docGranskning av kvalitetsfaktorer som en del i
download 
Report Transcription
Granskning av kvalitetsfaktorer som en del i
www.pwc.se Revisionsrapport Sofia Nylund Joanna Hägg Mars 2015 Granskning av kvalitetsfaktorer som en del i upphandlingsverksamheten Solna stad Granskning beställarkompetens Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning ...................................................... 1 2. Inledning .................................................................................... 4 2.1. Bakgrund ........................................................................................................ 4 2.2. Revisionsfrågor............................................................................................... 4 2.3. Metod och avgränsning .................................................................................. 4 3. Hur säkerställs verksamhetskompetens i upphandlingsarbetet .. 5 4. Det finns en dokumenterad policy avseende kvalitetsfaktorer vid upphandling ........................................................................................... 6 4.1. Det finns ett utvecklat stödsystem för förvaltningarna i deras arbete med att arbeta fram kvalitetskrav i samband med upphandling ......................................... 6 4.1.1. Verifiering ....................................................................................................................... 7 4.2. Det finns ett utvecklat stödsystem för förvaltningarna i deras arbete med att utvärdera kvalitetskrav i lämnade anbud................................................................ 7 4.3. Det finns riktlinjer för uppföljning av ställda kvalitetskrav ...........................8 4.3.1. Verifiering .......................................................................................................................9 4.4. Det finns riktlinjer för agerande då ställda kvalitetskrav inte uppfylls under avtalsperiod ................................................................................................................ 10 4.4.1. Mars 2015 Solna stad PwC Verifiering ..................................................................................................................... 10 Granskning beställarkompetens 1. Sammanfattande bedömning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Solna stad genomfört en granskning av ändamålsenlighet och beställarkompetens i stadens upphandlingsverksamhet. Revisionsfrågan som skulle besvaras var: Har staden en ändamålsenlig styrning av upphandlingsverksamheten i syfte att säkerställa att kvalitetskriterier utgör en avsedd faktor i samband med upphandling av kommunalt finansierad verksamhet? Vår sammanfattande bedömning är att staden i huvudsak har en ändamålsenlig styrning av upphandlingsverksamheten i syfte att säkerställa att kvalitetskriterier utgör en avsedd faktor i samband med upphandling av kommunalt finansierad verksamhet. Säkerställandet av verksamhetskompetens samt processen med att formulera och utvärdera kvalitetskrav bedömer vi vara god när det gäller förvaltningsspecifika upphandlingar. Emellertid gör vi bedömningen att säkerställandet av verksamhetskompetens i några fall har varit otillräckligt i stadsgemensamma upphandlingar. Under 2014 har det gjorts ett omfattande arbete med att uppdatera stadens riktlinjer och rutiner för upphandling. De nya riktlinjerna omfattar samtliga områden som ingår i granskningen. Vid verifiering av genomförda upphandlingar har vi noterat en del avvikelser från stadens riktlinjer, vilket förklaras av att de granskade upphandlingarna är gjorda innan de nya riktlinjerna antogs. Detta gäller bland annat avtalsuppföljning där några avvikelser har noterats. Nedan följer en sammanfattning av de iakttagelser som gjorts vid uppföljningen av kontrollmålen. Kontrollmål: Verksamhetskompetens säkerställs i upphandlingsarbetet Verksamhetskompetens säkerställs genom att en referensgrupp