandsinsynen. Om inga synpunkter inkommer under
annonseringstiden kan förhandling med nuvarande leverantör avseende support och
underhåll påbörjas. Socialförvaltningen har tagit del av exempel från andra
kommuner som har använt sig av förhandsinsyn när det gäller verksamhetssystem
(Procapita eller andra verksamhetssystem).
2015-08-13
3 (4)
Långsiktigt kommer ändå en upphandling att behöva göras. Nuläges- och behovsanalysen inför denna upphandling kommer att vara omfattande och kommer att
behöva pågå under hela den tid som förhandsinsynsavtalet pågår. Den måste både
omfatta nuläges- och behovsanalys, men också en riskanalys som bland annat
behandlar frågan om vilka insatser som behövs om upphandlingen leder till att ett
nytt verksamhetssystem ska implementeras.
Om upphandlingen innebär en övergång till nytt verksamhetssystem och ny leverantör krävs också en övergångsperiod där båda systemen löper omlott för att säkra
de individuppgifter och den historia som finns dokumenterad kring varje individ kan
överföras, manuellt eller, om möjligt om än inte troligt, automatiskt. Om manuell
överföring ska göras krävs fler persontimmar än vad som finns i organisationen idag.
Det är till exempel troligt att byte av leverantör kommer att innebära att fler handläggare måste anställas under en period för att arbeta med överföring av ärenden.
Under den tid förhandsinsynsavtalet gäller har Järfälla kommun behov av att ta del
av uppdateringar i befintligt system. För att säkra detta behöver kommunen göra en
förenklad upphandling av utveckling av befintligt system, så att kommunen kan ta
del av de uppdateringar och förändringar som görs i systemet i avvaktan på ny
upphandling
Centrala upphandlingsenheten har varit företrädd i den grupp som deltagit i beredningen av ärendet.
Ekonomiska konsekvenser
Då Järfälla kommun redan äger verksamhetssystemet Procapita innebär denna
upphandling med förhandsinsyn inte kostnader för verksamhetssystemet i sig utan,
liksom idag, månadskostnader för licenser och kostnader för support och underhåll.
Om en ny upphandling görs kommer de resurser som kommunen avsatt för att inköpa
verksamhetssystemet Procapita en gång i tiden att gå förlorade, då verksamhetssystemet inte utnyttjas.
En helt ny upphandling kommer ändå att behöva göras för att säkra att kommunen i
framtiden får det mest utvecklade verksamhetssystemet. En sådan upphandling
kräver stora förberedelser och analyser innan upphandling. Om upphandlingen
innebär en övergång till nytt verksamhetssystem och ny leverantör krävs också en
övergångsperiod där båda systemen löper omlott för att säkra de individuppgifter och
den historia som finns dokumenterad kring varje individ kan överföras, manuellt
eller, om möjligt om än inte troligt, automatiskt.
Slutsatser
Järfälla kommun äger redan verksamhetssystemet Procapita. Socialförvaltningens
förslag innebär att det tidigare beslutet förändras avseende upphandlingsinriktning så
att en förhandsinsyn används för att upphandla support och underhåll av det
verksamhetssystem som kommunen redan är ägare till (Procapita). Detta ger
utrymme för att arbeta med de omfattande förberedelser som krävs för att göra en bra
upphandling av ett nytt verksamhetssystem med framtidens lösningar. Under tiden
2015-08-13
4 (4)
behöver också uppdateringar och förändringar i systemet säkras, så att inte
funktioner och förbättringar går förlorade för Järfällas del.
Johan Bergman
Socialdirektör
Stefan Lidsten
Avdelningschef Ledning- och verksamhetsstöd
Expedieras
Johan Bergman
Stefan Lidsten
Jenny Wilhelmsson
Lotta Erlandsson
Kerstin Svensson
Bo Engberg
Inger Brandell