Internkontrollplan natur- och byggnadsnämnden 2015

NBN-2015/58.118
Plan för internkontroll 2015
för natur- och byggnadsnämnden
Natur- & byggnadsförvaltningen
MARS 2015
Innehåll
Innehåll
2
Inledning
3
Huddinges struktur för internkontroll
3
Avgränsningar
3
Ansvar
4
Uppföljning
4
Beskrivning av natur- och byggnadsnämndens system för internkontroll
4
Internkontrollåtgärder under året
5
Bedömning och avvägningar
6
Prioriterade risker och åtgärder
6
Processer och rutiner
7
Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning
9
Systematiska kontroller
11
Inledning
Huddinge antog den 10 november 2011 ett uppdaterat
reglemente för internkontroll (Huddinge kommuns
författningssamling, HKF 9410). Revideringen gjordes för att utveckla kommunens arbete med internkontroll. Behovet av detta understryks av flera revisionsrapporter, som bland annat lyfter fram en gemensam struktur för samtliga förvaltningar och en tydligare uppföljning av nämndernas arbete från kommunstyrelsens sida.
Kommunen ansluter sig genom det reviderade reglementet till en utvecklad definition av begreppet internkontroll som kommit att bli förhärskande inom
såväl den kommunala som den statliga sfären och de
huvudsakliga ändringarna i det utvecklade reglementet utgår från denna vidgade syn på internkontroll.
Det framgår nu tydligare än tidigare att internkontrollarbetet ska fokusera på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål.
Huddinges struktur för internkontroll
Internkontroll är en process där kommunens styrelse,
nämnder, ledning och personal samverkar och som är
utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppnås
inom följande områden:
 Effektiv och ändamålsenlig verksamhet
 Tillförlitlig finansiell rapportering och information
om verksamheten
 Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och
regler
Huvudpoängen i den nya definitionen är att internkontroll är en process – ett medel för att nå måluppfyllelse, och inte ett mål i sig. Processen genomförs
av medarbetare på alla nivåer inom organisationen.
Internkontroll ska ge en rimlig försäkran, inte absolut säkerhet, till organisationens ledning. Logiken i
det utvecklade systemet är att para ihop mål med
risker, och risker med kontroller – på ett medvetet
och åskådligt sätt.
Arbetet med internkontroll fokuserar på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål.
Alla nämnder ska ha en plan för internkontroll som
beskriver hur nämnden har lagt upp sitt system för
internkontroll samt med tydlig motivering beskriver
det arbete som ska genomföras under planeringsperioden.
Nämnderna ska därför i samband med den ordinarie
planeringsprocessen besluta om vilka åtgärder och
kontroller som ska vidtas, dels utifrån riskanalys där
åtgärder för att minska risker identifieras, dels genom systematiskt arbete med processer och rutiner,
dels utifrån rekommendationer från extern granskning. Planerade åtgärder och kontroller sammanställs till en plan för internkontroll som revideras
årligen. De planerade åtgärderna redovisas i nämndernas verksamhetsplaner.
Avgränsningar
Denna plan behandlar inte den typ av risker som
ryms inom begreppet extraordinära händelser. De
hanteras istället inom ramen för kommunens beredskaps- och krisplanering, som beskrivs i kommunens plan vid extraordinära händelser, antagen av
kommunfullmäktige 12 januari 2009. Varje nämnd
ansvarar enligt den planen för att företa någon form
av risk- och sårbarhetsanalys som visar risker för
verksamheten om en extraordinär händelse skulle
inträffa inom nämndens verksamhetsområde. Dessa
analyser ligger till grund för den kontinuitetsplanering som nämnderna tar fram för de verksamheter
som måste fortgå vid sådan händelse.
NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN | 3
Ansvar
Ansvaret för att åtgärder enligt denna plan vidtas
ligger, om inget annat angivits, på chefen inom den
del av verksamheten som utsätts för risken, vare sig
det gäller riskreducering, processutveckling eller
rekommendationer från revision eller annan granskning.
Uppföljning
Uppföljningen av arbetet med internkontroll är integrerad i den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen, där internkontroll ägnas eget utrymme i
verksamhetsplan, delårsrapporter och verksamhetsberättelse.
De åtgärder som ska genomföras under planeringsperioden redovisas i verksamhetsplanen. Planerade
åtgärder följs därefter upp löpande av respektive
chef samt av nämnden i samband med årets två de-
lårsrapporter och samlat i verksamhetsberättelsen. I