sätts samman i samband med framtagande av förfrågningsunderlag inför en upphandling. I referensgruppen ska verksamhetsrepresentanter med god kunskap om verksamheternas behov inom berört område ingå. Socialförvaltningen och omvårdnadsförvaltningen upplever att deras verksamhetskompetens tas till vara i förvaltningsspecifika upphandlingar. Förvaltningarna upplever dock i mindre utsträckning att deras krav och kompetens tas till vara i stadsgemensamma upphandlingar. Samarbetet med upphandlingsenheten har varierat över tid. I dagsläget upplever förvaltningarna att samverkan har förbättrats avsevärt i samband med organisatoriska och personella förändringar inom upphandlingsenheten. Mars 2015 Solna stad PwC 1 av 11 Granskning beställarkompetens Kontrollmål: Det finns en dokumenterad policy avseende kvalitetsfaktorer vid upphandling Kommunfullmäktige antog 2014-04-28 Policy för konkurrensutsättning av vilken det framgår att ”Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva”. Av policyn framgår vidare att de krav som ställs i samband med att en verksamhet konkurrensutsätts ska vara uppföljningsbara samt bidra till att stadens/nämndens mål uppfylls. Utifrån tydligt ställda krav ska leveranser och leverantörer löpande följas upp och utvärderas för att säkerställa god kvalitet och prestation. Riktlinjer för upphandling och inköp tydliggör att krav på kvalitet ska fastställas i förfrågningsunderlaget. Kraven på kvalitet ska ställas så att de är uppföljningsbara under avtalsperioden, enligt riktlinjerna. Utöver kvalitet ska staden i en upphandling ta hänsyn till små och medelstora företag, miljöhänsyn samt social och etisk hänsyn. Kontrollmål: Det finns ett utvecklat stödsystem för förvaltningarna i deras arbete med att arbeta fram kvalitetskrav i samband med upphandling På intranätet finns relativt nyligen framtagna riktlinjer, anvisningar och rutiner som stöd i samband med upphandling. Enligt anvisningarna ska krav tas fram tillsammans med referensgruppen samt stämmas av med övriga berörda innan de fastställs. Inför upphandlingar tas erfarenheter och uppföljningar från tidigare upphandlingar med. Nämnderna gör även undersökningar och ser vad andra kommuner har ställt för krav. Dessutom tas i vissa fall kontakt med möjliga leverantörer inför en ny upphandling, i syfte att öka kunskapen om de upphandlingsalternativ som finns på området. Vid verifieringen kan vi se att omvårdnadsnämnden i flera fall hänvisar till nämndens kvalitetsdeklarationer. Socialnämnden gör det inte. Kontrollmål: Det finns ett utvecklat stödsystem för förvaltningarna i deras arbete med att utvärdera kvalitetskrav i lämnade anbud Enligt de intervjuade förvaltningarna uppfattas inte utvärderingen av kvalitetskraven vid bedömning av anbuden vara något problem. Båda förvaltningarna anser sig ha den kompetens som krävs för att genomföra utvärderingen. Många av upphandlingarna inom nämndernas ansvarsområden omfattas dessutom av LOV, vilket gör utvärderingsförfarandet mindre komplicerat. Kontrollmål: Det finns riktlinjer för uppföljning av ställda kvalitetskrav Det finns stadsgemensamma riktlinjer för uppföljning av avtal. De två nämnderna antar vid årets början en uppföljningsplan för året, där det framgår vad som ska Mars 2015 Solna stad PwC 2 av 11 Granskning beställarkompetens kontrolleras samt vilka leverantörer som ska ingå. Förvaltningarna gör urval av vilka kvalitetskrav som ska följas upp under året. Inom omvårdnadsnämnden följs alla avtal upp en gång per år oavsett antal kunder/brukare. På gruppbostäder och vård- och omsorgsboenden där Solna har avtal enligt LOV, enstaka platser och där staden har fem boende eller fler görs avtalsuppföljning varje år. Biståndshandläggare på myndighetsavdelningen gör också individuppföljning minst en gång per år på dessa boenden. Inom socialnämnden uppges följer upp alla entreprenader årligen, vartannat år en förenklad uppföljning och vartannat år en mer omfattande