Leveranskvittera (PDF 328 kB)

2015-04-14 Sida 1 av 4
Lathund: Leveranskvittens
Leveranskvittera
Varor och tjänster beställda i Lupin ska leveranskvitteras så att fakturan matchar och går
till betalning. Leveranskvittensen utgör en kvittens på att leveransen är korrekt och utförs
först när varan levererats/tjänsten utförts.
1. Leveranskvittens
Välj fliken Inköp och välj därefter Leveranskvittens.
I formuläret visas de ordrar som avvaktar hantering, alla ordernummer inleds med LU..
Sök upp din order genom att ange hela eller del av ordernumret i sökfönstret. Markera
aktuell order och tryck på knappen Ny kvittens. Vad ordern innehåller syns i fliken
Produkter mitt i formuläret.
Lupin ger automatiskt förslaget att ordern levererats i sin helhet. Är detta rätt tryck
OK. Ordern får status Kvitterad.
Om det inte stämmer, du har t ex fått delleverans, kvittera bara det antal du erhållit,
korrigera i kolumn Kvittera antal (se bild nedan) till det antal produkter som levererats.
Ange också en kommentar till varför hela ordern inte är levererad. Kommentar kommer att
synas i kommentarsfältet till fakturan. Avsluta med OK.
Ordern får status Delvis kvitterad och kommer att ha denna status tills alla produkter är
kvitterade. Vid kommande delleverans går du sedan in och kvitterar resterande produkter.
Ankomstdatum, följesedelsnummer kan också anges.
LUPIN
Sida 2 av 4
För att ändra en leveranskvittens välj fliken Leveranskvittens och sedan knappen Ändra. I
fönstret som öppnas ändrar du din leveranskvittens och sparar genom att välja OK.
Om hela ordern inte kommer att levereras kan den avslutas. Ange en kommentar till
varför den avslutas. För att avsluta en dellevererad eller ej leveranskvitterad order välj
knappen Avsluta. Ordern får status Ofull.slutkvitterad.
2. Ordermatchning krävs
Om fakturan inte matchar får den status Ordermatchning krävs. Det finns olika händelser som gör
att fakturan får status Ordermatchning krävs. Nedan följer några exempel och hantering av dessa.
Exempel
1. Ej leveranskvitterad
order.
2. Avvikelse mellan
mottagen
kvantitet och
fakturerad kvantitet.
3. Avvikande
artikelnummer
4. Prisavvikelse
Hanteras genom
Leveranskvittera.
Förebyggs genom
Leveranskvittera alltid
order när leverans skett.
Kontrollera att leverans-kvittens
är korrekt. Om avvikelse stämmer
med leverans, acceptera
fakturan. Om avvikelse ej
stämmer, kontakta leverantör.
Koppla ihop artiklar genom att
klicka på länken i
artikelnummerfältet
Leveranskvittera alltid
order när
leverans skett.
Mail till inkop@eken.lu.se
som kontaktar leverantör,
får ny katalog med
korrekta artikelnummer.
Om prisavvikelse OK,
accepterafakturan. Om avvikelse
ej OK, kontakta leverantör.
1. Ej leveranskvitterad order:
På en e-faktura: visas med röda markeringar i kolumnen Mottaget att leveranskvittens
saknas. Följande felmeddelande visas:
I Ordermatch på fakturan, flik Matchning
Klicka på länken
LUPIN
Sida 3 av 4
Följande info-ruta kommer upp, välj Ja.
Kvittera det antal produkter som har kommit.
Lupin ger automatiskt förslaget att ordern levererats i sin helhet. Är detta rätt tryck OK.
Om det inte stämmer, du har t ex fått delleverans, kvittera bara det antal du erhållit, korrigera i
kolumn Kvittera antal (se bild nedan).
2. Avvikelse mellan mottagen kvantitet och fakturerad kvantitet på faktura.
Avvikelsen visas med röd markering runt de avvikande fälten. Ex. Faktura med fel på kvantitet,
Mottaget 1st, Fakturerat 2 st.
Om fakturan stämmer med vad du verkligen mottagit ska du som beställare Acceptera avvikelsen,
fakturan skickas då till attestant som också ska Acceptera fakturan. Om fakturan inte stämmer med
vad du verkligen mottagit kontakta leverantör angående kreditfaktura.
LUPIN
Sida 4 av 4
3. Koppling av artiklar med avvikande artikelnummer på e-faktura
I de fall leverantören har andra artikelnummer på fakturan än på ordern måste dessa kopplas ihop.
På fakturan visas felet med röd markering. Symbolen ser ut som en bruten länk.
För att hantera denna faktura klickar man på länken och får då upp en lista på
artiklar som finns kvitterade på ordern.
Kontrollera att priset på fakturan stämmer överens med orderns pris, markera den artikel som
stämmer in med artikeln på fakturan. Länken blir nu hel och markeringen grön. När alla artiklar är
kopplade ska fakturan Accepteras och blir Klar. Om priset inte stämmer ska leverantören kontaktas
för utredning.
4. Prisavvikelse
Är priset OK, acceptera fakturan, om inte kontakta leverantören. Efter överenskommelse
med leverantör och när kreditfaktura erhållits, kan både faktura och kreditfaktura accepteras.
Acceptera avvikelsen, fakturan skickas då till attestant som också ska Acceptera fakturan.
Om problem kvarstår, kontakta servicetelefon 24600-1-1 E-post lev@eken.lu.se
LUPIN