22. Särskild granskning Y-teater förening

Malmö stad
1 (3)
Fritidsförvaltningen
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-11-05
Vår referens
Rebecka Olofsson
Enhetschef
rebecka.olofsson@malmo.se
Särskild granskning, Y-teater Förening
FRI-2015-1361
Sammanfattning
Enligt gällande bestämmelser gör förvaltningen årligen särskild granskning av ca 10 föreningar
registrerade på nivå 3. Kontrolldelen omfattar föreningens årshandlingar, redovisningen i det
digitala bidragssystemet ApN samt medlemsförteckningen. Dessa handlingar kontrolleras och
jämförs med föreningens ansökan om aktivitetsbidrag och inlämnad föreningsrapport som
också utgör underlag för föreningens ansökan om grundbidrag.
Förslag till beslut
Fritidsnämnden föreslås besluta
att fastställa att Y-teater Förening hade 25 bidragsgrundande medlemmar för verksamhetsåret
2015.
att bevilja Y-teater Förening 0 kronor i grundbidrag för verksamhetsåret 2014.
att ordförande och kassör ska delta i förvaltningens utbilningar: bidragsbestämmelser, digitalt
aktivitetsstöd och utbildning för föreningar med anställda steg 1 och steg 2. Detta ska ske senast
under våren 2016.
Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse Särskild gransking - Y-teater Förening
Beslutsplanering
Fritidsnämndens Arbetsutskott 2015-11-19
Fritidsnämnden 2015-11-26
Ärendet
SIGNERAD
Y-teater Förening är registrerad hos fritidsförvaltningen på nivå 3 - Barn och ungdom. Föreningen bedriver kulturverksamhet såsom att medlemmarna skriver teaterpjäser och sagor samt
2 (3)
har föreningen en kvinnosångkör. Föreningen har sin verksamhet på olika platser runt Malmö.
Föreningen har under flera år haft brister i sin administration och inte inkommit med bidragsansökningar i tid alternativt har dessa varit mycket bristfälliga. Föreningen har under flera års tid
inrapporterat cirka 400-420 bidragsgrundande medlemmar men enbart ett fåtal gånger ansökt
om aktivitetsbidrag.
Utredning
Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till
grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskild fokus läggs på grundbidrag och aktivitetsbidrag avseende föreningens senaste avslutade verksamhetsår, 2014- 01-01 – 2014- 12-31.
Det som kontrolleras är föreningens årshandlingar, närvarokort, medlemsregister samt föreningsrapport.
Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter:
Antal aktiva bidragsgrundande medlemmar 4-25 år enligt föreningsrapport: 439
Antal bidragsgrundande aktiviteter på närvarkort: 0
Antal bidragsgrundande deltagartillfällen på närvarkort: 0
Totalt grundbidrag: 21 600 kr
Totalt aktivitetsbidrag: 0 kr
Synpunkter efter granskning
Föreningen har i föreningsrapporten uppgett totalt 461 aktiva medlemmar, varav 439 av dessa är
i åldern 4 – 25 år. I medlemsregistret finns totalt 385 medlemmar varav 376 av dessa är mellan 4
– 25 år. Föreningen har således inrapporterat fler medlemmar i föreningsrapporten än vad som
finns i medlemsregistret. Föreningen har förklarat detta med att man av misstag ej haft med personer 65 år och äldre i medlemsregistret som skickades till fritidsförvaltningen. Föreningen har
inte svarat på varför antalet medlemmar mellan 4-25 år är fler i föreningsrapportern än medlemsregistret. Enligt föreningsrapporten betalar respektive medlem 40 kr/år. Denna summa stämmer
exakt med antalet medlemmar i föreningsrapporten och resultat och balansräkningen (18 840 kr)
Vidare är ingen av medlemmarna upptagna på närvarokort eller annan skriftlig dokumentation
och således kan föreningens inte styrka att de har varit aktiva under verksamhetsåret. Se punk 3
allmänna bestämmelser: med medlem avses fysisk person som regelbundet deltar i föreningens verksamhet, och
vars deltagande kan styrkas genom skriftlig handling.
Att föreningen har 439 aktiva medlemmar mellan 4-25 år anser fritidsförvaltningens inte vara
troligt. Dock bedöms föreningen ha en viss verksamhet som med allra störta sannolikhet innebär
att föreningen har över 25 aktiva medlemmar mellan 4-25 år.