uppföljning. Ramavtalen följs upp endast utifrån rapporterade avvikelser och via uppföljning av individärenden. Dessutom sker uppföljning av utförares ekonomiska stabilitet. Detta görs även för entreprenader. Avtal där upphandlingen har gjorts gemensamt med andra kommuner har inte följts upp under tidigare år. Detta har dock uppmärksammats och ett arbete har påbörjats med att utveckla och förbättra uppföljningen av ramavtal inom nämndens område. Verifieringen visar att samtliga granskade upphandlingar innehåller information om avtalsuppföljning, även om omfattningen varierar. Vidare visar verifieringen att avtalsuppföljning inte alltid har genomförts. Kontrollmål: Det finns riktlinjer för agerande då ställda kvalitetskrav inte uppfylls under avtalsperiod. Sanktionsmöjligheterna ska finnas med i kontraktet med leverantören. Av stadens upphandlingsriktlinjer framgår staden så kallade sanktionstrappa. Vid intervjuerna framkommer att det vid uppmärksammade brister förs en dialog med utföraren och det oftast leder till en förbättring. Det har hänt att nämnderna har sagt upp leverantörer, men ej på grund av kvalitetsbrister. Uppsägning har snarare berott på att leverantören inte har levt upp till de ekonomiska krav som ställs. Verifieringen visar att samtliga granskade avtal innehåller någon form av sanktionsmöjligheter, dock varierar omfattningen. Mars 2015 Solna stad PwC 3 av 11 Granskning beställarkompetens 2. Inledning 2.1. Bakgrund Granskningen har tillkommit som en del av revisorernas risk- och väsentlighetsbedömning för revisionsår 2014. I den allmänna debatten har kvalitetens betydelse poängteras när det kommer till offentlig upphandling. Samtidigt som att god/rätt kvalitet betonas lyfts även svårigheten med att definiera, ställa krav och utvärdera kvalitet i samband med upphandling. Vid kommunala upphandlingar av olika verksamheter och tjänster har ett antal problemområden som berört pris kontra kvalitet uppmärksammats, bland annat att fokus på lågt pris har medfört att kvaliteten i de offererade tjänsterna inte nått upp till efterfrågad nivå eller att entreprenörer som inte levererat avtalad kvalitet ändå vinner nya uppdrag genom att hålla ett lågt pris jämfört konkurrenterna. En stor del av Solna stads verksamhet är konkurrensutsatt/upphandlad vilket ställer krav på en välutvecklad policy och strategi när det gäller utvärdering av pris i relation till kvalitet i förfrågningsunderlag samt modell för utvärdering. 2.2. Revisionsfrågor Utifrån ovanstående formulerades följande revisionsfråga: Har staden en ändamålsenlig styrning av upphandlingsverksamheten i syfte att säkerställa att kvalitetskriterier utgör en avsedd faktor i samband med upphandling av kommunalt finansierad verksamhet? Följande kontrollmål har följts upp: Hur säkerställs verksamhetskompetens i upphandlingsarbetet. Det finns en dokumenterad policy avseende kvalitetsfaktorer vid upphandling. o Det finns ett utvecklat stödsystem för förvaltningarna i deras arbete med att arbeta fram kvalitetskrav i samband med upphandling, o Det finns ett utvecklat stödsystem för förvaltningarna i deras arbete med att utvärdera kvalitetskrav i lämnade anbud. o Det finns riktlinjer för uppföljning av ställda kvalitetskrav. o Det finns riktlinjer för agerande då ställda kvalitetskrav inte uppfylls under avtalsperiod. 2.3. Metod och avgränsning Granskningen avgränsades till kommunstyrelsen. Granskningen har genomförts via studier av styrande och stödjande dokument samt genom intervjuer med företrädare för stadens upphandlingsenhet samt med företrädare för omvårdnadsnämnden och socialnämnden. Mars 2015 Solna stad PwC 4 av 11 Granskning beställarkompetens 3. Hur säkerställs verksamhetskompetens i upphandlingsarbetet Kommunstyrelsen antog 2014-03-17 Riktlinjer för upphandling och inköp. Av riktlinjerna framgår att det finns en gemensam och definierad process för hur stadens upphandlingar ska genomföras. Processens olika