delårsrapporter och verksamhetsberättelse redovisas
utfallet under planeringsperioden och avvikelser
kommenteras (inklusive åtgärdsplan). Nämnden ska
därutöver i verksamhetsberättelsen även göra en
bedömning av hur årets internkontrollarbete har gått
samt en bedömning av om den interna kontrollen är
betryggande.
Beskrivning av natur- och byggnadsnämndens system för internkontroll
Tidigare år har nämndens arbete med internkontroll
fokuserat på riskanalys och riskreducering, men ett
utvecklingsarbete pågår där nämnden vidareutvecklar
internkontrollen mot ett sammanhållet system för att
säkerställa god ordning. Sedan två år har planen
kompletterats med riskanalys och underlag även från
två andra håll: uppföljning av processer och rutiner
samt synpunkter från revision/annan granskning.
Natur- och byggnadsförvaltningen genomför inom
samtliga avdelningar och enheter årligen en analys av
risker i enlighet med kommunens reglemente för
internkontroll. En risksammanställning – bruttolista
över risker – ligger till grund för arbetet.
Nämndens arbete med att inventera risker till internkontrollplanen tar sitt avstamp i de tre register som
kommunstyrelsens förvaltning tagit fram för att
stödja nämnderna i sitt arbete. Till denna bedömning
går förvaltningen igenom avdelningarnas basuppdrag
samt nämndens kris och kontinuitetsplaner för att
skapa en bruttolista av risker som sedan bedöms och
prioriteras i ett första skede av förvaltningens ledningsgrupp och i ett senare skede av nämnden i en
workshop kring nästa års planering.
Nämnden har ingen egen anvisning kring hur risker
ska bedömas och på vilka grunder som detta ska göras utan följer de anvisningar som reglemente samt
kommunstyrelsens förvaltning ger i det årliga arbetet.
De risker som slutligen kanaliseras i interkontrollplanen vaskas på ett naturligt sätt fram genom bruttorisklistan.
Nämnden upprättar inga separata handlingsplaner för
riskreducerande åtgärder då de implementeras i arbetet och följs upp på samma sätt som övriga åtaganden
i verksamhetsplanen. Vissa av åtagandena, verksamhetsplan och/eller internkontrollplan, blir till enskilda
projekt och andra är förväntade att hanteras av linjeorganisationen. Uppföljning sker dock med samma
systematik och både åtaganden från verksamhetsplanen, internkontrollplanen samt pågående åtgärder i
linje med revisionsrekommendationer. Till denna
uppföljning i delårsrapporter och verksamhetsrapporter gör ledningsgruppen en återkommande riskbedömning kring måluppfyllelse av basuppdrag och
rapporterar eventuella avvikelser eller större förändringar till nämnden.
NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN | 4
Internkontrollåtgärder under året
För att förbättra och bättre levandegöra internkontroll har nämnden antagit en anvisning för verksamhetsplanering och interkontroll. Genom att införa en
mer integrerad process hoppas nämnden bättre
kunna fånga upp personalen i processen kring både
internkontroll och verksamhetsplanering samt att
anvisningen kommer att tydliggöra roller och ansvar. En god internkontroll handlar om att få flera
kuggar att verka tillsammans på ett bra sätt. Det är
viktigt att varje medarbetare vet vad som gäller och
hur de förväntas agera i olika situationer, utan att för
den delen detaljstyra. Fundamentet för en god internkontroll är att kontrollmiljön är stabil och tydlig.
Kontrollmiljö handlar om ledningens (på alla ni-
våer, från nämnd och nedåt) engagemang och tydlighet i frågor som rör styrning och kontroll. Detta
omfattar ansvar, attityder, värderingar, policys, riktlinjer och kompetens. De risker som identifieras i
organisationen och dess verksamhet måste på ett
systematiskt sätt värderas och hanteras. I detta ligger även att det finns väl fungerande processer för
hur information och kommunikation ska fungera.
Huddinge kommun har antagit COSO-modellens
definition av internkontroll som ram för kommunens internkontrollprocess och nämnden kommer i
sin anvisning bygga vidare på detta i linje med de
rekommendationer som har givits nämnden i 2013
års gransking av internkontroll.
NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN | 5
Bedömning och avvägningar
Utifrån utförd riskvärdering har nedanstående risker valts ut för åtgärder under 2015.
Prioriterade risker och åtgärder
Nämnden har upprättat en bruttorisklista och utifrån den
identifierat prioriterade risker. Sannolikheten för att dessa
risker inträffar bedöms som hög och om de skulle inträffa
bedöms konsekvenserna bli allvarliga.