När det gäller frågan om varför föreningen har så pass många aktiva medlemmar men inte ansöker om aktivitetsbidrag alternativt har annan skriftlig dokumentation på aktiviteterna hänvisar
föreningen till att den anställde inte har mäktat med detta arbete på grund av sjukdom och hög
arbetsbelastning. Påpekas bör att enligt föreningens redovisning av lönebidrag har den anställda
ingen sjukfrånvaro under 2014 och 2015.
Den nuvarande lönebidragsanställda kommer gå i pension under första halvåret 2016. I samband
med detta vill föreningen anställa en ny lönebidragstagare. Fritidsförvaltningen anser att detta
kan vara bra för föreningen då man under flera år haft stora administrativa brister. Samtidigt har
föreningen verksamhet och således ska föreningen kvarstå på nivå 3 och följaktligen fastställs 25
3 (3)
bidragsgrundande medlemmar (vilket är minimum för att vara registrerad på nivå 3) för verksamhetsåret 2015.
Fritidsförvaltningen vill understryka att det är föreningens styrelse som har arbetsgivaransvar för
den anställde samt har ansvar för att föreningen följer fritidsnämndens allmänna bestämmelser.
Fritidsförvaltningen har haft möte med föreningens ordförande och den anställde och uppföljningsmöte är planerat till i början av 2016.
Bedömning av aktivitetsbidrag och grundbidrag
Eftersom föreningen inte har något skriftligt underlag på vad medlemmar gör i föreningen
kommer inget grundbidrag för 2015 beviljas. Föreningen har inte ansökt om aktivitetsbidrag.
Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningen ska beviljas 0
kronor i grundbidrag men ändå kvarstå på nivå 3 barn och ungdom.
Fritidsförvaltningen föreslår följande:
Antal aktiva bidragsgrundande medlemmar 4-25 föreningsrapport: 25
Antal bidragsgrundande aktiviteter på närvarokort: 0
Antal bidragsgrundande deltagartillfällen på närvarokort: 0
Totalt grundbidrag: 0
Totalt aktivitetsbidrag: 0
Ansvariga
[Här kommer namnet på de chefer som i systemet har godkänt ärendet inför nämnd att hämtas
in automatiskt. Du behöver bara skriva något under denna rubrik om du INTE kommer att få
ärendet godkänt digitalt.]
Ideell Internationell barn o Ungdom ”Y-teater” förening Malmö, 846004-7536
Tillfälliga dvs. Informativa Verksamhetsberättelse 2015 efter begäran av Fritid Malmö
Verksamhetsberättelse 2015 kommer efter ”Y-teater” förening Malmö, 846004-7536 Årsmöte
Avser år 2014
Informativa Verksamhetsberättelse 2015 efter begäran av Fritid Malmö
Medlemmarna i Y- teater förening har i 2014 förutom aktiv deltagande i föreningens flera möten
aktiv deltagit i Riksförbund ICF (Immigranternas Central Förbund) i Stockholm och Riksförbund
Serbiska Ungdoms Förbund (SUF) Stockholm, Serbiska Riksförbund seniorer i Jönköping i de
riksförbund är vi medlem i som föreningen.
Medlemmarna i Y- teater förening deltagit i och hjälpt vid föreningen SRBIJA i Malmö med teknisk
utrustning och annat vid olika tillfälle då förening blev utfrågad.
Medlemmarna i Y- teater förening varvat vid dess tillfälle nya medlemmar som vi har som mål.
Medlemmarna i Y- teater förening efter vägvissning av Styrelse och kontakt person individuellt med
hjälp av kontakt person deltagit vid bemötelse av krigs länder flyktningar, såsom att ge tillfällig
bostad i den lediga lägenheten på Lönngatan 52E var nuförtiden har vi vår
föreningslokal/administration till BRF Raden satte stop för det.
Y- teater förening medlemmar som hade viss anknytning genom språk kunnande hjälpte och genom
kontakter med andra medlemmar i föreningen aktiv deltagit vid inflytning och kontakt med
myndigheter.
Medlemmarna i Y- teater förening har samlat information som är avsedd att nå och hjälpa ensam
flyktning barn genom att spela teater för dem ta dem på utflykter och göra livet lättare för dem.
Det krävs viss förberedelse främst att få av Polisen straffregistrets utdrag som skall vara krav att
arbeta/umgås med barn.