steg och stegens omfattning beskrivs i anvisningar och rutiner som är gemensamma för staden. Av Anvisning för genomförande av upphandling (beslutad av avdelningschef Service & Utvecklingsstöd, 2014-08-15) framgår att en referensgrupp ska sättas samman i samband med upphandlingen. I referensgruppen ska verksamhetsrepresentanter med god kunskap om verksamheternas behov inom berört område ingå. Referensgruppen sätts samman av upphandlingsprojektledaren, i dialog med förvaltningens upphandlingssamordnare. Både socialförvaltningen och omvårdnadsförvaltningen upplever att deras verksamhetskompetens tas till vara i förvaltningsspecifika upphandlingar och att deras kunskap och åsikter beaktas i stor utsträckning. Förvaltningarna uppfattar i mindre utsträckning att deras krav och kompetens har tagits till vara i stadsgemensamma upphandlingar. I vissa fall har förvaltningarna inte tillfrågats om att delta i referensgruppen trots att upphandlingarna har varit viktiga för förvaltningarnas verksamhet. Exempel som nämns på upphandlingar av denna karaktär avser bland annat transporter, städ och arbetskläder. Vid intervjuerna framkommer även att samarbetet med stadens centrala upphandlingsenhet har varierat över tid. I dagsläget upplever båda förvaltningarna att samverkan har förbättrats avsevärt. Det händer även att nämnderna deltar i upphandlingar tillsammans med andra kommuner, framförallt socialnämnden. I upphandlingar med andra kommuner upplevs inte verksamhetskompetens som något problem. Om det är någon kommun som vill ställa ett särskilt krav, som de andra inte vill ha med, går det oftast att göra ett tillägg för den enskilda kommunen. På så sätt kan Solna till exempel göra tillägg för att hänvisa till stadens kvalitetsdeklarationer. Mars 2015 Solna stad PwC 5 av 11 Granskning beställarkompetens 4. Det finns en dokumenterad policy avseende kvalitetsfaktorer vid upphandling Kommunfullmäktige antog 2014-04-28 en Policy för konkurrensutsättning av vilken det framgår att ”Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva”. Policyn tydliggör stadens inriktning mot att verksamheter ska kunna konkurrensutsättas. Av policyn framgår vidare att de krav som ställs i samband med att en verksamhet konkurrensutsätts ska vara uppföljningsbara samt bidra till att stadens/nämndens mål uppfylls. Utifrån tydligt ställda krav ska leveranser och leverantörer löpande följas upp och utvärderas för att säkerställa god kvalitet och prestation. Stadens Riktlinjer för upphandling och inköp tydliggör att krav på kvalitet ska fastställas i förfrågningsunderlaget. Vid krav på varans eller tjänstens kvalitet tas hänsyn till att stadens upphandlingar ska medverka till en god ekonomisk hushållning. Kraven på kvalitet ska ställas så att de är uppföljningsbara under avtalsperioden, enligt riktlinjerna. Utöver kvalitet ska staden i en upphandling ta hänsyn till små och medelstora företag, miljöhänsyn samt social och etisk hänsyn. I Anvisning för genomförande av upphandling betonas vikten av ett ändamålsenligt förfrågningsunderlag. Det finns även en Rutin för framtagande av förfrågningsunderlag (beslutad av avdelningschef Service & Utvecklingsstöd, 201408-15) av vilken det framgår att de krav som ställs ska vara möjliga att följa upp. 4.1. Det finns ett utvecklat stödsystem för förvaltningarna i deras arbete med att arbeta fram kvalitetskrav i samband med upphandling På intranätet finns som ovan konstateras relativt nyligen framtagna riktlinjer, anvisningar och rutiner som stöd i samband med upphandling. I de styrdokument som finns till stöd är det främst vikten av att kunna följa upp kvalitetskrav som tydliggörs. I intervjuerna uppges att kraven ska utgå från kommunfullmäktiges mål, berörd nämnds mål och berörd nämnds kvalitetsdeklarationer. Tillsammans ska dessa ge en bild av den kvalitet som staden förväntar sig. I Anvisningarna för genomförande av upphandling anges att upphandlingsprojektledaren