Fortsätta implementeringen av rutiner för hanteringen av frågor, synpunkter, klagomål och
felanmälningar från 2014 års projekt ”God information och service”.

Implementering av organisatoriska åtgärder från
översynsprojektet samt åtgärder från delprojekt
kring diariet.
Risk A: Personal
Medarbetare/kompetens slutar sin anställning hos nämnden
på grund av omständigheter i arbetsmiljön. (Nämnden har i
många fall svårrekryterade yrkeskategorier och kan få svårt
att täcka resursbehovet.)
För att må bra behöver vi alla ett arbete med tydligt uppdrag, innehåll och omfattning, inflytande över vår egen
arbetssituation, möjlighet till stöd och social kontakt, feedback och bekräftelse. En bra grund för det psykosociala
arbetsmiljöarbetet är en medvetenhet bland alla medarbetare om hur man som människa uppträder mot andra. Vårt
värdegrundsarbete syftar till att stärka den psykosociala
arbetsmiljön.
Risk F: Upphandling
Risk för avtalsotrohet som kan ledatill minskat förtroende
mot leverantörer och försämrad konkurrens på marknaden.
Riskreducerande åtgärder:

Fortsatt utbildning i Proceedo för berörda på avdelningarna.

Fortsatt utveckling av sökverktyget i Proceedo för
avtal.

Öka kompetensen och supporten vad gäller direktupphandling inom nämndens verksamhetsområde.
Riskreducerande åtgärder:

På kort sikt lösa rumsflyttar för drabbade.


Arbeta aktivt med lokallösningar för personal i
Tekniska nämndhuset
Arbeta aktivt med den psykosociala arbetsmiljön
på förvaltningen kopplat till tidigare och nuvarande händelser som påverkat organisationen.
Risk C: Hot och våld
Tjänstemän blir hotade i sin yrkesutövning exempelvis
parkeringsvakter, bygglovhandläggare etc.
Riskreducerande åtgärder:

Regelbundna möte mellan avdelningsledning och
personal så att frågan lyfts löpande och nuläget
bedöms kontinuerligt.

Regelbunden utbildning i "hot och våld"
Risk D: Diariet
Risk G: Ekonomisk redovisning
Risk för låg kunskapsnivån som skapar ett felaktigt beteende kring ekonomihanteringen på grund av att man inte
förstår sin roll och ansvar exempelvis budgetansvar.
Riskreducerande åtgärder:

Utbildning i redovisning, ekonomihantering och
upphandling/inköp med mera inom nämndens
verksamhetsområde.