Att dokumentera aktiviteter där deltagarna var under fem personer har aldrig förefallit de
medlemmar/ föreningen då förenigen ej kunde få aktivitets bidrag förutom bidrag av Riks förbund
som vi förvisa fick och kunde bekosta aktiviteter.
Medlemmarna i Y- teater förening som har möt kvinnor och mest invandrar kvinnor som har dragit
sig undan social liv pga. sjukdom bröstcancer operation startade jobb och aktiv deltagit med
information, kontakter i förberedelsearbete med Mo bra Projekt som jag skickade till er. Däremot
förefallit att vi behöver mer kompetens så vi förbereder medlemmar och våra vänner som har sökt
kompetens för komplettering och vidare utarbetning av projekt. Där också är medlemmarnas arbete
individuellt och maximerad på två perser, begränsad pga. känsliga information.
Medlemmarna och Styrelse i Y- teater förening vill gärna ha mer instruktion hur man kan
dokumentera ett sådant arbete där medlemmarna tar initiativ, påbörja aktivitet och söker stöd av
föreningen.
En stor del av Medlemmarna i Y- teater förening blev medlemmar i Y-teater då en av dem samlar och
betalar medlemsavgift och sedan jobbar gruppen genom internet och kontakt med varandra och vid
uppnått resultat dvs. säga färdigt skrivet text, pjäs, eller färdig inspelad sekvens, film och vid behov
av lokaler, utrustning data program, reparation eller rent av hjälp som man kan bara få genom och
referera de till mest kontakt person eller Styrelsen som i förening namn informerar andra
medlemmar var de kan söka och se det som är färdig, Riksförbund, föreningar som har kontakt med
och i bästa fall om det är performans, pjäs tar hand om lokaler eller scen.
Medlemmarna i Y- teater förening har också aktivt deltagit i förenings organisation och namn i
projekt som förts med medlemmar i andra städer såsom föreningen ”Tomorrow” i Helsingbors
pjäser. denna året dvs.
Medlemmarna i Y- teater förening har tagit hand och hjälpt äldre efter "Y-teatar" Styrelse uppmaning
som bra exempel såsom att hjälpa dem med dat, att gå över gata, att visa respekt för dem och man
kan säga att medlemmarna i Y- teater förening arabländernas väll uppfostrat barn bar var föredöme i
des sammanhang.
Medlemmarna i Y- teater förening har haft flera gånger medlemsbarn på 5 dagar utflykt i Kölnan
Frytids by där man har lokal samt flera kurser med Studiefrämjande som man refererar ej till Fritid då
man får inga bidrag för dem.
Fyra teater pjäser har spelats föra året och i det ingår förberedelse, övningar och så vidare. Sju
poesier kvällar i olika sammanhang gavs då lästes poesi av medlemmar och av författare.
Att dokumentera aktiviteter där deltagarna var under fem personer har aldrig förefallit de
medlemmar/ föreningen då förenigen ej kunde få aktivitets bidrag förutom bidrag av Riks förbund
som vi förvisa fick och kunde bekosta Ideell Internationell barn o Ungdom ”Y-teater” förening
Malmö, 846004-7536 aktiviteter.
En av stort problem att få medlemmar att ge Styrelse grund för att söka aktivitets bidrag var otydliga
och problematiska sätt att skriva Fritids Aktivitetsblankett genom nätet tack o lov nu är det lätt.
MVH
För ”Y – teater” Malmö Styrelse
2015-04-09
Kontaktperson
Vladeta Popovic teater pedagog
PS: 2015 har ”Y-teater” Malmö fått av Serbiska Riks Förbundet at vara Kultur utbud att leda,
organisera och presentera Serbiska Riks Förbundet kulturarbetare, grupper och teatrar och för det
efter 02 maj 2015 skall man få eget budget att arbeta med all pga. våra medlemmars arbete som
man fick se. Och det skall vara stora pengar (åtminstone för oss) tror vi.
Näst hoppas ”Y-teater” Malmö Styrelse anställa en annan person på lönebidrag än riktig
administrator år 2015 så att vår teater pedagog får tid att arbeta med teater och kultur istället för
administration.
”Y-teater” Malmö Styrelse ska år 2015 uppmana varje medlem när han påbörjat viss initiativ eller
aktivitet att referera till kontakt person att det skrevs i medlemsförtecknings särskilda rad så att man
kan när som helst se vad de arbetar med.