sammanställer en kravspecifikation med de krav som ska ställas på leverantören. Kraven tas fram tillsammans med referensgruppen. Stadsgemensamma krav kompletteras av upphandlingscoachen. Enligt intervjuerna står upphandlingsenheten för kompetens om upphandling och kommersiella villkor medan förvaltningarna ska bidra med fackkompetensen på Mars 2015 Solna stad PwC 6 av 11 Granskning beställarkompetens området. I referensgruppen är målet att enas om en lämplig nivå på kraven utifrån ambitionsnivå och kostnad. Vid intervju med företrädare för socialförvaltningen framkommer att nämnden inte ställer några särskilda krav utifrån stadens mål eller kvalitetsdeklarationer. Kvalitetskraven formuleras utifrån funktionskrav, myndighetskrav och lagregler. Socialnämnden har ett antal gemensamma upphandlingar tillsammans med andra kommuner i länet och de intervjuade uppger att gemensamma upphandlingar medför vissa behov av förhandlingar om vilka krav som ska ställas i förfrågningsunderlaget, men främst rör dessa pris (till exempel prisuppräkning) eller miljömål. Kvalitetskraven begränsas inte av gemensamma upphandlingar enligt de intervjuade på socialförvaltningen. Inom omvårdnadsnämnden förs fram att de upphandlingar som görs framförallt baseras på kvalitet och sällan på pris. Oftast görs hänvisning till nämndens mål och kvalitetsdeklaration vid upphandling. De gånger omvårdnadsnämnden har samverkat med andra kommuner i upphandlingar är förvaltningsens bild att kvalitetskraven inte utgör ett problem, eftersom verksamheterna i stor utsträckning styrs av lagar. 4.1.1. Verifiering I verifieringen har vi kontrollerat om ställda kvalitetskrav överensstämmer med berörd nämnds kvalitetsdeklaration. I de tre granskade upphandlingarna inom socialnämndens verksamhetsområde kan vi inte verifiera att särskilda kvalitetskrav har ställs utifrån stadens/nämndens mål eller kvalitetsdeklarationer. Kraven bedöms vara av generell karaktär. I en upphandling finns endast en begränsad beskrivning av kvalitet och anbuden har utvärderats endast på pris. I de tre granskade upphandlingarna inom omvårdnadnämndens verksamhetsområde kan vi verifiera att hänvisning till kvalitetsdeklaration har gjorts i ett fall. I de två andra fallen saknas sådan hänvisning, däremot gör vi bedömningen att ställda kvalitetskrav överensstämmer med nämndens inriktningsmål. 4.2. Det finns ett utvecklat stödsystem för förvaltningarna i deras arbete med att utvärdera kvalitetskrav i lämnade anbud Upphandlingsprojektledaren utvärderar tillsammans med referensgruppen inkomna anbud, enligt Anvisningarna för genomförande av upphandling. Upphandlingscoachen kan vid behov ge stöd i utvärderingen. Om det är en nämndspecifik upphandling är det nämndens förvaltning som kallar in upphandlingscoachen, om det är en stadsgemensam upphandling som ägs av upphandlingsenheten så kallar de in representanter för förvaltningen, enligt intervjuerna. Mars 2015 Solna stad PwC 7 av 11 Granskning beställarkompetens Enligt de intervjuade förvaltningsrepresentanterna uppfattas inte utvärderingen av kvalitetskraven vid bedömning av anbuden vara något problem. Den kompetens som krävs för att genomföra utvärderingen uppfattas av de intervjuade finnas inom förvaltningarna. Båda nämnderna har dock fått hjälp med att införa en ny modell för utvärdering, en så kallad mervärdesmodell. Den tidigare modellen ansågs av upphandlingsenheten vara för subjektiv. Det framkommer vid intervjuerna att nämnderna hittills inte har haft några överprövningar vid upphandling inom de egna verksamhetsområdena. Inom såväl omvårdnadsnämndens som socialnämndens upphandlingar uppges att anbudslämnarna ibland även intervjuas. Referensgruppen kan då få en helt annan bild av anbudslämnarna. Intervjuerna uppges även ha uppskattats av leverantörerna. Det har aldrig hänt att någon av leverantörerna har ifrågasatt metoden. Nämnden har endast fått positiv feedback från leverantörerna, även av dem