Uppdatera ekonomiguiden samt göra den känd i
organisationen.
Risk H: Dieselupplag
I en katastrofssituation kan nämnden inte utföra sitt uppdrag på grund av brist på diesel.
Riskreducerande åtgärder:

Undersöka olika möjligheter att säkra kommunens dieselförsörjning i en eventuell krissituation.
Ej korrekt registrering av handlingar
Riskreducerande åtgärder:
NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN | 6
Risk I: Radiokommunikation
Risk J: Kommunikation
I en katastrofssituation kan nämnden inte utföra sitt uppdrag på grund av avsaknad av utrustning för god/säker
radiokommunikation inom nämnden. (mobilnätet ligger
nere)
Brister i kriskommunikationen kan leda till att invånarna
inte får den information de behöver vid en kris, samt att
förtroendet för kommunen minskar.
Riskreducerande åtgärder:

Undersöka olika möjligheter att säkra nämndens
interna kommunikationsbehov i en eventuell krissituation.
Riskreducerande åtgärder:

Ta fram en kriskommunikationsplan samt implementera den samma.

Öva minst två olika scenarier.

Se över samarbete och samövning med övriga
förvaltningar för att förbättra beredskapen.
Processer och rutiner
Utifrån processregistret har tre av nämndens processer
bedömts som icke fungerande och åtgärder kommer att
sättas in för att få bättre fungerande processer. Nämnden
har även valt att lyfta ytterligare en process trots att bedömningen är att den delvis är ändamålsenlig. Den har
valts att lyftas fram på grund av tidigare revisioner.
Process A: Hantera markupplåtelser
Inkluderar alla nyttjanderätter, så som arrenden (jaktarrenden), tomträtt, servitut, hyresupplåtelser samt andelar i
samfälligheter (ex vägsamfälligheter)
ganden av felanmälan, underhåll, kontroll och drift av
lekplatser, badplatser, grönytor och parkmark (inkl. planteringar, vegetation och klottersanering).
RISK
Processerna fungerar till viss del, men vi är personberoende och saknar en sammanhållen bild av kommunens
tillgångar inom området.
Riskreducerande åtgärder:

Etablera bättre kontroll över ytor och objekt för
skötseländamål inom gatu- och parkdriftavdelningen.

I ett första steg bör samtliga ytor och objekt som
berörs, digitaliseras. Utöver detta bör ytorna och
objekten attributsättas.

Sedermera bör en process för ajourhållning etableras. På detta sätt kan mycket av den information som idag inte finns dokumenterad, samlas,
ajourhållas och lättare delges andra.

Kartlägg behov av IT-baserat stöd för skötsel
och drift av park och annan naturmark.

Ta fram en strategisk plan för systematisk skötsel och underhåll.

Se över hur implementering av omvandlingsområden från genomförande till drift.
RISK
Register och rutiner saknas för flertalet upplåtelser inom
jord- och skogsbruksmark. Olika avdelningar har olika
rutiner för upplåtelser och dokumentationen är bristfällig
inom vissa delar samt att rutin för upplåtelse av tomträtter bör ses över.
Riskreducerande åtgärder:

Utred förvaltningsövergripande vilka markupplåtelser som sker i en fördjupad processinventering inom processgruppen.

Kartlägg vilka befintliga processer och rutiner
som finns för upplåtelse.

Implementera förvaltningsövergripande processer, rutiner och register för markupplåtelser. Se
även över och skapa en gemensam terminologi.

Förstudie kring möjligheter att upprätta en avtalsdatabas.
Process B: Förvalta parker och planteringar
Skötsel, underhåll och drift av grönområden och parkmark inom detaljplanelagt område - så som omhänderta-
Process C: Handlägga allmänna frågor
Ärenden från allmänheten (via kundtjänst och direkt till
handläggare) som kräver ytterligare åtgärd eller utredning.
NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN | 7
RISK
RISK
Ärenden och andra frågor/synpunkter och klagomål som
inkommer från medborgare svaras inte på inom rimlig
tid. Frågor som inkommer från en medborgare, men som
behöver besvaras av flera avd. och/eller handläggare hålls
inte samman.
Korrekt registrering är nödvändig för att värna om demokratin och leva upp till kraven på en god öppenhet i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. Korrekt
registrering krävs även för att enkelt kunna återsöka
handlingar.
Riskreducerande åtgärder:

Fortsätta implementeringen av rutiner för hanteringen av frågor, synpunkter, klagomål och
felanmälningar från 2014 års projekt ”God information och service”.
Vi bör även leva upp till kraven på arkivredovisning i
arkivlagen och Huddinge kommuns arkivreglemente.