som inte har antagits. Många upphandlingar inom de två nämndernas verksamhetsområden görs enligt lagen om valfrihet (LOV). Vid upphandling enligt LOV godkänns alla leverantörer som uppfyller de krav som fastställts i förfrågningsunderlaget. Samtliga godkända leverantörer får samma ersättning och konkurrar endast med sin kvalitet mot den enskilde som ska välja utförare. Detta är även den avgörande skillnaden mellan LOU och LOV, det vill säga att konkurrensen mellan leverantörerna uppstår vid anbudsutvärderingen i LOU men först när den enskilde ska använda tjänsten enligt LOV. I upphandlingar enligt LOU uppger nämnderna att man oftast använder ”det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet” men att det i något enstaka fall även varit ”lägsta pris-upphandling”. Vid upphandling enligt LOU har man i något fall valt att sätta ett takpris för utförande av tjänsten men detta tenderar att minska anbuden kraftigt. I flera fall har endast ett fåtal anbud inkommit när detta förfarande använts. 4.3. Det finns riktlinjer för uppföljning av ställda kvalitetskrav Enligt stadens Riktlinjer för upphandling och inköp ska kvalitet, prestationer och priser kontrolleras löpande under avtalsperioden. Vidare, förfrågningsunderlag och avtalsvillkor ska enligt riktlinjerna innehålla information om avtalsuppföljning. Instruktionerna ska vara konkreta och tydliggöra vad som ska göras, hur de ska göras och av vem. Därtill finns tillhörande anvisningar för avtals- och entreprenadsuppföljning. I anvisningarna kategoriseras avtalen/upphandlingarna i fyra kategorier utifrån uppföljningsbehov. Två av kategorierna – kategori C och kategori D – har fokus på utvärdering av kvalitet. Grupp C – medelstort behov av uppföljning med fokus på kvalitet Grupp D – större behov av uppföljning av både kvalitet och produktivitet I anvisningarna ges exempel på vilken typ av uppföljning som är lämplig för dessa två kategorier. I kategori C nämns bland annat uppföljning av kvalitetsindikatorer, Mars 2015 Solna stad PwC 8 av 11 Granskning beställarkompetens stickprovskontroller, avstämningar med leverantören och eventuella kvalitetsgranskningar eller revisioner av oberoende part. I kategori D nämns utöver ovanstående också uppföljning av kvalitetsledningssystem. I anvisningarna ges stöd för bland annat hur uppföljning ska planeras, vilka som kan/bör vara involverade samt när i tid uppföljning ska göras. Vikten av att alla avvikelser dokumenteras och återrapporteras poängteras. Socialnämnden har även rutinen Avtalsuppföljning av egna entreprenader och ramavtal (senast reviderad 2011-11-07 av socialchefen). Det finns även dokumenterad plan för avtalsuppföljning 2014 för upphandlad verksamhet. Entreprenaduppföljning görs en gång per år. Vartannat år är uppföljningen mer noggrann, och vartannat år utgörs uppföljningen främst av en uppföljning av föregående års uppföljningsresultat. Den mer omfattande liksom den mer förenklade uppföljningen innefattar platsbesök, genomgång av riktlinjer och rutiner samt uppföljning av eventuella avvikelser, inklusive avvikelser som har rapporterats eller anmälts enligt Lex Sarah. Ingen uppföljning av ramavtal har gjorts, enligt uppgifter från intervjuer. Vidare, det kan konstateras att det har rått osäkerhet om uppföljningsansvaret i de upphandlingar som har gjorts gemensamt med andra kommuner. Först nu har det tydliggjorts att samtliga ingående kommuner ska ansvara för sin egen uppföljning (det vill säga att det är inte är upphandlingsansvarig kommun som ska stå för all uppföljning). Omvårdnadsnämnden tar årligen fram en plan för avtalsuppföljning. I uppföljningsplanen beskrivs verksamheter, verksamhetsområden, processer och rutiner som ska följas upp, samt de metoder som kommer att användas och vem som ansvarar för uppföljningen. Särskild avtalsuppföljning genomförs vartannat år och den utgår från avtalet/överenskommelsen. Uppföljningen fokuserar på struktur- och processkvalitet, ur ett brukarperspektiv. Uppföljningen innefattar bland annat en webenkät, besök i verksamheten, dokumentgranskning samt intervjuer/dialogmöten med personal, anhöriga, kunder och verksamhetschef. Avtalsuppföljningar görs inom hemtjänst, dagverksamhet, vård- och omsorgsboende, bostad med särskild service, daglig verksamhet och boendestöd. Därtill framgår av uppföljningsplanen att staben följer upp de årliga kvalitetsberättelser som upprättas av verksamheterna, MAS sammanställer tillsyner och uppföljningar inom hälso- och sjukvårdsområdet i en patientsäkerhetsberättelse som redovisas till nämnden en gång per år samt att brukarundersökningar genomförs varje eller vartannat år (beroende på typ av verksamhet). I uppföljningsplanen framgår även att resultaten från avtalsuppföljningar, tillsyn av hälso- och sjukvård, brukarundersökningar, nationella jämförelser, olika fördjupade uppföljningar och uppföljningar av individuella biståndsbeslut ligger till grund för förvaltningens kvalitetsutveckling. 4.3.1. Verifiering I verifieringen har vi kontrollerat om avtalsuppföljning regleras av förfrågningsunderlag/avtal. Verifieringen visar att samtliga granskade upphandlingar innehåller information om avtalsuppföljning, dock i varierande omfattning. I en upphandling framgår endast att utföraren ska rapportera Mars 2015 Solna stad PwC 9 av 11 Granskning beställarkompetens eventuella brister och synpunkter till beställaren medan det i andra upphandlingar finns mycket detaljerad information om hur avtalsuppföljningen ska genomföras. Vi kan konstatera att avtalsuppföljningen var mer specificerad i de upphandlingar som gjorts inom omvårdnadsnämnden. Det kan dock nämnas att verifieringen inom socialnämndens verksamhetsområde i huvudsak har omfattat uppföljningar av kommungemensamma avtal. Socialnämnden för fram att de har genomfört övriga uppföljningar i enlighet med den uppföljningsplan som togs fram för 2014. Detta omfattas dock inte av verifieringen. Verifieringen visade även på att avtalsuppföljning genomförts i varierande utsträckning 2014 för de granskade upphandlingarna. 4.4. Det finns riktlinjer för agerande då ställda kvalitetskrav inte uppfylls under avtalsperiod I Anvisningarna för avtals- och entreprenaduppföljning ingår ett avsnitt om att hantera avvikelser. Där framgår att sanktionsmöjligheter är ett av stadens viktigaste verktyg. Sanktionsmöjligheterna ska finnas i kontraktet med leverantören. Stadens sanktionstrappa ser ut som följer: 1. Dialog 2. Rättelse 3. Inte betala ut målrelaterad ersättning 4. Prisavdrag 5. Vite 6. Inte förlänga kontraktet eller inte utnyttja en option 7. Uppsägning av kontrakt 8. Häva kontraktet Inom omvårdnadsnämnden uppges att det vid uppmärksammade brister förs en dialog med utföraren och en åtgärdsplan begärs in. Om åtgärder inte vidtas kan företagsledningen kallas in till träff med nämnden. Det har hänt att nämnden har sagt upp leverantörer, men ej på grund av brister i kvalitet. Uppsägning har bättre uttryckt berott på att leverantören inte har levt upp till de ekonomiska krav som ställs. Även inom socialnämnden uppges att det mest vanliga förfarandet är en dialog med utföraren. Ibland upplever förvaltningsrepresentanter att de har begränsade möjligheter att avbryta ett pågående avtal, främst med hänsyn till brukaren. Även här uppges att orsaken till uppsägning berott på att leverantören inte har levt upp till de ekonomiska krav som ställs. 4.4.1. Verifiering I verifieringen har vi kontrollerat om sanktionsmöjligheterna regleras av avtalen. Verifieringen visar att samtliga avtal innehåller någon form av sanktionsmöjligheter. De mest förkommande är dialog, rättelse, prisavdrag och Mars 2015 Solna stad PwC 10 av 11 Granskning beställarkompetens hävning av kontrakt. Vi kan endast se att vite förekommer i ett av de granskade avtalen. 2015-03-18 Sofia Nylund Margareta Irenaeus Projektledare Uppdragsledare Mars 2015 Solna stad PwC 11 av 11