Implementering av åtgärder från översynsprojektet samt delprojekt kring Front Office
Back Office.
Process D: Hantera handlingar
Beskriva och redovisa arkiv, hantera arkiv (förvaring,
vård, konvertering, gallring, tillhandahållande, utlån),
utreda och besluta om bevarande och gallring, hantera
och registrera inkomna handlingar, hantera och registrera
ärenden.
Riskreducerande åtgärder:

Fortsätta implementeringen av rutiner för hanteringen av frågor, synpunkter, klagomål och
felanmälningar från 2014 års projekt ”God information och service”.

Implementering av åtgärder från översynsprojektet samt delprojekt kring diarieföring.

Fortsatt arbete med dokumenthanteringsplanen
som kommer att revideras under år 2015. Detta
för att få en uppdaterad hanteringsanvisning för
nämndens handlingstyper.

Uppdatera nämndens arkivbeskrivning med information om vilka handlingsslag som kan finnas på nämnden och hur arkivet är organiserat.

Förstudie kring framtida behov av e-arkiv.
NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN | 8
Åtgärder utifrån rekommendation från revision
eller annan granskning
Nedan följer en listan på samtliga utestående rekommendation från revision eller andra granskningar.
Flertalet åtgärder har nämnden delvis åtgärdat, men
en återstår och är förväntad att påbörjas under 2015.
De flesta åtgärder är förväntade att klaras av under
2015, men vissa åtgärder är beroende av externa omRevision
Granskning av skydd mot oegentligheter.
ständigheter, exempelvis avtalet med Stockholm vatten.
Nämnden kommer kontinuerligt följa upp alla åtgärder i delårsrapporter och verksamhetsberättelse.
Diarienummer
dnr 2011/275.149

Specifika kontroller avseende mutor och bestickning bör införas i samtliga granskade verksamheter. (delvis åtgärdat)
 Kommunikationen bör utvecklas. Kommunikationskampanjer och i samband med utbildningar.
(delvis åtgärdat)
 Kommunen bör säkerställa att återkommande uppföljningar med fokus på risker för muta och
bestickningar genomförs av förvaltningarnas verksamheter. (delvis åtgärdat)
 Kommunen bör tydliggöra de rapporteringsvägar som finns för medarbetare att rapportera om
interna oegentligheter. Exempel på alternativa rapporteringsvägar, där medarbetaren inte vill
vända sig till närmaste chef, kan vara rapportering till personalavdelning eller säkerhetsansvarig.
(delvis åtgärdat)
Granskning avseende upphandling
dnr 2011/328.104

Informationsinsatser bör genomföras på förvaltningen rörande upphandlingssamordnarens uppgifter. (delvis åtgärdat)
Granskning av otillåtna bisysslor
dnr 2012/602.111

Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av bisysslor. (ej
påbörjat)
Vägunderhåll
dnr 2011/1672.351

Kommunen bör ta fram specifika kvalitetsmål för gatu- och vägbeläggning. Utifrån dessa mål
kan mål för underhållet definieras. (delvis åtgärdat)
 Kommunen bör låta samhällsbyggnadsnämnden besluta om en långsiktig plan för gatuunderhållet. (delvis åtgärdat)
 Kommunen bör, i samband med ett eventuellt framtagande av kvalitetsmål för underhåll, fastställa att det som inte når upp till de fastslagna målen ska definieras som en underhållsskuld.
(delvis åtgärdat)
Internkontroll
dnr 2012/534.111

Samhällsbyggnadsnämnden bör ta fram en plan för kompetensförsörjning för att säkerställa att
nämndens verksamheter har tillgång till bästa möjliga kompetens. (delvis åtgärdat)
 Samhällsbyggnadsnämnden bör vidta åtgärder för att göra samtliga medarbetare medvetna om
vikten av internkontroll och processen kring internkontroll i verksamheterna. (delvis åtgärdat)
 Samhällsbyggnadsnämnden bör överväga att ta fram skriftlig information på de i kommunen
vanligast förekommande språken. (delvis åtgärdat)
 Samhällsbyggnadsnämnden bör överväga att utarbeta såväl en förvaltningsövergripande som
avdelningsspecifika kommunikationsstrategier. (delvis åtgärdat)
Arrendegårdar
dnr 2013/66.820



Checklista upprättas - rekrytering av arrendator, krav och driftspecifika krav. (delvis åtgärdat)
Bedömningar och beslut för val av arrendator vid nyrekryteringar bör dokumenteras. (delvis åtgärdat)
Principer för beräkning av arrendeavgifter dokumenteras. (delvis åtgärdat)
NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN | 9

Dokumentation och nämndbeslut vid väsentliga kostnader utöver avtal som belastas kommunen.
(delvis åtgärdat)
 Besiktning vid byta av arrendator. Besiktningen bör dokumenteras. (delvis åtgärdat)
Arrendegårdar och övriga arrenden på naturmark
dnr 2014/1103.222

Inventera kommunens förteckning över arrenden och bedöm utifrån informationen ett rimligt
marknadsvärde. (delvis åtgärdat)
 Upprätta och implementera skriftliga rutiner kring vilka kostnader som bör åligga hyresgästen/arrendatorn och vilka kostnader som kommunen ska stå för samt uppdatera delegationsordningen med vem som ska attestera och inom vilka ramar. (delvis åtgärdat)
 Upprätta och implementera skriftliga rutiner och policys rörande hanteringen av arrenden/upplåtelser avseende tilldelning, prissättning och ansvarsfrågor. (delvis åtgärdat)
 Dokumentera kommunens policy beträffande uthyrning till nuvarande och tidigare anställda
inom kommunen. (delvis åtgärdat)
 Upprätta och implementera en formell arbetsbeskrivning för den person som hanterar arrenden
och upplåtelser. (delvis åtgärdat)
 Se över sina försäkringsobjekt och säkerställ att rätt arealer och fastigheter finns försäkrade.
(delvis åtgärdat)
 Genomför en utredning om huruvida de anställda som fått arrendera fastigheter och där arrendet
eventuellt har understigit marknadsmässigt arrende har erhållit en skattepliktig förmån och/eller
om andra skattemässiga konsekvenser uppkommit. (delvis åtgärdat)
Granskning av kommunens hantering av exploateringsfastigheter
dnr 2014/116.912


Följa upp och utvärdera effekterna av åtgärderna enligt förvaltningens åtgärdsplan från 9 dec
2013. (delvis åtgärdat)
Genomföra de åtgärder som krävs för att eliminera de generella förvaltningsbristerna. (delvis åtgärdat)
NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN | 10
Systematiska kontroller
Stickprovskontroller för bygglovsärenden är införda
sedan december 2013. Metod och frekvens är att
sista veckan i varje kalendermånad (förutom juni
och juli månad) slumpvis välja ut tio beslutade
ärenden för fördjupad kontroll. Kontrollen utförs av
avdelningschef enligt framtagen mall.
Under 2014 har nämnden valt att även göra stickprovskontroller inom ekonomi- och personalområdet avseende fakturahanteringen samt rutinen kring
avslut av anställningar.
För 2015 kommer nämnden genomföra systematiska kontroller på följande områden;
1. Korrekt myndighetsutövning inom bygglovsprocessen.
3. Korrekt utförd direktupphandling.
4. Stickprovskontroller av både inkommande
och utgående fakturor.
5. Uppföljning av bisysslor.
Nämnden kommer från och med 2015 i och med
den nya anvisningen jobba mer systematiskt med
kontroller. Inför framtagandet av 2016 år internkontrollplan kommer även dessa kontroller ligga till
grund för riskbedömning och uppföljning i bruttorisklistan.
Förvaltningen har arbetat fram en gemensam rutin
samt mall och utförda kontroller kommer att signeras och sparas hos förvaltningsdirektören för naturoch byggnadsförvaltningen.
2. Korrekt avslut av anställning.
NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN | 11